大学应用文写作课件-行政公文格式.ppt

1、模块二行政公文写作学习要点一、公文的种类二、公文的格式三、公文的行文方式与规则项目一行政公文的格式一、公文的种类一、公文的种类对本机关下属单位对本机关下属单位的行文，即自上而的行文，即自上而下的发文。下的发文。具有隶属关系的下具有隶属关系的下级机关对上级领导级机关对上级领导机关的行文，如请机关的行文，如请示、报告等。示、报告等。平行机关或不隶平行机关或不隶属的机关之间的属的机关之间的行文，不分系统行文，不分系统、级别、地区。、级别、地区。上行文上行文下行文下行文平行文平行文上行文上行文l一、什么是上行文？l具有隶属关系的下级机关呈报给上级机关的公文。l二、哪些文种是上行文？l1、请示：“适用于

2、向上级机关请求指示、适用于向上级机关请求指示、 批准批准”的公文。l2、报告：“适用于向上级机关汇报工作，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问反映情况，答复上级机关的询问”的公文。l3、意见：“适用于对重要问题提出见解和处理办法”的公文。也可为下行文。下行文下行文l一、什么是下行文？有哪些文种？l1、具有隶属关系的上级机关发给下级机关的公文。l2、下行文文种：l命令(令）l决定 l通报l批复l公告l通告 平行文平行文l一、什么是平行文？l同系统内的平级机关或不相隶属的机关之间来往的公文。l二、哪些文种属平行文？怎样定义它们？l属于平行文的文种-函、议案l函是“适用于不相隶属机

3、关之间商洽工作，询问和适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项答复问题；请求批准和答复审批事项”的公文。l议案：议案：国家权力机关或立法机关提出的议事公文。l适用范围：“适用于各级人民政府按照法律程序向适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。审议事项。” 1.下面公文中，属于下行文的是_。A.请示 B.函 C.决定 D.报告2. 嘉兴市公安局和浙江省公安厅的行文关系是_。A、直接隶属关系B、间接关系C、业务指导关系D、不相隶属关系3.向非同一组织系统的任何机关发送的文件属于_

4、。A上行文B平行文C下行文D越级行文4.上行文是指（ ）A: 向具有隶属关系的上级领导、领导机关报送的文件B: 向所属被领导机关或组织发出的文件 C: 向一切比本机关级别层次高的机关发出的文件D: 向一切比本机关级别层次低的机关发出的文件 二、 公文的格式眉首眉首主体主体版记公文格式（一）眉首1、公文份数顺序号 （机密、绝密件才标注） 2、密级和保密期限 （秘密、机密、绝密 30年） 3、紧急程度（特急、急件；电报电报：特提、特急、加急、平急）4、发文机关标识 XXXXXX人民政府文件 XXXXXX人民政府 5、发文字号： 发文机关代字（渝府发）、年份 1992 、序号（联合行文只标主办机关的

5、发文字号）如：中海物业管理有限公司行政公关部发 文字号为：中海蓉物管行字20061号 6、签发人（只有只有上行文上行文才标注才标注，请示请示应在附注处注明联系人姓名应在附注处注明联系人姓名和电话和电话）份号 秘密等级和保密期限 空一字 “” 发文机关标识 上下居中上下居中 居中居中 机机关关代代字字 年年份份 序序号号 六角括号 下行、平行公文首页格式下行、平行公文首页格式上报公文首页版式上报公文首页版式 重庆市人民政府文件重庆市人民政府文件渝府文20033号 签发人：王鸿举重庆市人民政府重庆市人民政府关于关于XXXXXXXXXXXXXXXX的请示的请示国务院国务院： XXXXXXXX XXX

6、XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX_0000123 机 密 20年 重庆市人民政府文件 渝府发 1999 2号 重庆市人民政府重庆市人民政府关于关于的通知的通知各区县（自治县、市）人民政府： XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX特 急（二）主体（二）主体（红色反线下方，主题词上方）标题、主送机关、正文、标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附件说明、成文时间、印章、附注印章、附注1.1.公文标题公文标题（位于红色反

7、线空两行之下）：l标准式：标准式：发文机关发文机关+ +发文事由发文事由（关于的）+ +文种文种如：如：XXXX县人民政府关于加强夏季防火工作的通知凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关，凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关， 故故发文机关名称可省略发文机关名称可省略。l 特殊形式：特殊形式：（1 1）发文机关）发文机关+ +文种。如文种。如中华人民共和国主席令中华人民共和国主席令（2 2）发文机关）发文机关+ +转发文件名转发文件名+ +文种，也称转文式标文种，也称转文式标题，用于转发文件。题，用于转发文件。 文章的标题除法规法规、规章规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。宁波大学科学技

8、术学院宁波大学科学技术学院关于定期召开家长座谈会的决定关于定期召开家长座谈会的决定（本决定由一九九九年十月二十一日院长办公会议通过）（本决定由一九九九年十月二十一日院长办公会议通过） 题注：在标题下用圆括号注明法令、规定等通过或批准的时间、程序，或者生效时间。标题：“红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。” 2、主送机关（全称或规范化简称、统称）注：公告、通告等属周知性的公文，没有主送单位。3、公文正文 ：首页必须显示正文首页必须显示正文正文中的结构层次序数为：第一层“一”，一般用三号黑体；第二层 “（一）”，一般用三号楷体；第

9、三层“1.”，一般用三号仿宋加粗以醒目；第四层为“（1）” 一般用3号仿宋体加粗。 4、附件（应在正文之后，成文时间之前，注明顺序和名称。 ） 附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。上下居中上下居中 公文首页必须显示正公文首页必须显示正文，发文机关过多只文，发文机关过多只能挤发文机关，不能能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机挤正文，可将发文机关字号缩小，行距缩关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首小，直至保证公文首页显示正文为止页显示正文为止 主送机关名称下一行，每主送机关名称下一行，每自然段左空自然段左空2字，回行顶格。字，回行顶格。数字、年份不能回行。数字、年份不能回行。3号

10、号或或4号仿宋体印刷。号仿宋体印刷。 标题标题 主送机关主送机关 标题下空一行，左侧顶格用标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体，回行时仍顶格；号仿宋体，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。最后一个主送机关名称后标全角冒号。 不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开，同类不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开，同类中间用顿号隔开，末尾加冒号，如中间用顿号隔开，末尾加冒号，如“各省、自治区直辖市人民政府，国务院各部委、各省、自治区直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：各直属机构：” 带附件的公文：附件可能是被转发的上级文件、报带附件的公文：附件可能是被转发的上级文件、报告、意见、会议纪

11、要等，不会被全文印在正文部分，告、意见、会议纪要等，不会被全文印在正文部分，正文只是转发的说明和要求，这种正文只是转发的说明和要求，这种“附件附件”其实也其实也是正件、正文。是正件、正文。 正文下空一行左空正文下空一行左空2字，文件印章等生字，文件印章等生效标志之上用效标志之上用3号仿宋体字标识号仿宋体字标识“附附件件”，后标全角冒号和名称。附件如有，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。标点符号。 5 5成文日期成文日期l成文日期确定原则：成文日期确定原则：（1 1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。）会议通过的决定、

12、决议以会议通过日期为准。（2 2）领导签发的，以签发日期为准。）领导签发的，以签发日期为准。（3 3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。准。（4 4）法规性文件以文件批准日期为准。）法规性文件以文件批准日期为准。（5 5）一般信函、电文以实际发出日期为准。）一般信函、电文以实际发出日期为准。l成文日期必须写全年月日，且要用汉字成文日期必须写全年月日，且要用汉字 ，即俗称的，即俗称的“大写大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用。规定零要写成，不能用阿拉伯数字与汉字混用。规定零要写成“O”。 位于发文机关下方，横向距离是右位于发文机关下方，横向距离是

13、右空空4字。一定要用小写汉字，不能字。一定要用小写汉字，不能用阿拉伯数字，零写为，字体字用阿拉伯数字，零写为，字体字号同正文。号同正文。 6 6用印（用印（公文生效标识）一般的用印方法是：一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。骑年压月，上大下小。国标国标国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式规定：单一机关制发的规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时弧有文字时，采用中套方式，

14、即印章中心线压在成文时间上。间上。 公文除会议纪要、以电报形式发出外，均要盖印章。7.附注：对正文的某些内容或有关事项的附加说明。用3好仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。（请示、请示、用作上行文的意见、意见、函函需在此处标明联系人姓名、电话）上不压正文、下不离日期、骑上不压正文、下不离日期、骑年盖月，上距正文年盖月，上距正文l行之内，也行之内，也就是不到一行的空白。就是不到一行的空白。 （三）版记：（三）版记：1、主题词：是由反映主旨内容的规范化名词或名词性短语组成。主题此标注在附注下方，每两个主题词间空隔一个字距离，不用标点；一般一份文件的主题词3-5个。（除类别词外，最多不

15、超过5个） 类别词类属词文种主题词主题词一份文件如有两个以上的主题内容，如：国务院关于在若干城市试行国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产国有企业兼并破产和和职工再就业职工再就业有关问题的通知有关问题的通知主题词：主题词：经济管理 企业 破产 劳动就业 通知根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如：国务院关于国务院关于“九五九五”期间深化科学技术体制改革的决定期间深化科学技术体制改革的决定主题词：主题词：科技 体制 改革 决定用用3号黑体字，居左顶格号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；标识，后标全角冒号；词目用词目用3号小标宋体字，号小标宋体字，词目之间空词目之间空1字，词语中字，词语

16、中间不用顿号而是空格，间不用顿号而是空格，数量为数量为35个个 2.抄送机关：是指除主送机关外，需了解公文内容或的协助工作的有关机关的全称或规范性简称。包括抄报、抄送、抄发。对上级机关用抄报；对平级机关或不隶属机关用抄送；对下级机关用抄发也可抄送。抄送机关标注在主题词下方位置，用横线与主题词隔开。抄送单位之间用逗号停顿，结尾用句号。抄送机关应以其性质、职权、隶属和其他逻辑关系排次序3.印发机关和时间：即版记，用于标注公文印发机关名称（一般为秘书部门）、印发日期（印刷时间）与印发数量等。版记部分主题词下一行；左右各空主题词下一行；左右各空1字，用字，用3号仿号仿宋体字标识宋体字标识“抄送抄送”，

17、后标全角冒号，后标全角冒号5抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。下，标识方法同抄送机关。 版记部分印发机关和印刷日期同一行。打字校对人员印发机关和印刷日期同一行。打字校对人员姓名和印刷份数同为最末一行。用姓名和印刷份数同为最末一行。用3号仿宋号仿宋体字。印发机关左空体字。印发机关左空l字，印发日期右空字，印发日期右空1字。字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码

18、标识。数码标识。 001 机密 一年特急 市教育局文件局200号 签发人：眉眉首首关于200年中考工作情况的报告 市教委： 200年月日至月日，本市中考工作已结束，现将本次中考工作情况报告如下： (略) 附件： (印章） 二年月日 主体主体 主题词：教育 中考 报告 抄报：市政府办公厅， 市教育局办公室 200年月日印发 (共印份)版版记记三、公文行文规范三、公文行文规范 （一）公文的行文关系（一）公文的行文关系1、隶属（上下级）关系（ 国务院市人民政府沙区人民政府乡镇人民政府）2、指导关系（人事部市人事局区人事局）3、平级关系（市人事局市卫生局 区交通局镇政府） 4、不相隶属关系（某大学区政

19、府、区政府区人大）字（）第号关于再次请求解决关于再次请求解决仓库划交的紧急请示报告仓库划交的紧急请示报告 关于社所属省棉麻公司仓库划交的问题，我们曾于月日以供棉字（）第号报告，至今未见批复。现在调拨在急，不按我们双方协商的意见执行，拒收红麻于库外，致使全省麻类调拨、储存业务中断。 （印章） 19 年月日 供销合作社文件供销合作社文件发文字号不规范标题不规范请示不能无主送机关日期有误，用汉字无签发人l1.下列发文字号中，正确的是_。lA.粤教2003成字20号 B.皖工商（2003）45号lC.京计生035号 D.川人培200312号l2.几个机关联合发文，只能标明_。lA.主办机关的发文字号

20、B.所有机关的发文字号 l C.至少两个机关的发文字号 D.根据情况临时规定的发文字号l3. 厂关于进口SD6型自动车床的请示，作者是_。 A.厂 B.厂的负责人 l C.起草文件的刘秘书 D.签发文件的董厂长l4.抄送机关指_。lA.收文机关B.办理或答复收文的机关lC.需要了解收文内容的机关 D.必须送达的机关l5.主送机关对公文负有（ ）和答复的责任。l A: 转发 B: 抄送 C: 通报 D: 主办 6.紧急公文的“紧急程度”分为 A.特急、火急和急件 B.特急、急件和平件 C.急件和平件 D.特急和急件7.发文机关应当使用_。A.发文机关的简称或缩写 B.发文机关的全称或规范化简称C.发文机关的全称或别称 D.发文机关的全称或简称l