应用文培训课件.ppt

1、 培训主要内容培训主要内容 一、应用文的含义、特点、用一、应用文的含义、特点、用途及一些基本技巧。途及一些基本技巧。 二、常用应用文的规范写作要二、常用应用文的规范写作要求。求。 三、一公司行文格式的统一要三、一公司行文格式的统一要求。求。 第一部分第一部分 应用文的含义、特点应用文的含义、特点、用途、用途、写作技巧写作技巧一、应用文的含义一、应用文的含义 “文书文书”是机关、团体、企事业单位和个是机关、团体、企事业单位和个人，在日常工作、生产、学习和生活中，办理人，在日常工作、生产、学习和生活中，办理公私事务所使用的，具有直接实用价值和一定公私事务所使用的，具有直接实用价值和一定惯用文章体式

2、的文字材料。惯用文章体式的文字材料。 “应用文应用文”又叫实用文，是以实际应用为又叫实用文，是以实际应用为目的，为人们处理公私事务时常用的一种文体，目的，为人们处理公私事务时常用的一种文体，是行政管理的一种手段，是社会交往的一种工是行政管理的一种手段，是社会交往的一种工具。具。 “公文公文”又叫文件，是党政机关、人民又叫文件，是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中所形成的、按团体、企事业单位在管理过程中所形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。有法定效力和规范体式的文书。一、一、 “应用文应用文”又叫实用文，是

3、又叫实用文，是机关、机关、团体、企事业单位和个人，在日常工作、团体、企事业单位和个人，在日常工作、生产、学习和生活生产、学习和生活中办理事务和个人事中办理事务和个人事务时常用的具有实有价值和某种惯用文务时常用的具有实有价值和某种惯用文种、格式的一类文章总称。种、格式的一类文章总称。它是人们交它是人们交流思想、互通情况、解决问题、处理事流思想、互通情况、解决问题、处理事务的工具。务的工具。二、应用文的特点二、应用文的特点 1、因事而写，内容真实；、因事而写，内容真实； 2、对象明确，非看不可；、对象明确，非看不可； 3、语言得体，文字简约；、语言得体，文字简约； 4、时间性强，讲求及时；、时间性

4、强，讲求及时； 5、格式固定，书写规范。、格式固定，书写规范。 三、应用文的主要用途三、应用文的主要用途 1、传递信息；、传递信息； 2、处理事务；、处理事务； 3、交流感情；、交流感情； 4、用作凭证。、用作凭证。 四、四、应用文写作的一些基本应用文写作的一些基本技巧技巧 （一）应用文的标题一）应用文的标题 1 1、除法规、规章加书名号，一般不除法规、规章加书名号，一般不用标点符号用标点符号，但但可加引号。可加引号。 2 2、公文式标题公文式标题中中“关于关于”的用法，的用法，表表示示对事由在中心词语起关涉、介绍、对事由在中心词语起关涉、介绍、提示、隔离的作用，与事由部分组成介提示、隔离的作

5、用，与事由部分组成介宾结构，大多数情况下不能省略。标题宾结构，大多数情况下不能省略。标题常用黑体或宋体，字号在三号至二号之常用黑体或宋体，字号在三号至二号之间。间。 （二）（二）应用文的应用文的常用专用语常用专用语 1 1、概述情况概述情况，说明根据说明根据的的，常用，常用“根根据据”、“遵照遵照”等领起等领起。 2 2、介绍目的，常用介绍目的，常用“为了为了”、“为为”等等领出下领出下文。文。 3 3、交代原因交代原因的的，常用，常用“由于由于”、“因因于于”、“鉴于鉴于”等；等； 4 4、表对象范围表对象范围的的，常用常用“对对”“”“向向”、“关于关于”等等。 5 5、要表达、要表达模糊

6、语言模糊语言的的，如，如“基本上基本上”、“大多数大多数”等。等。 6 6、“的的”字短语，在规章中常用，如字短语，在规章中常用，如“情节严重的情节严重的”。 （三）（三）应用文正文结构层次应用文正文结构层次 1 1、标点符号：、标点符号：第一层为第一层为“一、一、”，第第 二层二层“（一）（一）”，第三层为，第三层为“1 1、”，第四层，第四层为为“（1 1）”，第五层为，第五层为“”。 2 2、正文字体一般为三号仿宋体字，行距正文字体一般为三号仿宋体字，行距一般在一般在25-3525-35磅。用纸国际上通用磅。用纸国际上通用A4A4纸，党委纸，党委机关常用机关常用1616开纸。页边距左右常

7、留开纸。页边距左右常留2.8cm,2.8cm,上下上下常留常留2.5cm2.5cm。页码常选。页码常选“1”1”、“-1-”-1-”。 （四）（四）应用文落款应用文落款 1 1、单位名称要写全称，或者规范化的简单位名称要写全称，或者规范化的简称称。 2 2、日期可用日期可用“二二一一年年四四月月二十七二十七日日”、“20102010年年4 4月月2727日日”，用文件头发的公，用文件头发的公文只用能前一种。常见错误文只用能前一种。常见错误“二二0 0一一0 0年年四四月月二二十十七七日日”中的零用阿拉伯数字中的零用阿拉伯数字“0”0”或英文字或英文字母母“O”O”代替代替，另外，用另外，用“2

8、0102010427”427”、“二二零一零年四零一零年四月月二十七二十七日日”也是错误的。也是错误的。 （五）（五）应用文盖章应用文盖章 1、单一发文的印章，盖章就代表单一发文的印章，盖章就代表单位，因此不再打单位名称，将章直接单位，因此不再打单位名称，将章直接盖日期上。讲究盖日期上。讲究“上不压正文，下骑年盖上不压正文，下骑年盖月月”。 2、联合发文印章，相互不交叉，联合发文印章，相互不交叉，不相切，不远离。不相切，不远离。 第二部分第二部分常用几种应用文的规范写作要求常用几种应用文的规范写作要求 【通知、请示、报告、通报、会议记录、会【通知、请示、报告、通报、会议记录、会 议纪要、计划、

9、总结议纪要、计划、总结 】 一、通知一、通知 （一）通知的含义及种类（一）通知的含义及种类 1 1、含义：、含义：通知是一种最常用的公文通知是一种最常用的公文，用于批转下级机关的公文用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。需要有关单位周知或者执行的事项。同时还适同时还适用于人事用于人事任免。任免。 2 2、种类：按内容的性质可公为知照性、种类：按内容的性质可公为知照性通知、批示性通知、批转性通知、发布性通知、通知、批示性通知、批转性通知、发布性通知、会议通知。会议通知

10、。 （二）通知的结构及写作（二）通知的结构及写作 1、结构：、结构：由标题、由标题、主送对象、正文主送对象、正文、落、落款构成。款构成。 2、写作、写作 （1）标题：标题：一是只写一是只写“通知通知”、“通知通知”如如“会议通知会议通知”、“改道通知改道通知”，必要，必要时也可在通知前加定语，时也可在通知前加定语，“紧急紧急通知通知”、“重要重要通知通知”等字样等字样；二是发文机关、事由、文种；二是发文机关、事由、文种“三要素三要素”齐全，这种标题让人一目了然，看齐全，这种标题让人一目了然，看标题就基本上知道通知的大概内容，如标题就基本上知道通知的大概内容，如“一公一公司关于开展气排球比赛的通

11、知司关于开展气排球比赛的通知”。 （2）主送对象：主送对象：主送对象一定要明主送对象一定要明确。非广发性、周知性的通知，确。非广发性、周知性的通知，受通知受通知的对象一般要写全的对象一般要写全，如，如“金桥车队金桥车队”；普发性的通知，要按规范发布范围，如普发性的通知，要按规范发布范围，如“司属各科室、车队司属各科室、车队” （3）正文：要交代发文的原因、意正文：要交代发文的原因、意图、目的，通知的什么事情，有哪些具图、目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。体要求和意见，受文单位应如何办理。 （4）落款：正文右下方注明发文机落款：正文右下方注明发文机关和成文日期。关和

12、成文日期。 （三）撰写（三）撰写通知通知的注意事项的注意事项 1、注意标题的撰写，一般提倡标题应包、注意标题的撰写，一般提倡标题应包含发文机关、事由、文种含发文机关、事由、文种“三要素三要素”齐全。齐全。 2、通知事项要具体明确。事项是通知的、通知事项要具体明确。事项是通知的基本内容，特别是指示、贯彻、周知性的通知，基本内容，特别是指示、贯彻、周知性的通知，内容更在直接，阐述的理由、提出的事项、应内容更在直接，阐述的理由、提出的事项、应采取的措施、办法要写得切实可行，以便于下采取的措施、办法要写得切实可行，以便于下级机关或有关人员执行。级机关或有关人员执行。 3、语言文字要准确、简明，防止重复

13、拖、语言文字要准确、简明，防止重复拖沓、篇幅冗长等毛病。沓、篇幅冗长等毛病。一公司关于开展公文写作培训的通知一公司关于开展公文写作培训的通知 司属各科室、车队：司属各科室、车队： 为进一步规范我公司的文书写作，提高管理人员为进一步规范我公司的文书写作，提高管理人员的公文写作水平，树立良好的公司形象，一公司决定的公文写作水平，树立良好的公司形象，一公司决定开展公文写作培训。现将培训的具体事项通知如下：开展公文写作培训。现将培训的具体事项通知如下： 一、培训时间：一、培训时间：20102010年年4 4月月2727日日1515：0000时。时。 二、培训地点：一公司二、培训地点：一公司XXXX办公

14、楼五楼会议室。办公楼五楼会议室。 三、培训对象：一公司安全员以上管理人员（含三、培训对象：一公司安全员以上管理人员（含安全员）。安全员）。 四、培训要求四、培训要求 1 1、参加培训的人员须按时到会场，不得无故请假，、参加培训的人员须按时到会场，不得无故请假，如确有事需要请假的，要提前向一公司办公室请假。如确有事需要请假的，要提前向一公司办公室请假。 2 2、要求自带纸、笔，认真做好笔记。、要求自带纸、笔，认真做好笔记。 南宁市南宁市XXXXXXXX总公司一公司总公司一公司 二一年四月二十一日二一年四月二十一日关于关于XXXX等同志任职的通知等同志任职的通知司属各科室、车队：司属各科室、车队：

15、 经研究决定：经研究决定： 任任XXXX同志为同志为XXXX车队队长（试用期车队队长（试用期6 6个月）；个月）； 任任XXXX同志为同志为XXXX车队副队长；车队副队长； 任任XXXX同志为同志为XXXX车队副队长（试用期车队副队长（试用期6 6个月）。个月）。 南宁市南宁市XXXXXXXX总公司一公司总公司一公司 二二九年三月二十三日九年三月二十三日抄报：总公司领导、总公司各部门抄报：总公司领导、总公司各部门抄送：二公司、保修公司、物业公司、物供公司抄送：二公司、保修公司、物业公司、物供公司 二、请示二、请示 （一）含义及种类（一）含义及种类 1、含义：、含义：用于向上级机关请求批准或指用

16、于向上级机关请求批准或指示的一种上行公文。凡是下级无权解决、无力示的一种上行公文。凡是下级无权解决、无力解决及按规定要经上级决断的问题必须向上级解决及按规定要经上级决断的问题必须向上级行文请示。行文请示。 2、种类：按性质、功用和内容可分为批、种类：按性质、功用和内容可分为批准性请示和批转性请示。准性请示和批转性请示。 （二）结构及写作（二）结构及写作 1 1、结构：一般由标题、主送机关、正文、结构：一般由标题、主送机关、正文、落款四要素构成。落款四要素构成。 2 2、写作：、写作： （1 1）标题：）标题：有两种写法，一是发文机关，有两种写法，一是发文机关，事由和文种，如事由和文种，如“望州

17、车队关于购买电话机的望州车队关于购买电话机的请示请示”。二是事由和文种，如。二是事由和文种，如“关于购买电话关于购买电话机的请示机的请示”。不能将不能将“请示请示”误写成误写成“请示报请示报告告”、“报告报告”或或“申请申请”，不宜写成不宜写成“关于关于请求（或申请）请求（或申请）XXXXXX的请示的请示”。 （2 2）主送机关：主送机关：必须而且只能必须而且只能写一个主送写一个主送机关机关。 （3 3）正文：一般由正文：一般由请示原因请示原因、事项事项和和结语结语组成。组成。请示原因应简明扼要而又充分地陈述请示原因应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据，不宜太多太长。请示的原因、依据，不宜

18、太多太长。请示事请示事项是重点，请求上级机关给予指示、批复、答项是重点，请求上级机关给予指示、批复、答复的具体事项，所提建议和要求要切实可行，复的具体事项，所提建议和要求要切实可行，一般应写一般应写“拟拟”怎么办。怎么办。请示结语常用请示结语常用“妥妥否，请批否，请批示示”、“以上以上请示，请予批准请示，请予批准” ，不要用不要用“可否（妥否、当否），请批准可否（妥否、当否），请批准”不合不合逻辑的用语作结逻辑的用语作结，而且结束语也不能出现，而且结束语也不能出现“报报告告”字样。字样。 （4 4）落款：发文机关和日期落款：发文机关和日期 （三）撰写请示的注意事项（三）撰写请示的注意事项 1

19、1、请示的问题应是工作中亟待解决的问、请示的问题应是工作中亟待解决的问题。题。 2 2、请示写作要注意一文一事，切忌把几请示写作要注意一文一事，切忌把几件事写在一起件事写在一起。 3 3、每份请示应明确一个主送机关，不要、每份请示应明确一个主送机关，不要搞多头请示或越级请示搞多头请示或越级请示。 4 4、行文简洁，条理清晰。、行文简洁，条理清晰。 例一：例一：XXXX车队关于定点收取钱袋需车队关于定点收取钱袋需安装一盏探射灯的请示安装一盏探射灯的请示 改正：改正：XXXX车队关于安装探射灯的请车队关于安装探射灯的请示示 例二：例二：关于关于XXXX车场洗车台地下水管车场洗车台地下水管爆裂需维修

20、的请示爆裂需维修的请示 改正：改正：关于维修关于维修XXXX车场地下水管的车场地下水管的请示请示 XXXX车队关于需要购买职工用餐装运车队关于需要购买职工用餐装运用具的申请用具的申请 一公司一公司: : 我车队现用的职工用餐装运用具因是塑料我车队现用的职工用餐装运用具因是塑料的的, ,由于使用时间已久，并已破裂，现向公司由于使用时间已久，并已破裂，现向公司购买不锈钢制作的共购买不锈钢制作的共6 6只，其中只，其中3535公分公分2 2只，只，4040公分公分2 2只，只，4545公分公分2 2只，每只价格分别为只，每只价格分别为9595元、元、120120元、元、150150元，元，6 6只共

21、为只共为730730元左右。元左右。 以上情况妥否，请批示。以上情况妥否，请批示。 XXXX车队车队 20092009年年1111月月2323日日原文：原文：XXXX车队关于购买不锈钢圆桶的请示车队关于购买不锈钢圆桶的请示 一公司一公司: : 我车队现配送职工用餐的用具是我车队现配送职工用餐的用具是6 6个方形塑料箱，个方形塑料箱，由于长期使用现已破裂。为确保车队职工的正常用餐，由于长期使用现已破裂。为确保车队职工的正常用餐，现拟购买现拟购买6 6个不锈钢圆桶作为职工用餐的配送用具，个不锈钢圆桶作为职工用餐的配送用具，总费用为总费用为730730元。具体规格及单价如下元。具体规格及单价如下:

22、: 1 1、直径、直径35cm235cm2个，个，9595元元/ /个；个； 2 2、直径、直径40cm240cm2个，个，120120元元/ /个；个； 3 3、直径、直径45cm245cm2个，个，150150元元/ /个。个。 妥否，请批示。妥否，请批示。 XXXX车队车队 二二九年十一月二十三日九年十一月二十三日修改：修改：XXXX车队关于购买开水器和微波炉车队关于购买开水器和微波炉的请示的请示 一公司：一公司： XXXX车队饭堂的开水器，长期供应着车队饭堂的开水器，长期供应着XXXX车队和车队和XXXX车车间职工的饮水问题，由于年久失修，该开水器的内壁间职工的饮水问题，由于年久失修，

23、该开水器的内壁连接发热管处，出现多处漏水，造成漏电无法使用，连接发热管处，出现多处漏水，造成漏电无法使用，车队已经无法再修复使用，正临天气寒冷，就没有办车队已经无法再修复使用，正临天气寒冷，就没有办法保障法保障XXXX车队职工和车队职工和XXXX车间职工的热水饮用，为确保车间职工的热水饮用，为确保职工饮上热水，车队盼请公司协助解决，妥否，请批职工饮上热水，车队盼请公司协助解决，妥否，请批示。示。 XXXX车队车队 二二0000九年十一月三日九年十一月三日原文：原文： XX XX车队关于购买开水器的请示车队关于购买开水器的请示 一公司：一公司： 我车队的开水器于我车队的开水器于20002000年

24、购买，由于使年购买，由于使用年限已久，现内室面板现出霉烂、漏水问题，用年限已久，现内室面板现出霉烂、漏水问题，尤其是发热管接口漏水严重，并导致短路，无尤其是发热管接口漏水严重，并导致短路，无法修复。为保证车队职工的正常饮用水，我车法修复。为保证车队职工的正常饮用水，我车队申请购买一台新的开水器。队申请购买一台新的开水器。 妥否，请批示。妥否，请批示。 XXXX车队车队 二二九年十一月三日九年十一月三日 修改：修改： XX XX车队关于安装食堂活动纱窗的请示车队关于安装食堂活动纱窗的请示 一公司：一公司： 目前目前XXXX车队食堂购饭窗口没有设置活动车队食堂购饭窗口没有设置活动纱窗，对防止苍蝇飞

25、入食堂，致使食堂存在苍纱窗，对防止苍蝇飞入食堂，致使食堂存在苍蝇问题多次受到总公司的批评，为解决这一问蝇问题多次受到总公司的批评，为解决这一问题，建议一公司给予协调解决。题，建议一公司给予协调解决。 妥否，请批示。妥否，请批示。 XXXX车队车队 二二0000九年九月三日九年九月三日原文： XX XX车队关于安装食堂活动纱窗的请示车队关于安装食堂活动纱窗的请示 一公司：一公司： 我车队食堂分饭窗口是敞开式，没有活动我车队食堂分饭窗口是敞开式，没有活动纱窗，经常有苍蝇从分饭窗飞入食堂工作间内，纱窗，经常有苍蝇从分饭窗飞入食堂工作间内，车队也因此多次被总公司批评。为提高食堂卫车队也因此多次被总公司

26、批评。为提高食堂卫生质量，我车队拟在分饭窗口安装活动纱窗。生质量，我车队拟在分饭窗口安装活动纱窗。 妥否，请批示。妥否，请批示。 XXXX车队车队 二二九年九月三日九年九月三日修改：修改： 三、报告三、报告 （一）含义及总类（一）含义及总类 报告是报告是用以向上级机关汇报工作、反映用以向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问的一种情况、答复询问的一种陈述性陈述性上行公文。一般上行公文。一般分工作报告、情况报告、答复报告、报送报告。分工作报告、情况报告、答复报告、报送报告。 （二）结构及写作（二）结构及写作 1、结构：报告一般由标题、主送机关、结构：报告一般由标题、主送机关、正文、落款四要素构成。

27、正文、落款四要素构成。 2 2、写作：、写作： （1 1）标题：）标题：有两种写法，一是完整式，即有两种写法，一是完整式，即发文机关发文机关、事由事由、文种文种三要素齐全三要素齐全“一公司关一公司关于开展于开展学习实践科学发展观活动的报告学习实践科学发展观活动的报告”。二。二是省略式，省去发文机关，由事由和文种构成。是省略式，省去发文机关，由事由和文种构成。 （2 2）主送机关主送机关即受文机关，报告一般都有即受文机关，报告一般都有特定的受文机关（即上级机关或业务主管部门）特定的受文机关（即上级机关或业务主管部门） （3 3）正文）正文：由由报告缘由、内容、结语构成报告缘由、内容、结语构成。缘

28、由即开头，一般先总述开展工作的背景、成缘由即开头，一般先总述开展工作的背景、成绩或发文依据，然后常用绩或发文依据，然后常用“现将有关情况报告现将有关情况报告如下如下”。结语一般以结语一般以“特此报告特此报告”、“请审阅请审阅”等，也可不写。等，也可不写。 （4 4）落款：写明机关和日期。）落款：写明机关和日期。 （三）撰写报告的注意事项（三）撰写报告的注意事项 1 1、报告要不失时机，尤其是专题报告，、报告要不失时机，尤其是专题报告，一事一报，反映情况一定要及时，讲究时效。一事一报，反映情况一定要及时，讲究时效。 2 2、内容真实可靠，有喜报喜，有忧报忧，、内容真实可靠，有喜报喜，有忧报忧，既

29、不夸大成绩，也不掩盖存在的缺点与问题。既不夸大成绩，也不掩盖存在的缺点与问题。 3 3、文字要精练，用词要准确，行文要简、文字要精练，用词要准确，行文要简洁，汇报和反映的问题要简述，直接了当。洁，汇报和反映的问题要简述，直接了当。 4 4、不要把报告与请示混淆在一起，凡属、不要把报告与请示混淆在一起，凡属请示性、上级机关必须答复的问题，不应写作请示性、上级机关必须答复的问题，不应写作报告。即报告中不能夹带请示事项。报告。即报告中不能夹带请示事项。 （三）常用几种报告写作注意事项（三）常用几种报告写作注意事项 1、专题报告一文一事一报，专题总结工专题报告一文一事一报，专题总结工作经验或教训，可以

30、工作中期写，便于反馈情作经验或教训，可以工作中期写，便于反馈情况。况。 2、工作报告：向上反映经常性的工作情工作报告：向上反映经常性的工作情况，包括基本情况、主要成绩、经验体会、存况，包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训和今后意见等，根据实际情在问题、基本教训和今后意见等，根据实际情况各有侧重。况各有侧重。 3、情况报告：常用于向上汇报偶发性的情况报告：常用于向上汇报偶发性的灾害、事故、案情、敌情和重要社情、民情、灾害、事故、案情、敌情和重要社情、民情、商业行情，或督促办理、检查某工作，举办重商业行情，或督促办理、检查某工作，举办重大活动、会议，对某项工作失误和问题进行检大活动

31、、会议，对某项工作失误和问题进行检讨和反思等等。讨和反思等等。 四、通报四、通报 （一）通报含义及种类（一）通报含义及种类 通通报是在一定范围内表彰先进、批评错误、报是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达重要精神或传达重要精神或交交流重要情况流重要情况的知照性下行公的知照性下行公文，按内容文，按内容一般分表彰通报、批评通报和情况一般分表彰通报、批评通报和情况通报。通报。 （二）通报的结构及写作（二）通报的结构及写作 1、结构：通报一般由标题、主送机关、结构：通报一般由标题、主送机关、正文、落款四要素构成。正文、落款四要素构成。 2、写作：、写作： （1）标题：）标题：一般有两种写法，一是完整一

32、般有两种写法，一是完整式，即发文机关名称、事由和文种三要素齐全，式，即发文机关名称、事由和文种三要素齐全，如如“一公司关于表彰一公司关于表彰同志的通报同志的通报”。二。二是省略式，即由事由和文种两要素构成，如是省略式，即由事由和文种两要素构成，如“事故通报事故通报”。 （2）主送机关：主送机关：除极少数广发性或周知除极少数广发性或周知性通报外，一般单位形式开文的通报都明确的性通报外，一般单位形式开文的通报都明确的主送机关。主送机关。 （3）正文：正文：一般应包括缘由、通报事项、一般应包括缘由、通报事项、处理意见或希望和要求这些内容。处理意见或希望和要求这些内容。 （4）落款：注明）落款：注明发

33、文发文单位和单位和发文发文日期。日期。 （三）常用（三）常用通报通报的写法的写法 1 1、“表彰性通报表彰性通报”包括先进事迹、评价、包括先进事迹、评价、表彰决定、希望和要求四部分。表彰决定、希望和要求四部分。 2 2、“批评性通报批评性通报”除批评处理错误外，除批评处理错误外，还要着重从中吸取教训，引起有关方面警觉，还要着重从中吸取教训，引起有关方面警觉，防止类似事件再发生。防止类似事件再发生。 3 3、“情况通报情况通报”多为一事一报，灵活自多为一事一报，灵活自如，因文而定。主要是据实反映情况，分析问如，因文而定。主要是据实反映情况，分析问题，针对问题提出要求和希望。题，针对问题提出要求和

34、希望。 （四）撰写通报的注意事项（四）撰写通报的注意事项 1、情况要真实。、情况要真实。 2、观点要鲜明。、观点要鲜明。 3、分析要透彻。、分析要透彻。 4、文风要朴实，详略要得当。、文风要朴实，详略要得当。 五、五、会议记录会议记录 （一）含义：一）含义： 会议记录是开会的过程中由会议记录是开会的过程中由专门记录人员把会议的基本情况、研究和讨论专门记录人员把会议的基本情况、研究和讨论的问题、报告和发言的内容、形成的决议和各的问题、报告和发言的内容、形成的决议和各方面的意见，如实记录下来的书面材料。方面的意见，如实记录下来的书面材料。 （二）会议记录注意的几个问题二）会议记录注意的几个问题 1

35、 1、标题：单位标题：单位+ +事由事由+ +名称名称 2 2、会议组织情况：时间、地点、出席人、会议组织情况：时间、地点、出席人、主持人、记录人主持人、记录人等等等等。 3 3、记录时把握三点：一是记载会议中争记录时把握三点：一是记载会议中争议的问题时应将争议的观点议的问题时应将争议的观点要要详细记录；二是详细记录；二是关键问题、要害问题要详细记录；三是最重要关键问题、要害问题要详细记录；三是最重要发言人或主持人的归结性发言要记录清楚。发言人或主持人的归结性发言要记录清楚。 六、六、会议纪要会议纪要 （一）含义：一）含义：会议纪要是记载和表达会议主要精会议纪要是记载和表达会议主要精神和议定事

36、项的公文文体。神和议定事项的公文文体。 （二）二）有五个特点，适用对象的特定性，撰写内有五个特点，适用对象的特定性，撰写内容的纪实性，表达方式的纪要性，作用范围的特定性，容的纪实性，表达方式的纪要性，作用范围的特定性，行文用语的规定性。行文用语的规定性。 （二）二）会议纪要是记述会议成果的，纪会议之会议纪要是记述会议成果的，纪会议之“要要”，在分析综合之后提炼在分析综合之后提炼“要要”。一般用。一般用“会议讨论了以下几会议讨论了以下几个问题个问题”、“现将会议纪要如下现将会议纪要如下”或或与会同志认为与会同志认为、会议提出、会议指出、会议决定、会议强调、会议要会议提出、会议指出、会议决定、会议

37、强调、会议要求、之类语言。求、之类语言。 （三）撰写会议纪要的几个注意事项：（三）撰写会议纪要的几个注意事项： 1 1、忠实于会议主旨，客观地反映会议内、忠实于会议主旨，客观地反映会议内容。容。 2 2、注意做好与有关部门的会签工作，取、注意做好与有关部门的会签工作，取得一致意见之后才能定稿。得一致意见之后才能定稿。 3 3、会议纪要应体现、会议纪要应体现“要要”字，围绕会议字，围绕会议中心，突出主题，抓住重点，提炼要点。中心，突出主题，抓住重点，提炼要点。 4 4、写作文字要简朴，语气要准确、得体。、写作文字要简朴，语气要准确、得体。 七、计划七、计划 （一）计划的含义一）计划的含义 计划是

38、机关、单位计划是机关、单位、个人个人为做好某阶段工作，完为做好某阶段工作，完成某项任务，事先写出工作目标、相应措施办法和完成某项任务，事先写出工作目标、相应措施办法和完成任务的步骤、时间成任务的步骤、时间的应用文休的应用文休。 （二）特点二）特点 计划具有预见性、可行性和模糊性。计划具有预见性、可行性和模糊性。 （三）种类三）种类 （1 1）按内容和性质分，有工作计划、生产计划、）按内容和性质分，有工作计划、生产计划、学习计划、科研计划等；学习计划、科研计划等； （2 2）按时间分，有年度计划、季度计划、月计划）按时间分，有年度计划、季度计划、月计划等；等； （3 3）按范围分，有国家计划、单

39、位计划、）按范围分，有国家计划、单位计划、 个人计划等个人计划等 （四）四）计划的四要素计划的四要素 目标和任务、措施和办法、步骤和时间、检查和目标和任务、措施和办法、步骤和时间、检查和督促。督促。 （五）五）计划的格式计划的格式 1 1、标题：单位标题：单位+ +事由事由+ +文种文种，如：如：“一公司关于一公司关于20102010年党建工作计划年党建工作计划” 2 2、正文常分开头、主体、结尾三部分。开头主要正文常分开头、主体、结尾三部分。开头主要交待制订计划的依据、目的和要求、指导思想或背景交待制订计划的依据、目的和要求、指导思想或背景材料等。主体部分可采取条文式、分部式、贯通式写材料等

40、。主体部分可采取条文式、分部式、贯通式写法，也有表格式。结尾提出希望和号召或提出问题和法，也有表格式。结尾提出希望和号召或提出问题和困难，提醒防患于未然，也可不写。困难，提醒防患于未然，也可不写。 3 3、落款：写单位和日期落款：写单位和日期。 八、总结八、总结 （一）含义：一）含义：总结是对前一阶段工作回顾、反思和总结是对前一阶段工作回顾、反思和分析研究，找出成绩和问题、经验与教训，用来指导分析研究，找出成绩和问题、经验与教训，用来指导今后工作的应用文。今后工作的应用文。 （二）种类：二）种类：总结分为综合总结、专题总结和个人总结分为综合总结、专题总结和个人总结。总结。 （三）特点：（三）特

41、点：总结是自身实践的本质反映，是对客总结是自身实践的本质反映，是对客观事物规律的认识反映，必须实事求是，有群众基础，观事物规律的认识反映，必须实事求是，有群众基础，阐明阐明“为什么做得这样为什么做得这样”。通过总结可以肯定成绩，。通过总结可以肯定成绩，发现问题，分析成功与失败的经验或教训，认识客观发现问题，分析成功与失败的经验或教训，认识客观事物发展规律，便于制订工作计划，为领导机关提供事物发展规律，便于制订工作计划，为领导机关提供决策参考。决策参考。 （四）写作格式四）写作格式 1 1、标题：一是四项式标题，单位标题：一是四项式标题，单位+ +时限时限+ +事项事项+ +文种；二是新闻式双标

42、题；三是公文式文种；二是新闻式双标题；三是公文式标题。标题。 2 2、正文正文：通常包括开头、主体和结尾三通常包括开头、主体和结尾三部分。开头简明扼要，紧扣中心，有吸引力。部分。开头简明扼要，紧扣中心，有吸引力。主体包括一是做法、成绩和经验；二是问题与主体包括一是做法、成绩和经验；二是问题与教训；三是今后工作设想和努力方向（也可作教训；三是今后工作设想和努力方向（也可作为结尾）为结尾）。主体部分写作结构常用主体部分写作结构常用“情况情况成成绩绩经验经验问题问题意见意见”、“主旨主旨做法做法效效果果体会体会”。 3 3、落款落款：写总结单位和时间。写总结单位和时间。 （五）总结的写作要求五）总结

43、的写作要求 总结根据侧重点不同可分为成绩总结和经总结根据侧重点不同可分为成绩总结和经验总结，各有所长。但总结一要实事求是，切验总结，各有所长。但总结一要实事求是，切忌虚假；二要突出重点，切忌平淡；三要写出忌虚假；二要突出重点，切忌平淡；三要写出特色，切忌平庸；四要注重分析，切忌肤浅。特色，切忌平庸；四要注重分析，切忌肤浅。 第四部分第四部分一公司行文格式的统一要求一公司行文格式的统一要求 1、公文标题：小二号，、公文标题：小二号，“华文中华文中宋宋”字体，加粗。字体，加粗。 2、正文：四号，、正文：四号，“仿宋仿宋”字体。字体。 3、行间距：、行间距：23磅左右（可根据具磅左右（可根据具体情况

44、而定）。体情况而定）。 4、字间距：标准。、字间距：标准。 5、纸张：、纸张：A4纸。纸。 6、页边距：上、页边距：上2cm，下，下2cm，左，左2cm，右，右2cm。 7、落款：、落款： （1）日期用汉字大写或阿拉伯数字）日期用汉字大写或阿拉伯数字均可，年、月、日齐全。均可，年、月、日齐全。 （2）单位和日期位于页面右下方，）单位和日期位于页面右下方，对齐格式有两种：对齐格式有两种： 南宁市南宁市XXXXXXXX总公司一公司总公司一公司 二一年四月二十七日二一年四月二十七日 XX XX车队车队 二一年四月二十七日二一年四月二十七日 培训到此结束，培训到此结束， 感谢大家的支持！感谢大家的支持！