管理中的授权与跟进技巧课件.ppt
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1、1管理中的授权与跟进技巧2许多人都同意授权在管理中是至要的活动,但很少人觉得这容易实行。他们知道不仅是把工作交给别人,就会奇迹地功德圆满。他们忧虑其他人做起事来会否像他们一样。但只要你通晓其中的步骤,便会发现这是最有效及最快完成工作的方法,而同时,你又能抽身做更多事。这不但减轻您的负担 ,还能给你机会与受托人发展及巩固良好关系。3授权在管理上是至要的活动。许多时,我们不可能事事亲力亲为。如果您想机构运作妥善,业务蓬勃,在某阶段便需要把部分工作委托给别人去做。这表示您把部门职权与控制权交托给别人,并保证一切顺利。许多时,一想到要这样做,便令您忐忑不安,因而却步不前。4不愿授权Not Being
2、Willing to Delegate 2/1 许多人同意授权是好事,但真正要他们执行时,又会找出种种借口说这行不通。他们会说:“这工作只有我才能做到。”“花时间教别人怎么做,我自己也做好了。”“最终我还不是要花时间全部再做过。”“我全部工作都不能授权别人去做的。” 您不愿放权,别人便永远没有机会证明他们能成事。不错,你可能是最称职的人,但您若投身其中,便不能抽身做更多其他事。5不愿授权Not Being Willing to Delegate 2/2 “自己做比教人做更快”这想法只会令你事事亲自处理。不错,教人需要时间,但这总比无止境地百务缠身来得有效率。 许多不愿授权的原因都是觉得时间紧逼
3、,其实,真正的问题不是时间,而是缺乏授权的意愿。6 当你的工作堆积如山,便很容易推延授权。你已亲力亲为太久了,根本不知道哪些工作能够,哪些应该授权。这通常是由于: 你自己的组织能力不如理想,因此你处事总是兵来将挡,而非事先计划好需要做些什么。 你分辨不到有哪些具体工作,能授权别人代劳。你尚未察觉到,之所以未能授权,归根结底,是自己太紊乱。 当工作没系统,要实行授权,并非不可能,但会有困难。你若不好好整理一下自己的事务,便永远不知道可以并应该把哪些工作授权别人去做,更不知道这些事务可向谁说。不够条理Not Being Organized7 许多时,不愿授权是相信自己不可替代,只有自己才能完成某些
4、特定的工作。如果你这样想,就妨碍了自己的进展。说真的,许多日常琐事你是不需要介入的,能授权别人做的事比你想像中多。 有些事务,如设计技能,便明显地可以授权。其他如编核数表,也费时失事。一个较合理的处理方法,是聘任专业人士帮忙。把既定的责任及权力委托给外间的代理,那样既已成功地授权,又得到了所需要的服务。感到自己不容替代Feeling Irreplaceable 2/18 就算你认为没人可授权(“我不能授权,因我是自聘的”,或“我不能授权,因为没有人晓得做我所做的”),也该认真想想做事的方法。您固然可能职责多多,而且每一件事也牵涉一组组不同的活动。你或许也会感到出奇,你竟然可以把一些工作分派给自
5、己。这很简单,你只需要按特定的时间做特定的事务便可。举例说,你如果需要回覆一封信,不要中断你主要的、具创造性的活动而去处理此事。只需把这列入一个行政清单,到你进入“行政状态”(administrative mode)时,才去处理便可。感到自己不容替代Feeling Irreplaceable 2/29 不信任任何人的想法,会令你不安;但往往又有好些原因,令这想法有可能是对的:过去的经验令你失望。你认为别人不够你严格细心。你怕别人不像你一样全情投入。 信任人,相信他们能担当工作并不容易,因为这涉及放弃你的部分管治权及让别人依他们的方法做事。如果不信任人,便会倾向干涉别人所做的。你切忌如此,因彼此
6、要建立信任,最要紧的便是授权之后,不要干扰所授权的工作。10 许多人希望找到跟自己做事方法完全一样的人。他们潜意识里在找一个自身的影子,希望有多双手可随时使用。但由于这不可能,别人唯有按要求行事。 认识别人的长处,让他们尽量发挥所长是切要的。只要他们完成任务,怎样完成工作不是太重要。 当你评估成绩时,要思量“满意”这概念。这表示工作完成了,并合符你订立的标准,你可以接受;即使做事的方法跟你不一样。只要结果令你“满意”及完全可以接受,你便应该心满意足。112/1 有些人觉得自己善于授权,因为他们把许多工作都分派开去,而他们不了解,授权与撒手不管有天渊之别。 如果你将太多工作交托他人,这表示:员工
7、可能有责任,却没有实权,因此当有人不合作时,他们便很难施压把事情办妥。员工可能被要求执行能力不逮的工作,故他们很难称职。员工可能不明白本身的工作怎样与整体配合,因而未能尽展所长。122/2 结果,员工可能因工作没有成果,而变得不积极及不愿做份外事。因此,你虽然尝试授权,但最终却要全部自己做。有时,就算对方取得成果,到头来也会心灰意冷,因乏味的活儿他全干了,而你却领了所有的功劳。 授权太滥,跟不放权一样败事。13 要授权的原因很多,其中包括善用时间,让别人磨练技巧,以及让自己能够抽身做其他更重要的事情。 人们之所以却步不前,其中最大的障碍是怕授权的结果不如理想。 要有效地授权,便要能够回答以下三
8、最基本的问题:我能够把什么工作交给别人做?这工作牵涉些什么?我需要做什么,才能保证员工知道他们在做什么? 授权基本上如此,那并不如人产所想的吃力。你只需起步前行便是了。14想想授权这事,并回答以下问题:我不愿授权,是否因为我怕失去控制?我避免授权,是我觉得这样太浪费时间?我是否相信只有我才能做好这件工作?我是否觉得很难找出可以授权代办的工作?我是否觉得很难信任别人能把工作做得妥当?我是否百务缠身? 如果你的答案全部或部分是肯定的话,你便需评估一下你的授权态度。15 你承认授权能令你做得更多。你体会到样样亲力亲为没有效率。你承认并非只有你才能把工作工作做得妥当。你意识到你的杂乱无章会妨碍授权。你
9、会放心把部分工作交给别人做。你承认管理要有效率,授权是至关重要的。16 授权的念头,通常兴起于你百务缠身,并深感没可能周详地处理每件事的时候,又或者是你无法做任何其他事,除非你把部分任务委托他人代劳。不论是什么因素促使你采取行动,当你授权时,你需要有系统、有步骤。17 如果你以为可以随意把工作分出去,譬如一些你不想做的,或只想员工有事可忙,那你便大错特错。 要决定你该把什么工作分出去,你便得想想你所做的每件工作,并列出一张清单,把工作分列在以下四个项目内:一定要授权的工作。这类是你其实不应该做的事。这通常是你久而久之,习以为常的工作,或者是你特别喜欢做的工作,所以你不愿给别人做。把这类任务授权
10、员工代劳,能使你善用时间,而且风险最低。应该授权的工作。这类是员工做得到的例行公事,而你却从没考虑过交给他们去做。还有,他们会觉得这些任务有趣及有挑战性。你应问问自己为何工作范畴内竟包括了这类任务,为何你竟然还没有将之交给员工。18能够授权的工作。这类工作员工如果有能力,他们大可以做。委派他们做这些任务可以让他们发展才能,只要你会切实为他们提供所需要的训练及指导,令他们学懂必要的技能便可。必须亲力亲为的工作。这类工作是你的要务,如拟订未来计划、选拔新人,考核员工的表现及勤恳程度,与支持、评估及奖赏员工等。如果这些活动直接影响你的业务,你最好自己处理,除非你有一个非常能干的助理,那又另作别论。
11、上述的分析是有用的,能令你察知还在做着数年前便应交给别人做的工作。不过,这并不表示你应把乏味的工作分给员工,而把优差留给自己。你也不应把自己认为困难的工作交予他人。如果连你也觉得工作有问题,别人不可能比你做得更好。19 你一旦决定了哪项任务可授权,第二步便要确定你了解个中牵涉些什么。有些工作因长期接触而驾轻就熟,表面看来犹如例行公事,却原来需要你亲自指点,传授心得,甚或需要一些深入而全面、无人能及的技能(这是因何一开始你便得做这些工作)。这一切表示你需要分析任务及认清:执行任务所需的思考过程。任务所需的活动及工具。为了完成工作而需要与其他人建立的关系。4/120 接着,细想一下要进行工作所需的
12、技巧及能力。例如: 检修文档系统。你不能很快便找到你所需的资料;因此,你想整理存放文档的系统。这涉及: 思考过程:逻辑思维。 活动:把文档整理分类,按序排列。 关系:与别人磋商。4/221 改写格式化公函。你每年都要寄一次信给顾客,因而需要一封显得是针对每位客户的公函。这涉及: 思考过程:作出决定。 活动:写信、运用文字处理软件。 关系:了解顾客的需要。4/322 组织展销会。公司决定要举办一个展销会,使顾客更了解公司的产品及其服务。这涉及: 思考过程:懂得规划。 活动:有组织及领导能力。 关系:与其他人联系,以取得他们的合作。 当你弄清楚每样工作的特性,对于怎样更有把握地让别人把工作做好,你
13、会有一个较清晰的概念。4/423 要授权,你便得把部分责任及权力交托他人,但同时你也得承担责任。你必须完全清楚如果授权后出错,授权者仍需负责任,此点至为重要。所以,在委托你认为适当的任务之前,需估计一下你要为此承担多少风险,因为最终你也要负全责。2/124 具体来说,这就是评估:风险有多大?如果工作一旦出了乱子,后果会如何?出乱子的机会又有多少?责任有多重?你会把多少委托予你的责任分派出去?权力有多大?你会放弃多少统领权与监控权? 这并非如想像中那么简单;举个例子,你可能要负责编制财政预算,但却无权动用款项。你所选的授权任务可能属于“一定”、“应该”、“能够”的范畴,但却过不了风险评估这一关。
14、你一定要认清任务的一切问责问题,才能确知自己不会承担足以危及你的管治权的无谓风险。2/225 要授权,你得评估一下你的活动,把你可以及应该授权的任务,跟那些你应亲力亲为的工作区分。 通过分析所授权工作的性质,及精确界定工作所需的技巧及能力,你就能确定要把工作做好的必要条件。衡量了风险、责任、权力等问题后,你便能尽量减低授权的潜在风险。 这样你就能作出明智的抉择,决定什么工作可以授权。26 想想你的工作,并问自己下列问题:我现在仍处理的工作,有没有一定及应该授权他人代劳的?如果有适合人选,我有没有可以授权的任务?我是否已确知什么任务不能授权而需要留给自己?授权之前,我是否清楚工作所需的技巧及能力
15、?我是否知道工作所需承担的责任?我是否弄清楚需要移交什么权力?我有没有评估过风险?我是否明白,要由始至终为授权的工作负上责任?27你知道什么任务一定、应该和可以授权。你知道什么工作你要留给自己。你授权之前,先分析工作需要什么技巧及能力。你明白职责所在。你知道你要移交多少权力。你已评估了风险。你愿意由始至终为授权的后果负责。28 当你决定了哪些工作可以或者应该由别人做,你便要决定可以授权给谁。每人的知识及才能有别。有些人可能很能干及经验丰富,有些可能还没有机会展露才华,有些可能学了点皮毛,还需要训练与鼓励。 所以,你第一步要做的便是衡量员工能力的高低。29 当你决定委任谁做指定的工作时,你应检视
16、你的技能清单,然后考虑可被委任者的才能。 当你对员工的才能进行鉴定时,会发现他们的才能大致可分为三类:上将:他们经验丰富。委派任务给他们后,切忌干涉他们的工作,除非他们要求帮忙。当你们提出要求,你一定要认真对待。千万别弄到要这些能者说:“如果我知道要怎样做,我不用来问你意见。”良卒:他们颇有经验,但他们不时需要一点支持。很重要的一点就是:你要间中检视一下工作进度,进行监管时,不要太着迹,并要不时给些鼓励。3/130健马:他们需要学习怎样做,所以你可能从未考虑过任用他们。但你不要把缺乏经验与缺乏能力混淆。若想他们建立信心及觉得更快,你应指导他们及对他们的表现作出回应。 还有另一常被遗忘的类别,就
17、是:百搭:他们是局外人,但要应急时,可以请他们支援。有急务或有特别任务时,他们便大派用场,因他们具备特殊技能。当你被工作压得透不过气来,记着,不论是什么工作,总会有人能填补不足,助你一把。3/231 认识别人才能的高低,使你只需指导那些需要帮助的人,而任由那些能干的人自由发挥。这方面做得不好,你可能令一些新手因应付不了工作而苦苦挣扎;另一方面,却使那些老将觉得你作不必要的干扰,那些工作他们闭起眼睛也能应付。 因应不同人的才能而作出适当的指导,能使需要改进的人有进步,而能者则尽用其才。这样,人人获益。其目的是训练健马,策励良卒,达至全军尽成上将。3/332 员工进行被委派的工作时,需要知道实况与
18、及感到有后援。 要他们明确知道要做什么,他们便要完全明白:授权职责的范畴、附带支节和界限,从而使他们完全清楚你要求的问责程度。所授权力的份量,俾令他们能进行工作。这包括让其他直接有关的人知道你已授权,以消除工作障碍。你订立的标准与时间表,使他们清楚知道工作的要求及时限。2/133 除了明白任务范围及标准外,他们也需感觉到努力会得到鼓励。要做到这点,他们要肯定:任务进行时,你会全力支持他们,如果有些事他们不能应付,他们可随时找你商讨。你关心这工作,并希望他们成功完成任务。你信任他们及他们的能力。 许多人授权时太着重事务层面,而忽略了心理因素同等重要就算不比前者重要。2/234 最理想的授权,就是
19、被委任的人胜任,为任务振奋并觉得任务具挑战性。 要尽可能达至此理想,你需审视决定授权的工作,并分配予具备所需技能的最佳执行者。例如:一定要授权的工作,如检修文档。这任务是把文档分类及排序,需要一个有条不紊的人来处理。对于一个还需加强训练的人,这可能是有趣的工作,所以适合健马来处理。应该授权的工作,如改写定期寄发给顾客的公函,使之能照应每位顾客。完成这事的人需要懂得打字,有常识及对人有兴趣;这工作适合一个热衷承担更大责任的人去处理,所以良卒极为适合。2/135可以授权的工作,如组织展销会。这需要拟定计划、联络他人及处理人事;你得找一个善于作决定及承担责任的人。上将可能会高兴获此良机。 就算某项任
20、务看似找不到理想人选,也总会有人能应付部分工作。你大可将某部分工作分派出去,透过分出某部分工作,你能令受托人从中揣摩整件工作可如何进行;当他或她掌握到有关技巧后,你就可全面授权。2/236 要挑选适合的人选去执行某项工作,不但要分析人选的办事能力,还要认清他们觉得什么有趣及具挑战性。 有点像向一个热带植物的培植温室输送湿热空气,调校得不好,植物便不能开花。 授权像培植稀有兰花一样,要有效,你得掌握怎样才能引发最佳成果。37 想想你周遭可被委派指定任务的人,然后回答下列问题:我知道每个人所具备的知识及才能水平吗?我有没有认出适合上将与良卒的任务?我知否什么任务健马最易学会?我是否清楚员工工作时需
21、要知道的实况?我是否明白心理上感到被支持的重要性?我有否尝试把技能及任务相互配合?38你会对不同人的能力,作不同评估。你清楚知道什么任务适合上将和良卒。你知道稍为辅助一下健马,他便能做好哪些任务。你能鉴别员工需要知道哪些实况,才能进行工作。你明白鼓励及支持执事员工的重要性。你尝试把适合的工作分配给适合的人。39 当你决定了哪些任务会授权及授权予谁,你便要对受任人陈述任务要点。 你需要道明前提、讨论细节、订明标准,以及指定任务授权后,设立报告制度。40 道明前提应先从介绍你打算授权的任务开始。你需要包括以下三个要点:你想他们做什么。举例:“我想你代我安排下一个展销会。”为何要这样做。“我们发现在
22、会上接触顾客,可以很有效地介绍我们的新产品。”这样做如何与整体配合。“展销会是我们推销策略中的主要环节,是很重要的,因这可以令我们根据不同顾客表达的具体意见,跟进并照顾他们的兴趣。”2/141 接着,你需亲切地委托任务,并透过交代选中他的原因,与表示对他/她的工作有信心,以取得承诺。“我选你是因为你常说想担负更多任务,我肯定你能做得很好。” 然后,你需要引发对方对工作发表意见。“你觉得这工作如何?”这样,你便能评估他/她是否乐意接受任务。这也给个别人员有机会提出疑问,并让你释虑。举个例子:“你写的基本信不错,我想如果我和你一起草拟些较复杂的,你很快便能独立处理。”2/242 道明前提后,你便可
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