高校行政管理及公文写作课件.ppt

1、高校行政管理及公文写作高校行政管理及公文写作正确认识影响高校行政管理效率的诸因素正确认识影响高校行政管理效率的诸因素 1 1外部因素。外部因素。一是行政管理机构的设置和职能配置需要完一是行政管理机构的设置和职能配置需要完善；二是行政管理队伍中学历层次、知识结构、人员素质差异善；二是行政管理队伍中学历层次、知识结构、人员素质差异较大，经专业培训的不多；三是对管理工作缺乏客观公正的评较大，经专业培训的不多；三是对管理工作缺乏客观公正的评介机制，工作得不到合理的承认，队伍稳定性不够；四是环境介机制，工作得不到合理的承认，队伍稳定性不够；四是环境影响。有的处在理想的环境下，工作热情和效率得到激发和提影

2、响。有的处在理想的环境下，工作热情和效率得到激发和提高，但有的小有所获便沾沾自喜，忘乎所以；也有的一遇挫折高，但有的小有所获便沾沾自喜，忘乎所以；也有的一遇挫折就忧郁烦闷、信念滑坡，有的在困难面前一筹莫展，怨天怨人。就忧郁烦闷、信念滑坡，有的在困难面前一筹莫展，怨天怨人。 2 2内部因素。内部因素。管理者自身素质问题：一是创新能力不够。管理者自身素质问题：一是创新能力不够。二是综合素质不高，对工作缺乏明确的认识、整体的构思、辩二是综合素质不高，对工作缺乏明确的认识、整体的构思、辩证地协调；导致管理高耗低效。证地协调；导致管理高耗低效。公文的种类简称文种。根据国务院办公厅公文的种类简称文种。根据

3、国务院办公厅19931993年修订发布的年修订发布的国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法规定，公文种类主要包括：命规定，公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要共告、请示、批复、函、会议纪要共1212类类1313种。（应用类文书）种。（应用类文书） 常用文书包括：计划类、总结类、讲话类和信息类等。常用文书包括：计划类、总结类、讲话类和信息类等。 高校行政管理中的常用公文高校行政管理中的常用公文通通 告告一、概念：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。一、概念：

4、适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 二、特征：二、特征： （一）用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。（一）用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。 （二）只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。（二）只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。 （三）通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，有别于公告只能由地（三）通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。位较高机关发布。 （四）通告不写抬头，无主送单位。（四）通告不写抬头，无主送单位。 三、种类：周知类通告、执行类通告。三、种类：周知类通告、执

5、行类通告。四、写作格式：四、写作格式： 由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。 标题标题 由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况，也可使用发文机关加文种、由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写事由加文种或只写“通告通告”二字。二字。 正文正文 由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用和遵守的内容。用“特通告如下特通告如下”转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，转承连接。通告事项是面对大众的，应简

6、洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告特此通告”作作结。有时也可不写，形式比较灵活。结。有时也可不写，形式比较灵活。 署名和日期署名和日期 正文后签署发布通告的机关名称和日期。正文后签署发布通告的机关名称和日期。 通通 知知一、概念：适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求一、概念：适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。大多属下行文。下级机关办理和有关单位需

7、要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。大多属下行文。 二、通知的种类：印发、批转、转发性通知；指示性通知；知照性通知；事务性通知；任免、聘用二、通知的种类：印发、批转、转发性通知；指示性通知；知照性通知；事务性通知；任免、聘用通知。通知。三、写作格式三、写作格式 （一）印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种（一）印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出

8、意见，表明态度，如如“同意同意”、“原则同意原则同意”、“要认真贯彻执行要认真贯彻执行”、“望遵照执行望遵照执行”、“参照执行参照执行”等；写明所印等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。 （二）批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘（二）批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理

9、充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。 （三）知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照（三）知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。事项。 （四）事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通（四）事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性

10、通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等（五）任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具（五）任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。体职务即可。 报告报告 一、概念：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关一、概念：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上

11、级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。 二、种类：综合性报告；专题性报告；回复报告。二、种类：综合性报告；专题性报告；回复报告。三、报告的写作格式三、报告的写作格式 （一）综合性报告的写法（一）综合性报告的写法 标题标题 事由加文种，如事由加文种，如关于关于20032003年上半年工作情况的报告年上半年工作情况的报告；报告单位、事由加；报告单位、事由加文种，如文种，如东北师范大学教务处关于东北师范大学教务处关于20032003年度工作情况的报告年度工作情况的报告。 正文正文 把握三点：（把握三点：（1 1）开头，概括说明全文主

12、旨，开门见山，起名立意。将一定时）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（主旨。（2 2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。（3 3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出

13、下步工作具体意见。最后可写）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请请审阅审阅”或或“特此报告特此报告”等语作结。等语作结。 报告报告 （二）专题报告的写法（二）专题报告的写法 标题标题 由事由、文种组成，如由事由、文种组成，如关于招商工作有关政策的报告关于招商工作有关政策的报告。有的报告标题也可标明。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。 正文正文 可采用可采用“三段式三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情

14、况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核请审核”、“请审示请审示”等语作结。等语作结。 （三）回复报告的写法（三）回复报告的写法 标题标题 与前两种报告大体相同与前两种报告大体相同 正文正

15、文 根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。 四、报告的写作要求四、报告的写作要求 （一）写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干（一）写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。 （二）专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的（二）专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同

16、一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。事项和问题。 （三）切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。（三）切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。通通 报报 一、概念一、概念 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。属下适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。属下行文。行文。 二、种类二、种类 表彰性通报。主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经表彰性通报。主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，见贤思齐，改进与推动工作。验、做法，以学习先进，见贤思齐，改进与推动工作。 批评性通报。用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有

17、批评性通报。用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。 传达性通报。用于传达上级重要精神与重要情况；引起人们传达性通报。用于传达上级重要精神与重要情况；引起人们的警觉与注意，对当前的工作起指导作用。的警觉与注意，对当前的工作起指导作用。 三、通报的格式和写作要求三、通报的格式和写作要求 通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。 标题标题 由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如国务院关于一份国务

18、院关于一份国务院文件周转情况的通报国务院文件周转情况的通报、关于人大建议、政协提案办理情况的通报关于人大建议、政协提案办理情况的通报等。等。 正文正文 表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：（一）主要事实。表彰表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：（一）主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；（二）分析性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；（二）分析指出事例的教育意义。表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主指出事例的教育意义。表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危要

19、经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等；（三）决定要求。表彰害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等；（三）决定要求。表彰性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一般不写决

20、定要求。（四）生效标识。在正文右下方标明发文机关名称，加盖般不写决定要求。（四）生效标识。在正文右下方标明发文机关名称，加盖印章，写明发文日期。印章，写明发文日期。 情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。 请示请示一、概念：请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公一、概念：请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于：文文种。请示主要用于：1.1.在实际工

21、作中，遇到缺乏明确政在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；策规定的情况需要处理；2.2.工作中遇到需要上级批准才能办工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；理的事情；3.3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。事情，请示上级予以指示。 二、请示与报告的区别：请示和报告既有相同之处，又有区二、请示与报告的区别：请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示述意见，反映情况的内容。区

22、别是：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。必，只供上级参考。 三、请示的写法三、请示的写法 请示按请示目的分，可分为批准性请示和呈转性请示两类。请示按请示目的分，可分为批准性请示

23、和呈转性请示两类。 批准性请示内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请批准性请示内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。 批准性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。批准性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。 请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，及概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。及概

24、括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。它们的基请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。它们的基本的格式是本的格式是“现将现将报告如下报告如下”，随之点上冒号。但有些极短小的请求也可，随之点上冒号。但有些极短小的请求也可不写。不写。 请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容包请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要

25、详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。 有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示批准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。批准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。 请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是：恭。请示结语的通常写法是：“特此请示，请审批特此请示

26、，请审批”、“以上意见当否，请指以上意见当否，请指示示”、“特些请示，请批复特些请示，请批复”等。等。 呈转性请示，请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。呈转性请示，请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。 呈转性请示和呈转性报告的区别主要有两点：呈转性请示不但要求上级批转，而且一定要有复文。呈转性报呈转性请示和呈转性报告的区别主要有两点：呈转性请示不但要求上级批转，而且一定要有复文。呈转性报告虽也要求上级批转，但不要求上级复文；呈转性请示里要求批转的意见往往是较具体的作法、措施；呈转告虽也要求上级批转，但不要求上级复文

27、；呈转性请示里要求批转的意见往往是较具体的作法、措施；呈转性报告里要求批转的意见往往是较原则、较概括的政策性意见。性报告里要求批转的意见往往是较原则、较概括的政策性意见。 批准性请示和呈转性请示也有较大区别，不仅是要求目的上的区别，而且在执行范围上也有区别。批准性请批准性请示和呈转性请示也有较大区别，不仅是要求目的上的区别，而且在执行范围上也有区别。批准性请示执行范围较窄，一般就是请示单位自己；呈转性请示执行范围较宽泛，往往不仅是请示者的本单位，而且示执行范围较窄，一般就是请示单位自己；呈转性请示执行范围较宽泛，往往不仅是请示者的本单位，而且还要包括其他很多有关单位共同执行。还要包括其他很多有

28、关单位共同执行。 呈转性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。呈转性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。 请示理由和批准性请示的写法基本相同，只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些，由于这种请示批准转请示理由和批准性请示的写法基本相同，只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些，由于这种请示批准转发后带有指导性，所以有时理由交待得要较详细，以期更加引起领导重视。发后带有指导性，所以有时理由交待得要较详细，以期更加引起领导重视。 请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。 请示内容，一般都是请示单位的设想和建议。因为比较复杂，提出请示事

29、项和阐述说明道理两条，缺一不可。请示内容，一般都是请示单位的设想和建议。因为比较复杂，提出请示事项和阐述说明道理两条，缺一不可。阐释道理时，可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分阐释道理时，可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明，较长者要分条分项来写。明，较长者要分条分项来写。 请示结语，呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。写法与批准性请示结尾略有不同，通常写法是：请示结语，呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。写法与批准性请示结尾略有不同，通常写法是：“以以上报告，如无不妥，请批转各地贯彻执行上报告，

30、如无不妥，请批转各地贯彻执行”、“以上意见，如属可行，请批转有关单位执行以上意见，如属可行，请批转有关单位执行”，或其他一些，或其他一些类似的说法。类似的说法。 在写请示时，应当注意以下一些事项：要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示在写请示时，应当注意以下一些事项：要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示（请示应主送直接主管机关或主管领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。（请示应主送直接主管机关或主管领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由

31、主送机关答复请示的问题，对另一领如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式）；一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以导机关采取抄报形式）；一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门；不要把请示写既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门；不要把请示写成报告或请示报告；除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、成

32、报告或请示报告；除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。抄送给主送机关领导人。一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。 批复批复 一、性质和特点：上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文，具有权威性、一、性质和特点：上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文，具有权威性、针对性和指示性等特点：针对性和指示性等特点：1 1、权威性。批复发自上级机关，代表着上级机关的、权威性。批复发自上级机关，代表着上级机关的权力和意志，对请示事项的单位有约束力，特别是那些关于重要事项或问

33、题的权力和意志，对请示事项的单位有约束力，特别是那些关于重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。批复，常常具有明显的法规作用。2 2、针对性。凡是批复，必须是针对下级机、针对性。凡是批复，必须是针对下级机关请示事项而发，内容单纯，针对性强。关请示事项而发，内容单纯，针对性强。3 3、指示性。批复的目的是指导下级、指示性。批复的目的是指导下级机关的工作，因此批复在表明态度以后，还应当概括地说明方针、政策以及执机关的工作，因此批复在表明态度以后，还应当概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。行中的注意事项。 二、批复的写作二、批复的写作 1 1、标题、标题 批复的标题有两点需要特别强调：批

34、复的标题有两点需要特别强调： （1 1）关于发文单位。批复的发文单位即行文主体，既不能不写，也不能随意）关于发文单位。批复的发文单位即行文主体，既不能不写，也不能随意略写或简化。略写或简化。 （2 2）关于事由。批复的事由大致有两种写法，一种是用表示关联范围的介）关于事由。批复的事由大致有两种写法，一种是用表示关联范围的介词词“关于关于”加上请示或批复的事项来表述，如加上请示或批复的事项来表述，如国务院关于国务院关于1991200019912000年全国年全国治沙工程规划要点的批复治沙工程规划要点的批复；另一种是在；另一种是在“关于关于”和请示或批复事项中间再插和请示或批复事项中间再插入一个表

35、态动词入一个表态动词“同意同意”来表述，如来表述，如国务院关于同意开放国务院关于同意开放航空口岸的航空口岸的批复批复。 2 2、正文、正文 批复的正文一般由三个部分组成：批复的正文一般由三个部分组成： （1 1）引语）引语 批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，引述的方法有四批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，引述的方法有四种：第一种是结合请示的日期引述，如种：第一种是结合请示的日期引述，如“年年月月日来文收悉日来文收悉”；第二种；第二种是结合来文的日期和文号引述，如是结合来文的日期和文号引述，如“年年月月日日号文收悉号文收悉”；第三种是；第三种是引来文日期和来文名称，如引来文日期和来文

36、名称，如“年年月月日日关于关于的请示的请示收悉收悉”，第，第四种是引述来文日期和请示事项，如四种是引述来文日期和请示事项，如“年年月月日关于日关于问题的请示收问题的请示收悉悉”。 （2 2）主文）主文 主文是批复的主体，这部分应针对下级机关请示的事项，表示主文是批复的主体，这部分应针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。 （3 3）结尾）结尾 是批复正文的最后部分，它的写法有三种：

37、第一种是提行写是批复正文的最后部分，它的写法有三种：第一种是提行写“此复此复”或或“特此批复特此批复”；第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复；第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法指明方向；第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。使用的频率越来越高。 要写好批复还应注意以下几点：第一，有核实请示缘由的真实性，研究请示要写好批复还应注意以下几点：第一，有核实请示缘由的真实性，研究请示所注意所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；第二，凡请示所注意所提意见或建议的可行性，有些情况

38、应先作调查研究；第二，凡请示事项涉及其它部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见；第事项涉及其它部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见；第三，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请三，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。示，应予以纠正，以免误事。 一、概念和特点：会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材一、概念和特点：会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议

39、议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以会议纪要，可以“通知通知”形式发出。形式发出。 会议纪要有以下几个特点：会议纪要有以下几个特点： （一）综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议（一）综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。特点。 ( (二二) )指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议

40、纪指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。 （三）备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下（三）备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，

41、必要时可作查阅之用。通报情况，必要时可作查阅之用。 二、分类二、分类 按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。 办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。办公会议纪要一般有例行型办讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要，以及现公会议纪要，

42、即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要，以及现场办公会议纪要，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场场办公会议纪要，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪要。研究、议决或协商的办公会议纪要。 专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。中、统一的认识，又要将各种不同观

43、点和倾向性意见都归纳表达出来。 三、写法三、写法 会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等

44、不同，大致可以有以下几种写法： （一）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人（一）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果

45、会议的议题较多，可分条列述。题较多，可分条列述。 （二）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办（二）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施

46、等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。需要基层全面领会、深入贯彻的会议。 （三）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼（三）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。员不同意见的会议纪要，可采用这种写

47、法。函函 一、函的概念：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问、函的概念：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。 二、函的种类：函可分为公函与便函两种。二、函的种类：函可分为公函与便函两种。 三、公函的写作格式公：函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日三、公函的写作格式公：函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。期等。 标题标题 一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一

48、般发函为关于关于* * *（事由）的函（事由）的函；复函为；复函为关于关于* * *（答复事项）的复函（答复事项）的复函。 正文正文 一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：希望和要求，如：“务希研究承复务希研究承复”，敬请大力支持为盼，敬请大力支持为盼”等。等。 四、公函的写作要求四、公函的写作要求 （一）要一函一事，切忌一函数事。（一）要一函一事，切忌一函数事。 （二）要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不（二）要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切

49、不可盛气凌人。可盛气凌人。计划类公文计划类公文 （一）各种工作计划特征和写作特点（一）各种工作计划特征和写作特点 、规划、规划 规划是计划中最宏大的一种：从时间上说，一般都要在规划是计划中最宏大的一种：从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括，如较概括，如省经济和社会发展十年规划省经济和社会发展十年规划，省省工业结构调整规划工业结构调整规划等。规划是为了对全局或长远工作作出等。规划是为了对全局或长远工

50、作作出统筹部署，以便明确方向，激发干劲，鼓舞斗志；相对其它统筹部署，以便明确方向，激发干劲，鼓舞斗志；相对其它计划类公文而言，规划带有方向性、战略性、指导性，因而计划类公文而言，规划带有方向性、战略性、指导性，因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。这就要求写其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。这就要求写作者必须首先进行深入的调查和周密的测算，在掌握大量可作者必须首先进行深入的调查和周密的测算，在掌握大量可靠资料的基础上，根据党、国家和具体单位的发展方针确定靠资料的基础上，根据党、国家和具体单位的发展方针确定发展远景和总体目标，然后充分吸收有关意见，以科学的态发展远景和总体目标，然