《档案管理办法》详解课件.ppt

1、档案管理办法档案管理办法详解详解华为集团目录目录1234567档案管理基本原则档案管理基本原则档案类型及归档范围档案类型及归档范围档案材料的提交档案材料的提交档案编号档案编号档案保密档案保密档案保管期限档案保管期限档案借阅及档案室管理档案借阅及档案室管理一、档案管理基本原则正通总部、各公司档案管理的原则统一管理原则 凡属应归档范围的材料，必须按规定向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。保持原貌原则 禁止污损档案材料，禁止在档案材料上涂写、标注，定期维护需要护理或保养的档案材料。分工负责原则 两级档案部门。 设专、兼职人员管理。 经办部门负责收集、整理、移交。 明确档

2、案管理人员岗位职责二、档案类型及归档范围档案类型序号档案类型类型代码1资质权属档案ZZ2品牌授权档案SQ3文书档案WS4会计档案KJ5人事档案RS6工程档案GC7声像档案SX8荣誉档案RY9客户档案KH10其他档案QT档案共计分为十大类，代码为档案类型拼音首字母。二、档案类型及归档范围归档范围1、资质权属档案（类型代码ZZ）： 章程、股东决议、验资报告、增减后的验资、工商信息清单/机读文件总原、子原 刻章证明/登记卡、股权转让协议/登记、品牌认证、土地房产证、规划、政府许可批复总原、子复 证照总复、子原 悬挂副本总复、子复 授权意向书、经销商协议、营业网点许可、授权总原、子复 商标使用许可协议

3、、标识物租赁协议等总复、子原归档范围2、品牌授权档案（类型代码SQ）：二、档案类型及归档范围 汇编制度、流程、合同总原、子原 纪要、招投标资料、用印文件、仲裁诉讼、纸面流转审批、邮件流转审批总原、子复 通过邮件流转的内部申请及批复材料中，属于重要事项的，须打印并归为文书档案，打印人签名件作为原件电子档打印归档范围3、文书档案（类型代码WS）：二、档案类型及归档范围 年度审计报告总原、子原 签名考勤、签名工资条总才原、子人复 会计档案、单据总才原归档范围4、会计档案（类型代码KJ）：二、档案类型及归档范围 劳动合同、补充协议、保密协议、培训协议、离职两年内以上协议、总原、子原 考勤、假期、薪酬计

4、算、员工资料子人原 经理以下离职档案总复、子人原归档范围5、人事档案（类型代码RS）：二、档案类型及归档范围 立项审批、规划设计方案许可证及验收、图纸、施工许可、竣工验收、环评、管线综合审查、排污许可、消防人防验收、工程招标资料、施工合同、监理合同、接管验收总原、子复归档范围6、工程档案（类型代码GC）：二、档案类型及归档范围声像档案由总部档案室、子公司人事行政资料室各保管一套。原件只有一份的，由总部档案室保管 原件 ，子公司人事行政资料室保管 复印件 。荣誉档案由总部档案室保管 复印件 ，子公司人事行政资料室保管 复印件 ，经营场所悬挂或摆放 原件。二、档案类型及归档范围归档范围7、声像档案

5、（类型代码SX）8、荣誉档案（类型代码RY)以上两类档案统称为实物档案归档范围9、客户档案（类型代码KH）：二、档案类型及归档范围 客户档案是指客户与公司办理业务中涉及的客户个人信息、车辆信息、业务单证、客户反馈的意见及处理结果等。分设了销售客户资料室和售后客户资料室的公司，销售部业务的客户档案由销售客户资料室存档保管，售后部业务的客户档案由售后客户资料室存档保管。二手车业务的客户档案归为销售客户档案总复、子复、客户保存原件归档范围10、其他档案（类型代码QT）：二、档案类型及归档范围 党组织成立批复、工会组织成立批复、共青团组织成立批复、行业协会组织成立批复 以党组织名义签订的合同总原、子复

6、 党工团组织重大决定、往来函件 其他不属于前述九类档案的重要材料总复、子原 党工团组织的机构代码证、其他证件总复、子复三、档案材料的提交应归档的材料，由材料办理部门负责人向档案部门提交； 主办部门、末办部门 60天原则 档案材料提交前，须按规范进行整理； 30天原则 齐全、完好原则 整理单位为“件”档案材料的提交四、档案编号立卷及编号按问题、时间、重要程度和文件材料的形成规律，将档案材料分类组卷编号编号 第一部分第二部分第三部分第四部分第五部分第六部分格式格式总部主办一位英文字母三位英文字母两位英文字母数字，流水号四位数字数字，流水号子公司主办三位数字注解注解档案部门代码总部主办部门代码；主办

7、子公司代码。详见“总部主办部门及子公司代码清单”档案类型代码在本档案类型中的案卷顺序号，即这一卷在本档案类型中排第几卷，用自然数编排，不限位数。档案产生的年份，一般以事项办结日期所在年份来编制；客户档案使用第一次归档材料的办结日期。在本卷中的文件顺序号，即这件档案在本卷中排第几件，用自然数编排，不限位数。备注备注前面四部分构成案卷编号 举例：档案编号为 A- 023-SX-12-2010-1的材料是“总部档案室保管，湖北鼎杰，声像档案，第12卷，2010年产生，本卷第1份资料”。这便于管理客户车辆档案，在对客户车辆设立档案时，可以在上述档案编号后增加第七部分，建议使用车辆VIN.码末六位数，第

8、六部分与第七部分之间仍用半角的横线（即“”）相连。举例：档案编号为 D-023-KH-12-2010-1-123456 的材料是“子公司销售客户资料室保管，湖北鼎杰，客户档案，第12卷，2010年首次归档，本卷第1份资料，车辆VIN码末六位数为123456”。四、档案编号立卷及编号五、档案保密档案保密档案材料的保密级别：绝密、秘密、不涉密绝密档案 涉及公司核心技术、重要决策、经营决策等档案材料，泄露将会对公司造成重大的经济损失或安全问题。包括：核心的技术材料、融资计划、股权收购计划、重大投资计划、土地或房产购置方案、经营战略、经营方面调整、未公布的招标方案、未公布的招标标底、未公布的招标结果、

9、未公布的财务报告报表或财务数据、重大合同的商务条件、法律法规要求公司负有严格保密义务的材料，以及业务主办部门认为应属于绝密的材料。秘密档案 涉及公司经营、管理的重要资源或材料，包括：市场策略、进货成本、所有人事档案、所有客户档案、仲裁诉讼资料、员工工资信息、重要的会议资料及内容、重要的会议记录、合同中约定的保密信息、法律法规要求公司负有一般保密义务的材料，以及业务主办部门认为应属于秘密的材料。不涉密档案 公开档案，也不会对公司的经营、管理带来损失或风险的材料，以及公司希望予以公开的材料。包括：面向公众发布的通告或通知、已经解除保密的文件材料、荣誉档案、应当悬挂或公示的相关证件。档案保管期限永久、定期永久、定期六、档案保管期限永久保管永久保管 资质权属档案、品牌授权档案、工程档案、声像档案、荣誉档案、重要合同等文书档案，以及党工团组织等重要的其他档案 定期定期保管保管 （期限不低于（期限不低于2 2年）年） 一般文书档案、会计档案、人事档案、客户档案、一般其他档案七、档案借阅、档案库房管理档案借阅视线内原则、密级申请、审批原则档案室管理十防防盗、防火、防潮、防霉、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温、防强光