秘书国家职业资格培训教程文书基础课件.ppt

1、秘书国家职业资格培训教程秘书国家职业资格培训教程3级级文书篇文书篇题库的题型与比例题库的题型与比例普通秘书分为两个部分：普通秘书分为两个部分：知识试卷与技能试卷知识试卷与技能试卷知识试卷题型分知识试卷题型分2种形式种形式：职业道德与专业知识职业道德与专业知识（100分，分，80分钟）分钟）职业道德：职业道德：10分分25道题道题专业知识专业知识（单选单选占占60%，多选多选占占40%，共，共90分分）工作技能试卷分工作技能试卷分2种形式（种形式（100分，分，110分钟）分钟）：录像题：录像题：2道（每点道（每点2分，共分，共25个正误点）个正误点）1道道30分分（15个正误点）个正误点）1道

2、道20分（分（10个正误点）个正误点）工作实务题工作实务题：公文拟写与修改公文拟写与修改（1道，20分分）会议实）会议实务、办公室工作实务、以及各种综合实务题（务、办公室工作实务、以及各种综合实务题（2道，道，15分、分、15分）分）1、应用文的含义与制发、应用文的含义与制发 应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理处理事务事务常用的有一定惯用格式惯用格式的文体的总称总称。包括：行政公文、行政公文、常用事务性文书、商务文书常用事务性文书、商务文书三类。 应用写作是实用型文章的写作，从内容和形式上看具有的特应用写作是实用型文章的写作，从内容和形式上看具有的特点：点： 内容反映现实生活

3、内容反映现实生活 体式固定程式化体式固定程式化 行政公文（公文）：行政公文（公文）：在行政管理行政管理过程中形成的具有法定效力法定效力和规范体式规范体式的文书。 公文的作者：法定的机关、组织和负责人机关、组织和负责人。 统一的体式和一定处理程序统一的体式和一定处理程序 开展公务活动的工具开展公务活动的工具 被称为通用公文被称为通用公文 国务院在2000年颁布国家行政机关公文处理办法规定13种行政公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要1、应用文的含义与制发、应用

4、文的含义与制发 常用事务文书：常用事务文书：是机关、单位、团体和个人处是机关、单位、团体和个人处理日常事务所使用的文书。常用事务性文书有：理日常事务所使用的文书。常用事务性文书有：简报、计划、总结、调查报告、简报、计划、总结、调查报告、会议筹备方案、会议筹备方案、领导讲话稿、规章制度领导讲话稿、规章制度 商务文书：商务文书：是机关、单位、团体为处理商务业是机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。主要有：意向书、订货单、务所使用的文书。主要有：意向书、订货单、产品说明书、市场调查报告产品说明书、市场调查报告等等1、应用文的含义与制发、应用文的含义与制发 办法办法规定：以本机关名义制发公文规定

5、：以本机关名义制发公文的过程，包括：草拟、审核、签发、复的过程，包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序核、缮印、用印、登记、分发等程序 重点是重点是：草拟、审核、签发、复核草拟、审核、签发、复核 草拟草拟符合国家法律、法规、规章及其他有关规定。符合国家法律、法规、规章及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要与现行政策、规定衔接，应当切实可行并加以说明。情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲直述不曲，字，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。词规范，标点正确，篇幅力求简短。公文的文种使用正确。公文的文种使用正

6、确。应当根据行文目的、发文机关的职权以及与主送机关的行文关系确定。拟制紧急公文，应当体现紧急的原因。拟制紧急公文，应当体现紧急的原因。并根据实际需要确定紧急程度人名、地名、数字、引文准确。人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。结构层次序数，第一层为结构层次序数，第一层为“一、一、”，第二层为，第二层为“（一）（一）”，第三层为，第三层为“1.”，第四层为，第四层为“（1）”。应当使用国家法定计量单位。应当使用国家法定计量单位。公文使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称；公文使用非规范化简称，应当先使用全称并注

7、明简称；使用国际组织外文名称或者其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。用阿拉伯数字。1、应用文的含义与制发、应用文的含义与制发1、应用文的含义与制发、应用文的含义与制发 审核：审核：公文送负责人签发前，应当由公文送负责人签发前，应当由办公厅（室办公厅（室）进）进行审核。行审核。 审核的重点：审核的重点： 是否确需行文是否

8、确需行文 行文方式是否妥当行文方式是否妥当 是否符合是否符合办法办法及本细则规定的公文种类、公文格及本细则规定的公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文的有关要求式、行文规则和拟制公文的有关要求 内容和主题是否体现了组织的意图内容和主题是否体现了组织的意图 需会商的内容是否经过会商需会商的内容是否经过会商 材料是否经核实材料是否经核实1、应用文的含义与制发、应用文的含义与制发 签发：签发：以本机关名义制发的以本机关名义制发的上报公文，由主要上报公文，由主要负责人负责人（指行政机关的正职或者主持工作的负（指行政机关的正职或者主持工作的负责人）签发。以本机关名义制发的命令（令）责人）签发。以本机关名

9、义制发的命令（令）由本机关正职负责人签发，制发的决定、公告、由本机关正职负责人签发，制发的决定、公告、通告由主要负责人签发，制发的其他公文由主通告由主要负责人签发，制发的其他公文由主要负责人或者由其授权的其他负责人签发。要负责人或者由其授权的其他负责人签发。会签公文，主办机关应当送会签机关文秘会签公文，主办机关应当送会签机关文秘部门按公文办理程序会签。部门按公文办理程序会签。 1、应用文的含义与制发、应用文的含义与制发 复核：复核：公文正式印制前，公文正式印制前，文秘部门文秘部门应当进行复应当进行复核。核。 复核的重点：复核的重点： 审批、签发手续是否完备审批、签发手续是否完备 附件材料是否齐

10、全附件材料是否齐全 公文格式是否统一、规范等。公文格式是否统一、规范等。 经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。程序复审。通用公文用纸和印装规格 1公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mm297mm。 2公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm1mm；公文用纸订口（左白边）为28mm1mm；版心尺寸为156mm225mm(不含页码)。 3文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。 4公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。2、应用文的材料和主题应用写作的特征：应用写作的特征： 材料、主旨、结构

11、、语言。材料、主旨、结构、语言。 言之有理、言之有据、言之有序、言之有体言之有理、言之有据、言之有序、言之有体 主旨单一、集中、明确主旨单一、集中、明确 材料多样、真实、有力材料多样、真实、有力 结构合理、谨严、固定结构合理、谨严、固定 语言准确、简明、平易、庄重语言准确、简明、平易、庄重 材料：材料：是指作者为某一写作目的而收集、摄取是指作者为某一写作目的而收集、摄取并经过必要的归纳、提炼并经过必要的归纳、提炼 写入文章之中的一写入文章之中的一系列事实与依据，包括：事件、现象或数据、系列事实与依据，包括：事件、现象或数据、理论依据、公认的原则、科学公理等。理论依据、公认的原则、科学公理等。

12、材料工作的环节：占有、材料工作的环节：占有、鉴别鉴别、选择和使用、选择和使用2、应用文的材料和主题 占有：占有：储备材料能量和功力。储备材料能量和功力。 两大途径：亲身经历所获；调查阅读所获两大途径：亲身经历所获；调查阅读所获 。 鉴别：分析、比较鉴别：分析、比较 选择：围绕主题、典型材料选择：围绕主题、典型材料、真实准确、生动、真实准确、生动新颖新颖 使用：使用：先后顺序先后顺序（依据时间的先后、材料的轻（依据时间的先后、材料的轻重、时间内在的逻辑、说理的顺序、文种和行重、时间内在的逻辑、说理的顺序、文种和行文的方便文的方便 ）；）；详略程度详略程度（骨干材料、中心材（骨干材料、中心材料、典

13、型材料、）料、典型材料、）2、应用文的材料和主题 主题：主题：是作者在说明问题、发表主张或是作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过全文内容所表达反映生活现象时，通过全文内容所表达出的基本观点或中心思想。出的基本观点或中心思想。 主题是灵魂：主题是灵魂：取舍材料、制定标题、措取舍材料、制定标题、措置结构、遣词造句、表达方式选择都没置结构、遣词造句、表达方式选择都没有依据。有依据。2、应用文的材料和主题 正确：正确：符合国家和组织的大政方针；符合领导的意图；反映真实的社会现状；经得起实践的检验 集中：集中：代表机关和组织行文，代表机关和组织行文，“一文一一文一事事” 深刻：深刻：去粗取精、

14、去伪存真的改进 新颖：新颖：与时俱进3、应用文的结构 结构：结构：标题、开头、层次、段落、过渡、标题、开头、层次、段落、过渡、照应、结尾等照应、结尾等 标题：标题：准确、鲜明地表现主题准确、鲜明地表现主题 两种情况：公文式标题；一般文章式标两种情况：公文式标题；一般文章式标题题 公文式：公文式：发文机关发文机关+事由事由+文种文种 一般文章式：单标题、双标题一般文章式：单标题、双标题3、应用文的结构 开头：开头：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式、概述式、目的式、开门见山式、引述来文式、无开头式（单刀直入式）无开头式（单刀直入式） 概述式：概述式：概括有关材料或背景，常用概括有关材料或背景

15、，常用“鉴于、最近、鉴于、最近、近来近来”。如报告、总结、调查报告、会议纪要。如报告、总结、调查报告、会议纪要 目的式：目的式：阐述发文的意义和宗旨，常用阐述发文的意义和宗旨，常用“为了、根为了、根据据”。如决定、通告、通知、计划等。如决定、通告、通知、计划等。 开门见山式：开门见山式：开门见山直入主题，如意向书开门见山直入主题，如意向书 引述来文式：引述来文式：引述来文德标题与发文字号。如函、批引述来文德标题与发文字号。如函、批复、回复性公文复、回复性公文 无开头式：无开头式：如公告、命令、通告等如公告、命令、通告等3、应用文的结构层次：层次：总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式、

16、篇总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式、篇章一体式章一体式总分式：总分式：“总分式总分式”（演绎结构）、（演绎结构）、“分总式分总式” （归纳结构）、（归纳结构）、“总分总式总分总式”（复杂交叉）（复杂交叉）并列式：并列式：各个层次是并列逻辑关系，如条例、意向书等各个层次是并列逻辑关系，如条例、意向书等递进式：递进式：由浅入深、层层递进。如部分报告由浅入深、层层递进。如部分报告因果式：因果式：前因后果式，如请示。前因后果式，如请示。时序式：时序式：按照时间的发生、发展、变化过程安排，如调查报告等。按照时间的发生、发展、变化过程安排，如调查报告等。三段式：三段式：发文缘由发文缘由+事项

17、事项+尾语。如计划、总结、通知、通报等尾语。如计划、总结、通知、通报等篇章一体式：就一段内容，与附文是一体的。如批转、转发性通篇章一体式：就一段内容，与附文是一体的。如批转、转发性通知。知。3、应用文的结构 段落：提行式、条款式、篇段和一式 提行式：提行式：另起行表示内容的转换。“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”等转换 条款式：条款式：以序号为标志，按照不同意思分条列项。 篇段和一式：篇段和一式： 3、应用文的结构 过渡、照应过渡、照应 结尾：强调式、期求式、希望式、说明式、无尾式结尾：强调式、期求式、希望式、说明式、无尾式 强调式强调式: 对文中的重点问题加以总结概括对文中的重点问题加

18、以总结概括 期求式：期求式：请示的结束语请示的结束语 希望式：希望式：要求、号召等要求、号召等 说明式：说明式：补充说明的内容，如条列公文，规约公文等补充说明的内容，如条列公文，规约公文等 无尾式：无尾式：正文就结束正文就结束 结构要求：结构要求：严谨、自然、完整、统一严谨、自然、完整、统一4、表达方式 叙述：叙述：顺叙、顺叙、倒叙、倒叙、插叙、平叙插叙、平叙 第一人称：请示、报告、函、计划、总结、述职报告 第三人称： 通报、会议记录、会议纪要等 倒叙：通报、报告、会议纪要、调查报告、简报通报、报告、会议纪要、调查报告、简报 议论：立论、驳论议论：立论、驳论 论证方法：论证方法：例证法、分析法

19、、引证法、比较法、因果例证法、分析法、引证法、比较法、因果法等法等 说明：说明：定义、分类、比较、数字、图表等定义、分类、比较、数字、图表等 5、应用文的语言 公文的语言具有很强的规格性，这是由公文的性质所决定的。表现在行文中，经常使用一套规范的公文用语。 应用文语言要求： 准确准确（增长到、增长了）（增长到、增长了）、简洁（、简洁（一律一律不准擅自不准擅自，但，但可以）可以）、平实平实、5、应用文的语言 分类：分类： 领叙用语：领叙用语： 性质：性质：引导文件直接叙述根据、事实或主张的引导文件直接叙述根据、事实或主张的用语。它有助于文件简明、精练。用语。它有助于文件简明、精练。 例如：例如：

20、关于、根据、按照、遵照、依据、本着、关于、根据、按照、遵照、依据、本着、接、顷接、奉、鉴于、欣悉、接、顷接、奉、鉴于、欣悉、现现如下如下等等。等等。 5、应用文的语言 称谓用语称谓用语 性质：性质：在公文中表示称谓关系的词，如本、贵、该等。 本：可以与“我”通用，具有郑重色彩。 贵：表示尊敬与礼貌，不能与“你”完全相同。只能用在平行文和涉外文件中，不用在上行文和下行文中。 该：用于指代上行文中提到的人或事物，属于自己与对方之外的第三者。 例如：例如：本集团公司、贵友谊商城、该部门等。 5、应用文的语言 祈求用语祈求用语 性质：性质：向受文者表示请求或希望的用语。 例如：例如：请、敬请、恳请、务

21、请、敬悉、务悉、务必、望、希望、希即、尚望等。 5、应用文的语言 时态用语时态用语 性质：性质：表示时间状态或时限方面要求的用语。表示时间状态或时限方面要求的用语。 例如：例如：兹、顷、当即、从速、兹、顷、当即、从速、 即日、暂时、片刻、即日、暂时、片刻、立即、正在、曾经、就要、就、将要、行将、即将、立即、正在、曾经、就要、就、将要、行将、即将、即行、时常、常常、不常、不时、终于、才、刚才、即行、时常、常常、不常、不时、终于、才、刚才、刚刚、永远、一直、一向、一时、按期、如期、定期、刚刚、永远、一直、一向、一时、按期、如期、定期、准期、限期、先期、预期、逾期、展期、周期、过期、准期、限期、先期

22、、预期、逾期、展期、周期、过期、亟待、已、已经、一经、着、了等。亟待、已、已经、一经、着、了等。 经办语经办语 ： 业经、兹经等业经、兹经等5、应用文的语言 承转用语承转用语 性质：性质：承接上文而转入下文的用语。承接上文而转入下文的用语。 例如：例如：总而言之、总之、鉴于上述情况、总而言之、总之、鉴于上述情况、为此、据此、故此、有鉴于此等。为此、据此、故此、有鉴于此等。 5、应用文的语言 感盼用语感盼用语 （用于（用于“函函”） 性质：性质：向对方表示感谢，盼望对方早日向对方表示感谢，盼望对方早日实现有关愿望时的用语。实现有关愿望时的用语。 例如：例如：深表谢意、谨致谢忱、不胜感激、深表谢意

23、、谨致谢忱、不胜感激、以以为感、以为感、以为盼、以为盼、以是盼、是盼、渴盼、切盼等渴盼、切盼等，其中以，其中以“以以为感为感”只用于平行文。只用于平行文。 二、二、 公文撰制简介公文撰制简介 2001年1月1日国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法实施实施 、公文内涵：、公文内涵： 是行政机关在行政管理行政管理过程中形成的具有法定法定效力效力和规范体式规范体式的文书 公文的作者：法定的机关、组织机关、组织和负责人。 统一的体式和一定处理程序统一的体式和一定处理程序 开展公务活动的工具开展公务活动的工具、公文的特点与作用 特点：特点： 法定的作者法定的作者 法定的权威法定的权威 特定的

24、效用特定的效用 规范的体式规范的体式 作用：作用： 领导和指导领导和指导 行为规范行为规范 传递信息传递信息 公务联络公务联络 凭据记载凭据记载 知照协调知照协调 宣传教育宣传教育3、公文的行文方向、公文的行文方向平行文：平行文：同一系统的平级和不相同一系统的平级和不相上行文、下行文、平行上行文、下行文、平行文三种方向文三种方向上行文：上行文：有隶属关系的直接上级，文种为有隶属关系的直接上级，文种为请示、报告请示、报告下行文：下行文：有隶属关系的直接下级，有隶属关系的直接下级，命令、意见等命令、意见等隶属的单位之间隶属的单位之间，函，函逐级行文：逐级行文：即直接向自己所属的上一级或下一级机关行

25、文，以及即直接向自己所属的上一级或下一级机关行文，以及按层次一级级行文，它是对上行文的最基本得方式。按层次一级级行文，它是对上行文的最基本得方式。多极行文多极行文：即同时向自己以上或以下的若干级机关行文，对上行：即同时向自己以上或以下的若干级机关行文，对上行文如无特殊情况，不采用这种方式。文如无特殊情况，不采用这种方式。直达行文：直达行文：即上级领导机关直接把文件发到基层机关的行文，可即上级领导机关直接把文件发到基层机关的行文，可直接向广大人民群众传达。通过报刊、广播、电视发布文件。直接向广大人民群众传达。通过报刊、广播、电视发布文件。、行文规则 行文应当确有必要，注重效用。行文应当确有必要，

26、注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。告。下级机关应当向直接上级机关请示和报告；因特殊情况必须越级下级机关应当向直接上级机关请示和报告；因特殊情况必须越级请示和报告的，应当抄送被越过的上级机关，并注明理由。向下请示和报告的，应当抄送被越过的上级机关，并注明理由。向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关 向上级机关报送公文，内容应当为需要报告的重大事项，上级向上级机关报送公文，内容应当为需要报告的重大事项，上级机关要求报告办理情况的事项，须经上级机关审批或者决定

27、的事机关要求报告办理情况的事项，须经上级机关审批或者决定的事项。项。凡本部门职权范围内能够解决或者通过部门间协商可以解决的事凡本部门职权范围内能够解决或者通过部门间协商可以解决的事项，一般不要请示上级机关；凡本部门发文或者若干部门联合发项，一般不要请示上级机关；凡本部门发文或者若干部门联合发文能够解决的事项，不得要求上级机关批转或者转发。文能够解决的事项，不得要求上级机关批转或者转发。部门之间对有关问题未经协商一致，或者未经上级机关批准裁部门之间对有关问题未经协商一致，或者未经上级机关批准裁决的，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正决的，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当

28、责令纠正或者撤销。或者撤销。、行文规则除上级机关负责人直接交办的事项并要求直接报送外，不得以机关名义除上级机关负责人直接交办的事项并要求直接报送外，不得以机关名义向上级机关负责人报送向上级机关负责人报送“请示请示”、“意见意见”和和“报告报告”。不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准，或者有关主管部门向来文机关答复请求批准的事项，应当使用准，或者有关主管部门向来文机关答复请求批准的事项，应当使用“函函”，不得使用，不得使用“请示请示”或者或者“批复批复”。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府部

29、门可以联合同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府部门可以联合行文；政府和同级党委和军队机关可以联合行文；行文；政府和同级党委和军队机关可以联合行文；向下级机关或者同系统的重要行文，应当直接报送主管部门处理。向下级机关或者同系统的重要行文，应当直接报送主管部门处理。“请示请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要送其他机关的，应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机

30、关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关党政不得交叉行文党政不得交叉行文5、公文行文的方向下行公文下行公文:命令命令(是国家或地方政府颁布法律法规常用颁布法律法规常用的文体，格式:标题/正文/签发人/签发日期)决定决定(是对重要事项或重大行动做出安排对重要事项或重大行动做出安排的公文文体，具有法规性和行政约束力。分为布告性决定和部署性决定两类:前者常用于人事安排、机构设置、表彰或处分等事项、后者在部署同时往往要求下级机关执行，格式:标题/正文/发文机关/发文日期)通告通告(是在一定范围内公布应当遵守或需要周知一定范

31、围内公布应当遵守或需要周知的事项的公文文体，分为周知性通告和法规性通告两类，格式:标题/正文/落款/日期/盖章)通知通知(是发布行政法规和规章、转发上级或同级或不相隶属机关的公文、发布行政法规和规章、转发上级或同级或不相隶属机关的公文、转批下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项转批下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项的公文文体。是应用范围最广的公文文种，分为指示性通知、批示性通知、事项性通知、会议通知和任免通知，格式:标题/(主送)/正文/落款/日期/盖章)通报通报(是用于表扬、批评或传达重要情况的公文文体用于表扬、批评或传达重要情况的公文文体，分为表

32、彰性通报、批评性通报和情况通报，格式:标题/正文/落款/日期/盖章，正文通常由五部分组成:一说明通报缘由缘由、二叙述通报事项、三表明处理意见、四总结经验教训、五提出要求)批复批复(是用来答复下级机关请示事项用用来答复下级机关请示事项用的公文文体，分为专发性批复和普发性批复，格式:标题/发文字号/主送机关/落款/日期/盖章，标题中的事由一般要写明批复的内容、态度和对象)上行公文上行公文 报告报告(是下级向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议或答复上级机关对有关问题或事项的查询的公文文体，一般不要求上级机关答复一般不要求上级机关答复，格式:标题/发文字号/主送机关/正文/落款/日期/盖章)。结语：

33、结语：请阅知，请审阅等。 请示请示(是下级向上级机关请求指示或批准的公文文体，用在事前并要求上级机关答复，用在事前并要求上级机关答复，格式:标题/发文字号/主送机关/正文/落款/日期/盖章)结语：如无不妥，请批准。请审批，请批结语：如无不妥，请批准。请审批，请批示等示等平行公文: 函函(是平行或不相隶属机关之间商洽工作、询商洽工作、询问或答复问题、或向有关主管部门请示批准时问或答复问题、或向有关主管部门请示批准时使用的公文文体使用的公文文体。按应用分为公函、便函，其中公函格式: 标题/发文字号/主送机关/正文/落款/日期/盖章,又分为商洽函合答复函、询问函和答复函、告知函、委托函，请批和批答函

34、；按行文方向分为去函、复函) 会议纪要会议纪要(是传达会议议定事项和主要精神要传达会议议定事项和主要精神要求与会单位共同遵守和执行求与会单位共同遵守和执行的公文文体，格式:标题/概况/正文)会议纪要格式不拘一格，不会议纪要格式不拘一格，不用盖章，综合反映会议的基本情况、主要精神用盖章，综合反映会议的基本情况、主要精神和中心内容和中心内容6、公文格式 公文区别于其他文体的标志之一，就是有严格的格式要求，任何单位和个人都不能标新立异。 国家质量技术监督局于1999年1 2月27日发布了新的国家标准国家行政机关公文格式(以下简称新标准)，把“公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分”。6、公文格式（

35、）公文用纸及印装格式（）公文用纸及印装格式公文用纸采用公文用纸采用A4型型 公文用纸为公文用纸为A4型，其成品幅面尺寸为：型，其成品幅面尺寸为：210mmx297mm。 公文用纸天头公文用纸天头(上白边上白边)为：为：37mm1mm。 公文用纸订口公文用纸订口(左白边左白边)为：为：28mm+1 mm。 版心尺寸为：版心尺寸为：156mmx225mm(不含页码不含页码)。公文印装要规范公文印装要规范 公文排版正文用公文排版正文用3号仿宋字，一般每面排号仿宋字，一般每面排22行，每行排行，每行排28个字。个字。公文应左侧装订，不掉页。张贴的公文用纸大小，根据实际需要公文应左侧装订，不掉页。张贴的

36、公文用纸大小，根据实际需要确定。保证公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。确定。保证公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。眉首眉首主体主体版记 （四）两个概念：对于公文的横向描述形式（四）两个概念：对于公文的横向描述形式就是就是“字字”，纵向描述就是，纵向描述就是“行行”。字，指。字，指一个汉字所占空间；行，公文中纵向距离的一个汉字所占空间；行，公文中纵向距离的长度单位。本标准以长度单位。本标准以3号字高度加号字高度加3号字高度号字高度78倍的距离为一基准行；公文标题以倍的距离为一基准行；公文标题以2号号字高度加字高度加2号字高度号字高度78倍的距离为一基准倍的距离为一基准行。行。 各要素

37、标识规则（印刷序号、秘密等级、紧各要素标识规则（印刷序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记等）每个项目都要按急程度、收文处理标记等）每个项目都要按照照国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式的要求标写。的要求标写。本标准适用于国家各级行政机关的公文，其本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。行。 各个组成要素在文件版面上的标引格式，是文件各个组成要素在文件版面上的标引格式，是文件的外观形式。的外观形式。 （一）用纸（一）用纸 1.国际标准国际

38、标准A4幅面尺寸为幅面尺寸为210mm297mm，并，并规定各裁边的误差为土规定各裁边的误差为土3mm。 2.纸张定量为纸张定量为60gm一一80gm2的胶版印刷纸的胶版印刷纸或复印纸或复印纸 3.纸张白度为纸张白度为85一一90，横向耐折度，横向耐折度15次，不次，不透明度透明度85，pH值为值为7595 （二）公文页边与版心（二）公文页边与版心 公文用纸天头公文用纸天头(上白边上白边)为：为：37mmlmm 公文用纸订口公文用纸订口(左白边左白边)为：为：28mm1mm 版心尺寸为：版心尺寸为：156mm225mm(不含页码不含页码) （三）公文中的颜色：一般情况下，除了（三）公文中的颜色

39、：一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。章为红色外，其余部分均为黑色。 （四）排版规格（四）排版规格 正文用正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可号仿宋体字，文中如有小标题可用用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排行，每行排28个字。个字。 （五）印刷：（五）印刷： 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标黑色油墨应达到色谱所标BLl00，红色油墨应，红色油墨应达到色谱所标达到色谱所标Y80，M80。 （六）装订

40、（六）装订 公文应左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯外公文应左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各订眼距书芯上下各l4处，允许误差处，允许误差4mm。平。平订钉锯与书脊间的距离为订钉锯与书脊间的距离为3mm一一5mm；无坏钉、；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差裁切成品尺寸误差lmm，四角成，四角成90度，无毛茬度，无毛茬或缺损。或缺损。份号、保密等级和期限、紧急程度、发文份号、保密等级和期限、紧急程度、发文机关标示、发文字号、签发人，位于公文机关标示、发文字号、签发人，位于公文首页间隔线上方首页间隔线上方

41、（一）份号：将同一文稿印制若干份时每（一）份号：将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第识在版心左上角第l行。行。 （二）秘密等级和保密期限（二）秘密等级和保密期限 3号黑体字，顶格标识在版心右上角第号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，行，两字之间空两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心号黑体字，顶格标识在版心右上角第右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。隔开。份号 秘密等级和保密期限 空一字 “” （三）紧

42、急程度（三）紧急程度 如需标识紧急程度，用如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格号黑体字，顶格标识在版心右上角第标识在版心右上角第1行，两字之间空行，两字之间空1字；字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程行，紧急程度顶格标识在版心右上角第度顶格标识在版心右上角第2行。行。 （四）发文机关标识（四）发文机关标识 发文机关用来制发正式文件时使用的具有发文机关用来制发正式文件时使用的具有固定版式的标识。发文机关即制发公文的固定版式的标识。发文机关即制发公文的单位，必须标注。发文机关常用红色字体单位，必

43、须标注。发文机关常用红色字体印刷，俗称印刷，俗称“红头红头”，字体为长宋体。，字体为长宋体。字体为长宋体。字体为长宋体。大小：大小：22mm55mm约为初号字约为初号字 平行文和下行文发文机关标识位置上行文发文机关标识位置上下居中上下居中 公文首页必须显示正公文首页必须显示正文，发文机关过多只文，发文机关过多只能挤发文机关，不能能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机挤正文，可将发文机关字号缩小，行距缩关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首小，直至保证公文首页显示正文为止页显示正文为止 （五）发文字号：位于版头正下方，机关标识下方，党的公文可以在版头的左下方，报纸上公布文件时将发文字号标注在标题下面

44、。 居中居中机机关关代代字字 年年份份 序序号号 六角括号 （六）签发人：代表发文机关核准并签发（六）签发人：代表发文机关核准并签发公文文稿的领导人姓名，签发人和会签人公文文稿的领导人姓名，签发人和会签人（联合行文）的姓名，是公文生效并对其（联合行文）的姓名，是公文生效并对其内容负责的标志。一般公文不必有签发人，内容负责的标志。一般公文不必有签发人，上行文中要标明，请示应当在附注处注明上行文中要标明，请示应当在附注处注明联系人姓名和电话。联系人姓名和电话。 平行排列于发文字号右侧平行排列于发文字号右侧签发人用签发人用3号仿宋体字，签发人号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用后标全角冒号，冒号

45、后用3号楷号楷体字标识签发人姓名。体字标识签发人姓名。居左空居左空1字字居右空居右空1字字主办单位签发人姓名置于第一行，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第其他签发人姓名从第2行起在主办单行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为同一行并使红色反线与之的距离为4mm。（一）标题：（一）标题：公文名称，由发文机关名称、发文公文名称，由发文机关名称、发文事由和公文种类组成，可省略机关事由和公文种类组成，可省略

46、机关名称或事由或这两项。事由前常加名称或事由或这两项。事由前常加“关于关于”。它是一个偏正词组，以。它是一个偏正词组，以文种为中心词。文种为中心词。红色反线下空红色反线下空2行，用行，用2号小标宋体号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。间距恰当。标题中除法规条文、规章名称加标题中除法规条文、规章名称加外，一般不加标点符号，还可以在外，一般不加标点符号，还可以在并列的词或词组中间用顿号。并列的词或词组中间用顿号。 （二）题注：对文件标题的注释说明，用（二）题注：对文件标题的注释说明，用以说明

47、法规性文件或经会议讨论通过的文以说明法规性文件或经会议讨论通过的文件的产生的法定程序和时间，使用（）标件的产生的法定程序和时间，使用（）标注，不用其他符号如句号等。位于标题正注，不用其他符号如句号等。位于标题正下方，一行或多行。如下方，一行或多行。如中共中央关于进中共中央关于进一步加强农业和农村工作的决定一步加强农业和农村工作的决定题注为题注为“（中国共产党第十三届中央委员会第八（中国共产党第十三届中央委员会第八次全体会议次全体会议1991年年11月月29日通过）日通过）” （三）主送机关：负责处理公文的主要受（三）主送机关：负责处理公文的主要受理机关。面向全社会或普发性公文以及规理机关。面向

48、全社会或普发性公文以及规章条例外，一般应注明主送机关。上行文、章条例外，一般应注明主送机关。上行文、平行文一般只有一个主送机关，下行文可平行文一般只有一个主送机关，下行文可有多个主送机关。上行文的主送机关应是有多个主送机关。上行文的主送机关应是直接上级机关，一般不得越级行文，不得直接上级机关，一般不得越级行文，不得将领导人作为主送机关。主送机关名称应将领导人作为主送机关。主送机关名称应为全称或规范简称、统称。为全称或规范简称、统称。标题标题 主送机关主送机关 标题下空一行，左侧顶格用标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体，回行时仍顶格；号仿宋体，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。最后

49、一个主送机关名称后标全角冒号。 不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开，同类不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开，同类中间用顿号隔开，末尾加冒号，如中间用顿号隔开，末尾加冒号，如“各省、自治区直辖市人民政府，国务院各部委、各省、自治区直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：各直属机构：” （四）正文：公文的核心和主体部分，表（四）正文：公文的核心和主体部分，表述文件的具体内容，体现发文机关的意图。述文件的具体内容，体现发文机关的意图。一般而言，主送机关之下、落款之上都是一般而言，主送机关之下、落款之上都是正文，一般包括缘由、事项、结尾三部分。正文，一般包括缘由、事项、结尾三部分。不同文种写

50、法不同。不同文种写法不同。主送机关名称下一行，每主送机关名称下一行，每自然段左空自然段左空2字，回行顶格。字，回行顶格。数字、年份不能回行。数字、年份不能回行。3号号或或4号仿宋体印刷。号仿宋体印刷。带附件的公文：附件可能是被转发的上级文件、报带附件的公文：附件可能是被转发的上级文件、报告、意见、会议纪要等，不会被全文印在正文部分，告、意见、会议纪要等，不会被全文印在正文部分，正文只是转发的说明和要求，这种正文只是转发的说明和要求，这种“附件附件”其实也其实也是正件、正文。是正件、正文。 （五）附件：附在正文之后的一些补充材（五）附件：附在正文之后的一些补充材料，有的公文没有附件。公文如有附件