高效的工作方法概述课件.ppt

1、路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索2022年6月7日星期二高效的工作方法概述高效的工作方法概述路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索第一章第一章 使你的工作系统化使你的工作系统化第二章第二章 学会用学会用PDCA循环法循环法第三章第三章 计划化你的工作计划化你的工作第四章第四章 给你的工作吃给你的工作吃“高效丹高效丹”第五章第五章 用图表来检查你的工作用图表来检查你的工作第六章第六章 创造性地解决问题创造性地解决问题路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索如果

2、你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索提醒：提醒： 在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境：在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境：试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑U盘、还有更多的其他东盘、还有更

3、多的其他东西。西。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索（1）工作档。）工作档。 什么是工作档？什么是工作档？ 工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。 工作档有什么？工作档有什么？ A.立即可用的资料。立即可用的资料。 B.“待议待议”的项目。的项目。 C.固定任务。固定任务。 D.目前的专案目前的专案 E.问题档问题档路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索教你一招：教你一招： 要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整 理你的文件。你最常用的东西

4、应该在你的手边，随手理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手 可取。可取。 将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。 确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案 清楚地贴上标签。清楚地贴上标签。 建立问题档，一部分编号建立问题档，一部分编号0112，代表每年的每一个，代表每年的每一个 月；另一部分编号月；另一部分编号0131号，代表一个月的每一天。号，代表一个月的每一天。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索（2）资料档。）资料档。 列出你的资料档项目清单

5、。列出你的资料档项目清单。 建立资料档时需要考虑的两件事：建立资料档时需要考虑的两件事： A.怎样的资料才有保存价值？怎样的资料才有保存价值？ B.你的资料档方便查阅吗？你的资料档方便查阅吗？ 帮助你将自己资料档结构化的做法：帮助你将自己资料档结构化的做法： A.列出你工作的主要内容，例如：合约、产品开发、预算等。这些可列出你工作的主要内容，例如：合约、产品开发、预算等。这些可 以成为你资料档的类别。以成为你资料档的类别。 B.档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。 C.查现存的档案，然后去掉没用的档案。查现存的档案，然后去掉没用的档案。

6、D.一个抽屉存放一个或多个类别。一个抽屉存放一个或多个类别。 E.将档案按字母顺序排列。将档案按字母顺序排列。 F.用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅并方便归档。用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅并方便归档。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索让你的档案更加有效的小秘诀：让你的档案更加有效的小秘诀：（1）使用大写、清楚的字母标示档案。）使用大写、清楚的字母标示档案。（2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。（3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同）将类别与次类别标签排成一

7、列，类别与次类别用不同 颜色标示。颜色标示。（4）为大型的资料建立索引。）为大型的资料建立索引。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索开始系统化你的工作：开始系统化你的工作： （1）系统化你的工具；）系统化你的工具； （2）系统化你的文件；）系统化你的文件； （3）建立你的工作档。）建立你的工作档。 路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索这是四个英文字母，分别代表计划（这是四个英文字母，分别代表计划（Plan）、执行）、执行（Do ）、检查（）、检查（Check）、修正再执行（）、修正

8、再执行（ Action）。）。计划计划（Plan）修正修正 再执行再执行 执行执行(Action) (Do) 检查检查(Check)PCDA循环循环路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索计划（计划（Plan）执行（执行（Do）检查（检查（Check）修正再执行（修正再执行（Action） 在工作程序在工作程序Plan Do Check Action过程中：过程中： Plan即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法；即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法； Do即执行实施，并加以控制；即执行实施，并加以控制； Check即确认或评估执行状况与目标之差距；即确认或评估执行状况

9、与目标之差距； Action即执行结果与目标值之差距探讨，并修正即执行结果与目标值之差距探讨，并修正 采取措施。采取措施。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索阶段阶段步骤步骤计划阶段（计划阶段（P）设定目标设定目标搜索与目标相关的信息搜索与目标相关的信息找出最佳方案找出最佳方案制订计划工作表制订计划工作表执行阶段（执行阶段（D）按计划工作表执行工作按计划工作表执行工作检查阶段（检查阶段（C）检查执行情况检查执行情况修正再执行阶段修正再执行阶段（A）对检查结果做出修正对检查结果做出修正修正后再执行修正后再执行路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索

10、A PC D修正后再执行修正后再执行对检查结果对检查结果做出修正做出修正设设定定目目标标搜索搜索信息信息拟定方拟定方案案制作计划工作表制作计划工作表检查执行情况检查执行情况按计划工作表按计划工作表执行工作执行工作路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索一切按一切按“PDCA”循环图循环图 P （Plan）计划）计划 D （Do）执行）执行 C （Check）检查）检查 A （Action）修正再执行）修正再执行路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上

11、下而求索吾将上下而求索 未了解目的地人未了解目的地人,无无法一帆风顺。法一帆风顺。 塞内卡塞内卡路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 有效目标的有效目标的“SMART”原则：原则： 明确的（明确的（Specific）；）； 可量化的（可量化的（Measurable）；）； 切实可行的（切实可行的（Achievable）；）； 注重结果的（注重结果的（Result-oriented）；）； 有时间限制的（有时间限制的（Time-limited）。）。 路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索实例实战实例实战小测小测试试路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,

12、 ,吾将上下而求索吾将上下而求索 剥洋葱法剥洋葱法长期目标长期目标剥剥 洋洋 葱葱 图图即时目标即时目标大目标大目标中期目标中期目标大目标大目标即时目标即时目标更小目标更小目标小目标小目标设定目标设定目标实现目标实现目标路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 目标多杈目标多杈树树树干代表目标；每一根树杈代表子目标。叶子代表实现子目标的因素。在目标多杈树中，目标与子目标的关系：A、子目标是实现目标的策略；B、目标是子目标的结果；C、子目标实现之“和”一定是目标的实现。描绘目标多杈树的技巧：首先，写下你的目标；然后，思考实现目标有哪些策略，列出并添加到子目标框里；最后，考虑

13、完成每个子目标的因素，添加到叶子代表的框里。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索目目标标子目标子目标子目标子目标子目标子目标实例实战实例实战您区域在今年的您区域在今年的12月月30日前为公司完日前为公司完成销售额成销售额 万元。画出目标多杈树。万元。画出目标多杈树。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索我们常犯的错我们常犯的错 如果我们只会一味地搜集资如果我们只会一味地搜集资料，而不会加以利用，那么料，而不会加以利用，那么我们拥有的资料与垃圾桶里我们拥有的资料与垃圾桶里的垃圾并无两样。的垃圾并无两样。每天上百份传真，几百个电话，能落实的有多少？

14、路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索“占有占有”信息的四种主要方法：信息的四种主要方法： （1）阅读法；）阅读法； （2）捕捉法；）捕捉法； （3）调查法；）调查法； （4）交换法。）交换法。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索信息过滤器流程图信息过滤器流程图大量的大量的信息信息直接直接相关相关的信的信息息有有用用信信息息相关相关信息信息过滤器过滤器过滤器过滤器过滤器过滤器路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索决策是计划工作的核心。决策是计划工作的核心。（1）什么是决策？）什么是决策？ 决策是一个为达到预期目标而从决策

15、是一个为达到预期目标而从两个或多个可供选择的方案中选择合两个或多个可供选择的方案中选择合理方案的判断和选择的过程。理方案的判断和选择的过程。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索（2）决策过程：）决策过程：情报活动阶段情报活动阶段设计活动阶段设计活动阶段选择活动阶段选择活动阶段评价活动阶段评价活动阶段路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索（3）制定决策：）制定决策： 你是个明智的决策者吗？你是个明智的决策者吗？路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 （3）制订决策：）制订决策：VSAFE快速决策快速决策法法价值（价值（Va

16、luable）考察方案对目标的贡献考察方案对目标的贡献合适（合适（Suitable）考察方案是否与策略吻合考察方案是否与策略吻合认可（认可（Acceptable）考察方案是否确实可接受考察方案是否确实可接受可行（可行（Feasible）考察方案是否成功考察方案是否成功持久（持久（Eternal）考察方案是否符合长期利益考察方案是否符合长期利益路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索实例实战实例实战提醒你注意：提醒你注意： 如果你不能从如果你不能从“VSAFE 快速决策法快速决策法”的五的五个标准中得出正面的答案，就应该另外找一个个标准中得出正面的答案，就应该另外找一个方案

17、或者修改现有的方案。方案或者修改现有的方案。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 （3）制订决策：）制订决策： 头脑风暴法头脑风暴法路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 头脑风暴法头脑风暴法 背景说明背景说明 头脑风暴法又称智力激励法、头脑风暴法又称智力激励法、BSBS法，是由美法，是由美 国创造工程专家国创造工程专家A F A F 奥斯本于奥斯本于19391939年首次提年首次提 出、出、19531953年发表的一种激发创造性思维的方法。年发表的一种激发创造性思维的方法。 方法大意方法大意 实际上是一种别开生面的小组畅谈会。实际上是一种别开

18、生面的小组畅谈会。 路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 头脑风暴法头脑风暴法 具体操作具体操作一：准备阶段。一：准备阶段。（1）选定议题； （2）选定参加者（一般不超过10名），并事先挑选好记录员；（3）确定会议时间和场所；（4）准备好海报纸或大白纸、记录笔等用于记录的工具；（5）布置场所；（6）会议主持人应掌握头脑风暴法的一切细节问题。因此会议 主持人应熟读本法，做到彻底了解。如应了解本法的四大 原则，实施要点等等。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 头脑风暴法头脑风暴法 具体操作具体操作二：实施阶段。二：实施阶段。（7）开始头脑风暴法

19、会议时，会议主持者首先必须向参加者简）开始头脑风暴法会议时，会议主持者首先必须向参加者简 介该方法大意，应注意的问题，如四大原则；介该方法大意，应注意的问题，如四大原则； （8）会员畅所欲言；）会员畅所欲言；（9）记录员记录参加者激发的灵感；）记录员记录参加者激发的灵感；（10）结束会议；）结束会议；（11）将会议记录整理分类后展示给参加者；）将会议记录整理分类后展示给参加者；（12）从结果和可行性两个方面评价各种方案。）从结果和可行性两个方面评价各种方案。（13）选择最合适的方案，应尽可能采用会议中激发出来的方案）选择最合适的方案，应尽可能采用会议中激发出来的方案路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮

20、, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 头脑风暴法头脑风暴法 实施要点：实施要点： （1）选择议题应注意：）选择议题应注意： 议题的选择必须合乎参加者的层次和关心程度；议题的选择必须合乎参加者的层次和关心程度； 议题的内涵应该明确，而不应该模棱两可、似是而非。议题的内涵应该明确，而不应该模棱两可、似是而非。 （2）尽量利用激发出来的灵感；）尽量利用激发出来的灵感； （3）主持人须知：）主持人须知： 主持人必须熟悉头脑风暴法，并且通晓它的原则；主持人必须熟悉头脑风暴法，并且通晓它的原则； 及时阻止混乱的场面；及时阻止混乱的场面； 及时宣告会议的结束。及时宣告会议的结束。 （4）记录员要将所有人设想的

21、大意清晰地记录在海报纸上。）记录员要将所有人设想的大意清晰地记录在海报纸上。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 头脑风暴法头脑风暴法 四大原则：四大原则：（1）禁止反驳他人构想，也不要妄下结论；）禁止反驳他人构想，也不要妄下结论；（2）鼓励自由思想，自由发言，最狂妄的想象是最）鼓励自由思想，自由发言，最狂妄的想象是最受欢迎的；受欢迎的；（3）重量不重质，意见或建议提得越多越好：）重量不重质，意见或建议提得越多越好：（4）鼓励利用别人的灵感加以想象、变化、组合等）鼓励利用别人的灵感加以想象、变化、组合等以激发更多更新的灵感。以激发更多更新的灵感。路漫漫其修远兮路漫漫其

22、修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 （3） 制订决策：制订决策： 头脑风暴法头脑风暴法经典案例经典案例提醒你注意：提醒你注意： 在进行头脑风暴法时应：在进行头脑风暴法时应： （1）明确议题；）明确议题； （2）参与者应是关心议题者；）参与者应是关心议题者； （3）四大原则不可违反；）四大原则不可违反； （4）讨论时气氛自由、轻松，但应避免太乱而无秩序。）讨论时气氛自由、轻松，但应避免太乱而无秩序。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 （3）制订决策：）制订决策： 科学决策法科学决策法 方法大意：方法大意： 所谓科学决策法，就是指通过对存在决策问题的分析，选所谓科

23、学决策法，就是指通过对存在决策问题的分析，选择最佳方案，以取得高效益或低风险的结果这样一个过程。择最佳方案，以取得高效益或低风险的结果这样一个过程。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 科学决策法科学决策法 具体操作具体操作 准备阶段：准备阶段： （1）分析问题，确定是否需要决策。）分析问题，确定是否需要决策。 实施阶段：实施阶段： （2）各种备选方案分析；）各种备选方案分析； （3）找出最佳方案；）找出最佳方案； （4）评价方案。）评价方案。 路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 科学决策法科学决策法 实施要点：实施要点： （1）在对问题进

24、行分析，确定是否需要决策时）在对问题进行分析，确定是否需要决策时的主要工作是信息输入与情景监视，以判断需要决的主要工作是信息输入与情景监视，以判断需要决策的问题到底是否存在，其性质、重要性与迫切性策的问题到底是否存在，其性质、重要性与迫切性如何。如何。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 科学决策法（决策问题四分图）科学决策法（决策问题四分图）A、Q类类高认可高认可 （）低质量低质量Q 、 A类类高认可高认可 （ ）低质量低质量A、Q类类高认可高认可 （）低质量低质量Q 、 A类类高认可高认可 （）高质量高质量055A认认可可维维度度问题质量维度问题质量维度 Q注：注

25、：Q因素（因素（Quality）：问题质量维度；）：问题质量维度；A因素（因素（Acceptant）：认可维度。）：认可维度。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 科学决策法（决策方案选择流程图）科学决策法（决策方案选择流程图）确定可能情景确定可能情景搜集信息搜集信息估计机会可能值估计机会可能值估计风险可能值估计风险可能值判断信息可能值判断信息可能值寻找更多的信息寻找更多的信息重新评价信息的可能值重新评价信息的可能值对所对所有信有信息作息作出选出选择考择考虑虑决策决策路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 （3） 制订决策：制订决策： 科学决策

26、法科学决策法特别提醒：特别提醒： （1）对方案抉择应有正确的认识，不能单纯地理解为对某一种方案）对方案抉择应有正确的认识，不能单纯地理解为对某一种方案“是是”、某一种方案、某一种方案“非非”之间的选择；之间的选择； （2）决策时综合参考不同的意见，然后再做决定；）决策时综合参考不同的意见，然后再做决定； （3）听取反面意见，进行深入思考，从而有助于产生新方案；）听取反面意见，进行深入思考，从而有助于产生新方案； （4）防止盲目从众心理鼓励大胆发表不同的想法。）防止盲目从众心理鼓励大胆发表不同的想法。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 （3）制订决策：）制订决策： 决

27、策树决策树 背景说明：背景说明： 决策树法是一种图解法，它是利用树形图来进行决策的方决策树法是一种图解法，它是利用树形图来进行决策的方法。这种方法能解决简单的决策问题，也能解决复杂的问题。法。这种方法能解决简单的决策问题，也能解决复杂的问题。它是以决策收益计算为依据的。它是以决策收益计算为依据的。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 （3） 制订决策：制订决策： 决策树决策树 决策树的结构：决策树的结构： 决策结点：这是方案枝的出发点决策结点：这是方案枝的出发点 方案枝：它表示各个决策方案方案枝：它表示各个决策方案 状态结点：这是概率枝的发出点状态结点：这是概率枝的发

28、出点 概率枝：它表示各种自然状态。概率枝：它表示各种自然状态。 路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 （3）制订决策：）制订决策： 决策树决策树决决策策结结点点（费用）（费用）方案枝方案枝状态结点状态结点概率枝概率枝概率枝概率枝概率枝概率枝概率枝概率枝概率枝概率枝（概率值）（概率值）方案枝方案枝状态结点状态结点收益值收益值收益值收益值收益值收益值收益值收益值收益值收益值路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 （3） 制订决策：制订决策： 决策树决策树 决策树的决策过程：决策树的决策过程：（1）绘制树形图。）绘制树形图。（2）计算期望收益值。）计

29、算期望收益值。 期望值期望值=收益值概率时间收益值概率时间 若决策问题无时间因素，上式就不乘时间若决策问题无时间因素，上式就不乘时间（3）剪枝决策。）剪枝决策。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 “令人惊讶的是，当我用足够令人惊讶的是，当我用足够的时间计划后，我可以完成很多的时间计划后，我可以完成很多事情，而同样令人惊讶的是，如事情，而同样令人惊讶的是，如果不经过计划，我就只能完成一果不经过计划，我就只能完成一点点事情。我宁愿在一个星期里点点事情。我宁愿在一个星期里紧张的工作四天半而有进度，而紧张的工作四天半而有进度，而不要一直做却没有进度。不要一直做却没有进度。”

30、 富兰克富兰克贝格贝格计划是联结我们当前所在之处与将来我们所去之处的桥梁。计划是联结我们当前所在之处与将来我们所去之处的桥梁。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索用不同的时间分配方式计划和执行两批类似的项目用不同的时间分配方式计划和执行两批类似的项目第一批项目第一批项目第二批项目第二批项目制订计划制订计划的时间的时间执行时需要的时间执行时需要的时间制订计划制订计划的时间的时间执行时需要的时间执行时需要的时间路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 制定工作计划表制定工作计划表 制订你的计划表制订你的计划表 把工作分类把工作分类 工作内容简单明了，

31、你已经掌握了完成工作工作内容简单明了，你已经掌握了完成工作所所 需要的所有信息。需要的所有信息。 不能确定怎样才能完成，还需要进一步分析。不能确定怎样才能完成，还需要进一步分析。 一定会给你带来麻烦的工作。一定会给你带来麻烦的工作。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 工工 作作 计计 划划 表表使用分使用分类的方类的方法说明法说明工作的工作的范畴范畴使用分使用分类的方类的方法说明法说明工作的工作的内容内容预计工预计工作最后作最后完成的完成的时间时间表明计划表中每项工作的状况表明计划表中每项工作的状况路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 滚动

32、计划法滚动计划法初始计划初始计划第一阶段第一阶段第二阶段第二阶段第三阶段第三阶段第四阶段第四阶段第五阶段第五阶段详细详细较细较细一般一般较粗较粗很粗很粗修正后计划修正后计划第二阶段第二阶段第三阶段第三阶段第四阶段第四阶段第五阶段第五阶段第六阶段第六阶段详细详细较细较细一般一般较粗较粗很粗很粗计划修正因素计划修正因素差异分析差异分析环境变化环境变化组织政策变化组织政策变化计划与实际之间的差异计划与实际之间的差异第一阶段实际完成情况第一阶段实际完成情况修正计划修正计划路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 备用计划法备用计划法制订初始计划（制订初始计划（A）并说明偶然事件并

33、说明偶然事件评价偶然事件评价偶然事件采用备用计划（采用备用计划（B）采用备用计划（采用备用计划（C）继续初始计划（继续初始计划（A）路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索提醒你注意：提醒你注意： 实际上，一个切实可行的计划可以展示的虽然是有限实际上，一个切实可行的计划可以展示的虽然是有限的，但却是可行的目标及达到这一目标不可或缺的手段。的，但却是可行的目标及达到这一目标不可或缺的手段。正确的计划应该详细而准确地说明了完成任务每一步该怎正确的计划应该详细而准确地说明了完成任务每一步该怎么走。它总是要回答下面这些问题：谁（么走。它总是要回答下面这些问题：谁（Who） ？什么

34、？什么时候（时候（When） ？在哪里（？在哪里（Where） ？怎么样（？怎么样（How）？）？路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索计划化你的工作：计划化你的工作： （1）设定有效的目标；）设定有效的目标； （2）筛选有用信息；）筛选有用信息； （3）合理决策；）合理决策； （4）制订你的计划工作表。）制订你的计划工作表。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 不要把难事往后拖不要把难事往后拖 不要把不喜欢的事往后推不要把不喜欢的事往后推 不要把喜欢的事做过了头不要把喜欢的事做过了

35、头 提醒你注意：提醒你注意： 有时候你最好能立刻着手解决问题，决不拖延半点时间；有时候你最好能立刻着手解决问题，决不拖延半点时间； 但有时候，解决问题的时机并不成熟，如果这时候你就立即但有时候，解决问题的时机并不成熟，如果这时候你就立即 行动，往往只会弄巧成拙。这时候最好能把事情缓一缓，另外行动，往往只会弄巧成拙。这时候最好能把事情缓一缓，另外 选择一个适当的时机。选择一个适当的时机。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 把你的工作按照以下标准分成三种类型：把你的工作按照以下标准分成三种类型：A型：今天必须做型：今天必须做重要并且紧急的任务。重要并且紧急的任务。B型：

36、今天应该做型：今天应该做重要或紧急，但不是既重重要或紧急，但不是既重 要又紧急的任务。要又紧急的任务。C型：今天可以做型：今天可以做既不重要也不紧急的日常既不重要也不紧急的日常 任务。任务。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索A型：型：你应该尝试每天完你应该尝试每天完成几项紧急和有难成几项紧急和有难度的任务。度的任务。B型：型：你的工作主要由这你的工作主要由这部分任务构成，这部分任务构成，这些任务应占去大部些任务应占去大部分工作时间。分工作时间。C型：型：这些不紧急的事这些不紧急的事情应待有时间再情应待有时间再做。做。一个工作日一个工作日提醒你注意：提醒你注意：任何工

37、作日，都应任何工作日，都应该是该是A型、型、B型、型、C型任务的混合。型任务的混合。你应该把这三种类你应该把这三种类型的工作任务均匀型的工作任务均匀分布于全天，而不分布于全天，而不是按顺序干完是按顺序干完A型型任务，再干任务，再干B型任型任务，等等，注意三务，等等，注意三者的平衡。者的平衡。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索这项任务是否既重这项任务是否既重要又紧迫？否要又紧迫？否 是是这项任务是否必要？这项任务是否必要？否否 是是这项任务能否助你更这项任务能否助你更有效地工作？有效地工作？ 否否 是是这项任务是否日常性这项任务是否日常性的？的？ 否否 是是 是否今天

38、就需要完成？是否今天就需要完成？否否 是是这项任务是否有最后这项任务是否有最后期限？期限？ 否否 是是 这项任务是否重要但这项任务是否重要但不紧迫，或紧迫但不不紧迫，或紧迫但不重要？重要？ 否否 昌昌不必做，取消它不必做，取消它留待有空时再做留待有空时再做分出时间来完成分出时间来完成制订可行的期限制订可行的期限留出时间完成留出时间完成立即行动立即行动A型型任务任务C型型任务任务B型型任务任务否否否否否否否否否否否否否否是是是是是是是是是是是是是是路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索提醒你注意：提醒你注意： 世事变幻无穷，没有任何事是处在一成不变的环境中世事变幻无穷，没

39、有任何事是处在一成不变的环境中的。同样，你的工作顺序也总是不断变化，因为我们的周的。同样，你的工作顺序也总是不断变化，因为我们的周围环境总在不断变化。往往一则新的信息就可能将一项任围环境总在不断变化。往往一则新的信息就可能将一项任务的重要性或紧急性完全改变。如果明天召开的会议延迟务的重要性或紧急性完全改变。如果明天召开的会议延迟三天后举行，你还认为它是三天后举行，你还认为它是A型的任务吗？一旦得知任何影型的任务吗？一旦得知任何影响你工作优先顺序的新信息，你就应该重新评估你工作的响你工作优先顺序的新信息，你就应该重新评估你工作的优先顺序。优先顺序。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索

40、吾将上下而求索 80：20定律主张：以一个小的诱因、投定律主张：以一个小的诱因、投入或努力，通常可以产生大的结果、产出或酬劳。入或努力，通常可以产生大的结果、产出或酬劳。就字面意义来看，这法则是说，你完成的工作里就字面意义来看，这法则是说，你完成的工作里80%成果，来自于你所付出的成果，来自于你所付出的20%。因此，你只。因此，你只要集中精力处理工作中比较重要的要集中精力处理工作中比较重要的20%的那分，的那分，就可以解决全部的就可以解决全部的80%。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索应用应用80:2080:20定律，你必须学会：定律，你必须学会：寻求捷径，而非全程

41、参与；寻求捷径，而非全程参与；练习用最少的努力去控制工作、生活；练习用最少的努力去控制工作、生活；选择性寻找，而非巨细无遗地观察；选择性寻找，而非巨细无遗地观察；在几件工作上追求出色，不必事事都有好表现；在几件工作上追求出色，不必事事都有好表现；完成最重要的工作，不必事必躬亲；完成最重要的工作，不必事必躬亲； 特别提醒：特别提醒： 我们务必时时检讨自己，是否把较多的时间和精力放在关我们务必时时检讨自己，是否把较多的时间和精力放在关键少数事务上面，而不是浪费在无用的多数事务上。键少数事务上面，而不是浪费在无用的多数事务上。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索实例实战实例

42、实战拟写报告网络图拟写报告网络图有关人员统计数据有关人员统计数据查阅资料查阅资料知情者准备情况知情者准备情况数据汇总、审查、补充数据汇总、审查、补充谈话了解内容谈话了解内容草拟报告草拟报告上上 午午下下 午午路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 将一件困难的事情细分化成几小件将一件困难的事情细分化成几小件比较容易的事情的方法叫比较容易的事情的方法叫“因数分解法因数分解法”。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索使你成为效率高手的灵丹妙药：使你成为效率高手的灵丹妙药： （1）第一剂：立即行动；）第一剂：立即行动； （2）第二剂：）第二剂：ABC法

43、则；法则； （3）第三剂：）第三剂：80：20定律；定律； （4）第四剂：）第四剂：“双管齐下双管齐下”法；法； （5）第五剂：因数分解法。）第五剂：因数分解法。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索记住：图表比你更会说话。记住：图表比你更会说话。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 它是什么它是什么 又叫鱼刺图法。它是在工作中寻找关键问题产生原因的一种图示法。又叫鱼刺图法。它是在工作中寻找关键问题产生原因的一种图示法。 它的原理它的原理干线（某个问题）干线（某个问题） 分线（大原因）分线（大原因） 支线（中原因）支线（中原因） 细线（小原因）

44、细线（小原因） 何时使用何时使用 在解决问题过程中遇到任何状况时，你都可以并且应该绘制因果图。在解决问题过程中遇到任何状况时，你都可以并且应该绘制因果图。 路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索会议会议失败失败设备设备人力人力其他其他方法方法材料材料麦克风音质模糊麦克风音质模糊投影机故障投影机故障与会者迟到与会者迟到会议主持者未能控制全局会议主持者未能控制全局与会者未积极发言与会者未积极发言会议记录不详细会议记录不详细会议报告准备不充分会议报告准备不充分会议资料备份不够会议资料备份不够开会前没计划开会前没计划未能调动与会者积极性未能调动与会者积极性会议环境太差会议环境太

45、差未能及时通知与会者未能及时通知与会者路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 它是什么它是什么 又叫相关图法。它是显示成对数据或两个原因之间相关关系的图。又叫相关图法。它是显示成对数据或两个原因之间相关关系的图。 它的原理它的原理 对相关关系进行分析。对相关关系进行分析。 何时使用何时使用 当你想分析两个变量之间的相关性时可以绘制散点图。当你想分析两个变量之间的相关性时可以绘制散点图。 路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 客户满意与定期上门服务次数的关系客户满意与定期上门服务次数的关系1098765432100 20 40 60 80 100

46、次数次数客户满意度得分客户满意度得分路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 它是什么它是什么 直方图是通过对数据的加工整理，从而分析和掌握数据的分布情况的直方图是通过对数据的加工整理，从而分析和掌握数据的分布情况的一种方法。一种方法。 它的原理它的原理 通过对图形的观察和分析，来判断各类过程是否稳定。通过对图形的观察和分析，来判断各类过程是否稳定。 何时使用何时使用 当你想表示变化趋势或表明数据从一点到另一点的变化方式时，可以当你想表示变化趋势或表明数据从一点到另一点的变化方式时，可以使用此图。使用此图。 路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索图

47、表比你会说话：图表比你会说话： （1）因果图法；）因果图法； （2）散点图法；）散点图法； （3）直方图法；）直方图法； （4） 路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索创新创新,犹如电脑犹如电脑CPU的升级换代。的升级换代。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 问题问题:哪两个互相连接的月份都是哪两个互相连接的月份都是31天天?习惯性思维习惯性思维运用以前获得的信息，不需要更改或解决运用以前获得的信息，不需要更改或解决 类似情景中的问题的思维过程。类似情景中的问题的思维过程。创造性思维创造性思维以新异的、发明性的方式来正确解决问题以新异的、发明

48、性的方式来正确解决问题 的思维过程。的思维过程。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 创意解决问题的流程图创意解决问题的流程图寻寻找找目目标标寻寻找找事事实实寻寻找找问问题题寻寻找找创创意意寻寻找找解解答答寻寻找找接接纳纳路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 寻找目标寻找目标列出需要解决列出需要解决问题的范围。问题的范围。辩认重点（最相关或最重要的问题）。辩认重点（最相关或最重要的问题）。选择一个对你而言最重要的问题。选择一个对你而言最重要的问题。将这个重点以将这个重点以“我可以用什么方式我可以用什么方式”文句格式陈述。文句格式陈述。A A、

49、所有权？、所有权？B B、优先权？、优先权？C C、紧急性？、紧急性？路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 寻找目标寻找目标自我检查：自我检查： 在寻找问题目标时，向自己提问以下问题，有利于帮助在寻找问题目标时，向自己提问以下问题，有利于帮助你界定真正的问题所在：你界定真正的问题所在： 我能否把问题清晰有条理表达出来？我能否把问题清晰有条理表达出来？ 我是否已经考虑过问题为什么会发生？我是否已经考虑过问题为什么会发生？ 我是否对问题已有了较深的了解？我是否对问题已有了较深的了解？ 我是否知道解决问题的目的？我是否知道解决问题的目的？ 我是否清楚，如果问题得不到解决，会

50、有什么后果发生？我是否清楚，如果问题得不到解决，会有什么后果发生？路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 寻找事实寻找事实路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 寻找问题寻找问题路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 寻找创意寻找创意路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮, ,吾将上下而求索吾将上下而求索 寻找解决办法寻找解决办法列出评估标准。列出评估标准。如果必要的话，将各类如果必要的话，将各类的重点转化成为更可行的的重点转化成为更可行的解决方法（扩展和发展概解决方法（扩展和发展概念）。念）。如果标准太多，请选择最重要的。如果标准