会展项目管理.课件.ppt
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- 会展 项目 管理 课件
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1、第三章 会展项目管理第一节 概述一、项目管理一、项目管理(一)、项目(一)、项目 1 1、项目是要在一定时间、在预算规定范围内,、项目是要在一定时间、在预算规定范围内,达到预定质量水平的一项一次性任务。达到预定质量水平的一项一次性任务。 (中国工业科技管理大连培训中心“项目管理”) 2 2、项目是指在总体上符合如下条件的唯一性任务:、项目是指在总体上符合如下条件的唯一性任务:l 具有一定的目标具有一定的目标; ;l 具有时间、财务、人力和其他限制条件具有时间、财务、人力和其他限制条件; ;l 具有专门的组织具有专门的组织。(德国国家标准DLN69901)l (二)、项目涉及的因素(二)、项目涉
2、及的因素项目项目 l概念(启动)阶段()l开发(规划)阶段( )l实施阶段( )l收尾(结束)阶段() 二、 成本、进度、质量三者之间的相互关系 成本进度质量好高快oXZY项目阶段中过程的重叠和活动强度在一个阶段中过程分组的重叠时间活动进展程度启动过程启动过程计划过程计划过程执行过程执行过程控制过程控制过程收尾过程收尾过程开始开始结束结束第二节会展项目经理与项目组织管理第二节会展项目经理与项目组织管理l一、会展项目经理l(一)职位(职责)l(二)会展项目经理人角色定位二、会展项目团队二、会展项目团队l1、组成l2、特点l3、不同阶段三、项目组织结构三、项目组织结构l 1、职能式l2、项目型组织
3、l3、矩阵式组织第三节 会议项目管理会前管理会前管理会中管理会中管理会后管理会后管理一、会前管理1、会议策划、会议策划 将成功会议的所有要素组合在一起的过将成功会议的所有要素组合在一起的过程。会议相关组织者程。会议相关组织者谋求自我生存的最佳环谋求自我生存的最佳环境和市场竞争的必要优势而进行的创新或精境和市场竞争的必要优势而进行的创新或精密性的决策思维方式。密性的决策思维方式。 (1)策划委员会)策划委员会(2)会议市场调查)会议市场调查(3)策划方案)策划方案会议时间包括召开时间、时间长短包括召开时间、时间长短召开时间要避开关键日期、节假日、重要运动召开时间要避开关键日期、节假日、重要运动会
4、及特殊活动、季节性因素会及特殊活动、季节性因素议程: 一次会议所要讨论的问题及进展程序 日期日期时间时间内容内容议题议题发言人发言人主持人主持人年年月月日日8:309:30开幕式开幕式领导致辞领导致辞 9:3010:45学术交流学术交流论文论文10:4511:00茶歇茶歇11:0012:00学术交流学术交流论文论文12:0013:30午餐午餐13:3015:15学术交流学术交流论文论文15:1515:30茶歇茶歇15:3017:30学术交流学术交流论文论文17:3018:30晚餐晚餐 会议会议举办城市:距离和交通情况、举办会议历史、食宿及配套设施、费用、安全、举办城市:距离和交通情况、举办会议
5、历史、食宿及配套设施、费用、安全、景点等景点等会议场所:会议目标、形态、需求、与会者的期望、会议地点的设施与环境会议场所:会议目标、形态、需求、与会者的期望、会议地点的设施与环境 饭店、会议中心、大学、轮船、疗养地、主题公园、公共建筑、公司内部饭店、会议中心、大学、轮船、疗养地、主题公园、公共建筑、公司内部会议地点等会议地点等 l会议策划者要求的会议地点的特征会议策划者要求的会议地点的特征 l1. 适当的会议空间适当的会议空间 : 是否有是够的会议空间以使会议正常举是否有是够的会议空间以使会议正常举 l2. 充足的客房充足的客房 : 尽可能地把所有与会者安排住在同一家酒店尽可能地把所有与会者安
6、排住在同一家酒店 l3. 足够的展示空间足够的展示空间 : 如果会议同时如果会议同时 , 举举大型的展览活动就需要有在酒店内大型的展览活动就需要有在酒店内或附近有足够的展示空间或附近有足够的展示空间l 4. 优越地优越地位置位置 : 中心位置对很多业务繁忙的社团组织成员很重要中心位置对很多业务繁忙的社团组织成员很重要 l5. 服务服务 : 员工的专业知员工的专业知对提供优对提供优的服务十分重要的服务十分重要会议地点会议地点选择好关键讲演者选择好关键讲演者计划好会议活动类型计划好会议活动类型提供相关城市观光或商业参观提供相关城市观光或商业参观合理安排时间合理安排时间需注意的问题需注意的问题2、会
7、议预算(1)预算步骤)预算步骤确认是盈利还是保证收支平衡确认是盈利还是保证收支平衡理清费用:固定、变动费用理清费用:固定、变动费用编制预算编制预算(2)预算内容交通费:往返交通、会中交通费交通费:往返交通、会中交通费会议室会议室/ /厅费用:会议场地租金、设施租赁、厅费用:会议场地租金、设施租赁、布置等布置等杂费杂费视听设备视听设备 住宿费住宿费餐饮费餐饮费餐费早餐:自助餐早餐:自助餐中餐及晚餐:正餐,按人数,自助餐中餐及晚餐:正餐,按人数,自助餐酒水及服务费:酒水及服务费:会场茶歇:按人数,分西式、中式会场茶歇:按人数,分西式、中式联谊酒会联谊酒会/ /舞会:舞会:演员及节目:演员及节目:4
8、、預算總結、預算總結序號項目預算金額實際金額1收入合計2固定支出3可變支出4支出合計剩餘收入減去編制會議預算程序編制會議預算程序價格手冊估計會議人數歷史數據計算會議支出估計會議收入預算總結會議組委會批准注册费的测算l注册费=(会议固定支出+不可预见费)/会议人数+每位代表的可变支出l FC+VC+C lR= l D lD:会议人数lFc:会议固定收入lC:不可预见费lVc:会议可变支出不可预见费不可预见费vcFc+vcvcC=不可预见费约为总支出的5-20%会议经费预算总结预算总结l如编制出的预算收入大于支出,这可以通过,如收入小于支出,可需要调整,如何调整需要说明特别说明调整的方法。预算总结
9、中要加上不可预见费(总支出5-10%),如少了则需增加注册费。预算编制完成提交给组织委员会审批,如实国际会议则提交给国际组织批准预算调整预算调整l(一)调整的原因l数据变化,预算则需要调整;根本的原因就是注册人数的变化和赞助费用的变化;国内外参会人员之间的比例变化;预算调整的时机预算调整的时机l对参会人员预测是在论文征集结束之后和提前注册结束之后。l1、论文征集结束之后的调整l2、注册截至后的调整l3、突发事件的调整。3、会议营销(1)营销对象)营销对象营销对象营销对象营销目的营销目的主要营销内容主要营销内容营销重点营销重点与会者与会者吸引参会吸引参会举办地、会议地点的设施和服务、举办地、会议
10、地点的设施和服务、会议主题和议程安排、演讲、人会议主题和议程安排、演讲、人际关系网络、会后旅游际关系网络、会后旅游学习和体验学习和体验赞助商赞助商获得赞助获得赞助形象效应和新闻效应形象效应和新闻效应回报方案回报方案政府、协会政府、协会及公众及公众求得支持求得支持和赞助和赞助会议对举办地的经济、社会效应等会议对举办地的经济、社会效应等效应效应媒体媒体扩大影响扩大影响会议对举办地的效应、媒体的价值会议对举办地的效应、媒体的价值新闻价值新闻价值演讲人演讲人嘉宾嘉宾吸引参会吸引参会举办地、会议地点的服务、会议主举办地、会议地点的服务、会议主题、人际关系网络、会后旅游题、人际关系网络、会后旅游服务、安全
11、服务、安全和报酬和报酬会议产品的吸会议产品的吸引力要素引力要素(2)宣传资料的设计与制作会议基本情况:主题、时间、地点、议程会议基本情况:主题、时间、地点、议程等等会议带给与会者的利益会议带给与会者的利益会议创新会议创新配套服务项目配套服务项目注册信息:优惠措施、联系方式等注册信息:优惠措施、联系方式等(3)销售渠道直接销售直接销售会议业和所涉及的行业协会会议业和所涉及的行业协会目的地营销组织目的地营销组织通过代理和中介机构通过代理和中介机构其他:咨询机构等其他:咨询机构等 (4)促销手段广告宣传:刊物、电视、户外广告等广告宣传:刊物、电视、户外广告等直接邮寄直接邮寄网络促销:电子邮件、会展网
12、站网络促销:电子邮件、会展网站电话营销:会前两月左右,注重技巧电话营销:会前两月左右,注重技巧公共关系公共关系会议反馈表会议反馈表4、会场布置(1)会议室)会议室上下相对式:主席台和代表席上下面对上下相对式:主席台和代表席上下面对全围式:不设专门主席台全围式:不设专门主席台半围式:主席台正面和两侧安排代表席半围式:主席台正面和两侧安排代表席分散式:若干个会议桌组成分散式:若干个会议桌组成并列式:纵向或横向并列并列式:纵向或横向并列会议室的布置l剧场一层会议室设备完备的大剧场会议室设备完备的大剧场-二层二层杏坛剧场北青盈之宝剧场北青盈之宝剧场中空形中空形l圆形中空中空-正方形正方形中空中空长方形
13、长方形.中空中空-椭圆形椭圆形董事会长方形会议室董事会长方形会议室 U U形于马蹄铁形形于马蹄铁形叠层叠层U形形 E教室形教室形 教室型教室型讨论会(宴会)形讨论会(宴会)形常见座椅安排 U字形字形 课堂型课堂型 剧院型(礼堂型)剧院型(礼堂型) 会议型会议型(2)主席台和讲台)主席台和讲台 讲台位于主席台的中心或右边讲台位于主席台的中心或右边(3)会场装饰)会场装饰会标、标语和国旗会标、标语和国旗花卉或绿色植物花卉或绿色植物 (4)设施音响:麦克风、音箱等音响:麦克风、音箱等 放映设备:投影和屏幕放映设备:投影和屏幕 灯光:灯光:录像:录像:同声翻译系统同声翻译系统其他设备:挂图、黑板等其他
14、设备:挂图、黑板等 二、会中管理1、接站、接站2、报到:发放资料、报到:发放资料、 礼品、分配房间等礼品、分配房间等3、入场:、入场:4、现场接待:会议记录、拍照、录音等、现场接待:会议记录、拍照、录音等5、特殊事件处理:记者会、紧急医疗、卫生问题、特殊事件处理:记者会、紧急医疗、卫生问题、火灾、盗窃等火灾、盗窃等6、送站、送站闭幕式:闭幕式:http:/ 主办者和承办者、会议主题相关性、目主办者和承办者、会议主题相关性、目标明确性和整体策划、会议地点、市场宣标明确性和整体策划、会议地点、市场宣传、公共关系、会议预算、发言人、会议传、公共关系、会议预算、发言人、会议交通交通 lA、会议议程及内
15、容、会议议程及内容lB、会议各项活动、会议各项活动C、会议附设展览活动D、会议场所设施、服务与环境E、会议住宿、餐饮F、会议目的地的质量G、会议宣传促销与接待工作第三节 展览项目管理展前管理展前管理展中管理展中管理展后管理展后管理一、展前管理1、项目策划、项目策划(1)市场调研)市场调研 产业环境、市场需求、同类展会、相产业环境、市场需求、同类展会、相关法律法规关法律法规 (2)题材选择(提出展会的基本框架 )确定展览行业:确定展览行业:选择展览题材:选择展览题材: 新立、分列、拓展、合并新立、分列、拓展、合并(3)展会立项名称:基本(性质)、限定(时间、地点、范围)、核名称:基本(性质)、限
16、定(时间、地点、范围)、核心(行业)心(行业) 标识:标准字和标识:标准字和LOGO 举办地点:城市和场馆举办地点:城市和场馆举办时间和频率举办时间和频率l展会规模和定位:展会规模和定位:l办展机构:主办、承办、协办、支持、合作单位等办展机构:主办、承办、协办、支持、合作单位等展会名称和标识选择展馆的因素保证大规模人流的畅通、方便和安全保证大规模人流的畅通、方便和安全展馆形象展馆形象展馆性质展馆性质配套设施配套设施展馆的规定展馆的规定举办时间和频率举办时间包括开展、筹展和撤展及公众开放日期举办时间包括开展、筹展和撤展及公众开放日期行业产品生命周期决定办展频率行业产品生命周期决定办展频率展览时间
17、的长短没有一个统一的标准,要视不同的展会具体而定展览时间的长短没有一个统一的标准,要视不同的展会具体而定有些展会的展览时间可以很长,如世博会的展期长达几个月甚至有些展会的展览时间可以很长,如世博会的展期长达几个月甚至半年半年;但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说,展期一般是但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说,展期一般是3-5天天为宜为宜展会规模展会规模:展会规模:展会规模包括三个方面的含义:一展会规模包括三个方面的含义:一是展会的展览面积是多少,二是参展单位的数是展会的展览面积是多少,二是参展单位的数量是多少,三是参观展会的观众有多少在策划量是多少,三是参观展会的观众有多少在策划举办一个展会
18、时,对这三个方面都要作出预测举办一个展会时,对这三个方面都要作出预测和规划和规划展会定位:l通俗地讲,展会定位就是要清晰地告诉参通俗地讲,展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会是什么和有什么,具展企业和观众本展会是什么和有什么,具体地说,展会定位就是办展机构根据自身体地说,展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况,通过建立和的资源条件和市场竞争状况,通过建立和发展展会的差异化竞争优势,使自己举办发展展会的差异化竞争优势,使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程个鲜明而独特的印象的过程2、招展管理(1)建立目标参
19、展商的数据库)建立目标参展商的数据库(2)展区和展位划分)展区和展位划分(3)价格制定)价格制定(4)制定招展函)制定招展函(5)宣传推广)宣传推广人员推广和宣传人员推广和宣传l展会宣传类型l(1)显露型宣传推广l适合展会初期;迅速提高知名度;简洁的信息l(2)认知型宣传推广。重点是增加受众对展会的深入认识、特点和优势l(3)促销型宣传推广:短期、重点在于效应和轰动l(4)竞争型宣传推广:针锋相对l(5)形象型宣传推广:形象认同、沟通、忠诚度、信任人员推广人员推广人员推广方式发函电话传真拜访广告广告l(1)广告内容和制作方式l广告的特征与目的:自由开放,受众自主;吸引受众;内容的客观与特色。l
20、制作方式:前三四个月l(2)媒体选择l媒体都有自己的受众群体l消费类:大众媒体l贸易类:经济媒体l大众传媒选择l专业刊物选择l户外广告选择l其他广告选择:夹页宣傳的技巧l平民法平民法:l訴諸恐懼訴諸恐懼:l樂隊花車樂隊花車bandwagon : 紅鯡魚紅鯡魚:l代罪羔羊代罪羔羊:。 l轉移法轉移法:l證言法證言法:l貼標籤貼標籤:l光輝普照光輝普照:l雙言巧語雙言巧語:选择合适的网络广告传播方式l网络广告的方式,分坦城布公式、说服感化式、货比三家式、诱客深入式。1、坦诚布公式是在将自己的产品性能及特点,客观公正地讲给顾客。为了达到客观性和科学性,可以借助科学手段方法,比如物理、化学方法进行产品
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