WPS表格的操作技巧课件.ppt
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- WPS 表格 操作 技巧 课件
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1、2021/2/412工具栏工具栏界面介绍界面介绍2021/2/413 启动启动wps时,会自动新建一个空白的工时,会自动新建一个空白的工作簿。在实际应用中,用户随时可以创建新的工作簿。在实际应用中,用户随时可以创建新的工作簿,手动新建工作簿的具体操作步骤如下:作簿,手动新建工作簿的具体操作步骤如下:选择【文件】选择【文件】【新建】命令;【新建】命令;单击右键单击右键【新建】快捷按钮;【新建】快捷按钮;2021/2/414 向单元格中输入数据,主要有一下向单元格中输入数据,主要有一下3种方法:种方法:v单击单元格,直接输入。会覆盖原有数据。单击单元格,直接输入。会覆盖原有数据。v双击单元格,出现
2、插入数据的光标,移动光标至所需双击单元格,出现插入数据的光标,移动光标至所需位置,再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数位置,再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数据。据。v单击单元格,再单击编辑栏,输入数据。效果同单击单元格,再单击编辑栏,输入数据。效果同b。 在默认情况下,数字靠右侧对齐,文本靠左侧对齐。在默认情况下,数字靠右侧对齐,文本靠左侧对齐。 3.插入符号和特殊字符插入符号和特殊字符 选择【插入】选择【插入】【符号】命令。【符号】命令。2021/2/4154.自动填充自动填充 选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄,或选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄,或者选择【编辑】者选
3、择【编辑】【填充】【填充】【序列】命令,可在【序列】命令,可在E工作表中快速填充多种类型的数据序列。工作表中快速填充多种类型的数据序列。 在行或列中复制数据,拖动单元格填充柄即可;在行或列中复制数据,拖动单元格填充柄即可; 填充一系列数字、日期等,通过拖动,填充一系列数字、日期等,通过拖动, wps可自可自动延续此系列数字、日期或时间段等。动延续此系列数字、日期或时间段等。 技巧技巧2 按按Ctrl+D组合键,可向下填充;组合键,可向下填充; 按按Ctrl+R组合键,可向右填充。组合键,可向右填充。2021/2/416自动填充序列自动填充序列2021/2/417技巧技巧 :分数应使用整数加分数
4、的形式,否则会默认为日分数应使用整数加分数的形式,否则会默认为日期;期; 如:输入如:输入1/2 1月月2日日 输入输入0空格空格1/2 显示为显示为1/2技巧:技巧:在输入数字前加入字符,可将数字作为文本处理,在输入数字前加入字符,可将数字作为文本处理, 如如“,”。提示:提示: 在在WPS中,日期和时间均按数字处理;中,日期和时间均按数字处理; 对于输入的数字对于输入的数字WPS可识别时,靠右侧对齐。如可识别时,靠右侧对齐。如 2006-6-5; 对于对于WPS不能识别的日期和时间,会被视为文本,左不能识别的日期和时间,会被视为文本,左侧对齐。如侧对齐。如2006.6.5。2021/2/4
5、184.保存工作簿保存工作簿 a. 直接保存工作簿直接保存工作簿; b. 以新文件名保存工作簿以新文件名保存工作簿。5.关闭工作簿关闭工作簿2021/2/419一、编辑单元格一、编辑单元格 1. 选定单元格选定单元格v 选定一整行或一整列选定一整行或一整列 单击需要选定的行或列的行号和列号单击需要选定的行或列的行号和列号;v 选定多行和多列选定多行和多列 将鼠标指针指向起始行号或列号将鼠标指针指向起始行号或列号,按住鼠标左键按住鼠标左键,拖动至末拖动至末 尾行号或列号尾行号或列号;v 选定整个工作表的所有单元格选定整个工作表的所有单元格 按按Ctrl+A组合键组合键,或单击或单击“全表选择全表
6、选择”即即0行行0列。列。2021/2/4110 选定连续的单元格区域选定连续的单元格区域 a 使用鼠标选定区域的左上角单元格使用鼠标选定区域的左上角单元格,按住左键按住左键,拖动至该区域右下角拖动至该区域右下角,释放按键释放按键; b 可先用鼠标定义区域左上角单元格可先用鼠标定义区域左上角单元格,按按shift键键,再单击区域右下角单元格再单击区域右下角单元格,即被选中即被选中; 选定不连续的单元格区域选定不连续的单元格区域 先选定第一个单元格区域先选定第一个单元格区域,按住按住ctrl键键,再选第再选第2个单元格区域个单元格区域.2021/2/41112. 编辑和清除单元格内容编辑和清除单
7、元格内容3. 复制和移动单元格复制和移动单元格4. 插入和删除单元格插入和删除单元格 a 右击选定区域右击选定区域,选择快捷菜单的【插入】命令选择快捷菜单的【插入】命令; b 选定多行或多列选定多行或多列,单击右键单击右键,选择【插入】选择【插入】,即可插入即可插入相应数量的行或列相应数量的行或列。 删除单元格同插入单元格步骤类似删除单元格同插入单元格步骤类似。2021/2/41125.查找与替换查找与替换 选择【选择【开始】开始】【查找】命令【查找】命令,或按或按ctrl+F组合组合键键; 在【查找内容】下拉列表框中输入查找在【查找内容】下拉列表框中输入查找内容内容,单击【查找下一个】按钮单
8、击【查找下一个】按钮,光标则移动到光标则移动到与待查内容相符的单元格上与待查内容相符的单元格上.可多次单击【查可多次单击【查找下一个】按钮找下一个】按钮,直到找到所需的单元格位置直到找到所需的单元格位置。 提示提示: 单击【查找全部】按钮单击【查找全部】按钮,可在对话框下方可在对话框下方列出所有符合条件的单元格信息列出所有符合条件的单元格信息.2021/2/4113 单击【替换】标签单击【替换】标签,打开【替换】选项卡打开【替换】选项卡,在【查找内容】在【查找内容】和【替换为】下拉列表框中输入所需内容和【替换为】下拉列表框中输入所需内容,单击【查找单击【查找下一个】按钮下一个】按钮,定位到要替
9、换掉的单元格定位到要替换掉的单元格,单击【替换按单击【替换按钮】钮】,即可快速即可快速替换替换工作表中特定单元格的内容。工作表中特定单元格的内容。 也可直接单击【全部替换】按钮也可直接单击【全部替换】按钮.2021/2/41146. 给单元格加批注给单元格加批注 批注是附加在单元格中批注是附加在单元格中,与其他单元格内容分开的与其他单元格内容分开的注释。注释。 含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形的批注标识符。鼠标指向单元格的批注标识符。鼠标指向单元格,即会显示其批注。即会显示其批注。操作步骤如下操作步骤如下:a 选定单元格选定单元格,选择【插入
10、】选择【插入】-【批注】命令【批注】命令;或单击或单击右键右键,选择【插入批注】选择【插入批注】;或按或按shift+F2b 在弹出的批注框中输入内容在弹出的批注框中输入内容;c 输入完毕后输入完毕后,单击外部工作表区域即可单击外部工作表区域即可.2021/2/4115 1. 设置单元格字体设置单元格字体 单击右键单击右键【设置单元格格式】【设置单元格格式】,单击【字体】标签单击【字体】标签 技巧技巧: 利用【字体】标签中的【特殊效果】选项组中的【上标】利用【字体】标签中的【特殊效果】选项组中的【上标】复选框复选框,可将数字或字母设置为指数。可将数字或字母设置为指数。 2. 设置单元格对齐方式
11、设置单元格对齐方式 单击右键单击右键【设置单元格格式】【设置单元格格式】,单击【对齐】标签单击【对齐】标签 或者再工具栏设置(首选)或者再工具栏设置(首选) 3. 设置单元格边框设置单元格边框 单击右键单击右键【设置单元格格式】【设置单元格格式】,单击【边框】标签单击【边框】标签 或者再工具栏设置(首选)或者再工具栏设置(首选) 4. 设置单元格数字格式设置单元格数字格式 单击右键单击右键【设置单元格格式】【设置单元格格式】,单击【数字】标签单击【数字】标签2021/2/41165. 表格表格样式样式 有设置好的格式,可根据个人的需要选择有设置好的格式,可根据个人的需要选择2021/2/411
12、76.条件格式条件格式 一个工作表中可能有许多数据,有些数据是需要特别一个工作表中可能有许多数据,有些数据是需要特别标记的。可以利用标记的。可以利用WPS的条件格式功能。点击【格式】的条件格式功能。点击【格式】 【条件格式】命令,然后进行选择。【条件格式】命令,然后进行选择。 如在学生成绩表中将不及格的成绩作红色标记。如在学生成绩表中将不及格的成绩作红色标记。2021/2/41187. 添加图形、图片、剪贴画和艺术字添加图形、图片、剪贴画和艺术字 选择【插入】选择【插入】【图片】,再做选择。【图片】,再做选择。8. 给工作表标签加颜色给工作表标签加颜色 为了醒目、美观,并便于查找,可以给工作表
13、为了醒目、美观,并便于查找,可以给工作表标签加颜色。标签加颜色。 选择【格式】选择【格式】【工作表】命令项【工作表】命令项【工作【工作表标签颜色】,在出现的表标签颜色】,在出现的“设置工作表标签颜色设置工作表标签颜色”对对话框中选择喜爱的颜色。话框中选择喜爱的颜色。2021/2/4119 1. 切换工作表切换工作表 2. 新建新建、重命名和删除工作表重命名和删除工作表 3.复制和移动工作表复制和移动工作表 4.隐藏和取消隐藏工作表隐藏和取消隐藏工作表 单击右键单击右键-【隐藏】命令【隐藏】命令,即可隐藏工作簿即可隐藏工作簿; 单击右键单击右键-【取消隐藏】命令【取消隐藏】命令,即可恢复即可恢复
14、。 选择选择 【格式】【格式】-【工作表】【工作表】-【隐藏隐藏】命令命令,即可隐藏工作表即可隐藏工作表; 选择选择 【格式】【格式】-【工作表】【工作表】-【取消隐藏取消隐藏】命命令令,即可恢复工作表即可恢复工作表;2021/2/4120技巧技巧:1. wps表格表格大量数据同时输入的技巧大量数据同时输入的技巧 打开需要输入数据的表格,同时选中需要填充数据的单打开需要输入数据的表格,同时选中需要填充数据的单元格,如果某些单元格不相邻,可先按住元格,如果某些单元格不相邻,可先按住Ctrl键并点击鼠键并点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开标左键逐个选中单元格。接着松开Ctrl键,输入单元格中键,
15、输入单元格中需要填充的数据,然后再按下需要填充的数据,然后再按下“CtrlEnter”组合键,则刚组合键,则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。2. 快速输入大写中文数字快速输入大写中文数字 将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中输入相应的小写数字。右击该单元格,点击输入相应的小写数字。右击该单元格,点击“设置单元格设置单元格格式格式”,从弹出的,从弹出的“单元格格式单元格格式”对话框中选择对话框中选择“数字数字”选项;选项;然后从然后从“特殊特殊”列表框中选择列表框中选择“中文大写数字中文
16、大写数字”选项。最后单选项。最后单击击“确定确定”按钮即可按钮即可.2021/2/41213. wps表格中表格中单元格文字随时换行单元格文字随时换行 在在wps表格表格中,我们有时需要在一个单元格中分成几行中,我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的单中的“单元格单元格”下下“对齐对齐”的的“自动换行自动换行”复选项,单击复选项,单击“确定确定”即可,这种方法使用起来不是特别随心所欲,需要一步步即可,这种方法使用起来不是特别随心所欲,需要一步步地操作。还有一种方法是:当你需要重起一行输入内容的
17、地操作。还有一种方法是:当你需要重起一行输入内容的时候,只要按住时候,只要按住Alt键的同时按下键的同时按下回车键回车键就可以了。就可以了。4. wps表格表格中插入空白行中插入空白行 如果想在某一行上面插入几行空白行,可以用鼠标拖动如果想在某一行上面插入几行空白行,可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数,然后单击右键,选择插入。自此行开始选择相应的行数,然后单击右键,选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行,按住如果在每一行上面均插入一空白行,按住Ctrl键,依次单击键,依次单击要插入新行的行标按钮,单击右键,选择插入即可要插入新行的行标按钮,单击右键,选择插入即可。 2021/2/4122
18、 wps表格表格中消除中消除0值值 当单元格计算结果为当单元格计算结果为0时,默认会显示时,默认会显示0,这看,这看起来显然有点碍眼。如果在出现起来显然有点碍眼。如果在出现0时,单元格显示为时,单元格显示为空白,可如此操作。打开空白,可如此操作。打开“工具工具选项选项视图视图”,取消,取消“0值值”复选项前的复选项前的,确定后,当前工作表中的值为,确定后,当前工作表中的值为0的单元格将全部显示成空白。的单元格将全部显示成空白。 2021/2/41236. 快速选定快速选定“空白空白”和和“数据数据”单元格单元格 在在wps表格表格中,经常要选定空白单元格,逐个选定比中,经常要选定空白单元格,逐
19、个选定比较麻烦,如果使用下面的方法就方便多了:打开较麻烦,如果使用下面的方法就方便多了:打开“编辑编辑定位定位”,在,在“定位定位”窗口中,按下窗口中,按下“定位条件定位条件”按钮;选择按钮;选择“定位条件定位条件”中的中的“空值空值”,再按,再按“确定确定”,空白单元格即被,空白单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格,在上面方法全部选定。如果要选定只含数据的单元格,在上面方法的的“定位条件定位条件”窗口中,选择窗口中,选择“常量常量”,再点,再点“确定确定”,含有,含有数据的单元格全部选定。数据的单元格全部选定。 2021/2/41247. 快速得到合适列宽和行高快速得到合适列宽和行
20、高 如果各列中数据宽度一致的话,我们可以选中各列,如果各列中数据宽度一致的话,我们可以选中各列,然后把鼠标移至列标题的右边框,待鼠标变成双向箭头然后把鼠标移至列标题的右边框,待鼠标变成双向箭头时时拖动拖动至合适的宽度,这样就可以得到统一列宽的各列至合适的宽度,这样就可以得到统一列宽的各列了。了。如果各列中数据宽度不一致的话,我们经常要逐列进行如果各列中数据宽度不一致的话,我们经常要逐列进行调整,非常麻烦。此时可以选中含有数据的各列,同样调整,非常麻烦。此时可以选中含有数据的各列,同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框,当鼠标指针变成将鼠标移至其中一个列标题的右边框,当鼠标指针变成双向箭头时双向箭
21、头时双击双击鼠标左键,可以立刻将各列的列宽设置鼠标左键,可以立刻将各列的列宽设置为为“最适合的列宽最适合的列宽”,即各列宽度为恰好可以完整显示单,即各列宽度为恰好可以完整显示单元格数据元格数据。 用这个方法也可以得到用这个方法也可以得到“最适合的行高最适合的行高”。只是要双击。只是要双击行标题的下边框行标题的下边框 。2021/2/41258.批量转换日期格式批量转换日期格式 以前在以前在WPS中输入职工出生时间时,为了简单都中输入职工出生时间时,为了简单都输入成输入成“yymmdd”形式,但上级部门一律要求输入成形式,但上级部门一律要求输入成“yyyy-mm-dd”格式,那么一千多名职工出生
22、时间肯定格式,那么一千多名职工出生时间肯定不能每个手工转化。不能每个手工转化。 最快速的方法是:先选定要转化的区域。点击最快速的方法是:先选定要转化的区域。点击【数数据据】【分列分列】,出现,出现【文本分列向导文本分列向导】对话框。勾选对话框。勾选“固定宽度固定宽度”,连续两次点击,连续两次点击【下一步下一步】按钮,在步骤三按钮,在步骤三对话框的对话框的【列数据格式列数据格式】中,选择中,选择“日期日期”,并选定,并选定“YMD”形式,按下形式,按下【完成完成】按钮,以前的文本即转化成按钮,以前的文本即转化成了需要的日期了。了需要的日期了。2021/2/41269. 不使用方向键也可上下左右移
23、动所选定单元格不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格 在在WPS表格表格中,如果要选定已选定单元格周围中,如果要选定已选定单元格周围的单元格,可以按上下方向键进行移动,可为了节的单元格,可以按上下方向键进行移动,可为了节省时间,让操作的速度更高,省时间,让操作的速度更高, 按下按下Tab键,可以快速选定已选定单元格右侧的键,可以快速选定已选定单元格右侧的单元格单元格; 同时按下同时按下“Shift+Tab”组合键,可以选定左侧单元组合键,可以选定左侧单元格格; 按下按下“Enter”键,可以选定下方单元格键,可以选定下方单元格; 同时按下组合键同时按下组合键“Shift+Enter”,可以选
24、定上方单,可以选定上方单元格元格.2021/2/412710. 让让wps表格表格中人名显示更美观的技巧中人名显示更美观的技巧 a 删除姓名中的空格删除姓名中的空格 选中姓名所在的列,执行选中姓名所在的列,执行“编辑编辑替换替换”命令,在命令,在“查找内容查找内容”栏中输入一个空格,在栏中输入一个空格,在“替换为替换为”栏中不栏中不填任何内容,单击填任何内容,单击“全部替换全部替换”命令,确定退出后即命令,确定退出后即可可. b 让姓名左右对齐让姓名左右对齐 姓名用字是两个字与三个字的姓名用字是两个字与三个字的,左右对齐也有技左右对齐也有技巧巧.选中已删除空格的姓名单元格,单击选中已删除空格的
25、姓名单元格,单击“格式格式单单元格元格”,在打开的在打开的“单元格格式单元格格式”对话框中的水平对齐对话框中的水平对齐方式中选择方式中选择“分散对齐分散对齐”选项,确定退出后即可使学选项,确定退出后即可使学生姓名用字左右对齐。生姓名用字左右对齐。2021/2/412811. wps表格表格数据校验方法之巧用公式审核数据校验方法之巧用公式审核 打开一张学生成绩表打开一张学生成绩表,选中数据区域选中数据区域(注意注意:这里的这里的数据区域不包括标题行或列数据区域不包括标题行或列),单击,单击“数据数据有效性有效性”命令,进入命令,进入“数据有效性数据有效性”对话框。在对话框。在“设置设置”选项卡选
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