Office办公软件培训课件.ppt
- 【下载声明】
1. 本站全部试题类文档,若标题没写含答案,则无答案;标题注明含答案的文档,主观题也可能无答案。请谨慎下单,一旦售出,不予退换。
2. 本站全部PPT文档均不含视频和音频,PPT中出现的音频或视频标识(或文字)仅表示流程,实际无音频或视频文件。请谨慎下单,一旦售出,不予退换。
3. 本页资料《Office办公软件培训课件.ppt》由用户(三亚风情)主动上传,其收益全归该用户。163文库仅提供信息存储空间,仅对该用户上传内容的表现方式做保护处理,对上传内容本身不做任何修改或编辑。 若此文所含内容侵犯了您的版权或隐私,请立即通知163文库(点击联系客服),我们立即给予删除!
4. 请根据预览情况,自愿下载本文。本站不保证下载资源的准确性、安全性和完整性, 同时也不承担用户因使用这些下载资源对自己和他人造成任何形式的伤害或损失。
5. 本站所有资源如无特殊说明,都需要本地电脑安装OFFICE2007及以上版本和PDF阅读器,压缩文件请下载最新的WinRAR软件解压。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- Office 办公 软件 培训 课件
- 资源描述:
-
1、办公软件操作技巧办公软件操作技巧 Excel Excel 沾益县宇恒水泥有限公司 Word PowerPoint Excel 第一讲 EXCEL篇 第一章 EXCEL中综合性精华小技巧的应用 沾益县宇恒水泥有限公司 空白单元格中输入50,选定此单元格,选择“编辑”“复制”。选取想修改的单元格区域,例如从E2到E150。 然后选择: “编辑”“ 选择性粘贴”“ 加”运算“ 确定” 最后删除空白单元格中输入的50。 如何快速地批量修改数据? “ 选择性粘贴”命令的应用 沾益县宇恒水泥有限公司 ? 例如:你希望将批量数字取负 ! 空单元格中输入“-1” ,并点击“编辑复制”命令,选择目标单元格。点击
2、“编辑选择性粘贴” 选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘确定,所有数字将与-1相乘。亦可用该方法将数值缩小或放大任何倍数 将批量数据完成一个处理结果 “ 选择性粘贴”命令的应用 沾益县宇恒水泥有限公司 1 问题 在工作中,发现一些通过文本文件或其它财务软件的 数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默 认是右对齐而文本是左对齐的),即使是重新设置单元 格格式为数字也无济于事 答案 在空白的单元格中填人数字1,然后选中这个单元格, 执行“复制”命令,然后再选中所要转换的范围,选择 “选择性粘贴”中的“乘”,你就会发现它们都变为数字了 巧变文本为数字 2 “ 选择性粘贴”命令的应用 沾益县宇
3、恒水泥有限公司 快速输入数据小技巧快速输入数据小技巧 1、快速输入前面带0的数字 3、另有妙用的 号 4、一次输入多个单元格以字符 2、快速输入分数 用“设置单元格格式”,把属性改为“文本”太慢啦! 在带0的数字前加单引号如“001” 即可 “0 3/4” (注意:中间有一个空格) 无空格结果是日期(3月4日) 输入“3/4” 该怎么办? 在输入11位及以上数字,在数字前面加上一个英文状态下的“” ,即能正常显示,反之以科学计数法显示。此时,该单元格格式为文本形式,其“数值”只能排序,不能用于函数计算 按住Ctrl键,用鼠标左键选定多个不连续的单元格(或区域),输入文本(如),然后按下“Ctr
4、l+Enter” 键,可将该文本同时输入上述选定的单元格中 沾益县宇恒水泥有限公司 快速输入特殊符号 ?ALT+41420 ?ALT+41409 ?ALT+178 M2 ?ALT+179 M3 !必需使用小键盘输入数字 沾益县宇恒水泥有限公司 自动打开工作簿 将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到 C:Prograrn FilesMicrosoft Office Office10XLStart 文件夹中,以后每次启动时,Excel都会自动 打开相应工作簿 沾益县宇恒水泥有限公司 变为变为 变为 变为 椭圆形 Shift在绘制线段及图形中的作用 直线 圆形 正方形 矩形 斜线 Shift 键的
5、应用键的应用 沾益县宇恒水泥有限公司 若要将距离较远的两列数据(如A列与Z列)进行对比,只能不停 地移动表格窗内的水平滚动条来分别查看,这样的操作非常麻 烦而且容易出错 问题点 查看Excel中相距较远的两列数据 把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上指针便会变 成双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部,则工作表被一分 为二,出现了两个数据框,而其中的都是当前工作表内的内容。 这样你便可以让一个数据框中显示A列数据,另一个数据框中显 示Z列数据 解决方法 按住Shift键拖滚动条,数据列会快速滚动直到定位你想要看的数 据列 Excel中快速定位 沾益县宇恒水泥有限公司 鲜为人知的EXC
6、EL快捷键 1、快速定位到单元格 按 F5 2、Ctrl*的功用 根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域 3、不同单元格中快速输入同一内容 Ctrl+entet 4、右键拖动填充柄 出现菜单:复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充;以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充 5、快速重复上一次操作 按 F4 沾益县宇恒水泥有限公司 数据的排序数据的排序 1、对数据清 单进行排序 2、创建自定义 排序 沾益县宇恒水泥有限公司 如何设置输入信息的有效性 用户在制作表格时可能基于现实的考虑,想要对某些单元格中的 信息设定限制,此时就需要进行数据有效性的设置。其具体的步
7、骤如下。 选中要设置数据有效性的区域,单击【数据】|【有效性】菜单 项,打开【数据有效性】对话框。 沾益县宇恒水泥有限公司 切换到【设置】选项卡中,分别在【允许】、【数据】下拉列表 中选择【任何值】和【介于】选项,在【最小值】、【最大值】文 本框中分别输入“2” 和“100” 。 沾益县宇恒水泥有限公司 单击 按钮返回到工作表中。当用户在输入过程中输入了不合要求的数据时,就会弹出【Microsoft Excel】对话框,提示所输入的信息有误 沾益县宇恒水泥有限公司 如何在同一个窗口中打开多个表格 当用户想要在同一窗口中看到两个或者多个表格, 以便进行数据比较和交换时,可以采用以下方法来实现。
8、打开当前工作簿中的一个工作表,单击【窗口】打开当前工作簿中的一个工作表,单击【窗口】|【新建窗口】菜【新建窗口】菜单项,此时打开一个新的工作簿,此工作簿是在已打开工作簿的基础单项,此时打开一个新的工作簿,此工作簿是在已打开工作簿的基础上建立的。单击【窗口】上建立的。单击【窗口】|【重排窗口】菜单项弹出【重排窗口】对【重排窗口】菜单项弹出【重排窗口】对话框,在【排列方式】组合框中选中【垂直排列】复选框。话框,在【排列方式】组合框中选中【垂直排列】复选框。 沾益县宇恒水泥有限公司 单击 按钮,此时工作表便以垂直排列形式显示出来,若想继续添加则重 复上述操作即可。用户可以切换任意一个工作簿中的工作表
9、,以方便对照。 沾益县宇恒水泥有限公司 A B C 如何导入外部数据 选择【数据】|【导入外部数据】|【导入数据】菜单项。 随即会弹出【选取数据源】对话框,然后在【查找范围】下拉列表中选择导入数据所在的路径或者文件夹,然后在列表框中选择需要导入的文件。 单击”打开” 按钮弹出【文本导入向导3步骤之1】对话框,然后选中【原始数据类型】组合框中的【固定宽度】单选按钮。 D 单击”下一步”按钮弹出【文本导入向导3步骤之2】对话框,此时在【数据预览】列表框中显示出预览效果。 沾益县宇恒水泥有限公司 E F G 单击”下一步” 按钮弹出【文本导入向导3步骤之3】对话框。 单击”完成”按钮弹出【导入数据】
10、对话框,然后选中【数据的放置位置】组合框中的【新建工作表】单选按钮 单击”确定”按钮即可在当前工作簿中插入一个工作表,此工作表中显示出导入的外部数据。 沾益县宇恒水泥有限公司 如何打印批注如何打印批注 如果用户需要打印工作表中的批注,则必须将批注显示出来,然后对其进行打印。选择【文件】|【页面设置】菜单项,弹出【页面设置】对话框,切换到【工作表】选项卡中,然后在【批注】下拉列表中选择【如同工作表的显示】选项即可 沾益县宇恒水泥有限公司 如何将不相邻的列打印到相邻的位置上如何将不相邻的列打印到相邻的位置上 选中不需要打印的列,然后选择【格式】|【列】|【隐藏】菜单项将其隐藏。 设置一个包含所有列
11、的打印区域,其中也包含隐藏的列,然后执行选定区域的打印操作即可。 沾益县宇恒水泥有限公司 用EXCEL做工资表头 在工资汇总表里,只有第一个人有工资条的条头(如编号、姓名、岗位工资.),想输出成工资条的形式。怎么做? 先复制一张工资表,然后在页面设置中选中工作表选项,设置打印工作表行标题,选好工资条的条头,然后在每一个人之间插入行分页符,再把页长设置成工资条的高度即可。 沾益县宇恒水泥有限公司 Excel中双击格式刷的妙用中双击格式刷的妙用 提出问题: 如何点选一次格式刷,实现多次应用 答案: 双击格式刷即可,不用时按”ESC” 退出即可 沾益县宇恒水泥有限公司 首先在Word中选中要复制的内
12、容,然后单击 “编辑复制”命令,进入Excel中,按住Shift 键,单击“编辑粘贴图片”命令,即可将刚才复制的内容以图片格式插入到Excel表格中,而且在该图片上双击,还可进行文字修改。利用这种方法也可以把“记事本”等其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。 Word内容以图片形式插入到内容以图片形式插入到Excel 以此法亦可将Word中的内容作为图片链接插入Excel 沾益县宇恒水泥有限公司 第二章 图表篇 05010015020025030035001234567设备维修费学习培训费工装改造费文具办公费劳保用品费沾益县宇恒水泥有限公司 图表背景的处理 01020304050607
13、0A11B11S11T11S21B14销量赶奇瑞汽车年销量表为了使图表看起来清晰、明朗容易读懂 我们可以利用辅助数据对其进行处理 如下图示: 沾益县宇恒水泥有限公司 创建动态图表 1、自动筛选的方法 2、利用函数创建 沾益县宇恒水泥有限公司 ? 绘制多斜线单元格 利用Excel“ 边框”选项卡的两个斜线按钮,可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线 该怎么做呢? ! “ 直线”-“ 绘图” 绘制多斜线表头绘制多斜线表头 只要画法正确,斜线可随单元格自动伸长或缩短。当然,斜线单元格的数据输入要麻烦一些,通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”),再添加空格即可将数据放
14、到合适位置。或是适当调整单元格属性也可达到目的! 沾益县宇恒水泥有限公司 快速创建图表 通过一次按键创建一个Excel图表 这是一个非常老套的Excel窍门。要想使用键盘快速创建一个图表,选择你需要绘制的数据并按下F11键。Excel将自动为你创建图表。另外,在选好单元格后按下“Alt+F1” ,你将得到相同的结果。 沾益县宇恒水泥有限公司 数据透视表 ?创建数据透视表 ?编辑数据透视表 沾益县宇恒水泥有限公司 第三章 函数篇 认识函数: 函数Excel预先定义好的特殊公式 SUM(number1,number2,.) 公式用户自行设计对工作表进行计算和处理的计算式 =SUM(E1:H1)*A
15、1+26 沾益县宇恒水泥有限公司 ?查找引用函数简介 第一章函数 学习目录 ?基础概念 认识单元格引用 认识数组 ?常用引用函数 OFFSET函数 INDEX函数 ?函数综合应用 沾益县宇恒水泥有限公司 基础概念引用 ?认识工作表区域 ?单元格引用方式 相对引用、绝对引用入混合引用 ?单元格引用的分类 一维引用 :A1:A10、A2:G2 二维引用 :A1:C5 三维引用:sheel1:sheel3!A1 沾益县宇恒水泥有限公司 基础概念数组 ?数组的概念 由文本、数值、日期、逻辑值等元素组成的集合 常量数组和内存数组 ?数组的分类 一维数组:行数组,列数组 1,2,3 “A” ;“B” ;“
16、C” 二维数组:多行多列数组 0,“差”;60,“中”;80,“良”;90,“优” ?内存数组 沾益县宇恒水泥有限公司 引用函数语法介绍 ?OFFSET 函数中文解释:偏移量 将源引用根据指定的行、列偏移来产生新的单元格引用 ?OFFSET函数语法 OFFSET(基点,行数,列数,高度,宽度) ?函数特征 “引用基点”只能是单元格引用而不能是数组 高度,宽度用于指定目标单元格尺寸大小,如不指定则目标单元格与源引用相同 高度,宽度允许用户使用负数来表示表示参数 (左负右正,上负下正) 演示 沾益县宇恒水泥有限公司 实例应用之求平均值 演示 沾益县宇恒水泥有限公司 INDEX函数 语法:INDEX
17、(数据表,行号,列号 ,区域序号) 说明:1、数据表为引用时,结果返回为单元格引用 2、当数据表使用联合区域时,还可以通过区域号返回子区域 3、INDEX(数组,行号, 列号 ) 4、数据表为数组时,结果返回为数组中的具体值 注意事项:1、通常情况下,行号、列号参数不支持使用数组 INDEX中文释意:索引 沾益县宇恒水泥有限公司 MATCH函数简介 定位函数MATCH 中文释意:相配匹配 ?MATCH(查找值,查找范围,匹配条件 ?匹配条件有三个参数,-1=降序排列,0=无序排列,1=升序排列 ?比起VLOOKUP它可以实现从右向左查找 演示 沾益县宇恒水泥有限公司 2. 计算条件 用Shee
18、t1的D8单元格的内容乘以40,再加 上Sheet2的B8单元格内容乘以60 1. 准备条件 设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet3的3张工作表 3.显示位置 将2的计算结果显示在Sheet3的A8单元格中 4. 输入公式 则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式: =Sheet1!D840Sheet2!B860。 跨表操作数据跨表操作数据 沾益县宇恒水泥有限公司 查找函数 ?LOOKUP ?LOOKUP(查找值,查找范围, 目标范围) ?通常情况下,查找范围的首列或首行要求升序排列 ?VLOOKUP ?VLOOKUP(查找值,数据表,列序号, 匹配条件) ?可用0或1代替FA
19、LSE和TRUE,0=精确查找,支持无序查找。1=近似查找,首列必需是升序排列 ?支持通配符进行查找 演示 沾益县宇恒水泥有限公司 统计函数 单元格引用 单元格引用方式:单元格引用方式: 相对引用、绝对引用、混合引用 使用“$” 号来锁定引用 “F4” 变相对引用为绝对引用变相对引用为绝对引用 ”F9” 定义一个区域为数组 引用实例 相对引用:A1、B5 绝对引用:$ A $5、 $C $2 混合引用:混合引用: $A2、D $1 单元格引用实例演示 沾益县宇恒水泥有限公司 字段截取与计算函数 ?MID(text,start_num,num_chars) Fluid Flow公式说明公式说明
20、=MID(A2,1,5)上面字符串中的 5 个字符,从第一个字符开始 (Fluid) =MID(A2,7,20)上面字符串中的 20 个字符,从第七个字符开始 (Flow) =MID(A2,20,5)因为要提取的第一个字符的位置大于字符串的长度,所以返回空文本 () LEFT(text,num_chars) LEN(text)计算返回文本字符串中的字符数 沾益县宇恒水泥有限公司 求中值求中值 1、在工作表中输入如下图所示的数据。 2、在单元格C4中输入“=MEDIAN(A1:A7)” 数学中数据的处理 函数释意:MEDIAN是”中央的”,数学中叫它为:中线、中值 沾益县宇恒水泥有限公司 将阿拉
21、伯数字转换为罗马数字将阿拉伯数字转换为罗马数字 在工作表中输入如下图所示的数据。 在单元格C4中输入公式“=ROMAN(B1)” 然后利用自动填充功能将此公式填充至单元格D2中,此时即可得出结果。 函数释意:ROMAN之意“罗马字体之意,亦可说是罗马人 沾益县宇恒水泥有限公司 计算两个日期之间的年数计算两个日期之间的年数 分别在单元格中输入起始日期和终止日期。 1 2 在单元格C2中输入公式“=YEAR(B2)-YEAR(A2)” 沾益县宇恒水泥有限公司 3 选中单元格C2,在弹出的右键快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单项,在弹出的【单元格格式】对话框中切换到【数字】选项卡中,在【分类】列表
22、框中选择【常规】选项。 4 点“确定”得出结果 沾益县宇恒水泥有限公司 如何通过函数合并字符如何通过函数合并字符 如果要将通过分列填充的姓和名重新合并到一起,可以通过 函数来实现。如要将下面的姓和名合并,具体的操作步骤如下。 选中单元格C30,在编辑栏中输入“A30&B30” 。 按下【Enter】键后单元格C30中填充上“李小炜”。 沾益县宇恒水泥有限公司 本讲小结本讲小结 沾益县宇恒水泥有限公司 Cascading WebYour Subtitle Goes HereCascading WebYour Subtitle Goes Here第二讲 WORD篇 本篇我们针对已经能对WORD进行
展开阅读全文