会议服务与管理.课件.ppt

1、电子教案模版配色（1）通过本章学习，你应能够：通过本章学习，你应能够：1.拟定会议方案拟定会议方案2. 撰写会议通知撰写会议通知3.做好会议前的筹备工作做好会议前的筹备工作4.做好会议期间的组织服务工作做好会议期间的组织服务工作5. 做好会议结束的落实工作做好会议结束的落实工作学习目标第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 第一节会议概述第二节会议筹备阶段的会务操作第三节会议进行阶段的会务操作第四节会议结束阶段的会务操作主要内容第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 引入案例在某企业召开的年度表彰大会上在某企业召开的年度表彰大会上,颁奖仪式正

2、在进行颁奖仪式正在进行.盛装的礼仪小姐盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中依次出场在热烈的乐曲声中依次出场,手捧奖品交给在主席台就座的领导同志手捧奖品交给在主席台就座的领导同志准备颁奖准备颁奖.不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个领导的奖品，却递给了下一个位置的领导而排把应交给前面的一个领导的奖品，却递给了下一个位置的领导而排在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊惶失措，逃回后台在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊惶失措，逃回后台手上没有奖品的领导左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品，手上没有奖品的领导左顾右盼，未见礼仪小

3、姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台由于少了一位颁奖人，领奖此时上台领奖的人又已登台由于少了一位颁奖人，领奖的人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台的人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台此时，主席台上一片混乱此时，主席台上一片混乱电子教案模版配色（1）第一节会议概述会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。主要方式的、有组织有计划的商议活动。第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 一、会议的涵义一、会议的涵义有明确的指导思想、预期目标、具体有明确的指导思想、预期目标、具体议题

4、；有明确的时间、地点；有主持议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。人和参加人员。主要条件主要条件第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 第一节会议概述二、会议的作用二、会议的作用积极作用积极作用集思广益，科学决策集思广益，科学决策发扬民主，宣传教育发扬民主，宣传教育传达信息，开拓思路传达信息，开拓思路协调矛盾，推动工作协调矛盾，推动工作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 第一节会议概述讨论你参加过什么样的会议？你是否喜欢这样的会议？你参加过什么样的会议？你是否喜欢这样的会议？为什么？为什么？第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 第一节会议概述二、会议的作用二、会议的作

5、用消极作用消极作用时间、精力的浪费时间、精力的浪费经济方面的浪费经济方面的浪费信息的重复、浪费信息的重复、浪费滋长不正之风滋长不正之风第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 第一节会议概述会议方式会议地点会议时间会议议题会议名称会议人员会议结果会议活动的会议活动的基本要素基本要素三、会议活动的基本要素三、会议活动的基本要素电子教案模版配色（1）（1 1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。支持单位、赞助单位、协办单位等。（2 2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列席

6、成员、特邀）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。成员、旁听成员。 （3 3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。员等。 第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 三、会议活动的基本要素三、会议活动的基本要素会议人员会议人员电子教案模版配色（1）第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 会议名称会议名称三、会议活动的基本要素三、会议活动的基本要素会议的名称一般要求能概括并能显示会议的内容、性质、会议的名称一般要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及

7、会议的时间、届次、地点、范参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。围、规模等等。例：例：“深圳开发科技股份有限公司第九次（深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股年度）股东大会东大会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质、则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质、参加对象。参加对象。会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。的具体问题，是会议活动的必备要素。会议议题的主要作用是：会议议题的主要作用是： 准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。准确、具体地体现会议的

8、目标，为目标服务。 引导和制约会议的发言。引导和制约会议的发言。第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 三、会议活动的基本要素三、会议活动的基本要素会议议题会议议题思考：思考：1.1.会议主题与会议议题有什么区别？会议主题与会议议题有什么区别？ 2.2.制定会议议题时要考虑哪些因素？制定会议议题时要考虑哪些因素？第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 三、会议活动的基本要素三、会议活动的基本要素会议议题会议议题议题尽可能集中议题尽可能集中不宜过多不宜过多把握好每个议题的时间把握好每个议题的时间从实际出发从实际出发电子教案模版配色（1）第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 三、会议

9、活动的基本要素三、会议活动的基本要素会议时间会议时间会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。会议地点会议地点是指会议召开的举办地或会场。会场的决定主要是指会议召开的举办地或会场。会场的决定主要是考虑大小、交通、环境与设备是否适合等因素。是考虑大小、交通、环境与设备是否适合等因素。会议方式会议方式实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、电话会议等。会、座谈会、观摩会、报告会、电话会议等。会议结果会议结果电子教案模版配色（1）第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 三、会议的

10、种类三、会议的种类按会议人数的多少分为：按会议人数的多少分为：小型会议小型会议中型会议中型会议大型会议大型会议特大型会议特大型会议电子教案模版配色（1）第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 三、会议的种类三、会议的种类按参会人员的职级分为：按参会人员的职级分为：股东大会股东大会董事会董事会管理人员会议管理人员会议职工大会职工大会部门会议部门会议电子教案模版配色（1）第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 股份有限公司股份有限公司公司分为：有限责任公司和股份有限公司公司分为：有限责任公司和股份有限公司股东大会股东大会董事会董事会经理经理监监事事会会执行部门执行部门股东大会由股东组成，是

11、股东大会由股东组成，是公司的权力机构；董事会公司的权力机构；董事会是股东大会的执行机构，是股东大会的执行机构，成员为成员为5-19人；经理由董事人；经理由董事会聘任或解聘；监事会由会聘任或解聘；监事会由股东代表和公司职工代表股东代表和公司职工代表组成，成员不得少于组成，成员不得少于3人。人。会议筹备工作框架图请见教材第65页。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 小知识第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 一、拟定会议计划一、拟定会议计划确定会议名称、议题、时间、地点等基

12、本要素。确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素。成立会务工作小组成立会务工作小组一般可分为会务组、秘书组、接待组、宣传组、一般可分为会务组、秘书组、接待组、宣传组、财务组、保卫组。财务组、保卫组。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 各会务工作组的分工各会务工作组的分工会务组：负责会务组织、会场布置、会议会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。接待签到等会议的组织、协调工作。秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议议文件和资料，做好会议

13、记录，编写会议纪要、简报等工作。纪要、简报等工作。接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。服务等工作。小知识第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 各会务工作组的分工宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。照相服务和对外宣传报道。财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。付帐工作。保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。务安全、保密工作。小

14、知识第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 制定会议预算制定会议预算会议经费的构成会议经费的构成（1）交通费用（）交通费用（2）会议室费用（）会议室费用（3）住宿费用（）住宿费用（4）餐饮）餐饮费用（费用（5）旅游费用）旅游费用 （6）培训费、演讲费）（）培训费、演讲费）（7）其他）其他会议经费的筹措会议经费的筹措（1）行政事业经费划拨（）行政事业经费划拨（2）主办者分担（）主办者分担（3）与会者分担个人）与会者分担个人费用费用 （4）社会赞助）社会赞助 （5）转让会徽等无形资产使用权）转让会徽等无形资产使用权第二节会议筹备阶段的会务

15、操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 会议经费预算的原则（1）科学合理。要根据实际需要科学合理地分配各项预算开支。（2）总量控制。所有的支出都应控制在总量范围之内。（3）确保重点。在实行总量控制的前提下或当经费不足时，要确保重点，把有限的经费确实用在刀口上。（4）精打细算。对会议的每一项支出都要严格审核，在做到科学合理的同时，尽可能节省经费。（5）留有余地。由于会议活动的过程可能会产生一些事先无法预料的情况，需要临时支出一些经费，因此，在预算时要适当留有余地。小提醒第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织

16、与服务 二、拟定会议议程、日程、程序二、拟定会议议程、日程、程序会议议程会议议程会议议程是会议主要活动的顺序安排，它是对议题性活动的程会议议程是会议主要活动的顺序安排，它是对议题性活动的程序化，即将会议的议题的根据主次、轻重、先后次序编排。序化，即将会议的议题的根据主次、轻重、先后次序编排。 会议日程会议日程会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。过程中其他的辅助活动，

17、如聚餐、参观、考察、娱乐等等。 第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 二、拟定会议议程、日程、程序二、拟定会议议程、日程、程序会议程序会议程序会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，活动步骤。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。一般只制定会议程序。 思考：会议议程与会议日程有何不同？思考：会议议程与会议日程有何不同？ 安排会议议程应注意哪些问题？安排会议议程应注意哪些问题？第四章第四章

18、 会议组织与服务会议组织与服务 英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、选拔等问题。秘书丁倩在编制议程表前，先请以及人员招聘、选拔等问题。秘书丁倩在编制议程表前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各主管方面有总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各主管方面有无要拿到会上讨论的事情，并提请主管上司定夺，然后将要讨无要拿到会上讨论的事情，并提请主管上司定夺，然后将要讨论的问题排出顺序。在设计具体的议程表时，丁倩将需在会上论的问题排出顺序。在设计具体的议程表时，丁倩将需在会上讨论的议题编排了一下，便打印

19、交给了上司，上司认为这份议讨论的议题编排了一下，便打印交给了上司，上司认为这份议程表有问题，需重新做。程表有问题，需重新做。案例分析第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 案例分析 英豪公司销售团队会议议程表英豪公司销售团队会议议程表公司销售团队会议将在公司销售团队会议将在5月月5日星期一上午日星期一上午10：00在公司总在公司总部的三号会议室举行。部的三号会议室举行。 销售二部经理的人选。销售二部经理的人选。 东部地区销售活动的总结。东部地区销售活动的总结。 上次会议记录。上次会议记录。 销售一部关于内部沟通问题的发言。销售一部关于内部沟通问题的发言。 下季度销售目标。下季度销售目标。

20、公司销售人员的招聘和重组。公司销售人员的招聘和重组。第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 案例分析分组讨论：分组讨论：1. 这份议程表有什么问题这份议程表有什么问题? 2. 请重新设计议程表，并以备忘录的形式发请重新设计议程表，并以备忘录的形式发给上司。给上司。 3. 请总结出设计议程表时应注意的事项。请总结出设计议程表时应注意的事项。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 二、拟定会议议程、日程、程序二、拟定会议议程、日程、程序会议议程注意事项会议议程注意事项按照议题的轻重缓急编排处理的先后次序按照议题的轻重缓急编排处理的先后

21、次序将每一个议题所需的大致时间列出来将每一个议题所需的大致时间列出来将同类性质的问题集中排列在一起将同类性质的问题集中排列在一起保密性强或者只要部分人参加的议题放在最后保密性强或者只要部分人参加的议题放在最后第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 二、拟定会议议程、日程、程序二、拟定会议议程、日程、程序安排会议生活安排会议生活主要包括预定交通工具，安排食宿，联系与安排参观、访问主要包括预定交通工具，安排食宿，联系与安排参观、访问活动，确定医疗、保卫人员。秘书必须提前预定，会前确认，活动，确定医疗、保卫人员。秘书必须提前预定，会前确认，

22、掌握各联系人的联络方式，以便随时联系。如会议期间，日掌握各联系人的联络方式，以便随时联系。如会议期间，日程临时变动，秘书要及时作好会议生活的协调工作。程临时变动，秘书要及时作好会议生活的协调工作。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 三、制发会议通知三、制发会议通知会议通知的种类与方式会议通知的种类与方式口头通知和书面通知口头通知和书面通知预备性通知和正式通知预备性通知和正式通知会议通知、邀请函、请柬、海报、公告会议通知、邀请函、请柬、海报、公告一次会议可用不一次会议可用不同种类的通知。同种类的通知。第二节会议筹备阶段的会务操作第二

23、节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 微型案例第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 三、制发会议通知三、制发会议通知会议通知的内容会议通知的内容标标 题题“机关名称机关名称+会议名称会议名称+通知通知”（用于正式的，重要的）（用于正式的，重要的）“会议通知会议通知”（用于事务性或例行性会议）（用于事务性或例行性会议）通知对象通知对象可特指、可泛指，也可写个人姓名。可特指、可泛指，也可写个人姓名。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 三、制发会

24、议通知三、制发会议通知会议通知的内容会议通知的内容正正 文文会议的目的、名称、主题；会议的时间（包括开始时间、报会议的目的、名称、主题；会议的时间（包括开始时间、报到时间、结束时间）、会议的地点、参加对象、其他事项。到时间、结束时间）、会议的地点、参加对象、其他事项。落款与日期落款与日期主办单位的全称，发出通知的日期。主办单位的全称，发出通知的日期。回执单回执单第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 常用回执格式1表格式回执小知识第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 常用回

25、执格式2签收式回执小知识会议通知回执会议通知回执 办公室： 你处发来的会议通知及会议文件、各 l 份已收到，经检查无误。 我将(在下列选项的方框中打) 口按时参加会议。 口 人参加会议 签名或盖章： 年 月 日 第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 三、制发会议通知三、制发会议通知会议通知的发出会议通知的发出在拟定完会议通知后，应及时发出会议通知，让与会者做好在拟定完会议通知后，应及时发出会议通知，让与会者做好充分的准备。充分的准备。第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 工作实训初萌：初萌： 我们将在我们将在8 8月月1515

26、日召开客户咨询联谊会，请你列出发日召开客户咨询联谊会，请你列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。知。 谢谢。谢谢。 行政经理行政经理 苏苏 明明 年年 月月 日日第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 四、准备会议材料与物品的内容四、准备会议材料与物品的内容需准备的会议材料需准备的会议材料来宾资料来宾资料会议手册、宣传材料、会议须知、议程、会议通知等。会议手册、宣传材料、会议须知、议程、会议通知等。会务资料会务资料会议使用文件、会议程序文件、会议主题文件会议使用文件、

27、会议程序文件、会议主题文件沟通资料沟通资料来宾登记表、住宿登记表、会务组成员通讯录来宾登记表、住宿登记表、会务组成员通讯录第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 四、准备会议材料与物品的内容四、准备会议材料与物品的内容需准备的用品需准备的用品必备用品和设备必备用品和设备设备包括：灯光、音响、空调、录音、电脑、投影、摄像设备包括：灯光、音响、空调、录音、电脑、投影、摄像用品包括：水杯、信封、签字笔、回形针、笔记本等。用品包括：水杯、信封、签字笔、回形针、笔记本等。特殊用品特殊用品如选举箱、证书、旗帜、鲜花等。如选举箱、证书、旗帜、鲜花等

28、。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 五、制发会议证件五、制发会议证件会议证件的作用与种类会议证件的作用与种类会议证件的作用会议证件的作用表明会议期间各种人员的身份，便于接待和管理；便于代表之间的相互辨表明会议期间各种人员的身份，便于接待和管理；便于代表之间的相互辨认和联系、交流；凭证出入会场，保证会议安全；便于统计出席人数。认和联系、交流；凭证出入会场，保证会议安全；便于统计出席人数。会议证件的种类会议证件的种类根据会议规模、重要程度、保密程度而定。根据会议规模、重要程度、保密程度而定。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备

29、阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 五、制发会议证件五、制发会议证件会议证件的内容会议证件的内容会议名称（全称）、会议名称（全称）、 会徽、姓名、照片、会徽、姓名、照片、证件种类，即标明证件种类，即标明“出席证出席证”、“列席证列席证” 、证件编号、会议日期证件编号、会议日期。样式与制作样式与制作注意控制成本。注意控制成本。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 五、制发会议证件五、制发会议证件证件设计注意事项证件设计注意事项注意控制成本。注意控制成本。要有会议名称、与会者姓名、单位；要有会议名称、与会者姓名、单

30、位；应区分代表、列席旁听、记者、工作人员的身份；应区分代表、列席旁听、记者、工作人员的身份； 重要大型会议注意要有照片和钢印；重要大型会议注意要有照片和钢印； 证件设计格调要与会议气氛相适应；证件设计格调要与会议气氛相适应； 涉外会议要用两种文字，中文在上，外文在下；涉外会议要用两种文字，中文在上，外文在下；第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 五、制发会议证件五、制发会议证件桌签及坐签桌签及坐签桌签标明桌号和就座人身份；坐签标明就坐人姓名的标签。桌签标明桌号和就座人身份；坐签标明就坐人姓名的标签。制作会场指示牌。制作会场指示牌。会

31、场路线指示牌会场路线指示牌第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 六、会场布置六、会场布置相相 对对 式式主席台与代表采取上下面对主席台与代表采取上下面对面的形式，从而突出主席台面的形式，从而突出主席台的地位，但容易给发言人造的地位，但容易给发言人造成压力。成压力。适合大中型的报告会、总结适合大中型的报告会、总结表彰大会。表彰大会。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 六、会场布置六、会场布置全全 围围 式式会议的领导和主持人同其他会议的领导和主持人同其他与会者围在一起，体

32、现平等与会者围在一起，体现平等和互相尊重的精神，会场氛和互相尊重的精神，会场氛围好。围好。适合小型座谈会或协商性的适合小型座谈会或协商性的会议。会议。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 六、会场布置六、会场布置半半 围围 式式介于相对式和全围式之间，介于相对式和全围式之间，既突出了主席台的地位，又既突出了主席台的地位，又增加融洽的气氛。增加融洽的气氛。适合于中小型工作会议。适合于中小型工作会议。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 六、会场布置六、会场布置分分 散散 式

33、式将会场分成若干个中心，与将会场分成若干个中心，与会者根据一定的规则安排就会者根据一定的规则安排就座，领导人就座的为主桌，座，领导人就座的为主桌，适合召开联欢会、茶话会等适合召开联欢会、茶话会等活动。活动。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 六、会场布置六、会场布置座位安排座位安排横横 排排 法法把每个代表团、小组、单位把每个代表团、小组、单位的座席从前向后排成纵向一的座席从前向后排成纵向一列，按组别顺序以代表座席列，按组别顺序以代表座席的朝向为准，从左至右横向的朝向为准，从左至右横向依次排列座次。依次排列座次。先排正式代表，后排

34、列席代表。先排正式代表，后排列席代表。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 六、会场布置六、会场布置座位安排座位安排竖竖 排排 法法按照既定的次序把对参会的按照既定的次序把对参会的每个代表团、小组、单位的每个代表团、小组、单位的座席排成横向的一行，再按座席排成横向的一行，再按顺序从前向后依次纵向排列。顺序从前向后依次纵向排列。职务高者排在前，低者排在后职务高者排在前，低者排在后第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 六、会场布置六、会场布置座位安排座位安排左右排列法左右排列

35、法把每个参会的代表团、小组、单把每个参会的代表团、小组、单位的座席安排成纵向的列，再以位的座席安排成纵向的列，再以会场的中心为基点，将顺序在前会场的中心为基点，将顺序在前的排在中间位置，然后先左后右，的排在中间位置，然后先左后右，一左一右向两侧横向交错扩展排一左一右向两侧横向交错扩展排列座次。列座次。先左后右先左后右第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 六、会场布置六、会场布置座位安排座位安排座次标识方法座次标识方法主席台或会议桌上摆放名签（注意顺序）主席台或会议桌上摆放名签（注意顺序）出席证上注明座次（某排某号）出席证上注明座次（

36、某排某号）印制座次图表印制座次图表入场时，应有工作人员做引导。入场时，应有工作人员做引导。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 六、会场布置六、会场布置环境布置环境布置主席台的装饰主席台的装饰第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 六、会场布置六、会场布置环境布置环境布置有会标、台布、花卉；有会标、台布、花卉；有座位签、话筒；有座位签、话筒； 如若有讲台，注意讲台的布置（方向、高度）；如若有讲台，注意讲台的布置（方向、高度）； 揭幕架放在主席台的左侧，先用绒布罩住；揭幕架放

37、在主席台的左侧，先用绒布罩住；主席台的装饰主席台的装饰第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 六、会场布置六、会场布置环境布置环境布置依职务的高低安排，高者居中，先左后右依职务的高低安排，高者居中，先左后右会议主持人应在前排的边上就座会议主持人应在前排的边上就座 每个座位的左侧放置姓名台签每个座位的左侧放置姓名台签13254主主 席席 台台代表席代表席主席台的装饰主席台的装饰第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 六、会场布置六、会场布置环境布置环境布置会场背景的装饰会场背景

38、的装饰第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务 六、会场布置六、会场布置环境布置环境布置色调的选择色调的选择色彩搭配要与会议内容相协调色彩搭配要与会议内容相协调,如表彰大会、庆典等可用红色，如表彰大会、庆典等可用红色，学术报告可用蓝色背景。学术报告可用蓝色背景。花卉的布置花卉的布置花卉的布置会对人的情绪产生一定的影响，要懂花语。花卉的布置会对人的情绪产生一定的影响，要懂花语。会场的气味会场的气味微型案例第二节第二节 协调工作概述协调工作概述第三章第三章 秘书的沟通与协秘书的沟通与协调调 “俗气俗气”与与“素雅素雅”A公司与B公司在深圳香

39、格里拉酒店举行合作签约仪式，酒店服务人员按酒店例行规定，在主席台摆放了以红色为主的色彩绚丽的几盆鲜花，A公司公关部秘书王小姐提前来检查会场的布置，她觉得这几盆颜色鲜艳的鲜花有些俗气，就让服务人员换了几盆素雅的鲜花，摆上后，办公室主任认为此花与会场的气氛不配，只好请服务员将原来的鲜花摆上。实践训练实践训练第三章第三章 秘书的沟通与协秘书的沟通与协调调 我院要在下周一召开科学实践观第一阶段总结大会，要求全院教职我院要在下周一召开科学实践观第一阶段总结大会，要求全院教职工全部参加，届时院领导也全部出席，要求分小组模拟会议的准备工全部参加，届时院领导也全部出席，要求分小组模拟会议的准备情况。情况。具体

40、要求：具体要求：1.撰写会议通知撰写会议通知; 2.布置会场布置会场(用图表示用图表示): 3.设计座位表设计座位表(包括主席台的座次包括主席台的座次); 4.介绍会场的布置及需准备或检查的事项介绍会场的布置及需准备或检查的事项;第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务会议进行阶段的会务工作框架图会议进行阶段的会务工作框架图会议签到与引导会议签到与引导组织会议进行组织会议进行做好生活服务做好生活服务（接站、报到、签到、（接站、报到、签到、资料发放、情况咨询）资料发放、情况咨询）（设备监控、会议纪录、（设备监控、会议纪录、新闻报道、会间服

41、务）新闻报道、会间服务）（订购车票、餐饮服务、（订购车票、餐饮服务、旅游项目）旅游项目）第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务思考：思考： 如果某个大型会议要求你做好在机场的接站工作，你应该如果某个大型会议要求你做好在机场的接站工作，你应该做哪些准备？接站时应注意什么？做哪些准备？接站时应注意什么？第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务一、会议报到与引导工作一、会议报到与引导工作会议接站会议接站确定迎接规格确定迎接规格做好接站准备做好接站准备竖立接待标志竖立接待标志掌握抵达情

42、况掌握抵达情况介绍宾主双方介绍宾主双方第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务一、会议报到与引导工作一、会议报到与引导工作会议报到会议报到安排住宿安排住宿报到方式报到方式分发材料（纪念品）分发材料（纪念品）确定报到者身份确定报到者身份报到是掌握与会人员准确到会情况的重要一环。报到是掌握与会人员准确到会情况的重要一环。可以亲自报到，也可由代表报到。可以亲自报到，也可由代表报到。开具收据开具收据第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务一、会议报到与引导工作一、会议报到与引导工作会议签

43、到会议签到签签 到到 本本签到表的格式签到表的格式准确统计到会实际人数或签名留做纪念。准确统计到会实际人数或签名留做纪念。提前准备好签到本、签字笔。提前准备好签到本、签字笔。信息详细，包括姓名、单位、职务、联系方式、签名等。信息详细，包括姓名、单位、职务、联系方式、签名等。第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务一、会议报到与引导工作一、会议报到与引导工作签到的要求签到的要求认真准备好必备的资料，有弹性。认真准备好必备的资料，有弹性。做好人员分工，如签到与发放资料由不同的人负责。做好人员分工，如签到与发放资料由不同的人负责。及时汇报与会

44、人数，特别是超出预计人数时。及时汇报与会人数，特别是超出预计人数时。注意签到时的礼仪。注意签到时的礼仪。第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务一、会议报到与引导工作一、会议报到与引导工作会议引导会议引导 统一着装，提前熟悉会场及周边生活情况；统一着装，提前熟悉会场及周边生活情况； 有掌握多种语言的能力，善沟通；有掌握多种语言的能力，善沟通； 配带统一会务服务人员的标志；配带统一会务服务人员的标志； 保持会场安静，并在开会时做好会间服务；保持会场安静，并在开会时做好会间服务；第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作第四章

45、第四章 会议组织与服务会议组织与服务二、组织会议进行的工作二、组织会议进行的工作检查会场准备情况检查会场准备情况 会场桌椅是否充足、会标、花卉是否到位；会场桌椅是否充足、会标、花卉是否到位； 主席台座签是否摆好，名字再次核对；主席台座签是否摆好，名字再次核对； 会场座位图是否准确；会场座位图是否准确； 茶、水杯是否到位；茶、水杯是否到位；会场布置情况会场布置情况第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务不协调的烟灰缸不协调的烟灰缸某日，一位深受爱戴的老领导不幸逝世，在治丧委员会的会议上，气氛非常庄严肃穆。忽然间，一位领导发觉会场中的烟灰缸

46、都是喜庆的大红色，会场气氛一时间非常尴尬。这位领导十分的不快，会后，批评了秘书办事不利。秘书觉得很委屈，会议室里的烟灰缸一直都是红色的那一套，那还是去年庆功时新买的。为了一次会议就买一套新的，未免也太浪费了。于是，在下一次采购烟灰缸的时候，这位秘书选择了无色的玻璃烟灰缸。这一下总算是省去了麻烦。微型案例第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务二、组织会议进行的工作二、组织会议进行的工作检查会场准备情况检查会场准备情况 基本设备如：麦克风、音箱、手提电脑、投影仪；基本设备如：麦克风、音箱、手提电脑、投影仪； 其他设备：摄像机、录音笔、照像

47、机等；其他设备：摄像机、录音笔、照像机等； 会场设备情况会场设备情况会场的安全保卫与保密工作会场的安全保卫与保密工作保持会场秩序、关注场内设备使用情况、注意保密工作。保持会场秩序、关注场内设备使用情况、注意保密工作。第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务二、组织会议进行的工作二、组织会议进行的工作会议交通服务会议交通服务筹齐会议用车筹齐会议用车提前做好路线说明提前做好路线说明对驾驶人员管理对驾驶人员管理意外事故应急处理意外事故应急处理第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务二、

48、组织会议进行的工作二、组织会议进行的工作会议记录会议记录会议记录的要求会议记录的要求记录头记录头+记录主体记录主体+审阅签名审阅签名记录头：会议名称、时间、地点、出席人、缺席人、主持人、记录人；记录头：会议名称、时间、地点、出席人、缺席人、主持人、记录人；记录主体：出席人员的发言（要求：准确、客观、清楚、有条理）记录主体：出席人员的发言（要求：准确、客观、清楚、有条理） 会议的决议；会议的决议；审阅签名：通常是主持人和记录人的手写签名，以备案。审阅签名：通常是主持人和记录人的手写签名，以备案。标题：会议名称标题：会议名称+文种文种 或或 文种文种第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的

49、会务工作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务二、组织会议进行的工作二、组织会议进行的工作会议记录会议记录会议记录的要求会议记录的要求 速度快，速记法，速录法；速度快，速记法，速录法； 真实性，必须是与会人员的真实发言，不能附加任何个人感真实性，必须是与会人员的真实发言，不能附加任何个人感 情色彩；情色彩； 可使用录音、录像等辅助手段；可使用录音、录像等辅助手段； 会议记录有重点；会议记录有重点；第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作第四章第四章 会议组织与服务会议组织与服务二、组织会议进行的工作二、组织会议进行的工作会议纪要会议纪要会议纪要的格式会议纪要的格式是根据会议

50、的主旨，用准确而精炼的语言综合记述其要点书面材料。是根据会议的主旨，用准确而精炼的语言综合记述其要点书面材料。作用：对上可以汇报工作，对下可以指导工作，对平级可以互通信息。作用：对上可以汇报工作，对下可以指导工作，对平级可以互通信息。 主要包括：标题、正文、主送单位、抄送单位；主要包括：标题、正文、主送单位、抄送单位； 会议概况：会议时间、地点、主持人、与会人员、基本议程；会议概况：会议时间、地点、主持人、与会人员、基本议程； 会议的精神和议定事项：主体部分，议定事项、措施等；会议的精神和议定事项：主体部分，议定事项、措施等；第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作第四章第四章