汽车集团有限公司文书档案整理规则(WORD10页.doc

1、 NQG040104文 书 档 案 整 理 规 则 代替1 主题内容与适用范围1.1 本规则规定了 集团有限公司 （以下简称 ）文书档案归档文件整理的原则和方法。1.2 本规则适用于公司所属各单位、子公司。2 制订依据和术语2.1 中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000归档文件整理规则。2.2 归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 文件在归档时间上可采取“随办随归”、“集中归档”或两者相结合的方式。各单位文书档案归档工作无论采取哪种方式，必须在次年的3月底之前完成移交档案室。2.3 件：归档文件的基本整理单位。件的确定：一般以每份文

2、件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函）原则上为一件，如不在一件需在备注中注明参见件号。3 归档文件的质量要求3.1 归档文件应齐全、完整、准确。纸张较小或已破损的文件应予修整、托裱， 字迹模糊或易褪变的文件应予复制。3.2 归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。归档文件的字迹应确保耐久性，用纸尺寸采用国际标准A4规格纸。 4 归档文件的整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。5 归档文件的整理

3、归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编归档号与盖归档章、编目录、装盒、填写备考表、排架等使之有序化的过程。5.1 装订：归档文件按件装订。对需要永久和长期保存的归档文件，应用不锈钢钉书针装订；保管期限为短期的文件及已装订成册的刊物、书籍等可保持原装订。较厚的文件材料应采取适合保管利用的方式进行装订，如“三孔一线”的装订方法。5.1.1 采用左侧装订式，应将左、下侧对齐；采用左上角装订式，应将左、上侧对齐。5.1.2 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。5.2 归档文件的分类根据公司及各子公

4、司、专业厂的实际情况，归档文件的分类采用“年度问题（即党群类、行政类、经营类、生产技术类）保管期限”或“年度保管期限问题”分类法。5.2.1 按年度分类：将文件按其形成年度分类。5.2.2 按问题分类：将文件按其形成的问题分类。5.2.3 按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类。5.3 归档文件的排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排NQG040104列。会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。5.3.1 归档文件所属年度的区分，以文件的签发日期（落款日期）为准。跨年度会议形成的文件材料归在会议闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。5.3.2 几份文件作为一

5、件时，“件”的日期以装订时排在最前面的文件落款日期为准。5.4 编制归档号与盖归档章归档号是归档文件以件为单位按照其分类方案和排列顺序逐件编写包括全宗号、年度、问题、保管期限、件号、页号、盒号等要素在内的一组数字和字符的集合，归档号填写在归档章内。盖归档章必须用红色印泥加盖在每件文件首页上端、距中附近的空白位置，并用耐久性字迹材料填写归档章上的相关内容。归档章设置的相关内容有全宗号、年度、问题、保管期限、件号、总页数、盒号等（见图A1）。5.4.1 全宗号：省、市档案馆给立档单位进省市档案馆编制的代号。南汽暂不填写空着。5.4.2 年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如：二三

6、年填写为2003。5.4.3 问题：填写党群类、行政类、经营类、生产技术类。5.4.4 保管期限：归档文件保管期限的简称“永、长、短”。5.4.5 件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，南汽只编写室编件号，馆编件号空着。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序将同一年度、同一问题、同一期限内的文件从“1”开始流水编号标注。5.4.6总页数：填写每一件归档文件中有图、文字页面的页数总和。5.4.7 盒号：即档案盒的排列顺序号，按库房排架时的顺序编制流水号。NQG04010455 编目录：归档文件应依据分类方案和室编件号顺序，以件为单位逐件编制归档文件目录。归

7、档文件目录设置的内容有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2）。5.5.1 件号：填写室编件号，见5.4.5。5.5.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。5.5.3 文号：文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。文件没有文号的，文号栏可空着不填写。5.5.4 题名：文件标题。有的文件没有标题或标题不能揭示或不能全面揭示文件内容的，可根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“ ”号。5.5.5 日期：每件文件的形成时间即文件的落款日期。以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2003年2月1日标注为20030201。有的

8、文件上未注明日期，编目时应根据文件内容加以考证并编写日期。5.5.6 页数：见546。5.5.7 备注：注释文件需说明的情况。5.5.8 目录装订及封面设置：归档文件目录用国际标准A4型纸，打印装订成册，档案盒内不须放入目录。每册归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、问题等项目（见图A3）。其中全宗名称填写立档单位的名称，填写时使用全称或规范化简称。5.5.9 用符合要求的档案管理软件所形成的归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份。载体推荐为一次写光盘。5.6 装盒：将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同问题类别的文件不得装在同一盒内

9、，同一问题类不同保管期限的文件不得装在同一盒内。NQG0401045.6.1 档案盒：档案盒采用无酸纸制作，外形尺寸为310220（长宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20、30、40等（见图A4a）.5.6.2 档案盒封面应标明全宗名称。5.6.3 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号、问题等项目（见图A4b、图A4c）。其中：起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“”号连接，其余填写同归档章内容。5.7 备考表：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、和日期（见图A5）。5.7.1盒内文件情况说明：填写盒

10、内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。5.7.2 整理人：负责整理归档文件人员的姓名。5.7.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。5.7.4 日期：归档文件整理完毕的日期。5.8 排架：归档文件整理完毕装盒后，档案盒上架排列方法应与归档文件分类方案相一致。如按“年度问题保管期限”分类，在库房排架时，将档案盒按年度顺序上架排列，同一年度中按问题顺序排列，同一问题中按保管期限（永久、长期、短期）的顺序排列。附加说明：NQG040104附录A（提示的附录）归档章、归档文件目录、档案盒及备考表图示16mm（全宗号）（年度）（室编件号）（总页数）8*问题类别（保管期限）（馆编件号）（盒号）415 mm 图A1 归档章式样件号责任者文号题 名日期页数备注归档文件目图A2 归档文件目录式样NQG040104归 档 文 件 目 录 全宗名称 年 度 保管期限 问 题 图A3归档文件目录封面式样A=B=C=20，30，40等图A4a归档盒封面式样及规格 NQG040104 NQG040104