集团会议管理讲座(PPT105)课件.ppt

1、会议管理会议管理会议的意义会议的意义1会议是一个集思广益的渠道会议是一个集思广益的渠道2会议显示一个组织或一个部门的存在会议显示一个组织或一个部门的存在 没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。3会议是一种群体沟通的方式会议是一种群体沟通的方式 因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。会议的功能会议的功能 会议是管理的工具。会议是管理的工具。 会议是反映现实情况的手段。会议是反映现实情况的手段。 会议有管理控制、管理提升功能。会议有管理控制、管理提升功能。 会议管理是建立学习型组织的基础工作。会议管理是建立学习型组织的基础工作。会议的目

2、的会议的目的 开展有效沟通开展有效沟通 传达资讯传达资讯 监督员工、协调矛盾监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题达成协议与解决问题 资源共享资源共享 开发创意开发创意 通过会议达成协议与解决问题一般要经历通过会议达成协议与解决问题一般要经历以下以下6个步骤，最终实现协议的产生和问个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。题的解决。会议的种类会议的种类 按人数分类：团体会议、按人数分类：团体会议、 一对一会议一对一会议 按开会方式分类：面对面会议、电话会议、视频按开会方式分类：面对面会议、电话会议、视频会议会议 按会议层次分类：决策层会议、管理层会议、执按会议层次分类：决策层会议、管理层会议、执

3、行层会议行层会议 按开会目的分类：宣布人事安排、讲解政策的会按开会目的分类：宣布人事安排、讲解政策的会议；当众表扬或批评别人的会议；临时处理突发议；当众表扬或批评别人的会议；临时处理突发事件的会议；固定的团队会议；集思广益的会议；事件的会议；固定的团队会议；集思广益的会议；传递信息的会议；项目演示的会议；研讨决议的传递信息的会议；项目演示的会议；研讨决议的会议。会议。会议的频率会议的频率1.固定的部门会议固定的部门会议2.全体会议全体会议3.处理突发事件的会议处理突发事件的会议4.一对一会议一对一会议会议的通病会议的通病效率不高效率不高 公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许公司的主管都不

4、知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。事务繁忙的周一开。 许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。他会议。 有些有些“必须到会必须到会”的员工，因为已经与重要客户的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人

5、，所以准备不充分或者根本来不及系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。准备。 需要讨论的会议，参会者会前不清楚会议内容。需要讨论的会议，参会者会前不清楚会议内容。会议效率不高的原因会议效率不高的原因 项项 次次原因原因具体表现具体表现（1 1）时间时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。无心开会。（2 2）地点地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。无法正常进行。（3 3）开会对象的选择开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可必须出席会议的人未

6、到，通知来的是一些可有可无的参加者。无的参加者。（4 4）主持人的技能主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。鼻子跑，无法达到会议意图。（5 5）参会者的技能参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。引退，致使会议失败。（6 6）会议的准备工作会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。而无成效。（7 7）开会的原因、目的和开会的原因、目的和结果结果开会的原因、目的和结果在会议

7、进行中忽然发现开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。 在这在这7种原因中，有种原因中，有3种原因是会议的种原因是会议的“致命致命伤伤”，需要格外警惕。，需要格外警惕。 预防性管理预防性管理会议会议效率不高的原因效率不高的原因预防性管理措施预防性管理措施时时 间间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五。后，避免安排在周一或周五。地地 点点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。圆桌进

8、行。开会对象的选择开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。主持人的技能主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。参会者的技能参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。参会者一定要具有倾听能力。会议的准备工作会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和结开会的原因、目的和结果果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有在会议举行之前将开会的原因、目的和

9、结果通知所有的参会者。的参会者。会议规范化管理会议规范化管理 高效会议的八大特征高效会议的八大特征 会议时间安排的规范会议时间安排的规范 会议规范本身会议规范本身 固定的会议流程规范固定的会议流程规范高效会议的八大特征高效会议的八大特征会议规范会议规范1会议时间安排的规范会议时间安排的规范 上午上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试

10、图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。度来看，是不现实的。 上午上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。时机。 上午上午10-12点或下午点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。 下午下午3-5点之间，最好不要安排会议。

11、这个时段的员工开始点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。行会议往往会事倍功半。2会议规范本身会议规范本身 会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款：以下条款： 所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。最适宜所有参会人的开会时间。 超过超过1 1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。小时的会议应有书面

12、通知、议程表及相关资料。 所有与会者都要准备在会上发言。所有与会者都要准备在会上发言。 准时开始，准时结束。准时开始，准时结束。 各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。 所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。条规则最重要，需特别注意。 意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸黑脸”。 会议结束会议结束2-32-3天后，所有与会者应拿到会议记录。天后，所有与会者应拿到会议记录。 所有与会者应承担起对会议质量

13、进行反馈的职责。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。 必要时请第三方监控，以保证会议质量。必要时请第三方监控，以保证会议质量。3固定的会议流程规范固定的会议流程规范会议流程的两个要点：会议流程的两个要点：会议开始前的准备会议开始前的准备 会议结束后的跟踪。会议结束后的跟踪。开会前的准备工作开会前的准备工作 是否要开会是否要开会 准备工作的作用准备工作的作用 1H 5W 准备工作核对单准备工作核对单 主持人的准备工作主持人的准备工作会前准备会前准备 检查会议召开的必要性检查会议召开的必要性 确定开会的目的确定开会的目的 选择会议的类型选择会议的类型 确定与会人员、并与有关人员进行沟通确定

14、与会人员、并与有关人员进行沟通 确定会议主持人确定会议主持人 准备议事日程、发送文字材料、通知等准备议事日程、发送文字材料、通知等 会场布置和有关设备等会场布置和有关设备等会议管理检查（会前）会议管理检查（会前） 我开会的目的是什么？我开会的目的是什么？ 我应该召集这次会议吗？我应该召集这次会议吗？ 我事先提供了一份清晰的日程安排吗？我事先提供了一份清晰的日程安排吗？ 我是否通知了所有与会人员吗？我是否通知了所有与会人员吗？ 与会人员是否得到了有关材料？与会人员是否得到了有关材料？ 会有人持反对意见吗？会有人持反对意见吗？ 我的支持力量足够吗？我的支持力量足够吗？会议管理检查（会议中）会议管理

15、检查（会议中） 总结会议的目的和主题总结会议的目的和主题 让每一个人都讲话让每一个人都讲话 不要让某一个人控制会议或讲无关事宜不要让某一个人控制会议或讲无关事宜 安排议题的顺序和控制议题的时间安排议题的顺序和控制议题的时间 主要会场的变化及时调整主要会场的变化及时调整 一旦形成一致，立即结实该问题的讨论一旦形成一致，立即结实该问题的讨论 以总结来结实会议、明确各自的任务以总结来结实会议、明确各自的任务会议管理检查（会后）会议管理检查（会后） 发送会议纪要或决议发送会议纪要或决议 作好未听会人或有意见人的沟通工作作好未听会人或有意见人的沟通工作 检查会议决议的落实情况检查会议决议的落实情况 协调

16、有关部门工作，帮助有困难者协调有关部门工作，帮助有困难者 兑现你的承诺兑现你的承诺 通报会后行动情况通报会后行动情况是否要开会是否要开会1无需开会的无需开会的“五个如果五个如果”2必须开会的必须开会的“五个如果五个如果”准备工作的作用准备工作的作用1H 5W特殊提醒特殊提醒 根据统计调查显示，会议人数最多不应超根据统计调查显示，会议人数最多不应超过过9个，最为合适的人数是个，最为合适的人数是5至至7人。人。 这个人数既能够防止人数太少，不能集中这个人数既能够防止人数太少，不能集中反映群体思想，又能避免因为人数过多，反映群体思想，又能避免因为人数过多，从而造成一部分人的消极参与。从而造成一部分人

17、的消极参与。 当然，会议的合适人数应该根据会议的议当然，会议的合适人数应该根据会议的议题、重要性具体决定。题、重要性具体决定。会议准备工作核对单会议准备工作核对单会议准备工作核对单会议准备工作核对单1 1、了解会议的目的、了解会议的目的3 3、确定会议的形式、确定会议的形式5 5、决定会议的时间、决定会议的时间7 7、决定会议的地点、决定会议的地点9 9、确定出席人数、确定出席人数1111、是否准备会议名签、是否准备会议名签1313、是否安排与会者住宿、是否安排与会者住宿1515、确定视听教材、确定视听教材1717、准备会场周边位置图、准备会场周边位置图1919、确定自己人的相关资料、确定自己

18、人的相关资料2 2、是否一定要开会、是否一定要开会4 4、安排会议的议程、安排会议的议程6 6、确定会议的主持人、确定会议的主持人8 8、研究会场如何布置、研究会场如何布置1010、安排出席者座位、安排出席者座位1212、是否安排交通工具、是否安排交通工具1414、是否发出了会议通知、是否发出了会议通知1616、确定辅助教材、确定辅助教材1818、是否要求与会者准备资料、是否要求与会者准备资料2020、是否安排会后娱乐项目并做、是否安排会后娱乐项目并做 好事先通知好事先通知特别注意因素特别注意因素会场的布置会场的布置主持人的准备工作主持人的准备工作成功会议的五种策略成功会议的五种策略 如何做开

19、场白如何做开场白 如何分配发言时间如何分配发言时间 如何掌握议事进度如何掌握议事进度 如何达成决议如何达成决议 如何圆满结束会议如何圆满结束会议如何做开场白如何做开场白如何分配发言时间如何分配发言时间如何分配发言时间如何分配发言时间如何掌握议事进度如何掌握议事进度 1语言方式语言方式 “能不能用能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下？分钟的时间给我们简单的说一下？” “嗯，已经嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的。分钟了，你说的正是我们需要的。” “你刚才说的内容非常好，你对下一问题怎么看？你刚才说的内容非常好，你对下一问题怎么看？” “你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？你说得很好，坐在

20、您旁边的这位怎么看呢？” 2非语言方式非语言方式 主持人把目光转向别人，就可能是在提示正在说话主持人把目光转向别人，就可能是在提示正在说话的人可以停止说话了；的人可以停止说话了； 不耐烦的敲桌子，也可以提示结束发言；不耐烦的敲桌子，也可以提示结束发言； 用比较不礼貌的方式，如不停的看手表，也能达到用比较不礼貌的方式，如不停的看手表，也能达到同样的效果。同样的效果。如何达成决议如何达成决议决策方式决策方式 4种群体决策种群体决策1权威决策权威决策 适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。 不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。 优点：决策迅速高效；在急需行动的情况

21、下最实用；在权力界限明显的地方最有效。 缺点：虽然可迅速做出决策，但实际支持和执行建议也不易；当复杂性增高时，权威决策的质量会由于考虑面不宽而受到影响。2少数服从多数决策少数服从多数决策 适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。 注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。 优点：允许多数人对问题发表自己的意见。保证大多数人获胜。决议可通过简单唱票，相对迅速和高效做出。 缺点：在小集团内，投票一向促成人们分派。这种竞争会影响一项决议的质量和执行。3共识决策共识决策 共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等之风。 注意：如果

22、决策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧，决策就难以形成。 优点：保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团队成员有机会发表意见。复杂的决议会经过深思熟虑，从而产生高质量决议。 缺点：达成一致需要相对长的时间，并具挑战性。而且需要大量的沟通、耐心的聆听并理解他人观点；为确保所有团队成员有机会发表意见和分享其见解，必须进行有效的推动。4无异议决策无异议决策 当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。 注意：无论团队具备什么样的经验，无异议决策都很难达成。只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。 优点：确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的，并公

23、开支持它；意见不和和冲突最低。 缺点：因为没有哪两个人的思想完全合拍，达成无异议决策也许会花费很长的时间。无异议决策常常难以做出。4种团队决策法种团队决策法如何圆满结束会议如何圆满结束会议主持人与参会者的守则与责任主持人与参会者的守则与责任 主持人的守则与责任主持人的守则与责任 参会者的守则与责任参会者的守则与责任 如何处理会议中的冲突如何处理会议中的冲突主持人的守则与责任主持人的守则与责任主持人作为矛盾调停者的失败表现主持人作为矛盾调停者的失败表现 参会者参会者10大守则大守则如何处理会议中的冲突如何处理会议中的冲突会议记录会议记录 会议记录者的功能会议记录者的功能 谁能胜任会议记录者谁能胜

24、任会议记录者 对会议记录的对会议记录的10大建议大建议会议记录者的功能会议记录者的功能会议记录者可以警醒主持人避免走入会议记录者可以警醒主持人避免走入3大会议误区大会议误区 第一误区第一误区社会性懈怠社会性懈怠 社会性懈怠是一个心理学上的名词，它指的是一种群体的无社会性懈怠是一个心理学上的名词，它指的是一种群体的无所谓状态。以会议为例，许多会议决议的产生通常都要使用所谓状态。以会议为例，许多会议决议的产生通常都要使用“全体通过全体通过”这个名词，其实这个名词代表的意义并不是真这个名词，其实这个名词代表的意义并不是真正的全体意见一致，而是一种群体性的漠视结果。正的全体意见一致，而是一种群体性的漠

25、视结果。 第二误区第二误区从众心理从众心理 从众心理就是大家都用一种声音说话。参会者之所以会用一从众心理就是大家都用一种声音说话。参会者之所以会用一种声音说话，不是因为站在真理的角度上，而主要是因为规种声音说话，不是因为站在真理的角度上，而主要是因为规范性的从众压力。范性的从众压力。 第三误区第三误区团体极化团体极化 团体极化指的是会议的讨论有时会趋于极端化，或者极好或团体极化指的是会议的讨论有时会趋于极端化，或者极好或者极坏。无论是哪种情况，都不利于形成客观的决议。者极坏。无论是哪种情况，都不利于形成客观的决议。谁能胜任会议记录者谁能胜任会议记录者对会议记录的建议对会议记录的建议 重要的会议

26、应录音下来，从而使整理会议记录时有依据。大多数会议都能指定一个会议记录者。主席最好不要兼任此项工作。此外，会议记录者最好由与会者轮流担任。会议记录者的笔记最好要流畅，易于了解，同时不失真。笔记最好用电脑打出来，方便参阅。 会议记录者的责任还包括：要及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚。适时做总结，协助讨论进行。向与会者确认各议案的排序是否无误。 会议记录内容包含：1、讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误）2、有哪些证据支持本次议案的通过，及反对意见如何。3、分派工作的详细情形及完成日期。 会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。 会议记录应有

27、组织地整理如下：标题，会议目标，主席名字，缺席及出席人名单应列在会议记录起头处。 会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误的部分。 将此份会议记录发送给与会者。会后跟进会后跟进 作为参会者的会后跟进作为参会者的会后跟进 作为主持人的会后跟进作为主持人的会后跟进作为参会者的会后跟进作为参会者的会后跟进作为主持人的会后跟进作为主持人的会后跟进商务文书写作技巧商务文书写作技巧一、商务文书的写作目的一、商务文书的写作目的1、通知传达。例如，通知、月报、工作报告、人力资、通知传达。例如，通知、月报、工作报告、人力资源信息等。源信息等。2、说服对方。如，提案、申请、商务广告等。、说服对方。如，提案、申请、

28、商务广告等。3、指导建议。如商品说明书、项目建议书、倡议书等。、指导建议。如商品说明书、项目建议书、倡议书等。4、做记录。如个人总结、会议记录、谈判备忘录等。、做记录。如个人总结、会议记录、谈判备忘录等。5、签订契约、制定规则等。如，合同、制度等、签订契约、制定规则等。如，合同、制度等二、商务文书的写作步骤二、商务文书的写作步骤 明确写作目的明确写作目的 列好提纲，组织好论点列好提纲，组织好论点 应用适宜语言应用适宜语言 严格地修改编辑严格地修改编辑三、商务写作需要明确的六大问题三、商务写作需要明确的六大问题1、我是谁？2、我要说什么？3、我说的对对方有什么帮助吗？4、我为什么要说？5、我拿什

29、么证明我说的有好处和益处？6、对方为什么要听我说？四、如何在商务写作中体现主旨四、如何在商务写作中体现主旨 什么叫商务文书主旨什么叫商务文书主旨 商务文书的主旨，就是通过商务文书的主旨，就是通过文章的具体材料描述出所要表文章的具体材料描述出所要表达的中心思想，基本观点或者达的中心思想，基本观点或者要说明的主要问题，是作者对要说明的主要问题，是作者对商务事务的见解、评价和态度商务事务的见解、评价和态度技能描述：技能描述： 1、明确要求、明确要求（1）符合政策、法令。否则就不能在商务活动中发挥经济有效的作用。（2）、符合上级意图。即符合上级对经济活动的基本目的、基本要求和基本主张（3）、单一、鲜明

30、、有强烈的针对性。 2、常用的方法：、常用的方法：（1）标题要旨。标题既具体商务文书的名称，用）标题要旨。标题既具体商务文书的名称，用标题概括点明主题，即为标题点旨，这是比较常标题概括点明主题，即为标题点旨，这是比较常用的方法。用的方法。（2）开门见山。开头使用主旨句，或者直接阐述）开门见山。开头使用主旨句，或者直接阐述意义、主张或基本观点意义、主张或基本观点（3）先写原由，引出主旨。在文书开头直接表明）先写原由，引出主旨。在文书开头直接表明制发文书的原由、背景，而后顺带自然地引出文制发文书的原由、背景，而后顺带自然地引出文书的意义、目的。书的意义、目的。（4）以段旨、层旨整合出主旨。通过各个

31、段落、）以段旨、层旨整合出主旨。通过各个段落、层次中的段旨句、层旨句整合出主旨。层次中的段旨句、层旨句整合出主旨。（5）妙用小标题。将主旨分解成以小标题）妙用小标题。将主旨分解成以小标题“领头领头”的几个部分。的几个部分。（6）首尾呼应。）首尾呼应。（7）篇尾点旨。）篇尾点旨。实用范例实用范例 以下是一篇经济预测的开头部分，它是开以下是一篇经济预测的开头部分，它是开门见山、直陈其事、揭示全文主旨的范例：门见山、直陈其事、揭示全文主旨的范例： 最近，权威部门对今年的物价走势分析预测最近，权威部门对今年的物价走势分析预测如下：在今年国家继续执行从紧的宏观经济政策、如下：在今年国家继续执行从紧的宏观

32、经济政策、保持国民经济适度快速增长的前提下，物价涨幅保持国民经济适度快速增长的前提下，物价涨幅仍将延续去年的走势，保持在较低水平。全年物仍将延续去年的走势，保持在较低水平。全年物价涨幅约为价涨幅约为7%左右，略低于去年。左右，略低于去年。实践练习实践练习 试找出下文的段旨句，并说明其作用试找出下文的段旨句，并说明其作用 城镇最低生活保障制度建设有了较大发展。截至去城镇最低生活保障制度建设有了较大发展。截至去年底，全国已有年底，全国已有111个城市建立了最低生活保障制度（其个城市建立了最低生活保障制度（其中，直辖市中，直辖市2个，省会城市个，省会城市17个，地级市个，地级市55个，县级市个，县级

33、市37个）。目前用于保障群众最低生活水平的差额补贴金已个）。目前用于保障群众最低生活水平的差额补贴金已达数亿元，受益群众百万人。今年年初，还将有一大批达数亿元，受益群众百万人。今年年初，还将有一大批城市出台这项制度。城市出台这项制度。 实践证明，在城镇建立最低生活保障制度，有利于解实践证明，在城镇建立最低生活保障制度，有利于解决困难群众的生活问题，有利于化解社会矛盾、理顺群决困难群众的生活问题，有利于化解社会矛盾、理顺群众情绪，的确是维护社会稳定、促进经济和社会发展的众情绪，的确是维护社会稳定、促进经济和社会发展的重要举措。重要举措。五、如何在写作中挑选处理文书材料五、如何在写作中挑选处理文书

34、材料 商务文书的材料，是指为了写作需要，商务文书的材料，是指为了写作需要，用于提炼、确立、表现写作的事实和观念。用于提炼、确立、表现写作的事实和观念。1、选择标准、选择标准 准确准确 材料做到真实准确，确凿无误材料做到真实准确，确凿无误 切题切题 材料要有针对性，做到与观点统一材料要有针对性，做到与观点统一 典型典型 具有代表性，表现出经济活动规律具有代表性，表现出经济活动规律 科学科学 以科学的思维去看待各种经济现象以科学的思维去看待各种经济现象 新颖新颖 选材需要与时俱进，有时代感选材需要与时俱进，有时代感2、整理材料的方法：、整理材料的方法：（1）、分类法）、分类法 材料性质分类材料性质

35、分类（2）、筛选法）、筛选法 选择对适合的材料选择对适合的材料六、商务文书中的三体把握六、商务文书中的三体把握文书在外行结构上分：文书在外行结构上分： 开头、结尾、主体三部分开头、结尾、主体三部分常规的开头方式：常规的开头方式：（1）、情况概述）、情况概述 报告、会议纪要等多采用这种报告、会议纪要等多采用这种方式开头方式开头（2）、说明原因）、说明原因 文中涉及问题的起因、目的和文中涉及问题的起因、目的和依据，一般使用依据，一般使用“为了为了”、“因为因为”、“依据依据”等关键词开头等关键词开头（3）、问题解答）、问题解答 采取一问一答的设问方式采取一问一答的设问方式（4）、阐明主旨）、阐明主

36、旨 直接用短句对主题概括直接用短句对主题概括（5）、表明态度）、表明态度 直接阐明自己的观点、态度直接阐明自己的观点、态度（6）、另类开头）、另类开头 故事、趣问、问题、故事、趣问、问题、了解主题的基本结构了解主题的基本结构 （1）纵式结构）纵式结构 文书的思想是纵向展开的，每个层次是层层递进的，或按时间先后顺序，或按事件发展进程，或依照事理的层次来安排主体结构。各个层次间关系具体表现为主从、因果、总分关系等。 （2）、横式结构：）、横式结构： 文书各个层次之间不是从属或递进关系而是并列关系。它或者是一件事理的并列组成部分，或者是并行的各个类别。决定、规章制度等文书就属 （3）、混合机构：）、

37、混合机构： 将纵式和横式结构结合在一起来安将纵式和横式结构结合在一起来安排文书的结构。排文书的结构。 常用的混合式文书，一般是按照先常用的混合式文书，一般是按照先纵后横的顺序来安排。纵后横的顺序来安排。掌握常见的结尾方式掌握常见的结尾方式（1）、总结全文）、总结全文 简短地总结全篇，复述一下需要强调的主要观点。（2）、提出希望）、提出希望 提出比较明确的希望和要求，或者相应的建议（3）、补充说明）、补充说明 对有关事宜做适当的补充（4）、鼓舞号召）、鼓舞号召 常用于决定类文书，或者比较灵活的商务信件，像倡议书（5）、辨证分析）、辨证分析 对文书中的有关问题，作一分为二的分析，肯定经验，找出差距

38、。牢记要点牢记要点 开头简短，结构明确开头简短，结构明确 遵循固定格式遵循固定格式 灵活运用开头、主体、结尾的布局方灵活运用开头、主体、结尾的布局方式式 利用适当的过渡引导读者、维持兴趣利用适当的过渡引导读者、维持兴趣实践练习实践练习 请您判断下列说法的正误：请您判断下列说法的正误： 1、开头要详细说明写作目的（、开头要详细说明写作目的（ ） 2、多用过渡，以维持读者的兴趣（、多用过渡，以维持读者的兴趣（ ） 3、文书结构明确，思路要清晰（、文书结构明确，思路要清晰（ ） 4、文书结尾一定要给出建议（、文书结尾一定要给出建议（ ） 5、为吸引读者兴趣，可以用趣闻作为决定的开、为吸引读者兴趣，可

39、以用趣闻作为决定的开头（头（ ） 1、错，、错，开头要尽开头要尽 可能地简短精要可能地简短精要 2、错，、错，过渡要根据实际情况使用，过多反而有过渡要根据实际情况使用，过多反而有害害 3、对、对 4、错，、错，根据实际情况，需要时才给出建议，有根据实际情况，需要时才给出建议，有时总结全文即可。时总结全文即可。 5、错，、错，要根据文体特征，内容严肃的决定决不要根据文体特征，内容严肃的决定决不能用趣闻来开头能用趣闻来开头七、如何增加文书的可读性七、如何增加文书的可读性 写作的目的是为了向读者写作的目的是为了向读者表达某种意思，写作时应该表达某种意思，写作时应该设法增加文书文字的可读性。设法增加文

40、书文字的可读性。1、可读性的标准、可读性的标准（1）清晰）清晰 语言力求准确，所表达的信息意思要单一，易于理解，尽量不要使用长句，减少语言密集程度（2）平实）平实 语言朴素，语意直白，忌用难懂的俚语俗语（3）简洁）简洁 语言简要，明确，简洁明快（4）得体）得体 要严肃，注意用词，和语境的符合慎用方言、口语小看板小看板写作时要注意：写作时要注意： 尽量避免陈词滥调和过于专业的术语，陈词尽量避免陈词滥调和过于专业的术语，陈词滥调会使文书显得缺乏想象力，也会削弱说滥调会使文书显得缺乏想象力，也会削弱说服力；过分专业的术语则会造成与读者交流服力；过分专业的术语则会造成与读者交流的障碍的障碍 避免大量名

41、词和形容词的堆砌，这样会影响避免大量名词和形容词的堆砌，这样会影响阅读的速度，分散读者的注意力阅读的速度，分散读者的注意力2、组织语言、组织语言（1）学会选词）学会选词 写作要注意区别词的不同含义，写作要注意区别词的不同含义，尤其要注意同义词在程度、范围、感尤其要注意同义词在程度、范围、感情色彩上的细微区别，应选用通俗易情色彩上的细微区别，应选用通俗易懂的书面语，不要生造词语懂的书面语，不要生造词语文书专用词语主要有：文书专用词语主要有：（1）开端用词）开端用词 用来表示行文目的、依据、原因等。 如根据、为了、按照、由于、关于、随如根据、为了、按照、由于、关于、随着、目前、据、查、兹有等着、目

42、前、据、查、兹有等（2）承启用词）承启用词 用于上下文的衔接。用于上下文的衔接。 如为此、据此、鉴于、综上所述等如为此、据此、鉴于、综上所述等（3）引叙用词）引叙用词用于引叙来文时的用词。用于引叙来文时的用词。 如如 现接、前接、悉、收悉、惊悉等现接、前接、悉、收悉、惊悉等（4）称谓用词）称谓用词用于表示各种不同人称。用于表示各种不同人称。 如如 本、你、该、贵等本、你、该、贵等（5）经办用词）经办用词用于说明事务处理的情况。用于说明事务处理的情况。 如业经、现经、责成、试用、执行等如业经、现经、责成、试用、执行等（6）批转用词）批转用词用于上级对下级来文批示意见或向下转发用于上级对下级来文批

43、示意见或向下转发如批示、审批、审阅、转发、下达、颁发等、如批示、审批、审阅、转发、下达、颁发等、（7）表态用词）表态用词用于对来文表达意见。用于对来文表达意见。如可以、应当、可行、不可以、同意等如可以、应当、可行、不可以、同意等（8）期请用词）期请用词用于表示发文者的愿望、请求用于表示发文者的愿望、请求 、如如 希希 、请、望、盼、恳请、切望等、请、望、盼、恳请、切望等（9）征询用词）征询用词用来表示征请、询问对有关事项的意见用来表示征请、询问对有关事项的意见如当否、妥否、可否、意见如何等如当否、妥否、可否、意见如何等（10）结尾用词）结尾用词 如为盼、为要、为荷、特此通知、请批示如为盼、为要

44、、为荷、特此通知、请批示等等（2）注意炼句）注意炼句 使语句通顺、合理、获得最佳表使语句通顺、合理、获得最佳表达效果。达效果。 注意语句意思明确，句子成分完注意语句意思明确，句子成分完整，指示代词准确，语序顺畅妥当整，指示代词准确，语序顺畅妥当牢记要点牢记要点 文书语言清晰、平实、简洁、得体文书语言清晰、平实、简洁、得体 避免陈词滥调和过于专业的词语避免陈词滥调和过于专业的词语 避免名词、形容词的堆砌避免名词、形容词的堆砌 注意选词、炼句注意选词、炼句实践练习实践练习 请将下面的文字进行适当的改写请将下面的文字进行适当的改写全体员工：全体员工： 现在通知大家，有人在后面的停车场留下了一辆灰色现

45、在通知大家，有人在后面的停车场留下了一辆灰色的新奥迪汽车，由于该车已经在该处停留了几个星期，的新奥迪汽车，由于该车已经在该处停留了几个星期，且一直无人认领，我公司已获得警方授权，如果我们把且一直无人认领，我公司已获得警方授权，如果我们把收入捐给某慈善机构，就可以拍卖此车。如果您愿意并收入捐给某慈善机构，就可以拍卖此车。如果您愿意并且能够参加拍卖会，请花些时间到我处讨论有关拍卖过且能够参加拍卖会，请花些时间到我处讨论有关拍卖过程的最重要和基本的环节程的最重要和基本的环节 经理经理 年年 月月 日日 这篇通知不符合语言简洁、得体的标准，这篇通知不符合语言简洁、得体的标准，过于罗嗦，语气也不适合通知

46、的文体要求过于罗嗦，语气也不适合通知的文体要求改为： 全体员工：全体员工： 有人数月前在公司大楼后面的停车场有人数月前在公司大楼后面的停车场留下了一辆灰色奥迪，由于无人认领，警留下了一辆灰色奥迪，由于无人认领，警方授权我公司拍卖，收入将捐给慈善部门，方授权我公司拍卖，收入将捐给慈善部门，有意者请与我部门联系。有意者请与我部门联系。 经理经理 八、如何修改文书八、如何修改文书1、文书修改的范围主要有：、文书修改的范围主要有： 观点是否正确，内容是否符合法律要求观点是否正确，内容是否符合法律要求 结构安排是否合理，层次脉络是否清晰结构安排是否合理，层次脉络是否清晰 语法、用词是否规范、语言是否得体

47、，行位是否流畅语法、用词是否规范、语言是否得体，行位是否流畅 文种是否正确，格式是否规范，语气是否得当文种是否正确，格式是否规范，语气是否得当 使用材料是否准确合适使用材料是否准确合适 是否具有稳定性和连续性是否具有稳定性和连续性2、修改的方法、修改的方法改正改正 用于修改错别字、词语，使句子通顺用于修改错别字、词语，使句子通顺删节删节 删掉多余的字词，以使行文内容突出，主次分明删掉多余的字词，以使行文内容突出，主次分明增补增补 使行文更为完善、准确使行文更为完善、准确移位移位 使行文逻辑严密、文意贯通使行文逻辑严密、文意贯通分段和连接分段和连接 确定文书结构，使之更有条理确定文书结构，使之更有条理