应用文第2章-公务文书写作课件.pptx

1、第2章公务文书写作2.1公务文书概述2.1.1公务文书的概念、特点1.公务文书的概念公务文书是指党政机关、人民团体、企事业单位在处理各种公务活动时所使用的具有特定格式的一种应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文是指所有反映公务活动的文书，通常划分为非法定公文和法定公文两大类。非法定公文又被分为常用公文和专用公文两种。常用公文也被称为事务文书，是指在处理机关各种事务时经常使用的各种公务文书，包括计划、总结、简报、调查报告等。专用公文是指外交、军事、司法、财经和行政法规等方面的公务文书。法定公文，专指行政公文，是国家行政机关制发的公务文书。狭义的公文则是专指行政公文。本书所述的公文即是狭义的行政

2、公文。(1)行政公文即公文的作者是法定的，是指国家机关、企事业单位或人民团体等一切合法存在的组织和机构。(2)公文是进行公务活动的重要工具。2.公文的特点公文与其他文章相比，有其鲜明的特色。(1)政治性。(2)权威性。(3)时效性。(4)规范性。2.1.2公文的种类、作用1.公文的种类公文的种类划分方法很多，主要的有两大种划分方法。(1)国务院规定的行政公文种类。1)命令(令)。2)决定。3)公告。4)通告。5)通知。6)通报。7)议案。8)报告。9)请示。10)批复。11)意见。12)函。13)会议纪要。(2)从不同角度对公文进行的分类。1)按公文的行文方向划分。2)按公文的紧急程度划分。3

3、)按公文的秘密程度分。2.公文的作用(1)联系和沟通作用。(2)领导和指导作用。(3)法规和准绳作用。(4)宣传教育作用。(5)依据凭证作用。2.1.3公文的格式与结构1.公文的格式公文格式指公文的外观形式，包括公文的用纸、用字、排版、制版、印刷、装订及文面结构等。(1)公文用字：从左至右横写、横排。(2)公文用纸：采用国际标准A4型，左侧装订。(3)公文的文头、正文和文尾三大部分，每一部分的项目内容和区域位置，都必须按规定的标准安排。2.1.3公文的格式与结构2.公文的结构公文的结构指公文的组织构造，即公文各要素在公文文面上所处的位置和书写形式。(1)眉首，也称文头。1)公文份数序号，简称份

4、号或编号，指印刷同一公文文稿时每份公文的份数顺序编号。2)秘密等级和保密期限。3)紧急程度，指公文送达和办理的时限要求，以强调公文的时效，避免延误。4)发文机关标志，即公文发文机关名称，可使用发文机关全称或规范化简称，后加“文件”二字构成，用醒目、整齐、庄重的大号字体套红印刷，位于文头上部正中央、发文字号之上。5)发文字号，简称文号，由所属行政区域代字、发文机关代字、文种代字、年份和序号五部分组成。6)签发人。2.1.3公文的格式与结构(2)主体。1)标题。2)主送机关，也称受文机关，是指公文的主要送达、受理机关，即负责办理公文或答复的机关。3)正文。4)附件。5)落款和成文日期。6)印章。(

5、3)版记。1)附注。2)主题词。3)抄送机关。4)印发机关和印发日期。5)印制份数。2.1.4公文写作的基本要求1)合法性。2)实事求是、讲求实效。3)主题明确，结构完整，格式规范。4)用词庄重严谨，简明通顺。(1)案：处理公事的记录，查考，事件或涉及法律的事件。在案：在处理公事的记录里。【例】该厂部分房屋产权，上次会上，我们曾声明在案。()颁：发下，多用于庄严、隆重的场合。颁布：庄严地发布，多用于公布重要的法律、规定、条例、命令。【例】年月日全国人民代表大会常务委员会颁布了中华人民共和国全国人民代表大会和地方各级人民代表大会选举法。2.1.4公文写作的基本要求()不：否定。不日：不多天、不久

6、。【例】该批机器设备，不日即可运抵你厂。()查：清点，了解，调查，清查的意思，其确定意义要根据具体语言环境而定。查收：清点收下。【例】兹送去科技展览入场券张，请查收。()此：这个。此令：就这样命令，多用于命令的正文末尾。【例】经省人民政府第次常务会议讨论，批准任命同志为市局长，此令。2.1.4公文写作的基本要求()大：十分，很。大有：很有。【例】农工商联合企业大有发展的余地。()度：次。再度：再一次。【例】两县接壤地区的林权纠纷，经再度协商，仍未取得一致意见。()否：不对，不。当否（妥否）：是不是恰当。【例】兹送去我室年度工作计划，当否（妥否），请批示。()函：信。函告：通过信件相告。【例】你

7、厂托运的机器部件已于月日运抵，请速派人去八里庄提货站提取，特此函告。2.1.4公文写作的基本要求()即：当时，当地，立刻。即日：当天。【例】农业参观团即日来，望速派干部做好接待工作。()鉴：审察，考虑，教训。鉴别：审查、辨别。【例】各地对所收集到的情况，要注意鉴别真伪，予以核实。()接：接到。接洽：联系商量。【例】关于去化工厂参观一事，已同该厂接洽妥当。()经：经过。业经：已经经过。【例】你厅报送的关于压缩国有企业管理费的具体规定，业经省府第次常务会议讨论批准，请即按此执行。2.1.4公文写作的基本要求()径：直接。径向：直接向。【例】有关年度计划的制订情况，请径向计委反映。()就：靠近，从事

8、。就地：在原地。【例】此类问题应尽可能就地解决。()谨：敬辞，恭敬地，小心谨慎地。谨电：恭敬地去电。【例】欣闻水利工程胜利建成，谨电致贺。()免：去掉。免去：免除（有关人员某种职务）。【例】兹决定免去同志行政科长职务。2.1.4公文写作的基本要求()拟：打算，起草。拟于：打算在。【例】我局拟于下周星期三召开大会进行动员。(19)批：写上字句，判定是非、优劣、可否，多用于上级对下级。批示：对下级请示的问题表示意见。【例】兹送上我局1996年度工作计划，当否，请批示。(20)期：希望，日期。以期：以此希望。【例】在思想工作中要注意进行疏导，以期在教育青年的问题上取得良好效果。(21)切：务必、千万

9、。切勿：千万不要。【例】加固沿江堤防，是保证安全度汛的重要措施。沿江各地、县都要特别重视并抓紧这一工作，切勿等闲视之。2.1.4公文写作的基本要求(22)顷：刚才。顷闻：刚才听到。【例】顷闻同志不幸病逝，特电致哀并向家属表示慰问。(23)任：担负，使用。任用：给予职务。【例】人事部门将根据每个干部的实际情况量才任用。(24)审：检查核对。审定：审查决定。【例】此报告可否下发，请领导审定。(25)时：时令、时候、时间。届时：到时候。【例】兹定于7月8日上午8时在会议室召开抗洪救灾工作会议，请届时参加。2.1.4公文写作的基本要求(26)事：事情，事项。事由：公文的主要内容。【例】为提高公文处理效

10、率，请在来文前扼要注明事由。(27)望：希望。尚望：还希望。【例】生产所需原料，除由当地自力更生解决一部分外，尚望你县大力支持。(28)为：为了，作表“目的”的介词。为此：为了这个。【例】要完成全年工业生产任务，必须加强运输力量，保证能源供应，为此，交通、电力、煤炭等部门，要采取得力措施，相应作出安排。2.1.4公文写作的基本要求(29)为：当做，是。引为：引来当做。【例】该地区由于一贯忽视生产安全，致使近年来重大人身伤亡事故一再发生，给国家和人民造成了巨大损失，对此，希各级领导要高度重视，引为教训。(30)悉：知道、了解。收悉：收到后就知道了。【例】9月10日来函收悉，经研究答复如下(31)

11、系：是。确系：的确是。【例】经技术鉴定，此次大桥垮塌事故，确系施工质量低劣造成。(32)行：实行，就要。另行：另外。【例】兹介绍同志去你处另行分配工作，请接洽。2.1.4公文写作的基本要求(33)须：必须。还须：还必须。【例】造成这一事故的原因，还须进一步调查。(34)严：严格。严防：严格防范。【例】提高革命警惕，严防坏人破坏。(35)以：用。以资：用来作为。【例】该厂职工通过技术革新，提前一月全面完成了全年生产任务，特予通报表扬，以资鼓励。(36)应：应该。应即：应该立即。【例】目前，正是小麦生长的关键时节，应即抓住有利时机，加强田间管理。2.1.4公文写作的基本要求(38)于：在。限于：限

12、定在。【例】你县棉花收购任务，限于10月底前完成。(39)予：给予。应予：应该给予。【例】各级领导必须充分发扬民主，接受群众监督，对来自群众的批评应予鼓励。(40)与：作动词，是“参加”的意思；有时可作连词，意思相当于“和”，多用于文件标题。与会：参加会议。【例】这次大会，与会代表共1230人。(41)兹：现在。兹有：现在有，多用于介绍信或便条的开头。【例】兹有我局同志去你处联系借用运输车辆事宜，请予接洽。2.1.4公文写作的基本要求(1)标题用语:关于、发布。(2)起首用语:为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、准照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于、悉、接、顷接、据

13、、收悉、经、业经、已经、兹经。(3)结尾用语:为盼；为荷；为要；为宜；为妥；特此函达；特此证明；尚望函复。(4)称谓用语：我单位、本人、本公司、敝单位；你局、贵公司、贵方；该公司、该项目。(5)递送用语：报、呈；送；发、颁发、颁布、发布、印发、下达。2.1.4公文写作的基本要求(6)审批、拟办用语:拟办：责成、交办、试办、办理、执行。(7)过渡用语:鉴于、为此、对此、为使、对于、关于、如下。(8)期请用语:请、恳请、拟请、特请、报请；务请、如蒙、即请、切盼；希、望、尚望、尚希、希将、希能、切望、请于、勿误。(9)谦敬用语:承蒙惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承蒙、大力支持、大力协助。(10)表示

14、意见用语:应、拟应、责成、同意、支持、反对、不妥、照办、请核查、暂停、取消、取缔、禁止、作废。(11)征询用语:当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、是否可行、意见如何。2.1.5公文行文规则1.行文应确有必要，注重实效，坚持少而精可发可不发的公文不发，可长可短的公文要发短文。2.根据组织关系准确行文组织关系通常有4种情况：隶属关系，指同一组织系统中的上下级机关之间，领导与被领导的关系；指导与被指导关系，指同一专业系统中的上级主管业务部门与下级业务部门之间的关系；平行关系，指同一组织系统中的同级机关之间的关系；不相隶属关系，指非同一系统，任何机关之间的关系。政府各部门依据部

15、门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构，除办公厅（室）外，不得对外正式行文。2.1.5公文行文规则3.联合行文要协商一致同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。4.行文方式要合适正常情况下具有隶属关系或业务指导关系的机关应采取逐级行文的方式。5.主送机关与抄送机关要正确除普发性公文外，一般公文应有主送机关，而且通常只选择一个

16、机关。2.1.6公文写作的基本程序1.明确目的，选好文种写作公文，首先要明确行文目的。2.确定好主题公文主题一是来自机关领导的授意，二是根据对客观情况的分析研究。3.准备好材料公文材料的基本要求是真实、准确、新颖、典型、充分。4.拟好写作提纲拟提纲的过程，就是一个构思过程。5.拟好公文提纲拟好后，就可以按照公文的写作要求拟制公文了。6.审核修改公文正式印之前，一定要送负责人审核签发，履行必要的审批手续。2.2.1命令(令)的概念，特点1.命令(令)的概念命令，简称令，是依据有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员所使用的公文。2.命令(令)的特点(1)作者的限

17、定性。(2)高度的权威性。(3)绝对的强制性。(4)制发的严肃性。2.2.2命令的种类1.发布令发布令是国家领导机关和有关部门用来发布法律、发布重要行政法规和规章制度的命令。2.行政令行政令用来发布重大的强制性行政措施。3.任免令任免令适用于国家高级干部和其他重大人事的任免事项，如国务院总理、各部部长、各委员会主任、驻外国全权代表的任免等。4.嘉奖令嘉奖令适用于表彰和嘉奖有重大成就和突出贡献的有功人员、先进集体、单位等。此外，还有动员令、特赦令和戒严令等。这些命令因极具特殊性而很少使用。2.2.3命令的写作及注意事项1.命令的结构命令(令)一般由标题、发文字号、正文、落款四部分构成。(1)标题

18、。1)发文机关+事由+文种，如国务院关于进行第四次全国人口普查的命令。2)发文机关+文种，如市人民政府令。3)发布命令的领导人职务+文种，如中华人民共和国主席令。4)文种，即单独写文种“命令”或“嘉奖令”等。2.2.3命令的写作及注意事项(2)发文字号。1)普通公文发文字号形式，即由行政区域代字、机关代字、文种代字、年号、序号组成。2)编号，政府或国家领导人所发的命令单独编号，即从任职开始，不受年度限制，按顺序编排，一直到任职期满为止，如中华人民共和国主席令(第58号)，中华人民共和国国务院令(第299号)。(3)正文。(4)落款，包括发布命令的机关或发令人的职务、姓名和成文时间。2.2.3命

19、令的写作及注意事项2.命令的写法不同类型的命令(令)写法要求不同，下面仅就几种常用的命令(令)写法分别进行阐述。(1)发布令。1)发令原因，写明发布的法律、法规和规章的名称和发布的依据，即发布对象是在什么会议、什么时间通过或批准的。2)命令决定，一般用“现予公布”“现予颁布”表示，紧接于发令原因之后。3)执行要求，指发布的法律、法规和规章生效的时间。2.2.3命令的写作及注意事项(2)行政令。1)发令原因，概括发令的目的、依据或原因，一般用“根据”“为了”“鉴于”作为开头，用惯用语“特发布命令如下”“现决定”引起下文。2)命令内容，即行政措施的具体内容部分，是全文的主体部分，多采用分条列项式陈

20、述，要求有针对性、具体、严谨。3)执行要求。(3)任免令。1)任免依据，写明作出任免决定的机关名称和会议名称、时间等，以表明任免命令符合法定程序。2)任免内容，写明被任免者的姓名与所任免的职务。2.2.3命令的写作及注意事项(4)嘉奖令。1)嘉奖缘由，是嘉奖的依据，要着重写明被嘉奖者的突出事迹、成就与贡献，并作出适当的评价，指出其性质和意义。2)嘉奖决定，写明嘉奖令颁发的机关、会议嘉奖的内容，这一部分要写得直截了当，言简意赅。3)希望与号召，是嘉奖令的结尾部分，应切合实际，有号召力。3.命令写作的注意事项(1)按权限发文，不能越权行文。(2)发文字号使用时有特殊性，即以领导人发布的命令不按年度

21、编号，而是从任职到卸任为止依次排号。(3)语言应庄重、质朴、条理清晰、结构严谨、层次分明。2.3决定2.3.1决定的概念、特点和种类1.决定的概念 决定是党政机关、社会团体、企事业单位对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项时所使用的一种指挥决策性公文。2.决定的特点决定和命令相比，有一定的相似之处，如都涉及重大事项的安排。(1)广泛性。(2)权威性。(3)指挥性。3.决定的种类(1)法规性决定。(2)决策性决定。(3)知照性决定。(4)奖惩性决定。2.3.2决定的写法1.标题决定的标题通常由发文机关、事由和文种三部分组成，如国务院关于非公有资本

22、进入文化产业的若干决定；也有省略发文机关，由事由、文种构成的，如关于2006年度住房公积金工作的奖励决定。2.主送机关普发性决定，常省略主送机关。3.正文正文一般由制发决定的依据、决定的事项和执行要求或希望与号召三部分组成。(1)开头部分。2.3.2决定的写法(2)中间部分。主体部分的结构形式有很多种，形式可灵活掌握。如果内容单一，文字少的，可采用一个自然段的形式；如果内容多，可采用多个自然段或分条列项式，以使决定的事项条理清楚、层次分明；也可采用分块式，即把决定事项分成几大部分，便于掌握和执行。(3)结尾部分。4.落款和日期落款在正文右下方标出发文机关，若标题中已标明的，可省略；日期通常在落

23、款之下，如会议通过的日期，需用圆括号括起，置于标题之下。2.3.3决定的写作要求1.决定的依据要充分决定的依据及决定的理由必须充分。2.决定的事项要详细具体决定的事项是决定的主要内容和核心部分。2.4通知与通告2.4.1通知通知是一种最为常见的公文，广泛应用于我们的日常工作与生活之中，是获取信息与咨讯的一种重要方式与渠道。2.4.1.1通知的概念、特点和种类1.通知的概念通知是发布法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员的一种公文。2.通知的特点(1)应用范围广泛。(2)一文一事，行文简便灵活。(3)突出的

24、时效性。(4)知照性。(5)指挥性。2.4.1.2通知的写作1.标题按照通知的不同性质，其标题常有三种写法。(1)完全式，即由发文机关+事由+文种组成。1)普通型标题，如国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知(国发200023号)。2)印发、转发、批转类通知标题。(2)省略式，即由事由+文种或单独写文种。1)事由+文种，如关于召开全国物业管理工作会议的通知。2)文种。2.主送机关在标题之下，正文之前顶格写受文机关。3.正文正文是通知的核心内容部分，具体的写法应该根据通知的实际情况而定，但一般结构包括如下三个方面。2.4.1.2通知的写作(1)通知的缘由，即通知制发的理由、根据(依据)、目

25、的、原因等，有时，还应写出通知制发背景或意义。通知的缘由常见的句式有：“根据精神（指示）”“经批准（同意）”“研究决定”“为了”等。由通知的缘由到通知的事项部分，常用过渡句：“现通知如下”“特作如下通知”等。如果篇幅短，文字少，也可不用过渡句，直接写通知事项。(3)执行要求。有的通知用“特此通知”“专此通知”“望周知”等习惯用语结尾。如前面的通知缘由已经用了“特作如下通知”的，结尾时的习惯用语也可省略。4.落款发文机关署在正文末尾右下方，若标题中已标明发文机关了，落款时也可省略。5.日期通知必须有日期，在落款下面。2.4.2.1通告的概念、特点1.通告的概念通告是用来公布社会各有关方面应当遵守

26、或者周知的事项的公文。通告主要有两种类型。一种是政务性通告，是行政机关在自己的权限范围内对有关单位或人员发布的应当遵守的事项的通告，如某市公安局发布的站前广场通告。另一种是周知性通告，如“施工通告”“拆迁通告”等。2.通告的特点(1)使用广泛。(2)内容的专业性和法定的约束性。2.4.2.2通告的写作及要求1.通告的写作通告的结构包括标题、正文、落款、日期。(1)标题。1)发文机关+事由+文种，如佳木斯市公安局关于加强民用爆炸品、枪支弹药、管制刀具及烟花爆竹安全管理的通告。2)发文机关+文种，如上海市公安局通告。3)事由+文种，如关于维护市场秩序的通告。4)文种，如通告。(2)正文，包括通告缘

27、由、事项和结语三部分。1)通告的缘由。2)通告的事项，即通告的主体、核心内容。3)结语。(3)落款，即发文机关。(4)日期，即成文日期。2.4.2.2通告的写作及要求2.通告的写作要求(1)通告的写作内容上，要符合党和国家的政策、法律和规章，通告的内容不能与宪法以及现行的有关法律规定相抵触，要使每一项条款都体现出党和国家以及人民的利益。(2)要正确选用文种，语言庄重、准确、通俗易懂，便于理解和遵守。2.4.3通告与通知的使用比较1.相同点(1)现实生活中，常常有通告与通知使用混淆的现象，主要因为二者都是下行文，都是在一定范围内发布一些应知的事项，都有知照性特点。(2)二者使用范围都较广泛，任何

28、党政机关、社会团体、企事业单位都可以发布通告与通知，而且二者内容也都非常广泛，发布的事项都可大可具体。2.不同点通告与通知的不同点也很明显。(1)受文对象范围不同。(2)使用范围不同。(3)要求程度不同。2.5公告2.5.1公告的概念、使用范围1.公告的概念公告是用来向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。2.公告使用范围公告主要用于级别较高的国家行政机关宣布有关的重大事项与重大事件。2.5.2公告的特点、种类1.公告的特点(1)发布内容的重要性。(2)发布范围的广泛性。(3)发文机关资格的有限性。2.公告的种类(1)公布性公告。(2)告知消息公告。(3)重要事项公告，如中国银行公告等。2.5

29、.3公告的写作及注意事项1.公告的写作(1)标题。1)发文机关+事由+文种，如中国人民银行关于国家货币出入境限额的公告。2)事由+文种，如关于侨资、外资银行清偿在华未了负债的公告。3)发文机关+文种，如中华人民共和国全国人民代表大会公告。4)只写文种，如公告。(2)正文。1)公告缘由。2)公告事项。3)结语。(3)署名，也称落款，在正文之下写发文机关名称。(4)日期。2.公告写作注意事项(1)要正确选用文种。(2)行文要庄重严肃，文字简练。2.5.4公告与通告的使用比较1.重要程度不同公告公布的都是特别重要的事项或者法定事项；通告主要用于发布应当遵守的或应当周知的事项。2.发布范围不同公告是告

30、知国内外的公文，范围大；通告只是面向国内或某一特定区域，范围相对较小。3.发文机关级别不同公告的发文机关级别高，通常为党和国家的高级机关及国家级特殊部门，如中国人民银行等；通告的发文机关往往不受级别限制，上至党和国家的高级机关，下到基层机关、企事业单位、社会团体都可发文。2.6通报2.6.1通报的概念与特点1.通报的概念通报是表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况时所使用的一种公文。2.通报的特点(1)典型性。(2)倾向性。(3)时效性。2.6.2通报的作用与种类1.通报的作用(1)教育作用。(2)沟通情况、传播信息作用。2.6.2通报的作用与种类2.通报的种类通报的种类按内容和性质可以分为

31、三种。(1)表彰性通报，主要用于表彰在工作、学习或其他活动中作出显著成绩的先进团体或先进个人，目的是通过表彰先进，树立典型，推广先进经验，弘扬正义正气，带动其他群众和单位学习先进，促进社会和谐进步、工作顺利开展，例如关于表彰2006年先进生产者的通报。(2)批评性通报，主要用于批评下属单位或个人在工作、生活、学习或其他活动中所犯的重大错误、重大过失，目的是通过批评错误，处理事故，处分责任者，使犯错误的人得到惩处，错误得到纠正，也使其他人从中吸取教训，例如关于对事故责任者的通报。(3)情况通报，主要用于重大情况或重要精神的传达，如关于最新禽流感情况的通报。2.6.3通报的写作1.标题(1)发文机

32、关+事由+文种，如县人民政府关于表彰年度见义勇为先进个人的通报。(2)事由+文种，如关于对矿难事故调查的情况通报。(3)发文机关+文种，如大学通报。(4)文种，只写“通报”。2.主送机关普发性通报或在本单位内部公开张贴的通报，可不写主送机关，但作为内部文件指定下发单位的通报，要写受文机关。3.正文正文是通报的主体部分。(1)表彰性通报。1)按通报事实、分析评价、决定号召顺序。2)按通报事实、决定、分析评价、号召顺序。2.6.3通报的写作(2)批评性通报。开头部分：写明错误事实或事故发生的经过。写事故的经过，要写明时间、地点、人物、经过和造成的后果、带来的损失等。(3)情况通报。开头部分：情况介

33、绍，有时需要介绍一下情况发生的背景，以及这些情况的来源，如灾情、汛情通报等，以及要说明情况的表现程度。4.落款和日期发文机关名称和日期一般标在正文之后右下方。.6.4通报的写作要求(1)行文要及时准确。(2)通报的人和事要典型，只有典型的人和事才具有普遍的指导教育作用。(3)分析要深刻，评价要恰当。(4)通报的情况一定要真实。2.7报告和请示2.7.1.1报告的概念、特点和种类1.报告的概念报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问时所使用的一种公文。2.报告的特点(1)汇报性。(2)陈述性。2.7.1.1报告的概念、特点和种类3.报告的种类及注意事项根据不同的标准和划分方法

34、，报告有很多不同种类。(1)从内容上分，有工作报告、情况报告、会议报告、检查报告、问题报告等。(2)从时间上分，有年度报告、季度报告、月份报告和工作进展报告等。(3)从范围上分，有综合报告和专题报告。(4)从用途上分，有随文报告和情况报告。(5)从行文意图上分，有呈报性报告和承转性报告。2.7.1.2报告的写作1.标题常见的报告有两种形式。(1)发文机关+事由+文种，如市人民政府关于加强建设的报告。(2)事由+文种，如关于调整离退休人员待遇标准的报告。2.主送机关在标题之下、正文之前顶格写上受文单位全称。3.正文各种报告的正文因性质和内容的差异在写法上有所不同，但主要都包括以下几个部分的内容。

35、开头部分：报告的缘由、目的、意义。这一部分要写得开门见山，简明扼要。然后一般写上常用惯用语，如“现将情况报告如下”“现将有关情况汇报如下”“现报告如下”等，以承接下文。惯用语后要用冒号。2.7.1.2报告的写作(1)工作报告的内容通常包括如下几个方面：1)基本情况，简要交代时间、背景和工作条件。2)取得的成绩，要挑主要的写，把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚。3)经验或体会，主要是从理论上把所做过的工作和取得的成绩进行理性认识，从而概括出某些规律性的东西，以利今后在工作中继续发扬，同时也使别人用以借鉴，指导今后的工作。4)存在的问题和今后应吸取的教训，要写明存在的缺点和不足；问题的表现、问

36、题产生的原因、根源；要指明问题发展下去的危害性和严重性以及今后要吸取的哪些教训，今后改进的措施、意见或建议等。5)今后的打算。2.7.1.2报告的写作(2)情况报告。1)严重的自然灾害、各种事故、疫情、灾情、敌情。2)突发的、重要的、特殊的、最新发生的涉及有关国家、社会、人民生命财产安全的情况。3)各种重大活动、会议情况报告，各级各类代表会议的选举报告。4)各项检查情况报告。5)对工作失误和问题的调查、反思、检讨及处理情况的报告。2.7.1.2报告的写作(3)建议报告。1)情况分析部分要简明概要地介绍情况，分析问题，或说明提出建议、意见的目的、依据和原因，或肯定成绩、指出不足，总结经验教训等。

37、2)意见措施部分要在情况分析的基础上提出做好某项工作的意义、建议或措施。(4)答复性报告。结尾部分，一般为报告的结束语，通常用固定的呈请语，如“特此报告”“专此报告”“以上报告如有不妥请指示”“以上意见如无不妥（或以上意见如可行），请批转有关单位执行”等，结束全文。4.落款在正文之后右下方写上发文机关和成文日期。2.7.1.3报告的写作要求1.报告的情况要真实、及时报告的行文目的是让上级机关了解实际工作情况，因此必须实事求是。2.报告的重点要突出报告时，要根据主题的要求安排材料。3.报告中不能夹带请示事项如需要请示，应另写一个请示。4.报告的语言文字要简练、准确报告内容通常很多，表现方法多用概

38、述，所以文字要简明、精练和准确，不能有过多的细节描写和详细叙述。2.7.2请示2.7.2.1请示的概念、特点和种类1.请示的概念请示是向上级机关请求指示、批准时所使用的公文。2.请示的特点请示的特点比较鲜明，主要表现在如下两方面。(1)单一性。1)内容上，必须一文一事。2)主送机关只能是一个。(2)请求性。3.请示的种类及写作注意事项请示的种类按内容性质可分为如下两种。(1)求示性请示。(2)求准性请示。2.7.2.2请示的写作1.标题请示的标题必须写清请示的问题。(1)发文机关+事由+文种，如大学关于贫困学生贷款有关问题的请示。(2)事由+文种，如关于增加取暖经费的请示。2.主送机关请示的主

39、送机关只能写一个。3.正文请示的正文包括请示的理由、请示的事项和结束语三部分。(1)请示的理由。(2)请示的事项。(3)结束语。请示的结束语要另起一行，占一段。4.落款和日期在正文之后右下方写上发文机关和日期。2.7.2.3请示的写作要求1.慎用请示请示的问题一定要是工作中亟待解决的问题，请示的理由一定要充分有力，所写的情况要真实可信，解决问题的措施也要切实可行,不能滥发请示。2.一文一事，内容集中、明确在请示中，务必坚持一文一事原则，不能同时请求指示或批准两个或几个不相关联的问题。3.一份请示只能有一个主送机关这也是请示的重要原则。4.各级行政机关一般不得越级请示因特殊情况必须越级请示时，应

40、当抄送被越过的上级机关。5.请示的语气要谦敬要注意把握分寸，不说过头话，体谅上级机关难处，不提过分要求。2.7.2.4报告与请示的使用比较1.行文目的不同请示是呈批性公文，是为了解决具体问题，请求上级指示或审核批准的，上级机关必须就请示的事项给予答复、回答；报告是呈阅性公文，主要作用是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，使下情上达，一般不需要回复。2.内容构成和含量不同请示的正文通常由请示的理由、请示的事项和带有请求批准、批复的结束语组成；报告正文通常由报告的缘由、报告的事项和报告的结论组成，报告的结束语中不能夹带请示的内容。3.行文时间不同请示必须在事前行文，等上级批复后才能付

41、诸实施，不能边干边请示，更不能“先斩后奏”；报告的行文时限比较宽泛，可在工作前写调查报告、准备情况汇报，也可在工作中汇报进展情况，或在工作结束后汇报。2.8批复2.8.1批复的概念、特点1.批复的概念批复是答复下级机关的请示事项时所使用的公文。批复是属于答复性的下行文，是与请示相呼应的公文，从批复的概念可以看出，它的内容涉及面比较窄，除了直接回答请示的事项外，无须涉及其他问题。2.批复的特点(1)指示性。(2)针对性。(3)被动性。2.8.2批复的写作1.标题(1)批复机关+事由+文种，如国务院关于全国水土保持规划纲要的批复。(2)批复机关名称+请示机关名称+事由+文种。这种标题实际上是把请示

42、的标题重复了一遍，拟批复标题时，要注意调整用词。如下级机关的请示标题可能是“四川省关于撤销涪陵地区设立地级涪陵市的请示”。引用时，如不去掉一个“关于”，就可能成为国务院关于同意四川省关于撤销涪陵地区设立地级涪陵市的请示的批复式的标题。这样的标题即冗长又不清晰、不简洁。可调整为如下形式：国务院关于同意四川省撤销涪陵地区设立地级涪陵市的批复。(3)事由+文种，如关于同意停办时代期刊的批复。2.8.2批复的写作2.主送机关除批转性请示外，批复的主送机关就是呈送请示的下级机关。3.正文批复的正文由批复引语、批复内容和批复结论三部分组成。(1)批复引语。(2)批复内容。批复如果内容简单的，可一段式行文，

43、如果内容多的，可分条列项行文。(3)批复结论。批复结语另起一行，占一行。4.落款和日期在正文之后右下方写上发文机关和日期。2.8.3批复的写作要求1.行文慎重，及时批复因为批复的指示性特点，在对下级机关作出指示之前，一定要对请示事项的原因、背景、条件、涉及的法律依据等，进行认真的调查研究，使批复合理合法。2.态度鲜明、切实可行不管同意与否，都应明确表态，切忌含糊其辞、模棱两可，也不能回避请示内容、答非所问。3.文字简洁、语气肯定，措辞准确、表述清楚批复的语气要简明扼要，语气肯定，便于请示机关理解执行，忌用模棱两可或容易产生歧义的词语，以避免下级机关在具体工作中产生错误理解。2.9会议纪要2.9

44、.1会议纪要的概念、特点和种类1.会议纪要的概念会议纪要是根据会议的指导思想和目的要求，在会议记录和会议有关文件的基础上，将会议的基本情况及一定的事项用精练的语言加以综合整理而形成的公文。会议纪要的内容可以是会议的情况、一定的事项，有时议而未定的事项也会反映出来，以便人们了解、思考，起到一定的参考作用。2.会议纪要的特点(1)纪实性。(2)纪要性。(3)称谓用语的规定性。3.会议纪要的种类会议纪要按照不同的标准会有不同的种类。(1)指示性会议纪要。(2)例行性会议纪要。2.9.2会议纪要的写作1.标题会议纪要的标题有三种形式。(1)机关名称+会议名称+文种，如市人民政府第三次现场办公会议纪要或

45、县人民政府第次常务会议纪要。(2)会议名称+文种，如全国物业会议纪要。(3)双标题式。2.正文会议纪要的正文包括前言、主体、结尾三部分的内容。(1)前言部分。2.9.2会议纪要的写作(2)主体部分。主体部分的写作较为灵活，其表达方式可根据内容要求采取下面几种方式：1)分条列项式，按议题的顺序对会议的发言、讨论的内容和决定的事项加以记述，以便了解和落实。2)分类归纳式，如果会议涉及的内容多，讨论的问题多、规模大时，可以按讨论的问题、议定的事项加以归纳和分类整理，然后分几个方面来记述，以使条例清楚、层次分明、重点突出。3)概括式，对于一些小型的、业务的会议，可以将有关的会议发言和讨论用概括的叙述方

46、法加以表述，以使主题更加明确。4)摘要式，按照会上发言的顺序，把每个发言人的主要观点和意见摘要写出来。2.9.2会议纪要的写作(3)结尾部分有几种情况：1)提出希望、要求或号召，希望有关单位认真贯彻执行会议精神等。2)对今后工作的安排、打算，包括具体的步骤与措施。3)简要说明会议遗留的尚待解决的问题。4)省略结尾部分。3.落款和日期署名只用于办公会议纪要。2.9.3会议纪要的写作要求(1)真实准确地反映会议的各项内容。(2)要突出重点。(3)语言精练、准确。2.9.4会议纪要与会议记录的区别(1)会议纪要以会议记录为基础，是在会议记录的基础上，选择重要的东西加以表述，如主要观点、议定的事项等。

47、(2)会议纪要是公文的文种之一，作为公文使用，在一定范围内公开发表。2.10议案2.10.1议案的概念、特点和种类1.议案的概念议案是各级人民政府和各级人民代表大会的代表，按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项时所使用的公文。会议期间，人民代表提出的议案称为人民代表议案，法定机关如国务院和地方各级人民政府向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提出的议案称为法定机关议案。人民代表议案和法定机关议案的性质、功能和写法大体相同。2001年实施的新的国家行政机关公文处理办法把由法定机关提出的议案列为公文文种之一。本书着重介绍的也是法定机关议案。2.10.1议案的概念、特

48、点和种类2.议案的特点提交议案的目的是提出比较系统、成熟的建议文本供大会审议、通过并采用，从而反映人民群众参政议政的愿望和要求，督促国家机关依法履行职责。(1)时间的限定性。(2)制发资格的法定性。(3)行文的定向性。(4)内容的重要性和普遍性。(5)建议的可行性。2.10.1议案的概念、特点和种类3.议案的种类议案从不同的角度划分有不同的种类。(1)法律法规议案，为制定法律法规而提请审议的议案。(2)重大事项议案，用于提请审议重大的事项和重要问题的处理方案的议案。(3)任免议案,用于提请审议决定政府和国家重要领导人、驻外机构的主要负责人任免的议案。2.10.2议案的写作1.标题议案的标题一般

49、有如下两种。(1)发文机关+事由+文种，如国务院关于提请审议中华人民共和国农业基本法(草案)的议案。(2)事由+文种，如关于提请审议修改后的国务院机构改革方案的议案。2.主送机关使用全称或规范化简称，如“全国人民代表大会”“省人大”；也有具体表述为“第届全国人民代表大会第次会议主席团”。2.10.2议案的写作3.正文议案的正文包括缘由、事项和结束语。(1)缘由。这一部分要概括准确、简明而又充分。必要时需要有一定的论证，为议案的审议通过创造条件。(2)事项。(3)结束语。结束语可以另起一行，成一段；也可以接在议案事项的后面。4.落款议案的落款与别的行政公文不同。5.成文日期以首长的签发日期为准，

50、写明具体的年、月、日。6.附件有的议案，如法律法规议案，要附有法律法规条款正文；还有的议案需附上相关的事实材料、说明文字、图表等。2.10.3议案的写作要求1.注意提案和议案的区别(1)适用范围不同。(2)制作者不同。(3)提出的时限要求不同。(4)产生的效力不同。2.坚持一案一事议案的主题要集中，一个议案中只涉及一个问题，事项应具体、单一，不能一案数件事，影响议案的审议处理。3.熟悉国家的法律、法规和党的方针政策由于议案的政治性、政策性强，涉及宪法事项以及重大方针政策和重大事项，所以议案必须以法律、法规、政策为依据。4.议案内容符合实际情况，真正做到切实可行撰写议案时，要广泛征求各方面意见，