高效会议管理技巧教材(PPT-37页)课件.ppt

1、高效會議管理技巧高效會議管理技巧2第一講第一講 當今會議面面觀當今會議面面觀會議的意議會議的意議1.會議是一個集思廣益的渠道2.會議顯示一個組織或一個部門的存在3.會議是一種群體溝通的方式会议想法想法想法好创意好点子甲乙丙通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。3會議的目的會議的目的开展有效的沟通会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。传达资讯通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。监督员工、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为

2、了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。达成协议与解决问题资源共享利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。激励士气年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。巩固主管地位经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。第第1 1講講 當今會議面面觀當今會議面面觀4第第1

3、1講講 當今會議面面觀當今會議面面觀會議的種類會議的種類 按人数分类按开会方式分类 按开会目的分类1.团队会议团队会议2.一对一会议一对一会议1.面对面会议面对面会议2.电话会议电话会议3.视频会议视频会议1.宣布人事安排、讲解政策的会议宣布人事安排、讲解政策的会议2.当众表扬或批评别人的会议当众表扬或批评别人的会议3.临时处理突发事件的会议临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议固定的团队会议5.集思广益的会议集思广益的会议5會議的頻率會議的頻率1.固定的部門會議:至少每月一次2.全体会议：至少每两月一次3.小组會議:至少每周一次4.處理突發事件的會議:隨時5.一對一會議:按需要第第1 1講

4、講 當今會議面面觀當今會議面面觀6會議成本的計算會議成本的計算1.會議的時間成本2.直接的會議成本3.效率損失成本第第1 1講講 當今會議面面觀當今會議面面觀组别组别人数人数薪资单价薪资单价（H）改善前改善前改善后改善后日节省费日节省费用用月节省费月节省费用用时间时间费用费用时间时间费用费用AUO1017.05元元/H1H170.460.5H85.2385.231875.06SESL1017.05元元/H1H170.460.5H85.2385.231875.06CMO1017.05元元/H1H170.460.5H85.2385.231875.06IVO585.23元元/H1H85.230.5H

5、42.6246.621025.64合计节省费用合计节省费用日节省日节省（总计）（总计）302.31元元月节省月节省（总计）（总计）6650.82元元举例：举例：CIP会议成本会议成本會會 議議 成成 本本=人數人數 x 時間時間 x 薪資單價薪資單價7？第二講第二講 會議效率不高的原因及解決方案會議效率不高的原因及解決方案會議會議效率不高的原因及預防性管理效率不高的原因及預防性管理1.會議的通病-效率不高u公司的主管都不知道何時是開會的最好時機v許多主管對於何時開會幾乎都不征詢員工的意見w有些“必須到會”的員工,因為已經與重要客戶或主管 有約在先,根本不能出席,這使得會議討論很難進行.82.會

6、議效率不高的原因及具體表現第第2 2講講 會議效率不高的原因及解決方案會議效率不高的原因及解決方案項次項次原因原因具體表現具體表現(1)時間會議按排在即將午餐的時間,每個人都饑腸轆轆,無心開會(2)地點會議地點設在經理辦公室,致使會議被頻繁打斷,無法正常進行.(3)開會對象的選 擇必須出席會議的人未到,通知來的是一些可有可無的參加者.(4)主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力,被參會者牽著鼻子跑,無法達到會議意圖.(5)參會者的技能參會者發言混亂,既不知如何表意,又不知如何引退,致使會議失敗.(6)會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜,致使會議拖沓而無成效.(7)開會的原因、目的和結

7、果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確,致使會議毫無意義、宣告失敗.9第第2 2講講 會議效率不高的原因及解決方案會議效率不高的原因及解決方案3.預防性管理會會議議效率不高的原因效率不高的原因預防性管理措施預防性管理措施時間會議一般應安排在周二至周四上午或是下午兩點半之後,避免安排在周一或周五.地點地點盡量設置在一個封閉的會議室內,而且最好圍著圓桌進行.開會對象的選 擇事先通知必須出席會議的人,將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類.主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職.參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力.會議的準備工作一定要提前做好具體的準

8、備工作.開會的原因、目的和結果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結果通知所有的參會者.10第第2 2講講 會議效率不高的原因及解決方案會議效率不高的原因及解決方案會議規范會議規范1.出席會議時一定要事先準備2.提前5分鐘到達現場3.如遲到要事先通知4.如不能來需安排代理人出席5.配合會議進行6.發言原則上不可過長7.不要打斷對方說話8.會后要做好相關匯報及工作安排11第三講第三講 開會前的準備工作開會前的準備工作会前会前準備工作準備工作1H5WuWhy:會議的目的vWhat:討論的話題wWho:參會者(確認與否、事先準備)xWhen:日期及開始、結束時間yWhere:地點及設備zHow:相关资

9、料准备12主持人的準備工作主持人的準備工作1.主持人的4個準備工作u設定溝通目標v制定行動計劃w預備可能的爭執x進行SWOT分析2.SWOT分析Strength 優勢優勢Weakness 劣勢劣勢Opportunity 機會機會Threat 威脅威脅自身自身環境環境第第3 3講講 開會前的準備工作開會前的準備工作13第四講第四講 成功會議的五種策略成功會議的五種策略如何做開場白如何做開場白1.定義:35分鐘的談話,系統、簡潔及有明確宗旨.2.內容:開會目的,時間安排,議事方式,紀律規則等.3.程序:u概括會議進行程序;v提供與討論有關的資訊;w規范議程;x指定會議記錄者;y征求對議程設計的意見

10、.14第第4 4講講 成功會議的五種策略成功會議的五種策略如何分配發言時間如何分配發言時間1.會議主持人的會議中所佔的發言時間較多,主要 有以下原因: 原因一,對議題較熟 原因二,地位高,聲音大 原因三,負擔較多的行政責任2.主持人的發言時間應掌握的20/80;要盡量保証每 個人發言機會均等;盡量開成一種互動的會議氛 圍.15第第4 4講講 成功會議的五種策略成功會議的五種策略如何掌握議事進度如何掌握議事進度1.語言方式 語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話 語來控制會議的議事進度.2.非語言方式 更有效的掌控議事進度的方式是用非語言 性的方式,即通過眼神、手勢等面部表情告訴發 言人說多了或

11、者別說了,或者是說得不夠接著說等.16第第4 4講講 成功會議的五種策略成功會議的五種策略如何達成決議如何達成決議-決策方式決策方式1.主导者決策方式-全面，公平，公正用“足夠多”的時間檢視困難所在,並使參會者達成共識.列舉或圖示各提案並開始討論之.客觀比較各提案的優劣,避免意氣之爭.評估有無採集更多參考資料的需要.征求反對意見.以中立角度檢視正反意見.尋求與會者對各提案之認同.對提案做適當的修整與妥協.確認議事結果.組成或指定議案執行的監督單位.172.群體決策思考方法u頭腦風暴法v思路转换法w易地思考法3.群體決策u權威決策v少數服從多數決策w共識決策x無異議決策第第4 4講講 成功會議的

12、五種策略成功會議的五種策略18如何圓滿結束會議如何圓滿結束會議1.預留57分鐘做總結2.確定工作分配妥當（责任人，完成时间）3.签订会议记录-与会人员签字4.準時結束會議第第4 4講講 成功會議的五種策略成功會議的五種策略19第五講第五講 會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通會議中的溝通1.3種溝通圖畫u溝通漏鬥你心裡想的你心裡想的 100%別人行動的別人行動的 20%別人聽懂的別人聽懂的 40%別人聽到的別人聽到的 60%你嘴上說的你嘴上說的 80%溝通溝通漏鬥漏鬥20第第5 5講講 會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通與反饋技巧v溝通金三角w溝通的冰山模式自已自已對方對方

13、設身處地設身處地話題話題環境環境5%20%工作層面工作層面80%95%關系層面關系層面工作層面工作層面-說出的內容說出的內容 事實事實, ,信息信息個人關系層面個人關系層面-如何說如何說 過程過程, ,感覺感覺21第第5 5講講 會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通與反饋技巧2.有效溝通原則u有明確的溝通目標（公司利益最大化）v有明確的時間約束w重視每一個細節x積極傾聽y努力達成目標22第第5 5講講 會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通與反饋技巧3.造成溝通困難的因素缺乏自信,主要因為知識和信息掌握不夠.重點強調不足或條理不清.不能積極聆聽,有偏見,先入為主,判斷錯誤.按自己的思路思考,忽略他人

14、的需求.失去耐心,造成爭執.準備不充分,沒有慎重思考就發表意見.時間不充分.情緒不好.語言不通.記憶力差.23第第5 5講講 會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通與反饋技巧4.如何建立信任u找共同點.v在別人困難時給予幫助.w別人出錯時給予善意的提醒.x適當表達自己對別人的關心.y適當展示自己的能力和水平.z實事求是,不夸大,不說慌.暴露自己一定的脆弱之處|保持適合自己的優雅儀表和風度24第第5 5講講 會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通與反饋技巧會議中的反饋技巧會議中的反饋技巧1.反饋的兩種類型u正面指導反饋-積極的反饋是一種正面的強化指導,即表揚.v建設性反饋是一鐘勸告指導,即批評.2.如何

15、接受反饋.u仔細傾聽,試圖以別人的觀點來看問題.v弄清所有的問題以確定你的理解.w承認你聽到的和懂得的而不去爭論.x整理你聽到的,然後決定你同意什麼.y要開明,不要防衛性太強.z要包容,不要獨斷專橫.要平等,不要有優越感.25第六講第六講 主持人的會議管理技巧主持人的會議管理技巧傾聽的技巧傾聽的技巧1.傾聽的禮節u聽聽別人的故事.v聽聽別人完整的故事.w先聽聽別人完整的故事.2.傾聽的具體方法uNod & smile(點頭且微笑)vEye contact(眼神接觸)wListening voice(傾聽的“聲音”)26第第6 6講講 主持人的會議管理技巧主持人的會議管理技巧xLean forw

16、ard(身體前傾)yRepeat/summarize(重復/總結)zMake notes(做記錄)3.傾聽的誤區u別人說話時,你在想自己的事.v邊聽邊與自己的不同觀點對照.w經常打斷別人的談話.x為演講者結束他的演講.y忽略過程隻要結果.z僅聽自己想聽或願聽的東西.精力不集中,易被其它東西幹擾.27第七講第七講 如何對待會議中的意外情況如何對待會議中的意外情況與與“Cicada蟬蟬”相遇相遇與與“Shark鯊魚鯊魚”相遇相遇 “蟬蟬”癥狀癥狀: :講故事講故事( (和討論的主題無關和討論的主題無關) )講了很長才進入主題講了很長才進入主題講得太模糊講得太模糊, ,沒有具體事例沒有具體事例拒絕傾

17、聽別人的主要觀點拒絕傾聽別人的主要觀點主持人對策主持人對策: :面對這樣的發言者面對這樣的發言者, , 要要-非語言性暗示非語言性暗示探詢、總結、測試其理解程度探詢、總結、測試其理解程度善意提醒關於程序及時間限制善意提醒關於程序及時間限制帶入別人發言帶入別人發言 “鯊魚鯊魚”癥狀：癥狀：有攻擊別人的傾向有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見總是給予消極的、否定的意見主持人對策主持人對策: :面對這樣的發言者面對這樣的發言者, , 要要-理解對方的想法或情緒理解對方的想法或情緒重申會議中無論什麼意見都可以重申會議中無論什麼意見都可以提提, ,但正面的建議會更受歡迎但正面的建議會更受歡迎非語言

18、性打斷非語言性打斷28第第7 7講講 如何對待會議中的意外情況如何對待會議中的意外情況與與“Donkey驢驢”相遇相遇與與“Rabbit Tracking兔子般兔子般 追蹤追蹤” “驢驢”癥狀：癥狀：過於敏感過於敏感防衛性很強防衛性很強,心中有面心中有面“牆牆”不能站在別人的立場看問題不能站在別人的立場看問題主持人對策主持人對策: :面對這樣的發言者面對這樣的發言者, , 要要-突出他的貢獻突出他的貢獻重復問題重復問題短暫沉默短暫沉默 “兔子追蹤兔子追蹤”癥狀：癥狀：質疑正在使用的程序質疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議總是提議不同的程序或建議“兔子般追蹤兔子般追蹤”的人的人, ,總是挑

19、踐現有總是挑踐現有程序程序. .因此因此, ,主持人對策主持人對策: :面對這樣面對這樣的發言者的發言者, ,要要-肯定他的貢獻肯定他的貢獻重申可以先試用現在的程序重申可以先試用現在的程序, ,如如 不秦效不秦效, ,則馬上按他的方法實施則馬上按他的方法實施. .29第第7 7講講 如何對待會議中的意外情況如何對待會議中的意外情況與與“Crab螃蟹螃蟹(跑題者跑題者)”相遇相遇 螃蟹癥狀螃蟹癥狀:開會的同時一並做別的工作開會的同時一並做別的工作私自進入小團體討論私自進入小團體討論時常接電話時常接電話瞌睡瞌睡其它其它:以筆敲桌以筆敲桌,背對發言者背對發言者,故意看別處等故意看別處等 主持人對策主

20、持人對策: 對開小會者對開小會者主持人停止說話或者示意發主持人停止說話或者示意發言言者暫停者暫停,使會場突然靜下來使會場突然靜下來, 私下談話的人就會警覺私下談話的人就會警覺.主持人問他們能不能把他們正在討論的事告訴大家主持人問他們能不能把他們正在討論的事告訴大家. 問他們是不是覺得應該分組討論問他們是不是覺得應該分組討論,然後集中討論然後集中討論. 對瞌睡者對瞌睡者休息休息5分鐘分鐘把會議議程加快把會議議程加快.短暫沉默短暫沉默.30第八講第八講 主持人與參會者的守則與責任主持人與參會者的守則與責任主持人的守則與責任主持人的守則與責任1.具體的守則與責任具體的守則與責任營造和諧氣氛按照議程進

21、行正確總結討論內容引導發言者解釋使人因惑的發言幫助參會者理清不假思索的想法尊重別人,避免會中意見一邊倒的情況減少與議題無關的爭辨和討論保持中立態度31第第8 8講講 主持人與參會者的守則與責任主持人與參會者的守則與責任參會者的守則與責任參會者的守則與責任1.參會者參會者10大守則大守則會前充分准備會中全情投入,貢獻自已的創意與意見以解決問題這已任開放的心態,摒除部門之見盡可能多地獲取信息耐心聆听,尊重他人的意見勇于發言,言之有物不隱善揚惡,不人身攻避免不當的肢体語言會后總結32第第8 8講講 主持人與參會者的守則與責任主持人與參會者的守則與責任2.參會者的責任參會者的責任時間時間參會者的責任參

22、會者的責任開 會 前根據個人的觀點研究問題依據提供的資料准備論証的材料記下開會的日期、時間、地點做好在會議中盡量表達的心理准備開 會 中傾听他人的意見積極發表自已的見解關注正在討論的事項與主持人密切配合以達到會議目的開 會 后會議達成了什麼結果還有哪些事情未完成分配給自已的任務如何完成33第九講第九講 會議記錄會議記錄 會議記錄者的功能會議記錄者的功能1.协助主持人2.記錄及維護議程所設計的順序3.協助主持人總結與歸納4.觀察預防 誰能勝任會議記錄者誰能勝任會議記錄者1.反應快2.寫字快3.知識面廣4.記憶力特別強5.組織能力強6.傾听能力強7.總結能力強34第第9 9講講 會議記錄會議記錄

23、對會議記錄的建議對會議記錄的建議1.重要的會議錄音,從而使整理會議記錄時有依據2.除非有必要,定期召開的會議通常不用錄音3.大多數會議都能指定一名會議記錄者,主席最好不要兼任此項工作.此外,會議記錄者最好由參會者輪流擔任4.會議記錄者的筆記流暢,易于理解,同時不失真,筆記最好用電腦打出來,方便參閱5.會議記錄者要仔细听，不要遗漏或有误解6.會議記錄內容要详细，责任，时间要明确7.會議結束后重新整理所記錄的內容,盡可能維持在一頁的長度8.會議記錄應有組織地整理9.會議記錄者應與主席共同修正會議記錄者錯誤的部分10.將此份會議記錄發送給參會者35第十講第十講 會后跟進會后跟進 作為參會者的會后跟進

24、作為參會者的會后跟進1.拿到會議記錄后要細讀,尤其是對與自已工作相關的信息做出標記2.分析會議的過程,分析各個不同參會者對同一問題的不同態度和表現,分析人際關系的狀態3.考慮會議上分派給自已的任務的完成方案4.會議可能是新任務的開始,要考慮是否召開自已的部門會議,進行動員和安排,并將會議精神貫徹到下一步的工作中去36第十講第十講 會后跟進會后跟進 作為主持人的會后跟進作為主持人的會后跟進1.按照会议计划实施项目跟催，并总结通报会议内容实施进度2.跟進計划,如有需要立刻召集另一次會議3.如有需要,找高層協助.這是一種捷徑充分利用高層的權威性,往往能夠起到事半功倍的作用自我評定自我評定-怎樣提高下

25、次會議的質量怎樣提高下次會議的質量371、用爱心来做事，用感恩的心做人。2、人永远在追求快乐，永远在逃避痛苦。3、有多大的思想，才有多大的能量。4、人的能量=思想+行动速度的平方。5、励志是给人快乐，激励是给人痛苦。6、成功者绝不给自己软弱的借口。7、你只有一定要，才一定会得到。8、决心是成功的开始。9、当你没有借口的那一刻，就是你成功的开始。10、命运是可以改变的。11、成功者绝不放弃。12、成功永远属于马上行动的人。13、下定决心一定要，才是成功的关键。14、成功等于目标，其他都是这句话的注解。15、成功是一个过程，并不是一个结果。16、成功者学习别人的经验，一般人学习自己的经验。17、只

26、有第一名可以教你如何成为第一名。18、学习需要有计划。19、完全照成功者的方法来执行。20、九十九次的理论不如一次的行动来得实际。21、一个胜利者不会放弃，而一个放弃者永远不会胜利。22、信心、毅力、勇气三者具备，则天下没有做不成的事。23、如果你想得到，你就会得到，你所需要付出的只是行动。24、一个缺口的杯子，如果换一个角度看它，它仍然是圆的。25、对于每一个不利条件，都会存在与之相对应的有利条件。26、一个人的快乐，不是因为他拥有的多，而是他计较的少。27、世间成事，不求其绝对圆满，留一份不足，可得无限美好。28记住：你是你生命的船长；走自己的路，何必在乎其它。29、你要做多大的事情，就该

27、承受多大的压力。30、如果你相信自己，你可以做任何事。31、天空黑暗到一定程度，星辰就会熠熠生辉。32、时间顺流而下，生活逆水行舟。33、生活充满了选择，而生活的态度就是一切。34、人各有志，自己的路自己走。35、别人的话只能作为一种参考，是不能左右自己的。36、成功来自使我们成功的信念。37、相互了解是朋友，相互理解是知己。38、没有所谓失败，除非你不再尝试。39、有时可能别人不在乎你，但你不能不在乎自己。40、你必须成功，因为你不能失败。41、羡慕别人得到的，不如珍惜自己拥有的。42、喜欢一个人，就该让他（她）快乐。43、别把生活当作游戏，谁游戏人生，生活就惩罚谁，这不是劝诫，而是-规则！

28、44、你要求的次数愈多，你就越容易得到你要的东西，而且连带地也会得到更多乐趣。45、把气愤的心境转化为柔和，把柔和的心境转化为爱，如此，这个世间将更加完美。46、一份耕耘，一份收获，付出就有回报永不遭遇过失败，因我所碰到的都是暂时的挫折。47、心如镜，虽外景不断变化，镜面却不会转动，这就是一颗平常心，能够景转而心不转。48、每件事情都必须有一个期限，否则，大多数人都会有多少时间就花掉多少时间。49、人，其实不需要太多的东西，只要健康地活着，真诚地爱着，也不失为一种富有。50、生命之长短殊不重要，只要你活得快乐，在有生之年做些有意义的事，便已足够。51、活在忙与闲的两种境界里，才能俯仰自得，享受生活的乐趣，成就人生的意义。52、一个从来没有失败过的人，必然是一个从未尝试过什么的人。53、待人退一步，爱人宽一寸，人生自然活得很快乐。54、经验不是发生在一个人身上的事件，而是一个人如何看待发生在他身上的事。55、加倍努力，证明你想要的不是空中楼阁。胜利是在多次失败之后才姗姗而来。