档案整理规则-文件收集课件.ppt

1、content第一部分 归档文件整理工作概述第二部分 收集文件第三部分 区分归档范围第四部分 保管期限目 录content第一部分 归档文件整理工作概述第二部分 收集文件第三部分 区分归档范围第四部分 保管期限目 录content归档文件整理的依据和作用：归档文件整理的依据和作用： 国家档案局第国家档案局第8号令号令 机关文件材料归档范围和文书档案机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定保管期限规定已经已经2006年年9月月19日国家档案局局务会议审议日国家档案局局务会议审议通过。归档文件整理是档案工作的重要组成部分。各局室把办通过。归档文件整理是档案工作的重要组成部分。各局室把办理完毕的具

2、有参考利用价值的文件进行系统化整理，移交单位理完毕的具有参考利用价值的文件进行系统化整理，移交单位档案室后，文件便由发挥现行效用转入备查参考。档案室后，文件便由发挥现行效用转入备查参考。第一部分 归档文件整理工作概述第一部分 归档文件整理工作概述归档文件归档文件整理原则整理原则归档文件，是指各单位在其职能活动中形成的，办理归档文件，是指各单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种文件材料。完毕应作为文书档案保存的各种文件材料。归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。文件之间的有机联

3、系，区分不同价值，便于保管和利用。 第一部分 归档文件整理工作概述如何理解遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系如何理解遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系如何理解遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系如何理解遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系l 机关活动是有规律的，形成文件是有联系的机关活动是有规律的，形成文件是有联系的l 文件之间的联系有两种情况文件之间的联系有两种情况 直接联系直接联系 间接联系间接联系l 同一个事由：一同一个事由：一次会议、一个案子、一项工程、一个问题、次会议、一个案子、一项工程、一个问题、一件事情一件事情l 同一类相同性质的事情，如机关党务工作、

4、财务工作、同一类相同性质的事情，如机关党务工作、财务工作、 人事工作等人事工作等 目的目的在于方便查找利用在于方便查找利用content归档文件整理方法归档文件整理方法l 归档文件整理方法：主要采用文件级整理方法。归档文件整理方法：主要采用文件级整理方法。l 文件级整理方法：就是将归档文件以文件级整理方法：就是将归档文件以“件件”为单位进行装订、为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。第一部分 归档文件整理工作概述1一般情况下每份（单份）文件为一件。一般情况下每份（单份）文件为一件。2文件正本与定稿为一件。文件正本与定稿为

5、一件。3正文和附件为一件。正文和附件为一件。4原件与复印件为一件。原件与复印件为一件。5来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。6转发与被转发件为一件。转发与被转发件为一件。第一部分 归档文件整理工作概述件的定义：件是指归档文件的整理单位。件的定义：件是指归档文件的整理单位。 7正文与文件处理单为一件。正文与文件处理单为一件。 8报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。9一次会议或活动形成的文件，为便于利用，可将整个一次会议或活动形成的文件，为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起

6、作为一件来处理。会议或活动的文件装订在一起作为一件来处理。10干部调动介绍信、存根，以一人为一件。干部调动介绍信、存根，以一人为一件。11干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。个人的一套材料为一件。第一部分 归档文件整理工作概述content第二部分 收集文件第三部分 区分归档范围第四部分 保管期限目 录content收集文件的定义和

7、意义：收集文件的定义和意义：定义：定义：就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。意义意义：收集文件是归档整理工作的首要程序。整理工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着档案整理工作的开展，所以说它是确保档案整理工作质量的前提条件和物质基础。第二部分 收集文件content收集文件的定义和意义：收集文件的定义和意义：意义意义：档案是历史的见证，档案工作是党和国家的一项重要的事业，做好这项工作，能够使档案完好无损地保存下来，使档案如实地反映历史，起到维护历史真实面貌的作用。档案工作肩负着这一历史使命，它

8、有意识地形成和积累，使有价值的档案流传后世，使历史得以延续。 档案收集工作是档案工作的核心工作，做不好档案收集工作就没有完整的档案，也就不会有健全的档案工作，因此要做好档案工作首先必须从档案收集工作做起。 第二部分 收集文件中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。辽宁省档案条例辽宁省档案条例第十三条规定：单位及其工作人员在公务活动中形成的材料，按照国家有关规定属于归档范围的，应定期完整地向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，其他部门和个人不得据为己有或者

9、拒绝归档。第二部分 收集文件l 收集工作的法律依据收集工作的法律依据 齐全完整齐全完整 是收集工作的基本原则。齐全是对整体而言，把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来，谓之齐全。完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地都收集起来，谓之完整。全面收集全面收集 即不论是本机关制发的，还是上级党政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的，不管是单位保存的，还是单位领导或各部门以及个人存放的；不管是文字材料，还是图纸、报表、声像材料等，都要想方设法通过各种渠道进行全面收集。重点收集重点收集 从机构方面讲，本机关机要收发部门，内部机构等是收集

10、的重点。从个人方面讲，单位主要领导、办公室主任、秘书、机要收发人员，内部机构负责人等是收集的重点。从文件内容讲，记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料，是收集的重点。第二部分 收集文件l 收集工作的原则和内容收集工作的原则和内容第二部分 收集文件l “帐外文件帐外文件”，指未经发文登记和打印、编号的文件。，指未经发文登记和打印、编号的文件。（1）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的 文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以及会议 上印发本单位的典型材料。（2）代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。（3）上级机关批转、

11、转发本机关的文件。（4）国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、本系统工作 时的指示、讲话、题词和声像等材料。（5）本机关召开的党组（党委、总支、支部）会、行政领导 （如局长）办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、 纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料。 以及领导班子民主生活会报告。“帐外文件帐外文件”的收集的收集“帐外文件帐外文件”的收集的收集第二部分 收集文件（6）本机关各种基础数字统计报表和分析材料。u 党员统计年报表u 干部统计年报表u 离（退）休干部统计年报表u 机构编制、人事年报表u 事业单位管理人才、专业技术人才统计年报表u 党内统计年报表u 工资统计年报表u 保险福利费

12、用构成情况年报表u 国有资产统计年报表u 财务决算报表u 各类业务综合或单项统计报表u 纪检监察案件统计报表u 审计结论。等等 第二部分 收集文件（7）本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察等工作以及 突发事件、重大活动中形成的文件材料。（8）本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。（9）本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、 录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、 干部、职工名册。（如干部考核等次汇总表、工资变动审批表、 技术等级考核审批表、工资发放明细表等）（10）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职 责等。（11）本单位财产、档案交

13、接凭证。（12）本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括机构沿革、 大事记、年鉴、组织史、志书等。（13）本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的 批复。“帐外文件帐外文件”的收集的收集第二部分 收集文件（14）本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。（15）本机关调查研究时形成的文字材料。（16）新闻媒体（报社、电台、电视台、杂志社）报道、转载本机关 工作活动的文章、图片、采播通知单等。（17）本单位领导班子及成员的述职报告。（18）政府采购过程中所形成的报告、标书、合同等。 用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件； 招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程

14、、专家 名单、专家意见、竞标结果，采购合同记载竞标和采购合同鉴定 过程的文件材料； 合同变更、设计更改、验收意见，合同执行报告、争议处理等 记载合同管理执行情况的文件材料。 “帐外文件帐外文件”的收集的收集检查已归档文件材料的质量检查已归档文件材料的质量（1）收文的正件与附件是否齐全完整。（2）收文与收文阅办处理单是否齐全完整。（3）发文的发文处理单、印件、定稿是否齐全完整。（4）检查已归档的文件签发手续是否齐全，如印件是否盖有单位印章，定稿与印件是否残缺不全等，凡手续不全或缺页的应补齐。（5）本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复是否齐全完整。 如不完整，可依照下列方法处

15、理如不完整，可依照下列方法处理。第二部分 收集文件检查已归档文件材料的质量检查已归档文件材料的质量对有批复缺请示的处理。对有批复缺请示的处理。一般讲，有批复肯定有请示，如缺请示文件，应认真查询。一是找承办请示事项的部门或个人查询，二是找发出请示的单位查询，找出请示后与批复一起归档。第二部分 收集文件检查已归档文件材料的质量检查已归档文件材料的质量对有请示缺批复的处理。对有请示缺批复的处理。有批复但未归档。有批复但未归档。一是有关申请添置固定资产、调拔经费的批复文件，一般习惯于由财务部门或业务部门直接用批复原件去办理划拔、添置手续；办理完后将批复原件和凭证一起归入会计档案，对此，应明确要求其在手

16、续办理完毕后将批复原件交文书处理人员归档，并提供批复复印件与会计凭证一并归档。二是批复文件未经正式收文渠道传递，而由经办部门或经办人员直接取回后留存。对此应要回原件归档。电话批复、口头批复未形成文字，或未批复，但实际上已办电话批复、口头批复未形成文字，或未批复，但实际上已办理，即成事实。理，即成事实。此类请示文件在归档之前，应由承办人员在请示文件上级注明办理的具体情况，并加盖公章后归档。第二部分 收集文件检查已归档文件材料的质量检查已归档文件材料的质量直接在请示原件上批复的，将此份请示直接归档即可。直接在请示原件上批复的，将此份请示直接归档即可。一个问题或一件事情，经多次请示才予批复的，将批复

17、文件一个问题或一件事情，经多次请示才予批复的，将批复文件所针对的最后一份请示随批复一并归档，前几次请示文件可不所针对的最后一份请示随批复一并归档，前几次请示文件可不归档。归档。未批复也未办理的请示文件，属于正在办理过程中的文件，未批复也未办理的请示文件，属于正在办理过程中的文件，可暂不归档，但必须妥善保管，以备查找。可暂不归档，但必须妥善保管，以备查找。如此类请示文件较多，已没有批复的可能，可单独整理。第二部分 收集文件content第一部分 归档文件整理工作概述第二部分 收集文件第三部分 区分归档范围第四部分 保管期限目 录反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史

18、研究具有利用价值的文件材料。其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。第三部分 区分归档范围区分归档范围区分归档范围，就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开来。区分归档范围，就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开来。需要需要归档文件材料的范围归档文件材料的范围 上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。 本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，

19、一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。 不需要不需要归档文件材料的范围归档文件材料的范围第三部分 区分归档范围区分归档范围 同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。 下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第三部分 区分归档范围区分归档范围 不需要不需要归档文件材料的范围归档文件材料的范围content第一部分 归档文件整理工作概述第二部分 收集文件第三部分 区分归档范围

20、第四部分 保管期限目 录l 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 第六条第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。永久，即在正常情况下，无限期地保存。定期，分为30年、10年两种。第四部分 保管期限保管期限，就是文件材料的留存年限。保管期限，就是文件材料的留存年限。content 永久永久 凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，都应定为永久。具体的保管期限要根据本机关的实际情况来制定文书档案保管期限表。第四部分 保管期限content部分应永久保管的材料部分应永久保管的材料l 本机关制

21、定的法规性文件l 重要问题的材料l 重要会议的材料l 重要的请示、批复l 工作总结、计划l 年度报表l 人事任免的材料l 机构演变材料（大事记、组织沿革）l 其它第四部分 保管期限第四部分 保管期限一、本机关制定的法规政策性文件材料；二、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；三、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；四、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、 总结、综合统计报表等； 五、本机关机构演变、人事任免等文件材料； 六、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性 文件材料； 七、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； 八

22、、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、 批复等文件材料。l 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 第七条第七条 永久保管的文书档案永久保管的文书档案content 定期定期30年：年：凡是反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工 作有查考价值的的文件出来，列为30年保管。部分应部分应30年保管的材料：年保管的材料：l 一般工作问题材料l 一般会议材料l 上级颁发的属于本机关主管业务需贯彻执行的材料l 下级报送的重要材料l 其它第四部分 保管期限content 定期定期10年：年：凡是较短时间内对本机关有参考利用价值的

23、文件材料， 列为10年保管。部分应部分应10年保管的材料：年保管的材料：l 一般事务性材料l 非本机关主管业务但需贯彻执行的材料l 下级报送的一般工作总结、报告、统计报表。第四部分 保管期限第四部分 保管期限一、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；二、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性的文件材料；三、本机关人事管理工作中形成的一般性文件材料；四、本机关一般性事务管理文件材料；五、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作 报告、总结、统计报表等；六、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；七、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

24、八、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、 批复等文件材料；九、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文 件材料。l 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 第八条第八条 定期保管的文书档案定期保管的文书档案文书档案保管期限表（摘录）文书档案保管期限表（摘录）第四部分 保管期限文书档案保管期限表（摘录）文书档案保管期限表（摘录）第四部分 保管期限第四部分 保管期限l 如何判断如何判断“重要的重要的”和和“一般的一般的” 上级机关、上级领导检查、视察本机关工作时形成的文件材料，凡省部级领导的检查、视察形

25、成的文件材料，属“重要的”，省部级以下的是否重要，视情况而定。 重要业务问题与一般业务问题的区分，关键在于对业务内容的把握。法规政策性、方针性、重大业务建设方面的内容属“重要的”。第四部分 保管期限l 如何判断如何判断“重要的重要的”和和“一般的一般的” 重要职能活动、重要专题与一般活动、一般问题的总结、调研材料的区分，要从职能活动的规模、影响力、问题的大小等因素加以考虑。 机关与外单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料，应从文件材料法律价值出发，结合事由重要程度，合同、协定、协议等的有效时限，或涉及资金多少来具体区分档案的“重要性”和“一般性”。 重要业务问题与一般业务问题的区分，关键

26、在于对业务内容的把握。法规政策性、方针性、重大业务建设方面的内容属“重要的”。第四部分 保管期限l 如何判断如何判断“重要的重要的”和和“一般的一般的” 重要职能活动、重要专题与一般活动、一般问题的总结、调研材料的区分，要从职能活动的规模、影响力、问题的大小等因素加以考虑。 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料，“重要的”永久，“一般的”30年。“重要的”和“一般的”区分原则，在于把握上级机关制发的、属本机关主管业务的文件材料是否具有政策性、法规性、方针性。第四部分 保管期限l 如何判断如何判断“重要的重要的”和和“一般的一般的” 机关国有资产管理文件材料归档时，重要的划分为永久保管，一

27、般划分为10年，区分的原则是国有资产的规模、数量和价值大小。“重要的”文件材料中，绝大多数是永久保存，仅有两种情况是保存30年，一是本机关为协办的重要业务问题文件材料；二是接待工作的计划、方案。“一般的”文件材料中，多数保存30年，仅三种情况保管期限为10年，一是一般性活动的总结、调研材料；二是上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性的文件材料；三是机关与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等一般性的文件材料。第四部分 保管期限l 如何判断如何判断“重要的重要的”和和“一般的一般的”结 束 语全体动员，提高档案意识全体动员，提高档案意识将归档工作列入考核目标将归档工作列入考核目标做好档案利用服务工作做好档案利用服务工作档案部门加强监督指导档案部门加强监督指导建立和健全档案各项规章制度建立和健全档案各项规章制度谢谢！