精选第四讲-Excle基本操作资料课件.ppt

1、YDIT 永达集团IT资质认证系列培训讲解内容：主 讲 人：Excel 2003的基本操作及应用的基本操作及应用曹佳宾曹佳宾普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾2一、中文一、中文Excel 2003Excel 2003的基本操作的基本操作二、工作表的建立和编辑二、工作表的建立和编辑三、格式化工作表三、格式化工作表四、公式与函数的使用四、公式与函数的使用五、数据的管理和分析五、数据的管理和分析六、电子表格的图表化六、电子表格的图表化七、打印工作表七、打印工作表 普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾3一、Excel 2003的基本操作（一）Excel 2003的启动和退

2、出1 1、启动、启动 常用的启动方法如下：(1)单击“开始”“程序”“Microsoft Office Excel 2003”选项，即可启动。(2)双击桌面上的Microsoft Office Excel 2003 快捷图标。(3)在“资源管理器”或“我的电脑”中，双击已存在的电子表格文件（扩展名为xls的文件），即可启动Excel 2003，并同时打开该电子表格文件。 普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾42 2、退出、退出退出Excel 2003有以下四种方法：方法1：单击Excel标题栏右端的“关闭”按钮。方法2：在“文件”下拉菜单中选择“退出”命令。方法3：双击标题栏左上

3、角的“控制菜单”按钮。方法4：按Alt+F4键。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾5（二）Excel 2003的窗口组成普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾61 1、应用程序窗口、应用程序窗口 应用程序窗口包括：标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏和状态栏。 （1）标题栏（2）菜单栏: Excel 2003的菜单栏共有9组菜单，分别是“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“数据”、“窗口”和“帮助”菜单。单击菜单中的命令可以执行相关的操作，完成不同的任务。（3）工具栏（4）编辑栏（5）状态栏普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾72 2

4、、工作簿窗口、工作簿窗口 工作簿窗口包括了工作表区、单元格、工作表标签等元素。3 3、任务窗格、任务窗格 任务窗格位于工作表区右侧，提供了应用程序的一些常用命令，它的位置适宜，尺寸又小，可以一边使用这些命令，同时继续处理文件。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾81 1、工作簿、工作簿 一个Excel文件就是一个工作簿，其扩展名为xls，由一个或多个（最多为255个）工作表组成。启动Excel后会自动生成名为Book1的空白工作簿，在保存时可重新命名。当打开某一工作簿时，它包含的所有工作表也同时被打开。默认情况下，一个新工作簿中只包含3个工作表，名为Sheet1、Sheet2和S

5、heet3，分别显示在工作表标签中。右键单击工作表名，即可对该表进行编辑。（三）Excel的基本概念普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾9 2 2、工作表、工作表 工作表也称为电子表格，是Excel用来存储和处理数据的地方。每个工作表都是由行和列组成的一个二维表格，列标题用字母A，B，Z，AA，AB，IA，IB，IV表示，共256列；行标题用数字1，2，65536表示，共65536行，这样,一个工作表就有25665536个单元格组成。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾103 3、单元格、单元格 工作表中行与列交叉处的矩形框称为单元格，是Excel工作的基本单位。每

6、个单元格都有唯一的地址，按所在的行列的位置来命名，即：列标+行号。例如，单元格C3就是位于第C列和第3行交叉处的单元格。单击单元格可使其成为活动单元格，其四周有一个黑方框，其行号和列标处在突出显示状态，右下角有一黑色填充柄。活动单元格地址显示在名称框中，只有在活动单元格中才能输入数据。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾114 4、单元格区域、单元格区域 由多个连续的单元格构成单元格区域。单元格区域地址是由其任意对角线上的两个单元格地址表示，中间用“：”分隔，例如，“B3：D8”表示从单元格B3到D8的矩形区域。从选定的某个单元格开始拖动鼠标可选定一个单元格区域，它被黑方框包围并

7、反像显示，有且仅有一个反白的单元格是活动单元格。 从上面的叙述中可知，工作簿由工作表组成，而工作表则由单元格组成。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾121 1、创建新工作簿、创建新工作簿 启动Excel 2003时，系统会自动创建一个新的名为“Book1”的空白工作簿，Excel按常用工作簿创建的先后顺序定义默认名为“Book i”，i为顺序号，可在保存时对其重新命名。还可以通过下面两种方法创建新的工作簿文件：方法1：单击常用工具栏上的“新建”按钮，可直接创建一个新的空白工作簿。方法2：使用菜单命令创建，具体操作如下：(四) 管理工作簿普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培

8、训曹佳宾13（1）执行“文件”“新建”命令或单击位于任务窗格右上方的下拉按钮，选择“新建工作簿”，打开如图2所示的“新建工作簿”任务窗格。（2）如果要创建一个空白工作簿，单击任务窗格中的“空白工作簿”选项。（3）如果要建立基于模板的工作簿，单击窗格中的“本机上的模板”选项，打开“模板”对话框。如图3所示。（4）在“电子方案表格”标签中，双击创建工作簿所需的模板即可。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾14图2“新建工作簿”任务窗格 图3“模板”对话框 普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾152 2、打开工作簿、打开工作簿要对已有的工作簿进行操作，必须先打开工作簿。按

9、下述操作可以打开工作簿：（1）执行“文件”“打开”命令（或单击常用工具栏上的“打开”按钮），弹出“打开”对话框，如图4所示。（2）同时选定要打开的一个或多个工作簿文件，然后单击“打开”按钮即可。另外，在“打开”按钮右侧有一个小箭头，单击它会出现一个菜单，其中提供了多种打开工作簿的方式（见图4）。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾16图4 “打开”对话框普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾17 3 3、保存工作簿、保存工作簿 要保存工作簿，只需单击常用工具栏上的“保存”按钮或执行“文件”菜单“保存”命令即可。若此工作簿是第一次保存，则会出现“另存为”对话框，如图5所

10、示，需要在对话框中为该工作簿输入文件名，然后单击“保存”按钮。如果要对已保存过的工作簿以新路径，新文件名保存，可执行“文件”“另存为”命令，同样出现“另存为”对话框，在此对话框中选择新路径，输入新文件名，再单击“保存”按钮。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾18图5 “另存为”对话框普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾19 为了防止在输入数据的过程中碰到意外关机的情况而丢失数据，Excel 2003提供了定时自动保存的功能。若要使用该功能，则单击“工具”菜单上的“选项”命令，然后在出现的对话框中单击“保存”选项卡，选定“保存自动恢复信息，每隔”项并在其右侧的输入框

11、内输入自动保存的间隔时间。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾204 4、关闭工作簿、关闭工作簿 在完成操作后，单击“文件”菜单中的“关闭”命令可以关闭当前工作簿。若此工作簿还未对其内容进行保存，则会出现一个对话框，确认是否保存。5 5、保护工作簿、保护工作簿 按下述操作可以保护工作簿及撤消工作簿的保护状态： （1）执行“工具”“保护”“保护工作簿”命令。 （2）在出现如图6所示的对话框中选择保护工作簿方式并输入密码。此对话框中有三个选项：普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾21结构：结构：若选定此项，则不能对工作簿中的工作表进行删除、移动、隐藏、复制、重命名等操作

12、，也不能插入新的工作表。窗口：窗口：若选定此项，则重新打开此工作簿时，窗口将缩小，而且不能移动和缩放工作簿窗口。密码：密码：设置密码后，只有输入正确的密码才能撤消工作簿的保护状态。若忘记了该密码，则永远不能撤消该工作簿的保护状态。图6 “保护工作簿”对话框（3）若要撤消工作簿的保护状态，则单击“工具”“保护”“撤消工作簿保护”命令，然后在出现的对话框中输入密码并单击“确定”按钮。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾22（一）工作表的建立1 1、选定单元格和单元格区域、选定单元格和单元格区域表1 选定单元格和单元格区域的方法选定对象操作方法单个单元格单击单元格或按光标移动键，移动到

13、该单元格连续单元格区域单击要选定区域的第一个单元格，并拖动鼠标到最后一个单元格；或者单击要选定区域的第一个单元格，按住Shift键同时，再单击区域的最后一个单元格；或者在名称框中直接输入要选定区域的地址，按回车键非连续单元格或单元格区域先选定第一个单元格或单元格区域，按住Ctrl键同时再选定其他单元格或单元格区域单行或单列单击行号或列标连续的多行或多列沿行号或列标从第一行或第一列开始拖动鼠标到最后一行或最后一列；或者先选定第一行或第一列，然后按住Shift键同时，再选定最后一行或最后一列非连续的多行或多列先选定第一行或第一列，然后按住Ctrl键同时再选定其他行或列所有单元格单击工作表左上角行号

14、和列标交叉处的全选按钮二、工作表的建立和编辑普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾232 2、选定单元格内容、选定单元格内容 双击单元格选定单元格后按F2键单击编辑栏，待出现光标后，在单元格内拖动鼠标选取单元格内容。3 3、手工输入数据、手工输入数据(1)输入数字 在单元格中输入数字后，系统会自动地将它们在单元格中右对齐。正数输入时可省略“+”号；负数输入时，或者数字前加负号或者将数字置于圆括号中；分数输入时，应先输入0和一个空格，然后再输入分数。当输入的数值位数太多时，系统会自动表示成科学计数法（如3.14E+09）。提示：提示：在输入和处理数据之后，若单元格中出现“#”标记，则

15、说明该单元格所在列的列宽太小，不够显示整个数值，只需增大列宽即可显示全部数值。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾24(2)输入文本 文本数据包括字母、汉字、数字、空格以及其他可从键盘输入的符号。默认情况下，文本数据在单元格中是左对齐。若要将输入的数字视为文本，则需在输入的数字前加一个单引号“”。例如，输入邮政编码“730070”时，应该键入：730070。(3)输入日期和时间 Excel将日期和时间均按数字处理。默认情况下，在单元格中右对齐。输入日期时用“/”分隔年、月、日。例如， 04/30/03；输入时间时用“：”分隔时、分、秒。例如，10：30：48PM，其中PM代表下午

16、，AM代表上午。若要输入当前日期可用Ctrl+；组合键，输入当前时间可用Ctrl+Shift+；组合键。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾254 4、自动填充数据、自动填充数据（1）填充相同的数据 在同一行或同一列中填充相同的数据 选中要填充数据的行或列的第一个单元格，输入数据，然后拖动填充柄至要填充的最后一个单元格，松开鼠标左键。 在不连续的单元格区域中填充相同的数据先选定要填充数据的不连续单元格区域，然后在活动单元格中输入数据，再按下Ctrl+Enter键即可。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾26（2）填充序列 Excel能识别的序列类型有：等差序列、等比

17、序列、日期序列和自动填充序列。等差序列：等差序列：每个数值由前一个数值加上一个固定值得到，这个固定值称为步长。例如：初始值为2，步长为2，得到等差序列为2，4，6，。等比序列：等比序列：每个数值由前一个数值乘以一个固定步长得到。例如：初始值为1，步长为2，得到等比序列为1，2，4，8日期序列：日期序列：每个日期数据由前一个日期加上一个日期单位得到，日期单位包括日、月、年等。例如：初始值为10/23/00，日期单位为年，则得到日期序列为10/23/01，10/23/02，10/23/03，10/23/04，。自动填充序列：自动填充序列：根据给定的初始值自动递增形成，特点是文本内容不变，数字递增。

18、例如：第1章，第2章，第3章，第4章。 普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾27方法方法1 1：使用“序列”对话框填充序列具体操作如下：（1）在第一个单元格中输入初始值。（2）选定包含初始值单元格在内的要填充序列的单元格区域。（3）执行“编辑”“填充”“序列”命令，打开如图7所示的对话框。（4）在对话框中的“序列产生在”栏中选择一种序列填充方向，在“类型”栏中选择一种序列类型，并在“步长值”框中输入步长。（5）单击“确定”按钮。选定的单元格区域自动按要求填充数据。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾28图7 “序列”对话框 提示：提示：如果不先选定填充数据的单元格区

19、域，则需要在对话框中的“终止值”输入框中输入终止值。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾29方法方法2 2：使用填充柄填充序列：使用填充柄填充序列 对于建立等差序列数据最简单的方法是先在单元格区域的第一、第二个单元格中分别输入初始值和第二个值，然后选定这两个单元格并拖动填充柄到整个单元格区域，Excel将自动填充以第二个值与第一个值之差作为步长值的等差序列。 对于自动填充序列，可以直接在起始单元格中输入初始值，再拖动填充柄到整个单元格区域即可。提示：提示：当使用填充柄填充数据时，拖动填充柄至最后一个单元格后松开鼠标，会在最后一个单元格右下角出现一个智能按钮，单击此按钮会出现一个选

20、项列表，有若干个选项可供填充数据时使用。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾30（3）自定义序列 用户可以将经常使用且具有一定顺序或某种规律的文本设定为自定义序列。自定义的序列可用上述拖动填充柄的方法进行填充。操作方法如下所述：（1）执行“工具”“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“自定义序列”选项卡，如图8所示。（2）选定“自定义序列”列表框中的“新序列”，然后在“输入序列”列表框中输入自定义的序列，在每输入一项之后按Enter键。 （3）在输入完毕后 单击“添加”按钮。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾31（4）也可以把工作表中已输入的文本定义为新序列，此时

21、需先单击图8中“导入”按钮左侧的有红箭头的折叠按钮，然后在工作表中选定文本，再单击打开按钮，最后单击“导入”按钮即可。（5）若要删除自定义序列，则在“自定义序列”列表框中选中它， 单击“删除”按钮。图8“选项”对话框的“自定义序列”选项卡普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾325 5、预置小数位数输入数字、预置小数位数输入数字 如果输入的数字都具有相同的小数位数，或者都具有相同个数的尾数0时，则可以执行“工具”“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中选择“编辑”选项卡，如图9所示。在其中选择“自动设置小数点”项，在“位数”框中输入正数表示小数位数，输入负数表示尾数为0的个数。图9

22、设置预置小数位数普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾331 1、清除单元格内的数据、清除单元格内的数据 若仅删除单元格内的数据，最简单的方法是选定要删除内容的单元格之后，直接按Delete键。另外还可以使用菜单命令来清除单元格数据，具体操作如下：（1）选定要清除数据的单元格。（2）执行“编辑”“清除”命令，弹出子菜单。（3）该子菜单中有4个选项，若选定“全部”，则清除单元格中的格式、内容和批注，也可以单独选择清除格式、内容或批注。（二）工作表的编辑普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾342 2、修改单元格内的数据、修改单元格内的数据 修改时可以在选定的单元格中直接进

23、行，也可以在编辑栏中进行。 双击单元格进入编辑状态，用户可以用Backspace键删除光标前的字符，用Delete键删除光标后面的字符，然后输入新的内容完成修改。如果要替换单元格中的全部内容，只需选定该单元格并重新输入内容即可。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾353 3、移动和复制单元格数据、移动和复制单元格数据（1）鼠标拖动的方法移动或复制 选定要移动或复制的单元格区域。 把鼠标指针指向选定单元格区域的边框上。 当指针变成指向左上方的空心箭头和双向十字箭头时，拖动已选定的单元格。 到达目标位置时松开鼠标左键，即可完成数据的移动。若要复制数据，则在拖动鼠标时按住Ctrl键。普

24、及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾36（2）使用剪贴板移动或复制 打开“剪贴板”任务窗格。 选定要移动或复制的单元格区域。 单击常用工具栏上的“剪切”或“复制”按钮，此时会在“剪贴板”任务窗格中出现相应图标，如图5.10所示。 选定目标位置，再单击“剪贴板”任务窗格中需要粘贴的图标，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令即可。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾37图10 使用“剪贴板”任务窗格进行数据的移动和复制普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾38（3）使用“选择性粘贴”对话框移动或复制 使用“选择性粘贴”命令可以实现单元格数据的特殊移动或复制，也可

25、以把复制或移动的数据与原有数据进行算术运算。具体操作如下： 选定要移动或复制的单元格区域。 执行“编辑”“剪切”或“复制”命令。 选定目标位置，执行“编辑”“选择性粘贴”命令，出现如图11所示的对话框，在此对话框中选择一种粘贴方式和运算，再单击“确定”按钮即可。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾39图11 “选择性粘贴”对话框普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾404 4、查找与替换、查找与替换 执行“编辑”“查找”命令或“替换”命令，打开“查找和替换”对话框，如图5.12所示，在此对话框中输入要查找或替换的内容，即可快速查找或替换数据。 图12 “查找和替换”对

26、话框中的“查找”选项卡提示：提示：在“查找内容”文本框中输入要查找的数据时，可使用通配符“*”和“？”，其中“*”可代替任意多个字符，而“？”只能代替一个任意字符。普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾415 5、单元格、行和列的插入、单元格、行和列的插入（1）单元格的插入 单击插入位置的单元格，执行“插入”“单元格”命令或右键单击单元格，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，打开如图13所示的对话框，在对话框中选择一种插入方式后按“确定”按钮即可。图13 “插入”对话框普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾42（2）行或列的插入 在插入新行或列的位置处选定一整行或列，或

27、者选定该行或列中的一个单元格，执行“插入”“行”或“列”命令，新的空行或列自动插入到原行或列的上面或左侧。如果插入前选定的是多行或多列，将插入与所选数目相同的空行或空列。 普及信息化知识推进信息化进程YDIT认证培训曹佳宾436.6.单元格、行和列的删除单元格、行和列的删除 选定要删除的单元格/行/列，执行“编辑”“删除”命令，打开“删除”对话框，选取一种删除方式，再单击“确定”按钮。7.7.隐藏和取消隐藏行或列隐藏和取消隐藏行或列（1）隐藏行或列 选定要隐藏的行/列，执行“格式”“行/列”命令“隐藏”命令，则所选定的行或列被隐藏起来。（2）取消隐藏行或列 选定被隐藏的行/列两侧的行/列，执行“格式”“行/列”“取消隐藏”命令，即可显示被隐藏的行/列。