第二章秘书实务课件.pptx

1、管理文秘第二章秘书实务第二章 秘书实务 办公室日常管理办公室日常管理 出差出差 会务会务 保密保密 调研调研 信访信访 督察督察 协调协调 设备设备第一节 办公室日常管理 一、办公环境管理一、办公环境管理 二、办公用品管理二、办公用品管理 三、现金管理三、现金管理 四、房产管理四、房产管理 五、时间管理五、时间管理 六、值班六、值班 七、印章七、印章 八、邮件八、邮件第一节 办公室日常管理一、环境管理一、环境管理（一）整洁简约（一）整洁简约（二）有序有效（二）有序有效1、开放式布局2、封闭式布局（三）平等科学（三）平等科学1.办公桌：同一方向、光线来自左侧、通道1.5米、桌距1米以上、高度70

2、0-760毫米（打字桌660毫米）2.办公椅：座高400-460、座宽大于380、靠背90-120度倾斜，扶手高度200-2503.文件柜等：高度4.公共空间第一节 办公室管理一、环境管理一、环境管理（四）舒适美化（四）舒适美化1.空气：适宜温度是2226、相对湿度是40%60%、新鲜洁净2.光线：利用自然光、亮度适中（15-18平方米60瓦-80瓦）、一般照明配合局部照明、多光源、避免光污染（高度和反光）3.色彩：单纯柔和、冷大暖小、冷静暖亲4.声音：隔音、音乐5.插花：大小、颜色6.植物：季节、不宜多、存活（光照、浇水）7.字画：大小、简洁、采光、开阔、高度、形状、不宜多（可组合）（五）健

3、康安全（五）健康安全1.护眼灯,甲醛达标,避免辐射2.消除隐患，定期检查防滑、门窗、电线、灭火设备、橱柜堆放二、二、用品管理用品管理1.1.订货：购置计划（多、少）、提前报批订货：购置计划（多、少）、提前报批2.2.接受：核对、支付、记录、放置接受：核对、支付、记录、放置3.3.保管：安全、标签、位置（新、大或重、小或常保管：安全、标签、位置（新、大或重、小或常用）、通风干燥、库存记录（监督、提醒订货）用）、通风干燥、库存记录（监督、提醒订货）4.4.发放：以旧换新、固定时间、记录发放：以旧换新、固定时间、记录三、现金管理三、现金管理 建立现金账簿：按照时间顺序载明收支状况建立现金账簿：按照时

4、间顺序载明收支状况 填写凭单，报主管领导批准填写凭单，报主管领导批准 办理现金支付办理现金支付,审核报销凭据审核报销凭据 发票等票据附在领用现金凭单后面，冲销领（借）发票等票据附在领用现金凭单后面，冲销领（借）款款 及时报账，保证周转及时报账，保证周转四、四、房产管理房产管理 分配：缓急、公开、公正分配：缓急、公开、公正 维修：登记、定期维修：登记、定期 设施：档案、保养、维修、应急设施：档案、保养、维修、应急 水、电、暖、冷 物业：定期核对、提前申请款项、按时交纳、索物业：定期核对、提前申请款项、按时交纳、索取发票取发票五、时间管理（一）技巧（一）技巧 1、精力 2、计划 3、弹性 4、连续

5、 5“例外”工作“案例化”，固定工作“程序化”（二）时间表（二）时间表 年 季度 月 周 日 周工作安排表 时间安排时间安排 地点地点 内容内容 参加的领导参加的领导 负责科室负责科室 备注备注 日期日期具体时间具体时间 周一周一 周二周二 周三周三 周四周四 周五周五 周六周六注：若有变动，请以通知为准。注：若有变动，请以通知为准。公司公司年年 月月 日日（三）工作日志（三）工作日志提前了解、符合意图、双份、一早确认、信息完整、及时更新、协助执行、保密姓名姓名部门部门 日期日期 星期星期 记录分类记录分类 工作项目记录工作项目记录 工作权重工作权重工作时工作时间量间量（小时）（小时）工作工作

6、完成完成度度(%)重要重要一一般般 低低 工作工作 内容内容 上上 午午 1 2 3 下下 午午 1 2 3 问题描述问题描述 解决方法解决方法 建议或说明事建议或说明事项项 填表人签字填表人签字部门主管审核部门主管审核六、值班六、值班（一）形式：常设性、间歇性、临时性（一）形式：常设性、间歇性、临时性（二）管理（二）管理 制定值班制度 1、岗位责任制度 2、领导干部值班制度 3、请示报告制度：及时；先请示、后办理；边处理边报告 4、交接班制度 5、保密制度 6、安全防范制度 安排和管理值班人员 反馈值班信息（三）任务：（三）任务：1、传递信息 2、接待工作 3、承办临时事项 4、处理突发事件

7、 及时请示，积极组织救灾，保护现场等 5、安全工作 6、编写值班材料七、印章管理七、印章管理（一）种类：（一）种类：正式印章：圆形、宋体简化字、国徽/五角星/党徽）、直径6CM/5CM/4.5CM/4.2CM 套印章 专用印章 钢印:直径4.2CM/4.19-3.5CM 个人名章:亲笔(无框);楷书/隶书(方或长方外框)（二）刻制：上级主管机关（二）刻制：上级主管机关 申请审核批准公安部门登记指定刻章单位刻制检查质量及使用痕迹七、印章管理七、印章管理（三）颁发：专人领取（介绍信）或上级主管机关专人送印（三）颁发：专人领取（介绍信）或上级主管机关专人送印颁颁领双方验章、密封、履行交接手续领双方验

8、章、密封、履行交接手续接回印章、领导验证、印接回印章、领导验证、印章管理人员验收管理章管理人员验收管理（四）启用：制发机关颁发通知（四）启用：制发机关颁发通知使用日期与印模上报备案、立使用日期与印模上报备案、立卷归档卷归档（五）保管：专人负责、接印登记、不得代取代用、安全、洗刷（五）保管：专人负责、接印登记、不得代取代用、安全、洗刷（六）使用：批准、监督、登记、位置（骑缝章、更正章、骑边章、（六）使用：批准、监督、登记、位置（骑缝章、更正章、骑边章、密封章、急件章、钢印）密封章、急件章、钢印）（七）停用：发文宣布、上交（七）停用：发文宣布、上交 、登记注销：存档或销毁、登记注销：存档或销毁(印

9、模存档印模存档)编号编号用印时间用印时间用印部门用印部门用印内容用印内容用印数用印数批准人批准人经办人签名经办人签名归存处所归存处所 备注备注八、邮件八、邮件（一）分类分送（一）分类分送 私人（亲启、私人、保密）私人（亲启、私人、保密）公务：重要（机要、急件、快递、保价、挂号、公务：重要（机要、急件、快递、保价、挂号、带回执、落款）、普通带回执、落款）、普通 职能部分职能部分 转送或传阅转送或传阅 报纸杂志报纸杂志（二）拆封登记（二）拆封登记 编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人或部门、邮件种类、处理办法、办理日期等或部门、邮件种类、处理办法、办

10、理日期等八、邮件（三）阅办：（三）阅办：马上处理、他人处理、研究后处理、参考不回复 画重点、做摘要、拟意见，分送领导或相关部门或办理或保管备查 领导：急件、要件、普通函件（不同颜色的专用文件夹）领导：急件、要件、普通函件（不同颜色的专用文件夹）复信：内容有针对性、格式正确、书面整洁、标明附件、上司签字、查对登记、复印存档、寄发序号收件时间邮件名称来件人及单位名称邮件内容或主题承办人办理期限备注第二节 出差业务资料旅行相关资料办公用品个人物品第二节 出差业务资料旅行相关资料办公用品个人物品护照护照签证签证“黄皮书黄皮书”身份证身份证旅费（信用卡旅费（信用卡、外汇、支、外汇、支票、现金）票、现金）

11、衣物衣物洗漱用品洗漱用品备用药品备用药品第二节 出差业务资料旅行相关资料办公用品个人物品产品样品产品样品笔记本电脑笔记本电脑光盘或磁盘光盘或磁盘录音机及磁带录音机及磁带照相摄像机照相摄像机文具文具信封及信纸信封及信纸手机及充电器手机及充电器名片名片护照护照签证签证“黄皮书黄皮书”身份证身份证旅费（信用卡旅费（信用卡、外汇、支、外汇、支票、现金）票、现金）衣物衣物洗漱用品洗漱用品备用药品备用药品第二节 出差业务资料旅行相关资料办公用品个人物品旅行计划日程表旅行计划日程表目的地交通地图目的地交通地图旅行指南旅行指南日历日历世界时间表世界时间表旅馆交通预订单旅馆交通预订单接送与托运接送与托运通信录（

12、地址、通信录（地址、电话、传真、电话、传真、对方的向导、对方的向导、翻译）翻译）产品样品产品样品笔记本电脑笔记本电脑光盘或磁盘光盘或磁盘录音机及磁带录音机及磁带照相摄像机照相摄像机文具文具信封及信纸信封及信纸手机及充电器手机及充电器名片名片护照护照签证签证“黄皮书黄皮书”身份证身份证旅费（信用卡旅费（信用卡、外汇、支、外汇、支票、现金）票、现金）衣物衣物洗漱用品洗漱用品备用药品备用药品第二节 出差业务资料旅行相关资料办公用品个人物品请柬、介绍请柬、介绍组织介绍组织介绍讲话稿讲话稿备忘录备忘录商务文件（如商务文件（如谈判提纲、谈判提纲、协议、合同协议、合同草案）草案）被访问单位资被访问单位资料料

13、旅行计划日程表旅行计划日程表目的地交通地图目的地交通地图旅行指南旅行指南日历日历世界时间表世界时间表旅馆交通预订单旅馆交通预订单接送与托运接送与托运通信录（地址、通信录（地址、电话、传真、电话、传真、对方的向导、对方的向导、翻译）翻译）产品样品产品样品笔记本电脑笔记本电脑光盘或磁盘光盘或磁盘录音机及磁带录音机及磁带照相摄像机照相摄像机文具文具信封及信纸信封及信纸手机及充电器手机及充电器名片名片护照护照签证签证“黄皮书黄皮书”身份证身份证旅费（信用卡旅费（信用卡、外汇、支、外汇、支票、现金）票、现金）衣物衣物洗漱用品洗漱用品备用药品备用药品第二节 出差一、旅行计划一、旅行计划 按时间编排按时间编

14、排 松紧得当松紧得当 预备方案预备方案 领导过目领导过目 一式多份一式多份（至少（至少4 4份）份）日期日期具体时间具体时间 交通工交通工具具地地点点事项事项备注备注 3/6 星 期 8：0010：30民航班机广州 出发15:0016:00北京出席分公司监务报告会（需1号材料）17：30北京拜会公司领导（礼物已准备）晚餐（X饭店）酒店（已预订）酒店电话：3/7 星 期 9：0012：00北京出席分公司新技术产品发布会并发言（讲话稿为2号材料）12:001-3:00北京分公司午餐会(宾馆)15:0016:00北京会见分公司经理 17：20民航班机北京返回第二节 出差二、票务二、票务 提前提前 舒

15、适安全：口碑好舒适安全：口碑好 飞机：体积大、舱位前、靠窗或通道 客轮：船型先进、吨位较大、头等舱、高于吃水线舱位 火车：方便、向前、临窗三、旅费三、旅费 提交费用申请报告，签字确认 授权人审核同意，签字批准 报告提交财务部门领取支票或现金借款 索取发票，附在报销单后，签字提交财务部门 出国：外汇限额（5000美圆、10000美圆）人民币限额20000元、办理支票和信用卡、零钞第二节 出差四、四、护照护照种类：外交护照、官方护照、普通护照种类：外交护照、官方护照、普通护照 办理：外交部及授权机关（省市自治区办理：外交部及授权机关（省市自治区外事办公室）、公安部授权机关外事办公室）、公安部授权机

16、关 证件：身份证件主管部门的出国任务批件、证件：身份证件主管部门的出国任务批件、出国人员政审批件、所去国有关组织的邀请出国人员政审批件、所去国有关组织的邀请书、工作单位的派遣函或证明等书、工作单位的派遣函或证明等 相片：相片：10张左右；填写资料张左右；填写资料 检查，签名检查，签名第二节 出差五、签证五、签证 提前办理提前办理 本人到旅行国驻我国大使馆或领事馆办理 委托签证代办机构代办 委托前往国的组织到前往国家的使（领）馆办理 检查：种类、有效期和停留期、姓名拼音、签字盖章等检查：种类、有效期和停留期、姓名拼音、签字盖章等 过境：有效期一个月，停留三天 入出镜：有效期半年，停留一个月，一次

17、/多次往返六、人出境手续：边防检查、海关检查、安全检查、六、人出境手续：边防检查、海关检查、安全检查、检疫（体检检疫（体检“黄皮书黄皮书”）第二节 出差七、预定酒店七、预定酒店 安排旅行社：提供信息、节约费用、解决问题安排旅行社：提供信息、节约费用、解决问题 提前：安全、口碑、交通、费用提前：安全、口碑、交通、费用上司同意上司同意 提供姓名、抵达及大概离开时间、房间要求、结账时间提供姓名、抵达及大概离开时间、房间要求、结账时间 确认预订传真或其它书面证明，附在旅行计划后确认预订传真或其它书面证明，附在旅行计划后八、留守：工作处理、工作记录、接站、汇报、整理文八、留守：工作处理、工作记录、接站、

18、汇报、整理文件资料、核算报销差旅费件资料、核算报销差旅费九、随行九、随行 服务工作服务工作 与本单位保持联系与本单位保持联系 安全：贵重物品的安全、现金证件分开存放、随身携带证件、安全：贵重物品的安全、现金证件分开存放、随身携带证件、不随意暴露身份目的不随意暴露身份目的第三节调研一、调查的类型一、调查的类型（一）普遍调查：调查对象的全体（一）普遍调查：调查对象的全体（二）典型调查：个别有代表性的单位（二）典型调查：个别有代表性的单位（三）个案调查：个别的对象（三）个案调查：个别的对象（四）重点调查：部分起主要作用或决定性作用的（四）重点调查：部分起主要作用或决定性作用的单位单位（五）抽样调查（

19、五）抽样调查 ：抽取部分样品。介于典型调查和：抽取部分样品。介于典型调查和普遍调查之间普遍调查之间 整体抽样、分层抽样二、秘书调查的特点（一）任务的指令性（一）任务的指令性（二）内容的广泛性（二）内容的广泛性：本地区、本机关、本单位（三）时间的限制性（三）时间的限制性三、秘书调查工作的准备（一）明确目的，确定项目（一）明确目的，确定项目（二）搜集资料，确定范围（二）搜集资料，确定范围全面、敏锐、深入、可靠（三）制订计划，拟出提纲（三）制订计划，拟出提纲步骤，范围，时间，方法，人员，物资，经费（四）组织力量，合理分工（四）组织力量，合理分工四、秘书调查的方法（一）现场调查（一）现场调查（二）访问

20、调查（二）访问调查 个体访问：入户访问、街上阻截、客户走访、电话访问 群体访问：开座谈会（三）文献调查（三）文献调查（四）问卷调查：（四）问卷调查：开放式、封闭式、混合式（五）专家座谈会：（五）专家座谈会：“头脑风暴法头脑风暴法”“反向头脑风暴法反向头脑风暴法”（可批评）（可批评）函询法：互动、匿名、反复函询法：互动、匿名、反复（六）电话调查：不超过（六）电话调查：不超过2525分钟分钟（七）网络调查：安全性、限制样本（七）网络调查：安全性、限制样本1、E-mail问卷问卷2、交互式电脑辅助、交互式电脑辅助电话访谈电话访谈(CATI)系统系统3、计算机辅助面访、计算机辅助面访(CAPI)系统系

21、统4、网络调研系统、网络调研系统5、专家调查法在网、专家调查法在网上的应用上的应用五 研究工作 汇总、分类、分析、综合汇总、分类、分析、综合（一）定量分析（一）定量分析（二）定性分析（二）定性分析（三）因果分析（三）因果分析（四）比较分析（四）比较分析（五）典型分析（五）典型分析研究方法标题标题正文（正文（导言、主体、结尾）署名、日期署名、日期附录附录六、调查（研究）报告1、标题 调查的主要内容、调查的结论正标题：调查主题；副标题：补充说明调查对象和主要内容吸引读者注意力网络教育未来的主流教育 中国教育正在发生着崭新变化，教育形式逐步由单一的国家承担教育（即官办教育）方式走向了多元化。目前中国

22、的教育形势是：官办教育继续改革深化，民办教育机构越来越多，网上教育已经初步形成，国外教育机构也看好中国市场。在这样的大背景下，居民们对各类教育持怎样的看法呢？各类教育又应该怎样据此调整方略、以应对激烈的同行业竞争？就此相关问题，中国经济景气监测中心会同中央电视台中国财经报道，于近日对北京、西安、武汉三座城市的900 余位常驻户口居民进行了抽样问卷调查。调查结果显示：进入信息化时代，人们对新兴的网络教育方式表示出认可的态度。调查中，44.7%的人认为网络教育是未来的主流教育，41.7%的人认为网络教育一样能学到知识，对网络教育持肯定态度的人计达86.4%。教育的网络信息化，一是指以多媒体计算机技

23、术为核心的教育技术在学校的普及和应用，二是指可以利用网上资源提高教学质量，三是指开办远程教育达到资源共享。随着信息化时代的到来，目前网络教育不论是在国外还是在国内，都已经普遍被人们接受。我国社会经济发展不平衡，各地区之间的教育水平还存在着很大差别，网络化教育的迅速发展，对缩小地区之间的教育差别，扩大教育规模、提高教育质量等方面将起到重要的促进作用（2）主体主体结构主体结构划线部分即调查结果小标题。调查报告的结构1.1.标题标题2.2.正文正文导言主体结尾：概括全文、形成结论概括全文、形成结论3.3.署名、日期署名、日期如果已在标题下署名，结尾处只写成文日期4.4.附录附录有关内容和调查工具的目

24、录有关内容和调查工具的目录文献目录文献目录第四节第四节保 秘 一、秘书与保密工作 秘书：知密时间早、知密内容多、知密程度高秘书：知密时间早、知密内容多、知密程度高 保密工作面临新情况：保密难度增大化保密工作面临新情况：保密难度增大化 失密范围扩大化 泄密渠道多样化 窃密手段诡异化（一）积极防范：（一）积极防范：加强宣传教育、健全法规制度、运用先进技术加强宣传教育、健全法规制度、运用先进技术（二）突出重点：（二）突出重点：秘密集中的部门、秘密集中的岗位、绝密级秘密秘密集中的部门、秘密集中的岗位、绝密级秘密（三）内外有别（三）内外有别党务、政务、组织党务、政务、组织（四）遵纪守法（四）遵纪守法保密

25、法保密法国家工作人员保密守则国家工作人员保密守则 不该说的机密，绝对不说；不该说的机密，绝对不说；不该问的机密，绝对不问；不该问的机密，绝对不问；不该看的机密，绝对不看；不该看的机密，绝对不看；不该记录的机密，绝对不记录；不该记录的机密，绝对不记录；不在非记录本上记录机密；不在非记录本上记录机密；不在私人通信中涉及机密；不在私人通信中涉及机密；不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密

26、事项；不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。二、保密工作的方针三、国家秘密三、国家秘密（一）国家秘密的定义（一）国家秘密的定义 保密法保密法规定：规定：“国家秘密是指关系国家的安全和利益，国家秘密是指关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。的事项。”国家秘密的范围国家秘密的范围1.政治：国家事务的重大决策中的秘密事项政治：国家事务的重大决策中的秘密事项2.军事：国防建设和武装力量活动中的秘密事项军事：国防建设和武装力量活动中的秘密事项3

27、.外交和外事：外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担外交和外事：外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项保密义务的事项4.国民经济和社会发展：国民经济和社会发展中的秘密事项国民经济和社会发展：国民经济和社会发展中的秘密事项5.科技：科学技术中的秘密事项；科技：科学技术中的秘密事项；6.政法：维护国家安全和追查刑事犯罪中的秘密事项政法：维护国家安全和追查刑事犯罪中的秘密事项7.其他经国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项其他经国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项8.中国共产党和各民主党派在其党务活动中产生的秘密事项，中国共产党和各民主党派在其党务活动中产生的秘密事项，凡属符

28、合凡属符合保密法保密法的，也用于国家秘密的，也用于国家秘密（二）（二）密级和保密期限密级和保密期限 （三）书面标志“密级密级 期限期限”如：如：“机密机密 3 3年年”密级定性定性泄密泄密对国家安全和利益的损害的损害保密期限“绝密”最重要 特别严重不超过年“机密”重要严重不超过年“秘密”一般遭受损害不超过年四、秘书保密工作的内容（一）文件保密 保密文件：秘密文件、资料、图表以及密码、密码电报及传真等 1、撰制：确定密级和保密期限、控制参与人数、撰制：确定密级和保密期限、控制参与人数、专人监管定点印刷（份数专人监管定点印刷（份数-规定发放范围、原稿规定发放范围、原稿及清样、衬纸和废页）及清样、衬

29、纸和废页）、传递：机要交通或派专人专程、传递：机要交通或派专人专程、携带：法定程序办理审批手续、严禁向境外、携带：法定程序办理审批手续、严禁向境外邮寄邮寄、保管：定期清查、按时回收、保管：定期清查、按时回收1 1会前的保密会前的保密 地点：隐蔽、隔音、屏蔽 器材：检查、删除痕迹、禁用无线话筒、不得携带移动通信工具 人员：限定人员、资格审查、保密教育 信息：时间、议题、议程、日程表、参会及工作人员2 2会中的保密会中的保密 严格出入场检查制度：携带证件、不得外出 加强对会议文件的管理：保密室或保密柜（箱）、专人管理、审查批准后印发、编号后登记分发、限时收回、非经允许不得摘抄或带走 非经允许不得录

30、音、录像；磁带和设备要同文件一样严加管理3 3会后的保密会后的保密 清场：会场、与会者住宿的房间 文件清退：如数收回、及时归还和归档 器材：删除痕迹（二）会议保密（二）会议保密（三）宣传报道保密（三）宣传报道保密 未经批准，不得公开报道（报纸、刊物、图书、广播、影未经批准，不得公开报道（报纸、刊物、图书、广播、影视、展览等）视、展览等）（四）通信保密（四）通信保密1 1文件、资料和其他物品：通过内部信使或机要通信部门文件、资料和其他物品：通过内部信使或机要通信部门传递传递2 2使用有保密措施的通信线路和设备使用有保密措施的通信线路和设备 电话：使用有保密措施的有线或无线通讯设备、电话警报器 电

31、报：密码传输、密码机及电报译稿要保密、严禁明密混用 传真：环境安全、取回原件、删除记忆、低泄密传真机 技术措施 低辐射设备、屏蔽或干扰、加密储存或身份鉴别、低辐射设备、屏蔽或干扰、加密储存或身份鉴别、监视报警监视报警 管理要求 严格机房管理制度：进出检查、接待制度、审批登严格机房管理制度：进出检查、接待制度、审批登记制度、保安措施记制度、保安措施 规定分级使用权限规定分级使用权限 加强对载体的管理：比照同等密级文件加强对载体的管理：比照同等密级文件 加强工作人员管理：保密观念、技术水平加强工作人员管理：保密观念、技术水平 使用要求 环境安全、屏幕方向、关闭系统或加密休眠、不使环境安全、屏幕方向

32、、关闭系统或加密休眠、不使用或使用加密器、专人专用或专人保管、禁止上网、用或使用加密器、专人专用或专人保管、禁止上网、禁止交叉使用移动存储设备、禁止携带外出、定点禁止交叉使用移动存储设备、禁止携带外出、定点维修、磁介质审核后彻底销毁维修、磁介质审核后彻底销毁（五）计算机保密（五）计算机保密会议准备会议准备1.1.场地场地2.2.人员（主持、参与）人员（主持、参与）3.3.议程和日程议程和日程4.4.预算预算5.5.会议通知会议通知6.6.会场布局和座次安排会场布局和座次安排7.7.文件袋准备文件袋准备8.8.会议中工作会议中工作9.9.会议后工作会议后工作第五节 会议管理（会务：会议的筹备、组

33、织与服务性工作）会务：会议的筹备、组织与服务性工作）一、会议组织机构 会议:有组织、有领导的召集人员商议事情的行为过程 会议组织机构：小型会议：会务组小型会议：会务组 若干秘书和工作人员若干秘书和工作人员 大型会议：大会秘书处（会议筹备组）大型会议：大会秘书处（会议筹备组）秘书组、会务组、宣传组、翻译组、保卫组、总务组秘书组、会务组、宣传组、翻译组、保卫组、总务组小型会议：小型会议：3100人人中型会议：中型会议：1001 000人人大型会议：大型会议：1 00010000人人特大型会议：万人以上特大型会议：万人以上二、会议的类型普通型会议：按传统的形式举办的会议电子会议：借助电视、广播、电话

34、、互联网召开的会议三、会前准备（一）主题和议题（一）主题和议题（二）名称（二）名称 主办单位或地域、主题、类型、时间或范围。如：南京理工大学#年教师节表彰大会 全称：正式文件、会议记录 简称（规范化、习惯性）：宣传报道（三）时间（三）时间 开始时间 领导与贵宾的时间、内容的时效性、准备工作的就绪 会期 内容需要、经费限制（四）人员（合法性、必要性、领导指示）（四）人员（合法性、必要性、领导指示）单位单位 职务、级别：正职干部、主管人员、一定级别以职务、级别：正职干部、主管人员、一定级别以上的干部上的干部 身份：身份：正式成员：出席 列席成员：列席 旁听成员：旁听 特邀成员：出席、列席主持人：召

35、集会议单位的领导主持人：召集会议单位的领导工作人员：秘书或秘书处工作人员：秘书或秘书处（五）会场（五）会场 选择：大小适中、交通方便、环境宜人、设施齐全、规格适当 专业性会场：租用个数、时间 布置：会标、会徽、标语、旗帜、花卉等 布局：礼堂式、全围式、半围式 主席台：面门、背画 讲台：主席台前正中、右侧（六）座次（六）座次 主席台：前排中央 先左后右 一左一右 代表席：自由落座 编组：单位、行业、地区、议题 排序（姓氏或单位名称笔画）：从左至右横排、从前至后竖排、从中间向左右两边交错扩展排列 代表证注明座号、会议桌摆放座签、印发座次表（七）议程（议题的先后顺序）标题：会议名称标题：会议名称+议

36、程议程 题注题注：法定性会议 未经大会审议的，应在标题后面或下放，用圆括号注明”草案“已获大会审议的，在标题下方注明（2012年12月12日第一届教职工代表大会第三次预备会议通过）一般性会议 用括号注明会期（2012年3月26日-3月29日）主办单位领导机构审核后实施 正文正文：简明扼要、逐项排列：简明扼要、逐项排列 同类问题排列在一起 机密的议题靠后 事务性议题靠前，专项性议题靠后 讨论的议题靠前，决策性议题靠后 落款落款：会议组织机构 不写落款（会议通过）（八）日程 表格式：日期、上午下午晚上、具体时间、内容（包括表格式：日期、上午下午晚上、具体时间、内容（包括辅助活动）、地点、参加人、主

37、持人或负责人辅助活动）、地点、参加人、主持人或负责人 日期式日期式日期 时间 内容安排 地点 参加人 负责人 备注 6 月 18 日上午 8：30 报到 会议大厅 全体 黄秘书9：0010:00总经理讲话 小会议厅 全体10:2011:50公司顾问讲座 小会议厅 全体 刘秘书 投影仪 12:00 午餐 宾馆餐厅 全体 钟秘书 自助餐下午 1：304:00 李副总经理 专题报告 小会议室 全体 4：205:30人力总监发言 小会议室 全体晚上 6：00 晚餐 宾馆餐厅 全体 7：30 联欢 娱乐中心 全体 6 月 19 日上午 7：30 早餐 宾馆餐厅 全体9：0010:30 分组讨论 小会议厅

38、 全体10:4011:40 分组讨论 小会议厅 全体 12:00 午餐 宾馆餐厅 全体下午 1：303：00 分组讨论 小会议厅 全体 3：205:00各组代表发言 小会议厅 全体 5：207:20 聚餐 宾馆餐厅 全体 8：00 离会（九）预算 经费来源经费来源 主办单位或主管部门拨发的会议专款 与会人员提交的会务费（会议通知、发票）商业赞助或捐赠 节约、弹性节约、弹性（九）预算 经费来源经费来源 主办单位或主管部门两到拨发的会议专款 与会人员提交的会务费（会议通知、发票）商业赞助或捐赠 节约、弹性节约、弹性 食宿、场地租用布置、交通通信、公关宣传、参观娱乐、资料证件文具、礼品、服务（十）通

39、知 标题主办单位名称+会议名称+通知（会议）通知 正文关于举办“并购重组国际高峰论坛”的通知 经国务院批准，国务院国有资产监督管理委员会与联合国工业发展组织将于2003年11月19日-11月20日在京共同举办“并购重组国际高峰论坛”。现就有关事项通知如下：一、日程安排11月19日上午：举行开幕式和主论坛（人民大会堂剧场）11月19日下午：同时举行三个分论坛（人民大会堂广西厅、吉林厅、海南厅）11月19日晚：欢迎晚宴（钓鱼台国宾馆）11月20日上午：同时举行三个分论坛（人民大会堂广西厅、吉林厅、海南厅）11月20日下午：举行电视论坛（中央电视台演播厅）二、报名费用 每位参会代表需交纳会议注册费元

40、人民币 国资委办公厅年月日（十）通知 标题标题主办单位名称主办单位名称+会议名称会议名称+通知通知（会议）通知（会议）通知 正文正文召开会议的单位或部门、会议的名称和主要议题召开会议的单位或部门、会议的名称和主要议题时间、地点（交通简图、公交路线）时间、地点（交通简图、公交路线）参会人员范围（如通知对象是单位，说明参会人员的参会人员范围（如通知对象是单位，说明参会人员的具体职务、级别、参会方式、人数）具体职务、级别、参会方式、人数）会前准备（费用构成及交款时间方式、入场凭证、携会前准备（费用构成及交款时间方式、入场凭证、携带材料或提交论文）带材料或提交论文）报名方式和截止日期、联系人和联系方式

41、报名方式和截止日期、联系人和联系方式食宿安排和接站食宿安排和接站 落款：主办单位全称、日期、盖章落款：主办单位全称、日期、盖章 回执：回执：姓名、性别、年龄、民族、职务或职称、单位、联系姓名、性别、年龄、民族、职务或职称、单位、联系电话、到达时间、交通工具、预定回程票电话、到达时间、交通工具、预定回程票寄回会务组时间寄回会务组时间（十一）资料用品准备 文件文件 开幕词、闭幕词 讲话稿、工作报告、需要审议通过的决议、交流材料等 议程、日程表 与会人员名单、分组情况、会场平面图、座次表 证件证件 会议名称、姓名、性别、发证日期、号码、照片等 不同颜色、同样规格 正式证件：代表证、出席证、列席证、来

42、宾证 工作证件：工作证、记者证、出入证 用品：纸、笔、水、餐券、房卡用品：纸、笔、水、餐券、房卡 文件袋分装、签到时发放或摆放座位上文件袋分装、签到时发放或摆放座位上二、会中工作 (一）签到 提前到岗、方便快捷提前到岗、方便快捷 位置醒目、迎接引导位置醒目、迎接引导 核实身份、发送文件袋、介绍情况、引导食宿核实身份、发送文件袋、介绍情况、引导食宿（二）记录 提前到达、准备桌椅文具设备文件等提前到达、准备桌椅文具设备文件等 格式：格式：标题标题概况概况会议内容会议内容详细记录详细记录摘要记录摘要记录简易记录简易记录签名签名主持人主持人记录人记录人日期日期股份有限公司董事会例会记录 会议时间：年4

43、月14日上午10：00 会议地点：北京海淀大厦本公司总部会议室 会议主持人：（董事长）出席人员：（董事长）、（副董事长）、X（财务主管）、（董事）、（董事），代理投票人有董事、董事、董事 列席人员：无 缺席人员：无 会议记录：（秘书）记录审核人：1 2 3会议于上午11:50结束。（三）选举和表决 准备：选举对象材料、选票和表决票、投票箱、计票用品代表大会常务委员选票代表大会常务委员选票 注意事项：1以上候选人名单按姓氏笔画排列；2同意候选人当选的填“O”，反对填“”，弃权不填任何符号；3同意的人数不得超过名；4如另选他人，请在候选人名单右侧空格内填写姓名，并在下方填写“O”代表大会选举委员会

44、年月日 编号 成果名称 负责人 表决意见 同意 反对 弃权 1 2 3 4 注意事项：1以上成果名称按负责人姓氏笔画排列；2请在表决意见栏内选择你的意见，并统一画“O”3同意数不得超过两个。科技成果评审委员会年月日年科技成果评审会表决年科技成果评审会表决（三）选举和表决一般程序：1.1.会议执行人宣布开始、报告人数、候选人产生过程、候选会议执行人宣布开始、报告人数、候选人产生过程、候选人情况、安排见面或演讲人情况、安排见面或演讲2.2.通过选举或表决办法、通过监票、计票、唱票人名单（举通过选举或表决办法、通过监票、计票、唱票人名单（举手、鼓掌）手、鼓掌）3.3.监票人核查选票或表决票、投票箱、

45、当众密封监票人核查选票或表决票、投票箱、当众密封4.4.工作人员分发选票或表决票、核实人数工作人员分发选票或表决票、核实人数5.5.填写填写6.6.总监票人宣读注意事项、投票顺序总监票人宣读注意事项、投票顺序7.7.投票投票8.8.统计、总监票人宣读统计结果统计、总监票人宣读统计结果9.9.会议执行人宣布选举结果会议执行人宣布选举结果（四）后勤服务（四）后勤服务1 1、设备操作与维护、设备操作与维护2 2、生活服务：饮食、住宿、生活服务：饮食、住宿3 3、车辆服务：交通、停车、时间、位置、车辆服务：交通、停车、时间、位置4 4、娱乐服务、娱乐服务5 5、医疗卫生服务、医疗卫生服务6 6、摄影：

46、空镜头、摄影：空镜头 、签到、发言、宴会、合影、签到、发言、宴会、合影7 7、保卫工作：人、文件、设备、物品、保卫工作：人、文件、设备、物品8 8、值班工作、值班工作三、会后工作三、会后工作 （一）关闭设备、拆除布置、退还租借物品（一）关闭设备、拆除布置、退还租借物品（二）清理文件：销毁、修改定稿、收回、整理归档（二）清理文件：销毁、修改定稿、收回、整理归档（三）安排返程（三）安排返程（四）撰写纪要（四）撰写纪要 对会议记录进行整理概括，反映会议精神和议定事项的正式文件对会议记录进行整理概括，反映会议精神和议定事项的正式文件标题：会议全称标题：会议全称+纪要；主要事项纪要；主要事项+纪要纪要开

47、头：会议概况开头：会议概况主体：会议主要情况、议定事项主体：会议主要情况、议定事项（结尾：贯彻执行的意见和要求、提出希望）（结尾：贯彻执行的意见和要求、提出希望）领导核定、执行领导核定、执行（五）经费决算（五）经费决算 收款方式、时间一览表收款方式、时间一览表 付款方式、时间一览表付款方式、时间一览表 结算结算 清点、核实支出发票清点、核实支出发票 填写报销单填写报销单 领导审批签字领导审批签字 财务部门报销财务部门报销 相关部门人员结清费用相关部门人员结清费用关于加快河南铁路建设的会议纪要 2010年3月月1日，铁道部部长与河南省省长等部省领导就河南境内铁路建设有关问题进行了会谈，达成广泛共

48、识。现纪要如下：一、二、三、四、二O一O年六月二十五日第六节信访一、信访工作的构成要素：一、信访工作的构成要素：信访人、信访受理者、信访形式、信访问题、处理结果“公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动”二、信访工作的基本程序（一）登记（一）登记 信访人的基本情信访人的基本情况况 基本事实、具体基本事实、具体要及相应理由和要及相应理由和依据依据 事项的来源事项的来源 事项受理、处理事项受理、处理方式、答复的规方式、答复的规定期限等定期限等来访登记表来访日期：年 月

49、 日 来访人员：序号序号来访来访代表代表姓名姓名 性性别别户户地地籍籍单位单位或地或地址址身份身份证号证号码码联联系系电电话话问问题题分分类类 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5曾访部门曾访部门来访反映来访反映的主要问的主要问题及要求题及要求接访意见接访意见 接访人签名：接访人签名：（二）告知：不能当面答复，（二）告知：不能当面答复，则则1515日内书面告知日内书面告知 是否属于所受理的范围和所管辖的级别受否受理告知信访人（三）受理（三）受理 转送：转送：有权处理的行政机关：责任机关、监督机关、信访工作机构交办交办（附正式的交办函件）（四）办理（四）办理 1 1、开展信访调查、开展信访调查

50、 事先通知、表明身份、说明理由、实施调查、制作笔录 2 2、做出办理决定、做出办理决定 3 3、送达与执行、送达与执行信件来信件来源源规定办结规定办结日期日期 信访人信访人 等等 人人地址地址 电话电话信访内容摘要：信访内容摘要：登记人：登记人：交（转）办意见：交（转）办意见：拟办人：拟办人：领导阅批：领导阅批：阅批人：阅批人：备注：备注：信访事项交办（转）单信访事项交办（转）单（五）复查与复核（五）复查与复核 1、申请 2、审查 3、做出处理意见（30天）（六）督办（六）督办（七）立卷归档（七）立卷归档（八）总结、综合研究（八）总结、综合研究第七节 协调一、秘书协调工作的范围一、秘书协调工作