图表格式化课件.ppt

1、1第四章电子表格第四章电子表格3.1 Excel 2000基本知识基本知识3.2 工作表的建立工作表的建立3.3 工作表的编辑和格式化工作表的编辑和格式化3.4 数据的图表化数据的图表化3.5 数列表据数列表据3.6页面设置和打印页面设置和打印23.1概述概述一、启动和退出二、EXCEL2000的屏幕 1. 工作簿窗口 2. 菜单栏 3. 工具栏 4. 编辑栏 5. 快捷菜单 6. 鼠标指针 7. 状态栏 31. 标题栏: 当前编辑的工作簿名。 2. 工作簿: 一般由3张表格组成一个工作簿，最多255张。3. 工作表： 工作的主要对象，由行、列组成的表格。 列 A,B.,IV(256)；行 1

2、,2.65536。4. 单元格：行和列的交叉，表格的最小单位。5. 活动单元格：当前正在操作的单元格，被黑线框住。6. 工作表标签： Sheet1Sheet3，当前活动的白色，其余灰色。7. 标签滚动按钮： 利用标签按钮，切换显示工作表。8. 滚动栏： 纵、横。三、工作簿窗口三、工作簿窗口4一、单元格选取单个单元格：单击所需的单元格。 连续多个单元格：单击首单元格，Shift+单击末单元格。 多个不连续单元格：Ctrl+单击单元格。 整行或整列：单击行头或列头。 全部单元格：单击行头、列头相交的全选按钮。 清除选定的单元格：工作表任意处单击。 3.2 工作表的建立5二、数据的输入二、数据的输入

3、1. 单元格数据的输入单击单元格直接在单元格输入数据双击单元格在编辑框内输入数据注意： 数值数字右对齐，字符左对齐，数字字符输入： 数字。 数值输入超长，以科学记数法显示。 字符输入超长，扩展到右边列；若右边有内容，截断显示。 按Tab、Shift+Tab、 、 进行个单元格之间的移动。 6 2. 数据自动输入数据自动输入 (1)自动填充 指一批有规律的数据，例等差、等比数列。 输入前2个数选中该2个单元格指向第2个单元格右下角的自动填充柄 拖曳填充柄到结束工具选项自定义序列在输入序列框依次输入序列，之间用逗号分隔(2) 系统提供的序列数据 例：甲、乙、丙.；?3、6、9.；星期一 、星期二.

4、 方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充。(3) 用户自定义序列数据输入第一个数选中包含该数的区域设置填充序列编辑/填充/序列等差比差73. 输入有效数据输入有效数据 (1)设置有效数据 指数据类型、范围、设置数据输入提示和错误输入提示 选取要定义有效数据的区域数据/有效数据设置标签(数据类型，范围)输入信息标签(输入时提示)错误警告标签(出错时提示) (2)有效数据的检查 设置好有效数据后,当输入的数据有错,系统根据错误警告标签设置，自动显示出错提示；也可通过工具/审核命令进行审核。 8三、使用公式与函数三、使用公式与函数 1. 使用公式 公式形式：操作数和运算符 操作数：单元格、

5、数字、字符、区域名、区域 运算符：算术、*、%、（） 字符 关系 =、=、=、 公式例 ： =C5*1.15+D5 = C5+Sheet2!C5+C692.使用函数使用函数(1)自动求和按钮 在最接近单元格的数据区域求和选取存放结果的单元格单击 求和 看到计算公式双击 求和 看到计算结果 总计任何所选取的区域(区域中有一个空行或列)选取区域单击求和(2)自动计算 自动计算功能 ：求和、均值、最大值、最小值、计数。 选取计算区域在状态栏单击右键, 快捷菜单选择某计算功能在状态栏显示计算结果10(3) 输入函数在Excel中提供了9类函数共几百个函数(数学、日期、文字等)。函数形式：函数名（参数表

6、）例：求C5:C8单元格的平均值，结果存放在C10单元格中。单击C10粘贴函数选取函数类型和函数名输入参数在编辑框直接输入：=AVERAGE(C5:C8)113.3.单元格的引用单元格的引用(1) 概念 相对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整 绝对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变(2)表示 相对引用：列坐标行坐标例B6， A4 , C5:F8 绝对引用：$列坐标$行坐标例$B$6,$A$4 , $ C$5:$F$8 混合引用：列坐标$行坐标 例 B$6, A$4, C$5:F$8 $列坐标行坐标 例 $B6, $A4, $C5:$F8 (3) 相互转换

7、选定单元格中的引用部分反复按 F4 键124. 4. 单元格或区域命名单元格或区域命名区域表示 ：简单但无意义，不易阅读，例 A1:C5 存放数学分。区域名 ：对区域进行文字性命名，便于记忆与阅读，例数学。(1)创建区域名选取区域单击名称框输入区域名 插入/名称/定义输入名字选名称所在的位置插入/名称/指定(2)改变区域插入/名称/定义选择名字在引用位置框修改区域(3)区域名的引用在公式或函数的参数中直接引用区域名 例 =MAX(数学)13四、数据编辑四、数据编辑1. 修改修改 单击单元格,在编辑框修改 双击单元格,直接在单元格修改2. 2. 清除清除 3. 删除删除 剪切+粘贴 或 直接拖曳

8、选取清除区域编辑/清除选择全部、格式、内容、批注 选取删除区域编辑/删除删除区域后何单元格填入 4. 移动移动146. . 选择性粘贴选择性粘贴即属性的复制，不但复制值、公式还可以是格式。在对话框进行下列选择：粘贴选择：全部、 公式 、 数值 、 格式 、有效数据、批注等。运算选择：无 、加 、 减 、 乘 、 除。转置 5. 复制复制 复制+粘贴 或 Ctrl+拖曳注意： 若复制或移动的内容出现单元格相对引用，则在复制或移动后的目 标单元格自动修改单元格引用。157. 单元格、行、列的插入和删除单元格、行、列的插入和删除 1. 插入选定插入的位置插入(单元格、行、列)2. 删除选定删除的对象

9、（单元格、整行或整列）编辑删除五、新建、打开和保存文件五、新建、打开和保存文件1. 新建文件2. 打开文件3. 保存文件4. 搜索文件16一、一、 工作表的删除、插入和重命名工作表的删除、插入和重命名 1. 1. 选取工作表选取工作表 单个、连续多个、不连续多个。 2. 2. 删除工作表删除工作表 选取要删除的工作表 编辑/删除工作表 3. 3. 插入工作表插入工作表 选取插入工作表的位置 插入/工作表 4. 4. 重命名工作表重命名工作表 双击要重命名的工作表 输入新名字 3.3工作表的编辑和格式化工作表的编辑和格式化17二、二、 工作表的复制或移动工作表的复制或移动 1. 1. 工作簿之间

10、的复制或移动工作簿之间的复制或移动打开源工作簿和目标工作簿选取源工作表编辑/移动或复制工作表 2. 2. 工作簿内的复制或移动工作簿内的复制或移动 复制: Ctrl+拖曳 移动: 拖曳选中“建立副本”复选框为复制，否则为移动。18三、工作表格式化三、工作表格式化 作用：突出部分数据的重要性，使版面美观及可读性好。作用：突出部分数据的重要性，使版面美观及可读性好。 格式化：数字格式、对齐方式、字体、边框线、图案、列宽行高。格式化：数字格式、对齐方式、字体、边框线、图案、列宽行高。 格式化方法：自定义格式化格式化方法：自定义格式化 或或 自动格式化。自动格式化。 1. 1. 自定义格式化自定义格式

11、化(1).数字格式标签 默认G通用格式表示； 数字右对齐，数字长度，科学记数法，公式以值显示； 文字左对齐，文字长度，右边列无内容延伸，有则截断显示； 设置数字格式按钮：货币、百分比、千分位、小数位数递增和递减。选定需格式化的单元格或区域格式单元格格式工具栏（5种格式按钮）5种格式标签19(2)(2)字体标签字体标签 提供了：字体、字型、字号、效果、多种颜色和底线等。(3)(3)对齐标签对齐标签 提供了：水平对齐、垂直对齐、合并及居中、方向等。 长文字：自动换行 可使行高增加； 跨列居中 文字占几个单元格，但文字必须在居中区域的最左单元格； 合并单元格 几个单元格合并为一个； 缩小字体填充 文

12、字缩小到在一个单元格内。(4)(4)边框标签边框标签 提供了：线型、位置、颜色等，还有斜线。(5)(5)图案图案( (底纹底纹) )标签标签 提供了：颜色背景、填充图案和图案的颜色。20(6)调整列宽和行高调整列宽和行高注意：当调整列宽后内容显示不下时，文字截断；数字以#表示。选中要操作的行或列格式行列取消隐藏隐藏行高（列宽）最合适的行高（列宽）标准列宽(7)条件格式条件格式 根据设置的条件动态地为单元格自动设置格式。选定要设置格式的区域格式/条件格式设置条件表达式和设置条件格式212.自动格式化自动格式化Excel已预定义好十多种格式,可快速、方便地使用。选定需格式化的区域格式自动套用格式选

13、择某种格式格式使用的3个层次：自动套用格式工具栏格式单元格一般要求进一步要求特殊要求3. 格式复制格式复制选定已设置好格式区域单击复制格式按钮拖曳到目标格式区域对设置好的格式可执行：编辑清除格式 命令，删除设置的格式，系统采用通用格式223.4数据图表化数据图表化一、图表概念一、图表概念 图表使数据更直观、形象。1. 图表类型图表类型： 十多类图表，有三维、二维，每类还有子类型。2. 数据源数据源： 作图的数据区域，可以包含说明性文字。3. 图表选项图表选项： 图表中各个对象，有图表区、图形区、分类坐标、图例、 背景、标题等。4. 图表位置图表位置：嵌入在工作表内，称为嵌入式图表。 一张独立的

14、图表，称为独立图表。23二、创建图表二、创建图表 1. 1. 利用图表向导创建图表利用图表向导创建图表 选中作图的数据源图表向导按图表类型、数据源、 图表选项、图表位置4个步骤进行 嵌入图表：在第4步骤图表位置中，选中“嵌入图表”选项。 独立图表：在第4步骤图表位置中，选中“新工作表”选项。2. 2. 快速创建图表快速创建图表选中作图的数据源按F11键“图表”工具栏的“图表类型”按钮此方法只能建立嵌入式图表24 1. 图表的缩放图表的缩放、移动移动、复制和删除复制和删除.选中图表鼠标指向图表任意处 拖曳图表移动缩放鼠标指向图表控制点之一拖曳图表复制删除Del 鼠标指向图表任意处Ctrl+拖曳图

15、表三、图表的编辑三、图表的编辑 2. 改变图表类型改变图表类型选中图表图表/图表类型选择某种图表类型和子类型25 1. 1. 选中图表对象选中图表对象 指向图表对象单击或图表工具栏的“图表对象”按钮。 2. 2. 删除图表中的数据系列删除图表中的数据系列 选中数据系列，Del键。 3. 3. 增加数据增加数据 嵌入图表：直接选中数据，拖曳到图表；也可用图表/添加数据命令 。 独立图表：选中图表 图表/添加数据 选中工作表数据 四、图表对象的编辑四、图表对象的编辑选中图表对象图表/图表选项选择上述6个标签之一，根据对话框进行设置 4. . 增加文字增加文字 增加标题、坐标轴、网格线、图例、数据标

16、志、数据表等。26五、图表格式化五、图表格式化 指对图表中各个图表对象的格式设置。 不同的图表对象，有不同的格式标签。 数据系列：图案、坐标轴、系列次序、数据标志等标签。 坐标轴： 图案、刻度、字体、数字、对齐标签。 图表区： 图案、字体、属性标签。 图例： 图案、字体、位置标签。 图形区： 图案标签。双击图表对象显示格式对话框选择上述格式标签进行格式设置操作方法273.5数据列表一、数据列表一、数据列表及建立及建立 1. 1. 数据列表数据列表 由列标题和每一列相同类型的数据组成的特殊工作表。 2. 2. 建立和编辑建立和编辑 同工作表的建立和编辑，也可利用“数据/记录单”命令建立和编辑。

17、3. 3. 建立规则建立规则 数据列表与其他数据间至少留有空行或空列。 数据列表中不能有空行或空列 数据列表的第一行为列标题（称字段名）。28二、数据排序二、数据排序 排序的字段叫关键字段，最多允许3个字段，以主和次区分。 1. 简单排序 数据排序选择排序主关键字段名可以选择次关键字段名单击列表选中要排序的区域升序降序 2. 复杂排序29单击列表三、筛选数据三、筛选数据快速选出所需的数据1. 自动筛选数据筛选自动筛选选择所需字段选取值选取自定义2. 关闭筛选数据筛选自动筛选 无数据筛选 全部显示还在30四、分类汇总四、分类汇总 将数据列表以分类汇总的形式反映各类数据的情况。按某关键字段进行分类

18、汇总，在分类汇总前必须按该关键字段排序。1. 基本分类汇总基本分类汇总单击列表数据分类汇总分类字段汇总方式选定汇总项（可多个）替换当前分类汇总每组数据分页汇总结果显示在数据下方不分页 用于单个字段分类单种汇总方式。312.2.嵌套分类汇总嵌套分类汇总单个字段 分类，多种汇总方式。操作方法同基本分类汇总，对多种汇总方式，要重复多次上述分类汇总操作，第二次以后：数据分类汇总全部删除3. . 清除分类汇总清除分类汇总替换现有分类汇总 不选中32 4. 4. 分级显示建立摘要报告分级显示建立摘要报告显示不同级的数据，一般分为3级。1级：最高级，只显示列表中的总计数。2级：次高级，显示列表中的总计数和各

19、分类中的合计数。3级：低级，显示全部信息。：展开某一级的数据。：折叠某一级的数据。5. 5. 清除和建立分级显示清除和建立分级显示数据分级显示清除分级显示数据分级显示自动建立分级显示33五、数据透视表 分类汇一般按一个字段进行分类；若要按多个字段分类，则可利用 数据透视表实现。 1. 1. 创建透视表创建透视表单击列表数据数据透视表 3之1数据源 3之2区域 3之3分类字段拖曳到行、列、页，汇总字段拖曳到数据区透视表位置选择注意：汇总方式系统默认对非型字段计数，型字段求和。 创建的透视表位置默认为一张新表，也可在同一表中。版式34 2. 2. 修改数据透视表修改数据透视表 (1)更改布局，快捷

20、菜单“向导” (2)更改汇总方式，快捷菜单“字段”或双击某字段名进行汇总方式更改。 3. 隐藏和显示字段隐藏和显示字段双击要隐藏的字段名选择要隐藏的值要恢复显示操作方法同上，在隐藏项中取消选中的项即可。3之3版式353.6页面设置和打印页面设置和打印一、打印步骤 二、设置打印区域和分页二、设置打印区域和分页设置打印的区域页面设置打印预览打印选定要打印的区域1. 1. 设置打印区域设置打印区域文件/打印区域/设置打印区域2. 2. 分页分页选定要分页的行、列或单元格插入/分页符取消打印区域：文件/打印区域/取消打印区域 取消分页符： 选定有分页符的边界 插入/删除分页符 36三、页面设置三、页面设置文件页面设置显示4个标签，分别为： 1. 页面页面 ：设置缩放比例、纸张大小、打印方向。 2. 页边距页边距 ：上、下、左、右页边距，水平、垂直居中方式等。 3. 页眉页眉/ /页脚页脚：设置页码、日期、时间、文件名、工作表名。 4. 4. 工作表工作表 ： 设置分页顺序、是否打印网格线、行、列号等。四、四、 打印预览和打印打印预览和打印文件/打印预览文件/打印