会议管理技巧培训(ppt-31页)课件.ppt

1、名尚咨询科振项目组名尚咨询科振项目组高效高效会议管理会议管理 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！ 课程目录一、会议失败的原因探究一、会议失败的原因探究二、高效会议管理的要点二、高效会议管理的要点三、参会者的会议要领三、参会者的会议要领四、会议记录与会后追踪四、会议记录与会后追踪会议的目的会议的目的开展有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固主管地位高效会议的八大特征高效会议的八大特征只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了

2、最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定、建议和负责人如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）无需开会的五个如果无需开会的五个如果如果必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务必须开会的五个如果必须开会的五个如果会议失败的原因会议失败的原因会议效率不高，通常由以上7种原因造成；在这7种原因中，有3种是原因是致命伤，需要高度警惕；这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。会议失败的原因会议失败的原因

3、课程目录一、会议失败的原因探究一、会议失败的原因探究二、高效会议管理的要点二、高效会议管理的要点三、参会者的会议要领三、参会者的会议要领四、会议记录与会后追踪四、会议记录与会后追踪高效会议管理的要点高效会议管理的要点11ModuleundVariations_E会前准备会前准备.会议会议议程议程会后追踪会后追踪高效会议的一个高效会议的一个“中心中心”，两个基本点，两个基本点高效会议的预防性管理高效会议的预防性管理固定的会议流程规范固定的会议流程规范开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结2结束会议总结安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划准备

4、工作的作用准备工作的作用选择最恰当的选择方式使参会者能对讨论有清楚的方向可循清楚的告知参会者应有何种行为表现节省时间与减少冲突开会前的准备工作开会前的准备工作是否要开会准备工作的作用1H5W主持人的准备工作会议准备的会议准备的5W1H5W1H法法WhyWhatWhenWhoWhereHow会议本身要遵守的规则（一）会议本身要遵守的规则（一）1.参会者要将工作安排交给会议主席2.超过1小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有准备发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束5.负责人对决议能否达成负主要责任会议本身要遵守的规则（二）会议本身要遵守的规则（二）6.在会上要维护别人的尊严7.要有人提出

5、不同的意见8.会后要能拿到书面的记录9.参会者要履行反馈职责10.要请第三方监控会议质量 课程目录一、会议失败的原因探究一、会议失败的原因探究二、高效会议管理的要点二、高效会议管理的要点三、参会者的会议要领三、参会者的会议要领四、会议记录与会后追踪四、会议记录与会后追踪 主持人与参会者的守则与责任主持人与参会者的守则与责任o主持人的守则与责任o参会者的守则与责任o如何处理会议中的冲突主持人的守则与责任主持人的守则与责任o营造和谐气氛o按照议程进行o正确讨论总结内容o引导发言者解释使人困惑的发言o帮助参会者理清不假思索的想法o尊重别人，避免会中意见一边倒的情况o减少与议题无关的争辩和讨论o保证中

6、立态度主持人作为矛盾调停者的失败表现主持人作为矛盾调停者的失败表现o听完陈述后，就没词了o向双方之一表示赞同o阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈o认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题o建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议o引导双方攻击你o缩小问题的严重性o换话题o当双方争执时，表达不愉快的情绪参会者的守则和责任参会者的守则和责任o会前充分准备o会中全情投入，贡献自己的创意与意见o以解决问题为己任o开放的心态，摒除部门之见o尽可能多的获取信息o耐心聆听，尊重他人的意见o勇于发言，言之有物o不隐善扬恶，不人身攻击o避免不当的肢体语言o会后总结 课程目录一、会议失败的原因探究一、会议失败

7、的原因探究二、高效会议管理的要点二、高效会议管理的要点三、参会者的会议要领三、参会者的会议要领四、会议记录与会后追踪四、会议记录与会后追踪会议记录者的功能会议记录者的功能o仅次于主持人o记录及维持议程所设计的 顺序o协助主持人总结与归纳会议记录的会议记录的1010大建议大建议o重要的会议应该进行录音o定期召开的会议不用录音o多数会议指定记录者o记录者的笔记流畅不失真o会议记录者的责任更全面v会议记录内容全面而准确v会议结束后整理会议内容v会议记录应有组织的整理v与主席共同修正错误部分v将会议记录发送给与会者 会后跟会后跟进进o作参为者的会后跟进o作为主持人的会后跟进o自我评定o怎样提高下次会议的质量o关于习惯参会者会后跟进的内容参会者会后跟进的内容o拿到会议记录以后要细读o分析不同参会者的众生相o考虑自己任务的完成方法o会议是一项新任务的开始主持人的会后跟进主持人的会后跟进请大家填写会议评估表针对意见做出改进措施询问和联络缺席的同事制定跟进计划，负责跟进如有需要找高层协助如计划进行顺利，取消下次会议会议之后检讨得失提高下次会议质量提高下次会议质量o只有必要时才开会 o会前要做准备o事先颁发议程o准时开会准时结束o有意识把握会议的方向o注意力集中在政策和行动上o会议记录应阐明最后的结论o会议成功只有用结果衡量o强调实施所有的决定o鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题