会计电算化实务模块3-基础档案设置课件.ppt

1、模块三 基础档案设置学习目标知识目标：知识目标：掌握启用各业务管理系统的方法掌握启用各业务管理系统的方法掌握常用基础档案的设置方法掌握常用基础档案的设置方法能力目标：能力目标：能够根据业务资料完成以下操作能够根据业务资料完成以下操作 启动相关子系统启动相关子系统 设置常用基础档案设置常用基础档案本模块内容3.1 启用系统启用系统3.2 设置基础档案设置基础档案 3.2.1 设置部门档案设置部门档案 3.2.2 设置人员档案设置人员档案 3.2.3 设置计量单位设置计量单位 3.2.4 设置结算方式设置结算方式 3.2.5 设置外币及汇率设置外币及汇率 3.2.6 设置客户和供应商设置客户和供应

2、商 档案档案 3.2.7 设置存货档案设置存货档案 3.2.8 设置会计科目设置会计科目 3.2.9 设置项目核算目录设置项目核算目录 3.2.10 设置凭证类别设置凭证类别 代表难点代表难点代表重点代表重点3.1 启用系统 启用系统是指设定用友系统中各子系统的开始启用系统是指设定用友系统中各子系统的开始使用时间，只有被启用的子系统操作员才能登录。使用时间，只有被启用的子系统操作员才能登录。 启用系统有两种方法。启用系统有两种方法。 n 在企业应用平台中启用系统在企业应用平台中启用系统n 在创建账套完成后，系统弹出在创建账套完成后，系统弹出“是否立即进行是否立即进行系统启用系统启用”的提示框，

3、立即进行系统启用的设置的提示框，立即进行系统启用的设置登录企业应用平台操作说明登录企业应用平台操作说明启用系统操作说明启用系统操作说明启用系统操作说明启用系统操作说明u 系统启用界面所列出的子系统全部是已安装的子系统启用界面所列出的子系统全部是已安装的子 系统。系统。u系统的启用会计期间必须大于等于账套的启用期系统的启用会计期间必须大于等于账套的启用期 间。间。u系统的启用时间在系统未正式使用前可做修改，系统的启用时间在系统未正式使用前可做修改， 但系统一旦使用后则不能再修改启用日期。但系统一旦使用后则不能再修改启用日期。注意：3.2 基础档案设置 用友用友ERP-U8ERP-U8是由若干个子

4、系统构成的，每个子是由若干个子系统构成的，每个子系统的运行都必须依靠一定的基础信息，这就是基系统的运行都必须依靠一定的基础信息，这就是基础档案。础档案。 基础档案可分为基础档案可分为3030多种，有些基础档案是各个多种，有些基础档案是各个子系统共享的共用基础信息，有些基础档案则是根子系统共享的共用基础信息，有些基础档案则是根据所启用的子系统情况确定是否需要。据所启用的子系统情况确定是否需要。3.2.1 设置部门档案设置部门档案 部门档案在系统中是使用较为普遍的档案信息，在部门档案在系统中是使用较为普遍的档案信息，在工资管理系统、固定资产系统、存货系统等业务管理系工资管理系统、固定资产系统、存货

5、系统等业务管理系统中都需要调用部门档案，在总账系统中，个人往来辅统中都需要调用部门档案，在总账系统中，个人往来辅助核算也需要运用到部门档案。助核算也需要运用到部门档案。例题例题建立上海市建立上海市AAA公司如下部门档案：公司如下部门档案： 1，办公室；成立日期为，办公室；成立日期为2015年年9月月1日。日。设置部门档案操作说明设置部门档案操作说明3.2.2 设置人员档案设置人员档案 部门档案是设置人员档案的前提条件，在建立人员部门档案是设置人员档案的前提条件，在建立人员档案时，先要对人员进行分类设置，然后才能录入人员档案时，先要对人员进行分类设置，然后才能录入人员档案。档案。例题例题建立上海

6、市建立上海市AAA公司如下人员类别：公司如下人员类别：类别编码：类别编码：001；类别名称：高层经理。；类别名称：高层经理。设置人员类别操作说明设置人员类别操作说明3.2.2 设置人员档案设置人员档案例题例题 建立上海市建立上海市AAA公司人员档案。如表公司人员档案。如表3-1所示。所示。设置职员档案操作说明设置职员档案操作说明3.2.3 设置计量单位设置计量单位 计量单位主要用于设置对应存货的计量单位组和计量计量单位主要用于设置对应存货的计量单位组和计量单位信息。单位信息。例题例题设置上海市设置上海市AAA公司如下计量单位。公司如下计量单位。（1）计量单位组。）计量单位组。01，钮扣，固定换

7、算。，钮扣，固定换算。（2）钮扣组计量单位。）钮扣组计量单位。 主计量单位：主计量单位：0101，粒；，粒； 辅计量单位：辅计量单位：0102，袋，换算率：，袋，换算率：100； 设置计量单位首先要设置好计量单位组，然后在组下设置计量单位首先要设置好计量单位组，然后在组下再增加具体的计量单位信息。计量单位组分无换算、浮动再增加具体的计量单位信息。计量单位组分无换算、浮动换算、固定换算换算、固定换算3种类别。种类别。设置设置计量单位组别计量单位组别操作说明操作说明设置分组设置分组设置设置计量单位计量单位操作说明操作说明设置计量单位设置计量单位3.2.4 设置结算方式设置结算方式 结算方式主要用于

8、企业与银行之间的资金结算。设结算方式主要用于企业与银行之间的资金结算。设置结算方式主要是为了提高企业与银行的对账效率，加置结算方式主要是为了提高企业与银行的对账效率，加强对资金的管理。强对资金的管理。例题例题设置结算：设置结算：201，现金支票。现金支票需进行票据管理。，现金支票。现金支票需进行票据管理。 设置结算方式操作说明设置结算方式操作说明3.2.5 设置外币及汇率设置外币及汇率 对于有外币业务的用户来说，财务核算的货币计量单对于有外币业务的用户来说，财务核算的货币计量单位可能涉及多个，企业的各种外币须换算为记账本位币进位可能涉及多个，企业的各种外币须换算为记账本位币进行统一核算，因此，

9、必须在系统中设置外币及其汇率。行统一核算，因此，必须在系统中设置外币及其汇率。例题例题设置以下外币及汇率。设置以下外币及汇率。 币名：美元；币符：币名：美元；币符：USD；固定汇率核算；固定汇率核算； 汇率：汇率：1美元美元=6.2552元人民币。元人民币。 设置外币及汇率操作说明设置外币及汇率操作说明输入汇率值后，将光标输入汇率值后，将光标定位在该文本框以外的定位在该文本框以外的位置，才能保存输入值。位置，才能保存输入值。 3.2.6 设置客户和供应商档案设置客户和供应商档案 客户档案和供应商档案主要用于设置往来客户和供应客户档案和供应商档案主要用于设置往来客户和供应商的档案信息，以便于对客

10、户和供应商的资料进行管理和商的档案信息，以便于对客户和供应商的资料进行管理和业务数据的录入、统计和分析。业务数据的录入、统计和分析。 客户档案和供应商档案的设置需分两阶段进行：客户档案和供应商档案的设置需分两阶段进行：建立客户分类建立客户分类建立客户档案建立客户档案 在对客户分类基础上建立的客户档案才是有序的。在对客户分类基础上建立的客户档案才是有序的。3.2.6 设置客户和供应商档案设置客户和供应商档案例题例题建立上海市建立上海市AAA公司如下客户档案。公司如下客户档案。1、客户分类、客户分类 分类编码：分类编码：01；分类名称：上海市。；分类名称：上海市。2、客户档案、客户档案设置设置客户

11、分类客户分类操作说明操作说明注意遵循注意遵循编码规则编码规则设置设置客户档案客户档案操作说明操作说明3.2.7 设置存货档案设置存货档案 存货档案主要用于设置企业在生产经营中使用到的各存货档案主要用于设置企业在生产经营中使用到的各类存货信息，以便于对这些存货进行资料管理、实物管理类存货信息，以便于对这些存货进行资料管理、实物管理和业务数据的统计分析。和业务数据的统计分析。 设置存货档案，必须先设置好存货分类和计量单位。设置存货档案，必须先设置好存货分类和计量单位。设置计量单位设置计量单位设置存货分类设置存货分类设置存货档案设置存货档案3.2.7 设置存货档案设置存货档案例题例题建立上海市建立上

12、海市AAA公司如下存货档案。公司如下存货档案。1、存货分类、存货分类 分类编码：分类编码：01；分类名称：面料。；分类名称：面料。 2、存货档案、存货档案表表3-3 3-3 上海市上海市AAAAAA公司面料公司面料001001存货档案存货档案存货编号存货名称计量单位组主计量单位存货分类存货属性001面料00102（其他组）米01（面料）外购，生产耗用设置设置存货分类存货分类操作说明操作说明设置设置存货档案存货档案操作说明操作说明注意勾选注意产成品存货的属性注意产成品存货的属性与原材料的属性不同。与原材料的属性不同。3.2.8 设置会计科目设置会计科目（1）标准化。）标准化。（2）完整性。）完整

13、性。（3）衔接性。）衔接性。 会计科目的设置是否恰当，直接影响到以后的会计核会计科目的设置是否恰当，直接影响到以后的会计核算。在设置会计科目时，必须把企业的业务核算需要与国算。在设置会计科目时，必须把企业的业务核算需要与国家的有关财务会计制度规定结合起来，应能满足以下基本家的有关财务会计制度规定结合起来，应能满足以下基本要求。要求。 3.2.8 设置会计科目设置会计科目1. 增设会计科目增设会计科目 由于系统已预置了会计科目，需增设的会计科目主要由于系统已预置了会计科目，需增设的会计科目主要是核算所需要的明细会计科目。是核算所需要的明细会计科目。 增设会计科目：增设会计科目：100201，中行

14、人民币户。，中行人民币户。该账户需设置日记账和银行账。该账户需设置日记账和银行账。例题例题增设会计科目操作说明增设会计科目操作说明3.2.8 设置会计科目设置会计科目2. 成批复制会计科目成批复制会计科目 在增设会计科目时，如果不同的总账科目下设的明细在增设会计科目时，如果不同的总账科目下设的明细科目相同或类似，可以通过成批复制的方式实现快速录入。科目相同或类似，可以通过成批复制的方式实现快速录入。 将会计科目将会计科目“1402，在途物资，在途物资”的明细账成批复的明细账成批复制为制为“1403，原材料，原材料”科目的明细账。科目的明细账。例题例题成批复制会计科目操作说明成批复制会计科目操作

15、说明3.2.8 设置会计科目设置会计科目3. 删除会计科目删除会计科目 在系统预设的会计科目中，如果有一些会计科目不为在系统预设的会计科目中，如果有一些会计科目不为用户所需要，可以先行删除。用户所需要，可以先行删除。删除会计科目：删除会计科目： 1003，存放中央银行款项。，存放中央银行款项。例题例题删除会计科目操作说明删除会计科目操作说明3.2.8 设置会计科目设置会计科目4. 修改会计科目修改会计科目 如果系统预置的会计科目在编码设计、科目名称、账如果系统预置的会计科目在编码设计、科目名称、账页格式、打印、辅助核算等方面与用户的要求不一致，必页格式、打印、辅助核算等方面与用户的要求不一致，

16、必须对不符合要求的会计科目进行修改。须对不符合要求的会计科目进行修改。修改会计科目：修改会计科目： 1121，应收票据，应收票据。需设置需设置“客户往来客户往来”辅助核算，受控系统为无。辅助核算，受控系统为无。 例题例题修改会计科目操作说明修改会计科目操作说明3.2.8 设置会计科目设置会计科目5. 指定会计科目指定会计科目 在出纳员登录总账系统进行有关出纳管理的操作之前，在出纳员登录总账系统进行有关出纳管理的操作之前，必须先在系统中指定现金、银行存款总账科目，这是出纳必须先在系统中指定现金、银行存款总账科目，这是出纳员进行出纳管理的前提条件。员进行出纳管理的前提条件。在系统中指定出纳会计科目

17、。在系统中指定出纳会计科目。现金总账科目为现金总账科目为“1001，库存现金，库存现金”；银行总账科目为银行总账科目为“1002，银行存款，银行存款”。例题例题指定会计科目操作说明指定会计科目操作说明3.2.9 设置项目核算目录设置项目核算目录项目辅助核算的应用范围是比较广泛的，比如在建工程、项目辅助核算的应用范围是比较广泛的，比如在建工程、合同项目、产品成本等，都可以通过建立项目辅助核算，合同项目、产品成本等，都可以通过建立项目辅助核算，达到对该类项目的分类管理。达到对该类项目的分类管理。修改会计科目：修改会计科目： 1111，应收票据，应收票据。需设置需设置“客户往来客户往来”辅助核算，受

18、控系统为无。辅助核算，受控系统为无。 例题例题3.2.9 设置项目核算目录设置项目核算目录建立上海市建立上海市AAA公司项目核算。具体要求如下。公司项目核算。具体要求如下。（1）项目大类：存货项目管理，普通项目。）项目大类：存货项目管理，普通项目。（3）项目级次：）项目级次：1。（4）项目栏目：默认系统设置。）项目栏目：默认系统设置。（5）核算科目：）核算科目：1405，库存商品；，库存商品；1406，发出商品；，发出商品； 5001，生产成本；，生产成本；6001，主营业务收入；，主营业务收入； 6401，主营业务成本。，主营业务成本。（6）项目分类：）项目分类：1，产成品。，产成品。（7）

19、项目目录：）项目目录：001，T恤恤001；002，T恤恤002。例题例题设置项目核算目录操作说明设置项目核算目录操作说明定义项目大类定义项目大类设置项目核算目录操作说明设置项目核算目录操作说明3.2.10 设置凭证类别设置凭证类别 在会计核算中，一般对会计凭证按一定的标准进行分类，在会计核算中，一般对会计凭证按一定的标准进行分类，以利于汇总、记账和管理。通过设置凭证类别和相应的限制以利于汇总、记账和管理。通过设置凭证类别和相应的限制条件，系统还可以对用户填制的凭证进行检查，对使用凭证条件，系统还可以对用户填制的凭证进行检查，对使用凭证类型发生的错误给予自动提示。类型发生的错误给予自动提示。例题例题设置上海市设置上海市AAA公司凭证类别。公司凭证类别。 类型限制类型限制科目收款凭证借方必有1001,1002付款凭证贷方必有1001,1002转账凭证凭证必无1001,1002表表3-4 3-4 上海市上海市AAAAAA公司凭证类别公司凭证类别设置凭证类别操作说明设置凭证类别操作说明