高效会议管理技巧(会议)课件.ppt
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1、高效会议管理技巧高效会议管理技巧课程目标课程目标 了解会议的目的、种类和体系 了解会议效率不高的原因及对策 掌握有效为会议做准备的要领 掌握会议中的沟通和反馈技巧 掌握会议主持人的会议管理技巧 学会提高会议效率和质量的技巧 会议需要管理吗?会议管理还需要技巧吗? ? 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题,反面作用则是带来难题,因此,会议既需要管理,更不能缺少技巧! 第一讲第一讲 当今会议面面观当今会议面面观 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频繁 会议成本的计算集思广益图集思广益图会议想法想法想法好创意好点子甲乙丙会议的意义会议的意义 会议是一个
2、集思广益的渠道 会议显示一个组织或一个部门的存在会议是一种群体沟通的方式会议的目的会议的目的 开展有效的沟通 传达资讯 监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意 激励士气 巩固主管地位达成协议与解决问题达成协议与解决问题点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领会议的种类会议的种类 按人数分类按人数分类按开会方式分类按开会方式分类 按开会目的分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政2.策的会议2.当众表扬或批评别人的4.会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5
3、.集思广益的会议会议的频率会议的频率固定的部门会议:固定的部门会议:建议频率:至少每月一次注意事项:不能多与每周一次,否则容易形成拖沓的不良习惯;将会议时间记录在笔记本上,以防因一时疏忽造成工作上的被动。建议频率:至少每两月一次建议频率:至少每两月一次注意事项:利用全体大会通报注意事项:利用全体大会通报政策,但不能频繁,否则回给政策,但不能频繁,否则回给公司造成沉重的负担。公司造成沉重的负担。全体会议全体会议建议频率:随时建议频率:随时注意事项:切忌太频繁,否则注意事项:切忌太频繁,否则会使员工感觉日日有危机,会会使员工感觉日日有危机,会让公司陷入工作无序的可怕境让公司陷入工作无序的可怕境地。
4、地。处理突发事件的会议处理突发事件的会议建议频率:按需要建议频率:按需要注意事项:可以按需要天天发注意事项:可以按需要天天发生,但是会议长度最好不要超生,但是会议长度最好不要超过过1小时。小时。一对一会议一对一会议会议成本的计算会议成本的计算 会议的时间成本 直接的会议成本 效率损失成本第二讲第二讲 会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及解决方案 会议效率不高的原因及预防性管理 高效会议的八大特征 会议规范高效会议的预防性管理(二)高效会议的预防性管理(二)5.参会者要有听的技能6.要充分作好准备工作7.明确开会原因及目的高效会议的八大特征高效会议的八大特征 只有必要时才召集 好好筹
5、划过 拟订和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验的和有才能的人出席 作出了评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人会议规范种类会议规范种类 时间安排方面的规范 固定的会议流程规范 会议本身要遵守的规则固定的会议流程规范固定的会议流程规范开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结2结束会议总结安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划会议本身要遵守的规则(一)会议本身要遵守的规则(一)1.参会者要将工作安排交给会议主席2.超过1小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有准备发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束5.负责人对决议能否达成
6、负主要责任会议本身要遵守的规则(二)会议本身要遵守的规则(二)6.在会上要维护别人的尊严7.要有人提出不同的意见8.会后要能拿到书面的记录9.参会者要履行反馈职责10.要请第三方监控会议质量 第三讲第三讲 开会前的准备工作开会前的准备工作 是否要开会 准备工作的作用 1H5W 准备工作核对单 主持人的准备工作如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人(开会让他人参与只能把问题弄糟)无需开会的五个如果无需开会的五个如果如果必须把信息同 时传达给很多人 有些事情需要当众表扬或批评 要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委
7、派任务必须开会的五个如果必须开会的五个如果准备工作的作用准备工作的作用 选择最恰当的选择方式 使参会者能对讨论有清楚的方向可循 清楚的告知参会者应有何种行为表现 节省时间与减少冲突会议准备的会议准备的5W1H法法WhyWhatWhenWhoWhereHow 会议准备工作核对单会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是
8、否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知主持人的主持人的4个准备个准备 设定沟通目标 制订行动计划 预备可能的争执 进行SWOT分析& SWOT分析分析Strength优势Weakness劣势Opportunity机会Threat威胁 自身环境第四讲第四讲 成功会议的五种策略成功会议的五种策略如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何达成决议决策方式如何圆满结束会议 G ? 如何做开场白如何做开场白 定义:35分钟的谈话,系统、简洁及有明确宗旨。 内容:开会目的,时间安排,议事方式,纪律规则等。 程序:
9、概观会议进行程序; 提供与会议有关的资讯; 规范议程; 指定会议记录者; 征求对议程设计的意见。如何分配发言时间如何分配发言时间v主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等;尽量开成一种互动的会议氛围。v主持人发言最多的原因主持人发言最多的原因对会议的议题特别熟对会议的议题特别熟地位最高而且声音较大地位最高而且声音较大负担较多的行政责任负担较多的行政责任如何掌握议事进度如何掌握议事进度 语言方式 非语言方式如何达成决议如何达成决议决策方式决策方式 彼德德鲁克决议法: 用足够多的时间检视困难所在,并是参会者达成共识 列举或图示各提案并开始讨论 客观比较各提案的优劣,避免意气之争
10、估计各提案之获益律 估计有无采集更多参考资料的需要 征求反对意见 以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各题案之认同 对提案做适当的休整与妥协 确认议事结果 组成或指定议案执行的监督单位。4种群体决策种群体决策权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策4种团队决策法种团队决策法头脑风暴法德尔菲法思路转换法易地思考法第五讲第五讲 会议中的沟通与反馈技巧会议中的沟通与反馈技巧v会议中的沟通v会议中的反馈技巧沟通的漏斗沟通的漏斗别人行动的 20%别人听懂的40%别人听到的60%你嘴上说的 80%你心理想的 100%沟通漏斗沟通的定义沟通的定义 为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且
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