使用Outlook组织会议课件.ppt

1、Microsoft Office Outlook 2003 培训 使用使用 Outlook 组织会议组织会议您的公司名称演示：使用 Outlook 组织会议课程内容概述：组织会议和与会者第 1 课：角色定义及具体说明第 2 课：当您是会议组织者时第 3 课：当您收到会议要求时每课均包括一个建议任务列表和一组测试问题。使用 Outlook 组织会议Outlook 使用电子邮件和日历来保持详细信息的井然有序，因此使用 Outlook 跟踪会议可以节省您的时间、免除您的烦恼。概述：组织会议和与会者若要充分利用此功能，就有必要了解 Outlook 会议中的角色定义及具体说明。本课程将为您提供这方面的帮

2、助。使用 Outlook 组织会议课程目标 确定组织会议所需的基本组件并了解后台工作。 安排会议，查看谁将参加，进行更改，并使每个人获得更新。 管理并响应会议要求。 第 1 课角色定义及具体说明角色定义及具体说明使用 Outlook 组织会议角色定义及具体说明一个成功的会议需要三个最基本的元素：组织者、参与者和地点。在这方面，Outlook 会议并无不同。在 Outlook 会议中，每个涉及的人员都担当一个独特的角色，该角色指定他可以执行哪些操作、拥有多大的控制权。会议的元素使用 Outlook 组织会议参与者Outlook 会议是您在日历中安排的、涉及邀请其他人员或保留资源的活动。每个会议成

3、员具有其自己的图标。在 Outlook 中，会议中的每名“与会者”都由会议要求的“计划”选项卡上显示的某个图标表示。使用 Outlook 组织会议参与者会议组织者会议组织者：任何建立会议的人员都会成为会议组织者。每个会议成员都有其自己的图标。组织者是唯一可以在会议建立后更改会议详细信息的人员。使用 Outlook 组织会议参与者与会者与会者：受邀参加会议的任何人都被视为与会者。每个会议成员都有其自己的图标。与会者有两种类别：必选的与会者和可选的与会者。一旦将与会者添加到与会者列表中，此人便始终被视为会议的与会者。使用 Outlook 组织会议参与者地点地点/资源资源：会议的召开场所为地点，有时

4、称为“资源”。每个会议成员都有其自己的图标。如何为会议指定地点（或资源）取决于您组织安排各项事宜的方式。使用 Outlook 组织会议过程在 Outlook 中安排和维护会议，可以大大提高该过程的效率，因为 Outlook 使用“收件箱”和“日历”跟踪详细信息。 当这些详细信息更改时，只需单击一次按钮就可以一次为所有人进行更新。使用 Outlook 组织会议过程下面对该过程进行简要概述： 会议组织者向与会者发送会议要求。 要求会被发送到与会者的“收件箱”和“日历”。 响应返回给会议组织者。使用 Outlook 组织会议过程该要求会被发送到所有会议参加人的“收件箱”中。会议组织者会议组织者安排会

5、议并向所有参加人发送 一种特殊类型的消息，称为会议会议要求要求。使用 Outlook 组织会议过程与会者会阅读该要求并进行响应。会会议响应议响应（与会议要求相似）将发送回到会议组织者的“收件箱”。Outlook 接收到每个响应后，该信息条目在组织者的日历中使用有关谁即将参加会议的信息进行更新。使用 Outlook 组织会议后台工作Outlook 在后台运行以保持会议要求、响应和日历中条目之间的连接。请参见左图。1. 发送给与会者的会议要求。2. 信息栏。3. 会议的暂定日历项。会议要求和暂定响应使用 Outlook 组织会议后台工作由 Outlook 中称为“嗅探器”的功能来收发会议要求并跟踪

6、相关的日历项。查看“收件箱”中会议要求的信息栏信息栏或“日历”中的会议条目，就可以看到“嗅探器”的工作结果。会议要求和暂定响应使用 Outlook 组织会议后台工作当您是会议组织者时：当您是会议组织者时：当您发送给与会者的会议要求以及与会者的响应到达您的“收件箱”时，嗅探器可以检测到它们。然后，嗅探器会使用相关信息更新“日历”和要求本身。会议要求和暂定响应使用 Outlook 组织会议后台工作当您是与会者时：当您是与会者时：当您收到会议要求时，嗅探器会自动将该要求作为日历中的暂定项，以帮助您减少重复预订的机会。会议要求和暂定响应使用 Outlook 组织会议后台工作两个不同会议要求中的信息栏。

7、1. 发送给与会者的会议要求（后来进行了更新）中的信息栏。2. 会议组织者的日历中会议的信息栏，显示已接受的与会者和已谢绝的与会者的快速计数。收件箱中的会议要求使用 Outlook 组织会议练习建议1. 召开会议。2. 取消会议。3. 查看“嗅测器”如何发挥作用。联机练习（要求安装 Outlook 2003）使用 Outlook 组织会议测试 1，问题 1在在 Outlook 会议中，会议中，_控制会议。（请选择一个控制会议。（请选择一个答案。）答案。）1. 组织者。 2. 第一个接受的与会者。 3. 资源。 使用 Outlook 组织会议测试 1，问题 1：答案组织者。建立会议的人控制会议。

8、在 Outlook 中，这个人就是会议组织者。使用 Outlook 组织会议测试 1，问题 2下列哪种人不会被视为会议与会者？（请选择一个下列哪种人不会被视为会议与会者？（请选择一个答案。）答案。）1. 根本未被邀请参加会议的人员。 2. 谢绝会议要求的人员。 3. 意外地将会议从“收件箱”中移出的人员。 使用 Outlook 组织会议测试 1，问题 2：答案根本未被邀请参加会议的人员。其名字显示在会议要求中的任何人都是与会者。任何不在要求中的人都不是与会者。使用 Outlook 组织会议测试 1，问题 3在在 Outlook 中，中，_链接您的链接您的“收件箱收件箱”和和“日历日历”并将并将

9、每一项中的条目保持最新。（请选择一个答案。）每一项中的条目保持最新。（请选择一个答案。）1. “探查器”。 2. “嗅探器”。 3. “令人烦恼的组件”。 4. “自动组织者检测器”。 使用 Outlook 组织会议测试 1，问题 3：答案“嗅探器”。第 2 课当您是会议组织者时当您是会议组织者时 使用 Outlook 组织会议当您是会议组织者时作为会议组织者，您是会议的掌控人员。 您邀请大家参加会议，安排会议地点，选择会议的开始时间和持续时间。会议组织者建立会议。使用 Outlook 组织会议当您是会议组织者时但是，如果您打电话或拜访时要找的人不在该怎么办？会议组织者建立会议。电话留言和便笺

10、可不一定总是能被及时发现。在您需要与很多人联系的时候尤其麻烦。再说，如果后来不得不改变会议的日程，又该怎么办呢？Outlook 能够为您提供帮助。使用 Outlook 组织会议从会议要求开始作为会议组织者，您可以在日历中建立会议并控制它。 第一步是安排会议要求，该操作要从“日历”中执行。“新会议要求”和“安排会议”命令使用 Outlook 组织会议从会议要求开始“新会议要求”和“安排会议”命令1. 在“动作”菜单上，单击“新会议要求”。或者，左图显示了三种会议要求启动方法。2. 在“动作”菜单上，单击“安排会议”。或者， 3. 用鼠标右键单击日历中的选定时间，然后单击“新会议要求”。使用 Ou

11、tlook 组织会议从会议要求开始每个要求应包括三种基本详细信息：“新会议要求”和“安排会议”命令 会议参加人员。 会议时间和持续时间。 会议召开地点。使用 Outlook 组织会议处理与会者您不能自己单独召开会议。因此，安排会议要求的一个关键步骤是为与会者列表选择人员。“选择与会者及资源”对话框为您的会议添加与会者的最佳方法是使用通讯簿，您可以从“选择与会者及资源”对话框中轻松访问通讯簿。使用 Outlook 组织会议处理与会者请参见左图。1. 使用“选择与会者及资源”对话框，您可以指定与会者是必选的还是可选的。 2. “计划”选项卡上的图标可帮助您跟踪您的选择。“选择与会者及资源”对话框使

12、用 Outlook 组织会议使用“计划”选项卡查找时间我们前面提到过，可能会影响您安排会议方式的因素之一是您公司使用的电子邮件系统的类型。 如果您的公司使用 Microsoft Exchange Server 收发电子邮件，则您可以在安排会议之前检查同事的日程表。使用 Microsoft Exchange Server 的公司中的“计划”选项卡。使用 Outlook 组织会议使用“计划”选项卡查找时间1. 水平彩条显示时间约束，如“闲”、“忙”或“外出”。使用 Microsoft Exchange Server 的公司中的“计划”选项卡。2. 绿色和红色垂直条表示您设置会议的开始时间和结束时间

13、。3. 若要快速找到每个人的空闲时间，请单击“自动选取下一个”。使用 Outlook 组织会议使用“计划”选项卡查找时间使用 Microsoft Exchange Server，组织中的人员可以自动共享有关他们的日程表的信息。在 Outlook 中，该信息称为忙忙/闲时间闲时间。 “计划”选项卡的作用是使您可以一次检查所有会议参与者的忙/闲时间。未提供“忙/闲时间”信息的“计划”选项卡。使用 Outlook 组织会议地点，地点，地点从逻辑上说，通过填写会议要求的“地点”框，足以让每个人都知道召开会议的地点。如何填写该框同样取决于您公司的工作方式。会议要求中的“地点”框。使用 Outlook 组

14、织会议地点，地点，地点如果您的公司使用 Microsoft Exchange Server 作为电子邮件服务器，则您可以 通过邀请会议室参加会议来为会议安排地点 与邀请任何其他参与者一样。 会议要求中的“地点”框要这样做，您需要将受邀请的会议室指定为资源资源。使用 Outlook 组织会议地点，地点，地点如果您的公司不是使用 Microsoft Exchange Server 来处理会议室日程安排，您只需在会议要求的“地点”框中键入会议的地点，即可指定会议地点。会议要求中的“地点”框使用 Outlook 组织会议发送会议要求并跟踪响应在您自己的日历中设置了会议后，单击“发送”可向参与者发送会议

15、要求。会议要求中的“地点”框使用 Outlook 组织会议发送会议要求并跟踪响应您发送了要求并且已经开始接受响应后，就可以通过查看日历中会议要求顶部的信息栏（需要打开要求才能看到信息栏）来查看有多少人计划参加会议。 您可以通过查看日历中会议项的“跟踪”选项卡来获取更多详细信息。会议要求中的“地点”框使用 Outlook 组织会议发送会议要求并跟踪响应请参见左图。您可以使用这些选项卡跟踪响应。1. 使用“约会”选项卡上的信息栏。2. 查看“跟踪”选项卡上的“响应”列。会议要求中的“地点”框使用 Outlook 组织会议发送会议要求并跟踪响应请参见左图。使用这些命令可逐个会议地控制响应。当打开会议

16、以进行编辑时，您会在“动作”菜单上看到这些命令。1. 查看响应。2. 允许其他人建议新会议时间。“请求响应”和“允许建议新的时间”命令使用 Outlook 组织会议发送会议要求并跟踪响应使用下列选项，您可以在某种程度上控制会议要求： “忽略响应”：您可以选择不跟踪与会者的响应。 “允许建议新的时间”：作为会议管理人员之一，您要决定是否允许与会者为您的会议建议新时间。“请求响应”和“允许建议新的时间”命令使用 Outlook 组织会议时间、地点或人员有错？把它改过来！发送会议要求后，您可以随时更改会议任何方面的内容： 首先，在“日历”中的会议要求中进行更改。 然后，单击“发送更新”按钮，将更新发

17、送给需要知道该更改的人员。“发送更新”按钮使用 Outlook 组织会议时间、地点或人员有错？把它改过来！更新会议的步骤。1. 对会议要求进行更改后，单击发送发送“更新”。2. 一个更新后的会议要求将被发送给与会者。“发送更新”按钮使用 Outlook 组织会议时间、地点或人员有错？把它改过来！请参见左图。如果您添加或删除与会者，可以选择是将更新发送给每个人还是只发送给将受更改影响的那些与会者。“将更新发送给与会者”对话框使用 Outlook 组织会议时间、地点或人员有错？把它改过来！“将更新发送给所有与会者”：如果您对某项内容（如会议的时间或地点）进行了重大更改，则所有人都需要知道该更改。“

18、将更新发送给与会者”对话框使用 Outlook 组织会议时间、地点或人员有错？把它改过来！“只将更新发送给一部分与会者”：如果只更改了与会者列表 例如，添加了一名与会者 则不需要向整个组发送更新。“将更新发送给与会者”对话框使用 Outlook 组织会议练习建议1. 打开练习文件。2. 打开示例会议。3. 查看与会者和计划。4. 查看“跟踪”选项卡。（转下一张幻灯片。） 使用 Outlook 组织会议练习建议（续） 5. 更改会议并发送更新。6. 删除与会者。7. 取消会议。8. 查看如何始终禁止计数器建议。联机练习（要求安装 Outlook 2003）使用 Outlook 组织会议测试 2，

19、问题 1若要了解有多少参与者将会参加一个大型的会议，有什么快若要了解有多少参与者将会参加一个大型的会议，有什么快捷方法吗？（请选择一个答案。）捷方法吗？（请选择一个答案。）1. 查看“跟踪”选项卡并计算与会者。 2. 在“日历”中打开会议并查看信息栏。 3. 查看“收件箱”，按主题对邮件排序，然后计算对会议要求的响应次数。 使用 Outlook 组织会议测试 2，问题 1：答案在“日历”中打开会议并查看信息栏。如果要统计响应次数，信息栏是查看多少人将参加会议的最快方法。使用 Outlook 组织会议测试 2，问题 2如果您的公司使用如果您的公司使用 Microsoft Exchange Ser

20、ver 收发电子收发电子邮件，可在会议要求的邮件，可在会议要求的“计划计划”选项卡上检查选项卡上检查_。（请。（请选择一个答案。）选择一个答案。）1. 与会者是否会参加会议。 2. 与会者的闲忙状态。 3. 与会者是否可以建议可选时间。 使用 Outlook 组织会议测试 2，问题 2：答案与会者的闲忙状态。对于使用 Microsoft Exchange Server 的每名与会者，您可以通过查看“跟踪”选项卡来检查忙/闲时间。会看到不同的水平彩条，这些水平彩条指示与会者是“忙”、“暂定”还是“外出”。相反，如果您看到的始终是带有斜线的白色条带（表示“无信息”），则可能有人（您或与会者）使用的

21、不是 Microsoft Exchange Server。使用 Outlook 组织会议测试 2，问题 3会议建立后，可以重新分配会议的所有权。（请选择一会议建立后，可以重新分配会议的所有权。（请选择一个答案。）个答案。）1. 正确。2. 错误。使用 Outlook 组织会议测试 2，问题 3：答案错误。一旦组织者建立了会议，则该组织者就是唯一可以拥有该会议的人员。若要分配新组织者，该人需要新建一个会议。使用 Outlook 组织会议测试 2，问题 4您更改的有关会议的唯一详细信息是与会者列表。您已经添您更改的有关会议的唯一详细信息是与会者列表。您已经添加了一个叫加了一个叫“张颖张颖”的人。只

22、让张颖知道这项更改的最佳更的人。只让张颖知道这项更改的最佳更新方法是什么？（请选择一个答案。）新方法是什么？（请选择一个答案。）1. 当系统提示时，请选择“只将更新发送给添加或删除的与会者”选项。 2. 当系统提示时，选择“将更新发送给所有与会者”选项。 3. 没有只更新张颖的方法。 使用 Outlook 组织会议测试 2，问题 4：答案当系统提示时，选择“只将更新发送给添加或删除的与会者”选项。使用此选项不会使任何其他人的收件箱杂乱无章。您将向您所添加的确实需要知道该更改的人（即张颖）发送更新。第 3 课当您收到会议要求时当您收到会议要求时 使用 Outlook 组织会议当您收到会议要求时当

23、会议要求到达您的“收件箱”后，它会被自动添加到您的“日历”中。这样的流程会减少可能出现的重复预约，还有助于确保您不会错过会议。 您还是需要应答应答会议组织者，以确认您会出席。使用 Outlook 组织会议如何响应要求会发送到您的“收件箱”，并且您的“日历”中会临时确定会议的大致时间。 现在，您需要响应组织者的要求。动画：单击右键，然后单击“播放”。“收件箱”中的会议请求使用 Outlook 组织会议如何响应要求会发送到您的“收件箱”，并且您的“日历”中会临时确定会议的大致时间。 现在，由您决定是否响应组织者的要求。 “收件箱”中的会议要求使用 Outlook 组织会议如何响应主要响应选项包括：

24、“收件箱”中的会议请求 接受 谢绝 暂定使用 Outlook 组织会议如何响应在您单击其中一个按钮响应会议要求之后，系统会为您提供三个响应选项：消息框中的“接受”按钮 在响应中包括信息： 立即发送响应 从不发送响应使用 Outlook 组织会议如何响应在响应中包括消息在响应中包括消息。 消息框中的“接受”按钮您是否需要让会议组织者知道您可能会迟到？或许您需要验证午间会议是否提供午餐，或者验证是否需要在客户演示文稿中包含某些内容。在您响应会议要求时，可以向组织者发送一份个人便笺。使用 Outlook 组织会议如何响应立即发送响应立即发送响应。消息框中的“接受”按钮会议响应会发送回到组织者的“收件

25、箱”，而且会议条目会在“日历”中更新。使用 Outlook 组织会议如何响应从不发送响应从不发送响应。消息框中的“接受”按钮会议响应会发送回到组织者的“收件箱”，而且会议条目会在“日历”中更新。使用 Outlook 组织会议如何响应请参见左图。在响应中包括消息：1. 响应会议要求。2. 选择“发送前编辑响应”，然后单击“确定”。3. 在将响应发送给会议组织者之前，在响应中编写您的消息。消息框中的“接受”按钮使用 Outlook 组织会议查看将参加会议的其他人员想要知道其他人谁得到了邀请？问这个问题可能会让人觉得很鲁莽，使用 Outlook，您可以自己查找，并且没有人会知道。会议要求的“计划”选

26、项卡使用 Outlook 组织会议查看将参加会议的其他人员您可以使用计划计划选项卡查看将参加会议的人员：会议要求的“计划”选项卡 打开会议要求。 单击“计划”选项卡。 您会看到受邀参加会议的所有其他人的列表。使用 Outlook 组织会议想在其他时间召开会议吗？ 您可以使用“建议新时间”按钮建议不同的会议时间。建议新时间按钮当这样做时，会议组织者会收到您的要求，但就像对待有关该会议的所有事宜一样，组织者有权决定最终的新会议时间。使用 Outlook 组织会议想在其他时间召开会议吗？ 若要建议新的会议时间： “建议新时间”按钮1. 单击“建议新时间”以建议新的会议时间。2. 会议组织者可以选择是

27、否接受该建议。组织者还可以一次查看所有建议。使用 Outlook 组织会议会议在您的日历中，但您不是所有者接受（或暂定接受）会议要求后，您就可以在自己的日历中打开并修改它 但是您不应该这样做。 请记住，您不是该会议的所有者，因此并非真正由您负责进行更改。“日历”中的会议（带有与会者设置的提醒） 使用 Outlook 组织会议会议在您的日历中，但您不是所有者请参见左图。1. “日历”中的约会， 带有与会者（而不是会议组织者）设置的提醒。2. 会议组织者发送更新。3. 提醒被覆盖。“日历”中的会议（带有与会者的提醒）使用 Outlook 组织会议转发时要谨慎其他人是否需要了解此会议？可以将会议要求

28、转发给其他人。 当您转发会议要求时，如果接收您转发要求的人响应会议要求时，会议组织者将直接 从该人接收邮件 而不会通过您。“动作”菜单上的“转发”命令使用 Outlook 组织会议转发时要谨慎对于组织者而言，转发要求是令人不愉快的意外吗？“动作”菜单上的“转发”命令在您转发会议要求之前，请考虑您的行为是否会给会议组织者带来不便。 使用 Outlook 组织会议转发时要谨慎例如，考虑下列因素： 会议地点的空间有限制吗？ 存在与会议相关联的成本吗？（组织者是否要提供昂贵的小册子或午餐？） 会议的主题是否可能是有争议的或机密的？ “动作”菜单上的“转发”命令使用 Outlook 组织会议练习建议1.

29、 打开练习文件。2. 接受会议要求。3. 暂时接受会议要求。4. 将时间更改为显示为“闲”。（转下一张幻灯片。） 使用 Outlook 组织会议练习建议（续）5. 建议新时间。6. 清除并关闭练习文件： 关闭练习数据文件。 删除“未送达”电子邮件。联机练习（要求安装 Outlook 2003）使用 Outlook 组织会议测试 3，问题 1如果您修改自己的会议要求副本（例如，添加您想要在会议如果您修改自己的会议要求副本（例如，添加您想要在会议中讨论的与项目相关的重要注意事项），存在什么危险？中讨论的与项目相关的重要注意事项），存在什么危险？（请选择一个答案。）（请选择一个答案。）1. 如果会议

30、组织者更新会议，您的更改将会丢失。 2. 因为除了您自己以外，会议要求还包括其他与会者，所以其他人能够查看您的注意事项。 3. 修改要求将导致您成为会议组织者，并且您将成为会议的新所有者。使用 Outlook 组织会议测试 3，问题 1：答案如果会议组织者更新会议，您的更改将会丢失。对您没有所有权的会议进行更改始终存在丢失的风险。使用 Outlook 组织会议测试 3，问题 2您对会议不感兴趣并且不想接收更新。您应该如何响应？您对会议不感兴趣并且不想接收更新。您应该如何响应？（请选择一个答案。）（请选择一个答案。）1. 暂定。 2. 谢绝。 3. 谢绝，并请求将您从与会者列表中删除。使用 Ou

31、tlook 组织会议测试 3，问题 2：答案谢绝，并请求将您从与会者列表中删除。如果您确实不感兴趣，您将需要让会议组织者将您从与会者列表中删除。这可能是发送响应时使用“发送前编辑响应”选项的绝好机会。使用 Outlook 组织会议测试 3，问题 3您您“日历日历”中某个会议的忙中某个会议的忙/闲状态为闲状态为“暂定暂定”。您尚未响应。您尚未响应该要求，但是由于您想要该要求，但是由于您想要“暂定暂定”是否参加该会议，因此不是否参加该会议，因此不必执行任何其他操作。（请选择一个答案。）必执行任何其他操作。（请选择一个答案。）1. 正确。 2. 错误。 使用 Outlook 组织会议测试 3，问题

32、3：答案错误。您这一方需要执行某种操作，以便会议组织者知道您的意图。如果您不执行任何操作，则组织者看到的您的状态为“无响应”。若要让组织者知道您是“暂定”的，您必须这样响应。使用 Outlook 组织会议测试 3，问题 4会议组织者与您联系，因为未受邀请的与会者要接受会议的会议组织者与您联系，因为未受邀请的与会者要接受会议的会议要求（但是没有足够的空间来容纳所有人）。可能的原会议要求（但是没有足够的空间来容纳所有人）。可能的原因是什么？因是什么？（请选择一个答案。）（请选择一个答案。）1. 组织者可能忘记了清除“请求响应”按钮。 2. 有人将会议要求转发给未受邀请的人。 3. 未指定地点。 使用 Outlook 组织会议测试 3，问题 4：答案有人将会议要求转发给未受邀请的人。这种情况非常有可能。当转发会议要求时，接收转发的会议要求的一方可以接受会议要求，就像组织者已经邀请了他/她一样。如果组织者试图将会议参与者的数量保持在一定规模或者将它限制为一组特定的人员，则转发可能会产生问题。使用 Outlook 组织会议课程摘要卡有关本课程所涉及的任务摘要，请参阅课程摘要卡。 使用此模板有关此模板的进一步帮助信息，请参阅备注窗格或查看完整的备注页（“视图”菜单）。