采购管理的目标与流程课件.ppt

1、采购的目标与流程采购的目标与流程n一、目标一、目标n二、采购与供应管理的流程二、采购与供应管理的流程采购的目标和流程采购的目标和流程n从一次网上购物说起从一次网上购物说起1.描述一次你的失败网上购物描述一次你的失败网上购物2.是哪一个环节出了问题？是哪一个环节出了问题？3.你网购的目标清晰吗？你网购的目标清晰吗？4.下次购物你将做何改进？下次购物你将做何改进？n搜索物品搜索物品按销量排序按销量排序进入物品查看进入物品查看评价评价看描述看描述询问店主询问店主用支付宝付用支付宝付款款卖家发货卖家发货收货验货收货验货支付宝打款支付宝打款n网购目标？款式？质量？网购目标？款式？质量？n搜索专营店或高级

2、别店铺（重复购买率搜索专营店或高级别店铺（重复购买率较高）较高）搜索物品搜索物品进入物品查看评进入物品查看评价价看描述看描述询问店主询问店主用支付宝付用支付宝付款款卖家发货卖家发货收货验货收货验货支付宝打款支付宝打款采购中我们所关注的采购中我们所关注的n质量质量n成本成本n时间时间n服务服务n供应商供应商选择选择是否正是否正确合理？确合理？流程（流程（BP）n牛津词典里的定义：牛津词典里的定义： SOP是是Standard Operation Procedure三个单词中首三个单词中首字母的大写字母的大写 ，即，即标准作业程序标准作业程序，就是将某一事件的标，就是将某一事件的标准操作步骤和要求

3、以统一的格式描述出来，用来指导准操作步骤和要求以统一的格式描述出来，用来指导和规范日常的工作。和规范日常的工作。关于流程关于流程n流程就是做事方法，它不仅包括先后顺序，还包括做流程就是做事方法，它不仅包括先后顺序，还包括做事的内容。事的内容。 n流程概念运用于企业，就变成了一本本标准化的操作流程概念运用于企业，就变成了一本本标准化的操作手册手册 n它能够有效地凝聚经验、指导新人、提高工作效率、它能够有效地凝聚经验、指导新人、提高工作效率、提升工作效果，最终带来企业竞争力的提升。提升工作效果，最终带来企业竞争力的提升。 流程管理（流程管理（BPM） 就是从公司战略出发、从满足客户需求出发、从业务

4、出发，就是从公司战略出发、从满足客户需求出发、从业务出发，进行流程规划与建设，建立流程组织机构，明确流程管理责任，进行流程规划与建设，建立流程组织机构，明确流程管理责任，监控与评审流程运行绩效，适时进行流程变革。监控与评审流程运行绩效，适时进行流程变革。流程图流程图一、采购与供应职能的目标一、采购与供应职能的目标n1、总的概述、总的概述n在恰当的时间、以合理的价格、恰当的在恰当的时间、以合理的价格、恰当的数量和良好的质量，从合适的供应商处数量和良好的质量，从合适的供应商处采购物料、服务和设备。（采购物料、服务和设备。（5R）目标的细分目标的细分n提供稳定的物料流和服务流提供稳定的物料流和服务流

5、n控制存货，使存货投资和损失保持最小控制存货，使存货投资和损失保持最小n保持并提高供应质量保持并提高供应质量n加强供应商关系管理，确保供应的连续性加强供应商关系管理，确保供应的连续性n以最低的总成本获得所需的物料和服务以最低的总成本获得所需的物料和服务n同其它职能部门保持牢固的合作关系，确保组同其它职能部门保持牢固的合作关系，确保组织效率织效率n提高公司的竞争力。提高公司的竞争力。2、制定采购与供应目标的影响因素、制定采购与供应目标的影响因素好的采购与供应目标好的采购与供应目标?n与较高层次的目标和战略相关与较高层次的目标和战略相关n与其他目标一致与其他目标一致n清晰、具体并且可以衡量清晰、具

6、体并且可以衡量n可以与基准相比可以与基准相比n远大又现实远大又现实采购目标：未来将企业采购成本继续降低！采购目标：未来将企业采购成本继续降低！3、常用的目标、常用的目标n常用目标包括以下几个方面：常用目标包括以下几个方面：可交付性；可交付性；质量；质量； 成本；成本； 客户服务与响应性。客户服务与响应性。n这些目标与公司的产品竞争要素是相联系的这些目标与公司的产品竞争要素是相联系的可交付性可交付性n订货数量订货数量n交货时间交货时间n交货的可靠性交货的可靠性n供应的连续性供应的连续性n产品产品/服务的范围服务的范围质量质量n功能性功能性n耐用性耐用性n独特性独特性n便于使用便于使用n可靠性可靠

7、性n成本成本n 采购价格采购价格n 获得成本获得成本n 总成本总成本顾客服务与响应性顾客服务与响应性n 顾客信息顾客信息n 顾客询问的响应顾客询问的响应n 对顾客的技术支持对顾客的技术支持n 维护与维修服务维护与维修服务三年内使采购总成本降低三年内使采购总成本降低30%，库存周转率每年库存周转率每年30次以上，次以上，顾客满意度提高顾客满意度提高20%！二、采购与供应管理的流程二、采购与供应管理的流程SOP的重要性？的重要性？（一）采购与供应管理的一般流程（一）采购与供应管理的一般流程n1、一般流程（职能）、一般流程（职能）完成从完成从采购申请、采购计划、采购订单至采购申请、采购计划、采购订单

8、至到货接收、检验入库到货接收、检验入库的全过程管理。的全过程管理。 一般采购事务流程一般采购事务流程物流、资金流和信息流流程（生产）物流、资金流和信息流流程（生产）主要环节（主要环节（8 8个）个）1 1、提出需求（采购申请）、提出需求（采购申请） 提出需求的部门包括：生产部门、设备提出需求的部门包括：生产部门、设备检修部门、销售和广告部门、仓库、办检修部门、销售和广告部门、仓库、办公室等使用部门公室等使用部门 应明确：需要什么、需要多少、何时需应明确：需要什么、需要多少、何时需要要 紧急订单紧急订单 小额订单。小额订单。准确地描述需求准确地描述需求 准确地描述需求是采购部门和使用者的共同职准

9、确地描述需求是采购部门和使用者的共同职责责 早期的交流对需求的确认至关重要早期的交流对需求的确认至关重要 统一描述规范统一描述规范 对所需物料加以完整地描述，明确需求数量和对所需物料加以完整地描述，明确需求数量和需求日期需求日期 形式：规范的采购申请表、移动采购申请表、形式：规范的采购申请表、移动采购申请表、物料请购单、系统合同等。物料请购单、系统合同等。2、分析供应市场、分析供应市场SWOT（竞争对手价格，需求规律）（竞争对手价格，需求规律）STP3、制定供应战略、制定供应战略根据目标和企业战略根据目标和企业战略4 4、评估与选择供应商、评估与选择供应商5 5、谈判与签订合同（确定价格和采购

10、条件）、谈判与签订合同（确定价格和采购条件） 询价询价 招投标招投标发出采购订单（根据库存和需求计划）发出采购订单（根据库存和需求计划） 形式多种多样形式多种多样 主要内容：编号、发单日期、供应商名称和地主要内容：编号、发单日期、供应商名称和地址、采购物品的数量和描述、发货日期、运输址、采购物品的数量和描述、发货日期、运输要求、价格、支付条款以及各种约束条款等。要求、价格、支付条款以及各种约束条款等。6 6、跟踪和催货、跟踪和催货 跟踪是按照预先确定的跟踪接触日期，对采购跟踪是按照预先确定的跟踪接触日期，对采购订单进行例行追踪，以确保供应商能够履行其订单进行例行追踪，以确保供应商能够履行其货物

11、发运的承诺。货物发运的承诺。 跟踪的形式：走访、电话、传真、跟踪的形式：走访、电话、传真、email等等; 催货是对供应商施加压力，使其履行最初所作催货是对供应商施加压力，使其履行最初所作出的发运承诺、提前发运货物或加快已经延误出的发运承诺、提前发运货物或加快已经延误的订单及货物的发运。的订单及货物的发运。7 7、验收、验收 目的：确保发出订单所采购的货物已经实际到达，检查目的：确保发出订单所采购的货物已经实际到达，检查所达到的货物是否完好无损，检查货物数量和质量是所达到的货物是否完好无损，检查货物数量和质量是否符合要求，确保有关文件和资料进行登记和移交。否符合要求，确保有关文件和资料进行登记

12、和移交。 质量验收是难点，应明确产品验证体系。质量验收是难点，应明确产品验证体系。 JIT采购有助于减少甚至取消验收环节。采购有助于减少甚至取消验收环节。支付货款支付货款 要求三证齐全：采购订单、发票、验收单要求三证齐全：采购订单、发票、验收单 对发票要进行审核对发票要进行审核8 8、记录：、记录：将与采购有关的文件和资料进行汇集和归档，将与采购有关的文件和资料进行汇集和归档，更新有关记录。更新有关记录。 主要环节流程主要环节流程采购流程设计要注意的问题采购流程设计要注意的问题n1、流畅和一致、流畅和一致n2、关键点、关键点n3、划分权责单位、划分权责单位n4、应有权宜办法、应有权宜办法n5、

13、价值与程序相适应、价值与程序相适应n6、不断改进、不断改进n7、信息化、信息化案例：这是哪种类型的企业？这个案例说明了什么？2、采购制度与工作程序、采购制度与工作程序n明确采购政策与程序明确采购政策与程序n指定各级权限指定各级权限n明确工作内容与规范明确工作内容与规范n相关部门和人员共同参与制定相关部门和人员共同参与制定n装订成册，人手一本装订成册，人手一本n不断修订和完善。不断修订和完善。采购制度采购制度药品采购管理制度药品采购管理制度n案例：某区级医院药品采购制度案例：某区级医院药品采购制度（二）采购与供应管理流程的优化设计（二）采购与供应管理流程的优化设计n1、一个案例、一个案例某医药流

14、通企业的采购付款流程某医药流通企业的采购付款流程关于关于BPRBPR案例背景案例背景n该公司为一中型流通企业，上游供应商众多，由该公司为一中型流通企业，上游供应商众多，由于销售客户不稳定，采购订单多为小订单。于销售客户不稳定，采购订单多为小订单。n该公司每次采购需要核查订单副本、货物验收单、该公司每次采购需要核查订单副本、货物验收单、发票中的发票中的14项数据是否相符才能付款，三证核查项数据是否相符才能付款，三证核查花费了大量的人力和时间。花费了大量的人力和时间。n该公司负责应付帐款的人员该公司负责应付帐款的人员500多人，随着用人多人，随着用人成本增加，给企业造成沉重负担，计划裁员成本增加，

15、给企业造成沉重负担，计划裁员20%。n由于是手工操作，订单与验收单难以吻合，付款由于是手工操作，订单与验收单难以吻合，付款不能及时准确，物料管理工作复杂，财务与业务不能及时准确，物料管理工作复杂，财务与业务数据难以一致。数据难以一致。n分析公司的困境，你作为他的管理咨询分析公司的困境，你作为他的管理咨询人员，为其分析企业的问题所在，并提人员，为其分析企业的问题所在，并提出建议。出建议。流程诊断和重组流程诊断和重组n重构后：只需从中央数据库中查询三项数据：零重构后：只需从中央数据库中查询三项数据：零部件名称、数量、供应商代码即可决定付款。部件名称、数量、供应商代码即可决定付款。n负责应付帐款的人

16、员负责应付帐款的人员125人，实际裁员人，实际裁员75%。n订单与验收单自然吻合，付款及时而准确，财务订单与验收单自然吻合，付款及时而准确，财务与业务数据完全一致，物料管理工作规范与简化。与业务数据完全一致，物料管理工作规范与简化。业务流程重组业务流程重组 （Business Process Reengineering，BPR） n优化的基本思路：优化的基本思路：将现在的数项业务或工作组合，合并合并为一；是否有更好的方式取代取代现有方式给予职工参与决策的权力权力；为同一种工作流程设置若干种若干种进行方式；工作应当超越超越组织的界限，在最有效的信息进行操作；尽量减少减少检查、控制、调整等管理工作

17、；设置项目负责人项目负责人（Case manager）。典型的流程重组典型的流程重组n用信息技术简化流程用信息技术简化流程案例：案例： VMI（供应商管理库存）（供应商管理库存） 医院实名制电子挂号医院实名制电子挂号 n 推荐读物推荐读物 M.Hammer（翰莫）翰莫）. Reengineering Work：Dont Automate，Obliterate. Harvard Business Review, 1990 M. Hammer , J. Champy（詹姆斯詹姆斯.钱皮钱皮). Reengineering theCorporation . 19932、几种新型的采购作业流程、几种新

18、型的采购作业流程n电子化协同采购电子化协同采购：通过：通过Internet将供应链上的合将供应链上的合作伙伴连接在一起，实时进行信息共享和业务作伙伴连接在一起，实时进行信息共享和业务协同，完成采购工作。包括：协同，完成采购工作。包括： 采购计划协同；采购计划协同； 采购订单的执行协同。采购订单的执行协同。nJIT采购采购：供应商在需要的时间，向需要的地：供应商在需要的时间，向需要的地点，以可靠的质量，向需方提供需要的物品。点，以可靠的质量，向需方提供需要的物品。与传统的采购流程相比，它减少了订单下达、与传统的采购流程相比，它减少了订单下达、催货、验收入库、出库等环节。催货、验收入库、出库等环节。nB-to-B在线采购在线采购：采购人员通过：采购人员通过Internet在全在全球范围内即时地同其供应商进行联系和交易。球范围内即时地同其供应商进行联系和交易。 供应商提供的卖方在线系统（供应商提供的卖方在线系统（Sell-side System）; 制造商提供的买方在线系统（制造商提供的买方在线系统（Buy-side System）；）； 第三方在线系统（第三方在线系统（Third-part System）n想想生活中有哪些办事流程你认为是有想想生活中有哪些办事流程你认为是有问题的？以该如何改进？问题的？以该如何改进？