企业采购系统培训资料课件.ppt

1、企业采购系统培训资料 1. 前言 2.系统架构 3.基础信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批处理 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8测验及问卷 课程大纲课程大纲 一、教育训练课程的目的二、系统功能及效益前言前言 了解系统的效益及功能。了解信息搜集及整理重点。熟悉系统的操作方式。了解系统例行作业程序。了解系统上线的步骤及导入程序。一.教育训练课程的目的 供应厂商价格管理。提供料件的请购、采购、进退货管理。提供四种采购预计进货报表。供应厂商进货评核。二.系统功能及效益介绍 提高料件采购流程的效率与正确性。降低生产停工待料的异常发生。加强供应厂商的评核管理提升采购

2、质量。采购异常管理有助于降低成本。(二)、系统效益 1. 前言 2.系统架构 3.基础信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批处理 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8测验及问卷 课程大纲课程大纲 一、系统主画面二、系统功能图三、系统主作业程序概述四、采购系统与其他系统的关联系统架构系统架构 (一)、系统主画面采购管理子系统 基本信息录入 采购人员.供应商创建与列表.采购单据性质 厂商料件管理 品号厂商信息及交易信息录入 价格交易管理 录入核价单 日常交易处理 录入采购单.采购变更.进货及退货作业 采购进度管理 预计进货表.采购明细表 收料验退管理 进货明细表.进

3、货统计表.料件历史进货记录表.验退件退回 细表 交易管理 采购价格调幅表.供应商供货明细表 厂商评核 供应商交货/质量评等.供应商ABC分析表 批处理 重新计算采购已交量.更新供应商月统计信息。结束采购单。 厂商信息查询 应付帐款.应付票据.采购明细.进退货明细.商品计价.进货统计.每月统计(二)、系统功能图 基本信息规划基本信息规划日常日常交易交易登录登录应付票据管理应付票据管理信息创建与核对信息创建与核对期初余额导入期初余额导入应付帐款管理应付帐款管理采购人员、厂商、单据性质采购人员、厂商、单据性质未结案采购单未结案采购单. .品号厂商信息输入品号厂商信息输入基本信息列表基本信息列表录入录

4、入请购单请购单录入录入采购单采购单进货进货. .验收单验收单退回验退件退回验退件录入录入退货单退货单请购单凭证请购单凭证采购单凭证采购单凭证进货单凭证进货单凭证验退单凭证验退单凭证退货单凭证退货单凭证(三)、系 统 主 作 业 程 序 存货管理系统存货管理系统物料需求计划物料需求计划工单管理系统工单管理系统应付账款系统应付账款系统自动分录系统自动分录系统批次需求计划批次需求计划产品结构系统产品结构系统基本信息系统基本信息系统进口管理系统进口管理系统（四）与其他系统的关联性 1. 前言 2.系统架构 3.基础信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批处理 6.异常管理报表 7

5、.期初上线及信息搜集 8测验及问卷 课程大纲课程大纲 1、前序作业2、采购管理系统基础信息创建 基本信息创建及信息字段说明 1. 录入工厂信息2. 录入仓库信息3. 录入部门信息4. 录入币种汇率5. 设置编码原则6. 录入职务类别7. 录入交易对象分类8. 录入页脚/签核9. 录入程序页脚/签核 前序作业基本信息管理信息系统 1、前序作业2、采购管理系统基础信息创建 基础信息创建及信息字段说明 一、供应厂商信息字段说明二、品号厂商的价格管理三、设置采购单据性质建议及信息字段说明 采购管理系统基础信息创建 .采购厂商、托工厂商、生产线的编 码原则应分开设定。.有类别厂商评核需求者，同类厂商 编

6、号应归纳同区间。.厂商有加工亦有采购供货者，为区 分应付帐款科目的管理应区别编号。(一)、厂商编号注意事项 厂商编号范例參考(10码) 1. 核准状况:已核准.尚待核准.不准交易2. 允许分批交货:如“Y”,一张采购单可分多笔进货单进货3. 随货附发票：如“Y”,进货单输入时，发票号码不可空白4. 最近交易日期:由最近一次进货单回写5. 单价管制:可设置“单价超限率”,以控管采购之单价(二)、供应厂商信息字段说明 1. ABC等级可通过供应商ABC分析表更新2. 交货评等可通过供应商评级作业更新3. 质量评等可通过供应商评级作业更新 以上三字段亦可由人工自行输入与维护4.加工费用:加工费用的明

7、细科目(自动分录系统使用)5.应付帐款:应付帐款的明细科目(自动分录系统使用)6.应付票据应付票据的明细科目(自动分录系统使用) 7.付款条件:可开窗选择在基本信息管理 系统中建立的付款条件8.结帐日:验收后 1 个月逢 30 日以上两个字段均为票据管理系统的资金预估及应付系统 所需求的信息例如:验收日期为2001/07/05,则结帐日期为2001/08/30 结帐应付凭单进货单结帐作业的概念结帐作业的概念整批结帐整批结帐 进货单应付凭单进货单应付凭单应付凭单结帐作业的概念结帐作业的概念直接结帐直接结帐 品号厂商信息品号厂商信息甲厂商甲厂商=A A 品号品号 100 100 元元B B 品号品

8、号 200 200 元元采购单采购单进货单进货单(一)、单价默认来源 品号厂商信息采购单进货单进货单更新核价更新核价Y Y当单据核准时，该单当单据核准时，该单据之新单价将保存于据之新单价将保存于品号厂商档中品号厂商档中(二)、更新商品计价(现行单价制) 优点：优点：保留变更记录保留变更记录统一议价统一议价单价权限单价权限Y Y优点：优点：采购权限弹性化采购权限弹性化将来可追加比较差异分析表将来可追加比较差异分析表品号厂商档品号厂商档采购单采购单进货单进货单输入及更改输入及更改权限管制权限管制核价单核价单( (三三) )、标准单价制、标准单价制 报价日期报价日期/ /生效日期失效日期生效日期失效

9、日期核价日期 4/1 4/25 6/10 生效日期 4/1 5/1 7/1 失效日期 6/30 5/31 单价 元 100 99 105采购日期 采购单价 4/105/208/10100 元 99 元105 元 0-100 5 元101-500PCS 4.8 元501-以上 4.5 元单头信息单身信息 101 以上单身信息 501 以上1.由“录入供应商料件价格”中直接输入及维护2.由更新核价的核价单更新 ：厂别区分：系统性质代码(2碼)：序号: 三、单据性质的设置建议及信息字段说明 1. 单别代号： 不可重复，请以数字组合编码。 2.单据性质 : 请购单 进货单 核价单 退货单 采购单 3.

10、编码方式： 码号共有11码,年码数及流水数的位 数可自行设置 (1).日 编:YYMMDD99999 (2).月 编:YYMM9999999 (3).流水号:99999999999 (4).手动编号:在异动作业中自行输入编号 4.自动确认：单据凭证输入完成后，是否马上进行库存帐 务之更新(库存的增减)或者承认单据生效性. 单据如果输入完成还须第二人审查核准后， 才可更新库存者，应设为【N】确认 =凭证核准 交易异动时点 5.自动打印：凭证每输完一张是否马上打印出来。多人或多机共用打印机时应设置为批次打印。 6.更新核价：针对料件厂商交易单据，如采购单、收 料单及料件厂商交易单的性质单别才有 效

11、用。7.核对采购： 针对收料单是否一定要输入采购单才可 办理收料，目的乃避免无采单的收料发 生。 3101 核价单 N N N Y N3201 请购单 N N N N N 3301 采购单 N N N N N3302 服务性采购 N N N N N 3401 进货单(采) N N Y N N 3402 紧急进货单 N Y N N N 3403 服务进货单 N N N N N 3405 赠品进货单 N N N N N 3501 退货单 N N N NN 单别 单据名称 自动 自动 核对 更新 直接 确认 打印 采单 核价 结帐单别示范单别示范 为配合信息的管理请将采购单的编码方式设为自动编号1.

12、 紧急进货单：为紧急采购的需求，尚未有正式采购单，但已有非正式的通知收料者。2. 服务进货单:费用类的进货(请款时记录)若服务性商品必须要采购行为，可另辟服务采购单.若进货商品赠品部份不计费，另外仓库管理数量，则可设赠品进货单，或从库存系統做其他入库。说明：说明： 1. 前言 2.系统架构 3.基础信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批处理 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8测验及问卷 一、采购核价作业程序二、请购作业程序及信息字段说明三、采购作业程序及信息字段说明四、采购变更作业程序及信息字段说明五、进货验收作业程序及信息字段说明六、验退件退回作业程序及信息

13、字段说明七、退货单作业程序及信息字段说明日常异动作业程序及报表管理 书面核准或计算机核准一、采购核价作业程序一、采购核价作业程序品号厂商异动核价单核价单确认更新供应商料件信息核准核准 录入核价单作业1.单据若为更新核价者将更新供应商料件信息。2.若采购商品有分量计价的需求，则直接 由核价单来更新供应商料件。 1.内部需求的凭证2.审查内容为 .品号、数量及需求日期的合理性 .需求来源正确性 (MRP,LRP,再补货建议表,BOM自动请购,其他)(一)、请购作业的目的 1.计划采购时所遗漏的需求。2.超耗用料的额外零星需求。3.非正常需求的其它需求，如客户的额外 订单或代购品。 (二)、一般请购

14、作业的时机 书面核准或计算机确认1.请购明细表2.请购状况表3.料件已请未购明细表4.供应商已请未购列表( (三三) )、请购作业程序、请购作业程序 1. 需求部门：于基本信息管理系统进行录入2. 需求日期：系统默认，由录入品号信息的前置天数推算而得3. 采购单别单号：由请购更新后生成Q:想一想！ 前置时间在哪个系统设定呢?( (四四) )、录入请购单录入请购单的的字段说明字段说明 1. 采购人员:由品号信息中设置2. 供应厂商:即主要供应厂商3. 采购单价:即品号供应商单价4. 采购码:该请购已生成采购单则系统自动更新 ( (五五) )、录入请购信息录入请购信息字段说明字段说明 5.锁定码的

15、意义:当采购人员收到请购信息时，必须针对此请购信息进行审查，选择厂商、确定单价、数量及交期，当信息确定后表示即将要发出采购单，如此步骤完成采购人员必须将锁定码锁定。 将完成的请购信息依供应商分别产生采购单，更新后请: 1.查询录入采购单作业，您将可看到采购单据 的完整信息。 2.请查询录入请购单作业将会看到采购单号。 ( (六六) )、从请购单生成采购单从请购单生成采购单 1.请购明细表2.请购状况表3.品号供应商已请购未采购明细表4.厂商别已请未购列表( (七七) )、请购管理报表说明、请购管理报表说明 录入采购单采购单进度追踪采购单采购单确认需求确认核准供应商供应商预计进预计进货货表表料件

16、料件预计进预计进货货表表工单工单预计进预计进货货表表采购预计进采购预计进货货表表供应商料件交货排程表供应商料件交货排程表采购需求书面或计算机1.现有库存可用量2.品号库存状况表 三、采购作业程序三、采购作业程序 1. 参考单别.参考单号.参考序号.来源单号:输入时可为订单、工单单号或其他备注之有意义单号。2. 已交数量：由进货单及退货单所更新，无须输入。 3. 采购单价：1.供应商料件价格2.最近进价3.标准进价。( (一一) )、录入采购单录入采购单的的字段说明字段说明 4.结束采购单作业：应定期运行本作业对于过期未交的采购件采购人员应定期检视交货的需求性，过期未交者确定要交货时，应以变更交

17、期方式更改采购单据，如果确定不交货时，应要指定结案，避免收料单位又进行收料作业，您可透过采购预计进料表协助进行指定结束作业。 ( (二二) )、采购单信息来源、采购单信息来源采购计划发采购计划发放放从请购单从请购单生成采购生成采购单单MRP采购采购发放发放录入采购单录入采购单从订单自动从订单自动转成采购单转成采购单 四、采购变更作业程序四、采购变更作业程序录入采购变更单采单进度追踪采购变更单采购变更确认变更变更CFMCFM变更核准采购单供应商供应商预计进货表料件预计进货表工单预计进货表采购预计进货表供应商供应商供货统计表 1. 直接更改采购单。2. 通过录入采购变更单处理。3. 将原采购单指定

18、结案,另开一张新的采购单。 ( (一一) )、采单变更处理、采单变更处理的的方式方式 1.采购变更单的单据特性同原采购单别。2.未确认的采单直接从采单更改，无须新 增采购变更单。3.已确定的采购单且已经发出采购者，应 保留变更信息且藉由采购变更通知单通 知相关单位处理变更事宜。 ( (二二) )、采、采购购单变更处理单变更处理的的特性特性 五、进货作业程序五、进货作业程序录入录入进货单进货单进货单进货单到货检验到货检验进料检验货进料检验货供应商供货统计表供应商供货统计表料件历史进货记录料件历史进货记录供应商供应商进进货货明细表明细表供应商供应商进进货货汇总表汇总表采购单采购单取回取回验退验退验

19、退件未退验退件未退明细表明细表发票与送货文件发票与送货文件 (1).到货登记(2).质量检验(3).货款输入资材收料 IQC采购或会计单位权责( (一一) )、录入进货单录入进货单字字段说明段说明 (1). 到货日期预交日 过期码=Y(2). 运行验退件退回 验退码=Y(3). 结帐单确认 结帐码=Y( (一一) )、录入进货单录入进货单字段说明字段说明 1).将纳入存货价值(2).不纳入厂商之应付帐款 (3).如:运费.(1).不纳入存货价值(2).将纳入厂商之应付帐款 (3).如:损坏扣款. 此收料单的应付帐款将无限期冻结 1. 依供应厂商基础信息设置可以管制是否分批交货。2. 可设置料件

20、的允超收率，超额数量禁止到货。3. 可设置收料单是否一定要有采购信息。4. 提供提前交货之预警。5. 依供应厂商基础信息設置可以管制是否随货附发票。(二)、录入进货单主要功能 (三)、进货单确认后对信息有何影响?进货记录采购单库存数量批号信息已交数量? 供应商供货统计表供应商供货明细表料件历史进货记录表料件历史进货汇总表进料记录管理报表 名词定义： 验退：验收前退货 退货：验收后退货退货单信息字段说明验退件退回明细表. 验退件未退明细表六、退回验退件作业 七、退货单作业程序录入退货单采购进度追踪退货单退货单确认核准不良检验退货单供应商采购进货表料件历史进货记录供应商进货明细表供应商进货汇总表1

21、.决定是否冲销已交货2.是否要指定结案 (一)、销货单录入字段说明1. 进货单如进行核对采购管理者，采购单号务必输入。2. 若该品号进行批号管理者，批号栏位务必输入。 1. 退货单为应付帐款的减项。2. 一般退货品应输入原采购单号。如果该采购单已经结案，退货品已经确定不再进货者，采购单应指定结案。3. 如无采购单者，退货单价来自品号供应商信息。4. 进行批号管理者，批号一定要输入。(二)、退货作业的注意事项 1. 前言 2.系统架构 3.基础信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批处理 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8测验及问卷 课课程程大大纲纲 一.重新计算

22、采购已交量二.更新供应商月统计信息三.供应商评级四.供应商ABC分析表批次作业批次作业 1.1.此为信息维护的程序，无须定期运行。当您通过厂商采购交货状况表发现您采购单的已交数量异常，而进货作业及退货凭证信息均正常且正确时，可运行本作业。造成异常的原因为:机器不正常DOWN 机或关机造成数据库更新不正常所导致。 (一)、重新计算采购已交量 1. 更新的时机：当该月份应付帐款已经结算完成后2. 信息更新后您可于厂商信息查询作业中查看统计结果 (二)、更新供应商月统计信息 1. 本作业应先行运行后才可运行ABC分析，因为ABC 分析表将会将此两种评等显示于报表中，以便参考。2. 信息统计完成将更新

23、供应商基本信息 之交货评等及质量评等字段。(三)、供应商评级 0%-75%-90%-100%A E F D O P H F G A E F D O P H F G C L IC L I累计进货百分比累计进货百分比厂商厂商进进货货金金额额% % A A 级级 B B 级级 C C级级100%100%(四)、供应商ABC 分析表 1. 前言 2.系统架构 3.基础信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批处理 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8测验及问卷 课课程程大大纲纲 1.采购价格异常表2.供应商收料异常表异常管理报表异常管理报表 采购厂商非主要厂商 (P )采购

24、厂商不存在料件供应商 ()采购单价不等于料件供应商之单价 ()采购进价不等于标准进价 ()（一）、采购价格异常表 异常种类：早交、迟交、短交、超收溢价、低价、不良、扣款（二）、供应商收料异常表 1. 前言 2.系统架构 3.基础信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批处理 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8测验及问卷 课程大纲课程大纲 1.未结束采购单信息录入2.品号厂商信息录入期初上线及信息搜集 在系统上线时，可能手头上有许多已发的采购单，但尚未进货完毕，必须对这些信息加以 收集整理，然后利用“采购单录入流程”输入，如此，才能在系统上线后对这些采购单纳入进货的管制。期初上线及信息搜集 在系统上线前，收集目前供应商商品计价信息，利用“ 核价单”或“供应商料件价格”输入，如此，才能在系统上线后对这些厂商发采购单时单价作预设。（二）、供应商商品计价信息登入 1.预计进货的追踪信息将会有所遗漏2.对所产生的生产计划或采购计划量 将产生预估供给的低估。3.收料货单无法追溯采购单来源。期初余额不导入可不可以？ 期初資料不導入可不可以？3.因无标准单价可参考，主管对于单价审查必须更加仔细与小心。1.重新输入料件厂商的交易单据更新2.采购单录入时由采购人员逐笔输入 单价后更新成标准的厂商料件单价。 1.请所有学员参与测验2.测验内容有不清楚者请发问课后测验