常用公文写作培训课件(共-43张PPT).ppt

1、深圳市星河物业管理有限公司深圳市星河物业管理有限公司 常用公文写作常用公文写作课程内容课程内容一、公文概述二、公文写作步骤及要求三、常用公文的写作要点四、公文写作常见错误 一、公文概述一、公文概述广义公文广义公文:是同私人文书相对而言的，包括行政公文、规是同私人文书相对而言的，包括行政公文、规 章文书、事务文书等部门或机关常用应用文。章文书、事务文书等部门或机关常用应用文。狭义公文狭义公文:专指行政公文，是国家机关、企事业单位、专指行政公文，是国家机关、企事业单位、社会团体等法定社会组织在行使职权和实施管社会团体等法定社会组织在行使职权和实施管 理的过程中，依据特定的程序、规划、格式撰理的过程

2、中，依据特定的程序、规划、格式撰 制出来，表达表述自己意志以发挥行政管理效制出来，表达表述自己意志以发挥行政管理效 能的文书；是企业公文，具有一定约束力的企能的文书；是企业公文，具有一定约束力的企 业文书。业文书。公文的作用公文的作用规范和准绳作用规范和准绳作用领导和指导作用领导和指导作用宣传和教育作用宣传和教育作用联系和知照作用联系和知照作用依据和凭证作用依据和凭证作用1.从公文来源分：对外公文、收来公文、内部公文。2.从公文作用分：指挥、规范、报请、知照、记录性公文。3.从公文行文关系分：上行文、平行文、下行文。4.从公文处理要求分：需办件、参阅件；急件、平件；秘密 件、普通件。公文的分类

3、公文的分类5.从适用范围分：根据国家行政机关公文处理办法规定，行政公文主要分为十三类，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。公文的分类公文的分类文书的语言特点：文书的语言特点：准确、简明、庄重、朴实、规范。公文的主体格式公文的主体格式1.公文标题2.主送单位3.公文正文4.附件5.发文单位署名6.成文日期7.生效标识（用印）（上不压正文、下骑年压月）8.附注二、公文写作的步骤与要求1.明确发文主旨2.收集有关材料，进行调查研究3.拟出提纲，安排结构4.起草正文5.反复检查，认真修改拟写公文的基本要求1.格式要求2.内容要求3.文字要求编号规则1

4、、下发文不采用“发”，上报文不采用字”；2、发文号由发文单位代字、年度和顺序号三部分组成，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角 括号“”括入；3、序号不编虚位（即不编为001），不加“第”字。编号规则 公司发文：深星物XXXX年XXX号 总经办发文：深星物总办XXXX年XXX号 财务部发文：深星物财务XXXX年XXX号 物业部发文：深星物物业XXXX年XXX号 品质部发文：深星物品质XXXX年XXX号编号规则 分公司发文：深星物XXXXXX年XXX号 例如：“深星物常州2011年1号”。深圳辖区管理处发文：深星物XXXXXX年XXX号 例如：“深星物明居2011年1号”。字体和格式要

5、求 编号编号：宋体四号字 标题：标题：黑体二号字 章标题：宋体四号加粗 正文：正文：宋体四号 主题词：主题词：宋体四号，每个主题词之间空一个字 间距 报、抄送：报、抄送：宋体小四号字 页码：页码：宋体五号，居中 行间距：行间距：标准 字间距：字间距：标准三、常用公文的写作要点日常工作中常用的公文文种请示报告通知通报函会议纪要三、常用公文的写作要点 一、请示请示 二、报告二、报告 这两种公文均属上行文。所谓上行文是指下级部门向上级领导部门（包括有业务指导关系的上级部门在内）的行文。请请 示示 请示请示是下级部门向所属上级部门请求指示、批准事项时使用的呈请性上行公文。请示的分类：请示的分类：请求指

6、示的；请求批示的；请求审核的；请求解决的；请求批转的。请请 示示请示的写作结构：请示的写作结构：标题通常由发文部门、事由、文种三要素组成通常由发文部门、事由、文种三要素组成。例：总经办关于内部培训师外出参观的请示例：总经办关于内部培训师外出参观的请示主送部门或单位正文：请示事由或起因请示事由或起因+请示事项请示事项+请求请求落款 一般有较为固定的结语如：妥否（可否一般有较为固定的结语如：妥否（可否，是否可行），请批示。，是否可行），请批示。请示的写作技法请示的写作技法1、“请示”的内容一般较多涉及的是“人、财、物、机构、编制、出境以及工作中遇到的需要上级作出决定的重大问题或应由上级加以审批的事

7、项等具体问题，也就是人们通常所说的硬件方面的问题。2、请示的行文对象必需是自己的上级部门。3、要把握请示的内在逻辑不论内容长短，要讲清楚两个问题，即“为什么要请示”“请示什么问题”。4、“香烧一股，佛敬一尊”。前者比喻写请示要坚持一文一事，即 一篇请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一 地进行处理。后者比喻请示的主送部门只能是一个，不能多头 请示。请示的写作注意事项请示的写作注意事项写请示要一文一事，切忌一文数事。请示的主送部门只能是一个，不能多头主送。不要错用文种，尤其要与报告区别使用。要选准请示事项，考虑到上级批准的可能性。请示理由要充分，能引人注目，有说服力。报报 告告报告报

8、告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级询问的上行公文。报告的种类：报告的种类：工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告。报告由标题、主送部门、正文、签署构成。报告正文由开头（报告目的）、中间（报告内容）、结 尾（结束语）组成。报告的写作结构标题标题 通常由发文部门、事由、文种三要素组成。如：*部处关于管理费收缴工作情况的报告正文正文 1.报告引据：报告正文的开头部分，简明扼要的语句报交代出全文的主要内容或基本情况。，然后用一句过渡语“先将有关情况报告如下”。2.报告事项：分三步，工作的基本情况；主要做法和成绩；存在的问题及今后的打算。结尾结尾 另起一段，独占一行。有固定的

9、结语，如“以上报告如有不妥，请指示”、“特此报告”等。报告的写作技法1.1.切实把握报告写作的通用规则切实把握报告写作的通用规则 三段式：（1）情况做法问题 （2）情况（做法）问题今后意见 （3）情况原因（责任）下一步做法2.2.注重实效，情况真实注重实效，情况真实 注重实效指用报告向上级反映情况、汇报工作、提出建议，必须及时、迅速，不能拖沓。报告承担着向上级部门反映信息及决策反馈的作用，必须原原本本地反映实际情况。3.3.语言要简洁、篇幅要短小语言要简洁、篇幅要短小 请示与报告的异同请示与报告的异同相同之处：同属一个行文方向上行文不同之处：不同之处：1.行文要求不同：报告不要求上级批复，而请

10、示则要求上级批复。2.行文时间不同：报告是事中或事后行文，而请示只能是事前行文。3.文种性质不同：报告属陈述性的上行公文，而请示属请求性的 上行公文。4.结尾用语不同：报告的结尾一般用“特此报告”或不用，对上级没 有明确的回复要求。请示一般用“可否，请批 示”，对上级的要求十分肯定。通通 知知通知通知是上级部门对下级部门、平行部门以及部门内部发 布规章、布置工作、传达指示、任免人员等经常使 用的一种公文。通知由标题、受文单位、正文（通知原由、通知事项、执行要求）、落款组成。通通 知知三种类型的通知三种类型的通知1、批转性通知2、转发性通知3、发布性通知通通 知知拟写通知的注意事项拟写通知的注意

11、事项（“三忌三要”）：一忌啰嗦，二忌条理不清，三忌无谓的客套寒喧；内容要明确具体，语言要简洁肯定，要使用一定的专用语。通通 报报通报：通报：是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情 况的一种公文。通报的特点：通报的特点：知照性、教育性、政策性、针对性、典型性。通报的类别：通报的类别：表扬性通报、批评性通报、情况通报。通报由标题、主送部门、正文、落款组成。通通 报报通报的正文通报的正文：引据、主体（事实与评析、决定）、结语。通报写作的基本要求通报写作的基本要求：行文要及时；事例要真实、典型；叙述要详略得当；提出要求要可行；要突出教育性，注意掌握政策。函函函函是不相隶属部门之间相互商洽工作、询问和答

12、复问题或向有关主管部门请求批准等的公文。私函与公函的区别：私函与公函的区别：口语化与书面语化寒喧用语与礼貌用语 函函函的分类：函的分类：1、从函的内容来分、从函的内容来分：商洽工作函；询问情况或 征询意见函；答复问题函；互通情况函；请 批函。2、从函的格式来分、从函的格式来分：公函；便函。3、从函的发文方向来分从函的发文方向来分：发函；复函。函函函的格式：函的格式：一般由标题、正文、落款和成文时间构成。正文包括原由、事项、结语三部分。函函拟写函的注意事项：拟写函的注意事项：无论主动发函或复函，均应开宗明义，不用客套话；要有鲜明的针对性，做到一函一事；态度诚恳，语气平和，切忌发号施令；复函要直接

13、回答对方来函提出的问题，不宜提出执行要求。会会 议议 纪纪 要要会议纪要会议纪要是记载和传达会议情况与议定事项的公文。会议纪要与会议记录的区别：会议纪要与会议记录的区别：会议记录不是公文，而纪要是正式公文；会议记录是一种“过程记录”，而纪要是一种“精神 传达”。会会 议议 纪纪 要要会议纪要的作用：会议纪要的作用：沟通情况；交流经验；统一认识；指导工作。会议纪要的特点：会议纪要的特点：概括性；纪实性；系统性；约束力。会会 议议 纪纪 要要1、单式标题：、单式标题：会议名称+文种 会议部门+会议名称+文种 会议部门+事由+会议名称+文种2、复式标题：、复式标题：由正题和副题组成。会会 议议 纪纪

14、 要要会议纪要的正文：会议纪要的正文：1、集中概述法。2、分项叙述法。3、发言提要法。会议情况概述+会议内容摘要 会会 议议 纪纪 要要会议纪要的撰写要求：会议纪要的撰写要求：实事求是，真实准确突出重点，简明精炼层次分明，条理清楚 四、公文写作常见错误四、公文写作常见错误一、文种使用不当一、文种使用不当二、格式不规范二、格式不规范三、三、行文规则混乱行文规则混乱 四、提法不当四、提法不当五、名称表述混乱五、名称表述混乱 六、时间表述含糊六、时间表述含糊 七、用词不当七、用词不当 八、不符合语法八、不符合语法 九、数字使用不统一九、数字使用不统一 常见错误解析常见错误解析 一、语句不合语法规范一

15、、语句不合语法规范 例例1、*（部处）优先提高有突出贡献的（部处）优先提高有突出贡献的员工生活待遇的通知。员工生活待遇的通知。例例2、*（部处）关于认真做好（部处）关于认真做好09年表彰年表彰优秀员工的通知。优秀员工的通知。例例1的介词的介词“关于关于”应用未用。其办文意图应是面向公司的，但也可理应用未用。其办文意图应是面向公司的，但也可理解为只是面向本部处的，易产生歧义，其原因是在发文部门与理由解为只是面向本部处的，易产生歧义，其原因是在发文部门与理由之间缺少了介词之间缺少了介词“关于关于”，应补上。，应补上。例例2缺宾语。此标题动词是缺宾语。此标题动词是“做好做好”后面缺少宾语后面缺少宾语

16、“工作工作”应补上。应补上。常见错误解析常见错误解析 二、请示、函、报告三者混淆二、请示、函、报告三者混淆 例例3、*（部处）关于申请解决更换一台（部处）关于申请解决更换一台电梯并大修一台空调的报告。电梯并大修一台空调的报告。例例3的标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词的标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是是“请示请示”，“请示请示”的标题可直接准确概括出的标题可直接准确概括出“请示请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告报告”两字替换为两字替换为“请示请示”。常见错误解析常见错误解析 二、请示、函、报告三者混淆二、请示、函、报告三

17、者混淆 例例4、*（部处）关于申请（部处）关于申请E区区A栋房屋栋房屋鉴定的报告。鉴定的报告。例例4的标题内容是某管理处请求某部门批准的标题内容是某管理处请求某部门批准“房屋鉴定房屋鉴定”，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。该文，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。该文件是属于请求批准件是属于请求批准“函函”性公文，理应删除性公文，理应删除“报告报告”，将将“报告报告”两字改为两字改为“函函”。常见错误解析常见错误解析 二、请示、函、报告三者混淆二、请示、函、报告三者混淆 例例5、*（部处）关于（部处）关于2010年元旦文艺联年元旦文艺联欢会所需经费的请示报告。欢会所需经费的请示报告

18、。例例5的标题显然是下属单位向上级主管部门请求解决经费的标题显然是下属单位向上级主管部门请求解决经费的问题。此文是属于请示性公文，的问题。此文是属于请示性公文，“报告报告”两字应改为两字应改为“请示请示”。谢谢大家！激励学生学习的名言格言激励学生学习的名言格言220、每一个成功者都有一个开始。勇于开始，才能找到成功的路。221、世界会向那些有目标和远见的人让路（冯两努香港著名推销商）222、绊脚石乃是进身之阶。223、销售世界上第一号的产品不是汽车，而是自己。在你成功地把自己推销给别人之前，你必须百分之百的把自己推销给自己。224、即使爬到最高的山上，一次也只能脚踏实地地迈一步。225、积极思

19、考造成积极人生，消极思考造成消极人生。226、人之所以有一张嘴，而有两只耳朵，原因是听的要比说的多一倍。227、别想一下造出大海，必须先由小河川开始。228、有事者，事竟成；破釜沉舟，百二秦关终归楚；苦心人，天不负；卧薪尝胆，三千越甲可吞吴。229、以诚感人者，人亦诚而应。230、积极的人在每一次忧患中都看到一个机会，而消极的人则在每个机会都看到某种忧患。231、出门走好路，出口说好话，出手做好事。232、旁观者的姓名永远爬不到比赛的计分板上。233、怠惰是贫穷的制造厂。234、莫找借口失败，只找理由成功。（不为失败找理由，要为成功找方法）235、如果我们想要更多的玫瑰花，就必须种植更多的玫瑰

20、树。236、伟人之所以伟大，是因为他与别人共处逆境时，别人失去了信心，他却下决心实现自己的目标。237、世上没有绝望的处境，只有对处境绝望的人。238、回避现实的人，未来将更不理想。239、当你感到悲哀痛苦时，最好是去学些什么东西。学习会使你永远立于不败之地。240、伟人所达到并保持着的高处，并不是一飞就到的，而是他们在同伴们都睡着的时候，一步步艰辛地向上爬241、世界上那些最容易的事情中，拖延时间最不费力。242、坚韧是成功的一大要素，只要在门上敲得够久、够大声，终会把人唤醒的。243、人之所以能，是相信能。244、没有口水与汗水，就没有成功的泪水。245、一个有信念者所开发出的力量，大于99个只有兴趣者。246、环境不会改变，解决之道在于改变自己。247、两粒种子，一片森林。248、每一发奋努力的背后，必有加倍的赏赐。249、如果你希望成功，以恒心为良友，以经验为参谋，以小心为兄弟，以希望为哨兵。250、大多数人想要改造这个世界，但却罕有人想改造自己。