文件材料归档范围和档案保管期限表的编制讲解教材课件.ppt
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1、 文件材料归档范围和档案保管期限表 潍坊市档案局法经科 王俊华 8871580 序号序号 归档范围归档范围保管期限保管期限综合部综合部生产部生产部一是按部门或机构编制排列一、一、管理类档案保管期限表的编制管理类档案保管期限表的编制二是按职能或问题编制排列序号序号 归档范围归档范围保管期限保管期限归档部门归档部门 管理档案保管期限表的编制管理档案保管期限表的编制1 1、以机构为主线:(管理类)、以机构为主线:(管理类) 优点:编制时便于与各部门一对一地进行沟通优点:编制时便于与各部门一对一地进行沟通 和表述;表述时不容易有遗漏;执行时和表述;表述时不容易有遗漏;执行时 各部门对应归档的文件比较清
2、晰明确。各部门对应归档的文件比较清晰明确。缺点:企业组织机构经常会有变化;表述时可缺点:企业组织机构经常会有变化;表述时可 能会有重复能会有重复。(交叉)。(交叉) 以机构为主线的表现形式:归档范围的以机构为主线的表现形式:归档范围的机构和归档部门一致机构和归档部门一致以机构为主线的表现形式以机构为主线的表现形式 是以部门为单位进行,同时是每年各部门归档移交的依据; 各类文件材料的归档范围应列入在各部门的职责范围中,不仅仅停留在档案室。 1、摸清家底 2、熟悉企业各项职能业务 3、档案业务知识和技能的全面提升。 管理类档案保管期限表的编制管理类档案保管期限表的编制 2 2、以职能为主线(、以职
3、能为主线(项目类、专业类)项目类、专业类) 优点:编制时可以延续目前不少企业按职能编优点:编制时可以延续目前不少企业按职能编 制的体例;执行时可以应对机构频繁变制的体例;执行时可以应对机构频繁变 化的影响。按照事由、会议、问题等。化的影响。按照事由、会议、问题等。 缺点:各部门的归档文件比较分散,缺点:各部门的归档文件比较分散, 执行时不便对照;容易有遗漏。(包含)执行时不便对照;容易有遗漏。(包含) 以职能为主线的表头结构以职能为主线的表头结构 : 归档范围的排列归档范围的排列 以机构为主线排列:按职能部门(二级部门按科、以机构为主线排列:按职能部门(二级部门按科、股、组、车间顺序)排列,具
4、有更强的操作性。股、组、车间顺序)排列,具有更强的操作性。 按照单位机构职责(内设)设置批准文件的顺序进行,或者按约定俗成的排列顺序,已经确定不易随意改动。部门的基本工作范围一般包括:部门的基本工作范围一般包括: 本机构制订的业务工作的规章、制度;本机构制订的业务工作的规章、制度; 本机构工作的中长期规划、计划、总结;本机构工作的中长期规划、计划、总结; 本机构组织召开的会议文件材料;本机构组织召开的会议文件材料; 本机构参与会议形成的文件材料;本机构参与会议形成的文件材料; 本机构业务、事务工作形成的文件材料;本机构业务、事务工作形成的文件材料; 来往其他文件材料。来往其他文件材料。 以机构
5、为主线排列时的归档范围和保管期限表以机构为主线排列时的归档范围和保管期限表可排列为可排列为(例一)(例一) 例二例二例三例三 归档范围的排列归档范围的排列 以职能为主线排列以职能为主线排列 :按职能工作流程结合重按职能工作流程结合重 要程度排列,并细化到具体文件,具有更强的要程度排列,并细化到具体文件,具有更强的 操作性操作性。(前提是熟悉整个单位的全面工作) 一般包括如下内容:一般包括如下内容: 该项职能工作的规章、制度;该项职能工作的规章、制度; 该项职能工作的中长期规划、计划、总结;该项职能工作的中长期规划、计划、总结; 该项职能工作的会议文件材料;该项职能工作的会议文件材料; 该项职能
6、工作具体事务的文件材料;该项职能工作具体事务的文件材料; 其他文件材料。其他文件材料。 以职能为主线排列时的归档范围和保管期限表以职能为主线排列时的归档范围和保管期限表可排列为:可排列为:例一例一序号序号归档范围归档范围保管期限保管期限归档部门归档部门7.3外事工作国际部7.3.1外事工作规章、制度、工作总结永久国际部7.3.2外事工作规划、计划永久国际部7.3.3国事交往中发表公报,签订的协议、协定、备忘录,重要会谈记录、纪要等永久国际部7.3.4出访考察、参加国际会议、接待来访等外事活动、出访申请、审批等文件材料永久外宣部7.3.5出访日程、考察报告等30年外宣部7.3.6产品出口申请、审
7、批手续等30年国际部7.3.7- 序号 归档范围保管期限 归档部门7.3.7 年度审计结论 30审计处7.3.8审计报告及底稿 30审计处7.3.9审计材料基本目录 30审计处例二例二3 3、保管期限的设定、保管期限的设定 各企业对定期的保管期限标时,应以各企业对定期的保管期限标时,应以1010号令号令给出的最低时限为原则进行设定,允许企业根给出的最低时限为原则进行设定,允许企业根据需要稍做调整。据需要稍做调整。3030年、年、1010年为最低期限年为最低期限。(50年、15年也可) 管理类档案保管期限不能低于管理类档案保管期限不能低于1010年。年。4 4、文件材料内容的细化、文件材料内容的
8、细化 附表中表述为附表中表述为“重要的重要的”、“一般的一般的”条款,条款, 更是需要企业做进一步细化的重点。更是需要企业做进一步细化的重点。 4 4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化例如:例如:6.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、媒体宣传报道、录音录像,细化到具体文件的名称。 按会议的重要程度和层次结合文件材料的重要 性细化。 公司一级一年一次的会议30年,几年一次的永久; 部门会议10年。例如:8 有关机关和上级主管部门领导、社会知名人士检查、视察、调研本企业工作时形成的文件、工作汇报、录音录像等文件材料。 按来宾的重要程度细化。 省部以上永久,
9、以下30年,一般领导10年。4 4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化例如:9 本企业向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示。 可根据企业过去历年向有关机关、上级主管单位经常请示的事项细化文件材料。 在较长时间内有影响的,一段时间有影响的, 较短时间有影响的。例如:10 本企业收到的有关机关、上级主管单位等相关机构制发的文件材料 没有批复的请示: 重要的30年;(如库房危险的请示)一般性问题请示10年4 4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化11.1 本企业非资本经营业务中与银行、保险、本企业非资本经营业务中与银行、保险、证券、基金管理等金融机构业务往来
10、的文件材证券、基金管理等金融机构业务往来的文件材料。料。 可参考并根据过去历年收到银行、保险、证券、可参考并根据过去历年收到银行、保险、证券、基金管理等金融机构的文件材料分别进行细化。基金管理等金融机构的文件材料分别进行细化。 可以按涉及金额大小划分期限,可以按涉及金额大小划分期限,500500万以上的;万以上的; 按客户的重要程度划分,按客户的重要程度划分, 11.211.2本企业非资本经营业务中与会计、审计、本企业非资本经营业务中与会计、审计、法律事务所等机构往来文件材料。法律事务所等机构往来文件材料。 可参考并根据企业历年非资本经营业务的种类可参考并根据企业历年非资本经营业务的种类以及与
11、这些有关机构形成的文件材料进行细化。以及与这些有关机构形成的文件材料进行细化。4 4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化 11.4.11.4.本企业签署的长期合同或协议及其补本企业签署的长期合同或协议及其补充件。充件。 可按合同金额大小和重要程度细化。可按合同金额大小和重要程度细化。 11.511.5本企业对其他单位或个人的资信调查、本企业对其他单位或个人的资信调查、客户管理等文件材料。客户管理等文件材料。 可按客户性质和对本企业的重要程度细化。可按客户性质和对本企业的重要程度细化。 11.611.6本企业对外发布的公告、公示等文件材本企业对外发布的公告、公示等文件材料。料。 可按公告、公
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