2第二章-电子文件管理概述课件.ppt
- 【下载声明】
1. 本站全部试题类文档,若标题没写含答案,则无答案;标题注明含答案的文档,主观题也可能无答案。请谨慎下单,一旦售出,不予退换。
2. 本站全部PPT文档均不含视频和音频,PPT中出现的音频或视频标识(或文字)仅表示流程,实际无音频或视频文件。请谨慎下单,一旦售出,不予退换。
3. 本页资料《2第二章-电子文件管理概述课件.ppt》由用户(三亚风情)主动上传,其收益全归该用户。163文库仅提供信息存储空间,仅对该用户上传内容的表现方式做保护处理,对上传内容本身不做任何修改或编辑。 若此文所含内容侵犯了您的版权或隐私,请立即通知163文库(点击联系客服),我们立即给予删除!
4. 请根据预览情况,自愿下载本文。本站不保证下载资源的准确性、安全性和完整性, 同时也不承担用户因使用这些下载资源对自己和他人造成任何形式的伤害或损失。
5. 本站所有资源如无特殊说明,都需要本地电脑安装OFFICE2007及以上版本和PDF阅读器,压缩文件请下载最新的WinRAR软件解压。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 第二 电子 文件 管理 概述 课件
- 资源描述:
-
1、2022/6/第二章电子文件管理概述2022/6/第一节电子文件管理的原则2022/6/2022/6/2022/6/一、全程管理原则全程管理是一种全面的管理 全程管理是一种系统的管理, 大文件全程管理是一种过程管理,是通过过程控制实现结果控制 。2022/6/国际上的研究1994年至1997年,加拿大不列颠哥伦比亚大学和美国国防部在关于电子文件真实性的联合研究项目中提出了电子文件全程管理的框架模式,认为应由以下措施构成电子文件的管理链条:(1)根据预先确定的标准格式和模板编辑文件;(2)根据文件的类型和用途,使用预先确定的方法认证文件;(3)根据一个人的资格及其权限,确定他接触电子文件的权力;
2、(4)在系统中嵌入“工作流程”,只向有关人员呈现有关文件;(5)使用磁卡、密码和指纹识别等方式限制对某些技术的接触;(6)在系统内设计审计跟踪功能,记录对系统的任何接触及其结果(如文件被修改、删减和增添等)。这一模式在北美地区的电子文件管理实践中得到了应用和完善。 2022/6/二、前端控制原则 加拿大档案学者特里库克提出了“前端控制”原则。让档案工作者积极地介入文件的形成和保管过程,对文件的产生实行前端控制 。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合,把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。 2022/6/二、前端控制原则 加拿大不列颠哥
3、伦比亚大学的露西安娜杜兰蒂教授认为:“如果形成者不从电子文件产生之时起就采取措施来保证它们的可靠性(包括内容的可靠性和文件本身作为文件的可靠性)的话,未来将没有多少电子文件值得保留。” 2022/6/二、前端控制原则 一是环节前置,将一些关键环节提前至文件生成之际。这是文件生成过程控制的非线性最显著的表征。如:提前并实时归档;提前鉴定、鉴定与鉴别同步;提前著录;二是环节后延。即着眼于全程管理,将需持续的环节向后延伸。原来只在某一个时间点上完成的特定环节在电子环境中可能需要在一个连续的时间段上持续完成直至跨越电子文件的整个生命周期。三是环节叠交。就系统而言,某些环节可能存在功能交叉或包含关系、时
4、间重叠勤互相穿插现象。2022/6/二、前端控制原则 特里库克提出了“后保管模式”。中国人民大学的冯惠玲教授提出了档案工作者要拓展职能,并称其为“夹缝时代档案职业的生存之策”。延长实行全程化管理。推行文档一体化全程管理,使文件、档案工作由点而线;深入提供智能化服务。提高信息管理、知识管理水平,提供智能信息服务,使文件、档案管理由线而面;扩充实施社会化战略。开展社会化服务,使文件档案信息服务由面而网。2022/6/三、真实性保障原则 电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变,与形成时的原始状态一致。真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础,是电子文件
5、反映历史面貌,构成社会价值,得以作为社会记忆长久保存的前提。 2022/6/三、真实性保障原则 电子文件真实性的维护是档案界面临的难题,主要原因来自两个方面:一是电子文件信息的易更改性;二是电子文件信息的软硬件依赖性。 2022/6/三、真实性保障原则 我国国家标准电子文件归档与管理规范中,对保证电子文件的真实性提出了四条措施:第一,对电子文件的操作者进行可靠的身份识别、权限控制;第二,设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录操作实施的人员、时间、设备、项目、内容等;第三,对具有凭证作用的电子文件逐页加注可靠的防错漏和防调换的标记;第四、对电子化的印记、签章等采取防止非法使用的措施。2022/
6、6/三、真实性保障原则 电子文件的真实性近年来引起了国际档案界极大的关注,由三十几个国家和地区的专家参与的“电子文件真实性的永久保管国际研究项目”(InterPARES)已经取得了阶段性进展。2022/6/四、完整性保障原则 电子文件的完整性包括两个方面的含义:一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全;二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。完整性是电子文件价值的重要保障,残缺不全的文件留给后人的是残缺不全的社会记忆,因此,维护电子文件的完整性是文件、档案工作人员的重要职责。 2022/6/四、完整性保障原则 为了确保每一份电子文件的完整性,应
7、分析电子文件的构成要素,并根据分析结果,形成电子文件的元数据模型。InterPARES)的研究成果表明,电子文件的基本构成要素包括:载体(medium,承载信息、具有实体形态的介质)内容(content,文件记载的信息)、物理和智能格式(physical form intellectual form,合乎通讯要求的文件表示规则,物理格式指决定文件外观的一组属性,包括字体、插入符、颜色、语种、数字签名、时间戳等;智能格式指表示文件生成活动、文件编制及管理背景的所有属性,包括文件内容的表示类型,如文本、图形、图像或混合形式,文件各部分内容及其排列顺序、注释等)、活动(action,签发文件的活动,
8、即以文件为手段,创建、维护、改变、结束某项工作的行为)、人员(Persons,利用文件开展工作的实体)、档案链(archival bond,同一业务活动所形成的所有文件之间的联系)、背景(context,文件产生的司法、行政、业务活动以及技术环境),电子文件的完整性是这些要素的有机结合。 2022/6/五、可读性保障原则 电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出,并保持其内容的真实性。 加拿大电子文件专家露西安娜杜兰蒂教授认为:“过去十年产生的信息远远超过了人类历史上任何一个时代。但具有讽刺意味的是,信息时代产生的绝大部分信
9、息比任何时代都难以提供利用。” 2022/6/五、可读性保障原则 保证电子文件可读性的措施应该贯穿于全部管理工作的始终。归档时应根据电子文件的类型和特点注明文件存储格式、软硬件环境、相关的数据及参数等。对电子文件的鉴定要从内容和技术状态两个方面进行分析,可读性检测是技术分析的内容之一,2022/6/第二节电子文件的管理模式第二节电子文件的管理模式2022/6/一、机构内部电子文件的管理模式一、机构内部电子文件的管理模式2022/6/二、档案馆电子文件的管理模式二、档案馆电子文件的管理模式2022/6/二、档案馆电子文件的管理模式二、档案馆电子文件的管理模式哥伦比亚大学的方案与纸质文件的管理方案
10、十分接近,认为电子文件的保管需要经过两个阶段:第一阶段,文件的生成机构使用文件,并通过一些方法(加工作程序和技术手段)来保护文件的可靠性和真实性;第二阶段,文件生成者将失去现行使用价值的文件移交档案馆,由档案馆进行整理、编目和长期保管 美国、加拿大、英国、北欧等一些国家原则上赞成这一方案。2022/6/二、档案馆电子文件的管理模式二、档案馆电子文件的管理模式匹兹堡大学的方案主张文件形成机构应该自始至终保管自己的电子文件,而不是将进入档案阶段的电子文件移交档案馆,档案馆对于非现行电子文件的保管进行指导和帮助,并具有一定的控制权。理由是:电子文件具有系统依赖性,技术和资源的有限性使得档案馆不可能保
11、管所有机构的文件,特别是一些需要专门软硬件才能阅读的文件,主要的困难来自技术支持方面。实践这种方案的典型是澳大利亚。 2022/6/二、档案馆电子文件的管理模式二、档案馆电子文件的管理模式2022/6/三、数字档案馆(Digital Archives)2022/6/三、数字档案馆(Digital Archives)2022/6/三、数字档案馆(Digital Archives)1电子文件信息的汇集功能电子文件信息的汇集功能数字档案馆首先应该是电子文件资源库,为此,必须通过各种途径收集、捕获有价值的电子文件信息。如直接接收机构、组织和个人的具有档案价值的电子文件,对传统文件、档案进行数字化转换,
12、与其他有关机构进行数字化信息的交换等。例如,数字档案馆可借助计算机通讯网络对分布于各地的电子文件进行动态搜寻,对符合需要的电子文件及时进行网络归档;对立档单位的电子文件工作流程实施在线监控,及时捕获具有保存价值的电子文件,防止重要文件的流失;以网络连接不同档案机构的数字化馆藏,实现各节点馆藏资源的无缝链接或信息交换等。 2022/6/三、数字档案馆(Digital Archives)2电子文件信息的管理功能电子文件信息的管理功能数字档案馆是一个“有序的信息空间”,为此,必须对进入数字档案馆的信息进行合理整序。如通过专用软件实现对电子文件信息的分类排序、价值鉴定、数据校验、目录生成、数据统计、打
13、印输出、自动标引、信息组织等。此外,数字档案馆应能够以文件形成者的职能和业务活动为依据自动鉴定和存储所捕获的电子文件,并确保其真实、完整、可读、安全。2022/6/三、数字档案馆(Digital Archives)3电子文件信息的发布功能电子文件信息的发布功能数字档案馆应具有多种查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面以及完善的借阅管理和调用控制功能。在检索查询方面,数字档案馆应能根据检索项提供多条件组合查询,并能对常用检索途径进行优化,满足用户对查全率、查准率的要求;能根据用户需要设置目录检索、元数据检索、全文检索、图文声像一体化检索;能对查询结果进行显示、排序、转存、打印输出等技术处理;能
14、通过数据调度和数据集成等方式建立检索机制,使利用者可以通过网络对电子文件资源进行远程查阅和调用(包括目录、索引和全文)。 2022/6/三、数字档案馆(Digital Archives)数字档案馆与数字图书馆的共同点数字档案馆与数字图书馆的共同点:建设目标的上具有相似性;建设目标的上具有相似性;在工作原理上具有相同性;在工作原理上具有相同性;在采用技术上具有相关性;在采用技术上具有相关性;2022/6/三、数字档案馆(Digital Archives)数字档案馆与数字图书馆的差异:数字档案馆与数字图书馆的差异:1.在信息资源方面在信息资源方面数字档案馆与数字图书馆信息资源的信息特征不同;数字档
15、案馆与数字图书馆信息资源的信息特征不同;数字类型有明显差异;数字类型有明显差异;信息资源来源和内容有很大的葂信息资源来源和内容有很大的葂2.在服务方面在服务方面开放原则不同;开放原则不同;服务对象不同;服务对象不同;满足用户需求的范围不同;满足用户需求的范围不同;2022/6/三、数字档案馆(Digital Archives)数字档案馆与数字图书馆的差异:数字档案馆与数字图书馆的差异:3.在应用技术方面在应用技术方面技术方面的差异:网络安全技术方面,数字档案馆对真实性、完整技术方面的差异:网络安全技术方面,数字档案馆对真实性、完整性、保密性的要求较高。性、保密性的要求较高。4.在管理方式方面在
16、管理方式方面数字档案馆采取局域网、政务网、数字档案馆采取局域网、政务网、Internet三网布局模式;三网布局模式;5.建设成本方面建设成本方面数字档案馆的建设成本高于数字图书馆。数字档案馆的建设成本高于数字图书馆。2022/6/第三节电子文件管理的法规、第三节电子文件管理的法规、制度与标准制度与标准2022/6/一、电子文件管理的法律规范一、电子文件管理的法律规范2022/6/一、电子文件管理的法律规范一、电子文件管理的法律规范普通法系国家遵循传闻证据和最佳证据的规则。普通法系国家遵循传闻证据和最佳证据的规则。依据传闻证据规则,直接证人以外的人明示或默示依据传闻证据规则,直接证人以外的人明示
17、或默示的事实主张,以及在没有证人作证的情况下,当事的事实主张,以及在没有证人作证的情况下,当事人向法院提交的书面材料的事实主张属于传来证据,人向法院提交的书面材料的事实主张属于传来证据,不能被采纳为证明其主张事实真实性的证据。依据不能被采纳为证明其主张事实真实性的证据。依据最佳证据规则,只有文件的原件才能作为书证被法最佳证据规则,只有文件的原件才能作为书证被法院采纳。院采纳。按照普通法系国家对传闻证据和最佳证据的这一规按照普通法系国家对传闻证据和最佳证据的这一规定,电子文件被归属为传闻证据,而传闻证据通常定,电子文件被归属为传闻证据,而传闻证据通常是不予采纳的。于是,普通法系国家通过传闻证据是
18、不予采纳的。于是,普通法系国家通过传闻证据和最佳证据的例外来承认电子文件的证据效力。和最佳证据的例外来承认电子文件的证据效力。2022/6/一、电子文件管理的法律规范一、电子文件管理的法律规范英国的英国的民事证据法民事证据法(1968年)规定,具备下列年)规定,具备下列条件的计算机输出的文件视作条件的计算机输出的文件视作“第一手第一手”传闻证据传闻证据可以采纳:(可以采纳:(1)来自使用者正常使用的计算机;)来自使用者正常使用的计算机;(2)在数据输入时计算机运行良好;()在数据输入时计算机运行良好;(3)文件包)文件包含的信息是表述或来自输入计算机的数据。此外,含的信息是表述或来自输入计算机
19、的数据。此外,还要求与业务活动和使用文件有关的人向法院提供还要求与业务活动和使用文件有关的人向法院提供认定该文件材料创证明书、制成方式说明与软件。认定该文件材料创证明书、制成方式说明与软件。1984年英国颁布的年英国颁布的警察刑事证据法警察刑事证据法第第19条第条第4款规定:款规定:“警察可根据计算机中的信息作为证据警察可根据计算机中的信息作为证据”。2022/6/一、电子文件管理的法律规范一、电子文件管理的法律规范1990年美国司法部发布了关于现有的证据年美国司法部发布了关于现有的证据法如何适用于电子文件的白皮书,该书讨论法如何适用于电子文件的白皮书,该书讨论了电子文件和最佳证据法则、传闻证
20、据法则了电子文件和最佳证据法则、传闻证据法则之间的关系(联邦商事文件法和之间的关系(联邦商事文件法和UPA法案对法案对此有专门定义),认为虽然此有专门定义),认为虽然“证据法对电子证据法对电子化归档和纸质归档的规定并无区别化归档和纸质归档的规定并无区别”,但在,但在具体的司法规程中应该考虑到电子文件极易具体的司法规程中应该考虑到电子文件极易被复制和修改的特点。被复制和修改的特点。 2022/6/一、电子文件管理的法律规范一、电子文件管理的法律规范2000年6月30,美国总统克林顿正式签署了全球及全国商业电子签名法,这是美国历史上第一部联邦级的电子签名法,于2000年10月1日正式生效。这一法律
21、的签署,将极大地促进全美乃至全球电子商务的发展。此后,网上炒股、网上购物、政府网上采购等大宗交易都可以通过电子签名迅速安全地完成,而不再需要传统的纸笔签名。在美国,为了促进电子商务的发展,许多州已经通过了州法律,承认电子签名的法律效力。 2022/6/一、电子文件管理的法律规范一、电子文件管理的法律规范联合国国际贸易委员会于1996年12月16日通过的电子贸易示范法规定,在满足一定条件的前提下,司法机构不应以必须提供原件为由歧视数据电文。2022/6/一、电子文件管理的法律规范一、电子文件管理的法律规范大陆法系国家由于不存在传闻证据规则,任何证据都可以被采用,但是目前各国法律中还没有明确对电子
22、文件做出规定。 2022/6/一、电子文件管理的法律规范一、电子文件管理的法律规范我国1989年制定的行政诉讼法、1992年制定的民事诉讼曲和1996年修改的测事诉讼法都规定了视听资料为证据种类的一种,并将计算机产生和存储的数据和文件归入此类证据中(也有学者认为,电子文件以其存储的文字、图像、声音、程序等数字化信息来证明事情,归入书证的范围更合理一些,如1999年,我国新的合同法已将合同形式扩展到书面、口头和其他3种形式,书面形式是指:“合同书信件、数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件等)可以有形的表现所在内容的形式)。2022/6/一、电子文件管理的法律规范一、电子文件管理
23、的法律规范2004年8月28日第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议通过了中华人民共和国电子签名法,该法自2005年4月1日正式生效,对电子文件的法律证据做出进一步规定:第五条 符合下列条件的数据电文,视为满足法律、法规规定的原件形式要求: (一)能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用; (二)能够可靠地保证自最终形成时起,内容保持完整、未被更改。但是,在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。 第十四条 可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。2022/6/一、电子文件管理的法律规范一、电子文件管理的法律规范从从20世纪世纪6
24、0年代开始,计算机安全与犯罪年代开始,计算机安全与犯罪问题逐渐引起了人们的重视,各国政府在积问题逐渐引起了人们的重视,各国政府在积极采用技术防范措施的同时,还相继对此建极采用技术防范措施的同时,还相继对此建立法律规范。电子文件的安全很大程度上是立法律规范。电子文件的安全很大程度上是以计算机系统的安全为基础的。以计算机系统的安全为基础的。2022/6/一、电子文件管理的法律规范美国从1965年起就关注这一问题,曾由总统行政办公厅发布内部通知,要求各政府部门采取措施保护计算机安全。1970年颁布了金融秘密权利法,对一般个人或法人利用银行、保险业以及其他金融业的计算机所存储的电子文件信息规定了必要的
25、限制,禁止在一定时间内把有关用户的“消极信息”向第三者转让。各州针对计算机安全与犯罪都制定了相应的法律规范;至1984年10月,美国正式通过了伪造存取手段以及计算机诈骗与滥用法,成为专门针对计算机安全问题的联邦立法。1996年2月8日,美国总统克林顿签署通过了电信法,再次对计算机安全问题予以法律规范。2022/6/一、电子文件管理的法律规范英国有关计算机安全的立法,有1981年的伪造文书及货币法、1984年的资料保护法及1984年的英国警察及刑事证据法,前两者为实体法,后者则系规定有关计算机犯罪中所存储电子文件之扣押及其证据能力的程序法。瑞典在计算机安全立法和数据监察方面起步较早。早在1973
展开阅读全文