EXCEL完整学习资料课件.ppt
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1、教 材1目的訂定公司文件品質符合標準化、合理化且確實執行。Excel功能一階組織圖任務分配(紅色字體部分為重點學習)Excel一階功能講解A.檔案B.編輯C.檢視D.插入E.格式F.工具G.資料H.視窗Excel功能表列3-A 名詞解說:檔案功能表v 另存新檔設定密碼v 版面設定 工作表、頁首/頁尾、邊界、頁面 重點學習3-A-1 另存新檔設定密碼為了資料安全性及牽涉到機密資料時需要設定密碼(例如:薪資資料一定要設定)操作路徑:點選另存新檔工具一般選項保護密碼:限制存取文件的使用對象,保護檔案不被查看。修改權密碼:限制修改文件的對象,以保護檔案免於被修改。可輸入不同的密碼會更有保障當再次開啟時
2、會跳出一個輸入密碼的視窗,沒密碼進不去喲!而且密碼還有大小寫之分的。3-A-2 版面設定 完整無暇的表單需要穿上版面設定(漂亮的衣服)來修飾 一定一定要設定,不設定,你的考績將會不及格喲!3-A-2-1 工作表(漢華公司訂定每張表單必須設定) 此功能只能從檔案版面設定工作表的方式才得以設定 若從預覽列印設定工作表選項中則無法設定之。 操作路徑:點選檔案版面設定工作表 列印範圍:指定某一需要列印的資料範圍(通常為文件之最左上角格位即A1至文件 最右下角格位) 標 題 列:資料過長,可將固定的標題印在每一頁上(列印時若超過一頁以上,則每 頁之最上面將會自動印出指定標題列之內容)以A1作為列印起始範
3、圍 , 避免遮掩表單格線3-A-2-2 頁首、頁尾 設定上、下標題的位置,必須切記頁首、頁尾的位置不可超過上、下邊界的範圍 操作步驟:點選檔案版面設定頁首、頁尾 頁首:可做為表單的標題及Page(一般設定於表格的右上角) 頁尾:作為表單的注腳頁首、頁尾設定了可以在Excel檢視下看到更多的資料頁碼總頁數Page一般設定在表單右上角!頁尾設定簽署一欄3-A-2-3 邊界 設定紙張與資料之間的邊界 操作步驟:點選檔案版面設定邊界 橫 向:上邊界設定時,需注意留有資料打孔的位置,防止資料內容打掉 縱 向:左邊界設定時,同樣需留出資料打孔的位置 頁首頁尾:是指上下邊界到頁首/頁尾之間的間距 水平置中:
4、表單製作完成后,通常選擇水平置中讓表單被印在紙張之左右中間位置, 選擇垂直置中會使資料較少的表格置於中央,影響表格的美觀。橫向縱向3-A-2-4 頁面 操作步驟:點選檔案版面設定頁面 方 向:資料欄位比較多時則適用橫向反之則用縱向 縮放比例;資料較小時可將比例放大例如:100%125% 資料較多時可將比例適當縮小例如:100%75% 紙張大小:電腦默認為A4紙張3-B 名詞解說:編輯功能表 剪下、複製、貼上、選擇性貼上、填滿、清除、刪除 刪除工作表、移動或複製工作表、尋找、取代重點學習 單擊編輯菜單或按Alt+E 快捷鍵,即可打開編輯菜單。 在編輯菜單中有些選項為灰色,有些選項前還帶有一個小圖
5、標。灰色表示該命令目前無法使用,小圖標是表示與工具欄上的某一個工具按鈕有相同的功能。3-B-1 剪下、複製、貼上 在操作Excel時,我們通常都會用到剪下、複製、貼上等功能,它可將剪下、複製的資料貼至所需位置。操作步驟:選定需要剪下&複製的儲存格範圍點選編輯剪下&複製然後貼至所需位置 此定義為快捷鍵,在鍵盤上同時按:s Ctrl+X 將執行剪下操作s Ctrl+C 將執行複製操作s Ctrl+V 將執行貼上操作 快捷且靈活,大大提高我們的工作效率! 單擊工具欄中相應的圖標,它就將會執行相應的工作,使操作更加簡潔、效率更高! 它為我們提供了一個廣闊的空間,可以根據需要來選擇自己想要複制的內容。它
6、只需在執行貼上操作時選擇選擇性貼上,然后在選擇性貼上對話框中選擇要貼上內容的相應選項。3-B-2 選擇性貼上v 貼上選項: 全 部:貼上原有單元格中的所有內容,包 括文本、格式、公式和注解 公 式:僅貼上原有單元格中的公式 值 :僅貼上原有單元格中的值,或經原 單元格公式計算出來的結果 格 式:僅貼上原有單元格中的格式 注 解:僅貼上原有單元格中的注解v轉置 ? 如何將輸入的縱向資料轉換成橫向資料呢 操作步驟:選定縱向資料範圍複製選擇性貼上轉置3-B-3 填滿 向下填滿:以第一列為來源資料 向右填滿:以最左欄為來源資料 向上填滿:以最后一列為來源資料 向左填滿:以最右一欄為來源資料 操作步驟:
7、點選編輯填滿向下&向右&向上&向左填滿看,excel真神奇。想怎麼做就怎麼做,以后大家可不要再一個一個的重新key了喲!快捷鍵,在鍵盤上同時按:Ctrl+D將執行向下填滿操作Ctrl+R將執行向右填滿操作來源資料填滿資料例圖3-B-4 清除全部、格式、內容、注解3-B-5 刪除操作步驟:選定需要清除的單元格區域點選編輯清除 根據擇需在4種清除方式中選擇一種 全部:清除選定單元格中的全部內容和格式 格式:只清除選定單元格中的格式,單元格的內容不變 內容:只清除選定單元格中的內容,不改變單元格的格式 注解:只清除選定單元格中的注解,單元格的內容和格式均不變清除內容時可直接按“Del”鍵 它與清除作
8、用不同,刪除是指將選定的單元格從工作表中刪除,並用周圍的其他單元格來填補留下的空白。 操作步驟:選定需要刪除的單元格區域點選編輯刪除 在刪除對話框中點選你所需之方式,按確定按鈕就OK了! 右側儲存格左移:刪除當前之儲存格,則右側之資料向左移動 下方儲存格上移:刪除當前之儲存格,則下方之資料往上移動 整列:刪除當前之整列或選定之整列 整欄:刪除當前之整欄或選定之整欄 3-B-6 3-B-6 刪除工作表刪除工作表 在平時工作當中,我們常常都會把不再需要的某個工作表刪除。 刪除工作表有兩種方法:刪除工作表有兩種方法: v (一一)、先選定所要刪除的工作表、先選定所要刪除的工作表點選編輯點選編輯刪除工
9、作表刪除工作表彈出警示對話框,單擊彈出警示對話框,單擊 確定即可確定即可v (二二)、右擊要刪除的工作表標簽,在彈出的快捷菜單中選擇刪除選項、右擊要刪除的工作表標簽,在彈出的快捷菜單中選擇刪除選項彈出警示對話框,彈出警示對話框, 單擊確定即可單擊確定即可 當刪除一個工作表時,就會出現永久性刪除的警告框,刪除之后,是無法恢復的,我們在刪除時一定要小心操作,認真對待 在平時工作當中,為了便於對工作表的管理,我們常常需要用到移動或複制工作表之動作,利用此命令,可在一個或多個工作簿中移動或複製工作表。 若在不同的工作簿中移動工作表,這些工作簿必須都是打開的。3-B-7 移動或複製工作表 有兩種方法,其
10、具體操作步驟如下: 一、 1. 選擇需移動或複製的工作表標簽 2. 點選編輯移動或複製工作表 彈出 移動或複製對話框 3. 在對話框中選擇要移動或複製的活頁簿和插入位置 4. 複製工作表需選中建立副本複選框 5. 單擊確定,即可實現工作表的移動或複製。 二、 在同一個工作簿中移動或複製工作表,首先點選要移 動或複製工作表標簽,將它拖到所希望的位置(若複製 工作表需同時按住Ctrl鍵),然後釋放鼠標左鍵,工作 表即被移動或複製到新的位置。倘若不勾選建立副本則為移動工作表 使用尋找與取代功能可以在工作表中快速定位我們要找的信息,並且可以有選擇地用其他 值代替它們。在Excel中,我們既可以在一個工
11、作表中進行尋找與取代,也可以在多個工作表中進 行尋找與取代。 在進行尋找、取代操作之前,需先選定一個搜索區域(可以是單元格、整個工作表或多個工 表),搜索區域選好了,就可以進行尋找、取代操作了。3-B-8 尋找、取代3-B-8-1 尋找操作步驟:1. 首先選定搜索區域, 點選編輯菜單中 的尋找選項或按 Ctrl+F快捷鍵,彈出 尋找對話框;2. 在尋找文本框中輸入要尋找的信息;3. 單擊找下一筆按鈕,則尋找下一個符合搜索條件的單元格。操作步驟:單擊編輯菜單中的取代選項或按Ctrl+H快捷鍵,若在尋找對話框中,直1. 接點擊取代即可,將會彈出取代對話框;3-B-8-2 取代在取代成文本框中輸入要
12、取代的內容;根據需要單擊取代或全部取代即可v 單擊取代,則取代查找到的單元格內容;單擊全部取代,則取代選定區域中所有v 符合搜索條件的單元格內容,並同時關閉取代對話框。 以進行尋找和取代時,如果不能確定完整的搜索信息,可以使用通配符*和?代替不能確定的部份信息。 * 代表一個字符,? 代表一個或多個字符。3-C 名詞解說:檢視功能表v 工具列自訂重點學習3-C-1 工具列 操作步驟:點選檢視工具列自訂工具列 為了操作EXCEL時方便、熟練,需要有一個好的操作界面,定義一個好界面按以上操作,即可隨個人喜好作不同的操作界面了,讓我們一起來看看各式各樣的界面吧!工具列內每一個小方框(如圖1),都是可
13、勾選的,我們的界面隨勾選不同,而以不同的操作界面展示出來,圖中勾選了一般、格式,看我們點選出什麼東西?就會多出來如下(圖2、圖3)兩個工具列。如果你需要什麼工具,在圖1處勾選即可。圖1圖2圖3綜上所述,看似很多繁雜的工具列,其實,在日常工作中,我們最常使用的操作介面如下:12345671、工作表功能表列2、一般工具列3、格式工具列4、資料編輯列5、視窗工作區6、繪圖工具列7、狀態列3-C-1-2 指令 操作步驟1:點選檢視工具列自訂指令 類別:不同的工具類別 指令:各類別里的快捷指令在設定自己的界面風格,為操作方便,可新增經常使用之快捷徑按鈕,方法為在原工具列類別中可用鼠標在指令里找所需之命令
14、,按住鼠標左鍵,拖曳至EXCEL操作界面即可。在這里我們亦可以做工具列的添加減少及工具列指令的新增&移除,方法同“操作步驟1”之說明3-C-1-2 指令操作步驟2:在每一欄工具列的最後有一個小倒三角型用鼠標左鍵點擊自訂指令1234點擊“重設工具列”的話,你所選的工具列會還原到excel之初始設定喔!點選重設工具列後指令操作實例:從工具列勾選出的格式工具列在excel的操作中,經常會有合倂儲存格及取消合倂,一般情況下依合倂儲存格之勾選改變儲存格格式,操作步驟 按mouse右鍵對齊文字控制合倂儲存格如此作業既費時無績效,操作時也較麻煩,想知道簡便時效的操作嗎?接下去看就知道了。合倂儲存格取消合倂儲
15、存格指令操作實例:其實很簡單,但如果你知道如何操作自訂工具的指令命令的話,作業的過程就大不一樣了操作步驟 檢視工具列自訂指令類別(格式)合倂儲存格&儲存格取消合倂拖曳至工具列123添加指令前添加指令後添加指令後這樣的話,你只需選中需修改格式的區域,點選合倂或者取消合倂即可,這樣是否真的時效多了呢?所有,我們為了操作的方便、簡捷,會增設許多平日里經常會用到的工具指令,所謂:砍柴不過磨刀功,我們收集越多的工具指令,相對而言,我們的工作亦會完成的越快、越好。3-C-1-3 選項 操作步驟:點選檢視工具列自訂 選項 個人化功能表和工具列:EXCEL操作界面的個人設定 其它:依個人喜好訂定設定此欄,可改
16、變功能表顯現的狀態喔!v 列v 欄 v 工作表 插入活頁簿v 圖表 建立圖表重點學習操作路徑:點選插入列、欄、工作表、圖片3-D 名詞解說:插入功能表完整的表單已經做好了,但突然想增加一個項目的資料(橫的縱的),該如何處理呢? 操作路徑:點選插入列3-D-1列插入前插入后操作路徑:點選插入欄3-D-2欄插入前插入后為了更有效的提高我們的工作效率,通常在插入過程中都會使用快捷鍵,具體(可參照Page:21)如下: 1、可以在輸入資料前將快捷圖標移至常用工具列中。 操作路徑:點選工具自訂指令 插入 2、也可以利用鍵盤上的”Ctrl” + “+”號鍵進行插入,在插入過程中會出現下圖提示讓你可以根據需
17、求進行選擇。(注:在插入時如有函數之資料一定要將函數修改正確)3-D-3列&欄的快捷方式這麼少的資料需要用凍結視窗嗎?可設定在頁首內,節約檢視空間直接Del 合理運用即是什麼功能用在什麼地方比較佳,不合理的運用往往會得到事得其反的效果 如果要列印的話,可以在版面設定里的縮放比例來適當選擇。不用那麼胖吧!3-D-5 工作表 EXCEL在默認情況下只顯示3個工作表,有時需要處理的工作表不只3個,如果另建工作簿,顯然不方便,也不便於統一管理,這時就可以在該工作簿中插入兩個新工作表。3-D-5-1 工作表(插 入) 操作路徑:點選插入工作表命令,EXCEL就會在當前工作表的前面插入一個新的工作表。3-
18、D-5-2 工作表(刪 除) 操作路徑:單擊要刪除的工作標簽;選擇編 輯菜單中的刪除工作表命令。亦可直接按Mouse右鍵中刪除工作表插入前插入后3-D-5-3 工作表 還有一種情況,如果想把兩個工作簿的工作表移動在一個工作簿里,先點擊要移動的工作表標簽點擊鼠標右鍵(如圖1) 點擊移動或復制選擇所移至的工作溥(如圖2)再選定移至的位置進行移動。圖1圖23-D-6 圖表建立圖表為了能更簡易明了地表達一份資料各項之間的差異,用圖表是我們的最好選擇操作路徑:點選插入圖表資料來源:指定一工作表之資料,如:圖 表:插入圖表電腦自動進入標準類型也可根據資料自訂圖表類型選好圖表類型及副類型后,按住此鈕即可預覽
19、繪製的圖表此處會說明選取的副圖表類型名稱及作用3-E 名詞解說:格式功能表v 儲存格數字、 對齊、 字型、 外框v 列 列高、最適列高、隱藏、取消隱藏v 欄 欄寬、最適欄寬、隱藏、取消隱藏、標準欄寬v 工作表 重新命名、隱藏、取消隱藏v 設定格式化的條件重點學習數值:數值格式適用於一般的數字顯示。貨幣:貨幣格式適用於一般的金額顯示。文字:使用文字格式會使得儲存格內容被視為文字,即使是輸入數字,儲存格的顯示會和輸入 的內容一致。輸入同一數字不同的顯示方法1.00 數值格式$1.00 貨幣格式1文字格式3-E-1-2儲存格數字日期的輸入(自訂)如果輸入正確的日期格式,日期會自動靠右對齊,如果錯誤的
20、日期格式,會被當成文字處理而靠左對齊。日期的間隔可用/或-,為統一日期的表示方法以“YYYY/MM/DD”格式,如:2003/03/23就表示 2003年3月23日。當企業日趨國際化,亦可表示成:“DD-MMM-YY”輸入顯示備註12/30/9912/30/99變成文字,不再是日期2003-3-302003/3/30 自動變成2003/3/30EXCEL自動設定 自訂日期格式1自訂日期格式21999/6/211999/06/2121-Jun-992003/3/232003/03/2323-Mar-032003/10/12003/10/011-Oct-032002/10/102002/10/10
21、10-Oct-022002/1/12002/01/011-Jan-022001/1/302001/01/3030-Jan-01EXCEL自動設定格式會使日期無法對齊,影響表格的美觀,可自訂日期格式為YYYY/MM/DD,或DD/MMM/YY操作路徑:格式或按右鍵儲存格式數字自訂 日期 例:在儲存格內輸入 04/7/8,經設定表示法后如下圖範例所示。3-E-1-3 儲存格內容的對齊方式垂直對齊:所有位於儲存格欄位中的文字,均需設定為上下垂直對齊。水平對齊: 文字格式:文字敘述類的以靠左對齊,如姓名、性別及標題欄等字符長度相同可置中對齊。 數字格式:數字統一靠右對齊,特殊狀況下如工號等,位數統一不
22、變,可置中對齊。 日期格式:系統自動設定為靠右對齊,如自訂日期格式統一寬度後也可置中對齊。 金額格式:金額統一靠右。 例:日日 期期abcdefghi00058譚春華男92822行政部545152831952000/07/0139.9073.1500065肖桂香女92822行政部5051500046389332002/07/0139.9073.1500068朱英鋒男92822行政部506152832022000/07/0139.9073.1500106岳 芳男92822行政部311500032050252002/02/0139.9073.1500115廖 軍男92822行政部321500032
23、050182002/02/0139.9073.1500166張國標男22300採購一部5615283211999/01/0139.9073.1500184宋燕婷女22300採購一部5715283171999/01/0139.9073.1500188楊愛華女22200關務部47152834212000/07/0139.9073.1500208馬 剛男24300OSD部210152831042000/01/0139.9073.1500211魏 杰男24400CED部29915283912000/01/0139.9073.1500221鄭秀芳女22200關務部48152832082000/07/01
24、39.9073.15個人交款個人交款公司交款公司交款文文 字字數數 據據金金 額額工號工號姓名姓名性別性別部部 門門序號序號個人社會個人社會保障號保障號養老參保日期養老參保日期文字長度相同可置中對齊文字長度不同靠左對齊數字長度不同靠右對齊日期可置中或靠右對齊金額統一靠右對齊操作路徑:格式儲存格對齊 文字控制自動換列:以欄寬為標準,設定字型大小不變,在儲存格內自動換列;縮小字型以適合欄寬:同樣以欄寬為標準,縮小其字型,直到儲存格欄寬容納下資料為止。請製造將音箱蓋與碟片蓋幹涉處刮掉0.3mm請製造將音箱蓋與碟片蓋幹涉處刮掉0.3mm文字方向:置中對齊筆數筆數 金額金額筆數筆數 金額金額abcdef
25、1LHP-754014888,242227,9482LDV-912403,597,508無無3LDV-7029582,120163,018,4024LDB-012645,290,520687,8335LOP-7000409,021,30929,1486其它雜項4912,847,03927450,9477PVR-130015320,062,36226262,7188LDB-71216826,251,933151,379,7659LPV-3307443,242,67624771,91810無父階料號8742,442,978325,802,27611GD-4000Z21970,900,8583413
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