E4-PMBOK10-沟通管理课件.ppt
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- E4 PMBOK10 沟通 管理 课件
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1、精品ppt110. 项目沟通管理o 本过程的目的:及时、恰当地产生、收集、发布、存储、检索和作废 项目信息。o 项目经理花费时间与项目成员及其他干系人进行沟通。o 沟通是桥梁,连接不同文化、不同组织、不同专业、不同利益方的人员。精品ppt2项目沟通管理的过程10.110.210.310.410.5识别干系人规划沟通分发信息管理干系人期望报告绩效启动过程组规划过程组执行过程组监控过程组收尾过程组精品ppt3项目沟通管理的过程10.110.210.310.410.5识别干系人规划沟通分发信息管理干系人期望报告绩效启动过程组规划过程组执行过程组监控过程组收尾过程组精品ppt4沟通的划分维度o 内部沟
2、通、外部沟通o 正式的(报告、纪要等)、非正式的(电邮、即兴讨论等)o 垂直的、水平的o 官方的(新闻信、年报等)、非官方的(不做记录的、不可引用的沟通)o 书面的、口头的o 语言的、非语言的(语调、动作等)精品ppt5沟通技巧库1.2.3.4.5.6.7.8.9.听问增加团队知识用事实说话设置和管理期望说服谈判处理冲突总结并定义后续措施项目管理过程中使用到的沟通技巧与一般管理过程使用的沟通技巧在大部分情况下是互相适用的。精品ppt6输入1.2.3.4.项目章程采购文件企业环境因素组织过程资产工具和方法1. 干系人分析2. 专家判断输出1. 干系人登记册2. 干系人管理策略启动过程10.1 识
3、别干系人本过程的目的:识别对项目成功有影响的个人或组织,并把他们的利益、角色、影响等信息记录下来,制定管理策略。精品ppt7什么是项目干系人o Stakeholders 利害干系人、干系人、涉众o 某些人或组织,n 或者主动参与项目,对项目过程和结果产生影响;n 或者由于项目的实施或项目的完成会对他们的利益发生正面或负面的影响。正面的干系人负面的干系人精品ppt8主要的项目干系人有哪些?精品ppt9项目干系人群精品ppt10输入1. 项目章程:n 提供干系人信息:发起人、客户、关键团队成员、参与单位、其他受影响的个人或者单位。2. 采购文件:合同方、供应商。3. 企业环境因素:组织文化、组织结
4、构、行业标准等信息。4. 组织过程资产:模板、以往项目的信息精品ppt11工具和方法1. 干系人分析三步法2. 专家判断精品ppt122-1 干系人分析o 系统地收集和分析定量和定性的信息,决定在项目过程中应该考虑哪些人的利益。o 识别干系人的利益、期望和影响,并把这些因素和项目目标联系起来。o 识别干系人之间的关系,建立联盟或合作关系,提升项目成功概率。Tools & Techniques精品ppt132-1 干系人分析o 第一步:识别所有的干系人n 尽量把所有干系人都列举出来n 收集有关信息。包括:角色、部门、利益、知识水平、期望、营销能力等。n 识别关键干系人:决策者、管理者、主要客户等
5、。n 识别其他干系人:和已识别干系人访谈,识别更多的干系人。Tools & Techniques漏掉/忽略项目中的部分干系人有什么潜在风险?精品ppt14nnnnPower/Interest GridPower/Influence gridInfluence/impact gridSalience modelTools & Techniques2-1 干系人分析o 第二步:把干系人分类,以便于分别制定管理措施。-识别关键干系人。 权力/利益方格。 权力/影响方格。 影响/作用方格。 凸显模型。Power: level of authorityInterest: Level of concern
6、 regarding the project outcomes.Influence: active involvement in the projectImpact: ability to effect changes to the projects planning orexecution.精品ppt15HighPower谁是关键干系人InterestHigh精品ppt16Tools & TechniquesSalience model 凸显模型salienceseIliens,-jEnsn.显著显著, 卓越卓越, 明显明显,Power: ability to impose their wi
7、ll.Urgency: need for immediate attention.Legitimacy: involvement is approriate.干系人的权力(施加自己意愿的能力)紧急程度(需要立即关注)合法性(有权参与)精品ppt17Salience model1.2.3.4.5.6.潜伏的关系人可自己决定行动的关系人苛刻的干系人有统治权的干系人危险的干系人依赖情况而决定行动的干salienceseIliens,-jEnsn.显著显著, 卓越卓越, 明显明显,系人7. 根本的关系人8. 非干系人精品ppt182-1 干系人分析o 第三步:制定管理策略。n 目的:提高他们对项目的支
8、持,降低他们的负面影响。n 下面是概括性的管理策略。n 在项目中,要制定详细的、具体的、可执行的管理计划。Tools & Techniques精品ppt19不同干系人的管理策略:举例权力让他满意监控不要太费精力紧密管理随时让他知道项目信息利益PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 精品ppt202-1干系人登记册n 识别信息:谁、职位、角色等;n 评估信息:需求、期望、影响等;n 干系人分类;内部的/外部的;正面/中立/负面Output精品ppt21干系人干系人利益利益/兴趣兴趣影响评估影响评估管理策略管理策略2-2干系人管理策略o 哪些是关键干系人o 期望他们怎样参与项
9、目o 干系人分类和管理措施精品ppt22十分钟案例:STAR公司办公环境改造项目o 列出至少10位利害关系者o 分析他们对项目的期望和需求 他们的concerno 分析他们可能对项目的影响 他们的power。o 确定关键干系人o 分别制定不同干系人的管理措施精品ppt2310.2 规划沟通输入1. 干系人登记册2. 干系人管理策略3. 企业环境因素4. 组织过程资产工具和方法1. 沟通需求分析2. 沟通技术3. 沟通模式4. 沟通方法输出1. 沟通管理计划2. 项目文档更新计划过程本过程的目的:确定干系人对信息和沟通的需求,制定项目沟通计划。包括:to who, what, when, how
10、, by whom.精品ppt24关于沟通o Effective有效的沟通包括:信息在正确的时候,用正确的格式被提供,并且产生了正确的影响。o Efficient高效的沟通指:只提供需要的信息。1. 项目沟通计划应该在项目早期,也就是制定PMP的时候就制定。2. 项目沟通计划的实施也需要资源,如:时间、预算。3. 项目沟通计划在日后需要定期评审和更新。4. 组织结构(企业环境因素之一)形式对项目沟通计划有很大影响。精品ppt25输入:输入:1.2.3.4.干系人登记册干系人管理策略企业环境因素:如组织结构。组织过程资产精品ppt264-1 沟通需求分析o 沟通的必要性分析n 沟通有助于项目成功
11、n 不沟通会导致项目失败o 潜在的沟通渠道分析n N(N-1)/2人员越多,沟通的渠道越多,花费在沟通上面的时间越多。所以,增加人员并不一定能提高工作效率,有一个最佳配置的问题。n 干系人越多,沟通越复杂o 沟通渠道计算 n(n-1)/2o 练习:你是项目经理,你的团队中还有5个成员,目前新增加了4个,请问新增加了多少条潜在的沟通渠道。精品ppt27Reports沟通渠道计算:评估沟通复杂程度Senior Mgmt(2)Customer(2)Project Team(10)Other LineMgr (3)CompanyPolicyProgressReportsProject Directio
12、nProgressReportsProject DirectionProject Mgr(1)ReportsProjectDirectivesN(N-1)/2 18(18-1)/2306/2=153精品ppt284-1 沟通需求分析o 确定沟通需求,可以参考以下信息:1.2.3.4.5.6.7.组织结构图;项目组合和干系人关系;项目中涉及到的专业、部门;项目的人员数量、地理位置;组织内部信息需求;外部信息需求(公众、媒体、分包等)干系人登记册、干系人管理策略精品ppt294-1 沟通需求分析o 注意:n 给干系人需要的信息,而不是越多越好,否则他们会产生信息疲劳。Efficient。n 也不是
13、只给好消息不给坏消息。n 也不能不给消息,没有消息就是坏消息。精品ppt304-2 沟通技术communication technologyo 沟通技术包括:短会、扩大会议、书面文档、在线数据库等o 沟通技术的确定,依赖于以下因素:nnnnn信息需要的紧急程度。技术的可获取性项目团队是否会使用该技术。项目的总工期项目的环境 是同地办公,还是虚拟团队精品ppt314-3 沟通模式 沟通模型解码接收者接收者编码编码发送者发送者解码媒介媒介噪音噪音噪音噪音空z精品ppt32解码接收者接收者编码编码发送者发送者解码媒介媒介噪音噪音噪音噪音4-3 沟通模式 沟通模型妈妈,我要和妈妈,我要和丽萨结婚了丽萨
14、结婚了PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 精品ppt33解码接收者接收者编码编码发送者发送者解码4-3 沟通模式 沟通模型妈妈,我要和妈妈,我要和丽萨结婚了丽萨结婚了噪音噪音我知道了我知道了我不同意我不同意媒介媒介噪噪音音Acknowledge a messageResponse to a message反馈反馈精品ppt34沟通的基本模式1. 发送者2. 接收者3.4.5.6.7.编码信息媒介噪音解码将思想转化为语言编码过程的结果传递信息的方法干扰把语言转化为思想精品ppt35噪音o 噪音的来源:人的成见,物理距离,语言表达的方式,文化差异,地位不平等,情绪影响等。
15、o 降低噪音的方法:nnnn反馈,确认 双向沟通采用通用词汇减少沟通环节等精品ppt36沟通的责任:o 发送的人负责把信息清晰、完整地发出去,使得接受者可以正确接受,还负责确认接收者明白了信息的意义。o 接受的人负责:信息被收到,能够被清晰地、完整地理解。精品ppt374-4 沟通方法Communication MethodsTools & Techniqueso 互动沟通(双向沟通):会议、电话会议、视频会议等。o Push communication 推式沟通。把信息推给他们,管他们看不看。比如:写信、报告、电子邮件、传真、留言等。o Pull communication 拉式沟通。适用于
16、信息量大、观众多。把信息集中放在某个地方,拽着人们前来看。但是,人们是否来看取决于他们自己。比如:内网、e-learning、知识库等。精品ppt382-1 沟通管理计划o 沟通管理计划是PMP的一部分。o 头脑风暴法练习:项目沟通计划应该有哪些内容?Output精品ppt392-1 沟通管理计划的内容o 项目干系人的沟通需求o 沟通的目的o 沟通的内容o 谁来发送,谁来接收信息o 传递信息的方法和技术o 沟通的频率o 问题升级处理流程o 通用的项目术语表PMBOK 10.2.3.1精品ppt40nnnn项目进度计划干系人登记册干系人管理策略等Output2-2 项目文档更新o 前面过程产生的
17、文档是否需要更新:精品ppt41输入1. PMP2. 绩效报告3. 组织过程资产工具和方法1. 沟通方法2. 信息发布工具输出1.组织过程资产更新执行过程10.3 分发信息目的:按计划沟通,处理计划外的信息需求。精品ppt42和分发信息有关的技能oooooo发送/接收模型。反馈、噪音媒介选择。书写风格。会议管理方法演讲技能Facilitation techniques 促进技能精品ppt43输入:1. PMP:内含沟通管理计划。2. 绩效报告:信息的内容。3. 组织过程资产:政策、流程、模板等。精品ppt442-1 沟通方法Communication MethodsTools & Techni
18、ques收人是否接受到信息。收人是否接受到信息。o 互动沟通(双向沟通):会议、电话会议、视频会议等。o Push communication 推式沟通。把信息给他们,管他们看不看。比如:写信、报单向沟通单向沟通为了保为了保 沟通效果,项目经理沟通效果,项目经理当采取当采取信息量大、观众多。把信息集中放在某个地方,人们是否来看取决于他们自己。比如:内网、e-learning、知识库等。精品ppt452-2 信息发布系统o 项目会议、纸质文件分发、手工存档系统、同享的电子数据库;o 电子沟通和会议工具:电子邮件、传真、语音邮件、电话、可视电话会议、网上会议、网站发布;o 项目管理电子工具。软件、
19、网站等。精品ppt461-1 组织过程资产更新1. 给干系人发的通知n可向干系人提供有关已解决的问题、已批准的变更和总体项目状态的信息。2. 项目报告n采用正式和非正式的项目报告来描述项目状态。项目报告也包括经验教训报告、问题日志、项目收尾报告等3.4.5.6.项目中的讲演项目记录干系人的反馈经验教训精品ppt4710.4 管理干系人期望执行过程o 目的:目的:通过沟通管理,满足干系人的需求,并且和干系人一起解决项目问题。o 干系人管理的主要内容:1. 管理干系人期望,提升项目验收的可能性;2. 在担忧变成问题之前,发现并解决;3. 问题发生后,解决问题。n 项目经理负责干系人管理精品ppt4
20、810.4 管理干系人期望输入1.2.3.4.5.6.干系人登记册干系人管理策略PMP问题日志变更日志组织过程资产工具和方法1.2.3.沟通方法人际关系技能管理技能输出1.2.3.4.组织过程资产更新变更请求PMP更新项目文档更新精品ppt49输入:1.2.3.4.干系人登记册干系人管理策略PMP:内含沟通管理计划问题日志o 通常在项目中,不不把每个问题当作一个单独的小项目来管理。5. 变更日志6. 组织过程资产精品ppt503-1 沟通方法Communication MethodsTools & Techniqueso 互动沟通(双向沟通):会议、电话会议、视频会议等。o Push comm
21、unication 推式沟通。o Pull communication 拉式沟通。项目经理通常使用推式沟通技术来发布绩效报告。精品ppt513-1 沟通方法Communication Methods给他们,Tools & Techniqueso Push 在本过程中,按 把信息推 定的沟o 互动沟通(双向沟通):会议、电话会议、 视频会议等沟通管理规划中定义了不同的关系人的沟通方法, communication照既式沟通。 方法 开展沟通。 管他们看不看。比如:写信、报告、电子邮件、 传真、留言等。信息量大、观众 某个地邮 方,人视频会议等。取决于他们自己。比如: 内网、e-learning、
22、知识库等。精品ppt523-2 人际关系技能oooo建立信任解决冲突有效倾听克服变革中遇到的阻力精品ppt533-3 管理技能o 管理:对一组人员进行指导和控制,让他们友好协作,实现个人努力无法实现的目标。o 管理技能包括:nnnn演讲技巧谈判和说服书写技巧公众演讲精品ppt54输出1.2.3.4.组织过程资产更新变更请求PMP更新项目文档更新o 干系人管理策略o 关系人登记册o 问题日志精品ppt55项目干系人的冲突问题:项目干系人之间期望的不同,应以为原则解决?A. 有利于客户B. 有利于执行组织C. 有利于项目队伍D. 有利于项目发起人精品ppt56输入1.2.3.4.5.PMP工作绩效
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