高效会议管理技巧PPT企业会议管理培训PPT课件（带内容）.pptx

1、企 / 业 / 会 / 议 / 管 / 理 / 培 / 训EFFICIENT MEETING MANAGEMENT SKILLS 汇 报 人 ： X X X 汇 报 时 间 ： X X X目录目录C O N T E N T S0101当今会议面面观0202会议效率不高的原因及解决方案0303开会前的准备工作0404成功会议的五种策略0505会议中的沟通反馈技巧0606主持人的会议管理技巧0707如何对待会议中的意外情况0808主持人与参会者的守则与责任0909会议记录1010会后跟进当今会议面面观ALL ASPECTS OF TODAYS CONFERENCEP A R T / 0 1 .P

2、A R T / 0 1 .01.当今会议面面观甲乙丙想法想法想法好创意好点子会议集思广益图会议的意义：一个集思广益的渠道；显示一个组织或一个部门的存在；是一种群体沟通的方式01.当今会议面面观会议的目的01/开展有效的沟通02/传达资讯03/监督员工、协调矛盾04/达成协议与解决问题05/资源共享06/开发创意07/激励士气08/巩固主管地位01.当今会议面面观达成协议与解决问题 点明困难所在 发现问题并寻找解决方法 衡量问题的轻重缓急 想出新点子 评议新点子 确定行动纲领1. 按人数分类：团队会议/一对一会议2. 按开会方式分类：面对面会议/电话会议/视频会议3. 按开会目的分类：人事安排、

3、讲解政策； 当众表扬或批评别人； 临时处理突发事件； 固定的团队会议； 集思广益的会议。会议会议建议频率建议频率注意事项注意事项固定的部门会议固定的部门会议至少每月一次至少每月一次不能多于每周一次不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。全体会议全体会议至少每两月一次至少每两月一次利用全体大会通报政策，但不能频繁不能频繁，否则回给公司造成沉重的负担。处理突发事件的会议处理突发事件的会议随时随时切忌太频繁切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。一对一会议一对一会议按需要按需要可按

4、需天天开，但是会议长度最好不要超过长度最好不要超过1 1小时小时。01.当今会议面面观01.当今会议面面观=会议的时间成本直接的会议成本效率损失成本会议成本的计算会议效率不高会议效率不高的原因及解决的原因及解决方案方案REASONS AND SOLUTIONS FOR LOW CONFERENCE EFFICIENCYP A R T / 0 2 .P A R T / 0 2 .高效会议的预防性管理02.会议效率不高的原因及解决方案参会者要有听的技能要充分作好准备工作明确开会原因及目的高效会议8大特征1.只有必要时才召集2.好好筹划过5.拟订和分发了议程表一切按部就班6.请了最有经验的和有才能的

5、人出席7.作出了评论和归纳8.记录所有决定、建议和负责人会 议 规 范 种 类02.会议效率不高的原因及解决方案 时间安排方面的规范 固定的会议流程规范 会议本身要遵守的规则固定的会议流程规范1.欢迎2.会议目的3.议程4.具体时间安排5.规章制度1. 结束会议2.总结/安排下次会议跟踪备忘录/跟踪计划开始开始议 程议 程 1 11.分享话题和目标2.交换信息3.产生生意/做决定/确认行动4.总结02.会议效率不高的原因及解决方案会议本身要遵守的规则1. 参会者要将工作安排交给会议主席2. 超过1小时的会议要有书面的通知3. 所有参会者都要有准备发言的心态4. 会议要能准时开始、准时结束5.

6、负责人对决议能否达成负主要责任6. 在会上要维护别人的尊严7. 要有人提出不同的意见8. 会后要能拿到书面的记录9. 参会者要履行反馈职责10.要请第三方监控会议质量开会前的准备工作PREPARATIONS BEFORE THE MEETINGPART/03PART/0303.开会前的准备工作不必开会5个如果1.已经按惯例每周聚会2.会议成本太大3.还有比开会更好的方法4.没什么特别的事情要讨论5.你是唯一做决策且知道该怎么做的（开会让他人参与只能把问题弄糟）必需开会5个如果1.必须把信息同时传达给很多人2.有些事情需要当众表扬或批评3.要让别人参与决策以集思广益4.听取部门汇报工作5.给小组

7、委派任务准备工作的作用03.开会前的准备工作 选择最恰当的选择方式01 使参会者能对讨论有清楚的方向可循02 清楚的告知参会者应有何种行为表现03 节省时间与减少冲突04 会议准备工作核对单03.开会前的准备工作u 了解会议的目的u 是否一定要开会u 确定会议的形式u 安排会议的议程u 决定会议的时间u 确定会议的主持人u 决定会议的地点u 研究会场如何布置u 确定出席人数u 安排出席者座位u 是否准备会议名签u 是否安排交通工具u 是否安排与会者住宿u 是否发出了会议通知u 确定视听教材u 确定辅助教材u 准备会场周边位置图u 是否要求与会者准备资料u 确定自己人的相关资料u 是否安排会后娱

8、乐项目并u 做好事先通知主持人的4个准备03.开会前的准备工作设定设定沟通目标沟通目标制订行动计划预备可能的争执进行SWOT分析SWOT分析Strength优势Weakness劣势Opportunity机会Threat威胁 自身环境成功会议的五种策略FIVE STRATEGIES FOR SUCCESSFUL MEETINGSP A R T / 0 4P A R T / 0 4如何做开场白04.成功会议的五种策略定义:35分钟的谈话;系统、简洁及有明确宗旨。内容:开会目的;时间安排;议事方式;纪律规则程序:概观会议进行程序；提供与会议有关的资讯；规范议程；指定会议记录者；征求对议程设计的意见如

9、何分配发言时间主持人发言时间20%,保证每个人发言机会均等,尽量开成一种互动的会议氛围。主持人发言最多的原因对会议的议题特别熟/地位最高而且声音较大/负担较多的行政责任04.成功会议的五种策略如何掌握议事进度：1.语言方式 2.非语言方式1.1.困难：困难：用足够多的时间检视困难所在使参会者达成共识2.2.讨论：讨论：列举或图示各提案并开始讨论3.比较提案：客观地比较各提案优劣避免意气之争比较提案4.4.估计：估计：估计各提案获益律估计有无采集更多参考资料的需要5.征求：征求反对意见6.6.检视检视：以中立角度检视正反意见7.寻求认同：寻求与会者对各题案之认同8.8.妥协妥协：对提案做适当的休

10、整与妥协9.确认：确认议事结果10.10.执行执行：组成或指定议案执行的监督单位如何达成决议决策方式：彼德德鲁克决议法04.成功会议的五种策略4种群体决策权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策4种团队决策法头脑风暴法德尔菲法思路转换法易地思考法会议中的沟通反馈技巧COMMUNICATION AND FEEDBACK SKILLS IN MEETINGSP A R T / 0 5P A R T / 0 5沟通的漏斗别人行动的 20%别人听懂的40%别人听到的60%你嘴上说的 80%你心里想的 100%05.会议中的沟通反馈技巧沟通金三角自己对方设身处地沟通的定义：沟通为了设定的目标把信息、思

11、想、情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程。05.会议中的沟通反馈技巧环 境话题5%20%工作层面 80%95%关系层面沟通的冰山模式：05.会议中的沟通反馈技巧有效沟通原则有明确的沟通目标；有明确的时间约束；重视每个细节；积极倾听；努力达成目标沟通困难因素缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够重点强调不足或条理不清不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误按自己的思路思考，忽略他人的需求失去耐心，造成争执准备不充分，没有慎重思考就发表意见时间不充分情绪不好语言不通大脑过滤记忆力差05.会议中的沟通反馈技巧如何建立信任找共同点适当展示能力和水平适当暴露脆弱的地方不必说出所有的真相会议中的反馈

12、技巧反馈的两种类型：正面指导反馈建设性反馈批评三部曲首先表扬特定的成就指出做的不好的地方以肯定和支持结束主持人的会议管理技巧MEETING MANAGEMENT SKILLS OF THE HOSTP A R T / 0 6P A R T / 0 6 听听别人的故事听听别人的故事 听听别人完整完整的故事 先听听别人完整的故事倾听的定义倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。06.主持人的会议管理技巧倾听的技巧点头且微笑眼神的接触发出倾听的声音身体向前倾重复和总结必要时做记录06.主持人的

13、会议管理技巧倾听的误区别人说话时你在想你自己的事边听边与自己的不同观点比较经常打断别人的谈话为演讲者结束他的演讲忽略过程只要结果仅听自己想听或愿听的东西精力不集中，易被其他东西干扰说话技巧展示探询评论建立总结排除引进测试理解情况就程序提出建议如 何 对 待 会 议中 的 意 外 情 况HOW TO DEAL WITH UNEXPECTED SITUATIONS IN THE MEETINGP A R T / 0 7 .P A R T / 0 7 .相遇讲故事（和讨论的主题无关）讲了很长才进入主题讲的太模糊，没有具体事例拒绝倾听别人的主要观点解决办法可用话语或非语言的暗示事先提醒关于会议的程序和

14、时间限制用总结的方式结束cicada 蝉07.如何对待会议中的意外情况相遇有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见解决办法非语言性打断重申会议规范反问法shark 鲨鱼07.如何对待会议中的意外情况相遇过于敏感防卫性很强，心中有面墙不能站在别人的立场看问题解决办法点名发言重复问题突出他的贡献donkey 驴07.如何对待会议中的意外情况相遇质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议解决办法肯定他的贡献重申可以试用现在的程序rabbit tracking 兔子般追踪 07.如何对待会议中的意外情况相遇开会的同时一并做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话瞌睡其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处

15、等解决办法强调时间压力重申会议规范带入别人短暂沉默crab 螃蟹（跑题者）07.如何对待会议中的意外情况主持人与参会者的 守 则 与 责 任HOW TO DEAL WITH UNEXPECTED SITUATIONS IN THE MEETINGP A R T / 0 8 .P A R T / 0 8 .主持人的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行正确讨论总结内容引导发言者解释使人困惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人，避免会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保证中立态度08.主持人与参会者的守则与责任听完陈述后，就没词了向双方之一表示赞同阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈认

16、为双方都有错误，指出两者各自存在的问题建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议引导双方攻击你缩小问题的严重性换话题当双方争执时，表达不愉快的情绪08.主持人与参会者的守则与责任主持人作为矛盾调停者的失败表现会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任开放的心态，摒除部门之见尽可能多的获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不隐善扬恶，不人身攻击避免不当的肢体语言会后总结08.主持人与参会者的守则与责任参会者的守则和责任决断：满足自己的要求回避迁就（适应）不合作合作妥协竞争（暴力）协作决断不决断08.主持人与参会者的守则与责任如何处理会议中的冲突会议记录M I N

17、U T E S O F T H E M E E T I N GPART/09.PART/09.09.会议记录会议记录者功能1.仅次于主持人2.记录及维持议程所设计的顺序3.协助主持人总结与归纳才能1.反应快2.写字快3.知识面广4.记忆力特别强5.组织能力强6.倾听能力强7.总结能力强会议记录的10大建议重要的会议应该进行录音定期召开的会议不用录音多数会议指定记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录者的责任更全面会议记录内容全面而准确会议结束后整理会议内容会议记录应有组织的整理与主席共同修正错误部分将会议记录发送给与会者社会性懈怠0102团体思维03团体极化09.会议记录团队会议的误区会后跟进FO

18、LLOW UP AFTER THE MEETINGPART/10.PART/10.10.会后跟进参会者会后跟进的内容拿到会议记录以后要细读分析不同参会者的众生相考虑自己任务的完成方法会议是一项新任务的开始主持人的会后跟进请大家填写会议评估表针对意见做出改进措施询问和联络缺席的同事制定跟进计划负责跟进如有需要找高层协助如计划进行顺利，取消下次会议会议之后，检讨得失10.会后跟进主持人会后自我评定问卷 在开会中有没有人误解过我的意思？ 我有没有在别人谈话时跳到其他话题？ 有没有在会前让员工了解会议的内容？ 面对别人说话的时候是不是很紧张？ 是否遇到只有主持人说话而没人参与？ 谈话结束后是否确认别人

19、明白了你的意思？ 在分派工作时大家是否都看着我而不提问 总会把事情的前因后果呈现给别人吗？ 是否提前考虑把复杂的问题用平易近人的方法表达出来？ 是否会在会议结束时问大家还有什么问题吗？处理说话紧张最好的方式是排练!10.会后跟进提高下次会议质量1. 只有必要时才开会2. 会前要做准备3. 事先颁发议程4. 准时开会准时结束5. 有意识把握会议的方向6. 注意力集中在政策和行动上7. 会议记录应阐明最后的结论8. 会议成功只有用结果衡量9. 强调实施所有的决定10.鼓励沉默者发言，阐明糊涂观点，删除重复话题改变旧时的习惯1. 写下想改变的习惯2. 写下你的目标3. 列出习惯带来的问题4. 列出改变习惯的好处5. 奖励自己6. 坚持21天7. 回顾新的习惯行为技巧及行为:任何技巧只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。企 / 业 / 会 / 议 / 管 / 理 / 培 / 训EFFICIENT MEETING MANAGEMENT SKILLS 汇 报 人 ： X X X 汇报时间：XXX