四象限工作分析法课件.ppt

1、四象限工作分析法四象限工作分析法第一讲第一讲四象限工作分析法的由来四象限工作分析法的由来 波士顿咨询集团法波士顿咨询集团法波士顿咨询集团法（又称波士顿咨询集团法（又称波士顿矩阵、四象限分析法、波士顿矩阵、四象限分析法、产品系列结构管理法等）是由产品系列结构管理法等）是由美国大型商业咨询公司美国大型商业咨询公司波波士顿咨询集团（士顿咨询集团（Boston Boston Consulting GroupConsulting Group）首创的一）首创的一种规划企业产品组合的方法。种规划企业产品组合的方法。 背景资料：背景资料：6060年代中后期，美国在经历了第二次年代中后期，美国在经历了第二次世界

2、大战普遍的繁荣时期之后，进入了一个低速、世界大战普遍的繁荣时期之后，进入了一个低速、缓慢增长阶段。多数企业面临的问题是：市场容量缓慢增长阶段。多数企业面临的问题是：市场容量逐渐趋于饱和；市场需求变化大，产品寿命周期缩逐渐趋于饱和；市场需求变化大，产品寿命周期缩短；劳务费用上升，资金流动性差，使企业面临的短；劳务费用上升，资金流动性差，使企业面临的经营不确定性与不稳定性增强；竞争加剧导致企业经营不确定性与不稳定性增强；竞争加剧导致企业平均收益下降。而其中对跨行业，多种经营类型的平均收益下降。而其中对跨行业，多种经营类型的企业影响最为显著。为了寻找其中原因，波士顿咨企业影响最为显著。为了寻找其中原

3、因，波士顿咨询集团对美国询集团对美国5757个公司的个公司的620620种产品进行了历时三种产品进行了历时三年的调查，从中发现一个普遍规律，即市场占有率年的调查，从中发现一个普遍规律，即市场占有率高的公司，质量高，研究开发及促销费用占销售额高的公司，质量高，研究开发及促销费用占销售额的比重高，资金利润率也高；反之，市场占有率低的比重高，资金利润率也高；反之，市场占有率低的公司，资金利润率也低。而在差别较大的行业中，的公司，资金利润率也低。而在差别较大的行业中，可能存在市场占有率低而收益高，或者市场占有率可能存在市场占有率低而收益高，或者市场占有率高而收益低的企业类型。高而收益低的企业类型。问题

4、的关键在于问题的关键在于要解决如何使要解决如何使企业的产品品种及其结构适合市企业的产品品种及其结构适合市场需求的变化场需求的变化，只有这样企业的，只有这样企业的生产才有意义。同时，生产才有意义。同时，如何将企如何将企业有限的资源有效地分配到合理业有限的资源有效地分配到合理的产品结构中去的产品结构中去，以保证企业收，以保证企业收益，是企业在激烈竞争中能否取益，是企业在激烈竞争中能否取胜的关键。胜的关键。销售增长率和市场占有率销售增长率和市场占有率“双高双高”的的产品群（明星类产品）；产品群（明星类产品）；销售增长率和市场占有率销售增长率和市场占有率“双低双低”的的产品群（瘦狗类产品）；产品群（瘦

5、狗类产品）；销售增长率高、市场占有率低的产品销售增长率高、市场占有率低的产品群（问号类产品）；群（问号类产品）；销售增长率低、市场占有率高的产品销售增长率低、市场占有率高的产品群（现金牛类产品）。群（现金牛类产品）。 瘦狗类产品瘦狗类产品明星类产品明星类产品现金牛类产品现金牛类产品问号类产品问号类产品市场占有率市场占有率销售增长率销售增长率在本方法的应用中，企业经营在本方法的应用中，企业经营者是通过者是通过四象限法的分析四象限法的分析，掌握产，掌握产品结构的现状及预测未来市场的变品结构的现状及预测未来市场的变化，进而有效地、合理地分配企业化，进而有效地、合理地分配企业经营资源。也由此，四象限分

6、析法经营资源。也由此，四象限分析法便经常被人们运用于企业的经营管便经常被人们运用于企业的经营管理中。理中。第二讲第二讲 四象限的工作分析法介绍四象限的工作分析法介绍工作的两种划分工作的两种划分 按工作的紧急程度划分按工作的紧急程度划分有些工作特别紧急，需要马有些工作特别紧急，需要马上处理，按照优先顺序的原则，紧上处理，按照优先顺序的原则，紧急的事排在前。有些事不太紧急或急的事排在前。有些事不太紧急或不紧急，可以往后推一推，根据优不紧急，可以往后推一推，根据优先顺序原则把不太紧急或不紧急的先顺序原则把不太紧急或不紧急的事排在后面。事排在后面。 【案例【案例】 某销售经理某天工作紧急程度划分某销售

7、经理某天工作紧急程度划分紧紧 急急 紧急处理客户投诉紧急处理客户投诉意外事故的紧急排除意外事故的紧急排除客户拜访客户拜访确定明天的广告确定明天的广告接待质检人员接待质检人员 不紧急不紧急 工作总结工作总结修改工作流程修改工作流程处理同事的一些误解处理同事的一些误解辅导下属工作辅导下属工作安排下一步工作安排下一步工作与同级部门间的协调与同级部门间的协调销售政策的修改销售政策的修改 按照重要程度来划分按照重要程度来划分重要的工作需要花费较重要的工作需要花费较多的时间和精力去做，不太多的时间和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花重要或不重要的工作只需花费较少时间去做。显然，优费较少时间去做。显然，

8、优先顺序原则就是重要的排在先顺序原则就是重要的排在前，不重要的排在后。前，不重要的排在后。【举例【举例】 销售部经理的某一天工作的重要程度划分：销售部经理的某一天工作的重要程度划分：重要工作重要工作 销售费用预算计划销售费用预算计划制定部门招聘计划制定部门招聘计划拜访重要客户拜访重要客户工作报告总结工作报告总结下达指示下达指示 不重要工作不重要工作 一些文件和资料的一些文件和资料的查询查询文件归档文件归档应付无关人员应付无关人员领用物品领用物品报销差旅费报销差旅费 “四象限四象限”的工作分类的工作分类所有的工作都既有紧急程度所有的工作都既有紧急程度的不同，又有重要程度的不同。的不同，又有重要程

9、度的不同。根据这两个方面，可以将工作分根据这两个方面，可以将工作分成四类成四类第第象限：既紧急又重要的事项象限：既紧急又重要的事项紧急是指必须马上做的事项；重要是紧急是指必须马上做的事项；重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。例如销售部经理要处理客户投诉。需项。例如销售部经理要处理客户投诉。需要职业经理临要职业经理临“急急”不乱，能够使顾客对不乱，能够使顾客对你的解释或处理结果接受和满意。但是，你的解释或处理结果接受和满意。但是，如果顾客投诉增多，每天都要处理类似事如果顾客投诉增多，每天都要处理类似事件，则要考虑产品是否出了问题？销售人件，则要考虑产

10、品是否出了问题？销售人员的销售或服务水平是否降低？员的销售或服务水平是否降低？第第II II象限：重要但是不紧急的事项象限：重要但是不紧急的事项例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定虽然非常重要，但可以拖一段时间。然而一规定虽然非常重要，但可以拖一段时间。然而一旦这些重要的事项没有在限定的时间内完成，等旦这些重要的事项没有在限定的时间内完成，等到要上交或实施时才着急去做，就变成第一象限到要上交或实施时才着急去做，就变成第一象限的工作的工作既重要又紧急。一般情况下，重要的既重要又紧急。一般情况下，重要的事项都是可以在一定的时间内完成的，一般有较事项都是可

11、以在一定的时间内完成的，一般有较充足的时间安排，但是，由于每天忙于琐碎事务，充足的时间安排，但是，由于每天忙于琐碎事务，经常把重要的事搁置起来或认为还有时间，结果经常把重要的事搁置起来或认为还有时间，结果做了次要的事反而将重要的事拖到最后一刻，不做了次要的事反而将重要的事拖到最后一刻，不仅时间仓促，质量和效果也不能令人满意。仅时间仓促，质量和效果也不能令人满意。第第IIIIII象限：紧急但不重要的事项象限：紧急但不重要的事项销售经理解决客户投诉，上司找销售经理解决客户投诉，上司找你了解工作等等都是紧急的事。下属你了解工作等等都是紧急的事。下属请示工作、电话、会议、来访等基本请示工作、电话、会议

12、、来访等基本上也属于这一象限。由于对时间没有上也属于这一象限。由于对时间没有计划性，没有按优先原则排序，所以计划性，没有按优先原则排序，所以经常把一些紧急的事当成重要的事来经常把一些紧急的事当成重要的事来处理，颠倒了主次。处理，颠倒了主次。 第第象限：不紧急和不重要的事项象限：不紧急和不重要的事项不要为既不紧急也不重要不要为既不紧急也不重要的事而花费宝贵的时间与精的事而花费宝贵的时间与精力。力。【事例【事例】肖经理一天的工作主要是接电话、肖经理一天的工作主要是接电话、辅导下属工作、与财务经理谈销售费辅导下属工作、与财务经理谈销售费用的预算、与行政部门经理闲聊、向用的预算、与行政部门经理闲聊、向

13、营销总监汇报工作、与人事经理谈某营销总监汇报工作、与人事经理谈某下属的奖金问题、撰写招聘计划等。下属的奖金问题、撰写招聘计划等。按照优先顺序原则即四象限原理按照优先顺序原则即四象限原理排列上述工作事项。排列上述工作事项。 【本讲总结【本讲总结】本讲介绍如何运用本讲介绍如何运用“四象限四象限”分分析法对各项工作进行排序。工作分类析法对各项工作进行排序。工作分类可以按两种标准划分，一是重要性，可以按两种标准划分，一是重要性，二是紧急性。依据这两个标准，可以二是紧急性。依据这两个标准，可以把工作划分为四种类型，我们应把重把工作划分为四种类型，我们应把重心放在第二象限的工作，也就是优先心放在第二象限的

14、工作，也就是优先处理重要但不紧急的事项。处理重要但不紧急的事项。第三讲第三讲四象限工作分析法之引申四象限工作分析法之引申时间管理时间管理请根据自己的实际情况，在每道题之后选择请根据自己的实际情况，在每道题之后选择“是是”、“否否”或或“说不清说不清”。1 1、你养成了为第二天要做的事做出事先安排的习惯。、你养成了为第二天要做的事做出事先安排的习惯。2 2、每天上班后的第一件事是将全天工作排出顺序、每天上班后的第一件事是将全天工作排出顺序。 3 3、你经常拒绝参加对你来说没有必要出席的、你经常拒绝参加对你来说没有必要出席的partyparty。 4 4、对于可能打乱你一天时间安排的人，你坚决说、

15、对于可能打乱你一天时间安排的人，你坚决说“不不”。5 5、你做任何事情都习惯于为自己设定时间限制。、你做任何事情都习惯于为自己设定时间限制。 6 6、你习惯于一次性地处理大部分的文书工作。、你习惯于一次性地处理大部分的文书工作。 7 7、你不但珍惜自己的时间，也非常珍惜别人的时间。、你不但珍惜自己的时间，也非常珍惜别人的时间。8 8、你如果为自己制订了时间计划，你总是能坚持下去。、你如果为自己制订了时间计划，你总是能坚持下去。 9 9、你经常反思和调整自己的时间管理的方法。、你经常反思和调整自己的时间管理的方法。 自测题评分标准及结果分析自测题评分标准及结果分析 选择选择“是是”得得1 1分，

16、选择分，选择“否否”或或“说不清说不清”得得0 0分。如果你得分。如果你得8 8分或以分或以上，说明你的时间管理技巧的水平较上，说明你的时间管理技巧的水平较高；如果你得高；如果你得6 6分或分或7 7分，说明你的时分，说明你的时间管理技巧处于中等水平；如果你得间管理技巧处于中等水平；如果你得5 5分或以下，说明你的时间管理技巧水分或以下，说明你的时间管理技巧水平较低，需要进一步提高。平较低，需要进一步提高。时间管理就是对时间进行时间管理就是对时间进行计划、监督、评估的过程。时间计划、监督、评估的过程。时间管理分为个人时间管理和组织时管理分为个人时间管理和组织时间管理。下面我们来谈的是个人间管理

17、。下面我们来谈的是个人的时间管理。的时间管理。 学习时间管理的意义学习时间管理的意义 （1 1）时间管理是职业成功的源泉。）时间管理是职业成功的源泉。（2 2）适应）适应“快鱼吃慢鱼快鱼吃慢鱼”的社会。的社会。（3 3）增加给自己）增加给自己“充电充电”的时间。的时间。（4 4）增加放松自己的时间。）增加放松自己的时间。时间是怎样被浪费的时间是怎样被浪费的 （1 1）工作缺乏计划性。）工作缺乏计划性。由于缺乏工作计划我们会经常把时间由于缺乏工作计划我们会经常把时间花在一些无关紧要的事情上，而最应花时花在一些无关紧要的事情上，而最应花时间的任务却因时间不够而无法间的任务却因时间不够而无法完成完成

18、。 （2 2）习惯性的拖拉。）习惯性的拖拉。主要表现为：因工作不能按时完成而主要表现为：因工作不能按时完成而拖拉，因做事犹豫不决而拖拉，因过分地拖拉，因做事犹豫不决而拖拉，因过分地追求完美而拖拉。追求完美而拖拉。 （3 3）嘴上的时间浪费。）嘴上的时间浪费。例如，热衷于请客吃饭；沉醉于谈天例如，热衷于请客吃饭；沉醉于谈天说地；痴迷于煲电话粥；与客户沟通不得要说地；痴迷于煲电话粥；与客户沟通不得要领，罗里罗嗦，废话连篇。领，罗里罗嗦，废话连篇。 （4 4）不会拒绝干扰。）不会拒绝干扰。有时我们会错误地认为满足同事、朋有时我们会错误地认为满足同事、朋友或客户的所有请求，可以取悦他们，从而友或客户的

19、所有请求，可以取悦他们，从而获得他们的支持。结果是，有求必应，不会获得他们的支持。结果是，有求必应，不会拒绝别人的干扰。你不会拒绝，别人有事总拒绝别人的干扰。你不会拒绝，别人有事总来找你帮忙，你不但招架不住，而且你的大来找你帮忙，你不但招架不住，而且你的大量时间消耗在了别人的手里。量时间消耗在了别人的手里。 分清任务轻重缓急分清任务轻重缓急 资料：资料：美国一家钢铁公司的总经理常常遇到很美国一家钢铁公司的总经理常常遇到很多时间管理上的问题，比如，为什么公司总是这么多时间管理上的问题，比如，为什么公司总是这么忙，做事情效率总是这么低，等等。他非常想让人忙，做事情效率总是这么低，等等。他非常想让人

20、帮助他分析和解决时间管理的瓶颈问题，于是就找帮助他分析和解决时间管理的瓶颈问题，于是就找了一个管理顾问。这个管理顾问花了一段时间，天了一个管理顾问。这个管理顾问花了一段时间，天天观察这家公司的做事方法，最后给总经理提出了天观察这家公司的做事方法，最后给总经理提出了三条建议，并说：三条建议，并说：“你可以先不付给我钱，你先根你可以先不付给我钱，你先根据我这三条建议做一段时间后，如果有成效，你再据我这三条建议做一段时间后，如果有成效，你再来决定给我多少酬金。如果没有成效，你可以一分来决定给我多少酬金。如果没有成效，你可以一分不给。不给。”两个月以后，这个管理顾问收到了一张两两个月以后，这个管理顾问

21、收到了一张两万五千美元的支票。实践证明这三条建议是非常有万五千美元的支票。实践证明这三条建议是非常有成效的。这三条建议其实非常简单，第一、把每天成效的。这三条建议其实非常简单，第一、把每天要做的事列一份清单；第二、确定优先顺序，从最要做的事列一份清单；第二、确定优先顺序，从最重要的事情做起；第三、每天都这么做。重要的事情做起；第三、每天都这么做。 找出最重要的事情找出最重要的事情 “二八定律二八定律”是管理学中一个重要的定是管理学中一个重要的定律，大意是，在任何特定群体中，重要的因子通律，大意是，在任何特定群体中，重要的因子通常只约占常只约占20%20%，而不重要的因子约占，而不重要的因子约占

22、80%80%，因此，因此，只要能控制只要能控制20%20%的重要因子，就能控制住全局。的重要因子，就能控制住全局。符合符合“二八定律二八定律”的例子随处可见，比如，企业的例子随处可见，比如，企业80%80%的利润来自于的利润来自于20%20%的产品；商场的产品；商场80%80%的销售的销售额源自额源自20%20%的客户；饭馆的客户；饭馆80%80%食客点菜集中在菜食客点菜集中在菜单上单上20%20%的菜样上；看报纸的菜样上；看报纸80%80%的时间花在的时间花在20%20%的版面上，等等。学习时间管理，提高时间的利的版面上，等等。学习时间管理，提高时间的利用率，就要找出最重要的事情，将时间花在

23、最重用率，就要找出最重要的事情，将时间花在最重要的要的20%20%的事情上，而不要花在的事情上，而不要花在80%80%琐碎的事情琐碎的事情上。上。 寻找正确的做事顺序寻找正确的做事顺序 “时间管理四象限时间管理四象限”定律说明定律说明我们面临的工作任务有两个维度，一我们面临的工作任务有两个维度，一个是重要性维度，一个是紧迫性维度。这个是重要性维度，一个是紧迫性维度。这两个维度的地位是不同的，重要性是第一两个维度的地位是不同的，重要性是第一维度，紧迫性是第二维度，也就是说，重维度，紧迫性是第二维度，也就是说，重要性比紧迫性重要。要性比紧迫性重要。“时间管理四象限时间管理四象限”定律告诉我们，面临

24、众多的工作任务，正定律告诉我们，面临众多的工作任务，正确的做事顺序是：首先，做确的做事顺序是：首先，做“重要且紧迫重要且紧迫”的事情；然后，做的事情；然后，做“重要但不紧迫重要但不紧迫”的事的事情；接下来，做情；接下来，做“不重要但紧迫不重要但紧迫”的事情；的事情；最后，做最后，做“不重要也不紧迫不重要也不紧迫”的事情。的事情。 “时间管理四象限时间管理四象限”图图 怎样拒绝外界的干扰怎样拒绝外界的干扰 拒绝外界的干扰需要勇气，更需要技拒绝外界的干扰需要勇气，更需要技巧。对别人说巧。对别人说“不不”并不是简单地加以拒并不是简单地加以拒绝，就完事大吉。说绝，就完事大吉。说“不不”是需要技巧的，是

25、需要技巧的，说说“不不”并不是拒绝一切，说并不是拒绝一切，说“不不”但把但把同事惹恼了，把朋友惹恼了，把客户惹恼同事惹恼了，把朋友惹恼了，把客户惹恼了，也就没有事业的发展机会了。我们可了，也就没有事业的发展机会了。我们可以通过掌握说以通过掌握说“不不”的技巧，躲过无穷无的技巧，躲过无穷无尽的尽的“多余多余”的琐事和各种各样的时间浪的琐事和各种各样的时间浪费，从而节省时间。以下是八条拒绝外界费，从而节省时间。以下是八条拒绝外界干扰的基本技巧。干扰的基本技巧。（1 1）用制度拒绝干扰。）用制度拒绝干扰。（2 2）不要使用）不要使用“挡箭牌挡箭牌”。 （3 3）拒绝时保持和颜悦色或夹带赞赏。）拒绝时

26、保持和颜悦色或夹带赞赏。（4 4）拒绝的态度要坚决果断。）拒绝的态度要坚决果断。（5 5）在拒绝中争取主动的地位。）在拒绝中争取主动的地位。（6 6）拒绝时要避免争吵。）拒绝时要避免争吵。（7 7）拒绝时要坚持）拒绝时要坚持“对事不对人对事不对人”。（8 8）拒绝后附带提出建设性的意见。）拒绝后附带提出建设性的意见。 以上介绍了四象限工作分析法的由来以上介绍了四象限工作分析法的由来及如何划分，并具体引申在如何运用该及如何划分，并具体引申在如何运用该工作方法来管理我们的时间。工作方法来管理我们的时间。希望通过这次部门内训，使我们都能希望通过这次部门内训，使我们都能够将四象限工作分析法合理运用，使其够将四象限工作分析法合理运用，使其更好的为我们所用。更好的为我们所用。 谢谢！谢谢！