办公室邮件处理ppt课件.ppt

1、 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人办公室的办公室的邮件处理邮件处理工作工作1办公室的邮件类型 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人程序!方法! 电子邮件电子邮件邮政邮件邮政邮件传真、电传、E-mail等各类纸质信函、包裹、报纸、杂志等2 情景案例 周三上班，宏利公司秘书贾珊就发现今天工作很繁重。她迅速地开始工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。导致她今天工作忙乱的原因主要是今天办公室的邮件收发处理工作很多：1、处理发给总经理胡英的函件，封面上有“急件”字样；2、复印一份将给客户李明的答复信以备存，原件邮寄给对方；3、处理寄给人事部刘红部长的包裹；4、处

2、理由南昌市商业局发来的一份政策性文件，上面有总经理胡英的批办意见：“交行政部、销售部、财务部、采购部等部门负责人传阅”；5、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要求贾珊立即寄送本公司的一个商品的样本过去；6、处理一批收到的商业信函、若干封私人信件和报刊、小册子等印刷材料；7、三个客户的邮件需要在四小时内回复; 8、江苏分公司催要广告宣传单等文字材料。3项目任务如果你是宏利公司的秘书贾珊，你将如何按照正常的程序和规范的要求处理今天邮件的收发工作而不致于影响其他工作？1、邮件分类；2、邮件登记；3、邮件呈送；4、邮件传阅。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人4任务分析 首先首先，要区

3、别收发件的轻重缓急。应该要重点处理有时间要求的函件，如，要区别收发件的轻重缓急。应该要重点处理有时间要求的函件，如寄寄给总经理的急件、公司副总催要的商品样本、客户需要及时回复的电子邮件以及江给总经理的急件、公司副总催要的商品样本、客户需要及时回复的电子邮件以及江苏分公司催要的材料。苏分公司催要的材料。在这些收发件中又要根据函件的重要程度作出优先与否的不在这些收发件中又要根据函件的重要程度作出优先与否的不同处理。同处理。 其次其次，要注意公私函件的不同处理。收到的公函，如果没有时间上的要求，要注意公私函件的不同处理。收到的公函，如果没有时间上的要求，可按正常的程序和规范来处理，该登记的要登记，送

4、达的部门和人员要确定，如有可按正常的程序和规范来处理，该登记的要登记，送达的部门和人员要确定，如有传阅要求，按传阅的程序来办，寄发的公函，一定要选择合适的寄发方式；对于私传阅要求，按传阅的程序来办，寄发的公函，一定要选择合适的寄发方式；对于私人函件，最好在公司的合适位置设置一个取信处，由员工自行查阅收取，以免自己人函件，最好在公司的合适位置设置一个取信处，由员工自行查阅收取，以免自己一一送达耽误工作，但重要的函件，如寄给刘部长的包裹，有时很难区分其公私性一一送达耽误工作，但重要的函件，如寄给刘部长的包裹，有时很难区分其公私性质，最好亲自送交给本人。质，最好亲自送交给本人。 再次再次，寄发函件要

5、讲求效率。能够集中在一个时间里统一寄发的邮件，最好，寄发函件要讲求效率。能够集中在一个时间里统一寄发的邮件，最好集中起来一起寄发，否则多次往返邮局会浪费时间影响自己的工作。特别要了解邮集中起来一起寄发，否则多次往返邮局会浪费时间影响自己的工作。特别要了解邮政方面的规定和要求，注意避免寄发时因不符合邮局要求而不得不重新处理邮件的政方面的规定和要求，注意避免寄发时因不符合邮局要求而不得不重新处理邮件的情况发生。情况发生。5收取邮件的基本程序邮件拆封邮件传阅邮件呈送会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人邮件分类邮件签收邮件登记62007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写

6、 会做事会做事 会做人会做人 1、邮件邮件保证不要遗漏就好保证不要遗漏就好7 2、邮件邮件 按部门进行分类，如果人数不多按姓名分类； 将私人邮件与公务邮件分开，私人邮件可以在公司合适位置进行存放，并告知公司员工。 将重要或紧急邮件和普通邮件分开，把优先考虑的邮件放在一起； 看信来信的单位或姓名，看信封上是否有“挂号邮件”“保价邮件”“快递邮件”“机要邮件”“带回执邮件等特殊标记。8 项目答案：分类项目答案：分类 来件：总经理胡英函件；政策性文件；商业信函和印刷材料； 寄送：客户李明的答复信；人事部刘红部长的包裹；商品样本；广告宣传单 电子邮件：三个客户的电子邮件（2） 将重要或紧急邮件和普通邮

7、件分开紧急邮件：总经理胡英函件；商品样本；电子邮件普通邮件：其他都为普通9 3、邮件邮件 开拆之前，要在邮件底部轻敲几下，使邮件内的物件落到下部，以防在拆剪时受损； 用开封刀或电动邮件启封机沿邮件上端开启，不能用手撕； 开拆后，信封应跟信低、附件等用订书机或大头针、回形针等订在一起，以备查阅； 取出邮件后再次检查信封内部，以免遗漏； 核对邮件上标明的附件，如有缺失，应在邮件上标明。10会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人开封刀飞鸟牌电动信封启封器11 上面印有“亲启”“保密”等记号的信件 私人信件不能随意拆封 立即在信件上著名“误拆”字样，并签上自己的姓名，封上信口，当面致歉12 4

8、、邮件邮件做好相应的表格，进行邮件登记，说明：做好相应的表格，进行邮件登记，说明： 邮件收取日期、邮件名称及主题，发件人单位及姓名、邮件收取日期、邮件名称及主题，发件人单位及姓名、收件人部门及姓名，取件人签名收件人部门及姓名，取件人签名13 5、邮件邮件呈送呈送邮件邮件给上司的技巧：给上司的技巧：u使用带颜色的笔在信件上标出重要的使用带颜色的笔在信件上标出重要的词句，但最好使用词句，但最好使用黄色黄色的笔，这样复的笔，这样复印时就不会留有痕迹。如果有些办公印时就不会留有痕迹。如果有些办公室不允许在信上写字或做记号，可在室不允许在信上写字或做记号，可在信上贴一张能够移动的粘贴条；信上贴一张能够移

9、动的粘贴条；u内容复杂的邮件要有便条做出摘要；内容复杂的邮件要有便条做出摘要；14u可用不同颜色的文件夹放置不同处理要可用不同颜色的文件夹放置不同处理要求的邮件，如：求的邮件，如：用用红色红色文件夹放置优先考虑的信函文件夹放置优先考虑的信函; ;用用黄色黄色文件夹放置例行性备忘录文件夹放置例行性备忘录; ;用用蓝色蓝色文件夹放置特殊信函文件夹放置特殊信函; ;用用绿色绿色文件夹放置私人事务信函。文件夹放置私人事务信函。 2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人15交给他人的信件技巧：交给他人的信件技巧：u分开存放分开存放u如有你要提供的信息，

10、可以使用留言如有你要提供的信息，可以使用留言条进行说明条进行说明16 6、邮件邮件要做好邮件传阅顺序单，里面一般包含：要做好邮件传阅顺序单，里面一般包含： 序号、传阅人、传阅人办公室地点、简单意序号、传阅人、传阅人办公室地点、简单意见、传阅人签名、传阅日期，附加说明。见、传阅人签名、传阅日期，附加说明。17序号传阅人简单意见签名日期会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 传阅顺序单传阅顺序单18邮件的寄发邮件签发邮件查核邮件封装、登记选择寄发方式会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人19邮件邮件签发签发除紧急信件外，秘书应把需领导过目签字的邮件集中在一起，请领导签字后才能寄发。

11、查核查核邮件邮件查核附件是否准确和齐全；查核信封、信皮的格式、姓名、地址、邮编是否正确。 2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人方法!20邮件邮件封装和登记封装和登记 为方便收件人拆阅，折叠信纸时宜将信纸的上下或左右纸边留出大约05厘米的距离； 若有附件，附件应与信件正文分开，把附件叠好放在正文的最后一叠中，这样收件人取信时，附件也会一同取出； 给邮票和封口上胶水时，要同时使用吸湿器，吸湿器能吸干过量的水份，以免玷污信封。 （4）秘书还应对发出的重要邮件予以登记，以便工作的落实与跟踪。 21 折叠要注意整齐美观，根据所使折叠要注意整齐美观，

12、根据所使用信封的大小，信纸可不折叠，用信封的大小，信纸可不折叠，也可采用二折法、三折法或四折法。也可采用二折法、三折法或四折法。多页应按顺序折叠成一叠，多页应按顺序折叠成一叠，不能单页折叠。不能单页折叠。 2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人22选择选择寄发方式寄发方式 不同类型的邮件往往意味着不同的寄发要求，秘书应不同类型的邮件往往意味着不同的寄发要求，秘书应该根据信件内容的重要性及时效性选择妥当的传递方式。该根据信件内容的重要性及时效性选择妥当的传递方式。 可供选择的寄发方式有：可供选择的寄发方式有：平信平信（本市、国内、国外）、（本

13、市、国内、国外）、明信片明信片、印刷品印刷品、挂号信挂号信、包裹包裹、特快专递特快专递。 如果时间紧迫，可以采取其他的快速传递方式，如：如果时间紧迫，可以采取其他的快速传递方式，如：电电子邮件子邮件、传真传真、快递快递等。等。方法!231 1、要、要熟悉熟悉本公司报刊、邮件、函电收发本公司报刊、邮件、函电收发制度制度；2 2、要、要了解了解各种邮政业务，如信函业务、邮政包裹业务、特快专递各种邮政业务，如信函业务、邮政包裹业务、特快专递业务等，特别是要熟悉一些邮政操作方面的业务等，特别是要熟悉一些邮政操作方面的小常识小常识，如如何填，如如何填写业务单式；如何封装包裹；如何查询、更改、撤回邮件等。

14、写业务单式；如何封装包裹；如何查询、更改、撤回邮件等。3 3、领导外出不在公司领导外出不在公司，秘书仍应按规范程序和要求处理各种邮件，秘书仍应按规范程序和要求处理各种邮件，但一定要和领导保持联系和沟通，但一定要和领导保持联系和沟通，重要邮件要及时请示汇报重要邮件要及时请示汇报，处理过的各种来信应保留至领导返回后，请他逐一阅读处理处理过的各种来信应保留至领导返回后，请他逐一阅读处理。24相关链接相关链接邮政业务知识邮政业务知识一、信函交寄的范围有哪些？一、信函交寄的范围有哪些？ 信函适用于交寄书面通信、各种公文、印有信函适用于交寄书面通信、各种公文、印有“内部内部”字样的书字样的书籍、报纸、期刊

15、、教材和各种资料；各种业务性书面材料，如稿件、籍、报纸、期刊、教材和各种资料；各种业务性书面材料，如稿件、提货单、请柬、征订单、协议、票据、入场券、邮票、照片、报表；提货单、请柬、征订单、协议、票据、入场券、邮票、照片、报表；各种证件，如户口迁移证、户口本、团员证等。各种证件，如户口迁移证、户口本、团员证等。二、如何交寄印刷品？二、如何交寄印刷品？ 印刷品交寄时，内部不可夹带信函和现金及其他物品，邮寄时印刷品交寄时，内部不可夹带信函和现金及其他物品，邮寄时交邮局工作人员验视内件后再进行封装、交寄，不要投入邮筒或信交邮局工作人员验视内件后再进行封装、交寄，不要投入邮筒或信箱，投入邮筒或信箱的按信

16、函处理。挂号邮寄时，除按重量交付邮箱，投入邮筒或信箱的按信函处理。挂号邮寄时，除按重量交付邮费外，还要交付挂号费，邮局收寄后出给收据，妥善保存备查。费外，还要交付挂号费，邮局收寄后出给收据，妥善保存备查。 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人25相关链接相关链接三、什么是保价信函？三、什么是保价信函？ 保价信函是用户邮寄较贵重的物品和有价证券时，可申报与内件价保价信函是用户邮寄较贵重的物品和有价证券时，可申报与内件价值一致的保价金额。邮局按特定手续进行收寄处理，并按规定收取保价值一致的保价金额。邮局按特定手续进行收寄处理，并按规定收取保价费，在运递过程中如因邮局责任发生丢失、损毁和短

17、少时，邮局按其保费，在运递过程中如因邮局责任发生丢失、损毁和短少时，邮局按其保价金额，予以赔偿。价金额，予以赔偿。 保价信函准寄各种有价证券和寄件人认为重要的文件，如储蓄单、保价信函准寄各种有价证券和寄件人认为重要的文件，如储蓄单、存折、支票、贵重集邮品、国库券、提货单、证据等。保价印刷品的准存折、支票、贵重集邮品、国库券、提货单、证据等。保价印刷品的准寄范围与印刷品相同。国内保价信函的保价金额，每件最高以人民币寄范围与印刷品相同。国内保价信函的保价金额，每件最高以人民币5050，000000元为限，国际保价函件的保价金额最高不得超过人民币元为限，国际保价函件的保价金额最高不得超过人民币100

18、0010000元。元。 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人26相关链接相关链接四、如何封装包裹？四、如何封装包裹？ 用户交寄包裹时，应按照所寄物品的性质、大小、轻重、寄递路用户交寄包裹时，应按照所寄物品的性质、大小、轻重、寄递路程远近和运输情况，选用程远近和运输情况，选用 适当包装材料妥为包装。适当包装材料妥为包装。 脆弱易碎物品，内件与箱板之间要留出脆弱易碎物品，内件与箱板之间要留出2 2厘米的空间，用柔软厘米的空间，用柔软物料充分填塞。物料充分填塞。箱内物品不止一件时，还要分别用瓦楞纸、海绵等物箱内物品不止一件时，还要分别用瓦楞纸、海绵等物包扎，防止运输途中碰撞损坏。流质及易溶

19、物品，要先装入完全密封包扎，防止运输途中碰撞损坏。流质及易溶物品，要先装入完全密封的容器内，再装入箱内，按上述方法填充箱内。对油腻、腥味、容易的容器内，再装入箱内，按上述方法填充箱内。对油腻、腥味、容易受潮的物品及有色的干粉末，应使用不透油的包皮套封后再装入箱内受潮的物品及有色的干粉末，应使用不透油的包皮套封后再装入箱内运递。运递。 对柔软、干燥、耐压、不怕碰撞的物品，可以用布、箱包装。对柔软、干燥、耐压、不怕碰撞的物品，可以用布、箱包装。 贵重物品，例如，手表、相机、金银物品、珠宝等要装入坚贵重物品，例如，手表、相机、金银物品、珠宝等要装入坚固耐压的纸质或金属箱匣或者木箱内，箱内空隙的地方用

20、柔软物料妥固耐压的纸质或金属箱匣或者木箱内，箱内空隙的地方用柔软物料妥为填塞，箱外再用坚韧的纸或布包装。为填塞，箱外再用坚韧的纸或布包装。 用户交寄包裹时，邮局工作人员要验视内件，请交寄前准备好包用户交寄包裹时，邮局工作人员要验视内件，请交寄前准备好包装材料，待工作人员验视后再行包装。装材料，待工作人员验视后再行包装。 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人27相关链接相关链接 五、什么是特快专递？五、什么是特快专递？ 特快专递是一项快速的邮件投递业务，它以高速度、高质量为特快专递是一项快速的邮件投递业务，它以高速度、高质量为用户传递国际、国内的紧急信函、文件资料、金融票据、商品货样用

21、户传递国际、国内的紧急信函、文件资料、金融票据、商品货样等各类文件资料和物品。按服务方式区分，可将特快专递分为定时等各类文件资料和物品。按服务方式区分，可将特快专递分为定时服务和特需服务两种，按邮件内件性质可将特快专递区分为信函类、服务和特需服务两种，按邮件内件性质可将特快专递区分为信函类、文件资料类和物品类等三种。文件资料类和物品类等三种。 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人28实践训练 案例分析案例分析 星期二，刚过九点，前台就给公司秘书林璇星期二，刚过九点，前台就给公司秘书林璇送来一堆邮件（包括一个包裹）。林璇把它们放在送来一堆邮件（包括一个包裹）。林璇把它们放在一边，便开始

22、忙昨天没完成的工作，直到临近中午，一边，便开始忙昨天没完成的工作，直到临近中午，才腾出时间处理这些邮件。她把它们按公务邮件和才腾出时间处理这些邮件。她把它们按公务邮件和私人邮件分开，把公务邮件一并放入文件夹中，送私人邮件分开，把公务邮件一并放入文件夹中，送进经理办公室。然后，她把私人邮件按部门逐个递进经理办公室。然后，她把私人邮件按部门逐个递送，包裹收件人恰巧不在办公室，林璇把包裹放在送，包裹收件人恰巧不在办公室，林璇把包裹放在收件人办公桌上，给同室的人打了个招呼，就走了。收件人办公桌上，给同室的人打了个招呼，就走了。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人29实践训练1、按照正常的程序

23、和规范，完成按照正常的程序和规范，完成“项目任务项目任务”中贾秘书的邮中贾秘书的邮件收发工作。件收发工作。实训说明： 本部分实训在授课后集中进行。本部分实训在授课后集中进行。 实训时，全班可先分为若干个实训小组，每组实训时，全班可先分为若干个实训小组，每组2 2人，人，互相讨论。互相讨论。 在充分酝酿、讨论的基础上，各组向教师提交这批邮件在充分酝酿、讨论的基础上，各组向教师提交这批邮件收发的处理方案。收发的处理方案。 教师从中挑选较为典型的若干方案在课堂讨论。被优选教师从中挑选较为典型的若干方案在课堂讨论。被优选方案的小组在课堂上角色演示贾秘书处理邮件的过程。方案的小组在课堂上角色演示贾秘书处

24、理邮件的过程。 师生共同评议，找出邮件处理方案中的规范操作和不足师生共同评议，找出邮件处理方案中的规范操作和不足之处。之处。 教师总结。注：实训材料自行准备。教师总结。注：实训材料自行准备。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人30实践训练2 2、在李秘书的办公室，邮递员送来一批邮件。李秘书、在李秘书的办公室，邮递员送来一批邮件。李秘书对这些邮件予以分类、拆封、登记，并把经整理的公务函对这些邮件予以分类、拆封、登记，并把经整理的公务函件呈送给肖总经理。肖总对其中一封急件作了处理：他向件呈送给肖总经理。肖总对其中一封急件作了处理：他向李秘书口述了回函的概要，并要求李秘书整理出来后，以李秘

25、书口述了回函的概要，并要求李秘书整理出来后，以最快速度发出。最快速度发出。实训说明实训说明： 本部分实训在学校实训室进行。本部分实训在学校实训室进行。 实训时，全班可先分为若干个实训小组，每组实训时，全班可先分为若干个实训小组，每组2 2人，分别扮演人，分别扮演肖经理和李秘书。肖经理和李秘书。 首先在模拟的李秘书办公室中演示收到邮件后对邮件分类、拆首先在模拟的李秘书办公室中演示收到邮件后对邮件分类、拆封、登记和呈送的全过程。然后，在模拟的肖总办公室中演示回函的封、登记和呈送的全过程。然后，在模拟的肖总办公室中演示回函的口述、整理和发送的全过程。口述、整理和发送的全过程。 其他学生对演示过程及结果进行评议。其他学生对演示过程及结果进行评议。 实训材料的准备：信封、邮票、文件夹、开封刀、回形针、胶实训材料的准备：信封、邮票、文件夹、开封刀、回形针、胶水等。水等。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人31