行政细节时间管理课件.pptx

1、 1谢谢观赏2019-5-23行政细节每天上课时间：每天上课时间：休息：休息：午餐：午餐：每天下课时间：每天下课时间：7 Hours(9:00)10:30-1045;15:00-15:2012:00-13:3017:302谢谢观赏2019-5-23课程安排课程安排 暖场与态度调整暖场与态度调整 第一单元：第一单元：认认识时识时间间管管理理第二单元：第二单元：学学习习时时间间管管理理原原则则第三单元：合第三单元：合理理规规划划工工作时作时间间第四单元：第四单元：建建立立个个人人效效率率系系统统第五单元：第五单元：完完善善时时间间管理管理的的技技巧巧 第六单元：第六单元：困困难问难问题题研研讨讨3

2、谢谢观赏2019-5-23破冰：寻找一个他4谢谢观赏2019-5-23 周哈里窗周哈里窗 你知你知 你不知你不知 我我 知知 我我 不不 知知l 用用 开发潜能开发潜能公众我公众我隐私我隐私我背脊我背脊我潜能我潜能我5谢谢观赏2019-5-23行为循环行为循环 思思 维维 态度态度习惯习惯结果结果ACTION6谢谢观赏2019-5-23- - 学习的精义学习的精义 - -7谢谢观赏2019-5-23 生命在于行动生命在于行动 行动是快乐的源泉行动是快乐的源泉 我享受持续行动的快乐我享受持续行动的快乐 行动使我敏捷行动使我敏捷 行行 动使我高效动使我高效 行行 动给我自由动给我自由 行行 动给我

3、力量动给我力量 行行 动给我富足动给我富足 行行 动给我健康动给我健康 行行 动创造行动动创造行动 我我 是行动典范是行动典范8谢谢观赏2019-5-239谢谢观赏2019-5-23平均平均8080岁寿命岁寿命 1-20、60-80 不计，余40 1年为1寸 睡眠 8小时 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20电话 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.33.310谢谢观赏2019-5-23“

4、不能管理时间，便什么都不能管理不能管理时间，便什么都不能管理” 杜拉克杜拉克“管理管理”时间是不对的，管理的只能是你自己，因时间是不对的，管理的只能是你自己，因此此“时间时间 管理管理”就是就是“自我自我”管理；管理；很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题；其实并没有所谓时间太多或时间不够的情形所在；一天就是二十四小时，不多也不少；不管你是谁，都是一样的；所谓时间太少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以致这段时间不允许而已；时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值得去做的事；“能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在11谢谢观赏2019-5-23待得晚晚一点就可以做

5、完每一件事？谁偷偷了你的时间？为何活活得较久但较不愉快？ 对自己想要要的东西实际一点什么对你最重要什么对你最重要 你不会错过钱但却一直错失失时间钱可以多赚：时间却无法多赚钱可以多赚：时间却无法多赚12谢谢观赏2019-5-23四个主要的影响时间生产率障碍四个主要的影响时间生产率障碍人们并不尊重时间，他们不了解其重要性人们并不尊重时间，他们不了解其重要性人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律自然规律人们不善于检查提高时间管理办法，不知人们不善于检查提高时间管理办法，不知道道“重要重要”与与“紧要紧要”之区别之区别有时间观念的人不善于控制时间，他们不有

6、时间观念的人不善于控制时间，他们不知怎样制定一个时间管理系统知怎样制定一个时间管理系统13谢谢观赏2019-5-2314谢谢观赏2019-5-23 为什么要做好时间管理？ 15谢谢观赏2019-5-23为什么要做好时间管理？16谢谢观赏2019-5-23为什么要做好时间管理？17谢谢观赏2019-5-23自我评价与检讨18谢谢观赏2019-5-23自我评价与检讨时间拖延测试的评估结果是：每一个“非常满意”评 4 分每一个“略表同意”评 3 分每一个“略表不同意”评 2 分每一个“极不同意”评 1 分。 总分小于20分，表示你不是拖延者，或许只是偶尔有拖延总分在21-30分之间，表示你有拖延的毛

7、病，但不太严重总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。 19谢谢观赏2019-5-23自我评价与检讨20谢谢观赏2019-5-2321谢谢观赏2019-5-2322谢谢观赏2019-5-23时间管理时间管理23谢谢观赏2019-5-23时 间 管 理24谢谢观赏2019-5-23第四代时间管理25谢谢观赏2019-5-23有效的时间管理系统包含以下五个步骤：有效的时间管理系统包含以下五个步骤： 1 1 明确你的价值观明确你的价值观2 2 确定你的目标确定你的目标3 3 对你的目标按优先级排序对你的目标按优先级排序4 4 明确你的任务明确你的任务5 5 对任务按优先级排序对任务按优先级排

8、序时间管理系时间管理系统统26谢谢观赏2019-5-23价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。基本的因素。健康看牙医，洗澡，等等 家庭给家里打电话，等等 友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等 爱情准备烛光晚餐，等等 工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等 金钱夜间兼职的面试，等等 兴趣看演唱会，等等 重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一项放在首位，把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的价值观。 价值观价值观27谢谢观赏2019-5-23- 价价 值值 观观 列列 举举 做事有效率做事有效率 追求

9、卓越追求卓越 专业能力强专业能力强 乐观进取乐观进取 服务他人服务他人 节俭节俭 身体健康身体健康 慷慨慷慨 诚实诚实 虚心请教虚心请教 主持正义主持正义 整齐清洁整齐清洁 追求真实追求真实 领导地位领导地位 经济基础稳固经济基础稳固 忠实忠实 自食其力自食其力 爱家爱家 笃信宗教笃信宗教 操守操守 创意创意 团队精神团队精神 知识丰富知识丰富 自我期许自我期许28谢谢观赏2019-5-23 目标的设定目标的设定 明确自己的价值观明确自己的价值观 设定目标设定目标 制定阶段性步骤制定阶段性步骤 把握今日：最重要时刻把握今日：最重要时刻 长期长期中期中期 短期短期29谢谢观赏2019-5-23目

10、标是我们的需求和愿望目标是我们的需求和愿望 我们想得到什么。它们直我们想得到什么。它们直 接源于我们的价值观。接源于我们的价值观。例如例如: : 任务表中有矛盾：星期二和星期三晚上，在公司开 会、兼职面试、看演唱会三者之间只能挑选两样， 必须舍弃一样。 它们分别代表什么？对它们如何排序，完全取决于你的价值观和目标。对它们如何排序，完全取决于你的价值观和目标。 目目 标标30谢谢观赏2019-5-23我的工作与目标31谢谢观赏2019-5-23核心时间核心时间1.1. 是作优先处理事件的时间是作优先处理事件的时间2.2. 使将优先秩序颠倒的寸机会降到最低使将优先秩序颠倒的寸机会降到最低3.3.

11、让我们可以拟定开始时刻的进度让我们可以拟定开始时刻的进度4.4. 让我们可以安排事情的处理先后次序让我们可以安排事情的处理先后次序5.5. 有助控制打扰有助控制打扰请勿打扰请勿打扰危险32谢谢观赏2019-5-23只处理一件事情明确的优先顺序只处理一件事情明确的优先顺序33谢谢观赏2019-5-23四象限工作性质分析急迫不 急 迫重要不重要I 紧急情况 迫切的问题 限期完成的会议或工作II 准备工作计划 预防措施 价值观的澄清 人际关系的建立 增强自己的能力III 造成干扰的事、电话 信件、报告 会议 许多迫在眉睫的急事IV 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 浪费时间逃避性活动34谢谢观赏2019

12、-5-23 Do it ！ (定出时间）4D原则 Do it ！（马上就做） Dont do it。（别去做了）重重 要要 紧紧 迫迫 Delegate授权别人去做latternow35谢谢观赏2019-5-23紧急紧急不紧急不紧急 重要重要 不重要不重要 危机 急迫的问题 有期限压力的作业 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动 玩游戏 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动重要重要与与紧紧急急之区别之区别36谢谢观赏2019-5-23偏重第一类事务，结果偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭

13、 危机处理 忙于收拾残局 37谢谢观赏2019-5-23偏重第二类事务，结果偏重第二类事务，结果 有远见，有理想有远见，有理想 平衡平衡 纪律纪律 自制自制 少有危机少有危机 38谢谢观赏2019-5-23 偏重第三类事务，结果偏重第三类事务，结果 短视近利短视近利 危机处理危机处理 被视为巧言令色被视为巧言令色 轻视目标与计划轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂人际关系浮泛，甚至破裂39谢谢观赏2019-5-23 偏重第四类事务，结果偏重第四类事务，结果 全无责任感全无责任感 工作不保工作不保 依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生40谢谢观

14、赏2019-5-23问题 共进午餐，讨论促销会策略 1.5H 商讨索赔案处理 1H 与华金公司讨论定价 3H 中实公司的合作意向书 2H 天际公司的货未到问题？ 上级要求上报三个月的业绩报表 2H 周五业务会提前 1H 阅读内部刊物 1H 打电话给12客户 30分钟 聆听电话留言 10分钟 完成文件归档 1H 人事部明天要上报新员工试工期表现结果报告41谢谢观赏2019-5-23 共进午餐，讨论促销会 策略 1.5H 商讨索赔案处理 1H重要 与华金公司讨论定价 3H 中实公司的合作意向书 2H 天际公司的货未到问题？ 上级要求上报三个月的业绩报表 2H 周五业务会提前 1H 阅读内部刊物 1

15、H 打电话给12客户 30分钟 聆听电话留言 10分钟 完成文件归档 1H 人事部明天要上报新员 工试工期表现结果报告不急不重要急42谢谢观赏2019-5-23 时间自然法则总结时间自然法则总结Parkingsons Law 帕金森原则时间象一根弹筋：设立期限时间象一根弹筋：设立期限Paretos Principle 帕雷托原则80%的结果来源的结果来源20%的努力的努力Concentration Enigmas 注意力之谜 注意力需要及时恢复注意力需要及时恢复Internal Energy Levels 内在能量水平有效地利用你的生物钟有效地利用你的生物钟Efficacy Efficienc

16、y 效能与效率 做正确之事，做好它做正确之事，做好它43谢谢观赏2019-5-23留些缓行时间留些缓行时间44谢谢观赏2019-5-23重要工作，今天必须完成重要工作，今天必须完成重要工作，可以稍后再作重要工作，可以稍后再作可以授权，但宁愿自己做可以授权，但宁愿自己做预期外的工作预期外的工作A B CX工作类型工作类型45谢谢观赏2019-5-23ABCABC分析分析实际应用实际应用ABC分析法在实际运用上，您最好是分析法在实际运用上，您最好是12A(1)每天只计划每天只计划1-2项项A-任务任务(大约大约3小时小时)23B(2)再计划再计划2-3项项B-任务任务(大约大约1小时小时)其余其余

17、C (3)其余保留其余保留C-任务任务(大约大约45分钟分钟)46谢谢观赏2019-5-23 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4 6 8能力曲线能力曲线+50%能力100%- 50%时间生理能量状态的偏差生理能量状态的偏差47谢谢观赏2019-5-23个别差异及共通个别差异及共通性性48谢谢观赏2019-5-23个人每日韵个人每日韵律律49谢谢观赏2019-5-23 用正确的方法做错误之事 用正确的方法做正确之事用正确的方法做正确之事 用错误的方法做正确之事 用错误的方法做错误之事50谢谢观赏2019-5-23避免分散注意力避免分散注意力51谢谢观赏2019-5-2

18、352谢谢观赏2019-5-23锯齿效应锯齿效应53谢谢观赏2019-5-23100%时间干扰能力54谢谢观赏2019-5-23最佳休息值：最佳休息值：工作一小时后最多休息十分钟工作一小时后最多休息十分钟55谢谢观赏2019-5-2356谢谢观赏2019-5-2357谢谢观赏2019-5-238 8分钟计划节省一小时分钟计划节省一小时58谢谢观赏2019-5-23 1.计划本日的主要任务和核心时间 2.处理重要的文件往来- 与你的秘书就当日行事取得认同 3.核心时间 - 45分钟 4.任务分派再确定- 与同事订约会计划 5.午餐时工作 6.次重要任务/会议 7.核心时间 8.优先次序较后的电话

19、 9.签文件10.长期计划11.检查明天的事12.回家！每日个人的组织安排每日个人的组织安排59谢谢观赏2019-5-23 理解时间、分析你的时间60谢谢观赏2019-5-23理解时间、分析你的时间61谢谢观赏2019-5-23订定每日工作计划订定每日工作计划工作计划-为每天的2-3件事项留出完整的时间62谢谢观赏2019-5-23 规划成功63谢谢观赏2019-5-23 规划成功64谢谢观赏2019-5-23 规划成功65谢谢观赏2019-5-23 规划成功66谢谢观赏2019-5-23 规划成功67谢谢观赏2019-5-23 今日事今日毕今日事今日毕68谢谢观赏2019-5-23习作:69

20、谢谢观赏2019-5-23在进入工作以前，在进入工作以前，您该从容地对当天做好准备您该从容地对当天做好准备70谢谢观赏2019-5-23在进入工作以前，在进入工作以前，您该从容地对当天做好准备您该从容地对当天做好准备71谢谢观赏2019-5-2372谢谢观赏2019-5-2373谢谢观赏2019-5-23个人成效effectiveefficient明确于结果：快、好高效A nice manager A good manager An effective manager脾气好工作愉快、有结果一个有成效的经理人74谢谢观赏2019-5-23A型竞争的攻击的成果数据动作快工作作工作作风风B型冷静的放

21、松的质量取向好好先生动作慢工作作风工作作风75谢谢观赏2019-5-23A型潜在的问题1.工作控制不良2.缺少授权3.对优先次序的不确定4.时间计划有偏差5.牺牲品质的可能6.与人相处的问题76谢谢观赏2019-5-23A型行动重点1.建立实际的目标2.加强授权3.改善优先次序和时间计划4.维持适当的质量5.投资时间与人交流77谢谢观赏2019-5-23B型潜在的问题1.受压力才计划2.不实际的质量标准3.不清楚的授权4.松懈的团队控制5.放弃数量的可能78谢谢观赏2019-5-23B型行动重点1.设立紧凑的目标2.计划较高的输出3.建立实际的数量标准4.较明确的授权5.较严密的团队控制79谢

22、谢观赏2019-5-23较理想的工作作风1. 控制的A型2. 投资时间在人际关系3. 追求质量80谢谢观赏2019-5-23制定时间管理系统制定时间管理系统 建立系统，包括：计划表、每日目标、优先次序、完成期限 计划一定要写下来，记忆力有时会出错，强迫自己按期限完成工作 没有没有计划计划，怎么办？，怎么办？81谢谢观赏2019-5-23 立即改变82谢谢观赏2019-5-23 立即改变83谢谢观赏2019-5-23立即改变84谢谢观赏2019-5-2385谢谢观赏2019-5-23立即改变86谢谢观赏2019-5-23立即改变87谢谢观赏2019-5-23立即改变88谢谢观赏2019-5-23

23、立即改变89谢谢观赏2019-5-23立即改变90谢谢观赏2019-5-23立即改变91谢谢观赏2019-5-23立即改变92谢谢观赏2019-5-23测试:压力控制能力93谢谢观赏2019-5-23为了合理安排你的办公桌，请考虑以下因素：为了合理安排你的办公桌，请考虑以下因素：你手能够着的区域你的办公桌经常性工作区域手够不着的区域经常性工作区域包括： 工作台面 抽屉 电脑 文件档 电话 文具这个区域是你安置日常工作这个区域是你安置日常工作设备的地方，如果你坐在桌设备的地方，如果你坐在桌边，面对你的办公桌，那么边，面对你的办公桌，那么上述东西是你抬手可及的。上述东西是你抬手可及的。94谢谢观赏

24、2019-5-23可及区域可及区域你的外延工作区域包括： 收件格 出件格 重要文档（重要客户档案） 日历 字典 电脑磁盘这个区域虽然并非伸手可及，但只要伸长胳膊就能够着。不可及区域不可及区域包括你的存档、库存资料： 书架 文件柜 宣传资料我们必须站起来才能到达这个区域。最好是在我们坐在办公桌前看不见的地方，否则只会起干扰作用。你的“待办”格里有多少文件？“待办”是什么意思？难道这不意味着优柔寡断吗？收件出件待办文档95谢谢观赏2019-5-23案头工作你用什么样的流程系统来处理和安排你的案头工作？最常见用的包括：办公桌管理系统老板HEA项目客户建议C个人阅读跟进文档12345678.3196谢

25、谢观赏2019-5-23案头管理案头管理I) 清理你的书桌。除了目前手头正在做的工作，不应该有任何别的东西滞留在桌面。ii) 用一个收件盘。iii)将收件按以下类别归类：重要而紧急的（今天核心时间处理的）重要但不紧急的（注上处理日期，放入“跟进”文档）授权废纸篓iv) 限制信息流量，避免复印没必要的文件。v) 建立个人文档系统。除了有一个“跟进”文档外，还应该有一个管理文档，其中包括一些重要的分类。97谢谢观赏2019-5-23 决定在拟订计划、作决定、给予成果回馈时，何种资料派得上用场，然后作到资料方便取用、具有可靠性与适宜性 进行必要的沟通后，抓住必须资料，避免超过需要量 预期作好评估，将

26、资料分配的优先次序标准化 当下就处理，每天送来的文件中，有80%可在一开始处理时丢弃，一般主管平均只丢弃20% 别做任何你可以授权给别人做的事 设计简化文件处理的系统 ，减少复本，用标准格式 资料不全资料不全文件繁杂文件繁杂98谢谢观赏2019-5-2399谢谢观赏2019-5-23存档建立一个简单的文档系统要考虑以下原则：1.1.什么东西需要存档？什么东西需要存档？ 原则上说，只是对将来有用的东西才值得存档。其他的就应该扔掉。正常情况下，你不必保留会议备忘录、杂志、感谢条、留言等。你可以把这些存入“跟进”文档中31天的某一天，并注明在哪一天扔掉。2.2.分类分类 当建立分类系统时，应考虑四方

27、面因素： I) 储存类：这些可以被称作不常用文件，比如史料、年度资料等。这些 资料很少被用到，但需要作为文档来储存，以备有用。 II) 来件类：这些是需要及时处理的文件，分类系统应该确保能够快速正 确地对这类文件归档和处理。这类文件包括重要客户文件。 III) 提示类：这类文件应该直接放入“跟进”文档指定的那些天内，因为 这些文件直接与那一天的活动有关，需要及时跟进，比如销 售拜访、发出定单、召开会议等。 IV) 确立重点类：经常与桌面文档有关，用来表明使用频率。3.3.储存储存 用来起提示作用和安排优先次序的“跟进”文档和桌面管理系统都可以放置 在桌面抬手可及的区域内。随时要处理的文件可以放

28、置在伸胳膊够不着的区 域，不常用的文件最好储存在文件柜里。100谢谢观赏2019-5-23存档4.什么时候存档 使用频率取决于有多少文件需要存档。存档时间当然应该在每天的下午，因为存档不需要思想高度集中。最好你能每周做一次存档工作，在你的日记上写上哪一天做存档工作。5.设计文档 盒式存档：用来存放很重要的资料，例如公司的宣传资料等。 吊式存档：对存放客户档案和其他随时要处理的文档最合适。把最后进入的文件放在最上层，如果必要的话，在文档系统左边的表面贴上分类目录。 夹式存档：对存放“定单”和“常用文件”，比如帐单等有用。记住，你应该亲自做文档，不要忘记安全、便于保存和更新等因素。101谢谢观赏2

29、019-5-23 买一本日记买一本日记1、灵活性灵活性 你所买的日记最好是可以加页。灵活性通常指的是活页夹。活页夹必须是标准号码的。2、总体性、总体性 每周，每月和年度计划安排是必不可少的。3、大小、大小 最好能买一本足够大的日记本，使你能在上面做出全天的日程安排，包括你所有的 任务和工作。最佳尺寸选择为标准的A5，这个标准也最易于做复印。4、信息、信息 一本日记本也应包括注意事项，电话号码和其他一般性信息。5、任务、任务 一本好的日记也应该设置重要工作和工作目标的栏目，包括个人目标栏目。6、分页、分页 一本好的日记也应该有分页纸和分页栏目。7、竞争力、竞争力 人们经常回把一本好的日记系统与办

30、公系统相比。102谢谢观赏2019-5-23 随时检视随时检视103谢谢观赏2019-5-23练习：记录你的模式练习：记录你的模式准备合适的工具，如笔、空白时间表（最好以一刻钟或半小时为一刻）、计时器，详细记录自己的活动情况，坚持一周。如果全天记录有困难，可以分段记录，比如今天记录整个上午的情况，明天记录下午和晚上的情况，后天记录上午和中午的情况，等等，然后把它们综合起来。记录中要包括以下几点：活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完成（或者：是否是计划安排的事情）、中途中断的次数、原因和长成（或者：是否是计划安排的事

31、情）、中途中断的次数、原因和长短。短。 104谢谢观赏2019-5-23时间表可以参照下页的格式： 时间 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 每天上班时间为8 点-18 点（含往来交通时间，中午有1小时休息） 08.00 08.30 09.00 09.30 10.00 10.30 11.00 11.30 12.00 。18.00 18.30 19.00 。 22.00 22.30 23.00 105谢谢观赏2019-5-23使用计划表106谢谢观赏2019-5-23To-Do ListTo-Do List待处理事项待处理事项Delegate to授权A/BTo-Do 事项Time 需Req

32、uired 时跟进107谢谢观赏2019-5-23A.M. P.M. 6 7 8 9101112Daily Expenses 每日支出 1 2 3 4 5 6 7 8 910AppointmentsAppointments日程日程108谢谢观赏2019-5-23Monthly PlanMonthly Plan月度计划月度计划 Month Year 年 月Projects/GoalsProjects/Goals本月项目本月项目/ /目标目标A/B Business A/B Business 工工 作作 开始日开始日 Personal Personal 个人生活个人生活 109谢谢观赏2019-5

33、-23下面是一份记录的空白样表：下面是一份记录的空白样表：_年_月_日星期_ 项目 地点 效率自评 计划 中断说明6:307:007:308:008:309:009:3010:0010:3011:0011:3012:0012:3013:00110谢谢观赏2019-5-23总结及行动计划1. 建立主要职责范围及目标，得到认同2. 利用日记本，做好个人组织3. 上班前先做好当日工作计划4. 有效的授权及跟进5. 不参加无谓的会议，针对有意义的会议，要事先做好准备6. 于会议后有明确计划- 谁做什么及何时做？7. 整理桌面及文件8. 文件只经手一次9. 投资于员工上，花时间在人际关系上10. 积极争

34、取佳绩11. 准时回家12. 拥有私人生活111谢谢观赏2019-5-23112谢谢观赏2019-5-23113谢谢观赏2019-5-2315项浪费时间的主要因素信息传递信息传递1、频繁的会议2、信息不足、或不清、或过多决策决策 优柔寡断或拖延组织组织1、混淆职责与职权2、办公室杂乱无章指挥指挥 无效的授权人力人力 0114谢谢观赏2019-5-23时间管理的障碍时间管理的障碍1.1.目标及优先次序不清目标及优先次序不清2.2.电话干扰电话干扰3.3.个人组织能力差个人组织能力差4.4.毋须及无效的会议毋须及无效的会议5.5.“明日复明日明日复明日”的心态的心态6.6.突然的访客突然的访客7.

35、7.危机管理危机管理8.8.缺乏权利下放缺乏权利下放9.9.在同一时刻内处理太多事情在同一时刻内处理太多事情10. 10. 不好意思说不好意思说“不不”11. 11. 做事有头无尾做事有头无尾12. 12. 不做重点阅读不做重点阅读13. 13. “太多太多”社交活动社交活动115谢谢观赏2019-5-23教练的四个步骤教练的四个步骤1. 我说给你听我说给你听2. 你说给我听你说给我听3. 我做给你看我做给你看4. 你做给我看你做给我看116谢谢观赏2019-5-23放弃喜欢做的事放弃怕失去控制的心理授权把任务交给人，培训他们并通知相关人员随时准备提供建议并进行解答组织下属117谢谢观赏201

36、9-5-23学习分配工作学习分配工作118谢谢观赏2019-5-23授权1. 及早授权2. 指示清晰3. 安排跟进4. 保留安全时间5. 整个工作6. 放手119谢谢观赏2019-5-23a) 最好告诉你的属下为什么你选择向他授权负责这项工作。这能够给予属下信心，并清楚地知道工作的分工安排。b) 确保双方对工作目标达成共识，并确认被授权人有能力完成这项工作。c) 理清工作的优先次序，并让被授权人明白该项任务与他的其他工作的关系，让他认识到其重要性。d) 明确交代可用的资源，比如人力资源、时间、财权、设备等。e) 双方制定一个时间安排，包括起始时间、总结回顾时间和完成工作的时间。并请记住将此列入

37、你个人的时间日程安排。f) 双方须考虑总结回顾的程序，并就此达成一致 -记住，必须明确规定是什么、什么时候、如何做和在哪里做。120谢谢观赏2019-5-23 一旦授权，不宜干涉 及时总结，按照共同认可的程序 总结经验，吸取教训 表扬公开，批评私下。121谢谢观赏2019-5-23信信 心心能能力力 行动前等候行动前等候 先请示再行动先请示再行动 先建议再行动先建议再行动 先行动再立即汇报先行动再立即汇报 先行动再例行汇报先行动再例行汇报 行动后定期汇报行动后定期汇报122谢谢观赏2019-5-23 会议耗时会议耗时 把会议的目的、议程写下来，使与会者有备而来 只有必须参加的人才通知参加，避免

38、浪费太多的人时间 务必准时开会与散会，制定应付干扰的办法 控制会议议题，要求大家不要离题 一定要有效追踪执行会中完成的所有决议，以备下次会议讨论 123谢谢观赏2019-5-23不良会议特征如下：没有目的感没有目的感敌对、政治化、冲突敌对、政治化、冲突不平均的贡献不平均的贡献时间控制差，晚开始时间控制差，晚开始 - - 晚结束晚结束缺少准备缺少准备没有认同的结果或行动没有认同的结果或行动太长太长干扰多干扰多太多人参加或不对的人参加太多人参加或不对的人参加偏离议程偏离议程会议管理会议管理124谢谢观赏2019-5-231. 1. 目标目标- 单一目的- 在议题中清楚地陈述出来2. 2. 参与者参

39、与者- 活跃/有价值的参与- 或只是在一旁听- 全职/半职- 准备适当的资料3. 3. 格式格式- 会议的形式- 影响到后勤/程序4. 4. 议程议程- 日期 / 时间 / 会场 / 参与者5. 5. 会议记录会议记录 - 结论总结6. 6. 会场会场- 布置 / 设备 / 点心饮料穦某穦某会议的准备会议的准备125谢谢观赏2019-5-23在准备会议时，请记住以下要点：1.会议的目的是什么？ 2.谁是参加会议的人？ 3.会议的形式4.议事日程 日期 时间 地点 参加会议人的名单 时间安排5.会议总结 6.会议召开地点 会议安排（座位安排、休息室、会议室的大小、通风设备、室内 温度等） 设备（

40、白板、投影仪、文具等） 点心（咖啡、茶、饮用水、三餐安排）126谢谢观赏2019-5-23主席权主席权陈述会议目的开始及结束时间控制维持秩序使大家专心听确保优先议题讨论的进行事实、解释、结论化解冲突时间管制制止小组会议安静先生和废话先生总结行动和负责权127谢谢观赏2019-5-23激励授权决策建立关系沟通会议管理谈判培训和发展社交128谢谢观赏2019-5-23129谢谢观赏2019-5-23130谢谢观赏2019-5-23131谢谢观赏2019-5-23132谢谢观赏2019-5-23培养说培养说“不不”的能的能力力NO！NO！NO！133谢谢观赏2019-5-23134谢谢观赏2019-

41、5-23135谢谢观赏2019-5-23 时时 光光 大大 盗盗 打扰打扰 （电话或没有预约）（电话或没有预约） 重要性次序无所调整重要性次序无所调整 没有目标、次序和计划没有目标、次序和计划 叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝 个人缺乏组织能力个人缺乏组织能力 缺乏自律缺乏自律 会议会议 资料不完整或有所延误资料不完整或有所延误 文书工作和繁文缛节文书工作和繁文缛节 分不清责任和权力分不清责任和权力 136谢谢观赏2019-5-23 同时设立个人与组织的重要工作目标，为例行工作建立完成标准，设定完成期限 学习专注的技巧，避免分心及自我干扰。克服做事拖延的坏习

42、惯； 认识真正的朋友不会因为坦率的解释而被触怒 出示双方同意的优先次序清单来拒绝老板 别人会替那些没有优先次序的人决定优先次序 137谢谢观赏2019-5-23将阻碍减到最低将阻碍减到最低138谢谢观赏2019-5-23问题电话打扰开会老板等等 . .139谢谢观赏2019-5-23怎么办怎么办？ 利用清静时间、过滤电话、安排专门接电话的时间 学习并演练终止谈话的技巧 增加授权，把电话转交给被授权处理 电话打扰电话打扰140谢谢观赏2019-5-23干扰干扰老板老板应该和管理层就其主要的认识和程序取得合作和达成一致。来访者来访者最好让来访者意识到，要想见到一方法是事先和你约好。电话和传真电话和

43、传真秘书们难以应付想通过电话和我们交谈的人，有一部分原因是因为他们回答电话的方法有问题。要避免说“抱歉，他不在”，或“他不在座位上”这类的话，因为对方的下一个问题肯定是“那他在那里？”这就会引发一场长时间的、没必要的扯淡。传真并不意味着一定是紧急的，传真的内容才能决定这件事是否紧急。将传真放在中心位置，处理传真就像处理任何其他文件一样，并只能通过收件盘或信箱分发处理。141谢谢观赏2019-5-23 征得主管同意后，准备一份工作责任清单，其中要说明责和职权 坚持获得与责任对等的职权，你有义务获得执行任务的权力 拟出明确的工作项目说明，内容要详细，涵盖个人所有的职责 权责混淆权责混淆142谢谢观

44、赏2019-5-23自我怀疑者自我怀疑者过度的交际者过度的交际者次序颠倒者次序颠倒者做白日梦者做白日梦者计划者计划者拖延者的类型143谢谢观赏2019-5-23拖延的范围1.不愉快的任务2.与人有关的任务3.大型方案/任务4.小任务5.不熟悉/有风险的工作6.公共任务144谢谢观赏2019-5-23运用“起始时间”最优先处理工作避免过度交际拖延行动重点所有人都有拖延习惯清楚了解自己常拖延的工作现在就要开始文件只经手一次对工作质量要求，要在开始时决定23481567145谢谢观赏2019-5-23小小 结结 如何管理时间？如何管理时间？建立目标 每天做时间计划 编排优先次序，定下期限 运用时间管

45、理原则（找出最重要之事并先完成它） 改善技巧，排除打扰 凭借组织安排打电话 利用“Quiet An Hour” (清静一小时），学习说“不” 一次性时间处理文件 跟随会议议程，控制会议时间 请别人帮忙 克服人性弱点，走出时间陷阱！146谢谢观赏2019-5-23147谢谢观赏2019-5-23糟糕的开始糟糕的开始= =糟糕的一天糟糕的一天148谢谢观赏2019-5-23美好的开始美好的一天美好的开始美好的一天149谢谢观赏2019-5-23为了使新的一天能有积极的态度，为了使新的一天能有积极的态度，您要注意三项原则您要注意三项原则150谢谢观赏2019-5-23 感恩的心感恩的心 我我来自偶然

46、,象一棵尘土,有谁看出我的脆弱; 我来自何方,我情归何处,谁在下一刻呼唤我; 天地虽宽,这条路却难走,我看遍这人间坎坷辛苦, 我还有多少爱,我还有多少泪,要苍天知道,我不认输! 感恩的心,感谢有你, 伴我一生,让我有勇气做我自己; 感恩的心,感谢命运, 花开花落,我一样会珍惜!151谢谢观赏2019-5-23感恩时间-认知152谢谢观赏2019-5-23结结 束束 语语153谢谢观赏2019-5-23154谢谢观赏2019-5-23为一年写时间规划为一年写时间规划1. 首先安排固定项目首先安排固定项目2. 根据你的生物钟安排时间根据你的生物钟安排时间3. .把较大的任务分割成易于控制的小块把较

47、大的任务分割成易于控制的小块4. 充分利用零碎时间充分利用零碎时间5. 为每件事情设定明确的起止时间为每件事情设定明确的起止时间6. .留出充分的休息和娱乐时间留出充分的休息和娱乐时间7. .留出机动时间，不要把所有的时间都填满留出机动时间，不要把所有的时间都填满155谢谢观赏2019-5-23产品说明书了解产品印刷售后服务图片题纲初稿规格注意事项维修点打印美工公司简介拍照156谢谢观赏2019-5-23任务的类型任务的类型 请在脑海中想象一棵大树大树，树根树根是你的价值观价值观，树干树干是你的目标目标，树的主枝主枝是你的主要任务主要任务，树的细枝细枝和叶子叶子是你的次要任务次要任务。你所做的

48、一切应源于你的价值观，它价值观，它是树根。是树根。拿出一张白纸，画出一棵树，如下：在树根处写上你认为最重要的价值，在树干处写上你的目标，在几个主枝中写上你的主要任务，在叶子和细枝旁写上各种次要任务，完成这幅图。157谢谢观赏2019-5-23 表达工作情绪的词语惬意沉闷 累乱繁忙轻松无聊充实平衡烦有效率地完成工作疲于应付盲目目标明确筋疲力尽毫无头绪做自己想做的事压力太大精力充沛憔悴应付自如昏昏欲睡按部就班工作愉快拖沓逃避信心百倍忙于收拾残局有危机感有成就感158谢谢观赏2019-5-23* * 双赢活动双赢活动 * *游戏规则： 4 黑 各扣一分 3 黑 1 红 黑 + 1 红 1 2 黑 2 黑 2 红 + 2 1 黑 3 红 黑 + 3 红 1 4 红 各加一分 道具：扑克牌每一小组二张，一张红色一张黑色。159谢谢观赏2019-5-23160谢谢观赏2019-5-23