会议组织与管理课件.pptx

1、秘书理论与实务 THEORY AND PRACTICE OF SECRETARY模块五 会议组织与管理不开空话连篇的会，不发离题万里的议论。 邓小平唯一有价值的创意会议是，参与的每个人都以相同的事实开始为讨论的基准，不论点子乍听之下有多狂野，也都有雅量相待，并表现出谦和的尊重。 美国广告大师李奥贝纳职场职场名言名言会前筹备办会认知会中服务会后落实高效开会目录CONTENTS会议组织与管理综合实训素质培养目标教学模式教学形式1.准确认知并领悟会议的内涵和要素，了解提升会议效率的方法和途径;2.准确认知会议筹备工作的流程和工作要求，能够制定日程、议程、通知和预算方案;3.准确认知并领悟会中服务工作

2、的流程和工作要求，能够做好会议记录，编写简报以及处理会中的突发事件;4准确认知会后落实工作的内容和要求，能够结算经费、撰写会议规要，妥当整理会议资料。行动导向，项目实施。1.典型案例分析;2.职业情境模拟;3.第二课堂实际操作等。1.学生分组实施项目:全班划分为若干小组，要求小组成员集体备课，团队合作进行典型案例分析、职业情境模拟、第二课堂实际操作等。2.现代化办公设备运用:运用多媒体设备，制作PPT配合案例分析或情境模拟;制作案例分析报告等文本(均在计算机上完成)，打印并装订成册。会议作为一种重要的沟通方式广泛地应用于工作中，是企业管理中的重要内容。会议组织与管理技巧是秘书人员一项非常重要的

3、工作技能。本模块紧密结合现代企业会议工作的要求，通过“行动导向，项目实施”的教学模式，指导学生正确认知会议的内涵和要素，掌握会议组织和管理的工作内容和方法技巧，了解提升会议效率的方法和途径。知识能力目标1.准确认知并领悟会议的内涵和要素，了解提升会议效率的方法和途径;2.准确认知会议筹备工作的流程和工作要求，能够制定日程、议程、通知和预算方案;s.准确认知并领悟会中服务工作的流程和工作要求，能够做好会议记录、编写简报以及处理会中的突发事件;4.准确认知会后落实工作的内容和要求，能够结算经费、撰写会议纪要，妥当整理会议资料。模块导读办会认知01案例导入：改进会议天地实业公司生产部经理，经常通过召

4、开会议来解决问题和处理工作，同时他自己又必须参加很多上司主持召开的会议。他感觉整天忙于各种会议，无暇处理业务，造成工作上的被动，为此下决心改进会议。过去，他每召集一次会议，不管会议内容是什么，总是要求下属所有的负责人来开会。结果，会议规模很大。每位参加者为了表示对会议重视，大都至少提出一个问题，而多数问题，都与会议议题无关，这就难免使会议时间拖得很长。究竟怎样确定与会人员的范围才合理呢？经过认真分析研究，他找到了一个两全其美的办法。这就是：会前，先分发一份会议须知单，内容大都为：某月某日某点，在某会议室，讨论某问题，已邀请有关领导同志参加讨论，如你认为需要了解有关情况或愿参加讨论，届时出席。未

5、到会者，我们将于会后立即送上会议讨论纪要，供你参考并提出意见。过去每次会议都要十多人参加，并且时间很长。而现在只有少数几个人参加，再加一个记录的秘书，用一个小时左右就会把会开完了，而且也没有人敢怠慢。你对案例你对案例1 1怎么看？怎么看？你对会议的组织和管理了解多少你对会议的组织和管理了解多少? ?案例导入:时装秀方案 某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下： 1会议名称：“2012XX服装集团夏季时装秀”。 2参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领

6、导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。 3会议主持人：XX集团公司负责销售工作的副总经理。 4会议时间：2012年5月18日上午9点30至11点。 5会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。 6会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表、服装集团产品介绍资料、订货意向书、购销合同。 7会址：服装集团小礼堂。 8会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。 9会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料

7、、足够的椅子、纪念品（每人发XX服装集团生产的T恤衫1件） 10会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。安排交通车接送来宾。展示会后安排工作午餐。 根根据自己对会议内涵和要素的了解认知情况，据自己对会议内涵和要素的了解认知情况，思考案例思考案例2“时装秀时装秀”方案中小李的会方案中小李的会议方案有无改进的地方？议方案有无改进的地方？启程 需要你坚强自信秘书“办会”的工作，指的就是秘书办理会议事务的工作。秘书要做好会议的管理工作，首先需对会议的基本功能、要素、方法以及工作内容有所了解。会议工作有明显的阶段性特征，不同阶段的工作内容和重心是不同的，抓住这个特点，就能在会议管理中

8、，既有宏观的把握能力，又能脚踏实地地做好具体的工作。知识平台一、会议的内涵会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。从字面含义上看，“会议”一次中“会”有聚会、见面等意思，“议”是讨论、商议的意思，因此“会议”的基本意思应包含聚会并商议两层意思。但在现实社会中，会议却有多种形式：有的是聚会并商议，如各种代表大会、办公会、论证会、评审会等；有的是聚合集会，而“议”则用沟通信息取代了，如报告会、传达会、“吹风会”、记者招待会、新闻发布会等；还有的聚会只为表达某种意愿，如誓师会、庆祝会、团拜会、联谊会、欢迎会等。在以上会议的三种模式基础上，交叉融合，各有侧重，又可演变成各

9、种类型、各种形式的会议。二、会议的要素 正式会议必须有一个恰当的、确切的名称。会议名称往往由三部分组成： 第一部分：会议的主持、召集单位。 第二部分：会议的主体，即主要内容（议题）或主体（与会者）可细分为三种情况 第三部分：会议的种类（名称），在会议名称的末尾，如：XXX会、XXX大会、XXX座谈会等。1.会议名称2.会议议题 指会议所要讨论的问题。会议议题尽量集中，不宜过多，不宜太分散。议题产生有两种情况：一种是领导指定；另一种是秘书调研，综合信息后提出，由领导审定。3.会议组织者和与会者 组织者是组织、召集会议的会议工作者；与会者指参加会议讨论问题、形成决议、了解情况、掌握信息的人员。4会

10、议时间：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是每次会议的时间限度。其中每次会议的时间限度，最好不要超过1小时。5会议地点又称会址，既指会议所在的城镇，也指会议召开的具体会场。二、会议的要素06会议方式 常见形式主要有：定时定点的会议；远程会议；移动会议，一次会议先后在两个以上的地点进行；“套会”，即“会中会”并会形式，有些会议采取合并召开的形式；现场会，座谈会，07会议文书 反映和记录会议情况的文件材料。08会议服务为保证会议顺利召开进行的保障性工作。三、会议的种类1401030204按会议模式分类1.大型会议2.中型会议3.小型会议按会议性质分类按会议时间分类按会议采用

11、的媒介分类1.规定性会议2.决策性会议3.专业性会议4.动员性会议5.纪念性会议6.外事性会议7.综合性会议1.常规型定期会议2.非常规性不定期会议1.电话会议2.电视会议3.计算机会议。 此外，按会议地域划分，如国际性会议、全国性会议、地方性会议等；按会议召开的阶段划分，如预备会议和正式会议；还有如前面按会议目的划分，如为商讨研究的会议、为沟通信息的会议、为表达意愿的会议等。以上会议分类方式都只是相对而言，没有绝对的标准。四、会议的申报和审批会议无论大小，都有提议和决定召开该会议的过程或者程序。这种程序，视会议性质、内容、规模而不同。对于例行的常规性工作会议，如经理办公会，需要提议和审定的往

12、往不是会议本身的必要性，而是会议应讨论研究的内容及议题。而对于更多的非例行、非常规的会议，比如企业的客户联谊会、年终表彰会、产品鉴定会、订货会，则这一程序应包括对会议的必要性、会议的内容形式、规模、出席范围、经费预算等一系列内容的申报和审批。1、口头申报形式2、书面申报形式3、会议申报形式会议申报和审批的形式会议审批的原则1、精简从严的审批原则2、“一支笔”原则五、指导会务工作的原则01准备充分会议不论大小，都应有充分准备，围绕会议的目的展开调查研究，搜集必要的背景资料和统计数据，了解群众的看法和意见等等。02组织严密会议有些什么具体内容、会议如何开、讨论议题可能出现什么情况，会前都要逐项研究

13、，安排到周密制定的预案之中，使会议过程中的各项工作有条不紊。03服务周到对会议服务工作的各个细小环节都要考虑周到，以免因小失大，造成忙乱现象。04确保安全大型或特大型会议由于人数众多，要特别注意安全；有少年儿童和重要来宾参加的会更要确保安全。会议组织者应将安全问题作为一个特别重要的方面予以考虑。小案例 某公司有一次召开咨询会，请各方面专家谈本地区发展规划。各方准备一应俱全，但临到开会时，专家准备演示事先准备好的文稿，却出现了找不到投影仪遥控器的尴尬局面。一时，台上台下，手忙脚乱，影响了会议进行。遥控器哪里去了？请结合以上案例谈谈会议组织和服务工作的重要意义。课堂互动会议的六大功能0104020

14、50306传达公司经营理念并使公司目标协调一致传达决策者的信念集思广益，共同解决问题与危机脑力激荡，寻求创意，突破经营盲点检讨、改进缺失实现告知功能阅读材料孙中山是我国会议学的发轫者。然而他关于会议论的思想的重要性和建设性几乎没有被研究者意识，大多数人在民权初步中只读出了“训政论”，却忽视了“会议论”,而会议论的实质就是保障民权的“过程控制”。中山先生的民权初步，绝对不是小题大做。政治民主的理念固然很好，但是要变成现实，必须通过“过程控制”来实现，必须从细节抓起。据说，中山先生写民权初步，很大程度上参考了罗伯特议事规则该书最初是美国人亨利马丁罗伯特在1876年写的，他在参加各种各样的会议中，痛

15、感人们总是争论不休，没有统一的议事规则，难以形成决议，于是他研究已有的各种议事程序，探索这些程序的逻辑，为什么要这样规定，如果不这样规定会产生什么结果。经过几年努力拿出一部议事规则，后来一版再版，成为美国人开会的标准手册。里面的无数规则看似繁琐，却是西方世界在长期的民主实践中不断积累和提炼出来的，体现着对人性的深刻洞察，对公平和效率的兼顾，对程序和权利的尊重。中山先生把这套规矩引进中国，意在为民权的保障和民主理念的具体实现和操作提供一套游戏规则。所以他特别强调：“此书譬之兵家之操典，化学之公式，非流览诵读之书，乃习练演试之书也”。开会看似是最简单、最基本的事情，却是人们一生参与最多的活动之一，

16、也是衡量现代文明程度最重要、最简便的标准之一。阅读材料25如何开会开会是我们的日常工作方式，开好会自然也是我们的日常技能。在国外的MBA课堂上，会议管理经常作为课程来教授，在职业培训中，会议管理则是必备项目。如何确定开会的必要性、如何选择议题和参与人、如何估算会议成本、如何做主持人、如何安排发言时间、如何组织讨论、如何形成共识、如何表决、如何落实决议等等，还有会前会中会后的会务工作，都是需要认真考虑的.如何维持会议的秩序和纪律，如何避免无谓的争执，如何保护少数持不同意见者的声音能够被有效表达，都必须靠稳妥的方式予以规定，并在流程中有效执行.这些都体现着会议程序的必要性和严肃性。会议最常见的问题

17、包括会议繁多无实质内容、不能准时开始、缺乏中心和主题、出席者未有必要准备、会议时间过长、少数几个人占用了绝大部分时间、互相重复空话套话等等。开会的效率，反映了一个组织、一个团队和个人的基础管理水平。 任务1：上网搜索更多人对于会议认识的解读：结合本项目开头的两个案例，运用所学知识，研讨和分析会议的主旨和目标、会议的内函和要素，以及现代职场上会议的误区，并给于评价。以小组为团队，每组制作一份案例分析报告；派1名代表登台演讲，时间不超过8分钟。技能训练任务2：根据自己对会议的了解和认知情况，思考秘书在会议的组织与管理中所折演的角色和任务分别是什么。请撰写一篇学习感悟，并上台演讲，与同学交流。技能训

18、练会前筹备02学习目标01STEP02STEP03STEP能够拟定会议主题、拟发会议通知、筹备会议机构，学会选择会议场所、安排会场布置、安排会议座次。能够做好会前接待工作准备，提高会议筹备能力。能够拟订会议议程和日程、起草会议文件，能够编制会议预算、准备会议用品。案例导入案例1：尴尬的总经理秘书周一下午宏宇公司总经理要求秘书李君向各主管发送通知，决定于星期三下午1点30分召开各部门主管会议，会议议题是讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。李君认为这是公司内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了。可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。因此，有三位主管因为一直在工程

19、现场，未能及时看到这个通知。待发现时已是星期三的中午，李君匆忙用电话通知三位主管迅速赶到开会地点。三位主管接到电话非常不满，认为这么重要的会议，怎么不早下通知。其中一位主管星期三下午已约了一位重要客户，改期已来不及，只能派助手参加。总经理对此极为不满。拟定会议主题会议的主题，即会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才可以据此一一加以确定。负责筹备会议的工作人员，则应围绕会议主题，将领导议定的会议的规模、时间、议程等组织落实。通常要组成专门班子，明确分工，责任到人。案例2:天地公司总裁秘书施林受总裁委托， 去公司的生产车间主持第一季度的生

20、产运营会议，会议开始时，她首先发言道：“今天，我们主要谈一谈2014 年第一季度的生产运营计划，大家自由发言吧！”大家先是面面相觑，会议出现冷场，过了一会，张副厂长开始说到生产设备需要更新的问题，王副厂长又由生产设备更新说到职业食堂设备也需要更新，大家七嘴八舌，施林发现讨论越来越偏离主题，谈了半天，正题也没说几句，而且就听几个人在夸夸其谈，大多数人无法发表自己的见解。会议就这样不了了之了。案例1尴尬的总经理秘书的问题出在哪里？你认为会议组织者在会前准备时应注意什么问题呢？案例讨论选择会议场所如会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境等因素。会址要根据会议规模来定。一般小型会议可在本单位办公室或

21、接待室召开。中型或大型会议可在单位礼堂或多功能厅召开，也可在宾馆饭店或能提供会议服务的其他场所召开。传统的会议形式的地点是固定的。其优点是所有与会人员可以面对面的沟通交流，适宜的环境将激发人们的思维创造力，有利于推进会议进度，整合会议资源，迅速做出决议。国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应放在中心城市召开；专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察；小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。现代会议不仅仅局限于传统的会议形式，出现了电话电视会议、广播会议、计算机网络会议等等会议形式，因此，会议的地点固定的观念也发生了较大的变化。拟发会议通知按常规，举行

22、正式会议均应提前向与会者下发会议通知。会议通知是指由会议的主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件，同时还包括向有关单位或嘉宾发的邀请函件。这方面主要应做好两件事：1.拟好通知。会议通知一般包括以下六项：一是标题，它重点交待会议名称。二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。三是会期，应明确会议的起止时间。四是报到的时间与地点，对交通路线，特别要交待清楚。五是会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件。六是会议要求，即与会者材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用问题。拟写通知时，应保证其完整而规范。 2.及时送达。下发会议通知，应设法保证其及时送达，不得耽搁延误。筹备会议机

23、构会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待、签到等会议的组织、协调工作。秘书组：负责准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议简报和会议纪要等工作。接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付账工作。保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。筹备机构各小组既要分工明确，又要互相协调，既要熟记本岗位职责，又要胸有全局，有条不紊地做好会议筹备工作。拟订会议议程和日程（一）会议议程1.会议议程内涵会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题进行概略安排，确定会议讨论问题的程序，

24、会前发给与会者。2.会议议程表的设计方法（1）编制会议议程表时，首先应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。（2）议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨论的问题，尽量将同类性质的问题集中排列在一起。（3）保密性较强的议题，一般放在后面。会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再改变了。拟订会议议程和日程（二）会议日程1.会议日程内涵会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，指各项议程的时间排列。如有说明可附于表后，会前发给与会者。2.会议日程表的设计会议的日程一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午和晚上三个单元里，将会议的议题具体化。

25、由会议开始到结束这段时间被称为会期。会议时间要精确到年、月、日、时、分。会议时间要根据会议的内容来定。上午9点到10点是进行业务性会议的最佳时间；上午10点到中午12点（或下午1点半到3点半），是一天中人的精力最充沛的时间，最适用于需要发扬团队精神、集思广益、各抒己见的会议。午餐时间也可用来召开团体会议，即工作午餐会。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。议程和日程是会议进行的蓝图，是会议有条不紊地进行的保证，一旦确定，就不能随意更改。拟订会议议程和日程日期时间内容安排地点参加人员责任人 2014年12月12日9：00报到公司一号楼大厅全体员工行政主管9：30销售主管

26、做介绍公司会议厅全体员工销售主管10：00新产品展示-技术总监主讲和演示公司会议厅全体员工销售主管11：00销售活动录像公司会议厅自由参加销售主管12：00 自助午餐公司餐厅 行政主管13：30员工自由观看和动手操作新产品公司会议厅自由参加销售主管14：30销售部人员讲解广告宣传单公司会议厅全体员工销售主管15：30分小组讨论与咨询公司会议厅自由参加销售主管16：30散会 公司新产品销售展示会日程安排起草会议文件会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料主要有会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等

27、。有的文件应在与会者报到时就要下发。编制会议预算13会议费会议费包括会议场地租金（音响、桌椅、黑板等），设施租赁费用（投影仪、笔记本、多媒体设备等）培训费培训费资料费资料费食宿费食宿费交通费交通费包括请专家、学者讲课的酬金等包括为参会者准备的资料的印刷费等包括参会者的餐饮、住宿等费用包括从出发地到会务地的交通费用、会议期间的交通费用以及欢送交通和返程交通准备会议用品15准备会议所需用品和设备制作会议证件一般包括文具、桌椅、茶具、音响等类型的必备用品以及花卉、展台、展示画等类型的特殊用品姓名卡片（粘性标签、系带的 卡片、有夹子的卡片等）注：台签式的卡片开会时放桌子上使用安排会场布置14布置会场，

28、总的原则是围绕会议内容，突出会议中心，做到庄重、朴素、实用、大方、美观。大中型会议一般设主席台，主席台应是布置的重点。中小型会议有会场形式的问题，不同的会议有不同的安排。会议的整体格局要根据会议的性质和形式，努力创造和谐的会议气氛。安排会议座次-要注意会议的规范性位次排列、标准化做法。03这个会议是什么样的性质和形式？内外有别、中外有别，不同性质的、不同形式的、不同规模的会议座次排列讲究不一样；02三大问题这个会议有没有必要排列位次，有的时候小型会议两三个人，那就没必要排位次了；011小型会议位次排列 小型会议位次排列一般强调以下几个点：第一，面门设坐。小型会议一般讲究面门为上，即主席台、主持

29、人、发言人是面对会议室正门的。第二，居中设坐。中央的位次高于两侧。第三，一般强调可以自由择座，实际上就是不排位次。第四，如果这个小型会议主持人不是一个人的话，要注意强调左高右低，中外有别，这里讲的左和右是当事者自己的左和右，这是政务礼仪、位次排列的基本要求。中国人是讲左高的。2大型会议位次排列大型会议位次排列有两个方面：第一，主席台上位次的排列。第二，与会者位次的排列。（1）主席台位次排列国内外对此的做法差不多，首先是讲前排高于后排，其次是中央高于两侧，第三中外有别，政务礼仪是按照左高右低，就是左侧的人的位置比右侧的人位置高。主持人的位置，一般主持人的位置有三种安排方式：第一，在头一排，即主席

30、台头一排；第二，在会议的第一排居中的位置，即主席团头一排的中间位置；第三，在头一排的任意位置，是按其级别和职务可以排列的位置。一般情况下，重要的会议往往会请主持人居中坐的，以示会议的隆重和对主持人的正规，因为会议的主持人实际上是会议的主席。发言人的位置，一般小型会议发言人可以在自己就坐的位置上发言，或站或坐，但是重要的大型的会议，一般强调发言人要起立发言。发言人的标准位置两个：第一排居中的位置，有的时候这是主持人的位置；其次是在主席团前面的中间。随着国际交流的加速，我们有的时候也会参照国际会议的做法，国际会议的发言席在主席团的右前方。（2）与会者位次排列 参加会议的时候还有一个来宾的位置，就是

31、群众席、听众席。群众席排列一般有两种办法：第一，自由择坐；第二，划片儿就坐。划片就坐一般是强调左高右低的，是按照部门的约定的排列顺序、或者是按照拉丁字母的顺序、或者是按照汉字笔划的顺序，从进门方向的左侧向右侧排，这是竖排；还有一个办法是横排，从前排向后排排，这两种办法一般是交替使用的。安排会议接待对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。同时，根据会议的规定，与外界搞好沟通。比如向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报。会中服务03学习目标21掌握会议接站与报到工作的要点能够做好会中会议记录、编写简报，能够处理会中突发事件掌握会议服务工作的内容和要点 天地公司的新产品发布

32、会即将开始，总经理秘书高叶正站在会议大厅的入口处。她一边做着最后的检查，一边在等着嘉宾的到来。她发现主席台上放置的名签有问题，一位董事因故不能前来，名签却没有撤掉，而另一位嘉宾刚刚来电话说要来，名签还未准备好；这时她的手机又响了，原来是接电视台记者的汽车在路上抛锚了，重新派车已经来不及了；同时，会议秘书组的人员来报，宣传材料不太够；此时嘉宾已陆续到来。根据案例讨论分析如何有条不紊地做好会中各项工作。案例导入一、会议接站与报到工作要有统一的指挥调度系统掌握与会代表的名单以及飞机、火车的班次及抵达的准确时间，将其编制成一目了然的表格，并要掌握会议代表的联络方式。在车站、机场设置接待站制作醒目的牌子

33、或横幅“接待处”，前面要写明会议主办单位名称或会议名称。在报到处的周围设立引导牌或标识牌，标明报到的具体位置。要备有足够的车辆和接站的人员接站人员要人手一份代表抵达的时间表，按分工的时间和线路迎接。对于自备交通工具的外地与会人员，要事先通过发传真或电话的形式告之到达报到地点的详细路线图。发放文件袋接待人员将预先准备好的文件袋（包括文件、证件、餐券、住宿房间号码、文具等）发给报到人员。必要时，引导与会者去其住宿的房间，并简单介绍周围的情况和开会的要求。二、会议签到和引导工作选择恰当的签到形式人数较少的小型会议，可由秘书按照事先确定的到会人员名单，逐一进行签到，以便迅速掌握到会者的情况。大型会议可

34、使用签到卡和电子签到机配合使用，与会者只需要将自己的电子卡送入签到机插口，有关数据即传入会议组织中心。准备好签到的登记簿、签字笔等用品，必要时事先准备好嘉宾的留言簿。请与会者按照会前安排好的座位或区域就座内部会议，与会者一般都有自己的习惯座位。大中型会议，一般事先制作好各种座次标识用品（如：主席台或会议桌上的名签卡片、座次图表、指示牌等），采取对号入座的方式，或是将会场划分为若干区域，以部门或地区为单位集中就座。提前到岗，热情迎接负责接待签到的人员要提前到岗，使到会较早的人员不致产生无人过问的尴尬感觉。热情主动地迎接与会者，训练有素，照顾周到。并按礼仪规范将客人引导入场，一般来讲，无论陪伴还是

35、引领，秘书都应站在上司或来宾的左侧。三、做好会议记录1会议记录的准备工作2会议记录的内容3会议记录的方法4会议记录基本格式5会议记录的修改会议记录的准备工作1、准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸；准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录2、提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者3、要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时使用4、在利用录音机的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途出故障5、运用电脑记录，记录员应掌握速录技巧，提高记录速度会议描述包括会议名称、时间、日期和地点与会者姓名主席的名字在最前面，记录员的名字在最后会议过程主席、记录员签名

36、会议记录的内容会议记录方法重点观点、决议、决定，重要的声明、修正案内容、结论要求准确、清楚、简洁方法速记、录音笔等录音设备25会议基本情况 会议内容结尾会议名称（写上全称并标明届次）、开会时间（包括年月日和起止时间）、地点、主持人（姓名、职务）、出席人（小型会议记姓名，大中型会议根据签到统计写明单位和人数）、缺席人（姓名及缺席原因）、列席人（姓名、职务）、记录人会议期间实录的全部议程和内容，主要记录会议上发言情况和通过的决议，要写上发言人的姓名、发言内容，包括讨论的问题，提出的建议及重要的决议、表决结果等“散会”、“体会”记录人与主持人，签名，以示负责参考格式05XXXX会议记录时间：2014

37、年1月5日上午8：009：00地点：公司会议室主持人：XXX（副总经理）出席人：公司各部门经理缺席人：XXX（出国）记录人：XXX（秘书） 1、主持人讲话： 今天讨论一下的问题。2、发言： 技术部竹经理： 3、决议 4、散会。 主持人：XXX 记录人：XXX会议记录的修改2301020304如果某一成员指出会议记录中的一个错误，经会议批准，主席或秘书可以在会议记录中改正这一错误会议记录一经会议主席签名，全体成员通过则不得再行改动会议记录要确保内容真实可信。要将所有要点完整地记录下来，不能遗漏。内容表述要准确无误，不能含糊在定稿打字之前，通常要向主席提交一份草稿经他签字批准四、编写会议简报09内

38、容 ：会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用要求：编写会议简报的基本要求是快、准、简。快，是要求其讲究时效；准，是要求其准确无误；简，则是要求文字精炼。格式参考格式05格式-报头 XXX会议简报（第X期）XXX会议秘书处编 XXXX年X月X日 正文 报核 XXXXXX（标题） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX报尾 报：XXXXXXX（上级） 送：与会代表 （共

39、印XX份）五、做好对外宣传会议秘书要积极做好对外宣传工作，妥善处理与新闻媒体的关系，注意内外有别，严守单位秘密。并随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的报道，为领导提供参考。在会议结束后，秘书要为召开记者招待会提供必须的信息资料，使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况，回答记者的提问。六、处理突发事件38会议应急方案的内容出现问题时负责解决的会议工作人员处理突发事件的方法相关链接阅读20场地问题会议中常见的场地问题有：重复预订房间造成的冲突，取暖或通风系统出现故障等。设备问题会议中常见的设备问题缺少合适的设备或设备在使用过程中发生损坏。资料问题宣传材料的不足或短缺，资料没有送到会议地点，都

40、是会议中常见的资料问题。健康与安全问题会议中有时会出现意想不到的情况，如突发性的火灾等各种灾害的发生，某位代表患上了严重或高度传染的疾病，因某种原因导致与会人员出现食物中毒等。行为问题会议中偶尔会出现发言人行为不当或与会代表行为不当。（1）会）会议应急方案的内容议应急方案的内容（2）出现问题时负责解决的会议工作人员1早做准备、未雨绸缪；有效缓解危机；统一步调，出现问题有回旋。明确指出小组工作人员的情况，注明各工作人员的职责。会议应急方案要明确在会议筹备和举行过程中，出现各种紧急或意外情况时，负责解决问题的工作人员。拟写会议应急方案的作用：拟写会议应急方案的作用：01处理人员问题02处理场地问题

41、03处理设备问题04处理资料问题05处理健康与安全问题06处理行为问题（3）处理突发事件的方法处理突发事件的方法链接：跨国会议接待工作规范010203043沿途报喜不报忧4安排外宾住宿（1）营造良好的住宿氛围（2）提供相关资料（3）兼顾到外宾的家眷2迎宾准备（1）鲜花的选择（2）胸花的佩戴（3）接机牌的装饰1外宾生活习惯（1）饮料（2）食物禁忌055派送礼物派送礼物阅读材料会议主持1了解整个会议安排、议程。熟悉演讲嘉宾简历与演讲内容，并做简单提炼和概述。2驾驭会场气氛。对整个会议主题、各发言选题之间衔接关系，可做些简单评述并“串联”起来。出现突发事件时，灵活应对。3会议总负责人需做好细致的“幕

42、后”策划、设计和组织工作。应备好专门的文字素材提供给主持人参考，并当面说明会议现场情况和对主持人的特别提醒。4会议总负责人可以小纸条、便条等形式及时告知与会议主持相关的情况，如每个发言人的主题与立意、主办单位意图、临时出现的变动，以确保主持人很清晰地随时掌握会议现场情况。不要让主持人有模糊唐突感。5上午主持的时候要把下午的安排说明一下，下午要把第二天安排再强调一遍，以提醒与会者再次确认会议安排，准时到会（多一点说明、看似不经意的提示可从心理上消减会议懒散的情绪，确保会议的严谨整齐）。会议主持人是会议的“中枢神经系统”，起着承上启下、调节会场气氛的作用，不是简单的“报幕人”角色，需要对整个会议主

43、题、过程有个总体把握，引导会议的方向，缓解与会者可能的抱怨和误解。会议主持的语言分寸、时间把握和对发言人的评述都很有学问可讲。小型工作会议主持需要注意：1根据议程，让某些人仅出席部分时间的会议。2每份资料的标题处可注明“供参阅”、“供讨论”、“供决策”等字样，使与会者知道要在会上做什么。3重要领导的发言和复杂论题需要充沛精力讨论的，放在会议的前部。4会议主席应明确会议议程，写下每个项目准备达到的目标、需要决定的讨论要点，确定参会人员和准备会议过程中需提问的问题。5会议议程不宜过早分发，以免有些与会者可能会忘记或丢失，提前2-3天足够了。6在会议前半天应电话再通知、提示一次。对需要准备材料者应提

44、前一天以上做特别提醒，以引起对方重视。7会议结束前，主持人总结要点，明确每项任务的责任人、执行要素、注意事项、完成时间、会议成果。8每次会议都要做笔录，重要会议应不晚于第3天即形成纪要发给与会者，在下一次会议时主持人可拿着上次会议纪要逐项对照检查执行情况。9业务协调会议重点不在于讲流水账，而是把需要知会、需领导协调、提示大家特别注意的动向和问题、需要大家协助的事项等等说明清楚。会后落实04案例导入：案例1：安排返程某公司邀请全国的客户到昆明参加该公司新开发的产品洽谈会。秘书王欣负责安排与会人员的返程工作，王欣想先解决容易预定的近地与会人员的车票，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预定，而且她认

45、为只要为客户尽可能地预定火车硬卧铺票就行了。结果，部分客户因不能及时拿到返程的车票、机票，而对该公司十分不满，使得洽谈会的工作效果大打折扣。请根据案例1分析如何圆满地做好会议的善后工作？案例导入：案例2：清退会议文件会议结束5天后，会议秘书处问秘书初萌，询问前几天借阅的一份年终人事调整的文件为什么没按时归还。初萌放下电话，翻查了所有的文件，却无论如何找不到这份文件档案。再打开自己的文件清退登记簿，也是只有借阅记录而没有归还记录。初萌回忆了一下当时的情景，那几天自己事情较多，印象里是将所有的该归还的文件都交回了，这份人事调整文件到底是怎么回事却无论如何想不起来了。案例2秘书在会议结束时应该如何做

46、好会议文件资料的清退工作？知识平台01STEP02STEP03STEP04STEP会议善后工作撰写会议纪要整理会议文件资料会议经费结算会议结束并不意味着会议工作就结束了，应做好必要的后续性工作，完美的结束工作才能给会议工作划上圆满的句号。整理会议室要点 收拾整理放置在会议室的茶杯、桌椅、烟灰缸和其他用品。 清理并取走所有剩余的与会议有关的文件。 检查、归还各种视听设备，将会议室设备整理恢复到备用状态。注意事项 注意检查与会者有无遗失文件、物品。 临时摆放在会议室的各种视听设备要及时放回原处或办理归还手续。合理安排与会人员返程有外部人员参加的会议应根据会议的长短，外部与会人数多少等情况，及早安排

47、好与会人员的返程事宜。做好与会人员的返程工作主要包括以下几点：1.提早做好与会者车、船、飞机票的登记预售工作2.帮助与会者提前做好返程准备01、撰写会议纪要02、会议经费结算会议经费结算的工作流程通知与会人员结算时间地点清点费用支出发票核实发票填写报销单、将发票贴于报销单背面请领导者签字到财务部门报销与相关部门及人员结清费用。02会议经费的结算工作1、收费注意事项：（1）应在会议通知或预订表格中，详细注明收费的标准和方法。（2）应注明与会人员可采用的支付方式如用信用卡收费应问清姓名、卡号、有效期等。（3）开具发票的工作人员，事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。如果有些项目无

48、法开具正式发票时，应与会议代表协商，开具收据或证明。2、在订购各种设备和享受服务时，应掌握付款方法和时间0103、撰写会议纪要01一会议纪要的内容02二会议纪要的要求03三工作程序 会议纪要的内容分类01020304工作会议纪要研讨会议纪要协调会议纪要办公会议纪要会议纪要的内容内容会议情况简述对会议精神的阐发列为法定公文，版面编排由版头、本体、版尾三部分，可不盖公章。本体：标题公文式或简式（会议名称+纪要）；时间标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间；正文概况：会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素。主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、号

49、召。签署正文右下方署明主办单位或会议名称。会议纪要的要求（1）实事求是，忠于会议实际。（2）内容要集中概括。（3）要有条理。会议纪要的拟写要求印制并分发给有关部门有关人员或归档保存（1）确定印发范围。（2）确认接收者。（3）签发会议执行。会议纪要要按印发范围和查看等级分发010203工作程序2起草、编写会议纪要3确定印发范围4接收者确认5领导签字6打印成文1完善会议记录7印制、分发或归档保存04、整理会议文件资料会议文件资料收集、整理的范围收集会议文件的要求会议文件资料的立卷归档1会前分发的文件。2会议期间产生的文件。3会后产生的文件。1确定会议文件的收集范围2确定会议文件的清退范围大中型会议

50、文件的收集方法提前发出文件清退目录，先由与会者个人清理，再统一交给大会秘书处。对会议工作人员，采取下发收集目录，限时交退。.会议文件资料立卷归档的步骤做好会议文件的收集整理工作确定会议文件的收集范围。选择收集文件的渠道，运用收集文件的不同方法会议文件的立卷归档把会议过程中的一整套资料，进行分类立卷归档。会议文件资料立卷归档的注意事项会议文件资料立卷归档工作责任要落实到人。收集文件应严格履行文件登记手续，并认真检查文件是否有缺件、缺页、缺损的情况。收集整理过程中要注意保密会议文件立卷归档工作要严格遵守档案制度。相关链接秘书应在闭会后的一周内结束以下任务u 日历。u 往来信件。u 会议记录。u 资