档案的立卷方法和要求课件.ppt

1、3.3.科学研究的可靠资料科学研究的可靠资料 档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料: :一一方面方面, ,专门进行科学研究的原始记录专门进行科学研究的原始记录, ,可供现实的研究工作直可供现实的研究工作直接借鉴接借鉴; ;另一方面另一方面, ,从记录的广泛事实和经验中从记录的广泛事实和经验中, ,为各项研究为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料. .所以所以, ,档档案是科学研究的必要条件案是科学研究的必要条件. .4.4.宣传教育的生动素材宣传教育的生动素材 利用档案写回忆录、著书

2、、演讲报告利用档案写回忆录、著书、演讲报告, ,进行文艺创作、举进行文艺创作、举办各种展览等宣传教育活动办各种展览等宣传教育活动, ,都富有强烈的说服力和感染力都富有强烈的说服力和感染力. .5.5.维护国家、集体和个人权益的法律书证维护国家、集体和个人权益的法律书证 档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史的档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史的某些事实某些事实, ,作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件, ,许多单位和个人以档案为证据许多单位和个人以档案为证据, ,解决了债务、产权和著作权解决了债务、产权和著作权等各种纠纷等各种

3、纠纷, ,也有的人证实了个人的学历、经历以及工资、也有的人证实了个人的学历、经历以及工资、福利待遇方面的诸多问题福利待遇方面的诸多问题. . 2. 档案部门整理的弊端档案部门整理的弊端 由档案部门整理归档文件会产生以下弊端：由档案部门整理归档文件会产生以下弊端：由档案部门整理该归档的文件，整理工作几乎成由档案部门整理该归档的文件，整理工作几乎成了档案部门的全部工作。尽管档案人员花费了大了档案部门的全部工作。尽管档案人员花费了大量的精力，但由于他们不熟悉、不了解具体的业量的精力，但由于他们不熟悉、不了解具体的业务工作和文件处理过程，不掌握文件之间的联系，务工作和文件处理过程，不掌握文件之间的联系

4、，因此立卷的工作难度大，案卷质量也难以保证。因此立卷的工作难度大，案卷质量也难以保证。另外，当年形成的文件要经常使用，如果办完后另外，当年形成的文件要经常使用，如果办完后就归档，每次需要时要到档案部门查阅，这就给就归档，每次需要时要到档案部门查阅，这就给文件的利用者带来不便。所以往往有些人为了使文件的利用者带来不便。所以往往有些人为了使用方便，到年终才将文件清理上交。这样就加大用方便，到年终才将文件清理上交。这样就加大了档案部门年终接收归档文件和分类归卷的工作了档案部门年终接收归档文件和分类归卷的工作量。同时文件存在个人手里，极易丢失，他人又量。同时文件存在个人手里，极易丢失，他人又无法利用。

5、无法利用。 3.文件部门整理的优点文件部门整理的优点 1）可以充分发挥文书部门熟悉本机关、本部门可以充分发挥文书部门熟悉本机关、本部门业务工作情况，了解文书处理过程的长处，有利业务工作情况，了解文书处理过程的长处，有利于提高整理的质量和工作的效率。于提高整理的质量和工作的效率。 2）文件在本部门随时归卷，可以防止文件散失，文件在本部门随时归卷，可以防止文件散失，有利于文件的保管，有利于归档文件材料的齐全、有利于文件的保管，有利于归档文件材料的齐全、完整和保密。完整和保密。 3）文书部门暂存当年文件，方便了本部门工作文书部门暂存当年文件，方便了本部门工作人员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。人

6、员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。 4）有利于档案工作的全面开展。有利于档案工作的全面开展。 三三.立卷的准备立卷的准备1.什么叫立卷什么叫立卷 将零散的文件材料根据其相互联系将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程价值分类组成案卷的整理过程.2.立卷的准备立卷的准备第一准备工作是对本部门形成的文件材料根据院颁发的第一准备工作是对本部门形成的文件材料根据院颁发的 、和和的要求的要求,逐一鉴别、分类、整理逐一鉴别、分类、整理,最终归档最终归档.第二准备是平时归卷。依照编制好的立卷类目，将已经处理完第二准备是平时归卷。依照编制好的立卷类目，将已经处理完毕

7、的文件材料，随时按类目上的有关条款归入临时卷夹（或卷毕的文件材料，随时按类目上的有关条款归入临时卷夹（或卷盒）内，这就是平时归卷。平时归卷要求盒）内，这就是平时归卷。平时归卷要求“随办随归随办随归”，不能，不能积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。还要根据形成文件材的联系，保证归档文件材料的齐全完整。还要根据形成文件材料的实际情况，随时修改或增补立卷类目的有关条款。料的实际情况，随时修改或增补立卷类目的有关条款。 e e） 归档文件材料字迹工整，用碳素、蓝黑墨水书写；归档文件材料字迹工整，

8、用碳素、蓝黑墨水书写；图纸必须符合国家标准，字图清晰，纸质优良图纸必须符合国家标准，字图清晰，纸质优良. .2.2.案卷的组织方法案卷的组织方法( (也叫归档文件组卷原则也叫归档文件组卷原则. .是办法的是办法的第第1616条条) )1)1)文书档案一般以每份文件为一件，文件正本为一件，文书档案一般以每份文件为一件，文件正本为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件。并且一件，来文与复文为一件，去文与复文为

9、一件。并且按年度按年度- -保管期限保管期限( (再按文件材料的不同内容分别组卷再按文件材料的不同内容分别组卷) )分类分类. .2)2)地质项目档案以每一课题为单元组成案卷地质项目档案以每一课题为单元组成案卷, ,它具有它具有专题性、成套性特点专题性、成套性特点, ,如果文件材料多的话如果文件材料多的话, ,可分阶段可分阶段( (开题开题、中期、成果鉴定、中期、成果鉴定)分别组卷归档分别组卷归档. .重要项目的重要项目的科技文件材料应复制二份至三份配套归档。科技文件材料应复制二份至三份配套归档。3 3）基建档案按每一工程项目）基建档案按每一工程项目( (名称名称) )为单元来组成案卷为单元来

10、组成案卷, ,它具有成套性特点它具有成套性特点, ,一般按一项一卷，一项有多卷的按一般按一项一卷，一项有多卷的按工程阶段排列组卷。工程阶段排列组卷。4 4）设备档案按设备的使用性质结合名称）设备档案按设备的使用性质结合名称、型号分类组型号分类组成案卷成案卷, ,一个型号的文件材料组一个或几个案卷一个型号的文件材料组一个或几个案卷. .5) 5) 会计档案应将一本凭证作为一个保管单位。对于账会计档案应将一本凭证作为一个保管单位。对于账簿，原则上保持原样，一本账簿作为一个保管单位。会簿，原则上保持原样，一本账簿作为一个保管单位。会计报表的整理，是将年报、季报和月报分开，同时也考计报表的整理，是将年

11、报、季报和月报分开，同时也考虑报表的多少来组成保管单位。使用电子计算机进行会虑报表的多少来组成保管单位。使用电子计算机进行会计核算的会计档案，应当保存打印件。并且按年度计核算的会计档案，应当保存打印件。并且按年度- -名名称分类称分类. .可分为凭证可分为凭证、帐簿、报表、其它、帐簿、报表、其它.结合保管期限结合保管期限分别组成案卷分别组成案卷.6)6)房地产档案应当以房地产权利人（即权属单元）为宗房地产档案应当以房地产权利人（即权属单元）为宗立卷，房地产档案应当以一栋楼为单元归档。立卷，房地产档案应当以一栋楼为单元归档。 3.3.案卷内排序案卷内排序( (办法的十七条办法的十七条) ) 1)

12、 1) 管理内容的档案（也包括文书档案）按问题、时管理内容的档案（也包括文书档案）按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序是：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正是：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后结论性材料在前，依据性材料在后. . 2) 2) 项目课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定项目课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列阶段、成果申报奖励和推

13、广应用等时间阶段排列( (如文如文字混合卷字混合卷: :文字在前、图件在后文字在前、图件在后).). 3)3)基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计（初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工（初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程竣工验收等排列程竣工验收等排列( (如文字混合卷如文字混合卷: :文字在前、图件在文字在前、图件在后后).). 4.案卷编目方法案卷编目方法(办法的第十八条办法的第十八条)4.1.文书档案案卷编目方法文书档案案卷编目方法4.1.1填制文件目录和加盖归档章填制文件目录和加盖归档章 文书档案应对案卷内的文件填制文件

14、目录文书档案应对案卷内的文件填制文件目录,按照卷内排列顺序按照卷内排列顺序逐件编目，比如来文与复文为一件时逐件编目，比如来文与复文为一件时,只对复文进行编目只对复文进行编目.并在并在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容(也就是也就是说在一件的首页空白位置说在一件的首页空白位置).归档章设置全宗号、年度、保管期归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构、问题等选择项。限、件号等必备项，并可设置机构、问题等选择项。(注归档注归档章尺寸见手中材料章尺寸见手中材料). 案卷内归档文件目录的格式案卷内归档文件目录的格式(采用采用excel表格表格,统一表格到统一表格到 院内院内 网中获取网中获取)