高效会议管理技巧培训篇共83页文档课件.ppt

1、主讲：主讲： 会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？ ？ 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！ 会议想法想法想法好创意好点子甲乙丙点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领固定的部门会议：固定的部门会议：建议频率：至少每月一次注意事项：不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。建议频率：至少每两月一次建议频率：至少每两月一次注意事项：利用全体大会通报注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁

2、，否则回给政策，但不能频繁，否则回给公司造成沉重的负担。公司造成沉重的负担。全体会议全体会议建议频率：随时建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境让公司陷入工作无序的可怕境地。地。处理突发事件的会议处理突发事件的会议建议频率：按需要建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超生，但是会议长度最好不要超过过1小时。小时。一对一会议一对一会议开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结2结束

3、会议总结安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划 如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）无需开会的五个如果无需开会的五个如果如果必须把信息同 时传达给很多人 有些事情需要当众表扬或批评 要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务必须开会的五个如果必须开会的五个如果WhyWhatWhenWhoWhereHow 会议准备工作核对单会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视

4、听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知& 自身环境 G ? v主持人发言最多的原因主持人发言最多的原因对会议的议题特别熟对会议的议题特别熟地位最高而且声音较大地位最高而且声音较大负担较多的行政责任负担较多的行政责任权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策别人行动的 20%别人听懂的40%别人听到的60%你嘴上说的 80%你心理想的 100%沟通漏斗

5、为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程 自己对方设身处地 环 境话题话题5%20%工作层面工作层面80%95%关系层面关系层面反馈的两种类型正面指导反馈建设性反馈1.首先表扬特定的成就2.指出做的不好的地方3.以肯定和支持结束 我也有过相同的经历我也有过相同的经历 如果我是你，我跟你感觉一样如果我是你，我跟你感觉一样v总结v排除v引进v就程序提出建议 决断：满足自己的要求决断：满足自己的要求回避回避迁就（适应）迁就（适应）不合作不合作合作合作妥协妥协竞争（暴力）竞争（暴力）协作协作决断决断不决断不决断v会议记录内容全面而准确v会议结束后整理会议内容v会议记录应有组织的整理v与主席共同修正错误部分v将会议记录发送给与会者 处理说话紧张最好的方式是排练任何技巧只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。把习惯变成技巧及行为把习惯变成技巧及行为