6秘书工作的方法解析课件.pptx

1、年度总结会年度总结会秘书处研究讨论有关文件秘书处研究讨论有关文件李处长给局长写的年度总结报告李处长给局长写的年度总结报告秘书小周的看法秘书小周的看法统计方法统计方法李处长李处长的看法的看法休息期间休息期间秘书处的老秘书张大姐秘书处的老秘书张大姐正直坦白方式方法正直坦白方式方法案例分析案例分析1周秘书认为自己是正直坦白的人，你怎么看周秘书认为自己是正直坦白的人，你怎么看待待“秘书的正直秘书的正直”?2秘书应该怎样提出自己的观点秘书应该怎样提出自己的观点?3怎么理解怎么理解“对于职业秘书来说，用什么方式对于职业秘书来说，用什么方式说话，永远比说些什么更重要说话，永远比说些什么更重要”？思考思考秘书

2、工作的方法秘书工作的方法 您好！请问您是吗？我是单位部门的2打电话的主要目的是3请问您现在说话可方便？41秘书工作的指导思想：秘书工作的指导思想：“三服务三服务”一、一、“三服务三服务”指导思想的确立指导思想的确立 1985年年1月，全国秘书长座谈会指出，中央办公厅月，全国秘书长座谈会指出，中央办公厅的指导思想是：围绕党的总目标、总任务，做好的指导思想是：围绕党的总目标、总任务，做好“三服务三服务”，即为中央服务，为中央各部门和各省、，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民群众服务。依据自治区、直辖市服务，为人民群众服务。依据“851”座谈会的精神，可把普通秘书工作的指导

3、思座谈会的精神，可把普通秘书工作的指导思想表述为：做好想表述为：做好“三服务三服务”，即为领导、领导机关，即为领导、领导机关服务，为与本机关相关的各个部门机关服务，为人服务，为与本机关相关的各个部门机关服务，为人民群众服务。民群众服务。1二、二、“三服务三服务”的基本要求的基本要求（一）准确把握领导在不同时期的中心工作和重点（一）准确把握领导在不同时期的中心工作和重点工作；工作；（二）对服务对象情况了如指掌；（二）对服务对象情况了如指掌；（三）熟悉本机关及内部组织机构的职能、机构设（三）熟悉本机关及内部组织机构的职能、机构设置及其负责人状况，还要具有强烈的公共关系意识；置及其负责人状况，还要具

4、有强烈的公共关系意识；（四）一丝不苟地做好大量细致的事务性工作。（四）一丝不苟地做好大量细致的事务性工作。秘书工作的指导思想：秘书工作的指导思想：“三服务三服务”秘书工作的改革要求：秘书工作的改革要求：“四转变四转变”一、一、“四个转变四个转变”内容：内容：第一，从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋第一，从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋献策。献策。第二，从收发传递信息转变为综合处理信息。第二，从收发传递信息转变为综合处理信息。第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。第四，从被动服务转变为主动服务。第四，从被动服务转变为主动服务。秘书工作的

5、改革要求：秘书工作的改革要求：“四转变四转变”二、二、“四个转变四个转变”思想内涵思想内涵（一）强化秘书工作的参谋职能；（一）强化秘书工作的参谋职能；（二）实现科学化管理，规范化、制度化、科学化；（二）实现科学化管理，规范化、制度化、科学化；（三）（三）“四个转变四个转变”的内容前后相互关联，强调后者的内容前后相互关联，强调后者并非否定前者，而是在前者的基础上加以改革创新，并非否定前者，而是在前者的基础上加以改革创新，向新的标准跨越向新的标准跨越 。一、准确周密一、准确周密二、迅速及时二、迅速及时三、安全保密三、安全保密四、实事求是四、实事求是 秘书工作的基本原则秘书工作的基本原则2秘书小王草

6、率对待标书秘书小王草率对待标书思辨题思辨题 1王秘书犯了什么错误王秘书犯了什么错误？2秘书应该怎样注意保守秘密秘书应该怎样注意保守秘密? 3从本案例中，我们认为组织应该注意对自己的员从本案例中，我们认为组织应该注意对自己的员工加强什么方面的教育工加强什么方面的教育?秘书工作的方法秘书工作的方法一、秘书的一般工作方法一、秘书的一般工作方法n调查：个别访谈法；开会调查法；直接调查法；间调查：个别访谈法；开会调查法；直接调查法；间接调查法；统计调查法；普遍调查法接调查法；统计调查法；普遍调查法n研究：分类剖析法；层层剥笋法；分析综合法；归研究：分类剖析法；层层剥笋法；分析综合法；归纳演绎法纳演绎法n

7、协调：文件式协调；会议式协调；商榷式协调；沟协调：文件式协调；会议式协调；商榷式协调；沟通式协调；程序式协调；相机式协调通式协调；程序式协调；相机式协调3秘书工作的方法秘书工作的方法二、秘书的特殊工作方法二、秘书的特殊工作方法p请示和汇报：及时、对口、单线请示和汇报：及时、对口、单线p受意和传达：正确领会，准确传达受意和传达：正确领会，准确传达p建言和进谏：谦虚诚恳，把握时机建言和进谏：谦虚诚恳，把握时机p引见和挡驾引见和挡驾p统筹安排时间：轻重缓急，合理分配统筹安排时间：轻重缓急，合理分配3老总出差，交代一项任务给三位副总协商决定。三老总出差，交代一项任务给三位副总协商决定。三位副总产生了严

8、重分歧，难以达成统一意见。王秘位副总产生了严重分歧，难以达成统一意见。王秘书分别请示，负责传话，事情未能办妥。总经理回书分别请示，负责传话，事情未能办妥。总经理回来，召集大家开会，三位副总情绪更坏，隔阂更大，来，召集大家开会，三位副总情绪更坏，隔阂更大，而且都表示自己的原话不是传话那样，王秘书添枝而且都表示自己的原话不是传话那样，王秘书添枝加叶了。加叶了。思考：思考：1 1、三位副总的隔阂是怎么形成的？、三位副总的隔阂是怎么形成的？2 2、作为秘书，遇到这样的情况，该怎么处理？、作为秘书，遇到这样的情况，该怎么处理？案例分析案例分析n 专与广的矛盾，n 前与后的矛盾，n 内与外的矛盾，n 高与

9、矮的矛盾。秘书工作的四对矛盾秘书工作的艺术4曹操曹操梦梦杀近侍杀近侍杨修一语道破杨修一语道破秘书工作的艺术技巧秘书工作的艺术技巧1、尊重而不奉承吹捧2、主动而不越位脱轨3、服从而不盲从附和4、补台而不挖角拆台5、沟通而不封闭堵塞6、挡驾而不阻拦干涉7、分工而不分家自立秘书工作的艺术毛主席的秘书田家英才学深厚，为毛主席撰写了毛主席的秘书田家英才学深厚，为毛主席撰写了许多脍炙人口的文稿，其中许多脍炙人口的文稿，其中 “谦虚使人进步，谦虚使人进步，骄傲使人落后骄傲使人落后” ，就是出自其手。但田家英从，就是出自其手。但田家英从不居功，若不是主席自己说是秘书田家英写的，不居功，若不是主席自己说是秘书田

10、家英写的，大家都认为是毛主席的名言。大家都认为是毛主席的名言。案例分析案例分析秘书的谈话技巧秘书的谈话技巧1 1、多用赞美的语言、多用赞美的语言2 2、多用鼓励的语言、多用鼓励的语言 3 3、多用陈述的语气、多用陈述的语气4 4、注意说话的语调、注意说话的语调 5 5、掌握时机和分寸、掌握时机和分寸6 6、文明，有逻辑、文明，有逻辑7 7、用幽默表达、用幽默表达8 8、语言的含蓄委婉、语言的含蓄委婉秘书工作的艺术楚庄王登上君位后，三年以来，不处理国家的政事，沉湎于酒宴之间，还下令说“有敢谏者死无赦！”。在这个时候，伍举却进谏了，之间楚庄王“左抱郑姬，右抱越女，坐钟鼓之间”。伍举说：“有一只大鸟

11、，停留在楚国的朝堂上，三年不飞，也不叫，这是什么鸟呀？”楚庄王说，“三年不飞，飞将冲天；三年不鸣，鸣将惊人。”于是乃罢淫乐，听政，所诛者数百人，所进者数百人，任伍举、苏从以政，国人大说。【点评】良药不一定非要苦口，要懂得委婉的艺术。又如，给予别人意见或建议之前，一定要先真诚地肯定别人的劳动成果。巧用语言的艺术巧用语言的艺术说话的艺术一语不当，险失合作良机一外地客商到某地某公司商谈投资事宜，公司上下非常重视，早早做出了安排。公司经理早早地在会客室专候，并准备了烟茶水果，还派秘书提前在公司门口等候。客商迸公司大门后，迎候在门厅的秘书马上上去和客商握手，可能是过于紧张，竟然对客商说：“我们经理在那边

12、(指会客室)，他叫你过去。”客商一听，当即非常生气：他叫我去?我又不是他的下属，凭什么叫我?你们现在就是这样对待合作者的?那以后还了得?合作应当是关系平等的。于是这位客商回答说：“贵公司如有合作诚意，叫你们经理到我住的宾馆去谈吧。”说完拂袖而去。情景剧演员：客商 经理 秘书AB剧本：拂袖而去 皆大欢喜事例二：一言不当，令其他部门不悦事例二：一言不当，令其他部门不悦“喂，财会室吗喂，财会室吗？我是总经理办公室。今年全年我是总经理办公室。今年全年的工资统计表你们做出来了吗的工资统计表你们做出来了吗？”这是某公司总这是某公司总经理办公室的秘书在给公司的财会室打龟话。财经理办公室的秘书在给公司的财会室

13、打龟话。财会室回答说：统计出来了。这位秘书又说：会室回答说：统计出来了。这位秘书又说：“我我正在给领导写年终总结，急等着要这个表，你给正在给领导写年终总结，急等着要这个表，你给送来吧。送来吧。”财会室的人听了这话，有些不高兴了，财会室的人听了这话，有些不高兴了，说：说：“我们也正忙着，你自己来抄好了。我们也正忙着，你自己来抄好了。”“叭叭”，电话断了。电话断了。演员：秘书；财务演员：秘书；财务A剧本：各不相让剧本：各不相让 B剧本：皆大欢喜剧本：皆大欢喜说话的艺术事例三：一语不慎，加深领导缝隙某公司两位领导A和B关系有些紧张，但是表面上两个领导的关系也还过得去。不久，正巧上级来了一个工作检查组

14、，在陪同问题上，A领导认为两个领导中有一人陪同就行了，不必两人都去。于是让秘书去传达一下自己的看法，不料秘书在向领导B转达领导A的意思时，却把话说成：“A领导说啦，你去他就不去了。”B听了，心里思忖：我去他就不去，这是什么意思?虽然勉强去了，但是心里不是个滋味。后来在一次会议上，这种长久潜伏下来的不快终于爆发了，弄得会议不欢而散。事情越闹越大，还 是 上 级 领 导 出 面 才 解 决 了 。情景剧演员：A领导；B领导；秘书；上级领导A剧本：嫌隙加深，领导调解B剧本：秘书修复好二者关系，领导赞赏请从秘书谈话的角度对以下几组言论进行评价：请从秘书谈话的角度对以下几组言论进行评价：1、你说的不对，简直太不像话了。、你说的不对，简直太不像话了。 你所说的一些是事实。你所说的一些是事实。2、产品达到了国外、产品达到了国外90年代的先进水平。年代的先进水平。 产品落后于世界先进水平产品落后于世界先进水平10年。年。3、你很细心，只是经费问题还没有考虑进去。、你很细心，只是经费问题还没有考虑进去。 你为什么不仔细一点，经费问题你难道不知道吗？你为什么不仔细一点，经费问题你难道不知道吗？4、我们不能给您回音、我们不能给您回音 我们再考虑以下，尽快给您答复我们再考虑以下，尽快给您答复训练训练