《办公自动化》课件.ppt

1、办公自动化办公自动化2014版，文秘财会模块二模块二 Office_Word 工作界面 文档编辑基本操作 文档格式化 图文混排 其他功能；页面设置和打印 综合案例编辑与排版工作界面与基本操作工作界面与基本操作 了解Microsoft Office的组成和功能； 了解Word工作界面； 理解 Word 的基本功能； 熟练掌握进入和退出Word及文档的创建、打开、保存等基本操作； 了解视图概念，如页面视图、普通视图和大纲视图等的使用。Office的组成和功能的组成和功能 Microsoft 。 办公自动化软件包。 包含文字处理软件Word、电子表格Excel、幻灯片制作PowerPoint、数据库

2、Access等。其中，应用最广为Word。 这几款软件界面和操作方法都有很多相似之处，重点学习掌握Word，做到举一反三，一通百通。 版本发展：Office95、97、2000、xp、2003、2007、2010、2013 最新版本支持Windows8触控使用以及智能手机和平板电脑。 国产办公自动化软件WPS（Word Processing System），中文译为文字编辑系统，是金山软件公司的一种办公软件。 着重学习Office2003，近一步了解2010。 以下是Office_Word 2003操作。Word启动与退出启动与退出 启动Word，方法多种。 方法一，从“程序”项启动。即：【开

3、始】按钮/【程序】菜单项/【 Microsoft Word】。 子菜单中的“Microsoft Word”项是在安装Word时由系统自动生成的。 方法二，通过文档启动。可以通过打开一篇旧文档启动Word（因为已进行了关联）。 方法三，通过快捷方式。用户可以在桌面上建立打开Word的快捷图标。Word启动与退出启动与退出 退出Word，方法多种。 方法一， Word程序窗口/【文件】菜单/【退出】命令。 方法二， Word程序窗口标题栏右边【关闭】按钮。 注意退出Word与关闭Word文档的区别。Word工作窗口工作窗口 Word窗口由标题栏、菜单栏、 工具栏、标尺、编辑区、滚动条、状态栏等组成

4、。标题栏菜单栏常用工具栏格式工具栏标尺任务窗格视图按钮绘图工具栏任务栏插入点编辑区标题栏标题栏 标题栏位于屏幕窗口的最顶部，显示正在编辑的文档名和应用程序名 。 菜单栏菜单栏 操作软件就是根据需要，对它下达操作命令。 根据命令功能不同，提供了9个菜单：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口、帮助。 要执行菜单中的命令，可以用鼠标单击菜单栏上的菜单，然后在下拉菜单中单击相应的命令。 操作Word的命令都可以菜单中找到。 注意菜单、菜单项等概念理解。 Word是一款智能性质的软件，当操作到某一步，当用鼠标指向某一处， Word会根据情况，判断你下一步可能要下达那些操作命令， Word将这些

5、命令列在快捷菜单中。 打开快捷菜单方式，单击鼠标右键。工具栏工具栏 把一些常用的、重要的命令做成按钮的形式，归类形成工具栏。 工具栏直接在窗口出现，是执行菜单命令的快捷方式，利用鼠标单击工具栏上的小图标按钮就可以下达操作命令。 Word提供了多种工具栏，启动Word后窗口中默认显示【常用】工具栏和【格式】工具栏。此外，用户可以根据不同需要同时打开多个工具栏，也可以关闭一些不常用的工具栏。 使用菜单打开和关闭工具栏：【视图】菜单/【工具栏】菜单项，在弹出的级联菜单中列出了Word的所有工具栏，前面有“”标记的表示这个工具栏已显示在Word窗口中，再单击此工具栏，该工具栏就会关闭。重复前面的操作，

6、选择一个前面没有“”标记 的工具栏单击，该工具栏将显示在Word窗口中。新建打开保存剪切复制粘贴格式刷撤消恢复插入表格分栏更改文字方向字体字号加粗倾斜下划线两端对齐居中对齐右对齐分散对齐字体颜色拼音指南带圈字符行距标尺标尺 标尺位于编辑区的上方(水平标尺)和左侧(垂直标尺)。 利用标尺可以查看或设置页边距、表格的行高、列宽及插入点所在的段落缩进等。 用于排版和对象的精确定位。 滚动条滚动条 分为水平滚动条和垂直滚动条。编辑区编辑区 编辑区是输入和编辑文本的区域，是窗口中面积最大的区域。 编辑区中闪烁的光标叫插入点，插入点表示输入字符的位置。通过鼠标点击和方向键可以移动光标。 状态栏状态栏 状态

7、栏位于Word窗口底部，显示Word文档的有关信息，如文档总页数、当前页的页号、光标所在位置的行号列号、文档当前的编辑方式等。 文档的显示方式文档的显示方式 普通视图 WEB版式视图 页面视图 大纲视图 阅读版式视图 全屏 文档结构图 普通视图普通视图 默认的文档查看方式，工作窗口大，主要用于文字录入，但看不到页眉页脚、分栏等排版版面。WEB版式视图版式视图 WEB即网页，用于网页编辑，可以把这种模式当作文档在网页上的预览。 Word具有简单的网页制作功能，将文档选择保存类型为HTM，即转换成网页，但Word网页制作功能很低，一般我们制作网页，使用的是专门的网页制作工具。 页面视图页面视图 实

8、现“所见即所得”的全真模式，此模式下的文档效果即是打印出来的效果。 排版必须要此模式下操作。此模式下标尺也会出现，方便精确排版操作。 最常规的视图。大纲视图大纲视图 在大纲视图中，能查看文档的结构，还可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本，因此它特别适合编辑那种含有大量章节的长文档，能让你的文档层次结构清晰明了，并可根据需要进行调整。 在查看时可以通过折叠文档来隐藏正文内容而只看主要标题，或者展开文档以查看所有的正文。 大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。阅读版式视图阅读版式视图 用于阅读长文档，字号变大，每行变短，比较符合人们的阅读习惯。 阅读版式视图将优化阅读体验。全屏全屏

9、 常用于文档投影演示，以求最大显示面积。文档结构图文档结构图 工作区分成左右窗格，左窗格显示文档标题，右窗格显示标题所对应的正文内容。 与“大纲视图”一样采用层次来管理文档。但文档结构图是独立于正文的，在文章左边开辟一个新窗口，显示文档的标题列表。你可以通过点击相应标题就直接浏览对应的内容，并将其显示在窗口的顶部，同时在“文档结构图”中突出显示该标题，这有点像网页中的超级链接。文档的创建、保存、打开、保护文档的创建、保存、打开、保护关于文档关于文档 在计算机中，信息是以文件为单位存储的，使用Word编排的文章、报告、通知、信函等即是一个个文件，我们将由Word生成的文件称为Word文档，简称文

10、档。 Word文档文件扩展名.doc或.docx 创建新文档创建新文档 在启动Word时，Word自动新建一个空文档，缺省的文件名为“文档1”。 如果想建立一篇新的文档，可以使用菜单或工具栏新建文档。 利用菜单新建文档的步骤如下： 【文件】菜单/【新建】命令/【新建】对话框/【常用】选项卡/【空白文档】图标/【确认】按钮。注：此方式可以创建各种模板或各种样式的文档 利用工具栏按钮新建文档的方法是： 【常用】工具栏/【新建】按钮， Word将创建一篇新文档。 注：此方式只可以创建普通的空白文档。保存文档保存文档 保存新的、未命名的文档：【常用】工具栏/【保存】按钮/【另存为】对话框/选择保存位置

11、/选择保存类型，一般为默认的DOC文档/【文件名】框中命名文档/【保存】按钮 My Documents是Word保存文档的默认文件夹。 在退出Word或关闭此文档时，如果没有保存，系统会提示保存文档。 保存已有文档： 为了防止停电、死机等意外事件导致信息的丢失，在文档的编辑过程中经常要保存文档。 单击【常用】工具栏上的【保存】按钮，或者单击【文件】菜单中的【保存】命令，或者按 CtrlS快捷键都可以保存当前的活动文档。 可以通过【工具】菜单/【选项】命令/【选项】对话框设置自动保存文档。 另存为： 可以将文档换个名字或换个位置保存，即为另存为。打开文档打开文档 方法一：在资源管理器中，或在“我

12、的电脑”中找到文档，双击，启动Word时同时打开文档。 方法二：打开Word应用程序，再打开文档，单击“常用”工具栏上的“打开”按钮。 要打开最近使用过的文档，可单击【文件】菜单底部的文件名。 文档的保护文档的保护 【工具】菜单/【选项】命令/【选项】对话框/【安全性】选项卡/设置打开文档的密码。 帮助方式帮助方式 随机的帮助文件，Windows应用软件通常的帮助方式。 在线帮助。 Office的小助手： Word除具有Windows应用软件通常的帮助方式，还有个Office的小助手。 它能根据你当前所做的各种操作，来猜测你下一步想做什么。遇到什么难题了，如果觉得有必要，小助手就会跳出来，给你提供各种帮助信息。