时间管理ppt.课件.ppt

1、 第一章第一章 时间管理的概念时间管理的概念你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。 最成功和最不成功的人一样最成功和最不成功的人一样一天一天都只有都只有24小时，但区别就在于他们小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的如何利用这所拥有的24小时小时.时间是时间是物质运动的顺序性和持续性物质运动的顺序性和持续性其特点是一维性其特点是一维性,是一种特殊的是一种特殊的资源资源. （ 一）一） 时间的四项独特性时间的四项独特性 1供给毫无弹性供给毫无弹性 时间的供给量是固定不变的，每天都是时间的供给量是固定不变的，每天都是24 小时，所以我们无法开源。小时，所以我

2、们无法开源。 2无法蓄积无法蓄积 不论愿不愿意，我们都必须消费时间不论愿不愿意，我们都必须消费时间 所以我们无法节流。所以我们无法节流。 3无法取代无法取代 任何一项活动都有赖于时间的堆砌，任何一项活动都有赖于时间的堆砌， 时间是任何活动所不可缺少的基本资源。时间是任何活动所不可缺少的基本资源。4无法失而复得无法失而复得 时间无法象失物一样失而复得。时间无法象失物一样失而复得。 （二）（二） 什么是什么是“时间管理时间管理”“时间管理时间管理”所探索的是所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。时间管理的对象不是时间管理的对象不是“时间时间”

3、它是指面对时它是指面对时间而进行的间而进行的“自管理者的管理自管理者的管理”。1所谓所谓“时间的浪费时间的浪费” 是指对目标毫无贡献的时间消耗。是指对目标毫无贡献的时间消耗。 2所谓所谓“自管理者的管理自管理者的管理” 你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和 生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、 分配时间、权衡轻重和权力下放，加上分配时间、权衡轻重和权力下放，加上 自我约束、持之以恒才可提高效率，事自我约束、持之以恒才可提高效率，事 半功倍。半功倍。 大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都 是是 时

4、间管理的专家时间管理的专家 他们会毫不松懈地连续应用计划、他们会毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等基本组织、授权、激励、评价和控制等基本原则。原则。 第二章、第二章、 时间管理的误区时间管理的误区 所谓时间管理的误区所谓时间管理的误区 是指导致时间浪费的各种因素。是指导致时间浪费的各种因素。 误区之一工作缺乏计划 （一）不重视做计划原因不重视做计划原因 1、因过分强调、因过分强调“知难行易知难行易”而认为而认为 没有必必要在行动之前多做思考没有必必要在行动之前多做思考 2、不做计划也能获得实效、不做计划也能获得实效 3 、不了解做计划的好处、不了解做计划的好处 4、计划与事

5、实之间极难趋于一致，、计划与事实之间极难趋于一致， 故对计划丧失信心故对计划丧失信心 5、不知如何做计划、不知如何做计划 工作缺乏计划工作缺乏计划将导致如下恶果将导致如下恶果 1、目标不明确、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重缓急的顺序、缺乏做事轻重缓急的顺序 4、没有时间分配的原则、没有时间分配的原则 5 、可能养成一种、可能养成一种“做了再说做了再说”或或“船到船到 桥头自然直桥头自然直” 的侥幸心理。的侥幸心理。 6、不做计划的人只是消极地应付工作，、不做计划的人只是消极地应付工作， 他将处于受摆他将处于受摆 布的地位。布的地位。 7 、处于

6、无计划的引导，则一切行动将、处于无计划的引导，则一切行动将 杂乱无章，最终走进死胡同。杂乱无章，最终走进死胡同。 小窍门 大成功l 写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。止。l 重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。不用担心。只要

7、手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。要都不清楚。l 将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。 思 考l 每天花1点种看10页有用的书，每年可看3600多页书

8、；30年读11万页书。 诸位，11万页书可以使你成为一个学者了。l 可是每天看3种小报也得费你1点钟的功夫；四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。l 看小报呢？是打麻将呢？还是努力做一个学者呢 ？ 误区之二误区之二组织工作不当组织工作不当 组织工作不当的主要体现在以下几个方面组织工作不当的主要体现在以下几个方面1：职责权限不清，工作内容重复：职责权限不清，工作内容重复 2：事必躬亲，亲力而为：事必躬亲，亲力而为3: 沟通不良沟通不良4: 工作时断时续工作时断时续 解解 决决 之之 道道 1：学会如何接受请托学会如何接受请托 （1）一类是职务所系而责无旁旁贷的）一类是职务所系而责无旁旁贷的 （2）一类

9、虽然也是职务所系，但请托本）一类虽然也是职务所系，但请托本 身却是不合时宜或是不合情理的身却是不合时宜或是不合情理的 （3）一类请托则属无义务予履行的）一类请托则属无义务予履行的 明智地接受请托1：“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。 2： 拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。 思思 考考1：这种请托是属于我的职责范围内吗2：对实现我的目标有帮助吗3：如果接受它，将付出什么代价4：如果不接受他，则需承担什么后果经过这一番“成本效益分析”之后你就可以决定取舍了。2

10、：学会利用资源：学会利用资源 学会利用资源，学会利用资源，学会从相关的人员学会从相关的人员 手中获取所需的资源，既节约了时间，手中获取所需的资源，既节约了时间， 又保证了信息的正确性。又保证了信息的正确性。 其实每个人的精力都是有限的，尤其是其实每个人的精力都是有限的，尤其是 管理者应当学会授权，将主要的精力和管理者应当学会授权，将主要的精力和 时间放在更重要的事情上。时间放在更重要的事情上。 误区三误区三时间控制不够时间控制不够 1、习惯拖延时间，2、不擅处理不速之客的打扰。3、不擅处理无端电话的打扰。、不擅处理无端电话的打扰。4、泛滥的、泛滥的“会议病会议病”困扰。困扰。 误区四 整理整顿

11、不足 1：办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，：办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。因为杂乱是人为的。 2： 当你的上司向你索取一份资料，你是否当你的上司向你索取一份资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？能在第一时间从容不迫地递给他？ 3：当你需要一份信息时，是否满文件夹地：当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？翻个底朝天？ 误区五 进取意识不强 l个人的消极态度 l做事拖拉，找借口不干工作 l唏嘘不已，做白日梦 l工作中闲聊 人最大的敌人就是自己人最大的敌人就是自己 总 结l 世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。l 昨天是一张已被注销的支票， l 明天是一张尚

12、未到期的本票， l 今天则是随时可运用的现金。请善用它！第三章 时间管理的六项基本原则 l 原则之一： 明确目标 1： 目标刺激我们奋勇向上 缺乏目标的人，永远没有淋漓尽致缺乏目标的人，永远没有淋漓尽致 发挥自己的潜能。发挥自己的潜能。 2 如何制定目标 l一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的 。1：具体的（specific） 2：可衡量的（measurable） 3：可达到的（attainable） 4：相关的（relevant） 5：基于时间的（time-based） 原则之二：有计划、有组织地进行工作 l所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的

13、步骤和方法，最终达成有效的结果 。通常会 体现在以下五个方面 1、将有联系的工作进行分类整理。 l 2、将整理好的各类事务按流程或轻l 重缓急加以排列。 l 3、按排列顺序进行处理。 l 4、为制定上述方案需要安排一个考虑的l 时间。 l 5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够l 看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些l 是可以同时进行的工作。 怎怎 样样 做做 计计 划划 呢呢 步骤如下 1、确立目标；、确立目标； 2、探寻完成目标的各种途径；、探寻完成目标的各种途径； 3、选定最佳的完成方式；、选定最佳的完成方式； 4、将最佳途径转化成月、将最佳途径转化成月/周周/日的工作事项；日的工

14、作事项； 5、编排月、编排月/周周/日的工作次序并加以执行；日的工作次序并加以执行； 6、定期检查目标的现实性以及、定期检查目标的现实性以及 完成目标的最佳途径的可行性。完成目标的最佳途径的可行性。 成功地将一个好主意付诸实践，比在家成功地将一个好主意付诸实践，比在家 空想出一千个好主意要有从价值得多空想出一千个好主意要有从价值得多 。原则之三：分清工作的轻重缓急 l既然是以目标的实现为导向，那么在一系列以实现目标为依据的待办事项中，到底哪些应该先着手处理，哪些可以拖后处理，哪些甚至不予处理？ 愈是重要的事偏偏不紧迫 处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程度”。 所谓“重要程度”，即指对实

15、现目标的贡献大小。 原则之四：合理地安排时间 l重要的少数与琐碎的多数 l 80%的销售额是源自20%的顾客； l 80%的电话是来自20%的朋友； l 80%的总产量来自20%的产品； l 80%的财富集中在20%的人手中。l 普通人与成功者1 普通人： 花了80%的时间关注琐碎的多数 ，可能取得20%的成效;花20%的时间关注重要的少数，幻想取得80%的成效。 2 成功者：花了80%的时间关注重要的少数， 取得80%的成效。花20%的时间关注琐碎 的多数 ，取得20%的成效。原则之五 与别人的时间取得协作 l我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。 l应该站在对方的

16、角度考虑问题，严格要求自己，提前做好计划与安排，与他人的时间取得协作，少一份慌乱，多一份从容！ 原则之六 制定规则、遵守纪律 l“没有规矩、不成方园”，因为有纪律，我们才有秩序。在时间管理中，我们同样强调纪律与规则。 1 ：分析自己使用时间的方式和状况 时间管理并没有什么高超的技巧，时间管理并没有什么高超的技巧， 关键就在于持之以恒。关键就在于持之以恒。 思 考l1、我如何浪费我的时间？ 2、我如何浪费别人的时间？ 3 、别人如何浪费我的时间？4、哪些活动我现在可以减少、 不予考虑或交给别人做？ 5、我做的哪些事既重要又紧急？、我做的哪些事既重要又紧急？ 6、我做的哪些事对我的目标很重要？、我

17、做的哪些事对我的目标很重要？7、我是否花费时间追求那些对我、我是否花费时间追求那些对我 很重要的事？很重要的事？ 第七章 如何制定计划（一）计划的类型 l按广度分 -战略性计划、作业性计划 l按时间框架分 -短期计划、长期计划 l按明确性分 -具体性计划、指导性计划 战 略 计 划l应用于组织，为之设立总体目标和寻求组织在环境中地位的计划成为战略计划；l战略计划趋向于覆盖较久的时间间隔，通常以年为单位，涉及较宽的领域和不规定具体的目标； 作 业 计 划l而规定目标如何实现的细节的计划称为作业计划 .l作业计划趋向于覆盖较短的时间间隔，如月度计划、周计划、日计划，主要偏重于实现的方法。 短期计划

18、与长期计划l短期计划-是指一年以内的.l长期计划-一般超过5年以上 .l中期计划-界于两者之间。 具体计划与指导性计划 l具体的计划-具有明确规定的目标，不存在容易引起误解的问题 .具体计划则更具有明确性。l指导性计划-只规定一些一般的方针，指出重点而不限定在特定的行动方案上,指导性计划具有内在的灵活性 。l目标是计划的基础，确定了方向，怎目标是计划的基础，确定了方向，怎么走就清楚多了。么走就清楚多了。 1：做计划应遵循5W2H原则 l 5W 2Hl Why: 为什么做这项计划，对目标是否有支持 l What： 计划的内容和达成的目标 l When： 在什么时间段进行 l Where：计划发生

19、的地点 l Who： 哪些人员参加此计划，由谁负责 l How to： 用什么方法进行 l How much：需要多少成本 2：为计划设置关键控制点 l （1）、在目标或任务中设置阶段性的里程碑，即关键控制点 l（ 2）、坚持工作周记和工作日记，对计划的执行情况进行总结，发现和纠正各种偏差，同时对计划进行调整和滚动，对前期的工作时间分配进行分析，不断改进时间管理。 3、利用计划工具（1）：工作任务分解-是计划完成所必须进行的全部活动的清单（2）：工作任务分解基本构架 -阶段、步骤、任务、活动 （3：）衡量标准 -所有活动是否全部定义了项目的工作；所分解的活动是否可行 ；是否包含临时的里程碑和监

20、控点 ；逻辑上是否合理、清楚和简单 。 （二）计划管理l 1、以网络图的形式制定计划，求得计划的、以网络图的形式制定计划，求得计划的l 优方案，达到预定目标的一种科学管理方法。优方案，达到预定目标的一种科学管理方法。l 1：用网络图来表达一项计划中各工阶段的先后l 顺序和相互关系l 2：然后，通过计算找出计划中关键控制点和关l 键路线；l 3：通过不断改善网络计划，选择最优方案并付l 诸实施， 4：在计划执行过程中进行有效的控制和监督，保 证合理地使用人、财、物，按预定目标完成任务。 （三）计划要素l步骤一：先画图-主要弄清楚任务之间的相互关系 l步骤二：估计时间 -a：最乐观时间；b： 期待

21、时间；c：最悲观时间l步骤三：确定关键点第八章、不要让别人浪费你的时间l不要让别人浪费你的时间 -我们的策略是将被打扰的时间缩短，将其负面影响减至最少 。 小窍门 大成功l 打电话的艺术 l 1、事先的约定与准备 l 2、保持简短而明确的开场白 -如你好，我是XXX，我给你打电话是因为”或“你好，我是XXX，有这样一件事需要”等等；如果是某人打电话给你，你可以说“接到你的电话真高兴，有什么事需要帮忙吗？”或“你打电话来我真高兴，能为你做点什么吗？”或“好久没有收到你的消息了，请问有什么事需要帮忙吗？”等等。 l3、控制通话时间、保持通话主题 -在我们打电话的时候，要注意做好适当的记录，以免挂下

22、电话后忘记某些信息。“你看我们今天的沟通/讨论是不是这到这里呢？” l4、过滤电话 ，在拒绝的时候一定要注意有礼貌，并约定回电或是对方再次来电的时间 。 当你被打断时 l1来自上司的打断 -你只能无奈地加以接受l l2来自下属的打断-将他的打扰方式加以定l型化 l3、来自同事的打扰 -恐怕必须多花一点心思才行 第九章、省时之道l 凡在事业上有所成就的人，都有一个成功的诀窍：变“闲暇”为“不闲”，也就是不偷清闲，不贪逸趣 。l 1： 等待的时候做什么 -带一本好书，这样你就不必看他们的杂志或其它无益的东西。l 2 逆势操作 -远离高峰时刻，避免一窝蜂。” l 3 追求互赢模式 -双赢的精髓便是：人与人之间存在着合作的潜力，合作将能取得远大于个人凭一已之力创造的成就。 （比试腕力赢一角钱 的故事 ） 透过有效的时间管理，带透过有效的时间管理，带动团队，推动组织成长，创动团队，推动组织成长，创造成功的奇迹。做好时间管造成功的奇迹。做好时间管理，身体必健康、家庭必美理，身体必健康、家庭必美满、财务必自由、目标必达满、财务必自由、目标必达成。成。 谢 谢