制度和函件的管理体系课件.ppt

1、制度与函件管理流程目录q 为什么要在集团范围内统一制度和函件管理体系为什么要在集团范围内统一制度和函件管理体系q XXX集团文件的分类集团文件的分类q XXX集团文件编码系统集团文件编码系统q XXX集团文件编、审、批流程集团文件编、审、批流程q XXX集团制度与函件的管理组织集团制度与函件的管理组织q 关于新的制度和函件体系落地实施的思考关于新的制度和函件体系落地实施的思考q 管理制度执行的监督方式管理制度执行的监督方式q 制度与函件体系的培训与宣导需求制度与函件体系的培训与宣导需求为什么要在集团范围内统一制度和函件管理体系统一的制度和函件管理体系带来好处：1. 帮助新公司建设过程中，制度快

2、速复制和落地，支持XXX集团的全国快速布局。2. 打通上传下达通道，快速准确传递总部管理层意志，及时获得资公司的管理程度反馈；3. 为集团高效支撑集团政策4. 企业的管理更加高效5. 规矩集团文档的管理，并在此基础上为各类信息、制度、工艺的共享提供通道6. 帮助节约的生产成本和管理成本、提高管理效率；7. 使集团、分子公司的制度建设在统一的标准架构下；8. 有效支撑和保障人力资源变革项目的落地。9. 通过制度来传递管理XXX集团制度和函件管理体系构成n文档清晰分类原则n编码体系n编审批流程制度和函件制度和函件的管理体系的管理体系q制度的落地q制度执行监控完善制度和函件管理体系是制度落地、和监控

3、的最直接、最有效的保障完善制度和函件管理体系是制度落地、和监控的最直接、最有效的保障目录q为什么要在集团范围内统一制度和函件管理体系qXXX集团文件的分类qXXX集团文件编码系统qXXX集团文件编、审、批流程qXXX集团制度与函件的管理组织构想q关于新的制度和函件体系落地实施的思考q管理制度执行的监督方式q制度与函件体系的培训与宣导需求XXX集团文件的分类1.1.政策程序政策程序1.1.管理流程管理流程2.2.管理程序（分集团层面和子公司层面管理程序（分集团层面和子公司层面2 2级）级）3.3.组织程序（部门职责和岗位职责）组织程序（部门职责和岗位职责）4.4.技术程序技术程序 1.1.集团字

4、集团字2.2.集团函集团函3.3.子公司函、中心子公司函、中心1.1.工作联络单工作联络单2.2.会议纪要会议纪要3.3.业务单据业务单据1 12 23 34 4第一层次：政策类第一层次：政策类第二层次：管理程序类第二层次：管理程序类（执行层面文件）（执行层面文件）第三层次：函件类第三层次：函件类第四层次：记录、单据类第四层次：记录、单据类XXX集团制度分类（介绍每一个分类的定义、价值、作用）q 制度分类：制度分类：管理流程技术程序政策程序政策程序组织程序管理程序管理体系文件XXX集团制度分类-制度定义制度定义技术类程序技术类程序组织程序组织程序管理程序管理程序管理流程管理流程政策文件政策文件

5、n生产工艺、质量控制程序、实验操作程序等文件生产工艺、质量控制程序、实验操作程序等文件n组织职责文件、职位说明书文件组织职责文件、职位说明书文件n集团和各子公司管理类的制度、规定集团和各子公司管理类的制度、规定n核心性的业务实用标准流程文件核心性的业务实用标准流程文件n集团主要业务未来的管理原则、发展模式、发展战略为主要集团主要业务未来的管理原则、发展模式、发展战略为主要内容纲领性文件；大业务的内容纲领性文件；大业务的“宪法宪法”XXX集团制度分类-制度价值、作用制度价值、作用技术类程序组织程序管理程序管理流程政策文件n统一管理的技术文件能帮助企业产品质量水平差距缩小n组织职责的梳理便于理清各

6、业务部门之间业务范围，清理管理死角n制度规定n保证业务主线清晰、层次清晰、接口清晰、输入输出的清晰n能够实现主动对流程优化的管理n能够结合流程建设驱动业务体系的完善n为每个业务模块的运行提供明确的指导，防治四处开花、无原则发展n集中各部门总监撰写，梳理过程将脑子中的优秀经验固化n经验分享。XXX集团函件分类 q 集团字集团字q 集团函集团函q 子公司函、中心子公司函、中心目录q为什么要在集团范围内统一制度和函件管理体系qXXX集团文件的分类qXXX集团文件编码系统qXXX集团文件变审批流程qXXX集团制度与函件的管理组织构想q关于新的制度和函件体系落地实施的思考q管理制度执行的监督方式q制度与

7、函件体系的培训与宣导需求建立结构层次清晰的管理体系文件编码体系的作用、价值p形成集团、分、子公司、业务、文档统一的缩写识别形成集团、分、子公司、业务、文档统一的缩写识别符号为未来的（符号为未来的（IT、OA等）系统的整合提供统一的标等）系统的整合提供统一的标准。准。p未来集团与外部企业（尤其是外资企业）管理接轨未来集团与外部企业（尤其是外资企业）管理接轨p形成统一的标识码为企业的信息管理提供检索形成统一的标识码为企业的信息管理提供检索、识别保障、识别保障q内业务往来建立统一的识别标准内业务往来建立统一的识别标准q集团内关联交易的结算便宜性集团内关联交易的结算便宜性q为集团各类管理文件拟制为集团

8、各类管理文件拟制/修改、发布、检索和修改、发布、检索和使用提供指导。使用提供指导。1234第一层次作用第二层次作用第三层次作用第四层次作用XXX集团编码体系介绍中文名称中文名称编码编码中文名称中文名称编码编码中文名称中文名称编码编码XXX集团集团集团集团 HDG 泰州泰州XXX集团集团 TZH 广州海贝广州海贝 GHB 成都成都XXX集团集团 CDH 湛江湛江XXX集团集团 ZJH 清远海贝清远海贝 QHB 湖北湖北XXX集团集团 HBH 广州大川广州大川 GDC 佛山海航佛山海航 FHH 海因特海因特 HYT 广州容川广州容川 GRC 佛山海普佛山海普 FHP 湖南湖南XXX集团集团 HNH

9、 广州海维广州海维 GHW 啤酒糟啤酒糟PJZ 苏州苏州XXX集团集团 SZH 广州海合广州海合 GHH HDGHDG- -PRPR- -HRHR- -001001 = XXX = XXX集团集团管理流程文件的序号为集团集团管理流程文件的序号为001001的流程的流程第一部分：第一部分：HDGHDG：XXXXXX集团集团集团公司集团公司第三部分第三部分: :HR:HR:业务架构业务架构是是HRHR第二部分第二部分: :PR:ProcessPR:Process, ,表示流程文件表示流程文件第四部分：第四部分：流水号流水号制度所属总部、分、子公司编码规则总部和子公司的编码由三位大写字母组成总部和子

10、公司的编码由三位大写字母组成q XXX集团集团编码固定为“HDG”，其他任何公司的缩写不能与之雷同。q 三个字组成公司名使用字拼音首位：如海因特对应“HYT”q 公司名由省份、城市名加“XXX集团”组成，编码为地域名拼音首位加“H”组成，如成都XXX集团对应“CDH”q 公司名由城市名加“特定名”组成，编码由公司所在城市名拼音首位加特定名拼音首位组成，如广州容川对应“GRC”XXX集团编码体系介绍HDGHDG- -PRPR- -HRHR- -001001 = XXX = XXX集团集团管理流程文件的序号为集团集团管理流程文件的序号为001001的流程的流程第一部分：第一部分：HDGHDG：XX

11、XXXX集团集团集团公司集团公司第三部分第三部分: :HR:HR:业务架构业务架构是是HRHR第二部分第二部分: :PR:ProcessPR:Process, ,表示流程文件表示流程文件第四部分：第四部分：流水号流水号简码简码文件代码全称文件代码全称中文说明中文说明PDPolicy Document政策程序文件PRProcess管理流程RRRules and Regulations管理规定TPTechnology Process技术工艺文件OLOfficial letter字HAHAN函MMMeeting Minutes 会议纪要XXX集团编码体系介绍HDGHDG- -PRPR- -HRHR-

12、 -001001 = XXX = XXX集团集团管理流程文件的序号为集团集团管理流程文件的序号为001001的流程的流程第一部分：第一部分：HDGHDG：XXXXXX集团集团集团公司集团公司第三部分第三部分: :HR:HR:业务架构业务架构是是HRHR第二部分第二部分: :PR:ProcessPR:Process, ,表示流程文件表示流程文件第四部分：第四部分：流水号流水号业务模块简码业务模块简码业务模块代码全称业务模块代码全称中文说明中文说明MKTMarketing市场R&DResearch and Development研究与开发PMPurchase Management采购管理MMMan

13、ufacturing Management生产管理EMEngineering Management 工程管理SMSales Management销售管理IT Information Technology 信息技术AOAdministration and Office Management办公室FNFinance 财务HRHuman Resource 人力资源目录q为什么要在集团范围内统一制度和函件管理体系qXXX集团文件的分类qXXX集团文件编码系统qXXX集团文件编、审、批流程qXXX集团制度与函件的管理组织构想q关于新的制度和函件体系落地实施的思考q管理制度执行的监督方式q制度与函件体系的

14、培训与宣导需求XXX集团制度、函件的编审批流程价值、作用q 形成制度、函件的生命周期的过程控制q 责任主线清晰、层次清晰、接口清晰、输入输出的清晰q 完成不同分类/级别的制度的权限区分q 能够实现主动对制度优化的管理q 根据制度的类别的建立编审批流程，使职责获得有效分解。在强化权限与责任时兼顾使管理层工作效率的优化XXX集团制度、函件的编审批流程NO.函件名称函件名称拟制拟制审核（会审核（会签）签）审查审查签发签发存档存档发放发放备注备注1集团字中心员工相关中心总监总裁办董事长/总裁总裁办总裁办2集团函中心员工相关中心总监总裁办总裁总裁办总裁办3中心函中心员工相关中心总监总裁办相关中心总监总裁

15、办总裁办4子公司函员工部门经理分、子办公室总经理分、子公司办公室分、子公司办公室重要函件总裁办备份XXX集团制度、函件的编审批流程NO.制度名制度名称称拟制拟制审核审核（会签）（会签）审查审查批准批准存档存档发放发放备注备注1政策程序中心总监总裁总裁办董事长/总裁总裁办总裁办2管理流程员工部门经理中心总监总裁总裁办总裁办3管理程序（集团）中心员工部门经理总裁办总裁/中心总监总裁办总裁办4管理程序（子公司）子公司员工部门经理子公司办公室总经理子公司办公室5集团技术程序员工部门经理总裁办相关中心总监总裁办总裁办6分、子技术程序员工部门经理/相关中心分、子办公室总经理分、子公司办公司分、子公司办公室

16、总裁办备档目录q为什么要在集团范围内统一制度和函件管理体系qXXX集团文件的分类qXXX集团文件编码系统qXXX集团文件编、审、批流程qXXX集团制度与函件的管理组织构想q关于新的制度和函件体系落地实施的思考q管理制度执行的监督方式q制度与函件体系的培训与宣导需求XXX集团制度与函件的管理组织q .(总裁办、也定义各个子公司办公室的协调作用和人员配备)q 特别强调一些文档管理功能，需要建立q 监察责任q 总裁办负责文档管理q 制度的监控放在审计部关于新的制度和函件体系落地实施的思考q 所有的制度必须经过本体系重新发布才算有效q 统一的归口强制每一个新的或升级的制度、函件走流，通过专业部门总裁办和办公室来保证q 总裁办负有监查监督责任，对集团范围内是否按照新制度、函件体系发布文件进行监控q 分公司办公室人员相当于总裁职责。管理制度执行的监督方式q发布部门本身负有自我监控责任q各中心对所属领域的制度执行情况有监督监查权力和责任q总裁办对公司所有制度的执行情况有整体监督监查权力和责任制度与函件体系的培训与宣导需求q 第一个要求级别是专业人员，总裁办的和各个子公司办公司的，要求最高，要了如指掌q 第二个要求级别是各级管理人员,要q 第三个是所有员工，要.