采购管理系统培训教程课件.ppt

1、易飞管理软件易飞管理软件课课程程大大纲纲一、前言二、系统架构三、基础信息创建及信息字段说明四、日常交易作业程序及报表管理五、异常管理报表六、批处理七、期初上线及信息搜集了了解系统解系统的的效益及功能。效益及功能。了了解信息搜集及整理重点。解信息搜集及整理重点。熟悉系统熟悉系统的的操作方式。操作方式。了了解系统例行作业程序。解系统例行作业程序。了了解系统上线的步骤及导入程序。解系统上线的步骤及导入程序。前言教育培训课程的目的前言教育培训课程的目的1.1. 供应商供应商料件料件价格管理。价格管理。2.2. 提供料件提供料件的的请购、采购、进退货管理。请购、采购、进退货管理。3.3. 提供请购分购管

2、理。提供请购分购管理。4.4. 提供询价、核价管理。提供询价、核价管理。5.5. 提供四种采提供四种采购购预计进货报表。预计进货报表。6.6. 供应厂商进货评核。供应厂商进货评核。前言系统功能前言系统功能提高料件采购流程提高料件采购流程的的效率与正确性。效率与正确性。降低生产停工待料降低生产停工待料的的异常发生。异常发生。加强供应商加强供应商的的评核管理提升采购质量。评核管理提升采购质量。采购异常管理采购异常管理有有助于降低成本。助于降低成本。前言系统效益前言系统效益一、一、系统主画面系统主画面二、系统功能图二、系统功能图三、系统主作业程序概述三、系统主作业程序概述四、采购系统与其他系统的关联

3、四、采购系统与其他系统的关联系统架构系统架构系统架构系统主画面系统架构系统主画面基本信息录入采购人员信息、供应商信息、采购单据性质价格交易管理供应商料件管理系统架构系统功能图系统架构系统功能图日常交易处理供应商料件价格及交易信息录入录入核价单、录入询价单录入请购单、录入采购单、录入采购变更单、录入进货单、录入退货单采购进度管理预计进货表、采购明细表采购全程跟踪表交 易 管 理进货明细表、进货统计表、料件历史进货记录表、验退件退回明细表收料验退管理采购价格调幅表、采购价格异常表、 供应商供货明细表系统架构系统功能图系统架构系统功能图供 应 商 评 估供应商评级、供应商ABC分析表系统架构系统主作

4、业程序系统架构系统主作业程序基本信息规划基本信息规划采购人员、供应商、单据性质采购人员、供应商、单据性质信息创建与核对信息创建与核对基本信息列表基本信息列表期初余额导入期初余额导入未结案采购单、品号供应商信息输入未结案采购单、品号供应商信息输入录入请购单录入请购单录入采购单录入采购单录入进货单录入进货单录入验退单录入验退单录入退货单录入退货单日常交易登录日常交易登录应付账款管理应付账款管理应付票据管理应付票据管理请购单凭证请购单凭证采购单凭证采购单凭证进货单凭证进货单凭证验退单凭证验退单凭证退货单凭证退货单凭证存货管理存货管理物料需求计划物料需求计划工单管理工单管理应付账款应付账款自动分录自动

5、分录批次需求计划批次需求计划产品结构产品结构基本信息基本信息进口管理进口管理系统架构与其他系统的关联性系统架构与其他系统的关联性1 1、前序作业、前序作业2 2、采购管理系统基础信息创建、采购管理系统基础信息创建基本信息创建及信息字段说明基本信息创建及信息字段说明1.1. 录入工厂信息录入工厂信息2.2. 录入仓库信息录入仓库信息3.3. 录入部门信息录入部门信息4.4. 录入币种汇率录入币种汇率5.5. 设置编码原则设置编码原则6.6. 录入职务类别录入职务类别7.7. 录入交易对象分类录入交易对象分类8.8. 录入页脚录入页脚/ /签核签核9.9. 录入程序页脚录入程序页脚/ /签核签核基

6、本信息创建及信息字段说明前序作业基本信息创建及信息字段说明前序作业基本信息创建及信息字段说明采购基础信息基本信息创建及信息字段说明采购基础信息一、供应商信息字段说明一、供应商信息字段说明二、二、供应商料件价格管理供应商料件价格管理三、三、设置采购单据性质设置采购单据性质建议及信息字段说明建议及信息字段说明基本信息创建及信息字段说明采购基础信息基本信息创建及信息字段说明采购基础信息. .采购厂商采购厂商、委外厂商的编码原则应分开委外厂商的编码原则应分开 设定设定。. .有类别厂商评核有类别厂商评核需求者，需求者，同类厂商编号同类厂商编号 应归纳同区间应归纳同区间。. .厂厂商有加工亦有商有加工亦

7、有采购供货者采购供货者，为区分应为区分应 付帐款付帐款科目科目的的管理管理应区别编号应区别编号。供应商编码注意事项供应商编码注意事项可变更核准状况:已核准.尚待核准.不准交易基本信息创建及信息字段说明采购基础信息基本信息创建及信息字段说明采购基础信息供应商信息字段说明供应商信息字段说明设置进销存参数：设置核准状况的默认值供应商分类开窗：录入交易对象中的供应商分类信息供应商信息字段说明供应商信息字段说明如如“Y”,一张采购单可分多笔一张采购单可分多笔 进货单进货进货单进货由最近一次进货单回写由最近一次进货单回写可空白可空白,将来日期推算时为不存在日期则视为月底将来日期推算时为不存在日期则视为月底

8、.* 例例:进货后进货后_1_个月逢个月逢_30_日结账日结账.表示表示:验收日为验收日为060305 则结账日期为则结账日期为060430供应商信息字段说明供应商信息字段说明ABC等级等级:可可通过供应商通过供应商ABC分析表更新分析表更新交货评等交货评等:可可通过供应商评级通过供应商评级作业更新作业更新质量评等质量评等:可可通过供应商评级通过供应商评级作业更新作业更新 以上三字段亦可由人工自行输入与维护以上三字段亦可由人工自行输入与维护供应商信息字段说明供应商信息字段说明加工费用加工费用:加工费用加工费用的的明细科目明细科目应付帐款应付帐款:应付帐款应付帐款的的明细科目明细科目应付票据应付

9、票据:应付票据应付票据的的明细科目明细科目以上三字段以上三字段为自动分录系统使用为自动分录系统使用供应商信息字段说明供应商信息字段说明可空白可空白,将来日期推算时为不存在日期则视为月底将来日期推算时为不存在日期则视为月底.* 例例:进货后进货后_1_个月逢个月逢_30_日结账日结账.表示表示:验收日为验收日为060305 则结账日期为则结账日期为060430供应商信息字段说明供应商信息字段说明可开窗选择在基本信息管理可开窗选择在基本信息管理 系统中建立的付款条件系统中建立的付款条件基本信息创建及信息字段说明价格管理基本信息创建及信息字段说明价格管理录入供应商料件价格录入供应商料件价格基本信息创

10、建及信息字段说明价格管理基本信息创建及信息字段说明价格管理单价默认来源单价默认来源供应供应商商料价料价甲厂商甲厂商=A A 品号品号 100 100 元元B B 品号品号 200 200 元元采购单采购单进货单进货单供应商料价采购单进货单进货单更新核价更新核价Y Y当单据核准时，该单当单据核准时，该单据之新单价将保存于据之新单价将保存于供应供应商商料价价格料价价格档中档中基本信息创建及信息字段说明价格管理基本信息创建及信息字段说明价格管理更新商品计价（现行单价制）更新商品计价（现行单价制）优点：优点：. .保留变更记录保留变更记录. .统一议价统一议价单价权限单价权限Y Y优点：优点：. .采

11、购权限弹性化采购权限弹性化. .将来可追加比较差异分析表将来可追加比较差异分析表品号厂商档品号厂商档采购单采购单进货单进货单输入及更改输入及更改权限管制权限管制核价单核价单基本信息创建及信息字段说明价格管理基本信息创建及信息字段说明价格管理更新商品计价（标准单价制）更新商品计价（标准单价制）核价核价日期日期/ /生效日期生效日期/ /失效日期失效日期核价日期核价日期 4/1 4/25 6/10 4/1 4/25 6/10 生效日期生效日期 4/1 5/1 7/1 4/1 5/1 7/1 失效日期失效日期 6/30 5/31 6/30 5/31 单价单价 元元 100 99 105 100 99

12、 105采购日期采购日期 采购单价采购单价 4/10 1004/10 100元元5/20 995/20 99元元8/10 1058/10 105元元基本信息创建及信息字段说明价格管理基本信息创建及信息字段说明价格管理基本信息创建及信息字段说明价格管理基本信息创建及信息字段说明价格管理0-100 5.00-100 5.0元元101-500 101-500 4.84.8元元501-501-以上以上 4.5 4.5元元单头信息单头信息单身信息单身信息 101 101 以上以上单身信息单身信息 501 501 以上以上1.1.由由“录入供应商料件价格录入供应商料件价格”中直接输入及维中直接输入及维护护

13、2.2.由更新核价的核价单更新由更新核价的核价单更新分量计价分量计价基本信息创建及信息字段说明价格管理基本信息创建及信息字段说明价格管理基本信息创建及信息字段说明价格管理基本信息创建及信息字段说明价格管理基本信息创建及信息字段说明单据性质基本信息创建及信息字段说明单据性质1.1. 单别代号：单别代号： 不可重复不可重复，请以数字组合编码请以数字组合编码。 2.2. 单据性质单据性质 : : 请购单请购单 进货单进货单 核价单核价单 退货单退货单 采购单采购单 询价单询价单基本信息创建及信息字段说明单据性质基本信息创建及信息字段说明单据性质3.3.编码方式：编码方式： 码号共有码号共有1111码

14、码, ,年码数及流水数的位年码数及流水数的位 数可自行设置数可自行设置 (1). (1).日日 编编: :YYMMDD99999YYMMDD99999 (2). (2).月月 编编: :YYMM9999999YYMM9999999 (3). (3).流水号流水号:99999999999:99999999999 (4). (4).手动编号手动编号: :在在交易交易作业中自行输入编号作业中自行输入编号基本信息创建及信息字段说明单据性质基本信息创建及信息字段说明单据性质基本信息创建及信息字段说明单据性质基本信息创建及信息字段说明单据性质4.4.进进价价控制控制：请购单、采购单、进（退）货单等单据中只

15、请购单、采购单、进（退）货单等单据中只有单据性质和品号都做单价控制，程序才进有单据性质和品号都做单价控制，程序才进行售价控管。行售价控管。基本信息创建及信息字段说明单据性质基本信息创建及信息字段说明单据性质5.5. 限定单别输入用户限定单别输入用户：勾选后此种单别只提供此用户开窗选定，勾选后此种单别只提供此用户开窗选定，但也可通过单头但也可通过单头toolbartoolbar增加增加3101 3101 请购单请购单 N N N N NN N N N N3201 3201 核价核价单单 N N N Y N N N N Y N 3301 3301 采购单采购单 N N N N NN N N N N

16、3302 3302 服务性采购服务性采购 N N N N N N N N N N 3401 3401 进货单进货单( (采采) ) N N Y N N N N Y N N 3402 3402 紧急进货单紧急进货单 N Y N N N N Y N N N 3403 3403 服务进货单服务进货单 N N N N N N N N N N 3405 3405 赠品进货单赠品进货单 N N N N N N N N N N 3501 3501 退货单退货单 N N N NN N N NN N 单别单别 单据名称单据名称 自动自动 自动自动 核对核对 更新更新 直接直接 确认确认 打印打印 采单采单 核价

17、核价 结帐结帐基本信息创建及信息字段说明单据性质基本信息创建及信息字段说明单据性质单别示范单别示范采购单据设置采购单据设置单据名称单据名称 单据性质单据性质 更新核价更新核价 进价控制进价控制 核对订单核对订单 直接开票直接开票请购单 31:请购单 N N N N核价单 32:核价单 Y N N N国外采购单 33:采购单 N Y N N 国内采购单 33:采购单 N Y N N材料进货单 34:进货单 N Y Y N现结进货单 34:进货单 N Y Y Y零星进货单 34:进货单 N N N Y材料退货单 35:退货单 N N Y N现结退货单 35:退货单 N N Y Y金额折让单 35:

18、退货单 N N Y Y 采购询价单 36:询价单 Y N N N 单别示范单别示范具体采购单据性质设置说明具体采购单据性质设置说明采购单据设置采购单据设置1 1，请购单，请购单企业内各部门下给采购部的需求单。最终是否采购以及采购多企业内各部门下给采购部的需求单。最终是否采购以及采购多少，由采购员确认后下单给供应商。少，由采购员确认后下单给供应商。2 2，核价单，核价单企业的价格相对稳定，设置专门的核价单，对同一供应商的多企业的价格相对稳定，设置专门的核价单，对同一供应商的多个物料做价格的确认。核价单审核后，自动更新供应商料件价个物料做价格的确认。核价单审核后，自动更新供应商料件价格的单据，包括

19、分量计价。格的单据，包括分量计价。3 3，核价采购单，核价采购单某些企业在下采购单时原来的单价无法作为参考，每一张某些企业在下采购单时原来的单价无法作为参考，每一张都需要重新谈定价格，都需要重新谈定价格，直接利用采购单来更新价格。采购单直接利用采购单来更新价格。采购单审核后，同时会自动更新供应商料件价格。审核后，同时会自动更新供应商料件价格。具体采购单据性质设置说明具体采购单据性质设置说明采购单据设置采购单据设置4，材料采购单，材料采购单材料采购单，进货的来源单。可控制品号的金额不可高于材料采购单，进货的来源单。可控制品号的金额不可高于单价上限率单价上限率5，材料进货单、现结进货单，材料进货单

20、、现结进货单采购下单后，物料进货时需要跟单走，进货单上必须记录采购采购下单后，物料进货时需要跟单走，进货单上必须记录采购单单别单号序号信息。这两种进货单都需做进价控制，需要核单单别单号序号信息。这两种进货单都需做进价控制，需要核对订单。有的时候涉及到现金结帐，所以设置现结进货单，进对订单。有的时候涉及到现金结帐，所以设置现结进货单，进货单审核的同时自动生成采购发票。货单审核的同时自动生成采购发票。6，零星进货单，零星进货单有一些紧急的耗材类的进货，不需要采购单，可直接通过零星有一些紧急的耗材类的进货，不需要采购单，可直接通过零星进货单进货，进货单审核后立即开采购发票。进货单进货，进货单审核后立

21、即开采购发票。具体采购单据性质设置说明具体采购单据性质设置说明采购单据设置7，材料退货单、现结退货单，材料退货单、现结退货单进货时跟采购单走，材料有不良涉及到退货时也同样要跟进货时跟采购单走，材料有不良涉及到退货时也同样要跟采购单走，需核对订单，做进价控制。涉及到现金结帐的，采购单走，需核对订单，做进价控制。涉及到现金结帐的，设置现结退货单。设置现结退货单。8，金额折让单，金额折让单原材料不良时，不退货品，直接扣款。这部分的扣款直接原材料不良时，不退货品，直接扣款。这部分的扣款直接开发票，以该单据处理。开发票，以该单据处理。9，采购询价单，采购询价单针对一款新的之前没有交易过的物料的需求，采购

22、在下单针对一款新的之前没有交易过的物料的需求，采购在下单前，可针对不同的供应商做一个比价的动作，再选择合适前，可针对不同的供应商做一个比价的动作，再选择合适的供应商来交易，并且可把该选定的单价自动更新到价格的供应商来交易，并且可把该选定的单价自动更新到价格库。库。一、采购核价作业程序一、采购核价作业程序二、请购作业程序及信息字段说明二、请购作业程序及信息字段说明三、采购作业程序及信息字段说明三、采购作业程序及信息字段说明四、采购变更作业程序及信息字段说明四、采购变更作业程序及信息字段说明五、进货验收作业程序及信息字段说明五、进货验收作业程序及信息字段说明六、验退件退回作业程序及信息字段说明六、

23、验退件退回作业程序及信息字段说明七、退货单作业程序及信息字段说明七、退货单作业程序及信息字段说明日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理采购核价作业程序采购核价作业程序书面核准或计算机核准书面核准或计算机核准品号厂商品号厂商交易交易核价单核价单核价单确认核价单确认更新更新供应商料件供应商料件信息信息核准核准1.1.单据若为更新核价者将更新供应商料件单据若为更新核价者将更新供应商料件 信息。信息。2.2.若采购商品有分量计价的需求若采购商品有分量计价的需求，则直接则直接 由核价单来更新供应商料件。由核价单来更新供应商料件。日常交易作

24、业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理录入核价单作业录入核价单作业勾选分量计价后可打开子单身输入勾选分量计价后可打开子单身输入分量计价的信息分量计价的信息分量计价更新品号供应商信息的核价单分量计价更新品号供应商信息的核价单, ,应与一般数量的核价单分开打单应与一般数量的核价单分开打单. .分量计价的核价单分量计价的核价单( (更新核价更新核价) )* *. .核价单单身的核价单单身的数量数量不输入不输入, ,单价单价将更新品号供应商信息的单头将更新品号供应商信息的单头单价单价. .* *. .核价单身开窗的分量计价将更新品号供应商信息的单身分量计价信息核价单身开窗的分量计价将更新品号供应商

25、信息的单身分量计价信息. .一般数量的核价单一般数量的核价单( (无分量计价管理需求或通用更新核价无分量计价管理需求或通用更新核价) )* *. .核价单单身的核价单单身的数量数量及及单价单价输入输入. .1.1.内部需求内部需求的的凭证凭证2.2.审查内容为审查内容为 . .品号、数量及需求日期品号、数量及需求日期的的合理性合理性 . .需求来源正确性需求来源正确性 ( (MRP,LRP,MRP,LRP,再补货建议表再补货建议表, ,BOMBOM自动请购自动请购, ,其他其他) )日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理请购作业程序请购作业程序请购作业的目的请购作业的目的1.1.

26、计划计划采购时所遗漏的需求。采购时所遗漏的需求。2.2.超耗用料超耗用料的额外零星的额外零星需求。需求。3.3.非正常需求非正常需求的的其它需求，如客户其它需求，如客户的的额外额外 订单或代购品。订单或代购品。 日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理请购作业程序请购作业程序一般请购作业的时机一般请购作业的时机日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理请购作业程序请购作业程序录入请购单录入请购单主管核准请购单主管核准请购单请购单请购单采购询价确认采购询价确认请购单生成采购请购单生成采购录入采购单录入采购单书面核准或书面核准或计算机确认计算机确认1.1.请购明细表请购明细表

27、2.2.请购状况表请购状况表3.3.料料件件已请未购明细表已请未购明细表4.4.供应商供应商已请未购列表已请未购列表可按采购预可按采购预交货日分别交货日分别生成采购单生成采购单1.1.请购请购部门：基本信息管理系统进行部门：基本信息管理系统进行录录入入2.2.请购人员：基本信息管理系统进行录入请购人员：基本信息管理系统进行录入3 3. .需求日期需求日期：系统默认，由系统默认，由录入品号信息的录入品号信息的前置前置 天数推算而得天数推算而得Q:Q:想一想！想一想！ 前置时间在前置时间在哪个哪个系统系统设设定呢定呢? ?日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理请购作业程序请购作业程序

28、录入请购单的字段说明录入请购单的字段说明需求日期需求日期=单据日期单据日期+固定前置固定前置天数天数+(采购单位换算为库存单位采购单位换算为库存单位后的数量后的数量)/批量批量*变动前置天数变动前置天数. 4 4. .参考参考供应商供应商: :即即品号品号主要供应商主要供应商5 5. .结束结束码码: :该请购已生成采购单则系统自该请购已生成采购单则系统自动动更新更新 日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理请购作业程序请购作业程序录入请购单的字段说明录入请购单的字段说明1 1. .锁定码锁定码的的意义意义: :当采购人员收到请购信息时，必须针对此请购当采购人员收到请购信息时，必须

29、针对此请购信息进行审查，选择厂商、确定单价、数量及信息进行审查，选择厂商、确定单价、数量及交期，当信息确定后表示即将要发出采购单，交期，当信息确定后表示即将要发出采购单，如此步骤完成采购人员必须将锁定码如此步骤完成采购人员必须将锁定码锁定锁定。日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理维护请购信息维护请购信息维护请购信息的字段说明维护请购信息的字段说明2.2.请购分购：即一笔请购向多个供应商购买请购分购：即一笔请购向多个供应商购买 单身可输入单身可输入单头：采购总数量、总金额单头：采购总数量、总金额单身：采购数量、采购比率单身：采购数量、采购比率日常交易作业程序及报表管理日常交易作业

30、程序及报表管理维护请购信息维护请购信息维护请购信息的字段说明维护请购信息的字段说明单身数量加总将完成将完成的的请购信息依请购信息依供应供应商商分分别产生采购单，别产生采购单，更新后请更新后请: :1.1.查询查询录入采购单录入采购单作业，您将可看到采购单作业，您将可看到采购单 据据的的完整信息。完整信息。2.2.请查询请查询录入请购单作业录入请购单作业将会看到采购单号。将会看到采购单号。日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理请购作业程序请购作业程序从请购单生成采购单从请购单生成采购单若置为若置为Y Y，则当采购数量合计，则当采购数量合计 =请购数量时，才将请购单单身置为结束请购数

31、量时，才将请购单单身置为结束. . 1.1.请购明细表请购明细表2.2.请购状况表请购状况表3.3.品号品号供应商供应商已请已请购购未未采购采购明细表明细表4.4.厂商别已请未购列表厂商别已请未购列表日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理请购作业程请购作业程序序请购管理报表说明请购管理报表说明1.1.现有库存可用量现有库存可用量2.2.品号库存状况表品号库存状况表日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理采购作业程序采购作业程序录入录入采购单采购单采购单进度追踪采购单进度追踪采购单采购单采购单确认采购单确认需求确认需求确认核准核准供应商供应商预计进预计进货货表表料件料件

32、预计进预计进货货表表工单工单预计进预计进货货表表采购预计进采购预计进货货表表供应商料件交货排程表供应商料件交货排程表采购需求采购需求书面或计算机书面或计算机1.1.参考单别参考单别. .参考单号参考单号. .参考序号参考序号. .来源单号来源单号: :输输 入时可为订单、工入时可为订单、工单单单号或其他备注之有意单号或其他备注之有意 义单号。义单号。2.2.已交数量：由进货单及退货单更新已交数量：由进货单及退货单更新，无须输入。无须输入。 3.3.采购单价：采购单价：1.1.供应商料件价格供应商料件价格 2.2.最近进价最近进价 3. 3.标准进价。标准进价。日常交易作业程序及报表管理日常交易

33、作业程序及报表管理采购作业程序采购作业程序录入采购单的字段说明录入采购单的字段说明4.4.结束采购单作业结束采购单作业：应定期运行本作业：应定期运行本作业对于对于过过期未交期未交的的采购件采购人员应定期采购件采购人员应定期检查检查交交货货的的需求性，需求性，过过期未交者确定要交货时，应以期未交者确定要交货时，应以变更交期方式更改采购单据，如果确定不交货变更交期方式更改采购单据，如果确定不交货时，应要指定结案，避免收料单位又进行收料时，应要指定结案，避免收料单位又进行收料作业，您可透过采购预计进料表协助进行指定作业，您可透过采购预计进料表协助进行指定结结束束作业。作业。日常交易作业程序及报表管理

34、日常交易作业程序及报表管理采购作业程序采购作业程序录入采购单的字段说明录入采购单的字段说明.已交数量已交数量=订单数量时订单数量时, ,显示显示 已结束已结束.已交数量已交数量 订单数量时订单数量时, ,显示显示 未结束未结束.透过功能钮的指定结束作业更新时透过功能钮的指定结束作业更新时, ,可显示可显示 指定结束指定结束.此栏位只做显示，不可手动修改此栏位只做显示，不可手动修改定价顺序：定价顺序：1.供应商料件价格供应商料件价格 2.最近进价最近进价3.标准进价标准进价录入采购单录入采购单日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理采购单信息来源采购单信息来源MRPMRP采购计划采购

35、计划发放发放LRPLRP采购计划采购计划发放发放从请购单生从请购单生成采购单成采购单从订单自动从订单自动转成采购单转成采购单日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理采购变更作业程序采购变更作业程序录入录入采购变更采购变更单单采单进度追踪采单进度追踪采购变更单采购变更单采购变更确认采购变更确认变更变更CFMCFM变更核准变更核准采购单采购单供应商供应商预计进预计进货货表表料件料件预计进预计进货货表表工工单单预计进预计进货货表表采购预计进采购预计进货货表表供应商供货统计表供应商供货统计表1.1. 直接更改采购单直接更改采购单。2.2. 通通过过录入录入采购变更单处理。采购变更单处理。3

36、.3. 将原采购单指定结案将原采购单指定结案, ,另开一张新的另开一张新的采购单。采购单。 日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理采购变更处理的方式采购变更处理的方式1.1.采购变更单采购变更单的的单据特性同原采购单别。单据特性同原采购单别。2.2.未确认未确认的的采单直接从采单更改，无须新采单直接从采单更改，无须新 增采购变更单。增采购变更单。3.3.已确定已确定的的采购单且已经发出采购者，应采购单且已经发出采购者，应 保留变更信息且保留变更信息且应应由采购变更通知单通由采购变更通知单通 知相关单位处理变更事宜。知相关单位处理变更事宜。日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序

37、及报表管理采购变更处理的特性采购变更处理的特性表示此订单单身所有为表示此订单单身所有为 未结束未结束 状态的序号信息状态的序号信息,其状态要变更为其状态要变更为 指定结束指定结束 .若是只改变某序号的数量或单笔信息若是只改变某序号的数量或单笔信息,则本选项不则本选项不选择选择.由单身选择需结束的订单序号指定结束由单身选择需结束的订单序号指定结束. 若整张结束若整张结束,则单身不可输入则单身不可输入.发票与送货文件发票与送货文件录入录入进货单进货单进货单进货单到货到货检查检查进货检验进货检验供应商供货统计表供应商供货统计表料件历史进货记录料件历史进货记录供应商供应商进进货货明细表明细表供应商供应

38、商进进货货汇总表汇总表采购单采购单取回取回验退件未退验退件未退明细表明细表验退验退日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理进货作业程序进货作业程序(1).(1).到货登记到货登记(2).(2).质量检验质量检验(3).(3).货款输入货款输入资材收料资材收料 IQCIQC采购或会计单位采购或会计单位权权责责日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理三段式进货说明三段式进货说明(1). (1). 到货日期到货日期 预交日预交日 超超期码期码= =Y Y(2). (2). 运行验退件退回运行验退件退回 验退码验退码= =Y Y(3). (3). 结账结账单确认单确认 结账结账

39、码码= =Y Y日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理录入进货单字段说明录入进货单字段说明(1).(1).将纳入存货价值将纳入存货价值(2).(2).不纳入厂商之应付帐款不纳入厂商之应付帐款 (3).(3).如如: :运费运费.扣款金额扣款金额(1).(1).不纳入存货价值不纳入存货价值(2).(2).将纳入厂商之应付帐款将纳入厂商之应付帐款 (3).(3).如如: :损坏扣款损坏扣款.进货费用进货费用日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理录入进货单字段说明录入进货单字段说明1.1. 依依供应厂商基础信息设置可以控制是否供应厂商基础信息设置可以控制是否分批交货。分批

40、交货。2.2. 可设置料件可设置料件的的允超收率，超额数量禁止到货。允超收率，超额数量禁止到货。3.3. 可设置收料单是否一定要有采购信息。可设置收料单是否一定要有采购信息。4.4. 提供提前交货之预警。提供提前交货之预警。5.5. 依依供应厂商基础信息设置供应厂商基础信息设置可以可以控控制是否制是否随随货货附发票。附发票。日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理录入进货主要功能录入进货主要功能日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理进货单审核后对信息有何影响进货单审核后对信息有何影响进货记录进货记录采购单采购单已交数量已交数量库存数量库存数量批号信息批号信息?发票信息

41、更改：录入发票信息发票信息更改：录入发票信息输入货款：输入或修改货款输入货款：输入或修改货款检验结果，系统自动判断检验状态检验结果，系统自动判断检验状态供应商供货统计表供应商供货统计表供应商供货明细表供应商供货明细表料件历史进货记录表料件历史进货记录表料件历史进货汇总表料件历史进货汇总表日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理进料记录管理报表进料记录管理报表名词定义：名词定义： 验退：验收前退货验退：验收前退货 退货：验收后退货退货：验收后退货退货单退货单信息信息字段字段说明说明验退件退回明细表验退件退回明细表. . 验退件未退明细表验退件未退明细表日常交易作业程序及报表管理日常交

42、易作业程序及报表管理退回验退件作业退回验退件作业录入录入退货单退货单采购进度追踪采购进度追踪退货单确认退货单确认核准核准不良检验不良检验供应商供应商采购进货表采购进货表料件历史进货记录料件历史进货记录供应商供应商进货明细表进货明细表供应商供应商进货汇总表进货汇总表1.1.决定是否冲销已交货决定是否冲销已交货采购单采购单2.2.是否要指定结案是否要指定结案退货单退货单日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理退货单作业程序退货单作业程序1.1. 进货单如进行核对采购进货单如进行核对采购单单管理管理的的，退退回单一般也应核对采购单回单一般也应核对采购单。 2.2. 若该品号进行批号管理若

43、该品号进行批号管理的的，批号栏位，批号栏位务必输入。务必输入。日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理退货单录入字段说明退货单录入字段说明1.1. 退退货单为应付帐款货单为应付帐款的的减项。减项。2.2. 一般退货品应输入原采购单号。如果该采购单已一般退货品应输入原采购单号。如果该采购单已经结案，退货品已经确定不再进货经结案，退货品已经确定不再进货的的，采购单应，采购单应指定结案。指定结案。3.3. 如无采购单如无采购单的的，退货单价来自品号，退货单价来自品号供应商供应商信息。信息。4.4. 进行批号管理进行批号管理的的，批号一定要输入。，批号一定要输入。日常交易作业程序及报表管理

44、日常交易作业程序及报表管理退货作业的注意事项退货作业的注意事项退货：有实物退回退货：有实物退回折让：只扣款，不退回实物折让：只扣款，不退回实物日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理其他管理报表其他管理报表采购业务执行跟踪报表：采购业务执行跟踪报表：料件预计进货表料件预计进货表工单预计进货表工单预计进货表采购预计进货表采购预计进货表供应商料件交货排程表供应商料件交货排程表供应商采购交货状况表供应商采购交货状况表 采购全程跟踪表采购全程跟踪表日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理其他管理报表其他管理报表供应商统计、分析表：供应商统计、分析表：供应商供货统计表供应商供货统

45、计表供应商供应商ABCABC分析表分析表采购预计进货表采购预计进货表供应商供货异常表供应商供货异常表日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理其他管理报表其他管理报表采购价格调幅表采购价格调幅表采购价格异常表采购价格异常表（可参考标准进价）（可参考标准进价）已进货未收发票检查表已进货未收发票检查表已进货未结账检查表已进货未结账检查表暂估成本明细表暂估成本明细表（可按时点出报表）（可按时点出报表）一一. .重新计算采购已交量重新计算采购已交量二二. .更新供应商月统计信息更新供应商月统计信息三三. .供应商评级供应商评级四四. .供应商供应商ABCABC分析表分析表批次作业批次作业1.

46、1.此为信息维护此为信息维护的的程序，无须定期运行。当您程序，无须定期运行。当您通过通过厂商采购交货状况表厂商采购交货状况表发现您采购单发现您采购单的的已交数量异常，已交数量异常，而进货作业及退货凭证信息均正常且正确时，可运而进货作业及退货凭证信息均正常且正确时，可运行本作业。行本作业。造成异常造成异常的的原因为原因为: :机器不正常机器不正常死机死机或或断电断电造成数据造成数据库更新不正常所导致。库更新不正常所导致。 批次作业批次作业重新计算采购已交量重新计算采购已交量1.1. 更新更新的的时机：当该月份应付帐款已经结算时机：当该月份应付帐款已经结算完成后完成后2.2. 信息更新后信息更新后

47、您可您可于厂商信息查询作业于厂商信息查询作业中查中查看看统计结果统计结果批次作业批次作业更新供应商月统计信息更新供应商月统计信息1.1. 本作业应先行运行后才可运行本作业应先行运行后才可运行ABCABC分析，分析，因为因为ABC ABC 分析表将会将此两种评等显示分析表将会将此两种评等显示于报表中，以便参考。于报表中，以便参考。2.2. 信息统计完成将更新信息统计完成将更新供应商供应商基本信息基本信息的的交货评等及质量评等字段交货评等及质量评等字段。批次作业批次作业供应商评级供应商评级0%-75%-90%-100%A E F D O P H F G CA E F D O P H F G C累计

48、进货百分比累计进货百分比厂商厂商进进货货金金额额% % A A 级级 B B 级级 C C级级100%100%批次作业批次作业供应商供应商ABCABC分析表分析表1.1.采购价格异常表采购价格异常表2.2.供应商供货供应商供货异常表异常表异常管理报表异常管理报表采购厂商非主要厂商采购厂商非主要厂商 ( (P )P )采购厂商不存在料件采购厂商不存在料件供应商供应商 ( () )采购单价不等于采购单价不等于料件供应商料件供应商之单价之单价 ( () )采购进价不等于标准进价采购进价不等于标准进价 ( () )异常管理报表异常管理报表采购价格异常表采购价格异常表异常种类：异常种类：早交、迟交、短交

49、、超早交、迟交、短交、超交交溢价、低价、不良、扣款溢价、低价、不良、扣款异常管理报表异常管理报表供应商供货异常表供应商供货异常表1.1.未结束采购单信息录入未结束采购单信息录入2.2.品号厂商信息录入品号厂商信息录入期初上线及信息收集期初上线及信息收集在系统上线时，可能手头上有许多已发的采在系统上线时，可能手头上有许多已发的采购单，但尚未进货完毕，必须对这些信息加购单，但尚未进货完毕，必须对这些信息加以收集整理，然后利用以收集整理，然后利用“采购单录入流程采购单录入流程”输入，如此，才能在系统上线后对这些采购输入，如此，才能在系统上线后对这些采购单纳入进货的控制。单纳入进货的控制。期初上线及信

50、息收集期初上线及信息收集 在系统上线在系统上线前前，收集目前收集目前供应商商品计价信供应商商品计价信息，利用息，利用“ 核价单核价单”或或“供应商料件价格供应商料件价格”输入，如此，才能在系统上线后对这些厂商输入，如此，才能在系统上线后对这些厂商发采购单时单价作预设。发采购单时单价作预设。期初上线及信息收集期初上线及信息收集供应商料件价格信息录供应商料件价格信息录入入1.1.预计进货的追踪信息将会有所遗漏预计进货的追踪信息将会有所遗漏2.2.对所产生的生产计划对所产生的生产计划或或采购计划采购计划量量 将产生预估将产生预估供供给给的低估。的低估。3.3.收料货单无法追溯采购单来源收料货单无法追