P220专案采购管理.课件.ppt

1、中華專案管理師學院中華專案管理師學院Institute for Project Management Research2006 NPMA All Rights Reserved講授時間：講授時間：4小時小時課程編號：課程編號：E109PMA專案專案助理助理/技術師技術師課程之九課程之九2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理2課程提要課程提要n結案作業程序結案作業程序n結案工作準備與執行結案工作準備與執行n結案報告之編撰協助結案報告之編撰協助n經驗學習與知識管理經驗學習與知識管理2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理

2、3專案終結之型態專案終結之型態1.專案取消專案取消(Cancellation)：專案在進行概念發展時，經過市場分析、專案在進行概念發展時，經過市場分析、風險分析及技術可行性分析後，若評估認風險分析及技術可行性分析後，若評估認為不可行，需透過一定的決策過程將專案為不可行，需透過一定的決策過程將專案取消。取消。n專案在概念發展階段被取消，對組織的衝專案在概念發展階段被取消，對組織的衝擊及資源的浪費最低。擊及資源的浪費最低。2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理4專案終結之型態專案終結之型態專案取消專案取消或繼續決策示意圖或繼續決策示意圖：客戶需求客戶需求市場

3、競爭市場競爭技術能力技術能力資源利用資源利用獲利率獲利率評估評估報告報告專案取消專案取消確定專案目標確定專案目標預劃時程及成本預劃時程及成本專案小組編成構想專案小組編成構想進入計畫階段進入計畫階段2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理5專案終結之型態專案終結之型態2.專案中止專案中止(Termination)：當專案目標已無法達成或已無繼續完成的當專案目標已無法達成或已無繼續完成的必要時，專案就會面臨中止。必要時，專案就會面臨中止。專案中止的可能原因：專案中止的可能原因：n政策性中止政策性中止n缺失性中止缺失性中止n市場或經濟狀況改變市場或經濟狀況改變n

4、技術發展問題技術發展問題2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理6專案應否中止檢核表範例專案應否中止檢核表範例是是 否否專案中止原因專案中止原因 專案實際成本、時間已經超過總預算專案實際成本、時間已經超過總預算 資源不斷投入，但完工日期遙遙無期資源不斷投入，但完工日期遙遙無期 公司合併，不確定性高公司合併，不確定性高 技術購買，不確定性高技術購買，不確定性高 人員人員/關鍵人員大量離職關鍵人員大量離職 技術無法突破，無法達成使用者需求技術無法突破，無法達成使用者需求 專案需求經常變更專案需求經常變更 風險太大風險太大 出現新技術出現新技術/新產品新產品20

5、06 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理7專案終結之型態專案終結之型態3.專案結束專案結束(Project Closure)：專案目標已達成，產品已符合客戶需求及專案目標已達成，產品已符合客戶需求及確認接受專案結果後正式進入結案程序，確認接受專案結果後正式進入結案程序，使專案能順利完成所有任務。使專案能順利完成所有任務。2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理8專案結案之準備工作專案結案之準備工作n依據檢查清單依據檢查清單(Checklists)檢查所有工作項目檢查所有工作項目是否完成，或至正式結案日期尚有多少未是否完成，

6、或至正式結案日期尚有多少未完成工作。完成工作。n決定專案結案日期，檢查專案目標是否達決定專案結案日期，檢查專案目標是否達成並確定結案日期是否可依據專案計畫訂成並確定結案日期是否可依據專案計畫訂定。定。n建立結案共識，組織內部所有專案相關人建立結案共識，組織內部所有專案相關人員對專案所達成的目標及結案日期均有共員對專案所達成的目標及結案日期均有共識。識。2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理9專案結案之主要工作專案結案之主要工作1.確定所有工作均按合約或相關計畫完成確定所有工作均按合約或相關計畫完成。2.通知客戶專案的完成並確保所有產品或服務已通知客戶專案

7、的完成並確保所有產品或服務已完成交付且以被接受完成交付且以被接受。3.確定所有文件包括相關之評估報告均已完成，確定所有文件包括相關之評估報告均已完成，且結案報告已完成準備且結案報告已完成準備。4.澄清所有的付款及帳單均已處理澄清所有的付款及帳單均已處理。5.專案小組解編、成員歸建與後續工作之安排專案小組解編、成員歸建與後續工作之安排。2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理10專案結案之主要工作專案結案之主要工作(續續)6.設施裝備、材料及資源的重新分配或汰除設施裝備、材料及資源的重新分配或汰除。7.決定哪些資料與紀錄應保留，並放置在妥善決定哪些資料與紀錄

8、應保留，並放置在妥善地點地點。8.確定所有支援裝備確定所有支援裝備及場所已完成移交及場所已完成移交。9.確認專案結束後之所有資料均已建檔並會適確認專案結束後之所有資料均已建檔並會適當有效的運用當有效的運用。2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理11專案中止或結束的專案中止或結束的WBS專案中止或結束專案中止或結束組織組織財務財務合約合約場地場地結案會議結案會議歸建計畫歸建計畫個人報告個人報告支出審查支出審查帳務結算帳務結算最終財報最終財報履約文件履約文件通告廠商通告廠商最終付款最終付款關閉設施關閉設施處理裝備處理裝備轉讓物資轉讓物資2006 NPMA A

9、ll Rights ReservedP220專案採購管理12專案中止之重要考量專案中止之重要考量n專案中止比取消及結束更為複雜且衝擊更大專案中止比取消及結束更為複雜且衝擊更大n專案成員的士氣與挫折安撫，及重新分配與專案成員的士氣與挫折安撫，及重新分配與調整職務。調整職務。n專案失敗及中止原因的檢討與經驗留存。專案失敗及中止原因的檢討與經驗留存。n通知各部門專案中止所應配合的處理事宜。通知各部門專案中止所應配合的處理事宜。n處理合約中止及罰責問題。處理合約中止及罰責問題。n結算所有財務費用問題、設備及資源重新分結算所有財務費用問題、設備及資源重新分配及歸建。配及歸建。n專案利害關係人之溝通管理。

10、專案利害關係人之溝通管理。2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理13專案中止的方法專案中止的方法設立正當理由設立正當理由意見充份溝通意見充份溝通高階支持承諾高階支持承諾盡快安排工作盡快安排工作表揚及獎勵表揚及獎勵成員參與決策成員參與決策問題開誠佈公的與專案成員說明，大部份的問題開誠佈公的與專案成員說明，大部份的專案人員均能接受專案人員均能接受與專案成員、投資人及利益關係人充份溝通與專案成員、投資人及利益關係人充份溝通，說明專案問題，減少專案中止之衝擊，說明專案問題，減少專案中止之衝擊高階平常能關心專案進度，爭取向心，當專高階平常能關心專案進度，爭取向心，

11、當專案中止時，自能得到團隊諒解與支持案中止時，自能得到團隊諒解與支持專案成員面對專案突然中止，立即面對工作專案成員面對專案突然中止，立即面對工作或職務上之挑戰，必須儘速為其安排或職務上之挑戰，必須儘速為其安排即使在專案失敗情況下，適度的表揚及獎勵即使在專案失敗情況下，適度的表揚及獎勵亦可提高專案成員對組織之忠誠度亦可提高專案成員對組織之忠誠度使專案成員參與中止之決策過程，可有效降使專案成員參與中止之決策過程，可有效降低專案中止之阻礙及衝擊低專案中止之阻礙及衝擊2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理14專案結案流程圖專案結案流程圖成效審查成效審查決定專案決

12、定專案結案日期結案日期建立結案建立結案共識共識與專案成與專案成員溝通員溝通與供應商與供應商溝通溝通與各部門與各部門經理溝通經理溝通會計決算會計決算資源資源重分配重分配接收小組接收小組訓練訓練管理責任管理責任移轉移轉結案會議結案會議慶功宴慶功宴結案報告結案報告文件整理文件整理2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理15專案結案活動專案結案活動1.結案會議結案會議：n說明專案整理目標達成狀況。說明專案整理目標達成狀況。n對專案進行最終審查及結案作業之決議。對專案進行最終審查及結案作業之決議。n檢討專案計畫與實際執行的差異及改進事項。檢討專案計畫與實際執行的差異

13、及改進事項。n感謝專案團隊與相關人員對專案的貢獻。感謝專案團隊與相關人員對專案的貢獻。n會議結論應進行紀錄並保存作為以後運用。會議結論應進行紀錄並保存作為以後運用。2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理16結案會議結案會議檢討事項表檢討事項表項項次次 分分類類 檢檢討討事事項項 1 計計畫畫 原原始始計計畫畫在在執執行行上上，是是否否過過於於複複雜雜或或簡簡陋陋？ 2 專專案案是是否否運運用用到到最最佳佳資資源源？ 3 專專案案小小組組專專業業是是否否完完整整？ 4 專專案案編編組組 專專案案小小組組人人數數是是否否過過多多或或過過少少？ 5 整整體體溝

14、溝通通系系統統是是否否良良好好？ 6 專專案案架架構構 組組織織外外部部專專家家或或顧顧問問是是否否發發揮揮功功能能？ 7 範範疇疇 專專案案進進行行中中，其其他他管管理理階階層層是是否否改改變變了了需需求求終終而而影影響響到到專專案案目目標標？ 8 有有何何政政治治因因素素影影響響專專案案進進行行？ 9 是是否否有有無無可可避避免免的的外外部部因因素素？ 10 是是否否有有衝衝突突狀狀況況影影響響過過專專案案進進行行？如如何何解解決決的的？ 11 是是否否有有未未規規劃劃到到的的風風險險因因素素，曾曾造造成成專專案案執執行行困困難難？ 12 決決策策過過程程是是否否即即時時正正確確？ 13

15、風風險險規規避避 應應變變計計畫畫曾曾否否執執行行？內內容容是是否否恰恰當當？ 2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理17專案結案活動專案結案活動(續續)2.接收小組訓練接收小組訓練：n專案小組需擬定接管計畫。專案小組需擬定接管計畫。n對接收小組進行專案產品資訊及特性進行對接收小組進行專案產品資訊及特性進行訓練。訓練。n專案經理應監督所有材料、軟硬體及文件專案經理應監督所有材料、軟硬體及文件的移轉工作。的移轉工作。2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理18專案結案活動專案結案活動(續續)3.資源重新分配或歸還資源重

16、新分配或歸還：n專案剩餘材料及租購設備之歸還及重新分配。專案剩餘材料及租購設備之歸還及重新分配。4.管理責任轉移管理責任轉移：n在接收小組完成訓練並接掌員專案小組工作後，在接收小組完成訓練並接掌員專案小組工作後，專案成員可將所有專案產品、裝備、文件與相專案成員可將所有專案產品、裝備、文件與相關責任完全轉移給接收部門。關責任完全轉移給接收部門。2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理19專案結案活動專案結案活動(續續)5.舉行慶功宴或惜別會舉行慶功宴或惜別會：n利用此機會對所有利害關係人表達感謝。利用此機會對所有利害關係人表達感謝。n正式宣告專案結束。正式宣

17、告專案結束。2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理20結案報告結案報告結案報告是專案的一個歷史紀錄，內容結案報告是專案的一個歷史紀錄，內容應包含：應包含：n摘要及專案重要歷程摘要及專案重要歷程n專案最後執行成效專案最後執行成效(品質、時間、成本品質、時間、成本)n行政管理之檢討與表現行政管理之檢討與表現n專案組織結構專案組織結構n專案組織成員、執掌及重要工作績效專案組織成員、執掌及重要工作績效n專案所運用的技術與資源專案所運用的技術與資源2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理21結案報告結案報告(續續)n專案重要數

18、據、圖表及研究報告專案重要數據、圖表及研究報告n預算執行表現及變異分析預算執行表現及變異分析n未來需繼續執行之工作未來需繼續執行之工作n經驗學習經驗學習n專案結果與建議專案結果與建議“結案報告應視機密性區分為公開與限閱部分結案報告應視機密性區分為公開與限閱部分”2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理22專案的知識管理專案的知識管理知識管理知識管理(KM)是一種知識整理的方法，是一種知識整理的方法，透過資訊工具的協助，讓簡單的資料變成透過資訊工具的協助，讓簡單的資料變成具備更多價值的資訊及知識。具備更多價值的資訊及知識。“二十一世紀是知識經濟的時代二十一世

19、紀是知識經濟的時代”2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理23專案的知識管理專案的知識管理(續續)n企業的知識不僅來自成功專案的知識，更企業的知識不僅來自成功專案的知識，更包含那些從失敗專案中所學到的經驗及教包含那些從失敗專案中所學到的經驗及教訓，它們對企業而言都是無價的資產。訓，它們對企業而言都是無價的資產。n留存重要的數據、資料、文件與經驗，並留存重要的數據、資料、文件與經驗，並結合有效的知識管理方法，對企業未來專結合有效的知識管理方法，對企業未來專案的成功率大幅提升。案的成功率大幅提升。“凡走過，必留下痕跡凡走過，必留下痕跡”2006 NPMA A

20、ll Rights ReservedP220專案採購管理24為何專案管理需結合知識管理為何專案管理需結合知識管理n組織需藉由知識管理系統來分享與累積各不組織需藉由知識管理系統來分享與累積各不同專案間的知識，並進而集成與發展出其標同專案間的知識，並進而集成與發展出其標準化的專案管理最佳實踐。準化的專案管理最佳實踐。 n標準化作業的組織則可由專案式的管理方法標準化作業的組織則可由專案式的管理方法將各不同部門的最佳實踐予以簡化與分享。將各不同部門的最佳實踐予以簡化與分享。n平均而言一個公司會花費專案經費總支出的平均而言一個公司會花費專案經費總支出的8-10%8-10%在訓練、顧問諮詢與相關的資源以支

21、在訓練、顧問諮詢與相關的資源以支援專案的完成。援專案的完成。 2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理25為何專案管理需結合知識管理為何專案管理需結合知識管理(續續)n一個缺乏專案管理知識與技術的專案團隊，一個缺乏專案管理知識與技術的專案團隊，最多可能會增加其最多可能會增加其16%16%的專案總支出，而良的專案總支出，而良好的知識管理就可以降低這些成本。好的知識管理就可以降低這些成本。 n爲增加投資報酬率，一個公司應在專案管理爲增加投資報酬率，一個公司應在專案管理學習與運用上作必要的投資，如軟體工具、學習與運用上作必要的投資，如軟體工具、專案門戶建制、知識

22、管理系統與相關的訓練專案門戶建制、知識管理系統與相關的訓練與顧問諮詢與顧問諮詢 。2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理26專案管理與知識管理的比較專案管理與知識管理的比較專案管理專案管理n有限度的資源與付出n一定時間內有限的努力n目標為導向知識管理知識管理n必須持續進行n需經年累月不斷運用n在專案中建立與更新2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理27專案管理與知識管理的整合專案管理與知識管理的整合n知識管理通過專案方式運作而能跨越時間與知識管理通過專案方式運作而能跨越時間與掌握全貌掌握全貌 n經由專案溝通使團隊成

23、員能交換隱藏在個人經由專案溝通使團隊成員能交換隱藏在個人身上的知識身上的知識n專案程式所發展的文件能將沈靜的知識轉換專案程式所發展的文件能將沈靜的知識轉換與內部化而爲具體可用的知識與內部化而爲具體可用的知識2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理28專案管理與知識管理的整合專案管理與知識管理的整合(續續)n成功的專案經理是從轉移自過去的專案而學成功的專案經理是從轉移自過去的專案而學到知識到知識n知識管理是專案管理的基石知識管理是專案管理的基石n知識整合需要靠團隊合作，而團隊合作則是知識整合需要靠團隊合作，而團隊合作則是專案成功的要件專案成功的要件 2006

24、 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理29知識管理的原則知識管理的原則n集中單一集中單一n標準化及模組化標準化及模組化n整合的觀念整合的觀念n安全性的考量安全性的考量n使用合適的知識管理系統提升效益使用合適的知識管理系統提升效益2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理30知識管理的最佳實踐知識管理的最佳實踐n建立專案辦公室建立專案辦公室(PMO)：標準化的規範與樹立學習型組織的典範 它是組織內最重要的它是組織內最重要的專案知識管理平臺專案知識管理平臺2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管

25、理311.1.時間維護：時間維護： 協助專案發展時間在專案概念階段協助規劃初步時間在專案計劃階段協助規劃細步時間在專案執行階段協助更新及維持時間提供時間變異/進度落後的警示 2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理32(續續)2.2.工時表工時表(Time Sheet) (Time Sheet) 管理：管理：定期審查專案成員任務承諾執行狀況適時供應專案人員各相關表單搜集、審查、統計與分析表單指導如何填寫表單 2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理33(續續)3.3.專案工作日誌專案工作日誌(Workbook)(Wor

26、kbook)管理管理 ：協助每一專案建立工作日誌誌審查工作日誌內容以確保可發揮適當功能 4.4.軟體工具操作軟體工具操作 建立主要軟體工具操作能力 維持與更新軟體工具的可用性 分配與管制使用協助製作相關圖表 需使用的軟體：試算表、時間發展、資料庫、 決策分析與仿真、WBS、EVM 2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理341.1.報告製作及分送：報告製作及分送： 協助文件收發與報告發展報告發送物件：管理高層、客戶、 政府管理機關、檔案管理處 報告類別：期初、期中報告、專案 審查/稽核報告、技術評估報告、結 案報告、經驗學習報告 2006 NPMA All

27、 Rights ReservedP220專案採購管理35(續續)2.2.建立專案文件記錄建立專案文件記錄 ：提案書/合同、變更需求及文件、工時統計表、預算表/時間表、專案計劃書、專案會議記錄、各種報告、個人相關資料。 3.3.保持專案文件的更新、一致性及清潔可用。保持專案文件的更新、一致性及清潔可用。4.4.協助通知專案人員文件的修訂與更新協助通知專案人員文件的修訂與更新 5.5.協助專案人員搜尋資料及獲得相關資料協助專案人員搜尋資料及獲得相關資料 2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理361.1.提供建議書發展指導：提供建議書發展指導： 依據經驗與知識

28、協助製作能獲勝的建議書 訓練及指導建議書編寫提供改善與修訂意見 2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理37(續續)2.2.提供專案起始協助：提供專案起始協助：協助發展專案特許證(Charter)及範圍說明(SOW)指導規劃執行專案啓動會議(Kick-off Meeting)建立及審查專案團隊成員的責任與分工 3.3.即時回應解決專案疑難雜症：即時回應解決專案疑難雜症：時間延宕問題 分析成本超支/質量不符原因 實施類比分析 提供管理高層專案問題決策分析 2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理38(續續)4.4.建立風

29、險評估制度建立風險評估制度 ：協助發展風險管理流程 實施獨立的風險評估 採用特殊工具與方法以獲得最佳風險實務 2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理39n專案的成功需仰仗知識與經驗的正確結合專案的成功需仰仗知識與經驗的正確結合n知識管理能大幅提升專案的投資報酬率，知識管理能大幅提升專案的投資報酬率，而它必須是專案管理中的一部份而它必須是專案管理中的一部份“帶領我們進入這個時代的技能，帶領我們進入這個時代的技能，並不一定是帶領我們奔向未來所需的技能並不一定是帶領我們奔向未來所需的技能”中華專案管理師學院中華專案管理師學院Institute for Project Management Research2006 NPMA All Rights Reserved課程編號：課程編號：E109