ACCESS数据库技术及应用-第六章课件.pptx

1、ACCESSACCESS数据库技术及应用数据库技术及应用第六章第六章Access2010Access2010报表报表6.1 报表的创建6.1.1 创建基本报表例例6.16.1 为“dx”表创建基本报表。步骤1 打开“设备.accdb”数据库，在导航窗格中，选择“dx”表作为报表的数据源；步骤2单击“创建”选项卡，在“报表”组中单击“报表”。Access 将创建一个包含数据源中所有字段的报表。报表将自动使用表格式布局，如果数据源包含足够多的字段，Access 将以横向格式创建报表。步骤3 保存报表，这里保存为“基本报表”。6.1 报表的创建6.1.2 报表向导6.1 报表的创建6.1.3 报表设

2、计Access 提供了两种基本布局：表格式和堆叠方式，但是也可以按照所需的任何方式排列数据。表格式布局类似于电子表格。按简单的列表格式呈现数据；堆叠式布局类似于银行或者网上购物时填写的表单。当报表包含的数据太多，无法以表格形式显示时，则使用堆叠式布局；混合布局使用表格式和堆叠式布局中的元素。例如，可以将记录中的一些字段放置在同一行上，并堆叠同一记录的其他字段。在 Access 2010 中，可以使用布局视图或设计视图手动创建混合布局。6.2 报表的加工6.2.1 报表的结构（1）页面页眉“页面页眉”出现在报表中每页的顶部，可以用它显示诸如列标题等项目。（2）页面页脚“页面页脚”出现在报表中每页

3、的底部，可以用它显示诸如页码等项目。（3）主体“主体”节中包含报表数据的明细部分，该节是对报表基础数据源中每条记录的重复。（4）报表页眉报表页眉在报表开头出现一次，而且在整份报表中只会出现一次。一般而言，我们会将整份报表的用途、说明与标题，甚至是报表的封面，摆在报表页眉中。报表页眉打印在报表首页的页面页眉之前。（5）报表页脚报表页脚在报表的末尾出现一次。可以用它显示诸如报表总计等项目。报表页脚是报表设计中的最后一节，但是它显示在最后一页的最后一笔数据记录之后，最后一页的页面页脚之前。（6）组页眉组页眉显示在新记录组的开头。可以用它显示适用于整个组的信息，如组名称。（7）组页脚组页脚出现在每组记

4、录的结尾。可以用它显示诸如小计等项目。6.2 报表的加工6.2.2 为报表添加页码和日期时间1. 1. 加入页码加入页码左：在左边界加入显示页码的计算文本框。居中：在左边界及右边界之间的中央加入显示页码的计算文本框。右：在右边界加入一个显示页码的计算文本框。内：在左边界及右边界同时加入显示页码的计算文本框。奇数页码会显示在左边，偶数页码显示在右边。外：在左边界及右边界同时加入显示页码的计算文本框，偶数页码会显示在左边，奇数页码显示在右边。2. 2. 加入日期时间加入日期时间选择某个报表节的方法可以有三种： （1）单击节选定器 （2）单击节栏的任意位置（3）单击节的背景中的任意位置6.2 报表的

5、加工6.2.3 节的操作1. 1. 添加或删除节添加或删除节在刚打开的报表设计视图中，默认添加的节只有三个：页面页眉、主体、页面页脚，但是如果我们想要使用其他的节，这时可以进行添加或删除。（1）若要添加或删除报表页眉和页脚，右键单击主体节的空白处，在弹出的快捷菜单中选中“报表页眉/页脚”选项。 （2）若要添加或删除报表上的页面页眉和页脚，右键单击主体节的空白处，在弹出的快捷菜单中选中“页面页眉/页脚”。 （3）若要添加或删除报表上的组页眉或组页脚，请执行下列操作： 单击“设计”选项卡上的“分组和排序”；单击“添加组”或“添加排序”，然后选择要在其上执行分组或排序的字段；在分组或排序行上单击“更

6、多”以设置更多选项和添加汇总。 注意，如果删除页眉和页脚，Access 将删除页眉和页脚中的控件，但是添加的话只能成对添加页眉和页脚（除组页眉和组页脚外）。 6.2 报表的加工6.2.3 节的操作2. 2. 显示和隐藏节显示和隐藏节当不希望显示节中所包含的信息时，可遵循下列步骤：（1）设计视图中打开报表；（2）选择所要显示或隐藏的节，按F4打开其属性表；（3）将“格式”标签中的“可见”属性设置为“是”或“否”。 3. 3. 调整节的大小调整节的大小节的高度和宽度将决定报表的布局，我们可以分别增加或减小报表节的高度。更改某一节的宽度将更改整个报表的宽度。若想调整节的高度和宽度，请执行下列一项或多

7、项操作： （1）若要更改节的高度，请将指针放在该节的下边缘上，并向上或向下拖动指针。（2）若要更改节的宽度，请将指针放在该节的右边缘上，并向左或向右拖动指针。（3）若要同时更改节的高度和宽度，请将指针放在该节的右下角，并沿对角线方向按任意方向进行拖动。6.2 报表的加工6.2.4 强制分页（1）若要将每条记录打印在独立的页上，将主体节属性表“格式”中的“强制分页”属性设为“节后”。（2）若要在独立页上打印各个组，将组页眉属性表“格式”中的“强制分页”属性设为“节前”。也可以将组页脚的“强制分页”属性设为“节后”。（3）若要在独立页上打印某节，将节属性表“格式”中的“强制分页”属性设为“节前”或

8、“节前和节后”。6.2 报表的加工6.2.5 让数据自动收缩要想绑定控件的字段数据在有限的宽度下完整打印，我们可以将控件的“可以扩大”属性值设置为“是”。这样，当字段数据无法在有限的宽度下完整打印时，会自动加大绑定控件的高度而以多列的方式来打印数据，即折行显示，从而使得字段数据能够完整打印出来。6.2 报表的加工6.2.6 对数据排序在报表中同样允许对输出数据进行排序，可以单击“设计”选项卡下的“分组和排序”，在出现的“分组、排序和汇总”窗口通过“添加排序”，依次对排序的基准字段进行选择，并设定升序还是降序。如果我们想要在“自定义报表”中设定先按“部门”降序排序，相同“部门”再按照“价格”升序

9、排序，6.2 报表的加工6.2.7 对数据分组排序能够使报表中相同的数据排列在一起打印，但是如果想要让数据更加层次分明，并且能够针对相同特征的数据进行分析、统计、运算，则必须去分组报表中的数据。Access允许用字段或表达式来分组报表中的数据记录，而且分组的嵌套深度最高可达10层。6.2 报表的加工6.2.8 保持同页1. 1. 使一组记录保持在同一页使一组记录保持在同一页上上（1）“将整个组放在同一页上”：如果一个组的信息分布在不同页上，系统会尽量在同一页上打印组页眉、所有明细记录以及组页脚，使这三个部分构成一个整体。（2）“将页眉和第一条记录放在同一页上”：只有当第一条详细记录与组页眉位于

10、同一页上时，组页眉才打印在该页上。2. 2. 将同一节的内容保持同页将同一节的内容保持同页除了同一组记录外，我们有时候还要求同一节的数据也要保持同页，这可以通过设置各个节的“保持同页”属性完成。（1）在设计视图中打开报表。 （2）将节属性表中的“保持同页”属性设置为“是”。 注意：（1）除“页面页眉”和“页面页脚”外，“保持同页”属性对其他所有报表节均有效。（2）如果节比页面的打印区长，将忽略“保持同页”属性设置。6.2 报表的加工6.2.9 报表中计算运行总和与总计值（1）若要根据逐条记录相加来计算运行总和，请加入一个计算文本框至主体中；若要计算每一组记录增量的运行总和，请加入一个计算文本框至组页眉或组页脚中。（2）选定文本框，将其属性表中“控件来源”属性设置为计算所需总和的表达式。 （3）接着根据所需的运行总和类型将文本框的“运行总和”属性设置成下列值之一：全部之上：该值会一直累计直到报表的尾端。工作组之上：文本框在同一个组群层次显示值的执行总和，该值会一直累计直到遇到另一个组群层次段，在每个更高的分组级别中由 0 重新开始。注意，将“运行总和”属性设置为“全部之上”时，可以在报表页脚中重复计算总和。只需在报表页脚中创建一个文本框并将其“控件来源”属性设置为计算运行总和的文本框名称即可，例如 =订单数量。