全面质量管理Chapter-3课件.ppt

1、v組織組織的意義在於制定機構內各單位的的意義在於制定機構內各單位的職掌職掌，以及彼此間以及彼此間相互關係相互關係，指定其，指定其權責權責，賦予，賦予任務任務，使組織內各成員彼此間的工作合理，使組織內各成員彼此間的工作合理化，化，分工合作分工合作，共同為達成企業的總目標，共同為達成企業的總目標而努力。而努力。v組織大致可分為三個階層：高層、中層、組織大致可分為三個階層：高層、中層、低層。低層。v高層經營者高層經營者應負起領導的任務，以及瞭解應負起領導的任務，以及瞭解如何擔任此重責大任。如何擔任此重責大任。Copyright 滄海書局2v組織基本上應包括下列各種組織基本上應包括下列各種要素要素：1

2、.人員：組織必然由若干人組合而成。人員：組織必然由若干人組合而成。2.目標：目標是組織存在的理由，也是結合組織成員的目標：目標是組織存在的理由，也是結合組織成員的主要力量，它代表一組織所追求達成的境界或努力方主要力量，它代表一組織所追求達成的境界或努力方向。向。3.責任：透過責任分配，才能依據組織目標，將所要採責任：透過責任分配，才能依據組織目標，將所要採取活動的範圍和具體工作，分配給各組織成員，使各取活動的範圍和具體工作，分配給各組織成員，使各成員知道自己應如何努力及作為，方能達成組織目標。成員知道自己應如何努力及作為，方能達成組織目標。4.設備及工具：工欲善其事，必先利其器，欲使組設備及工

3、具：工欲善其事，必先利其器，欲使組織成員有效擔負起責任，某些工作上所必要的設備、織成員有效擔負起責任，某些工作上所必要的設備、工具和場所自然不可缺乏。工具和場所自然不可缺乏。5.協調：欲使以上各種要素之間獲得良好配合，發揮最協調：欲使以上各種要素之間獲得良好配合，發揮最大效果，有賴在組織內建立各種政策、程序、職權、大效果，有賴在組織內建立各種政策、程序、職權、溝通管道等，以利組織工作有條不紊地進行。溝通管道等，以利組織工作有條不紊地進行。Copyright 滄海書局3v生產者導向生產者導向的年代，特色是的年代，特色是供不應求，供不應求，並並以功能部門架構設計為主。以功能部門架構設計為主。v在傳

4、統的組織架構下，沒有任何一個單位在傳統的組織架構下，沒有任何一個單位的管理者可以說明的管理者可以說明整個過程整個過程的內涵。的內涵。v消費者時代消費者時代 ，特色是，特色是供過於應，供過於應，企業企業經營的情勢已經與過去大不相同，它需要經營的情勢已經與過去大不相同，它需要有另一種架構圖描繪組織如何執行重要任有另一種架構圖描繪組織如何執行重要任務。務。Copyright 滄海書局4v管理者所面對的管理者所面對的挑戰關鍵挑戰關鍵在於：如何利用在於：如何利用組織既有的能力來從可能的機會中獲利。組織既有的能力來從可能的機會中獲利。v解決方案：建立一個解決方案：建立一個有彈性有彈性以及以及高度競爭高度競

5、爭力力的組織，使其具有的組織，使其具有處理外在環境變革處理外在環境變革的的能力，並儘可能早一點做出適當的能力，並儘可能早一點做出適當的回應回應。v經營者最重要的是經營者最重要的是具有洞察力具有洞察力，亦即能夠，亦即能夠發現創新機會的能力。發現創新機會的能力。Copyright 滄海書局5v領導者是做對的事情，管理者是把事情領導者是做對的事情，管理者是把事情做對。做對。v領導者以灌輸目標的方式創造員工活力，領導者以灌輸目標的方式創造員工活力，管理者則控制和指揮活力。管理者則控制和指揮活力。v領導者訴求為最高層次的價值觀，著重在領導者訴求為最高層次的價值觀，著重在啟發個人的長期潛能，使員工覺得自己

6、是啟發個人的長期潛能，使員工覺得自己是公司的一份子，可以對全公司有所貢獻。公司的一份子，可以對全公司有所貢獻。v管理者則以立即滿足個人財務和安全的需管理者則以立即滿足個人財務和安全的需求為訴求手段。求為訴求手段。Copyright 滄海書局6Copyright 滄海書局7v一位成功的領導者展現如下一位成功的領導者展現如下12項行為或特項行為或特質：質：1. 領導者優先注意外部和內部顧客以及其需要。領導者優先注意外部和內部顧客以及其需要。2. 領導者授權而非控制員工。領導者授權而非控制員工。3. 領導者強調改善而非維持。領導者強調改善而非維持。4. 領導者強調預防。領導者強調預防。5. 領導者鼓

7、勵合作而非對抗。領導者鼓勵合作而非對抗。6. 領導者訓練和督導而非指示和監督。領導者訓練和督導而非指示和監督。7. 領導者由問題中學習。領導者由問題中學習。Copyright 滄海書局88. 領導者持續嘗試改進溝通。領導者持續嘗試改進溝通。9. 領導者持續展示對於品質的承諾。領導者持續展示對於品質的承諾。10.領導者依據品質而非價格選擇供應商。領導者依據品質而非價格選擇供應商。11.領導者建立組織性系統支援品質的努力。領導者建立組織性系統支援品質的努力。12.領導者鼓勵和表揚團隊的努力，透過表揚的領導者鼓勵和表揚團隊的努力，透過表揚的方式鼓勵和獎賞個人及團隊。方式鼓勵和獎賞個人及團隊。Copy

8、right 滄海書局9v領導者必須諳人性，關於人性的領導者必須諳人性，關於人性的6項事實如項事實如下：下：1. 人性是需要安全感卻又希望獨立。人性是需要安全感卻又希望獨立。2. 人們對於外在的獎懲很敏感，另一方面卻又人們對於外在的獎懲很敏感，另一方面卻又同時有強烈的自我動機之意識。同時有強烈的自我動機之意識。3. 人們喜歡聽讚賞的話語。人們喜歡聽讚賞的話語。4. 人們在一時之間只能處理少數事實。人們在一時之間只能處理少數事實。5. 人們比較信任其直覺反應，而非統計數據。人們比較信任其直覺反應，而非統計數據。6. 如果領導者言行不一，人們不會信任其花言如果領導者言行不一，人們不會信任其花言巧語。

9、巧語。Copyright 滄海書局10v倫理是倫理是支配個人與公眾行為支配個人與公眾行為的原則或標準之總稱。的原則或標準之總稱。v企業不會為了追求本身利潤而無限制地滿企業不會為了追求本身利潤而無限制地滿足顧客現有的需求，而置顧客的長期利益足顧客現有的需求，而置顧客的長期利益於不顧。於不顧。v追求顧客滿意的前提是合乎倫理。追求顧客滿意的前提是合乎倫理。v企業經營者不應短視近利，需以正直誠實企業經營者不應短視近利，需以正直誠實的企業價值觀，以及的企業價值觀，以及己所不欲，勿施於己所不欲，勿施於人的同理心當作經營宗旨。人的同理心當作經營宗旨。v黑心產品黑心產品( (食、衣、住、行食、衣、住、行) )

10、Copyright 滄海書局111. 公司將本身利益置於顧客、員工或公眾利益、公司將本身利益置於顧客、員工或公眾利益、福祉之上。福祉之上。2. 公司獎勵違反倫理標準的行為，諸如以不實公司獎勵違反倫理標準的行為，諸如以不實廣告提升銷售量之。廣告提升銷售量之。3. 公司鼓勵與平時不同的雙重工作倫理標準。公司鼓勵與平時不同的雙重工作倫理標準。4. 管理者濫用職權假公濟私。管理者濫用職權假公濟私。5. 管理者處事不公。管理者處事不公。6. 公司和個人過度強調短期結果而犧牲公眾的公司和個人過度強調短期結果而犧牲公眾的長期利益。長期利益。7. 公司和管理者因相信自己的知識絕無謬誤而公司和管理者因相信自己的

11、知識絕無謬誤而錯估真正的風險。錯估真正的風險。Copyright 滄海書局12Copyright 滄海書局13v為了促成公司的管理，應推動倫理管理方為了促成公司的管理，應推動倫理管理方案，推行分成三個步驟：案，推行分成三個步驟：1. 評估：分析與不義行為相關的評估：分析與不義行為相關的成本成本；可分；可分為源自於壓力、機會、態度三種根本原因。為源自於壓力、機會、態度三種根本原因。2. 預防：開發一個足以使上述三種成本降至預防：開發一個足以使上述三種成本降至最低的系統。最低的系統。3. 倡導：不斷宣導合乎倫理行為的重要性，倡導：不斷宣導合乎倫理行為的重要性，強調公司是正派經營，以便開發一個明示、

12、強調公司是正派經營，以便開發一個明示、積極和有效的倫理組織文化。積極和有效的倫理組織文化。Copyright 滄海書局14v管理者應確保具有適當足夠的支援結構。管理者應確保具有適當足夠的支援結構。v實施的作法是由高階經營者開始改進過程，實施的作法是由高階經營者開始改進過程，然後逐步傳遞目標、價值、結構和訓練給然後逐步傳遞目標、價值、結構和訓練給每一階層員工。每一階層員工。v每一每一階層都是以促使員工能有綜合績效的階層都是以促使員工能有綜合績效的共同目標相聯繫。共同目標相聯繫。v組織的各階層所扮的角色各自不同：組織的各階層所扮的角色各自不同：高層：做正確的事高層：做正確的事中層：將事情做正確中層

13、：將事情做正確基層：按正確的方法做事基層：按正確的方法做事Copyright 滄海書局15一般中大型企業可分為：一般中大型企業可分為： 經營層、管理層以及作業層三階層。經營層、管理層以及作業層三階層。Copyright 滄海書局16Copyright 滄海書局17Copyright 滄海書局18v高階經營者在啟動品質過程的整體規劃上扮演著重高階經營者在啟動品質過程的整體規劃上扮演著重要的角色。要的角色。v高階經營者應請各部門選派代表成立一個高階經營者應請各部門選派代表成立一個指導小指導小組，提供部門間橫向連繫溝通，以形成共識組，提供部門間橫向連繫溝通，以形成共識 。v組織第二層級的人是中階管理

14、者，將組織第二層級的人是中階管理者，將指導小組指導小組訂定的策略性計畫轉為戰術性計畫訂定的策略性計畫轉為戰術性計畫。v中階管理者在品質管理實施過程中最具關鍵性。中階管理者在品質管理實施過程中最具關鍵性。v為了成功實施品質管理，必須對中階管理者給予廣為了成功實施品質管理，必須對中階管理者給予廣泛的激勵、教育與訓練；泛的激勵、教育與訓練；要求其要求其組成組成品質管理委品質管理委員會參與品質提升事宜，並將品質列為考績項目。員會參與品質提升事宜，並將品質列為考績項目。v策略和戰術的成功有賴於策略和戰術的成功有賴於基層員工基層員工有效的作業活動。有效的作業活動。v管理者應支持基層員工組成行動小組，從事確

15、管理者應支持基層員工組成行動小組，從事確認問題並提供對策。認問題並提供對策。Copyright 滄海書局19v品質宣言包括品質宣言包括願景宣言願景宣言、任務宣言任務宣言以及以及 品質政策品質政策宣言。宣言。v願景宣言願景宣言(vision statement)是指：界定組織是指：界定組織未來所想要達成的狀況。未來所想要達成的狀況。v任務宣言任務宣言(mission statement)是指：組織的是指：組織的目的及運作的範圍。目的及運作的範圍。v品質政策品質政策(方針方針)是企業在品質施行上之原則是企業在品質施行上之原則性的敘述，表明組織行動的大方向。品質性的敘述，表明組織行動的大方向。品質政

16、策必須依公司內外在因素而不斷調整。政策必須依公司內外在因素而不斷調整。(圖圖3.6)Copyright 滄海書局20Copyright 滄海書局21v所謂策略所謂策略 (strategy) 是指為未來所提供的是指為未來所提供的行動計畫。行動計畫。v策略規劃策略規劃 (strategic planning) 是構建是構建長期長期 顧客導向顧客導向的目標以及界定達成這些目標的的目標以及界定達成這些目標的過程過程。v它是公司它是公司整體策略計畫整體策略計畫的一部分，由的一部分，由高階高階管理者領導、開發和執行。管理者領導、開發和執行。v現代企業經營有賴高階經營者本身洞燭機現代企業經營有賴高階經營者本

17、身洞燭機見的領導，見的領導，即時認清即時認清環境變化所帶來長期環境變化所帶來長期衝擊的可能性。衝擊的可能性。(圖圖3.7)Copyright 滄海書局22Copyright 滄海書局23v許多企業都是得之於創辦人的許多企業都是得之於創辦人的精神和遠見精神和遠見，才得以壯大。，才得以壯大。v通用電器通用電器GE源之於源之於愛迪生愛迪生的發明天才。的發明天才。v福特汽車福特汽車公司肇始於公司肇始於亨利亨利 福特福特創造一套創造一套低成本生產程序的使命，使得大多數人都低成本生產程序的使命，使得大多數人都買起車子。買起車子。v這種遠見不僅激發這種遠見不僅激發創始人創始人充沛的活力，也充沛的活力，也鼓舞

18、一些尊崇理想、尋求開闊天地的鼓舞一些尊崇理想、尋求開闊天地的後起後起之秀之秀。Copyright 滄海書局24v目標目標 (goal) 是關於在是關於在一指定時間內一指定時間內達成某達成某一意欲的結果之敘述。這些目標形成一意欲的結果之敘述。這些目標形成活動活動的細部規劃基礎。的細部規劃基礎。v目標大致分成目標大致分成短期目標短期目標 (如如1年年) 的戰術目標的戰術目標和和長期目標長期目標 (如如5年年) 的策略目標。的策略目標。v目標也可分為目標也可分為管制性管制性目標目標 (維持性目標維持性目標) 和和突破性突破性目標。目標。 前者為經前者為經(常常) 而後者為權而後者為權(變變)。 目標

19、設定包括目標項目、目標值及實施期限。目標設定包括目標項目、目標值及實施期限。Copyright 滄海書局25v維持性目標維持性目標 包括包括維持維持物料、過程及產品符合規格、維持現物料、過程及產品符合規格、維持現場故障率、訴怨、退貨及其他外部績效指標場故障率、訴怨、退貨及其他外部績效指標 於現行水準於現行水準，並維持改善專案的成果。，並維持改善專案的成果。 v突破性目標突破性目標 包括產品績效、品質競爭力、品質成本、主要包括產品績效、品質競爭力、品質成本、主要製程績效等主題。製程績效等主題。 解決問題或創造機會。解決問題或創造機會。Copyright 滄海書局26v朱蘭在朱蘭在Quality

20、Planning and Analysis書中書中指出，一般公司指出，一般公司策略規劃策略規劃的步驟如下：的步驟如下：1.界定界定任務任務和關鍵成功和關鍵成功要因要因。2.進行公司的進行公司的SWOT分析分析，瞭解內在與外在環境並，瞭解內在與外在環境並確認公司的優勢、弱點、機會與威脅。確認公司的優勢、弱點、機會與威脅。3.界定界定願景願景。4.發展達成願景的主要發展達成願景的主要策略策略。5.發展長程與短程的發展長程與短程的策略性目標策略性目標。6.展開目標展開目標，即細分為若干子目標，同時發展操作，即細分為若干子目標，同時發展操作性計畫和專案，以達成目標性計畫和專案，以達成目標 (圖圖3.8

21、)。7.提供提供執行領導者執行領導者以落實上述策略。以落實上述策略。8.進行衡量、評估和稽核，以進行衡量、評估和稽核，以檢討進展檢討進展。Copyright 滄海書局27Copyright 滄海書局28Copyright 滄海書局29Copyright 滄海書局30 接球：日本企業領袖發展出一種引發接球：日本企業領袖發展出一種引發員工投入員工投入和和培養共識培養共識的工具。的工具。 過程：投球過程：投球接接球球反思反思改進改進Copyright 滄海書局31 在方針管理的規劃中，必須注意以在方針管理的規劃中，必須注意以持續性持續性改進與改進與突破性突破性改進進行改進進行PDCA循環。循環。Co

22、pyright 滄海書局32Copyright 滄海書局33vDeFeo (1995) 指出目標至少可設於七大領域：指出目標至少可設於七大領域：1. 產品績效：例如將產品平均壽命提升產品績效：例如將產品平均壽命提升xx%。2. 競爭表現：例如僱用競爭表現：例如僱用xx位有證照的品質工程師。位有證照的品質工程師。3. 品質改進：例如將物料損失控制於品質改進：例如將物料損失控制於xx%之下。之下。4. 不良品質成本：例如降低品質成本不良品質成本：例如降低品質成本xx%。5. 企業過程的表現：例如開發品質程序手冊。企業過程的表現：例如開發品質程序手冊。6. 顧客滿意：例如將顧客申訴的處理時間縮短顧客

23、滿意：例如將顧客申訴的處理時間縮短5%。7. 顧客忠誠與保留：例如成為最快回應的顧客服務顧客忠誠與保留：例如成為最快回應的顧客服務提供者。提供者。Copyright 滄海書局34v公司全員都需對品質負責，尤其是公司全員都需對品質負責，尤其是資深管資深管理者理者和和CEO；然而只有後者才能領導結果；然而只有後者才能領導結果的達成。的達成。v資深管理者資深管理者必須採取必須採取走動式管理走動式管理 (management by wandering around, MBWA) 的理念。的理念。 他們必須走出辦公室拜訪顧客、公司內各個部他們必須走出辦公室拜訪顧客、公司內各個部門、工廠以及供應商，以便獲

24、知特定顧客、員門、工廠以及供應商，以便獲知特定顧客、員工以及供應商的想法。工以及供應商的想法。Copyright 滄海書局35v讓員工自己思考，讓員工自己思考，資深管理者資深管理者不再是最後決不再是最後決策的制訂者，而是查看各小組的決策是否與策的制訂者，而是查看各小組的決策是否與公司品質政策相符。公司品質政策相符。v將問題解決和決策推至將問題解決和決策推至最適當的層級最適當的層級，授與，授與他們權力和責任。他們權力和責任。Copyright 滄海書局36v資深管理者應資深管理者應提供資源提供資源，讓員工接受：，讓員工接受：(1) 在在品質品質的工具和技術方面的的工具和技術方面的訓練訓練；(2)

25、 關於關於工作上工作上的技術需求和安全相關的的技術需求和安全相關的訓練訓練。v必須親自參與必須親自參與獎勵和表揚獎勵和表揚典禮。這些活動典禮。這些活動對於對於強化強化員工對品質的努力相當重要。員工對品質的努力相當重要。Copyright 滄海書局37v資深管理者有兩個重要角色，資深管理者有兩個重要角色， 一是透過訪問、焦點小組一是透過訪問、焦點小組 (focus group) 和調查和調查等，等，傾聽傾聽內部和外部顧客以及供應商的內部和外部顧客以及供應商的心聲心聲，將這些資訊轉為將這些資訊轉為核心價值核心價值和和過程改善方案過程改善方案。 另一重要的角色是另一重要的角色是溝通溝通。將。將品質品

26、質理念賣給理念賣給員工，只有他們願意投入，品質才有落實的可員工，只有他們願意投入，品質才有落實的可能。能。Copyright 滄海書局38vDale Besterfield指出，通常指出，通常品質委員會品質委員會由由CEO和諸如設計、行銷、財務、生產和品質和諸如設計、行銷、財務、生產和品質等等資深管理者資深管理者共同組成，負有如下職責：共同組成，負有如下職責：1. 將得自將得自所有人員的意見所有人員的意見開發成為公司核心價值開發成為公司核心價值、願景宣言、任務聲明，以及品質政策聲明。、願景宣言、任務聲明，以及品質政策聲明。2. 開發策略性長期計畫和目標，以及品質政策聲開發策略性長期計畫和目標，

27、以及品質政策聲明。明。3. 創造全面教育與訓練計畫。創造全面教育與訓練計畫。4. 決定和持續監督不良品質成本。決定和持續監督不良品質成本。Copyright 滄海書局395. 決定組織的績效評量，核准各功能領域的績決定組織的績效評量，核准各功能領域的績效評量，並監督之。效評量，並監督之。6. 持續決定改進各種過程的專案，尤其是會影持續決定改進各種過程的專案，尤其是會影響內部與外部顧客滿意度的相關過程。響內部與外部顧客滿意度的相關過程。7. 建立多功能專案以及部門或工作小組，同時建立多功能專案以及部門或工作小組，同時督導他們的進展。督導他們的進展。8. 建立或修訂表揚和獎勵制度，以評估業務運建立

28、或修訂表揚和獎勵制度，以評估業務運作的新方法。作的新方法。Copyright 滄海書局40Copyright 滄海書局41Copyright 滄海書局42v溝通的最終目的，無非是希望對方至少能溝通的最終目的，無非是希望對方至少能清楚瞭解自己的主張，讓彼此的認知清楚瞭解自己的主張，讓彼此的認知達到一致。達到一致。v我們常自以為很努力地在跟對方溝通，但我們常自以為很努力地在跟對方溝通，但對方所理解到的訊息，真的和我們想要傳對方所理解到的訊息，真的和我們想要傳達的內容一樣嗎？達的內容一樣嗎？Copyright 滄海書局43v溝通區分為四種層次：溝通區分為四種層次：1. 一對一層次一對一層次 (one

29、-on-one level)：指一人與另一：指一人與另一人溝通，包括面對面談、電話對談或甚至是人溝通，包括面對面談、電話對談或甚至是肢體語言或面部表情。肢體語言或面部表情。2. 團隊或單位層次團隊或單位層次 (team or unit level)：涉及一：涉及一個同儕團體，與一對一層次的差別在於本層個同儕團體，與一對一層次的差別在於本層次是所有團員同時參與，例如為解決問題或次是所有團員同時參與，例如為解決問題或設立目標而召開團隊會議，就是一個團隊層設立目標而召開團隊會議，就是一個團隊層次溝通的時機。次溝通的時機。Copyright 滄海書局443. 公司層次公司層次 (company lev

30、el)：公司由各不同部：公司由各不同部門派員參加的會議就是公司層次的溝通時機。門派員參加的會議就是公司層次的溝通時機。4. 社區層次社區層次(community level)：指公司內一群人：指公司內一群人與公司外一群人的溝通。例如公司銷售團隊與公司外一群人的溝通。例如公司銷售團隊與客戶的會議或採購團隊與供應商的會議。與客戶的會議或採購團隊與供應商的會議。Copyright 滄海書局45v大腦科學的研究成果讓我們對於人類的大腦大腦科學的研究成果讓我們對於人類的大腦有更深入的理解。有更深入的理解。v結果發現每個人對於吸收資訊，做出決定和結果發現每個人對於吸收資訊，做出決定和解決問題的認知都有差別

31、明顯的方法。解決問題的認知都有差別明顯的方法。v1976年，年，奈德赫曼奈德赫曼 (Ned Herrmann) 經過研究經過研究與大量資料的歸納，發展出他的與大量資料的歸納，發展出他的全腦模型全腦模型 (The Whole Brain Model)。Copyright 滄海書局46Copyright 滄海書局47 奈德赫曼認為人類的思維方式可分為四種方式：奈德赫曼認為人類的思維方式可分為四種方式：v溝通可以是書面和口語。溝通可以是書面和口語。(1) 書面書面的溝通媒體：公司政策、程序手冊、績的溝通媒體：公司政策、程序手冊、績效報告、建議書、便條、會議摘錄、新聞信、效報告、建議書、便條、會議摘錄

32、、新聞信、e-mail，以及線上文件。，以及線上文件。(2) 口語口語溝通：演講、會議溝通：演講、會議 (群體或一對一群體或一對一)、非、非正式討論以及口信。正式討論以及口信。Copyright 滄海書局481. 增強員工對公司的認識：提高企業運作透明增強員工對公司的認識：提高企業運作透明度，爭取員工對管理者的信任和支持。度，爭取員工對管理者的信任和支持。2. 提升員工工作的意識：品質意識、問題意識、提升員工工作的意識：品質意識、問題意識、解決意識等意識改變，態度隨之改變；態度解決意識等意識改變，態度隨之改變；態度改變，行為隨之改變；行為改變，績效隨之改變，行為隨之改變；行為改變，績效隨之改變

33、。改變。3. 激勵員工工作的動機：榜樣激勵、回饋激勵、激勵員工工作的動機：榜樣激勵、回饋激勵、情感激勵。情感激勵。4. 轉變員工工作的態度：強化員工對公司的認轉變員工工作的態度：強化員工對公司的認同及同化。同及同化。5. 引導員工工作的行為：思想引導及紀律引導。引導員工工作的行為：思想引導及紀律引導。Copyright 滄海書局49v管理者與員工溝通至少有三種方式：管理者與員工溝通至少有三種方式：1. 互動互動 (非正式溝通非正式溝通)2. 正式溝通正式溝通3. 回饋回饋 (feedback)Copyright 滄海書局50v溝通所用的方法必須考慮事情的急迫性、溝通所用的方法必須考慮事情的急迫

34、性、聽眾的組成份子、成員的分散程度，以及聽眾的組成份子、成員的分散程度，以及聽眾接收訊息的方式。聽眾接收訊息的方式。v瞭解上述課題有助於找出最佳的溝通管道瞭解上述課題有助於找出最佳的溝通管道 (例如電話、例如電話、e-mail、備忘錄或一次大型會、備忘錄或一次大型會議與數次小型會議議與數次小型會議) 和何人傳達這些訊息，和何人傳達這些訊息，以及如何組織內容。以及如何組織內容。Copyright 滄海書局51v組織架構在溝通上扮演重要的角色。組織架構在溝通上扮演重要的角色。v由上至下的垂直溝通是由管理者到下屬的由上至下的垂直溝通是由管理者到下屬的傳達方式。傳達方式。v公司的願景和價值觀、策略目標

35、和評量、公司的願景和價值觀、策略目標和評量、政策和程序都是垂直溝通的典型實例。政策和程序都是垂直溝通的典型實例。Copyright 滄海書局52v10項改善組織內部溝通的建議：項改善組織內部溝通的建議：1. 溝通前做好準備，預備可能發生的實踐及其溝通前做好準備，預備可能發生的實踐及其應變措施。應變措施。2. 認真思考本次溝通活動的真正目的，選擇適認真思考本次溝通活動的真正目的，選擇適當的溝通語言和溝通方式。當的溝通語言和溝通方式。3. 全面審查溝通的環境和氣氛因素。全面審查溝通的環境和氣氛因素。4. 溝通的訊息內容準確客觀。溝通的訊息內容準確客觀。5. 善於利用最有利的溝通時間。善於利用最有利

36、的溝通時間。Copyright 滄海書局536. 重視溝通中的肢體語言。重視溝通中的肢體語言。7. 訊息溝通發送者的言行一致，講究信用。訊息溝通發送者的言行一致，講究信用。8. 克服不良的聆聽習慣，學會做一個好聽眾。克服不良的聆聽習慣，學會做一個好聽眾。9. 重視溝通中訊息接收者的回饋。重視溝通中訊息接收者的回饋。10.在正確運用語言文字時，酌情使用圖表、數在正確運用語言文字時，酌情使用圖表、數據和實務資料，以說服接收者。據和實務資料，以說服接收者。Copyright 滄海書局54v良好的內部溝通網路優點如下：良好的內部溝通網路優點如下：1.員工瞭解公司的目標以及他們在達成這些目標時員工瞭解公

37、司的目標以及他們在達成這些目標時所扮演的角色。所扮演的角色。2.員工參與的增加促使公司更容易達成目標。員工參與的增加促使公司更容易達成目標。3.當受到高度激勵的員工嘗試達成目標，將可增進當受到高度激勵的員工嘗試達成目標，將可增進效率與效益。效率與效益。4.當組織能有效率的完成任務，消除源自重工當組織能有效率的完成任務，消除源自重工 (rework) 和重設計和重設計 (redesign) 的成本以及時間延的成本以及時間延宕，將可降低成本。宕，將可降低成本。5.開放的溝通管道讓管理者較容易看到真正的課題開放的溝通管道讓管理者較容易看到真正的課題與問題。與問題。6.員工將較容易接受變革以及對問題提供具創意的員工將較容易接受變革以及對問題提供具創意的解決對策。解決對策。Copyright 滄海書局55Copyright 滄海書局56