岗位分析及岗位说明书的编制方法课件.pptx

1、岗位说明书的编制方法 20182018年年3 3月管理人员培训月管理人员培训一、什么是岗位说明书二、编制岗位说明书的目的和意义三、编制岗位说明书的程序四、岗位说明书的构成与编制岗位说明书的概念岗位说明书的概念Part 1概念Concept 岗位说明书是人力资源管理中最基础的文件，是工作分析的最终结果，又称为职务说明书或职位说明书，是通过工作分析过程，用规范的文件形式对组织内各类岗位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、工作条件、岗位名称、职种、职级以及该岗位任职人员的资格条件、考核项目等做出统一的规定。编制岗位说明书的编制岗位说明书的目的与意义目的与意义Part 201各部门缺乏岗位说

2、明书，缺乏完善的工作标准、工作流程，导致部分员工对自己的岗位职责、权限等不了解，影响其工作质量。有的员工只知道做什么事情，却不知道做到什么标准才是合格的；有的员工甚至都不清楚有些本职工作要做什么0203岗位职责界限模糊不清，部分人员存在推诿现象，影响工作效率。04员工缺乏对自己工作职责、范围的确认，在处理员工关系问题上，公司有时处于被动地位。是 否 遇 到 过 以 下 问 题现有工作标准内容不够详尽、清晰，无法为绩效考核与招聘提供良好的依据。要招聘一个人，招什么样的，没有一个明确的标准。有时候去考核一个员工的工作质量，考核体系和指标的规范性和标准化程度也需要不断完善。岗位分析的目的与意义岗 位

3、分 析招聘培训绩效薪酬员 工关 系为企业的招聘与选拔提供依据有助于制定员工培训与发展计划能有效地对员工实施目标管理与绩效评估是处理员工关系的重要法律依据，具有法律效力为薪酬制度的设计与制定提供依据编制岗位说明书的编制岗位说明书的程序程序Part 3一、明确目的01010303 公司发展至今，各项工作基本都已经走上正轨，近几年随着公司经营规模不断扩大，公司人员数量不断增多，不论从工作的种类、工作量、工作标准以及管理的规范性方面都提出了更高的要求，同时，在平时的人员管理中，我们也发现我们需要一套系统的岗位工作流程、工作标准来巩固我们现有的管理，同时为各部门人员管理提供依据以及奠定良好的基础。二、成

4、立岗位分析小组01010303小组成员的职责主 体职 责总经理室1. 相关政策的的发布 2. 动员全体员工配合岗位分析工作3. 为岗位分析的顺利进行铺平道路 4. 岗位分析成果的验收部门负责人1. 动员本部门管理人员和员工配合岗位信息调查工作2. 协助人事部编制本部门岗位说明书部门管理人员1. 协助部门负责人编制岗位说明书，尽可能多得提供相关信息2. 动员员工配合岗位分析和调查工作人事部1. 制定岗位分析实施方案并执行 2. 整体上掌控岗位分析的实施情况3. 设计相关工具（如表单、调查表等）4. 对相关人员进行培训5. 与各部门的沟通协调 6. 岗位信息的汇总、整理7. 形成岗位说明书终稿岗位

5、任职者尽可能提供全面、详尽的岗位信息二、成立岗位分析小组0303公司岗位分析小组0202 XXX各部门负责人各部门管理人员总经理三、制定岗位分析的工作方案及流程0303阶 段主 要 工 作1. 前期准备阶段 3月29日4月15日1. 明确岗位分析的必要性与目的2. 成立岗位分析小组3. 确定岗位分析、信息收集所用的方法及辅助工具等4. 收集企业现有的与岗位分析相关的资料5. 人事部制作岗位说明书空白模板发至各部门2. 开展实施阶段 4月16日5月15日采用多种方法收集岗位工作信息，并进行分析（问卷调查、观察、访谈等）1. 问卷调查+访谈法：选取员工代表，分发调查资料，限期完成2. 观察法：平时

6、加强观察，结合管理经验总结资料3. 成稿阶段 5月16日6月30日1. 部门小组成员对收集到的岗位信息进行整理、核实2. 部门负责人或小组成员撰写岗位说明书初稿3. 部门负责人对岗位说明书进行审核并将初稿送至人事部4. 人事部进行整理、汇总，组织各部门讨论、修改形成终稿5. 将岗位说明书终稿送至总经理室审核6. 岗位说明书的存档与签名四、收集岗位信息和资料并进行分析：要收集并分析的内容主要包括岗位描述和任职资格两方面（一）岗位描述 是对岗位信息的确定和描述，包括七个方面的内容1. 岗位名称 从事的什么岗位2. 岗位任务和工作内容 为完成岗位职责而开展的一系列活动和工作， 描述书收集的是“应该做

7、的”。这也就是“写岗位，不写人”。要谨记这个原则，各级审核人也要用这个标准去审核。主要包括以下四个方面：（1）岗位职责（2）任职者为完成其岗位职责而展开的工作活动（3）任职者需达到的岗位目标（4）任职者完成此岗位工作需达到的标准四、收集岗位信息和资料并进行分析： 3 岗位权限： 企业根据岗位所要完成的任务，按照责权对等的原则，赋予岗位任职者相应的岗位权限。（1）权力小于责任，可能会使任职者很难顺利完成工作（2）权力大于责任，可能会使任职者滥用职权 4. 岗位工作流程： 如何从事或者要求如何从事该项工作（1）工作程序、规范（2）展开该工作所必备的硬件和软件 5. 岗位工作的时间安排：（1）一般工

8、作时间的安排（2）该项工作每日、每周、每月的工作进程安排四、收集岗位信息和资料并进行分析：6. 岗位工作环境：（1）自然环境：地理位置、室内温度、采光度、通风设备、安全措施等（2）社会人文环境：企业各部门之间的关系，当地的社会经济状况、文化氛围等内容7. 工作岗位关系：（1）纵向关系：负责该岗位工作的直接上级，即请示汇报对象（2）横向关系：需要与组织内外部哪些部门、哪些人员取得联系四、收集岗位信息和资料并进行分析：（二）岗位工作要求 指胜任该岗位工作的人员必备的资格与条件，包括五个方面的内容：1. 身体素质：身高、体型、力量大小、身体健康程度等因素2. 知识技能和工作经验：包括专业知识水平、所

9、掌握的工作技能及工作经验3. 教育和培训：所受的教育和参加培训的情况4. 能力要求：顺利完成某种活动的必要条件，一般包括领导能力、组织沟通能力、计划能力、 创新能力、不同岗位对工作能力有不同的要求5. 个性特质分析：气质、性格、价值观等方面四、收集岗位信息和资料并进行分析：可参考的现有信息1 1公司和部门的组织架构图2 2部门已有的部门工作职责3 3各岗位现有的工作标准、工作流程（包括流程图）、考核标准4 4其他相关的信息五、收集信息的方法1. 调查问卷2. 访谈提纲问卷调查法+访谈法1. 观察法实施的程序2. 观察法实例观察法1. 工作日志法实例工作日志法岗位说明书的编制岗位说明书的编制Pa

10、rt 4一、岗位说明书的构成： 岗位说明书包括工作描述和工作规范两部分。 1. 工作描述规定了岗位的工作性质、岗位职责、工作任务与工作环境，用来说明任职者应该做什么、怎么做以及在什么条件下去做的一种书面文件，它主要包括以下两方面的内容：（1）岗位基本信息 包括岗位名称、所属部门、汇报关系、岗位编号、职务等级等岗位名称岗位编号XXX所属部门直接上级管辖人数工资标准晋升方向工作性质职务等级 分析人员 核准人 编制日期 一、岗位说明书的构成：1 1职务概述：又称为岗位综述，用于描述岗位的整体性质2 2岗位职责和权限：说明任职者须完成的工作任务、承担的责任，岗位权限范围等3 3岗位绩效标准：说明企业期

11、望该岗位的员工完成工作任务时须达到的标准4 4工作联系：说明任职者与企业内外部人员之间因工作关系所发生的联系5 5机器设备及其他：指任职者在工作过程中所需使用的必备用品及设备（2）工作说明 包括六个方面的内容6 6工作条件和环境：包括工作地点、光照度、有无噪声干扰等等一、岗位说明书的构成：2. 工作规范 工作规范也称岗位规范或任职资格，指胜任该岗位的人员在教育水平、工作经验等方面应具备的资格和条件。主要包括四个方面：（1） 教育水平 指胜任本岗位的任职者应具备的知识和水平 教育学历：明确任职者必须具备的最低学历 学习专业：明确任职者的专业范畴和方向 资格证书：明确任职者必须拥有的与专业工作相关

12、的资格证书（2）工作经验： 行业工作经验：明确任职者必须具备的行业工作年限 岗位工作经验：明确任职者必须具备的同岗位工作年限 一、岗位说明书的构成：2. 工作规范 工作规范也称岗位规范或任职资格，指胜任该岗位的人员在教育水平、工作经验等方面应具备的资格和条件。主要包括四个方面：（3）必备知识与技能： 专业知识：任职者必须具备的、胜任职位所需要的专业知识 技能水平：从事该岗位应具备的基本技能和能力 其他能力要求（4）身体状况： 身体素质：包括身高、体重、身体健康状况等 心理素质：包括观察能力、记忆能力、理解能力、学习能力、解决问题能力、语言表达能力、逻辑思维能力、兴趣、爱好等 二、岗位说明书模板：三、写作岗位说明书的注意事项典型性选取的工作必须是具有典型性和代表性的排 序工作职责的排序可以以占用时间多少或重要程度大小来排序用词准确在填写主要职责时，切记要使用最恰当的动词，“负责维修工作”这样的表达不合格。一定要写明是什么样的“负责”，如“策划”、“指挥”、“提供技术支持”、“实施”或“定期检查”等。“维修工作”太笼统，可以明确什么范围的什么性质的维修工作等。另外，动词的选用也要考虑是否夸大或减小了该岗位的职责，如是“制定”还是“协助上级制定”等。谢 谢！