组织会议的流程及细节课件.ppt

1、.我们毕业啦我们毕业啦其实是答辩的标题地方其实是答辩的标题地方组织会议的流程和细节组织会议的流程和细节主讲人主讲人时时 间间.一、会议确认一、会议确认二、会议准备二、会议准备三、会议期间三、会议期间四、会议后期四、会议后期CONTANTS.一、会议确认一、会议确认.会议确认会议准备会议期间会议后期Click here to add your text. Click here to add your text. 会议名称要用确切、会议名称要用确切、规范文字表达。规范文字表达。会议名称应与会议名称应与会议的主题、会议的主题、类型相符类型相符公司例会名称公司例会名称确保每次能统确保每次能统一规范一规

2、范会议名称要求能概括并能显示会议的内容、会议名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、组织单位、时间、届次、性质、参加对象、组织单位、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。如：地点或地区、范围、规模等。如：* * * *有限公有限公司司20152015年第四次临时股东会；年第四次临时股东会；* * * *公司公司20152015年年一季度工作会议一季度工作会议1. 1.会议名称会议名称.会议确认会议准备会议期间会议后期Click here to add your text. Click here to add your text. 考虑会议资料能否考虑会议资料能否按时准备按时准备会议开

3、始时间会议开始时间是否恰当（不是否恰当（不能太早或太晚）能太早或太晚）考虑领导及其考虑领导及其他参会人员工他参会人员工作安排。作安排。确定大致时间，根据议程内容确定会议的会期。确定大致时间，根据议程内容确定会议的会期。2. 2.会议时间会议时间.会议确认会议准备会议期间会议后期Click here to add your text. Click here to add your text. 考虑参会人员是考虑参会人员是否方便到达否方便到达考虑交通、时间考虑交通、时间成本成本考虑该地是否便考虑该地是否便利，各方条件是利，各方条件是否支持会议的召否支持会议的召开。开。3.会议地点会议地点.会议确认

4、会议准备会议期间会议后期4.会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。（1）U U型桌形摆设型桌形摆设：通常开口处会摆放放置投影仪的桌子，中间通常会放置绿色植物以做装饰。不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围；多摆设几个麦克风以便自由发言。.会议确认会议准备会议期间会议后期Click here to add your text. Click here to add your text. 4.会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。（2）圆形或椭圆形圆形或椭圆形：适合人数较少、档次较高的会议，距离较近，容易产

5、生近距离的交流感。（董事会）.会议确认会议准备会议期间会议后期Click here to add your text. Click here to add your text. 4.会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。（3）回回字字型型：此种类型的摆桌常用于学术研讨会类的会议，前方设置主持人的位置，可分别在各个位置上摆放上麦克风，以方便不同位置的参会者发言；此种台型容纳人数较少，对会议室空间有一定的要求。.会议确认会议准备会议期间会议后期Click here to add your text. Click here to add your tex

6、t. 4.会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。（4）剧院式剧院式：最大程度地摆放座椅，最大限度地将空间利用起来，在有限的空间里可以最大限度容纳人数；但参会者没有地方放资料，也没有桌子可用来记笔记。.会议确认会议准备会议期间会议后期Click here to add your text. Click here to add your text. 4.会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。（5）课桌式课桌式：此种桌型摆设可针对会议室面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性；参会者可以有放置资料及记笔记的桌

7、子，还可以最大限度容纳人数。.会议确认会议准备会议期间会议后期Click here to add your text. Click here to add your text. 4.会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。（6）鱼骨型鱼骨型：将会议室的桌子按照鱼骨架即八字形依次摆开，此类会议摆台较适合研讨和小组讨论结合的会议内容，增加小组间交流的同时还可以聆听会议主持的发言。.会议确认会议准备会议期间会议后期Click here to add your text. Click here to add your text. 与会议召集人确定会与会议召集

8、人确定会议议程，确定每项议议议程，确定每项议程的时间、主讲人、程的时间、主讲人、需要准备的会议材料需要准备的会议材料等。等。5.参会人员参会人员6.会议会议议程议程必要时候征询参加部门必要时候征询参加部门的意见（时间、内容的意见（时间、内容等）。等）。具体内容注意事项确定参会人员类别确定参会人员类别及具体人员名单。及具体人员名单。考虑新员工和新晋级人考虑新员工和新晋级人员。员。.会议确认会议准备会议期间会议后期Click here to add your text. Click here to add your text. 房型及房间数量是否房型及房间数量是否满足要求。满足要求。 010102

9、02会议室大小和数量是会议室大小和数量是否满足要求。否满足要求。用餐条件是否满足要用餐条件是否满足要求。求。03030404配套服务是否满足要配套服务是否满足要求。求。7.确定酒店：根据会议的确定酒店：根据会议的规模、档次、预算、具体规模、档次、预算、具体要求等选择地点。要求等选择地点。.二、会议准备二、会议准备.会议准备会议确认会议期间会议后期Click here to add your text. Click here to add your text. 整理各项花费，制定整理各项花费，制定预算表，报领导审批。预算表，报领导审批。根据需要提前借款。根据需要提前借款。预算表预算表.xlsx根

10、据人员具体情况制根据人员具体情况制定会务组工作分工表。定会务组工作分工表。会务分工会务分工.xlsx通知应包含会议时间、通知应包含会议时间、地点、参会人员、会地点、参会人员、会议内容、会议要求、议内容、会议要求、会务安排、会议议程会务安排、会议议程等。等。会议通知会议通知.docx会议议程会议议程.xlsx1.会议预算会议预算2.明确人员分工明确人员分工3.撰写会议通知撰写会议通知.会议准备会议确认会议期间会议后期4.会议回执收集会议回执收集5.房间确定房间确定6.机票、车票、机票、车票、车辆安排车辆安排确定与会人数、姓名、性别、职务、联确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式，住宿、乘车要求

11、，制作签到表、络方式，住宿、乘车要求，制作签到表、通讯录。通讯录。签到表签到表.xlsx制定住宿表，确定房型及数量后，告知制定住宿表，确定房型及数量后，告知酒店酒店.（多预留几间、确认房间是否需要（多预留几间、确认房间是否需要摆放茶歇、放置欢迎辞。）摆放茶歇、放置欢迎辞。）住宿表住宿表.xlsx制定交通安排表，根据参会人员需求，制定交通安排表，根据参会人员需求，订好车票，安排合适车辆接送。订好车票，安排合适车辆接送。乘车乘车表表.xlsx.会议准备会议确认会议期间会议后期7.用餐安排确定就餐形式、地点。快餐：确定标准及人数，筛选口碑较好的商家。酒店外餐厅：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、酒水准

12、备。酒店内餐厅：自助餐或桌餐，确定桌数、餐标、菜单。8.茶歇准备酒店准备：告知标准和要求并确认。会务组准备：提前购买（一般选择便于清洗、方便拿取、垃圾易于回收、吃起来方便等）9.会议材料的准备收集会议电子版资料，确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一个文件夹中。将会议议程、签到表、住宿表、乘车表、会务分工、需用文件等会议材料打印，装入文件袋。.会议准备会议确认会议期间会议后期10.会议所需物资准备准备好笔、本、文件袋、文件夹、草稿纸、白板笔、激光笔、录音笔、剪刀、胶带、投影仪、电脑等。11.会议室物资准备投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、发言席话筒、音响、LED屏幕、绿植

13、等。（需酒店准备的提前对接好，自己准备的及时安排。）12.会场布置桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂（内容一般为会议名称、会议的主题，欢迎语等）；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位。13.会议音乐准备会前、会中、会议结束播放音乐。（会前音乐激昂，会中舒缓、活泼，会后轻松愉悦。可根据会议类型具体定音乐风格。）14.摄影安排根据需要，自备相机拍摄或请专业机构拍摄。（是否安排合影，合影位置、座次提前确定。）15.会议礼品预订若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，按时送达。（礼品选择考虑参会人员群体、意义、适用性。）16.会后活动安排活动地点、人数、联系活动场所，预订车辆。17.工作对接单将所有需要酒店配合准备

14、的事项整理成清单，与酒店方沟通对接好，确保会议前各事项准备到位。酒店对接单.xlsx.三、会议期间三、会议期间.会议期间会议确认会议准备会议后期1.人员报到确定报到地点，安排人员接待，发放会议相关资料。2.叫早服务若需叫早服务，提前告知酒店时间。3.检查会场设备、会场摆放情况。检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪；会议资料、文具、桌签是否摆放整齐；桌椅、横幅悬挂、欢迎牌、指引牌、座位牌是否按要求摆放；茶水、礼品是否到位。（至少提前1小时到场）4.会议地点指引指引领导到指定地点就坐参会，其他人员尽量到前排就坐。（至少半小时到会场门口引导。）5.会议签到会场入口处放置签到台、签到表

15、，依次签到。（至少半小时到会场门口指引签到，未到人员打电话确认）.会议期间会议确认会议准备会议后期6.笔记本电脑使笔记本电脑使用协助：查看会用协助：查看会场中携带笔记本场中携带笔记本人数，是否需要人数，是否需要充电器，网线等充电器，网线等,通知会场服务员通知会场服务员协助。协助。8.茶水供给到位：茶水供给到位：及时通知会场服及时通知会场服务人员倒茶水。务人员倒茶水。. 9.摄影：会议重摄影：会议重要环节必须拍摄。要环节必须拍摄。7. 播放会议资料：播放会议资料：根据主讲人需要，根据主讲人需要，适时播放会议资适时播放会议资料。（会议开始料。（会议开始前提前播放全部前提前播放全部资料，保障资料资料

16、，保障资料无误正常播放。）无误正常播放。）.会议期间会议确认会议准备会议后期10.会议记录录音笔录音，人员现场记录。（能记录的尽量记录。）11.麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人。12.会议主持人沟通 若议程临时有变、需要特别提醒的，及时告知主持人。13.清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施整理、是否有物品遗漏。14.用餐做好就餐地点指引，若需要餐桌可提前放置桌牌。15.会后活动安排联系车辆到位，组织人员上车，前往活动地点，活动中根据人员需求做好各项服务。活动结束后召集人员上车，确保安全送达酒店。16.退房、费用结算提前告知退房时间，会期结束后，与酒店结算各类费用，开具发票。.四、会议后期四、会议后期.会议后期会议确认会议准备会议期间1.宣传资料准备及发布：及时撰写通讯稿、整理照片，将稿件及照片在公司网站、内刊、微信平台等平台宣传报道。（2天内）2.会议纪要整理及发布：会议后尽早整理会议纪要，经领导审阅后发各相关人员。（3天内）3.会务费用结账报销对会务期间发生的费用进行结账报销。（实际花费整理清单）4.会务工作总结：组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处。5.会议布置工作跟进：针对会上确定的各项工作任务进行跟进。.THANKS