Excel数据管理和分析-PPT课件.ppt

1、Excel数据管理和分析EXCEL 2000 数据管理和分析数据管理和分析 EXCEL2000 EXCEL2000 除了具有强大的制作表格除了具有强大的制作表格和图表功能外，还具有和图表功能外，还具有关系数据库关系数据库的某些管理功的某些管理功能。如记录的输入、数据的排序、筛选、分类汇能。如记录的输入、数据的排序、筛选、分类汇总以及创建数据透视表。总以及创建数据透视表。本讲学习的主要内容u数据管理的基本概念数据管理的基本概念u记录单的使用记录单的使用u数据的排序数据的排序u数据的筛选数据的筛选u数据分类汇总。数据分类汇总。u数据透视表。数据透视表。教学要求u掌握掌握Excel2000Excel

2、2000数据清单中数据的排序。数据清单中数据的排序。u掌握掌握Excel2000Excel2000数据清单中数据的自动筛选数据清单中数据的自动筛选和高级筛选。和高级筛选。u掌握掌握Excel2000Excel2000数据清单中数据的分类汇总。数据清单中数据的分类汇总。u掌握掌握Excel2000Excel2000数据清单中数据透视表的创数据清单中数据透视表的创建。建。数据管理的基本概念u什么是数据库什么是数据库u什么是关系数据库什么是关系数据库u什么是关系模型什么是关系模型u数据清单的概念数据清单的概念数据库的概念数据库的概念: 按照某种按照某种数据模型数据模型将数据组合在一起的相关将数据组合

3、在一起的相关数据的集合称为数据库。数据的集合称为数据库。： 具有联系的相关数据总是按照一定的组织关具有联系的相关数据总是按照一定的组织关系排列，从而构成一定的结构，对这种结构的描系排列，从而构成一定的结构，对这种结构的描述就是数据模型。述就是数据模型。数据模型数据模型是构造数据库的基础。是构造数据库的基础。目前流行的数据模型有以下三种：目前流行的数据模型有以下三种：l按图论理论建立的按图论理论建立的层次模型层次模型和和网状模型网状模型；l按关系理论建立的按关系理论建立的关系模型关系模型。关系数据库和关系模型关系数据库关系数据库：数据模型为关系模型的数据库。数据模型为关系模型的数据库。关系模型概

4、念关系模型概念： 将一组相关数据组织成一个二维表，就构将一组相关数据组织成一个二维表，就构成一个关系模型。成一个关系模型。 EXCEL数据库属于关系型数据库。数据库属于关系型数据库。姓名姓名英语英语 计算机计算机 数学数学 物理物理 平均分平均分 总分总分汪红汪红959586869292737386.586.5346346张小宁张小宁929285857676858584.584.5338338刘鹰刘鹰808087878383959586.2586.25345345李耕李耕787893938787686881.581.5326326张成张成909078787676878782.7582.7533

5、1331关 系 模 型每个列为一个字每个列为一个字 段段记记录录关系模型中常用术语关系模型中常用术语字段字段： 二维表中的二维表中的列列叫叫字段字段。每个字段都有一个。每个字段都有一个字段字段名名，对应一种，对应一种数据类型数据类型，下面有若干个，下面有若干个字段值字段值。记录记录： 二维表中的二维表中的行称为记录，行称为记录，由一组字段值的集合由一组字段值的集合构成。一个记录用于描述一个实体对象。构成。一个记录用于描述一个实体对象。关 系 模 型的特点 表中每一列代表一个基本数据项；表中每一列代表一个基本数据项； 表中每一列的名字必须是唯一的；表中每一列的名字必须是唯一的； 表中每一列必须有

6、相同的数据类型；表中每一列必须有相同的数据类型； 表中不允许出现内容完全相同的行；表中不允许出现内容完全相同的行； 表中行和列的顺序可以任意排列。表中行和列的顺序可以任意排列。 数据清单的概念 数据清单中数据的添加、删除、修改 u数据清单中的数据也可以像普遍工作表数据清单中的数据也可以像普遍工作表那样操作。那样操作。uExcel还提供了专门用于数据清单中数还提供了专门用于数据清单中数据添加、删除和修改操作的命令。即据添加、删除和修改操作的命令。即“数据数据”下拉菜单中的下拉菜单中的“记录单记录单”命令。命令。 用记录单建立数据清单的步骤如下：用记录单建立数据清单的步骤如下：在第一行的单元格内，

7、依次输入在第一行的单元格内，依次输入字段名字段名，如图所示；，如图所示；姓名姓名英语英语 计算机计算机 数学数学 物理物理 平均分平均分 总分总分汪红汪红959586869292737386.586.5346346张小宁张小宁929285857676858584.584.5338338刘鹰刘鹰808087878383959586.2586.25345345李耕李耕787893938787686881.581.5326326张成张成909078787676878782.7582.75331331利用记录单建立数据清单利用记录单建立数据清单选定第一行或第二行的任一单元格；选定第一行或第二行的任一单

8、元格；单击单击“数据数据”下拉菜单，选择下拉菜单，选择“记录单记录单”选选项，弹出如下图所示提示框：项，弹出如下图所示提示框：选择选择确定确定按钮，弹出下图所示按钮，弹出下图所示记录单对话框记录单对话框：记录单对话框记录单对话框工作表名称工作表名称向记录单中输入数据。向记录单中输入数据。注注：输入数据方法：输入数据方法：依次在各字段文本框内依次在各字段文本框内输入数据。输入数据。对于能自动填充或自动对于能自动填充或自动计算的字段，其文本框可计算的字段，其文本框可以空着，以后统一处理。以空着，以后统一处理。每输入一条记录后，每输入一条记录后，单单击击“新建新建”按钮。按钮。记录全部输入完后，单记

9、录全部输入完后，单击关闭按钮。击关闭按钮。利用记录单建立数据清单利用记录单查找记录说明：利用记录单查找记录说明：查找记录是通过查找记录是通过记录单记录单对话框来浏览满足对话框来浏览满足条件的记录。条件的记录。记录单中的任何一个字段都可构成一个条记录单中的任何一个字段都可构成一个条件，且它们互为件，且它们互为与与逻辑关系。逻辑关系。找到一条记录时，记录单中显示它的全部找到一条记录时，记录单中显示它的全部字段以及序号。字段以及序号。利用记录单进行记录的查找利用记录单查找记录方法：利用记录单查找记录方法：在记录单对话框中单击在记录单对话框中单击 “条件条件”按钮，按钮，根据要求在有关的文本框中输入字

10、段值。根据要求在有关的文本框中输入字段值。选择选择“上一条上一条”按钮，向序号小方向显示按钮，向序号小方向显示满足条件的记录。选择下一条按钮，向序号满足条件的记录。选择下一条按钮，向序号大的方向显示满足条件记录。大的方向显示满足条件记录。选择关闭按钮。选择关闭按钮。利用记录单进行记录的查找记录单应用举例u利用利用“记录单记录单”在学生成绩单中输入一条记录。在学生成绩单中输入一条记录。u利用利用“记录单记录单”在学生成绩单查找英语和数学在学生成绩单查找英语和数学成绩都大于成绩都大于90分的学生记录。分的学生记录。记录的排序 记录排序就是按照某记录排序就是按照某字段值的字段值的升序升序或或降序降序

11、，对数据库中的全部记录重新排列。对数据库中的全部记录重新排列。u 用于排序的字段叫关键字，关键字可以为一用于排序的字段叫关键字，关键字可以为一个或多个。在多关键字时，第一个起作用的叫主个或多个。在多关键字时，第一个起作用的叫主关键字，第二个叫次关键字，依次类推。关键字，第二个叫次关键字，依次类推。u 字段所在的第一行叫标题行，排序不包括标字段所在的第一行叫标题行，排序不包括标题行。题行。记录的简单排序记录的复杂排序记录的自定义排序记录的自定义排序自定义排序实现方法：自定义排序实现方法：在在“排序排序”对话框中选择对话框中选择“选项选项”按钮，弹出如下对话框按钮，弹出如下对话框在在“自定义排自定

12、义排序次序序次序”下拉下拉列表框中，选列表框中，选定排序次序。定排序次序。记录排序举例A.在在“学生成绩单学生成绩单”中，按中，按“总分总分”降序排列工降序排列工作表中的数据。作表中的数据。B.在在“排序排序”工作表中，以工作表中，以“班级班级”为第一关键为第一关键字、升序，字、升序，“性别性别”为第二关键字、升序，为第二关键字、升序，“考试成绩考试成绩”为第三关键字、降序，排列工作为第三关键字、降序，排列工作表中的数据。表中的数据。C.在在“学生成绩单学生成绩单”中，按中，按“成绩等级成绩等级”降序排降序排列工作表中的数据。列工作表中的数据。记录的筛选就是从数据清单中选出满足条件就是从数据清

13、单中选出满足条件的记录，筛选出的记录可以显示在原数据区的记录，筛选出的记录可以显示在原数据区域（此时其它记录被隐藏起来，不是删除）域（此时其它记录被隐藏起来，不是删除）或新数据区域。或新数据区域。记录筛选记录筛选有两种方式：有两种方式：记录的自动筛选： 只在原数据区显示满足条件的记录。只在原数据区显示满足条件的记录。不满足条件的记录被隐藏起来。不满足条件的记录被隐藏起来。 执行自动筛选后，每个字段名右边出执行自动筛选后，每个字段名右边出现现“”符号，用来打开符号，用来打开“条件条件”列表。列表。自动筛选条件列表条件列表中的各项条件说明如下：条件列表中的各项条件说明如下： “全部全部”：取消以前

14、所设条件，显示全部记录。：取消以前所设条件，显示全部记录。 “前前10个个”：弹出：弹出“自动筛选前自动筛选前10个个”对话框。对话框。找出前找出前N个数据，可以按项数查找，也可以按百分个数据，可以按项数查找，也可以按百分比查找。比查找。 “自定义自定义”：弹出弹出“自定义自动筛选方式自定义自动筛选方式”对对话框。可以自定义查找条件话框。可以自定义查找条件 。最大最大：指从最：指从最大值降序进行大值降序进行筛选；筛选；最小最小：指从最：指从最小值升序筛选。小值升序筛选。数字框可数字框可以调整数以调整数字大小。字大小。项项：指记录条数；：指记录条数；百分比百分比：指选取：指选取全部记录的份额。全

15、部记录的份额。自动筛选前10个对话框可以设置两个条件，并可用与、或的逻辑关系连接起来。可以设置两个条件，并可用与、或的逻辑关系连接起来。？、*：分别代表单个字符、多个字符，可使用通配符。：分别代表单个字符、多个字符，可使用通配符。可以直接选择字段值作为筛选条件。可以直接选择字段值作为筛选条件。自定义自动筛选方式对话框记录的自动筛选举例例如：例如：“存款单存款单”工作表中，用工作表中，用“自动筛选自动筛选”筛选条件筛选条件为：期限介于为：期限介于3年至年至5年，且本息高于年，且本息高于2000元的记录。元的记录。（期限条件和金额条件是（期限条件和金额条件是“与与”的关系）的关系）记录的高级筛选高

16、级筛选说明高级筛选说明： 当筛选条件较为复杂，自动筛选不能实现时，当筛选条件较为复杂，自动筛选不能实现时，可以使用高级筛选。可以使用高级筛选。 高级筛选结果可以在原数据区显示，也可以高级筛选结果可以在原数据区显示，也可以显示到工作表的其它空余位置。显示到工作表的其它空余位置。 使用高级筛选，必须有一个条件区域。条件使用高级筛选，必须有一个条件区域。条件区域距数据清单至少有一行一列间隔。区域距数据清单至少有一行一列间隔。 高级筛选通过高级筛选通过“高级筛选高级筛选”对话框进行。对话框进行。数据区域数据区域：输入参与筛选的数据范围。：输入参与筛选的数据范围。条件区域条件区域：输入存放：输入存放“筛

17、选条件筛选条件”的单元格。的单元格。高级筛选对话框方式方式：可选择可选择筛选结筛选结果的显果的显示位置。示位置。复制到复制到：输入：输入筛选结果的起筛选结果的起始单元格。始单元格。与方式选择有关与方式选择有关高级筛选条件原原始始数数据据筛选筛选结果结果条件区域条件区域注：横向是注：横向是“与与”关系关系表示条件为：表示条件为：70英语英语80记录的高级筛选举例记录的高级筛选举例1 1在数据清单中，筛选英语成绩小于在数据清单中，筛选英语成绩小于80分、大于分、大于70分的记录。分的记录。筛选筛选结果结果记录的高级筛选举例2在数据清单中，筛选英语小于在数据清单中，筛选英语小于80分，或计算分，或计

18、算机小于机小于80分的记录。分的记录。注：注：纵向是纵向是“或或” 关系关系表示条件为：英语表示条件为：英语80或计算机或计算机80高级筛选应用举例u在在“学生成绩单学生成绩单”中查找至少有一科成绩中查找至少有一科成绩在在90（含（含90）分以上的学生记录。）分以上的学生记录。u在在“存款单存款单”中，查找中，查找“期限介于期限介于3年至年至5年，或本息高于年，或本息高于2000元元”的存款记录。的存款记录。u在在“存款单存款单”中，查找条件中，查找条件“期限为期限为3年且年且本息高于本息高于2000元，或期限为元，或期限为5年年”的存款的存款记录。记录。记录的分类汇总分类汇总分类汇总对话框对

19、话框分类汇总操作分类汇总具体操作：分类汇总具体操作： 选定任一单元格；选定任一单元格； 打开打开“分类汇总分类汇总”对话框；对话框； 定义参数：定义参数： 确定分类字段、汇总方式、选定汇总项；确定分类字段、汇总方式、选定汇总项； 根据需要选择根据需要选择“替换当前分类汇总替换当前分类汇总”、“每组每组数据分页数据分页”、“汇总结果显示在数据下方汇总结果显示在数据下方”选项；选项； 选择选择“确定确定”按钮。按钮。汇总方式取消分类汇总u通过通过“分类汇总分类汇总”对话框中的对话框中的“全全部删除部删除”按钮，按钮，撤销分类汇总。撤销分类汇总。分类汇总应用举例 在在“班级成绩班级成绩”表中，按表中

20、，按“班级班级”分分类，汇总各班人数及类，汇总各班人数及“平时成绩平时成绩”，“考考试成绩试成绩”、“综合成绩综合成绩”平均值。平均值。：能否在：能否在“班级成绩班级成绩”表中，以班级和表中，以班级和性别分类，统计每班中男女学生人数和各自性别分类，统计每班中男女学生人数和各自平时成绩、考试成绩的平均分和最大值？平时成绩、考试成绩的平均分和最大值？数据透视表什么是数据透视?华东华东200420043 31010华东华东200420044 42525华东华东200520051 13030华东华东200520052 24040华南华南200420043 31515华南华南200420044 4252

21、5华南华南200520051 13535华南华南200520052 24040原始数据表u分类汇总：仅从某一个角度观察数据（一维分分类汇总：仅从某一个角度观察数据（一维分析），无法进行更深入、更灵活的信息提取。析），无法进行更深入、更灵活的信息提取。200420043 31010200420044 42525200520051 13030200520052 24040200420043 31515200420044 42525200520051 13535200520052 24040分类汇总数据表数据透视表求和项求和项: :销量销量地区地区年度年度季度季度华东华东华南华南总计总计200420

22、043 31010151525254 42525252550502004 2004 汇总汇总353540407575200520051 13030353565652 24040404080802005 2005 汇总汇总70707575145145总计总计105105115115220220按不同地区汇总的销量数据按不同年度汇总的销量数据第2个行字段：季度同年度内不同季度汇总的销量数据创建数据透视表创建数据透视表的步骤l在在“数据数据”菜单上，单击菜单上，单击“数据透视表数据透视表和图表报告和图表报告”命令，打开命令，打开“数据透视表数据透视表和数据透视图向导和数据透视图向导”对话框。对话框。

23、创建数据透视表的步骤创建数据透视表的步骤创建数据透视表的步骤创建数据透视表的演示创建数据透视图的演示数据透视表举例 针对如下的数据清针对如下的数据清单创建数据透视表，要单创建数据透视表，要求：求： 分别以班级和性别分别以班级和性别分类，统计人数和平时分类，统计人数和平时成绩、考试成绩的平均成绩、考试成绩的平均分和最大值。分和最大值。小结思考题u什么是数据清单？什么是数据清单？u简单排序和复杂排序各如何操作？简单排序和复杂排序各如何操作？u自动筛选和高级筛选各如何操作？自动筛选和高级筛选各如何操作？u进行分类汇总前必须进行什么操作？进行分类汇总前必须进行什么操作？u分类汇总和数据透视表对比有何异同？分类汇总和数据透视表对比有何异同？