管理文秘一般工作方法与顺序-共22页PPT课件.ppt

1、管理文秘的工作顺序、管理文秘的工作顺序、工作方法工作方法 一、文秘的工作顺序一、文秘的工作顺序（一）（一）文秘工作的指导思想文秘工作的指导思想 先作计划，付诸实施，然后检查先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕着结果，围绕着“计划计划实施实施检查检查”这样一个滚动的过程。这样一个滚动的过程。1 1计划的步骤计划的步骤（1）充分了解即将开始的工作内容）充分了解即将开始的工作内容除了和整体工作的关系之外，也要正除了和整体工作的关系之外，也要正确了解工作的重要性、紧急性和上司的确了解工作的重要性、紧急性和上司的期待要求等。期待要求等。（2）思考以什么方法进行效率会最）思考以什么方法进行效率会最佳佳为

2、配合工作期限的要求应安排工为配合工作期限的要求应安排工作顺序，并具有迅速、正确、完美的工作顺序，并具有迅速、正确、完美的工作意识。作意识。（3）上司分派两项以上工作时，必须）上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。为工作排定优先顺序。计划的内容计划的内容5W2H5W2H(1)What：达成目标的行动是什么。：达成目标的行动是什么。(2)Why：为什么要采取这些行动。：为什么要采取这些行动。(3)When：何时完成这些行动。：何时完成这些行动。(4)Who：由谁负责实施，受谁领导和指挥谁。：由谁负责实施，受谁领导和指挥谁。(5)Where：何处、何部门实施这一计划，由：何处、何部门实施这

3、一计划，由何处得到配合。何处得到配合。(6)How：怎样实施这一计划。：怎样实施这一计划。(7)How much:实现计划需要花多少资金。实现计划需要花多少资金。2 2、实施的步骤、实施的步骤（1）同时检查是否按照当初所拟定的同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行顺序进行如果没有按照原定计划进如果没有按照原定计划进行，就要马上加以修正、调整，并向上行，就要马上加以修正、调整，并向上司报告。司报告。（2）上司所指示的工作无论是哪一种，）上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施都要正确地实施即使上司所指示的即使上司所指示的工作看起来毫无意义，也要确实按照上工作看起来毫无意义，也要确实按照上司的意

4、思去执行。司的意思去执行。（3 3）配合上司预期的期限。）配合上司预期的期限。3 3、检查的步骤、检查的步骤（1）对照自己的工作来分析计划和实绩的）对照自己的工作来分析计划和实绩的差异差异先检查是否有如当初计划所预期的先检查是否有如当初计划所预期的成果。如发现两者之间产生差异，就要分析成果。如发现两者之间产生差异，就要分析检查原因，冷静地、正确地加以评估，随时检查原因，冷静地、正确地加以评估，随时予以改进，并记录在予以改进，并记录在“研究备忘录研究备忘录”上，以上，以便日后进行改进。便日后进行改进。（2 2）把以前进行过的工作或别人做过的工）把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相

5、同性质的工作加以比作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析较分析如果发现有知识或技术不足的情如果发现有知识或技术不足的情况，就应努力予以弥补。况，就应努力予以弥补。（二）按照（二）按照“优先顺序优先顺序”处理工作处理工作 第一阶段：先将自己想做的工第一阶段：先将自己想做的工作以重要程度为标准分为：作以重要程度为标准分为：1是否应该做的事是否应该做的事?2.是否做或不做都无所谓的事是否做或不做都无所谓的事?3是否不可以做的事是否不可以做的事?第二阶段：以紧急程度和重要程第二阶段：以紧急程度和重要程度为标准，把应该做的事分为：度为标准，把应该做的事分为：1很重要且很紧急的事；很重要且很紧急的事

6、；2.很重要但并不紧急的事；很重要但并不紧急的事；3紧急但并不重要的事；紧急但并不重要的事；4有价值，但并不重要也不紧急的事；有价值，但并不重要也不紧急的事；第三阶段：以紧急程度和重要程度第三阶段：以紧急程度和重要程度为标准，对不同的事安排不同的时为标准，对不同的事安排不同的时间和精力去做：间和精力去做：1很重要且很紧急的事，应该在很重要且很紧急的事，应该在第一时间第一时间去做，并值得去做，并值得花费大量时间和精力花费大量时间和精力。2.很重要但并不紧急的事，计划好什么时间很重要但并不紧急的事，计划好什么时间开始作，应该开始作，应该花费大量的时间花费大量的时间。3紧急但并不重要的事，马上就作，

7、但应在紧急但并不重要的事，马上就作，但应在尽可能短尽可能短的时间内完成。的时间内完成。4有价值，但并不重要也不紧急的事，尽量有价值，但并不重要也不紧急的事，尽量控制做这类工作的时间，应该在完成了所有控制做这类工作的时间，应该在完成了所有重要的、紧急的工作后，再去做。重要的、紧急的工作后，再去做。（重要程度重要程度）B A 很重要，但不紧急很重要，但不紧急 很重要，也很紧急很重要，也很紧急 （紧急程度）紧急程度）D C 既不重要，也不紧急既不重要，也不紧急 很紧急，但不重要很紧急，但不重要三文秘的工作方法三文秘的工作方法1 1、请示方法与报告方法请示方法与报告方法 请示：请示：是工作上有疑难，无

8、法处理或无权处是工作上有疑难，无法处理或无权处理时，向上司请求指示，向上司请求批准，理时，向上司请求指示，向上司请求批准，上司必须作出答复或批复。上司必须作出答复或批复。报告报告：是向上司反映情况，提出建议，或应：是向上司反映情况，提出建议，或应上司要求作出汇报，上司不一定作出答复或上司要求作出汇报，上司不一定作出答复或批示。批示。请示与报告：请示与报告：一定要分开使用，两者的作用、一定要分开使用，两者的作用、意义不同。请示必须事先，报告则可以在事意义不同。请示必须事先，报告则可以在事先、事中、事后。先、事中、事后。2 2计划方法和总结方法计划方法和总结方法 计划方法：计划方法：(1)要有科学

9、的、明确的工作计划要有科学的、明确的工作计划 (2)分清轻重缓急决定工作次序，有条分清轻重缓急决定工作次序，有条有理地去进行有理地去进行。总结方法：总结方法：每隔一段时间就要对自己的工作作及每隔一段时间就要对自己的工作作及时的回顾，以便肯定成绩，得出经验，时的回顾，以便肯定成绩，得出经验，得出不足，吸取教训。得出不足，吸取教训。3 3受意方法受意方法(1)备好记录本，记录下指示要点。备好记录本，记录下指示要点。(2)注意倾听，用心判断指示的用意。注意倾听，用心判断指示的用意。(3)必要时可以提问，直至明了意图为止，必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。但不要打断谈话。(3)如有不同

10、意见，可以公开提出，但要言之如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。有理，并要注意方式、态度。(4)接受指示后，要不失时机地贯彻实施。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。(5)(5)要善于领会上司意图，按上司意图办事。要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止自作聪明地去捕捉上司的但要防止自作聪明地去捕捉上司的“默许默许”和和“暗示暗示”，以免弄巧成拙，以免弄巧成拙。4 4传达方法传达方法(1)传达不走样，不可夹进自己的意见。传达不走样，不可夹进自己的意见。(2)必要时可形成文字材料，照本宣科。必要时可形成文字材料，照本宣科。(3)如果有些指示不便直说，可以根据上如果有些

11、指示不便直说，可以根据上司授意注意保密。不可在普通电话、普司授意注意保密。不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容通函件里传达有秘密内容(4)重要的指示，应该要求被传达者复述重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记。一遍，以免漏听或漏记。5 5进言方法进言方法 进言是指文秘主动对上司提出意见、建议、进言是指文秘主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。批评或规劝。其意义和作用：其意义和作用：(1)参谋作用。参谋作用。主动地向上司提出建议或工作主动地向上司提出建议或工作方案，有利于发挥参谋作用；方案，有利于发挥参谋作用；(2)补缺作用。补缺作用。智者千虑，必有一失；愚者千智者千虑，必有一

12、失；愚者千虑，必有虑，必有得。上司难免有疏忽、缺点，及得。上司难免有疏忽、缺点，及时进言，有利于发挥助手作用，也有利于变时进言，有利于发挥助手作用，也有利于变被动服务为主动服务。被动服务为主动服务。(3)增进关系作用。增进关系作用。适当的进言，形成与上司适当的进言，形成与上司经常的、非正式的思想交流、切磋，有利于经常的、非正式的思想交流、切磋，有利于建立既是上下级，又是同志式的正常关系，建立既是上下级，又是同志式的正常关系，甚至可进一步形成亲密的工作伙伴关系。甚至可进一步形成亲密的工作伙伴关系。进言的方法和要求是：进言的方法和要求是：1.适事。适事。2适时。适时。3适地。适地。看场合，工作上的

13、建议，可在公看场合，工作上的建议，可在公众场合或会议上提出；对上司的提醒、批评、众场合或会议上提出；对上司的提醒、批评、劝谏，则应经过深思熟虑之后，宜在个别场劝谏，则应经过深思熟虑之后，宜在个别场合进行。合进行。4适度。适度。要注意掌握分寸。不应自以为是，要注意掌握分寸。不应自以为是，进言不是单向的，而是双向的交流，文秘随进言不是单向的，而是双向的交流，文秘随时准备自己的意见被否决，乐于在与上司交时准备自己的意见被否决，乐于在与上司交流、切磋中接受正确的意见，服从真理。流、切磋中接受正确的意见，服从真理。6 6 变通方法和挡驾方法变通方法和挡驾方法(1)变通方法变通方法 通常文秘必须照章办事，

14、但特殊情况下，文通常文秘必须照章办事，但特殊情况下，文秘可采用变通方法，灵活从事。重大紧急的秘可采用变通方法，灵活从事。重大紧急的事，可越级请示，先处理再报告事，可越级请示，先处理再报告。(2)挡驾方法挡驾方法 A电话挡驾。电话挡驾。B来访挡驾。来访挡驾。先问清来由，判断有无必要先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。引见给上司，或先作请示。C会议活动挡驾。会议活动挡驾。对无必要的会议和活动，对无必要的会议和活动，要替上司委婉地谢绝或替其参加。要替上司委婉地谢绝或替其参加。7 7 分工方法与合作方法分工方法与合作方法(1)分工方法分工方法“集中领导，分工负责集中领导，分工负责”的原则。

15、文的原则。文秘部门的负责人要根据实际工作需要，秘部门的负责人要根据实际工作需要，划分每个人的职责，防止和克服忙闲划分每个人的职责，防止和克服忙闲不均的现象。不均的现象。(2)合作方法合作方法 文秘工作头绪多，涉及面广，有时单文秘工作头绪多，涉及面广，有时单枪匹马不能完成，而且枪匹马不能完成，而且环疏忽，就环疏忽，就可能前功尽弃，因此文员要善于同他可能前功尽弃，因此文员要善于同他人合作，密切配合，步调一致。人合作，密切配合，步调一致。情景分析：情景分析：哪种做法最好哪种做法最好？一天，某公司经理突然收到一封非常无一天，某公司经理突然收到一封非常无礼的信，是一家与公司交往较深的协作单位礼的信，是一

16、家与公司交往较深的协作单位的厂长写来的。经理怒气冲冲地把秘书叫到的厂长写来的。经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信：自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信：“我没有想到会收到你这样的来信，虽我没有想到会收到你这样的来信，虽然我们之间已有那么长时间的往来，但事已然我们之间已有那么长时间的往来，但事已至此，我不得不中止我们之间的一切交易和至此，我不得不中止我们之间的一切交易和往来，并且按照惯例，我要将这件事公之于往来，并且按照惯例，我要将这件事公之于众！众！”这是信的大致内容，经理命令文这是信的大致内容，经理命令文秘人员立即将信打印并寄出。秘人员立即将信打印并寄出。对于经

17、理的命令，秘书现在可以有以下对于经理的命令，秘书现在可以有以下四种做法：四种做法：A是，是，“是，好的。是，好的。”然后立即回然后立即回到自己的办公室，将信打印寄出。到自己的办公室，将信打印寄出。B是，秘书想到，如果将信寄走对是，秘书想到，如果将信寄走对公司和经理本人都非常不利。自己是经公司和经理本人都非常不利。自己是经理的助手，有责任提醒经理。为了公司理的助手，有责任提醒经理。为了公司的利益，哪怕得罪了经理也值得，于是的利益，哪怕得罪了经理也值得，于是对经理这样说：对经理这样说：“经理，这封信不能发，经理，这封信不能发，把它撕掉算了。把它撕掉算了。”C是，秘书不仅没有退下去打印，是，秘书不仅

18、没有退下去打印，反而前进一步，提出忠告：反而前进一步，提出忠告：“经理，请经理，请您冷静一点！给对方回一封这样的信，您冷静一点！给对方回一封这样的信，后果会是什么呢？在这件事上，我们难后果会是什么呢？在这件事上，我们难道就没有应该反省的地方吗？道就没有应该反省的地方吗？”D是，当天快下班时，秘书将打印是，当天快下班时，秘书将打印好的信递给已经心平气和的经理说：好的信递给已经心平气和的经理说：“经理，可以将这封信寄走吗？经理，可以将这封信寄走吗？”作为文秘人员，你认为哪一种做法最作为文秘人员，你认为哪一种做法最正确？说明原因。正确？说明原因。思考题：思考题：1、简述文秘人员的工作顺序。简述文秘人员的工作顺序。2 2、假如你是一名文秘人员你将如何管、假如你是一名文秘人员你将如何管理好你的时间？理好你的时间？3 3、联系实际说明文秘人员的主要工作、联系实际说明文秘人员的主要工作方法。方法。