科研档案管理-PPT课件.ppt
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1、 科研档案科研档案管理管理 一、科学技术研究工作简介一、科学技术研究工作简介 二、科研二、科研文件系统整理文件系统整理 三、科研文件三、科研文件归档归档 四、科研档案管理四、科研档案管理科研档案科研档案内容构成内容构成:主:主要包括以下几要包括以下几个阶段产生形个阶段产生形成的档案成的档案研究准备阶段研究准备阶段 研究实验阶段研究实验阶段 总结鉴定验收总结鉴定验收阶段阶段 成果和知识产成果和知识产权申报阶段权申报阶段 推广应用阶段推广应用阶段 是指在自然科学研是指在自然科学研究活动中形成的具究活动中形成的具有保存价值的科技有保存价值的科技文件材料。文件材料。 成套性特征成套性特征按课题成套按课
2、题成套。围绕一项课。围绕一项课题的研究活动所形成的题的研究活动所形成的全部材料构成一套科研全部材料构成一套科研档案。档案。科学技术研究是在自然科学领域研究客观事物的科学技术研究是在自然科学领域研究客观事物的本质及其运动发展规律的一项工作。本质及其运动发展规律的一项工作。按类型或层次可分为:基础科学研究、技术科学按类型或层次可分为:基础科学研究、技术科学研究和应用科学研究。研究和应用科学研究。科学技术研究(科研)工作是以科研科学技术研究(科研)工作是以科研课题(项课题(项目)目)为单位组织开展的,大体上要经过以下几个为单位组织开展的,大体上要经过以下几个阶段。阶段。 (一)研究准备阶段(一)研究
3、准备阶段 1、编制科研规划、编制科研规划 2、确定科研课题、确定科研课题 3、方案设计与技术准备、方案设计与技术准备 (二)研究试验阶段(二)研究试验阶段 试验与观察试验与观察 扩大试验扩大试验 (三)总结鉴定验收阶段(三)总结鉴定验收阶段 1、科研报告和学术论文的撰写、科研报告和学术论文的撰写 2、科研成果的鉴定、科研成果的鉴定 (四)成果和知识产权申报(四)成果和知识产权申报档案部门签章。档案部门签章。 (五)推广应用阶段(五)推广应用阶段 科研活动中形成的科技文件科研活动中形成的科技文件以以“课题课题”成套成套v 包括科研文件的包括科研文件的鉴别鉴别分类分类组卷组卷卷卷内科技文件排列内科
4、技文件排列案卷编目案卷编目案卷装订、案卷装订、装盒装盒填写案卷目录填写案卷目录七个步骤的工作。七个步骤的工作。u1、文件属性的鉴别文件属性的鉴别就是判断文件的性质与归就是判断文件的性质与归属,把科科研文件、科技资料、政务文件区别属,把科科研文件、科技资料、政务文件区别开来。开来。(1)科技文件与)科技文件与政务文件政务文件的区分的区分坚持:坚持:内容原则内容原则-基本原则基本原则整体原则整体原则-成套性成套性职能原则职能原则-内容交叉有所侧重内容交叉有所侧重(2)科技文件与)科技文件与科技资料科技资料的区分的区分 二者的二者的主要区别主要区别有两个方面:有两个方面:第一、它们同本单位科技、生产
5、活动的第一、它们同本单位科技、生产活动的关关系不同(记录和反映的对象不同);系不同(记录和反映的对象不同);第二、第二、作用不同作用不同。 科技档案:凭证、查考科技档案:凭证、查考科技资料:参考科技资料:参考 、借鉴、借鉴 (1)完整性)完整性鉴别鉴别 课题齐全、完整成套、签署完备。课题齐全、完整成套、签署完备。(2)准确性)准确性鉴别鉴别-两个一致两个一致” 一是课题文件应当同它所记载和反映的对象一是课题文件应当同它所记载和反映的对象或研究过程相一致;二是同一个课题的文件或研究过程相一致;二是同一个课题的文件(不同载体)内容上应当一致。(不同载体)内容上应当一致。(3)外观形式质量)外观形式
6、质量鉴别鉴别-载体、外观、书写、印制载体、外观、书写、印制材料等应符合耐久性要求。材料等应符合耐久性要求。(1)科技文件的价值鉴定)科技文件的价值鉴定 一是确定归档范围;二是划分保管期限。一是确定归档范围;二是划分保管期限。(2)科技文件的密级划分)科技文件的密级划分 参见:企业档案工作规范参见:企业档案工作规范附录附录A(DA/T422009) 首先将科研文件按课题分开;再依据本单首先将科研文件按课题分开;再依据本单位分类方案对课题文件进行归类位分类方案对课题文件进行归类确定确定分类号分类号 科研档案分类科研档案分类方法方法 (1)课题分类法)课题分类法 (2)专业)专业课题分类法课题分类法
7、u1、组卷原则、组卷原则 遵循科技文件的形成规律,保持卷内科技文件的遵循科技文件的形成规律,保持卷内科技文件的有机联系有机联系和和案卷的成套、系统案卷的成套、系统,便于档案的保管和,便于档案的保管和利用。利用。组卷要在一个科研课题范围内进行。组卷要在一个科研课题范围内进行。 2、组卷要求、组卷要求卷内科技文件要卷内科技文件要齐全、完整齐全、完整、签章手续完备签章手续完备。卷内科技文件的卷内科技文件的载体和书写材料载体和书写材料应符合耐久性要求应符合耐久性要求 (1)与科研课题关系密切的管理性文件,应列入)与科研课题关系密切的管理性文件,应列入科研课题类中组卷,科研课题类中组卷, (2)按课题组
8、卷:把同一个课题的文件组成一个)按课题组卷:把同一个课题的文件组成一个卷。卷。 (3)按阶段组卷:即按科研课题的立项阶段(准)按阶段组卷:即按科研课题的立项阶段(准备阶段)、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成备阶段)、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和知识产权申报和推广应用五个工作阶段整理、果和知识产权申报和推广应用五个工作阶段整理、组卷。组卷。 (1)科研类科研类文件宜按课题可行性研究立项、方案论证、文件宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。阶段排列。 (2)卷内文件一般应)卷内文件
9、一般应文字在前文字在前,图样在后;,图样在后;译文在前译文在前,原文在后。原文在后。 (3)卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程)卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列;一般应度排列;一般应印件在前印件在前,定稿在后;,定稿在后;正件在前正件在前,附件在,附件在后;后;复文在前复文在前,来文在后。,来文在后。v(1)编页号)编页号案卷内文件案卷内文件以件以件为单位为单位编写页号,以编写页号,以有效内容有效内容的的页面为一页。页面为一页。方法:可用号码机逐页打印页号,方法:可用号码机逐页打印页号,也可用铅笔或签字笔编写页号单面书写的科技文也可用铅笔或签字笔编写页号单面书写的科
10、技文件在其右下角编写页号;双面书写的科技文件材件在其右下角编写页号;双面书写的科技文件材料,正面在其右下角,背面在其左下角编写页号;料,正面在其右下角,背面在其左下角编写页号;已有页号的文件可不再重新编写页号。已有页号的文件可不再重新编写页号。1) 序号:用阿拉伯数字从序号:用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序。起依次标注卷内文件的顺序。2) 文件编号:填写科技文件的文号或型号或图号、设备代号、文件编号:填写科技文件的文号或型号或图号、设备代号、项目代号等。项目代号等。3) 责任者:填写科技文件的形成者或第一责任者。责任者:填写科技文件的形成者或第一责任者。4) 文件材料题名:填写科技文件
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